AcasăDocument
NORME METODOLOGICE din 13 mai 2019
privind sistemul de control intern managerial în Ministerul Apărării Naționale
În vigoare
Previzualizare publică. Creează cont gratuit pentru versiuni istorice și notificări.
Jurisprudență și comentarii disponibile în Ortexo Pro.
NTA
Notă
Paragraf
Aprobate prin ORDINUL nr. M.100 din 13 mai 2019, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 456 din 6 iunie 2019.
CAPITOL
Capitolul I Dispoziții generale
ART
Articolul 1
Paragraf
Prezentele norme metodologice privind sistemul de control intern managerial, denumite în continuare norme metodologice, asigură condițiile necesare implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial în Ministerul Apărării Naționale, denumit în continuare minister.
ART
Articolul 2
Paragraf
Sintagma „control intern managerial“ este utilizată în înțelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
ART
Articolul 3
Alineatul (1)
În minister se urmărește atingerea obiectivelor și a cerințelor controlului intern managerial prevăzute la art. 3 și art. 4 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Alineatul (2)
La implementarea și dezvoltarea sistemelor de control intern managerial în cadrul structurilor ministerului se au în vedere următoarele principii:
litera a)
principiul legalității - respectarea prevederilorConstituției, ale actelor normative în vigoare, precum și a cerințelor generale minimale de management cuprinse în standardele de control intern managerial;
litera b)
principiul adaptabilității - adaptarea sistemului de control intern managerial la dimensiunea, complexitatea, mediul specific și misiunile structurilor Armatei României;
litera c)
principiul integralității - aplicarea la toate nivelurile de conducere și cuprinderea tuturor activităților/acțiunilor acestora;
litera d)
principiul uniformității - utilizarea acelorași instrumente de control intern managerial în toate structurile Armatei României;
litera e)
principiul finalității - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite structurilor ministerului;
litera f)
principiul eficienței - costurile aplicării instrumentelor de control intern managerial stabilite să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta și să nu determine o birocratizare excesivă a activităților;
litera g)
principiul eficacității - instrumentele de control intern managerial stabilite să fie concrete, fezabile, utile și să faciliteze îndeplinirea obiectivelor planificate;
litera h)
principiul economicității - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
ART
Articolul 4
Alineatul (1)
În sensul prezentelor norme metodologice, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Alineatul (2)
Principalele cerințe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2.
CAPITOL
Capitolul II Organizarea sistemului de control intern managerial în cadrul Ministerului Apărării Naționale
ART
Articolul 5
Paragraf
În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, în minister se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, următoarele comisii:
litera a)
la nivelul ministerului, Comisia de monitorizare a Ministerului Apărării Naționale în domeniul controlului intern managerial, denumită în continuare Comisia de monitorizare a ministerului;
litera b)
la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii de monitorizare în domeniul controlului intern managerial pentru implementarea și dezvoltarea sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii de monitorizare;
litera c)
la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanți/șefi nu au calitatea de ordonatori de credite se desemnează, prin ordin de zi pe unitate, un responsabil cu monitorizarea implementării standardelor de control intern managerial, care colectează datele privind controlul intern managerial de la microstructurile organizatorice și elaborează documentele prevăzute în prezentele norme metodologice.
ART
Articolul 6
Alineatul (1)
Comisia de monitorizare a ministerului are următoarea componență:
litera a)
președinte - locțiitorul secretarului general al Ministerului Apărării Naționale/secretarul general adjunct al Ministerului Apărării Naționale;
litera b)
membri.
Alineatul (2)
Membrii Comisiei de monitorizare a ministerului sunt următorii:
litera a)
directorul Statului Major al Apărării;
litera b)
locțiitorul șefului Departamentului pentru politica de apărare, planificare și relații internaționale;
litera c)
locțiitorul șefului Departamentului pentru relația cu Parlamentul și calitatea vieții personalului;
litera d)
locțiitorul șefului Departamentului pentru armamente;
litera e)
locțiitorul directorului general al Direcției generale de informații a apărării;
litera f)
locțiitorul șefului Direcției generale management resurse umane;
litera g)
locțiitorul șefului Corpului de control și inspecție;
litera h)
locțiitorul șefului Direcției generale financiar-contabile;
litera i)
locțiitorul șefului Direcției generale juridice;
litera j)
locțiitorul șefului Direcției medicale;
litera k)
locțiitorul șefului Direcției domenii și infrastructuri;
litera l)
locțiitorul șefului Direcției informare și relații publice;
litera m)
locțiitorul șefului Direcției de prevenire și investigare a corupției și fraudelor;
litera n)
directorul adjunct al Direcției instanțe militare.
Alineatul (3)
Structura de specialitate în domeniul controlului intern managerial din cadrul Secretariatului general al Ministerului Apărării Naționale asigură secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a ministerului.
ART
Articolul 7
Alineatul (1)
Comisiile de monitorizare prevăzute la art. 5 lit. b) au următoarea componență:
litera a)
președinte - locțiitorul șefului/comandantului structurii (similar) sau șeful de stat major al structurii/similar, după caz;
litera b)
membri - șefii microstructurilor organizaționale incluse în primul nivel de conducere.
Alineatul (1^1)
Numărul maxim de membri prevăzut la alin. (1) lit. b) nu poate depăși numărul de standarde aplicabile structurii.
Alineatul (2)
Pentru sprijinirea activității comisiei de monitorizare, șeful/comandantul unității militare desemnează un secretariat tehnic care poate fi asigurat, după caz, de o persoană, mai multe persoane sau o microstructură organizatorică.
ART
Articolul 8
Alineatul (1)
Comisiile de monitorizare prevăzute la art. 5 își desfășoară activitatea în baza regulamentelor de organizare și funcționare proprii, în care se stabilește modul de organizare și de lucru.
Alineatul (2)
Regulamentul de organizare și funcționare prevăzut la alin. (1) se actualizează ori de câte ori este nevoie.
Alineatul (3)
În baza regulamentului de organizare și funcționare prevăzut la alin. (1), președintele comisiei de monitorizare asigură conducerea ședințelor pe baza unei ordini de zi aprobate, conform modelului din anexa nr. 3.
Alineatul (4)
Președintele comisiei de monitorizare aprobă minutele ședințelor și, după caz, hotărârile adoptate de către comisie, potrivit modelului din anexa nr. 4.
Alineatul (5)
În funcție de tematica ordinii de zi a ședințelor, la solicitarea președintelui comisiei de monitorizare pot participa și alte persoane în calitate de invitați.
Alineatul (6)
Un reprezentant al Direcției audit intern participă în calitate de invitat permanent la ședințele Comisiei de monitorizare a ministerului.
Alineatul (7)
După aprobarea regulamentului de organizare și funcționare a comisiei de monitorizare de către șeful/comandantul structurii în care funcționează comisia, componența ei va fi consemnată în ordinul de zi pe unitate, pe funcții.
ART
Articolul 9
Paragraf
Principalele atribuții ale Comisiei de monitorizare a ministerului sunt următoarele:
litera a)
monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern managerial pentru atingerea obiectivelor, menținerea riscurilor/ vulnerabilităților în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităților și îmbunătățirea globală a performanțelor;
litera b)
elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Ministerului Apărării Naționale și îl supune spre aprobare ministrului apărării naționale;
litera c)
coordonează procesul de actualizare a obiectivelor generale și specifice de către structurile ministerului;
litera d)
analizează și prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor ministerului, prin stabilirea profilului de risc și a limitei de toleranță la risc;
litera e)
analizează și supune anual spre aprobare ministrului apărării naționale Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative identificate la nivelul ministerului;
litera f)
analizează și supune spre aprobare ministrului apărării naționale Raportul anual privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul ministerului;
litera g)
coordonează procesul de management al riscului în cadrul ministerului;
litera h)
coordonează procesul de elaborare a procedurilor documentate pentru activitățile desfășurate în cadrul ministerului;
litera i)
analizează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;
litera j)
monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern managerial.
