Decizia Ombudsmanului European de adoptare a Normelor de aplicare

În sensul prezentelor norme de aplicare:

instituție înseamnă o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție a Uniunii Europene;

Statut se referă la Decizia Parlamentului European privind reglementările și condițiile generale de exercitare a atribuțiilor Ombudsmanului;

Ombudsmanul este persoana aleasă de Parlamentul European conform articolului 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene;

secretariatul este compus din funcționarii și agenții care asistă Ombudsmanul;

document înseamnă orice conținut, indiferent de suportul său (scris pe hârtie sau în format electronic sau sub formă de înregistrare audio, video sau audiovizuală).

Ombudsmanul acceptă plângeri depuse în scris. Ombudsmanul ia măsurile adecvate pentru a ajuta persoanele cu handicap să își exercite dreptul de a depune o plângere.

Reclamantul trebuie să indice informațiile din plângere pe care le consideră confidențiale. Indicarea anumitor informații drept confidențiale de către reclamant nu împiedică Ombudsmanul să comunice instituției în cauză informațiile respective, în scopul efectuării anchetei. Ombudsmanul informează instituția cu privire la informațiile pe care reclamantul le consideră confidențiale.

Când este cazul și cu acordul reclamantului, Ombudsmanul poate transfera o plângere la altă autoritate competentă.

Ombudsmanul soluționează plângerile în orice limbă oficială și de lucru a instituțiilor Uniunii Europene. Ombudsmanul comunică cu reclamantul în limba în care a fost depusă plângerea, cu excepția cazului în care reclamantul acceptă să primească comunicări în altă limbă oficială și de lucru a instituțiilor Uniunii Europene.

Ombudsmanul stabilește dacă o plângere este admisibilă conform articolului 2 alineatul (4) din Statut. Secretariatul poate solicita reclamantului să furnizeze informații sau documente suplimentare pentru a permite Ombudsmanului să stabilească admisibilitatea plângerii.

Dacă o plângere nu este admisibilă, Ombudsmanul informează reclamantul în consecință și închide dosarul plângerii.

În cazul în care Ombudsmanul decide că există motive pentru a investiga o plângere admisibilă, Ombudsmanul deschide o anchetă. Dacă Ombudsmanul consideră că nu există motive pentru a efectua o anchetă, inclusiv când o plângere este în mod evident nefondată, Ombudsmanul informează reclamantul în consecință și închide dosarul plângerii.

După caz, Ombudsmanul poate informa instituția în cauză cu privire la plângerile inadmisibile sau la plângerile în cazul cărora Ombudsmanul consideră că nu există motive pentru deschiderea unei anchete.

Conform articolului 2 din Statut, dacă Ombudsmanul consideră că este adecvat, poate lua măsuri pentru a se asigura că o plângere este tratată cu prioritate, ținând seama de natura specifică a unei plângeri, inclusiv în domenii precum avertizarea de integritate și hărțuirea.

Ombudsmanul tratează comunicările abuzive și plângerile care constituie un abuz de procedură conform orientărilor adoptate în acest scop. Respectivele orientări se publică pe site-ul Ombudsmanului.

În cazul în care Ombudsmanul constată că deschiderea unei anchete este întemeiată, Ombudsmanul stabilește acuzațiile formulate de reclamant care pot face obiectul anchetei respective.

Ombudsmanul poate solicita instituției vizate să formuleze un răspuns la aceste acuzații. De asemenea, Ombudsmanul poate cere ca instituția să includă în acest răspuns poziția sa cu privire la anumite aspecte specifice ale acuzațiilor și la anumite probleme specifice legate direct sau indirect de plângere.

La cererea Ombudsmanului, instituțiile furnizează Ombudsmanului informații, inclusiv documente, în scopul unei anchete în conformitate cu articolul 5 din Statut. Echipa de anchetă a Ombudsmanului poate examina informațiile și inspecta documentele, fie la sediul instituției în cauză, fie prin mijloace electronice. Informațiile UE clasificate sunt furnizate la sediul instituției în cauză, dacă nu s-a convenit altfel cu Ombudsmanul.

Răspunsurile instituției cu privire la aspectele menționate la alineatele (2) și (3) se formulează în termenul stabilit de Ombudsman, care nu depășește durata de trei luni, în mod normal. Termenul precis pentru trimiterea unui răspuns trebuie să fie rezonabil, ținând seama de complexitatea și urgența anchetei. Dacă Ombudsmanul consideră că ancheta este de interes public, termenul de răspuns este cât mai scurt posibil. Dacă instituția în cauză nu este în măsură să trimită Ombudsmanului un răspuns în termenul stabilit, trebuie să facă o cerere de prelungire motivată.

Ombudsmanul poate solicita instituției în cauză să organizeze o întâlnire cu echipa de anchete a Ombudsmanului cu scopul de a clarifica aspectele care fac obiectul anchetei.

Ombudsmanul poate audia funcționari sau alți agenți ai unei instituții conform articolului 7 din Statut.