ART
Articolul 10
Paragraf
Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a ministerului are următoarele atribuții:
litera a)
centralizează riscurile semnificative care pot afecta atingerea obiectivelor ministerului și propune Comisiei de monitorizare a ministerului profilul de risc și limita de toleranță la risc;
litera b)
elaborează, actualizează și supune anual avizării Comisiei de monitorizare a ministerului și aprobării ministrului apărării naționale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naționale, potrivit procedurii de sistem adoptate de către Secretariatul general;
litera c)
elaborează Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative identificate la nivelul ministerului, pe care, după aprobare de către ministrul apărării naționale, îl transmite structurilor responsabile în vederea implementării;
litera d)
elaborează, pe baza raportărilor anuale ale structurilor ministerului, Raportul anual privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul ministerului;
litera e)
analizează procedurile de sistem elaborate la nivelul ministerului din punctul de vedere al respectării structurii minimale;
litera f)
elaborează anual Programul de activitate al Comisiei de monitorizare;
litera g)
elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu.
ART
Articolul 11
Alineatul (1)
Principalele atribuții ale comisiilor de monitorizare prevăzute la art. 5 lit. b) sunt următoarele:
litera a)
elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial și îl supune spre aprobare șefului/comandantului unității militare;
litera b)
coordonează procesul de stabilire a obiectivelor generale și specifice din cadrul unității militare;
litera c)
coordonează procesul de stabilire a indicatorilor de performanță asociați obiectivelor și activităților desfășurate în cadrul unității militare;
litera d)
analizează și supun anual spre aprobare șefului/comandantului unității militare Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile identificate;
litera e)
analizează și supun anual spre aprobare șefului/comandantului unității militare Inventarul privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora;
litera f)
analizează și supun spre aprobare șefului/comandantului unității militare Raportul anual privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul unității militare;
litera g)
coordonează inventarierea activităților din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum și elaborarea/actualizarea procedurilor de sistem/operaționale;
litera h)
analizează, avizează și supun spre aprobare șefului/comandantului structurii Registrul de riscuri;
litera i)
monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
litera j)
propun șefului/comandantului structurii noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
litera k)
analizează, avizează și supun spre aprobare șefului/comandantului structurii raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu.
Alineatul (2)
Secretariatul tehnic al comisiei de monitorizare are următoarele atribuții:
litera a)
centralizează, ține evidența procedurilor de sistem/operaționale în Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic, și le pune la dispoziția personalului prin intermediul rețelelor informatice locale existente;
litera b)
elaborează Inventarul activităților structurii pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;
litera c)
elaborează, pe baza propunerilor șefilor de microstructuri, Inventarul privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora;
litera d)
elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;
litera e)
elaborează Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative și îl transmite șefilor de microstructuri pentru punerea în aplicare;
litera f)
elaborează Raportul anual privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul unității militare;
litera g)
elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute înOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde și de la structurile subordonate/aflate în coordonare;
litera h)
pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei de monitorizare.
ART
Articolul 12
Alineatul (1)
Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, comandanții/șefii structurilor ministerului au următoarele atribuții:
litera a)
aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere;
litera b)
asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial;
litera c)
decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
litera d)
aprobă Registrul de riscuri și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
litera e)
dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei de monitorizare în vederea realizării activității de autoevaluare a sistemului propriu de control intern managerial;
litera f)
aprobă rapoartele și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu și dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite;
litera g)
analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial;
litera h)
stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial în conformitate cu atribuțiile ce le revin;
litera i)
aprobă Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative;
litera j)
nominalizează, după caz, un responsabil cu riscurile în cazul unităților militare fără personalitate juridică, respectiv responsabili cu riscurile la nivelul microstructurilor organizaționale de la primul nivel de conducere pentru unitățile militare care au personalitate juridică;
litera k)
dispun implementarea recomandărilor formulate în raportul de audit public și aplicarea măsurilor necesare la nivelul unității.
Alineatul (2)
Șefii microstructurilor au următoarele atribuții:
litera a)
pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial;
litera b)
stabilesc obiectivele și indicatorii de performanță ai microstructurii și activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților;
litera c)
identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii și formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
litera d)
transmit secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare propuneri pentru Registrul de riscuri;
litera e)
transmit secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare propuneri pentru elaborarea/actualizarea procedurilor de sistem/operaționale;
litera f)
reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora sau al exploatării oportunităților.
Alineatul (3)
Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial.
CAPITOL
Capitolul III Implementarea standardelor de control intern managerial
SECTIUNE
Secţiunea 1 Direcții generale de acțiune privind implementarea standardelor de control intern managerial
ART
Articolul 13
Alineatul (1)
Standardele de control intern managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
Alineatul (2)
Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.
ART
Articolul 14
Alineatul (1)
Structurile ministerului ai căror șefi/comandanți au calitatea de ordonatori de credite elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 5, și îl transmit la eșalonul ierarhic imediat superior, pentru informare și armonizare, la datele stabilite de acesta, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.
Alineatul (2)
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate și actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.
Alineatul (3)
În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al structurii se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere și execuție, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum și în instituții de specialitate din afara ministerului.
ART
Articolul 15
Paragraf
La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern managerial, conform anexei nr. 6.
ART
Articolul 16
Alineatul (1)
Structurile ministerului au obligația implementării sistemului de control intern managerial în conformitate cu prezentele norme metodologice.
Alineatul (2)
Structurile ministerului care au implementat un sistem de management al calității sau orice alt sistem de management specific domeniului de activitate trebuie să evite dublarea documentelor în stabilirea obiectivelor, indicatorilor de performanță, managementul riscurilor, continuitatea activităților, elaborarea procedurilor sau în alte activități specifice actului managerial și controlului intern managerial.
SECTIUNE
Secţiunea a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial
punctul 1.
Standardul 1 - Etica și integritatea
ART
Articolul 17
Alineatul (1)
Șefii/Comandanții structurilor militare sprijină și promovează, prin deciziile luate și prin puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personală și profesională a personalului militar și civil aflat în subordine.
Alineatul (2)
Șefii/Comandanții structurilor ministerului desemnează un ofițer responsabil cu consilierea etică pentru personalul militar și personalul civil contractual și un funcționar public pentru consilierea etică a funcționarilor publici, acolo unde există această categorie de personal, în vederea promovării valorilor etice și a valorilor specifice Armatei României, pentru acordarea de asistență personalului militar și civil din cadrul structurii cu privire la aspectele de etică, precum și pentru monitorizarea respectării normelor de conduită.
ART
Articolul 18
Alineatul (1)
În cazul semnalării unor nereguli, șefii/comandanții structurilor ministerului au obligația de a întreprinde cercetările adecvate în scopul elucidării celor semnalate și de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun.
Alineatul (2)
Șefii/Comandanții structurilor ministerului dispun măsuri de protecție a identității persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupție, conform legislației privind avertizorul în interes public.
punctul 2.
Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini
ART
Articolul 19
Paragraf
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne și fișele posturilor, precum și luarea la cunoștință a conținutului acestora de către întregul personal, în părțile ce îi privesc.
ART
Articolul 20
Paragraf
Șefii microstructurilor organizaționale din cadrul unităților militare trebuie să identifice sarcinile noi și/sau cu un grad de complexitate ridicat ce revin personalului din subordine și să dispună elaborarea și aplicarea de proceduri operaționale/de sistem sau a unor instrucțiuni de lucru.
ART
Articolul 21
Alineatul (1)
Șefii/Comandanții structurilor ministerului dispun identificarea funcțiilor sensibile, centralizarea acestora și stabilirea unor măsuri adecvate, astfel încât efectele negative asupra activităților desfășurate în cadrul entității publice să fie minime.
Alineatul (2)
Pentru identificarea și gestionarea funcțiilor sensibile, structurile ministerului întocmesc Inventarul privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora prin parcurgerea metodologiei prezentate în anexa nr. 7.
punctul 3.
Standardul 3 - Competența, performanța
ART
Articolul 22
Paragraf
Șefii/Comandanții structurilor ministerului dispun măsuri pentru:
litera a)
definirea/actualizarea cunoștințelor și aptitudinilor/ deprinderilor necesare pentru fiecare post de lucru;
litera b)
recrutarea personalului pe baza prevederilor specifice privind recrutarea și selecția în Armata României;
litera c)
perfecționarea pregătirii personalului nou venit în unitate;
litera d)
evaluarea, cel puțin anual, a performanțelor personalului aflat în subordine în raport cu obiectivele anuale individuale;
litera e)
stabilirea nevoilor de pregătire profesională în concordanță cu rezultatele obținute în urma evaluării anuale a personalului și cu obiectivele ce trebuie îndeplinite.
punctul 4.
Standardul 4 - Structura organizatorică
ART
Articolul 23
Paragraf
Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:
litera a)
analiza obiectivelor structurii;
litera b)
definirea activităților necesare, stabilirea conținutului acestora și gruparea lor după criteriul funcțional sau după alt criteriu;
litera c)
identificarea sarcinilor și fundamentarea numărului de posturi și alocarea pe posturi;
litera d)
gruparea posturilor și crearea microstructurilor;
litera e)
stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice.
ART
Articolul 24
Paragraf
Persoana delegată răspunde integral de realizarea sarcinii, iar șeful/comandantul care a delegat își menține în fața superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
punctul 5.
Standardul 5 - Obiective
ART
Articolul 25
Paragraf
Structurile ministerului definesc obiective generale care să vizeze îndeplinirea misiunii și scopurilor acestora, cu respectarea principiilor de legalitate, economicitate, eficiență și eficacitate.
ART
Articolul 26
Alineatul (1)
Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă prioritățile ministerului și structurilor acestuia în concordanță cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziție și domeniile de responsabilitate.
Alineatul (2)
Pentru definirea obiectivelor generale și specifice, structurile ministerului au în vedere următoarele categorii posibile de obiective:
litera a)
obiective operaționale - stabilirea de obiective care vizează îndeplinirea scopurilor/misiunii ministerului/structurii, derularea cu economicitate, eficiență și eficacitate a activităților, inclusiv privind protejarea resurselor entității publice, de utilizare inadecvată sau cu pierderi;
litera b)
obiective de raportare - definirea de obiective care vizează elaborarea, de către structurile ministerului, a unor documente sau raportări corecte, la termen sau care să îndeplinească alte cerințe stabilite prin legislație, politici sau proceduri. Aceste obiective au în vedere ținerea unei contabilități adecvate, calitatea informațiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terți, precum și protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei și distorsionarea rezultatelor;
litera c)
obiective de conformitate - stabilirea de obiective care vizează asigurarea conformității structurilor ministerului cu legile, regulamentele și politicile interne, respectiv legate de asigurarea că activitățile entității se desfășoară în conformitate cu obligațiile impuse de legi și de regulamente, precum și cu respectarea politicilor interne.
Alineatul (3)
Structurile ministerului formulează obiectivele clar, de o manieră care să permită monitorizarea îndeplinirii lor și le actualizează ori de câte ori este necesar.
ART
Articolul 27
Alineatul (1)
Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicați a unor ipoteze/premise.
Alineatul (2)
Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se constată modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora sau pentru a ține cont de schimbările semnificative în activitate, bugetul alocat și priorități.
Alineatul (3)
Obiectivele și ipotezele/premisele sunt formulate respectând metodologia prevăzută în anexa nr. 8.
punctul 6.
Standardul 6 - Planificarea
ART
Articolul 28
Alineatul (1)
Structurile ministerului întocmesc planuri sau alte documente de planificare, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanță activitățile necesare pentru atingerea tuturor obiectivelor stabilite cu un consum minim de resurse, se stabilesc termene de realizare și persoane responsabile, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime.
Alineatul (2)
Structurile ministerului elaborează o strategie/plan strategic în cadrul căreia stabilesc obiectivele generale ale entității, prioritățile și activitățile ce trebuie îndeplinite pe un orizont de timp de 3 ani.
Alineatul (3)
Structurile ministerului întocmesc planul cu principalele activități, respectiv planurile instrucției, după caz, în care stabilesc obiectivele generale, obiectivele specifice, activitățile necesare îndeplinirii lor, persoanele responsabile și resursele necesare.
Alineatul (4)
Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanții/șefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor și acțiunilor microstructurilor în cadrul ședințelor de lucru organizate.
punctul 7.
Standardul 7 - Monitorizarea performanțelor
ART
Articolul 29
Paragraf
În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor și/sau activităților planificate/realizate, structurile ministerului stabilesc indicatori de performanță utilizând indicatori cantitativi și/sau calitativi relevanți, inclusiv cu privire la economicitate, eficiență și eficacitate, potrivit metodologiei prevăzute în anexa nr. 8.
punctul 8.
Standardul 8 - Managementul riscului
ART
Articolul 30
Paragraf
Structurile ministerului analizează anual sau ori de câte ori este nevoie riscurile legate de desfășurarea activităților lor, elaborează un plan de măsuri în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri și stabilesc responsabilități și termene pentru aplicarea planului respectiv.
ART
Articolul 31
Paragraf
În managementul riscului, structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape:
litera a)
identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivele specifice și activitățile stabilite;
litera b)
evaluarea riscurilor identificate;
litera c)
stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) și punerea lor în aplicare;
litera d)
monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor;
litera e)
raportarea periodică a situației riscurilor.
ART
Articolul 32
Alineatul (1)
În cadrul structurilor ministerului care au personalitate juridică, șefii microstructurilor organizaționale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică nominalizează câte un responsabil cu riscurile.
Alineatul (2)
Cu excepția structurilor de la alin. (1), celelalte structuri ale ministerului nominalizează un responsabil cu riscurile la nivelul unității.
Alineatul (3)
Responsabilii cu riscurile prevăzuți la alin. (1) facilitează identificarea, evaluarea și stabilirea răspunsului la riscuri, colectează riscurile identificate la nivelul microstructurilor organizaționale, elaborează Registrul de riscuri la nivelul microstructurilor organizaționale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică - cei de la alin. (1), elaborează Registrul de riscuri la nivelul structurii - cei de la alin. (2) și monitorizează implementarea măsurilor de control aprobate.
ART
Articolul 33
Paragraf
Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 9, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea și stabilirea răspunsului la risc, prevăzută în anexa nr. 10.
ART
Articolul 34
Paragraf
Registrul de riscuri al structurii și Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative se elaborează potrivit modelelor prevăzute în anexa nr. 11 și se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situația o impune.