În scopul efectuării unei anchete, Ombudsmanul poate solicita unui stat membru, prin intermediul Reprezentanții sale permanente, să furnizeze informații sau documente referitoare la presupusul act de administrare defectuoasă comis de o instituție, conform normelor prevăzute în Statut.

În cazul în care o instituție sau un stat membru furnizează Ombudsmanului informații sau documente în temeiul alineatelor (2), (3), (5) sau (7), acestea identifică în mod clar informațiile clasificate ale UE sau alte informații pe care le consideră confidențiale. Ombudsmanul nu dezvăluie aceste informații nici reclamantului, nici publicului decât cu acordul prealabil scris al instituției sau al statului membru în cauză. Ombudsmanul tratează informațiile clasificate ale UE conform normelor prevăzute în Statut și în decizia Ombudsmanului privind normele de securitate și procedurile de acces la informațiile clasificate ale UE.

La cererea Ombudsmanului, instituțiile își furnizează răspunsurile în limba plângerii. Dacă este necesar, Ombudsmanul poate cere instituțiilor să furnizeze copii ale documentelor relevante în limba în care este redactată plângerea. O astfel de cerere se formulează de către Ombudsman în mod proporțional cu nevoile reclamantului și în mod rezonabil în funcție de resursele instituțiilor.

Ombudsmanul rămâne în posesia documentelor sau a informațiilor obținute de la o instituție sau de la un stat membru în cursul unei anchete și care au fost identificate, de instituția sau statul membru respectiv, ca fiind confidențiale, inclusiv a informațiilor clasificate ale UE, numai cât timp ancheta este în curs și nu a expirat perioada de tratare a unei cereri de reexaminare efectuate în temeiul articolului 9 alineatul (3). Aceste documente sau informații sunt distruse după ce ancheta este închisă și după ce a expirat termenul pentru soluționarea unei cereri de reexaminare. Ombudsmanul poate solicita unei instituții sau unui stat membru să păstreze aceste documente sau informații timp de cel puțin cinci ani după ce au fost înștiințate că Ombudsmanul nu mai păstrează documentele sau informațiile.

Dacă instituția sau statul membru nu oferă asistență Ombudsmanului conform alineatelor (2), (3), (5) și (7), Ombudsmanul trebuie să reamintească instituției sau statului membru în cauză de ce este necesară asistența respectivă. Dacă, în urma discuțiilor purtate cu instituția sau statul membru în cauză, problema nu poate fi rezolvată în mod satisfăcător pentru Ombudsman, acesta poate informa Parlamentul European, care va lua măsuri în consecință.

În scopul efectuării unei anchete, Ombudsmanul poate solicita reclamantului sau unui terț să-i furnizeze informații sau documente, sau să clarifice informațiile sau documentele deja furnizate. Dacă este cazul, Ombudsmanul poate solicita punctul de vedere al reclamantului cu privire la poziția instituției, fără a aduce atingere articolului 5 alineatul (8) din Statut. De asemenea, Ombudsmanul poate solicita o întrevedere cu reclamantul, pentru a clarifica chestiuni care fac obiectul anchetei. Ombudsmanul poate închide o anchetă în cazul în care reclamantul nu furnizează informațiile solicitate necesare pentru efectuarea anchetei.

Ombudsmanul poate comanda studii sau rapoarte de expertiză considerate relevante pentru exercitarea mandatului Ombudsmanului, inclusiv în cazurile menționate la articolul 2 alineatul (6) din Statut.

Dacă Ombudsmanul consideră că o plângere poate fi soluționată, încearcă să găsească o soluție împreună cu instituția în cauză pentru a elimina cazul de administrare defectuoasă.

Instituția în cauză trebuie să răspundă propunerii Ombudsmanului privitoare la soluționare într-un termen specificat, care în mod normal nu depășește trei luni. Termenul precis pentru trimiterea unui răspuns trebuie să fie rezonabil, ținând seama de complexitatea și urgența anchetei. Dacă Ombudsmanul consideră că ancheta este de interes public, termenul de răspuns trebuie să fie cât mai scurt cu putință. Dacă instituția în cauză nu este în măsură să dea un răspuns în termenul stabilit, trebuie să facă o cerere motivată de prelungire.

După primirea răspunsului instituției, Ombudsmanul comunică reclamantului soluția propusă și răspunsul instituției la propunerea respectivă. Reclamantul poate transmite Ombudsmanului observațiile sale în termen de o lună.

Ombudsmanul poate face sugestii de îmbunătățire în cursul unei anchete.

Atunci când nu constată niciun act de administrare defectuoasă, când se găsește o soluție sau când nu se mai justifică continuarea anchetei, Ombudsmanul închide ancheta printr-o decizie în care își prezintă constatările. În decizia de închidere a anchetei, Ombudsmanul poate sugera îmbunătățiri cu privire la problemele identificate în cursul anchetei. Ombudsmanul trimite decizia reclamantului și instituției în cauză.