ART
Articolul 35
Alineatul (1)
În cadrul structurilor ministerului care au personalitate juridică, șefii microstructurilor organizaționale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică raportează anual cu privire la desfășurarea procesului de management al riscurilor, potrivit machetei din anexa nr. 12.
Alineatul (2)
Secretariatul comisiei de monitorizare din cadrul tuturor structurilor ministerului elaborează o informare privind desfășurarea procesului de management al riscurilor la nivelul structurii, conform modelului prevăzut la anexa nr. 12 care este analizată și aprobată în comisia de monitorizare, ulterior aceasta fiind prezentată pentru aprobare șefului/comandantului structurii.
punctul 9.
Standardul 9 - Proceduri
ART
Articolul 36
Paragraf
Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activitățile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale.
ART
Articolul 37
Paragraf
Pentru elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem/operaționale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
litera a)
stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale și a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;
litera b)
studierea prevederilor legislației naționale și UE, precum și a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuțiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
litera c)
întocmirea Inventarului activităților structurii, potrivit modelului prevăzut înanexa nr. 13;
litera d)
elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaționale;
litera e)
analizarea, în cadrul comisiei de monitorizare, a proiectelor procedurilor de sistem/operaționale, precum și a codurilor de identificare ale acestora;
litera f)
efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaționale;
litera g)
aprobarea procedurilor de sistem/operaționale;
litera h)
centralizarea procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;
litera i)
executarea actualizării procedurilor de sistem/operaționale, de regulă anual, în trimestrul I și ori de câte ori situația o impune.
ART
Articolul 38
Paragraf
La elaborarea procedurilor de sistem/operaționale se ține cont de următoarele:
litera a)
procedurile de sistem/operaționale se întocmesc după stabilirea corelațiilor dintre diverse activități/tipuri de activități;
litera b)
procedurile de sistem/operaționale se analizează pentru evitarea suprapunerii acestora;
litera c)
procedurile se semnează de către responsabilii de activitățile procedurale, se verifică de către conducătorul compartimentului, se avizează de către președintele comisiei de monitorizare și se aprobă de către șeful/comandantul structurii.
ART
Articolul 39
Paragraf
Conducerea structurii din minister ține cont de următoarele aspecte în luarea deciziei privind elaborarea unei proceduri operaționale/de sistem:
litera a)
activitatea este complexă sau nouă;
litera b)
personal cu experiență redusă;
litera c)
fluctuație ridicată a personalului;
litera d)
sancțiuni prevăzute în legislație;
litera e)
o singură persoană execută o activitate importantă, iar absența acesteia poate determina un blocaj;
litera f)
executarea activității cu întârziere ca urmare a unei stări conflictuale între angajați;
litera g)
modificări semnificative ale legislației;
litera h)
două sau mai multe persoane execută aceeași activitate în mod diferit.
ART
Articolul 40
Alineatul (1)
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 14.
Alineatul (2)
Procedura de sistem/operațională se elaborează potrivit modelului minimal prevăzut în anexa nr. 15.
Alineatul (3)
La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaționale se realizează potrivit „Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaționale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naționale“, aprobată de secretarul general.
ART
Articolul 41
Alineatul (1)
Procedura de sistem/operațională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă și se transmite, în format electronic, secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare și structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate.
Alineatul (2)
La nivelul ministerului se elaborează și se actualizează proceduri de sistem de către structura care, potrivit reglementărilor, este liderul domeniului de activitate.
Alineatul (3)
Procedurile de sistem se aprobă de către șeful/comandantul structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea și avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influențate și avizarea de către președintele comisiei de monitorizare.
Alineatul (4)
Structurile ministerului pot elabora, după caz, proceduri de sistem care sunt aplicabile atât lor, cât și structurilor subordonate.
Alineatul (5)
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al structurilor se elaborează și se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 16.
Alineatul (6)
Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al structurilor se tipărește și se înregistrează la sfârșitul anului calendaristic, precum și la solicitarea comisiilor de control.
ART
Articolul 42
Alineatul (1)
Structurile ministerului elaborează o procedură operațională privind abaterile de la proceduri, respectiv pentru a reglementa modul de acțiune în cazul apariției unor circumstanțe deosebite, care fac imposibilă aplicarea procedurii aprobate.
Alineatul (2)
Procedurile de sistem/operaționale elaborate rămân în vigoare în forma aprobată și se vor înlocui conform modelului din prezentele norme metodologice, pe măsura actualizării acestora.
punctul 10.
Standardul 10 - Supravegherea
ART
Articolul 43
Paragraf
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea și executarea controalelor activităților, operațiunilor și tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.
ART
Articolul 44
Paragraf
Supravegherea activităților presupune:
litera a)
personalului îi sunt comunicate atribuțiile, responsabilitățile și limitele de competență atribuite;
litera b)
este evaluată sistematic activitatea personalului.
ART
Articolul 45
Alineatul (1)
Controlul este un proces continuu și se desfășoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea și aprobarea.
Alineatul (2)
Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfășoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
ART
Articolul 46
Paragraf
Controlul se desfășoară potrivit prevederilor actelor normative specifice și presupune:
litera a)
integrarea acestuia în componentele procesuale și structurale ale ministerului;
litera b)
stabilirea unor obiective de control clare și precise;
litera c)
stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacității controlului sub raportul costuri/beneficii;
litera d)
pregătirea și instruirea personalului cu atribuții de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuții;
litera e)
stabilirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controlului.
punctul 11.
Standardul 11 - Continuitatea activității
ART
Articolul 47
Paragraf
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităților și de asigurare a continuității activității prin măsuri/planuri care să gestioneze situațiile de discontinuitate.
punctul 12.
Standardul 12 - Informarea și comunicarea
ART
Articolul 48
Paragraf
Comandanții/șefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor și căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informațiilor și deciziilor necesare desfășurării activităților și să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă și externă.
punctul 13.
Standardul 13 - Gestionarea documentelor
ART
Articolul 49
Paragraf
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare și implementare a procedurilor de sistem/operaționale privind primirea/expedierea, înregistrarea și arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viață a acestora, precum și accesibilitatea personalului și terților abilitați.
punctul 14.
Standardul 14 - Raportarea contabilă și financiară
ART
Articolul 50
Paragraf
Comandanții/Șefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea și ținerea la zi a contabilității și de prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare, precum și a execuției bugetare, în vederea asigurării exactității tuturor informațiilor contabile aflate sub control.
ART
Articolul 51
Paragraf
Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informațiilor și datelor contabile utilizate la realizarea situațiilor contabile, care reflectă în mod real activele și pasivele.
punctul 15.
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial
ART
Articolul 52
Alineatul (1)
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eșaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie …, capitolul I, Informații generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Codul controlului intern managerial al entităților publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.
Alineatul (2)
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, transmit situația prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 25 ianuarie.
ART
Articolul 53
Paragraf
Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:
litera a)
convocarea comisiei de monitorizare în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial;
litera b)
completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut înanexa nr. 4.1la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prinOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018;
litera c)
întocmirea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută înanexa nr. 4.2la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prinOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, și aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederilepct. 1. subpct. 1.3. alin. 3 lit. e)din Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prinOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018;
litera d)
întocmirea Situației centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, capitolul II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie ..., prevăzută înanexa nr. 3la Codul controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prinOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, și a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie ..., prevăzut înanexa nr. 4.3la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităților publice aprobat prinOrdinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018;
litera e)
înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eșaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute lalit. c)șid);
litera f)
înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general, a documentelor prevăzute lalit. c)șid), până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
ART
Articolul 54
Alineatul (1)
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 53 lit. b) și îl transmit eșaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora;
Alineatul (2)
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi nu au calitatea de ordonatori de credite și funcționează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naționale transmit «Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial» și «Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial» la Secretariatul general, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
punctul 16.
Standardul 16 - Auditul intern
ART
Articolul 55
Paragraf
Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă și obiectivă a sistemului de control intern managerial al structurilor ministerului.
ART
Articolul 56
Paragraf
Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie ..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităților publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilități:
litera a)
structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum și principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;
litera b)
Direcția audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum și elemente considerate relevante în programul și activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
CAPITOL
Capitolul IV Dispoziții tranzitorii și finale
ART
Articolul 57
Alineatul (1)
Structurile ministerului completează și transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme metodologice, informațiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 17.
Alineatul (2)
Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
ART
Articolul 58
Paragraf
Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislația în domeniu, dar nu mai puțin de 5 ani.
ART
Articolul 59
Paragraf
Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general.
ART
Articolul 60
Paragraf
Anexele nr. 1-17 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
ANX
Anexa nr. 1 nr
Paragraf
la normele metodologice
POR
GLOSAR
Paragraf
Activitate - totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate și similaritate ridicat;
Paragraf
Activitate procedurală - proces major sau activitate semnificativă pentru care se pot stabili reguli și modalități de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiții de regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate a obiectivelor compartimentului și/sau entității publice;
Paragraf
Atribuție - un ansamblu de sarcini de același tip, necesare pentru realizarea unei anumite activități sau a unei părți a acesteia, care se execută periodic sau continuu și care implică cunoștințe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific;
Paragraf
Autoevaluarea controlului intern - un proces în care eficacitatea controlului intern managerial este examinată și evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entității publice vor fi realizate;
Paragraf
Competența - totalitatea cunoștințelor, abilităților și aptitudinilor unei persoane de a-și îndeplini la un standard cât mai ridicat sarcinile și responsabilitățile postului;
Paragraf
Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile. Sintagma „control intern managerial“ subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ținerea sub control a tuturor proceselor interne desfășurate pentru realizarea obiectivelor generale și a celor specifice;
Paragraf
Coordonare - armonizarea deciziilor și a acțiunilor componentelor structurale ale unității militare pentru a asigura realizarea obiectivelor acesteia;
Paragraf
Corupție - în sens larg reprezintă folosirea abuzivă a puterii încredințate, în scopul satisfacerii unor interese personale sau de grup; orice act al unei instituții sau autorități care are drept consecință provocarea unei daune interesului public, în scopul de a promova un interes/profit personal sau de grup poate fi calificat drept „corupt“; această definire largă a corupției este reflectată în legislația românească prin definirea infracțiunilor de corupție, precum: luarea și darea de mită, traficul și cumpărarea de influență, abuzul de funcție etc.;
Paragraf
Delegare - procesul de atribuire de către conducător, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competențele și responsabilitățile aferente;
Paragraf
Diagrama de proces - schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele și pașii realizării unui proces sau unei activități;
Paragraf
Echipa de comandă - echipa unei unități militare formată din comandant/șef/similar, locțiitor(i) al/ai acestuia/similari și șeful de stat major/similar;
Paragraf
Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate;
Paragraf
Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective;
Paragraf
Eficiența - maximizarea rezultatelor unei activități în relație cu resursele utilizate;
Paragraf
Etica - un set de reguli, principii sau moduri de gândire care încearcă să ghideze activitatea unui anumit grup; etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului și a valorilor serviciului public, precum și a răspunderii și nivelului de autoritate și responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese și modalități de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcționarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularități grave și fraudă;
Paragraf
Fișa postului - document care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, caracteristic atât individului, cât și entității, și care precizează sarcinile și responsabilitățile care îi revin titularului unui post; în general, fișa postului cuprinde: informații generale privind postul (denumirea postului, nivelul postului, scopul principal al postului), condițiile specifice pentru ocuparea postului (studiile de specialitate, perfecționări, cunoștințe de operare/programare pe calculator, limbi străine, abilități, calități și aptitudini necesare, cerințe specifice, competență managerială), sarcinile/atribuțiile postului, sfera relațională;
Paragraf
Fraudă - înșelare, inducere în eroare, delapidare, furt, fals, cu scop de profit, prin provocarea unei pagube;
Paragraf
Funcție sensibilă - este considerată acea funcție care prezintă un risc semnificativ de afectare a obiectivelor entității prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare și informaționale sau de corupție sau fraudă;
Paragraf
Impactul - consecința asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa;
Paragraf
Integritate - caracter integru; sentiment al demnității, dreptății și conștiinciozității, care servește drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate;
Paragraf
Managementul riscului - procesul care vizează identificarea, evaluarea, gestionarea (inclusiv tratarea) și constituirea unui plan de măsuri de atenuare a riscurilor, revizuirea periodică, monitorizarea și stabilirea responsabilităților;
Paragraf
Microstructura/Microstructura organizațională - orice compartiment/birou/secție/serviciu/oficiu/agenție/direcție, după caz, de la toate nivelurile ierarhice;
Paragraf
Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informațiilor relevante despre modul de desfășurare a procesului sau a activității;
Paragraf
Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entității publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite;
Paragraf
Obiective generale - enunț general asupra a ceea ce va fi realizat și a îmbunătățirilor ce vor fi întreprinse; un obiectiv descrie un rezultat așteptat sau un impact și rezumă motivele pentru care o serie de acțiuni au fost întreprinse;
Paragraf
Obiective specifice - derivate din obiective generale și care descriu, de regulă, rezultate sau efecte așteptate ale unor activități care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit; acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate și se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entității publice; obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerințe SMART (specifice, măsurabile, adecvate, realiste, cu termen de realizare);
Paragraf
Planificare - ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale entității și ale componentelor sale, resursele și mijloacele necesare realizării obiectivelor;
Paragraf
Primul nivel de conducere - șefii entităților organizaționale aflate sub conducerea nemijlocită a membrilor echipei de comandă a unității militare, responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial;
Paragraf
Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului și informațiile disponibile permit o astfel de evaluare;
Paragraf
Procedură documentată - modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem și proceduri operaționale;
Paragraf
Proces - un flux de activități sau o succesiune de activități logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare;
Paragraf
Risc - o situație, un eveniment care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obținerea rezultatelor prealabil fixate este amenințată sau potențată; astfel, riscul poate reprezenta fie o amenințare, fie o oportunitate și trebuie abordat ca fiind o combinație între probabilitate și impact;
Paragraf
Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui;
Paragraf
Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului;
Paragraf
Risc semnificativ/strategic/ridicat - risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entității de a-și atinge obiectivele; risc care ar putea avea un impact și o probabilitate ridicată de manifestare și care vizează entitatea în întregimea ei;
Paragraf
Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale entității publice pe termen lung, principalele modalități de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obținerii avantajului competitiv potrivit misiunii entității. Strategia presupune stabilirea obiectivelor și priorităților organizaționale (pe baza previziunilor privind mediul extern și capacitățile entității) și desemnarea planurilor operaționale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse;
Paragraf
Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naționale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare și indicativ numeric.
ANX
Anexa nr. 2 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1321
[Imagine S_PRE ID: N/A]
ANX
Anexa nr. 3 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1334
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. ..... din .....
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
NECLASIFICAT
Paragraf
Exemplar unic
punctul 1.
Data: ....................
punctul 2.
Ora de începere: ..................
punctul 3.
Locul de desfășurare: ........................
punctul 4.
Participanți: ..........................
ANX
Anexa nr. 4 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1386
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
MINISTERUL APĂRĂRII NAȚIONALE
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. ..... din .....
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
NECLASIFICAT
Paragraf
Exemplar unic
litera A)
Data: ....................
litera B)
Locul de desfășurare: ........................
litera C)
Bază: Ordinea de zi nr. .../.......
litera D)
Participanți: ..........................
litera E)
Invitați: ....................................
litera F)
Tematica discuțiilor:
punctul 1.
......
punctul 2.
......
litera G)
Desfășurarea ședinței:
Paragraf
Ședința a fost prezidată de.........................................................................................,
Paragraf
în calitate de președinte al comisiei de monitorizare.
punctul 1.
La punctul 1 de pe ordinea de zi
punctul 2.
..............................................................................................................................................................................................
litera H)
Hotărârile comisiei:
punctul 1.
..................................................................................; (inclusiv responsabil și termen, dacă este cazul)
punctul 2.
..................................................................................
litera I)
Concluzii
ANX
Anexa nr. 5 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1492
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. ............. din ................
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ...
litera A.
Cadru legal:–Ordonanța Guvernului nr. 119/1999privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;...–Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;...–Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.100pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Ministerul Apărării Naționale....
-
Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
-
Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;
-
Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.100 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Ministerul Apărării Naționale.
litera B.
Obiective:
punctul 1.
Asigurarea conformității activităților desfășurate în...................... cu cadrul normativ incident prin întocmirea procedurilor pentru procesele/activitățile semnificative;
punctul 2.
Menținerea capacității de reacție a................. în fața incertitudinii și riscurilor prin identificarea și gestionarea adecvată a riscurilor semnificative;
punctul 3.
Facilitarea îndeplinirii misiunii și scopurilor...................... prin stabilirea unor obiective clare și monitorizarea lor prin intermediul unor indicatori relevanți;
punctul 4.
Perfecționarea profesională a personalului din..................... în domeniul controlului intern managerial.
litera C.
Activități
ANX
Anexa nr. 6 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1574
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
LEGENDĂ:
-
R - structură responsabilă cu implementarea și dezvoltarea standardului
-
C - structură colaboratoare la implementarea și dezvoltarea standardului
ANX
Anexa nr. 7 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1594
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
O funcție este considerată ca fiind funcție sensibilă dacă prezintă, cel puțin, unul din următoarele riscuri:
-
risc de fraudă sau de corupție;
-
risc semnificativ de afectare a misiunii și obiectivelor unității militare prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare și informaționale.
Paragraf
Pentru identificarea și gestionarea funcțiilor sensibile se elaborează Inventarul privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora (prezentat mai jos) prin parcurgerea următoarelor etape:
punctul 1.
Se stabilesc factorii de risc pe baza cărora se stabilesc funcțiile sensibile.
Paragraf
Factorii de risc reprezintă acele criterii care pot determina ca o funcție să fie considerată funcție sensibilă. Aceștia se stabilesc în funcție de misiunea și specificul activităților unității militare, ținând cont de posibilitatea manifestării riscului de imagine, de fraudă sau corupție.
Paragraf
Exemple de factori de risc:
-
activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
-
lucrul în relație directă cu cetățenii, politicienii sau terțe persoane juridice;
-
achiziția publică de bunuri, servicii, lucrări, preferențial sau prin eludarea reglementărilor legale în materie;
-
gestionarea de materiale sau echipamente care pot fi utilizate și în interesul propriu sau al unor terți;
-
gestionarea de substanțe/materiale cu acces restricționat;
-
accesul la informațiile clasificate sau informațiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetățenilor;
-
accesul la numerar sau la resurse care pot fi transformate ușor în numerar;
-
lipsa separării atribuțiilor;
-
capacitatea de a angaja cheltuieli semnificative în relațiile cu terții;
-
funcțiile cu competență decizională exclusivă etc.
punctul 2.
Se inventariază funcțiile sensibile pe baza factorilor de risc stabiliți.
Paragraf
Pentru a stabili funcțiile sensibile, în cadrul fiecărei microstructuri se analizează, pentru fiecare funcție, posibilitatea existenței factorului de risc, precum și a producerii unui risc de fraudă și corupție sau a unui risc semnificativ de imagine ori de afectare a misiunii și obiectivelor unității militare.
punctul 3.
Se identifică riscurile asociate funcțiilor sensibile inventariate.
Paragraf
Pentru funcțiile sensibile inventariate se identifică riscurile asociate, respectiv acele evenimente care pot avea drept consecință, în caz de manifestare, producerea unei fraude, unui act de corupție, afectarea semnificativă a imaginii structurii ori a misiunii și obiectivelor unității militare.
punctul 4.
Se stabilesc măsuri pentru gestionarea riscurilor asociate funcțiilor sensibile inventariate.
Paragraf
În funcție de riscurile identificate la pct. 3 se stabilesc măsuri de control intern pentru reducerea probabilității de manifestare a riscului sau pentru creșterea probabilității de identificare a producerii riscului asociat funcției sensibile.
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. ............. din ..................
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ...........
punctul 1.
Factorii de risc pe baza cărora se stabilesc funcțiile sensibile:
litera a)
activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau speciale;.............................................................................
punctul 2.
Lista funcțiilor sensibile și a măsurilor pentru gestionarea acestora
ANX
Anexa nr. 8 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1719
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
Obiectivul reprezintă un rezultat/eveniment/efect (impact) pozitiv pe care conducerea structurii își propune să îl realizeze sau un rezultat/eveniment/efect (impact) negativ pe care încearcă să îl evite.
Paragraf
Obiectivele generale reprezintă obiectivele fixate pe termen scurt, mediu sau lung la nivelul global al structurii ministerului sau care vizează o anume funcțiune a acesteia (de exemplu, poate fi stabilit un obiectiv care vizează atingerea unui anumit grad de operativitate al tehnicii) și care vizează îndeplinirea misiunilor și scopurilor structurii în cauză. În fapt, obiectivele generale sunt acele enunțuri formulate care permit punerea în practică/îndeplinirea/asigurarea capacității de îndeplinire a misiunii și scopurilor structurii în cauză.
Paragraf
Obiectivele generale pe termen mediu și lung se formulează în cadrul strategiei/planului strategic a/al structurii ministerului.
Paragraf
Obiectivele generale anuale sunt obținute prin transpunerea/derivarea obiectivelor generale multianuale prin raportarea la un orizont de timp de 1 an. Îndeplinirea obiectivelor generale anuale trebuie să determine realizarea obiectivului general multianual la care se referă.
Paragraf
Obiectivele specifice reprezintă obiective care se stabilesc, de regulă, la nivelul unei microstructuri organizaționale a structurii ministerului. Se obțin prin descompunerea obiectivelor generale anuale raportat la funcțiunea microstructurii organizaționale, respectiv exprimă ce își propune microstructura să realizeze pentru îndeplinirea obiectivului strategic anual. Îndeplinirea tuturor obiectivelor specifice aferente unui anumit obiectiv general anual trebuie să determine realizarea acestuia.
Paragraf
Obiectivele generale anuale și obiectivele specifice se includ în planul cu principalele activități ale structurii, în planul instrucției (după caz) sau în alte documente de planificare.
Paragraf
Pentru elaborarea obiectivelor trebuie avute în vedere următoarele aspecte:
litera a)
enunțul obiectivului trebuie să indice o acțiune (creșterea, scăderea, asigurarea, păstrarea, menținerea etc.);
litera b)
fiecărui obiectiv trebuie să îi atașăm ținte (rezultate așteptate). Țintele pot fi definite în cadrul obiectivului (de exemplu, creșterea cu 5% a gradului de operativitate a tehnicii) sau distinct;
litera c)
asigurarea concordanței/corelației/legăturii între obiectivele generale și obiectivele specifice;
litera d)
să fie formulate clar pentru a fi înțelese de personalul care trebuie să le îndeplinească;
litera e)
să exprime o finalitate, respectiv un rezultat/eveniment/ efect (impact) așteptat;
litera f)
modul de formulare să permită monitorizarea îndeplinirii lor;
litera g)
să fie actualizate ori de câte ori este necesar.
Paragraf
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
litera a)
specific - obiectivele trebuie să fie precise și concrete;
litera b)
măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanță;
litera c)
adecvat - obiectivele stabilite trebuie să fie corelate cu misiunea și scopurile structurii;
litera d)
realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambițioase, însă, în același timp, trebuie să fie posibil de îndeplinit, urmărindu-se în special corelarea cu resursele posibil a fi alocate sau cu bugetul alocat;
litera e)
termen de realizare - obiectivele presupun alocarea unui orizont de timp/termen pentru îndeplinire. Se vor evita, pe cât posibil, termene gen „Permanent“, „Anual“, „Anul 20XX“, care sunt dificil de verificat sau care nu creează o responsabilitate delimitată în timp pentru persoanele responsabile.
Paragraf
Ipotezele/Premisele care stau la baza stabilirii obiectivelor reprezintă condiții actuale sau care trebuie să existe în viitor și care sunt necesare pentru ca obiectivul să poată fi îndeplinit. Prin urmare, un obiectiv poate fi îndeplinit atât timp cât este valabilă o anumită ipoteză. Modificarea ipotezei (condiției) determină necesitatea reanalizării posibilității îndeplinirii obiectivului și, dacă este cazul, reformularea acestuia. Pentru identificarea ipotezelor/premiselor se elaborează următorul tabel, ca anexă la planul cu principalele activități, planul instrucției sau alt document de planificare specific (după caz).
POR
Tabelul ipotezelor/premiselor care stau la baza obiectivelor
Paragraf
Obiectivele generale, obiectivele specifice și activitățile trebuie stabilite în așa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanță.
Paragraf
Indicatorul de performanță reprezintă un instrument de evaluare a gradului de îndeplinire a unui obiectiv sau unor activități stabilite.
Paragraf
Un indicator de performanță definește măsurarea unei informații importante și utile cu privire la performanța structurii, exprimată în procente, index, rată sau altă comparație, care este monitorizată la intervale regulate și este comparată cu o țintă (rezultat așteptat).
Paragraf
Măsurarea performanței este, în general, orientată fie către rezultatele activității (output), fie către impactul/efectele programului (outcome) pe termen lung.
Paragraf
Tipuri de indicatori de performanță:
litera a)
cantitatea (care este rezultatul direct al activității sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiți), fiind relevant pentru programele și activitățile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri și servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul școlilor de aplicație);
litera b)
calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacția cadrelor militare față de cariera militară; numărul greșelilor făcute);
litera c)
durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcție de natura rezultatului (de exemplu, lista de așteptare medie pentru o operație medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfășurării activității/programului;
litera d)
eficiența (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităților contribuțiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative și alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate și eficiența operațiunilor în furnizarea de servicii;
litera e)
eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu și-a atins obiectivele.
Paragraf
Monitorizarea performanțelor reprezintă un proces de stabilire a unor indicatori de performanță relevanți pentru obiectivele generale, obiectivele specifice și activitățile stabilite structurii ministerului, de măsurare periodică a gradului lor de îndeplinire, de analiză și comparare cu țintele sau rezultatele așteptate, iar în cazul identificării unor abateri de la acestea de luare a măsurilor corective care se impun.
Paragraf
Pentru stabilirea indicatorilor de performanță se analizează ce este relevant să se evalueze/măsoare periodic cu privire la obiectivele stabilite și activitățile desfășurate de structura ministerului sau de microstructura organizațională componentă.
Paragraf
Pentru fiecare indicator de performanță stabilit se menționează formula de calcul, periodicitatea de măsurare, responsabilul de monitorizare (dacă diferă de responsabilul de obiectiv/activitate) și sursa de colectare a datelor (dacă este cazul).
Paragraf
La selecția indicatorilor de performanță se au în vedere următoarele:
litera a)
legătura între indicatori și obiectivele/activitățile stabilite trebuie să fie clară;
litera b)
trebuie stabilite valorile de referință dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;
litera c)
trebuie stabilite activități regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil și când anume va fi furnizată informația;
litera d)
valorile-țintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
Paragraf
Monitorizarea performanțelor se analizează, periodic, în cadrul ședințelor de lucru ale conducerii structurii ministerului.
Paragraf
Dacă în urma măsurării, indicatorul arată neîndeplinirea obiectivului, țintei sau a activității planificate, șefii/comandanții structurii dispun măsuri de corecție, aprobând și implementând un plan de măsuri cu termene și responsabili.
Paragraf
Anual, pe baza raportărilor primite de la microstructurile organizaționale, în cadrul documentului privind autoevaluarea structurii se vor analiza performanțele obținute la nivelul structurii și al componentelor organizaționale ale acesteia în îndeplinirea obiectivelor și activităților stabilite.
ANX
Anexa nr. 9*) nr
Paragraf
*) Anexa nr. 9 este reprodusă în facsimil.
Paragraf
la normele metodologice
ANX
Anexa nr. 10 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_1854
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea și personalul structurilor ministerului și constă în:
punctul 1.
identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivelor specifice și activităților stabilite;
punctul 2.
evaluarea riscurilor identificate;
punctul 3.
stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) și punerea lor în aplicare;
punctul 4.
monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor;
punctul 5.
raportarea periodică a situației riscurilor.
punctul 1.
Identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivelor specifice și activităților stabilite
Paragraf
Riscurile se identifică și se definesc în raport cu obiectivele și activitățile a căror realizare este afectată de materializarea lor.
Paragraf
Existența unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esențială pentru identificarea și definirea riscurilor.
Paragraf
Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: ce evenimente/întâmplări neprevăzute pot apărea, în viitor, de natură să determine afectarea obiectivului/activității?
Paragraf
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esența (de exemplu: „efectuarea de plăți necuvenite“ sau „atribuirea nelegală a contractului de furnizare“).
Paragraf
Pentru identificarea și definirea riscurilor se respectă următoarele reguli:
litera a)
se ține cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate și nu un fapt împlinit;
litera b)
se analizează problemele dificile existente, iar riscurile reprezintă evenimentele generate de manifestarea acestor probleme în continuare;
litera c)
situațiile sau evenimentele care nu pot să apară nu se consideră riscuri;
litera d)
se definesc atât cauzele, cât și efectele riscului identificat asupra obiectivelor;
litera e)
se grupează și se prioritizează riscurile identificate.
punctul 2.
Evaluarea riscurilor identificate
Paragraf
Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilității de materializare a riscurilor și a impactului asupra obiectivelor/ activităților în cazul în care acestea se materializează. Combinația dintre nivelul estimat al probabilității și nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor.
Paragraf
Etapele evaluării riscurilor sunt:
punctul 2.1.
evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat;
punctul 2.2.
evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor;
punctul 2.3.
evaluarea expunerii la risc.
punctul 2.1.
Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat
Paragraf
Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat constă în aprecierea calitativă a șanselor de apariție a unui rezultat specific și se realizează prin:
litera a)
observarea materializării riscurilor similare în trecut (analiza istoricului riscului);
litera b)
analiza circumstanțelor (cauzelor) care favorizează apariția riscurilor (angajați - experiență, fluctuație și pregătire profesională, complexitatea activității, schimbările produse în activitate/legislația incidentă etc.);
litera c)
utilizarea scalelor de evaluare calitativă a probabilității de materializare a riscului, în trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului:
punctul 2.2.
Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor
Paragraf
Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecința asupra obiectivelor (rezultatelor) așteptate, care poate fi, în funcție de natura riscului, negativă sau pozitivă și se face potrivit tabelului:
punctul 2.3.
Evaluarea expunerii la risc
Paragraf
Expunerea la risc reprezintă consecințele, ca o combinație de probabilitate și impact, pe care le poate resimți o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.
Paragraf
Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y).
Paragraf
Scala evaluării expunerii la risc*) se reprezintă grafic astfel:
Paragraf
*) Scala evaluării este reprodusă în facsimil.
Paragraf
NOTĂ:
Paragraf
Liniile matricei descriu variația probabilității, iar coloanele - variația impactului. Expunerea la risc apare la intersecția liniilor cu coloanele.
punctul 3.
Stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) și punerea lor în aplicare
punctul 3.1.
Toleranța la risc reprezintă „cantitatea“ de risc pe care o structură este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat și presupune următoarele:
litera a)
pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranței la risc;
litera b)
se analizează deviația expunerii la risc față de toleranța la risc și se stabilește dacă riscul este tolerabil sau nu;
litera c)
dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranța la risc, atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate;
litera d)
toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranță trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranță stabilită.
punctul 3.2.
Stabilirea limitei de toleranță la risc constă în punerea într-o relație de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa, și se face potrivit tabelului:
punctul 4.
Monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor
punctul 4.1.
După ce riscurile au fost identificate și evaluate și după ce s-au definit limitele de toleranță în cadrul cărora structura este dispusă, la un moment dat, să își asume riscuri, se stabilește tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:
punctul 4.2.
Măsurile de control pentru gestionarea riscurilor trebuie să fie clare, concrete, fezabile și să se justifice din punctul de vedere al costurilor.
punctul 5.
Raportarea periodică a situației riscurilor
Paragraf
Raportarea periodică a situației riscurilor presupune:
litera a)
monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării măsurilor de control al riscurilor și a modificării circumstanțelor care favorizează apariția riscurilor (a se analiza dacă riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul și probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eșaloanelor superioare etc.);
litera b)
obținerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor și identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare.
ANX
Anexa nr. 11 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2024
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. .............. din .................
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ...
Paragraf
LEGENDĂ:
-
P - probabilitate
-
I - impact
-
E - expunerea la risc
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. .................. din ................
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ....................
ANX
Anexa nr. 12 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2100
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
- Model -
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. .............. din ................
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ................
punctul 1.
Scopul raportului
punctul 2.
Analiza procesului de management al riscurilor pe anul .......
punctul 1.
Sinteza Registrului de riscuri aferent anului raportării
punctul 2.
Stadiul implementării măsurilor de control
punctul 3.
Revizuirea riscurilor
punctul 1.
Riscuri reziduale
punctul 2.
Riscuri care persistă
punctul 3.
Riscuri nou-identificate
punctul 4.
Monitorizarea riscurilor de corupție, după caz
punctul 5.
Registrul de riscuri actualizat
punctul 6.
Concluzii și propuneri
ANX
Anexa nr. 13 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2185
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
- Model -
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. ............. din ..............
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ..............
Paragraf
LEGENDĂ:
-
P - procedurală
-
N - neprocedurală
Paragraf
NOTE:
-
Atât la nivelul fiecărei microstructuri, cât și la nivelul întregii structuri, numărul activităților procedurale (coloana 4) reprezintă doar o parte din cel al proceselor/activităților identificate (coloana 1).
-
Unei proceduri (coloana 5) îi corespunde o singură activitate procedurală (coloana 4).
-
Un proces (coloana 1) poate include mai multe activități procedurale (coloana 4) sau mai multe activități (coloana 1) pot determina o activitate procedurală (coloana 4) (după caz).
-
Stabilirea ulterioară a unei activități ca fiind neprocedurală se motivează la «Observații» și determină retragerea procedurii.
ANX
Anexa nr. 14*) nr
Paragraf
*) Anexa nr. 14 este reprodusă în facsimil.
Paragraf
la normele metodologice
ANX
Anexa nr. 15 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2257
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
Aprob
Paragraf
Șeful/Comandantul ....................
Paragraf
- structura -
Paragraf
- gradul -
-
prenumele și numele -
Paragraf
Verificat
Paragraf
Șeful ....................................
Paragraf
- microstructura -
Paragraf
- gradul -
Paragraf
- prenumele și numele -
POR
Cuprins
punctul 1.
Scop
Paragraf
În această secțiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate și beneficiile care se obțin prin utilizarea procedurii în cauză.
punctul 2.
Domeniul de aplicare
Paragraf
Sunt precizate principalele activități de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/și beneficiare de rezultate ale activității. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității
punctul 3.
Documente de referință
Paragraf
Lista documentelor cu rol de reglementare aplicabile activității procedurale și legislația internă și internațională care reglementează activitatea
punctul 4.
Definiții și abrevieri
Paragraf
Se înscriu și se explică termenii/abrevierile specifice activității.
punctul 4.1.
Definiții
punctul 4.2.
Abrevieri
punctul 5.
Descrierea procedurii de sistem/operaționale
Paragraf
Se descriu etapele de lucru, respectiv derularea operațiunilor și a acțiunilor potrivit cronologiei prezentate în diagrama de proces. Se prezintă narativ înșiruirea logică și cronologică a pașilor care trebuie urmați în vederea realizării atribuțiilor și sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităților.
punctul 6.
Responsabilități
Paragraf
Această secțiune se referă la descrierea responsabilităților structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, și nu la cele legate de elaborarea, verificarea și aprobarea procedurii.
punctul 7.
Formular de evidență a modificărilor
Paragraf
Revizia se schimbă atunci când au loc acțiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii de sistem/operaționale.
Paragraf
Paragrafele și subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.
Paragraf
Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.
Paragraf
Dacă volumul modificărilor depășește 50% din conținutul procedurii scrise sau diferența dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediția procedurii scrise.
punctul 8.
Formular de analiză a procedurii
punctul 9.
Formularul de distribuire/difuzare
Paragraf
Difuzarea procedurilor de sistem/operaționale este realizată în format electronic.
punctul 10.
Anexe
punctul 10.1.
Modele de documente
punctul 10.2.
Diagrama de proces:
litera a)
tabelar, prin includerea elementelor procedurii [pași, responsabil(i), termen etc.)] într-un tabel de forma:
litera b)
grafic*), prin prezentarea etapelor în ordine cronologică de forma:
Paragraf
*) Prezentarea etapelor este reprodusă în facsimil.
ANX
Anexa nr. 16 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2399
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. .............. din ..............
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. ..............
ANX
Anexa nr. 17 nr
Paragraf
la normele metodologice
PRE PRE_2422
[Imagine S_PRE ID: N/A]
Paragraf
ROMÂNIA
Paragraf
Ministerul Apărării Naționale
Paragraf
- denumirea structurii -
Paragraf
Nr. .............. din ..............
Paragraf
- localitatea -
Paragraf
Clasa/Nivel de secretizare
Paragraf
Exemplarul nr. .................
Vrei mai mult?
Accesează jurisprudența, primește notificări la modificări și folosește AI-ul complet.
Începe gratuit