În cazul în care constată un caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul face instituției în cauză o recomandare/recomandări corespunzătoare, conform articolului 4 alineatul (1) din Statut și solicită instituției să formuleze un aviz referitor la recomandarea/recomandările respectivă/respective în termen de trei luni. Avizul precizează dacă instituția a aplicat sau intenționează să aplice recomandarea sau recomandările și, în caz afirmativ, în ce mod. Ombudsmanul transmite avizul reclamantului, care poate prezenta observații cu privire la acesta în termen de o lună.

După analizarea avizului instituției în cauză, precum și a oricăror observații formulate de reclamant în conformitate cu alineatul (3), Ombudsmanul poate închide ancheta, prezentând concluziile. În cazul în care închide ancheta cu o constatare de administrare defectuoasă, Ombudsmanul poate reitera recomandarea sau recomandările făcută/făcute anterior.

În cazul în care Ombudsmanul ia la cunoștință că faptele anchetate au devenit obiectul unei proceduri judiciare, Ombudsmanul închide ancheta și informează reclamantul și instituția.

Ombudsmanul raportează periodic Parlamentului European cu privire la anchetele Ombudsmanului, inclusiv printr-un raport anual, care include o evaluare a respectării recomandărilor Ombudsmanului, propuneri de soluții și sugestii de îmbunătățire. Raportul conține, de asemenea, dacă este cazul, rezultatul anchetelor Ombudsmanului legate de hărțuire, avertizare în interes public și conflicte de interese în cadrul instituțiilor.

Ombudsmanul poate prezenta Parlamentului European un raport special, după ce informează instituția în cauză că va întocmi un astfel de raport. Rapoartele speciale pot conține orice anchetă în care Ombudsmanul constată administrare defectuoasă și pe care Ombudsmanul o consideră de interes public deosebit.

În conformitate cu atribuțiile Ombudsmanului, așa cum sunt definite la articolul 1 alineatul (3) și la articolul 3 alineatul (3) din Statut, Ombudsmanul desfășoară anchete din proprie inițiativă, pentru care consideră că există motive întemeiate.

În afara domeniului de aplicare al anchetelor, Ombudsmanul poate contacta instituțiile în scris, pentru a sensibiliza publicul, pentru a face schimb de observații sau pentru a culege informații cu privire la practicile administrative. În limitele articolului 1 alineatul (3) din Statut și conform articolului 3 alineatul (3), Ombudsmanul poate decide să efectueze anchete din proprie inițiativă ca urmare a unor astfel de contacte cu instituțiile.

Procedurile aplicabile anchetelor deschise în urma unei plângeri se aplică anchetelor din proprie inițiativă în temeiul alineatelor (1) și (2), în măsura în care sunt relevante pentru aceste anchete.

Ombudsmanul informează reclamantul în legătură cu evoluția anchetei.

În orice etapă a anchetei, reclamantul poate prezenta observații sau furniza informații suplimentare care nu erau cunoscute la momentul depunerii plângerii și care intră în sfera de aplicare a anchetei Ombudsmanului.

Reclamantul are dreptul să solicite reexaminarea unei decizii adoptate conform articolului 3 alineatele (3) și (4), precum și revizuirea oricărei constatări din decizia de închidere a unei anchete, cu excepția constatărilor de administrare defectuoasă. Normele detaliate privitoare la tratarea cererilor de revizuire de către Ombudsman se stabilesc printr-o decizie a Ombudsmanului și sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului.

Când formulează o cerere de reexaminare în temeiul alineatului (3), reclamantul are dreptul să solicite acces la dosarul Ombudsmanului referitor la plângere. Divulgarea informațiilor din dosar către reclamant trebuie să respecte normele prevăzute în Statut și, în special, la articolul 5 alineatul (8).

Pentru a proteja interesele legitime ale reclamantului sau ale unui terț, Ombudsmanul poate identifica ca fiind confidențiale informațiile dintr-o plângere sau din alte documente și poate informa instituția în consecință. În situații excepționale, de exemplu în cazul plângerilor care vizează avertizarea în interes public, Ombudsmanul poate decide să nu comunice instituției în cauză identitatea reclamantului.

Reclamantul poate retrage o plângere în orice etapă a unei anchete. Acest lucru nu împiedică Ombudsmanul să deschidă o anchetă din proprie inițiativă referitoare la obiectul plângerii.

Ombudsmanul se asigură că instituțiile sunt informate cu privire la anchetele Ombudsmanului și la rezultatele acestora și că li se dă posibilitatea să prezinte observații și dovezi, după cum se prevede în prezenta decizie și în Statut.

Ombudsmanul poate să delege secretariatului anumite aspecte ale procesului de tratare a plângerilor. Secretariatul informează reclamantul cu privire la dreptul de a solicita Ombudsmanului să revizuiască o decizie luată de Ombudsman sau de secretariatul acestuia conform deciziei Ombudsmanului privind cererile de reexaminare.

Ombudsmanul poate colabora cu ombudsmanii și cu organismele similare din statele membre, inclusiv prin intermediul Rețelei europeană a ombudsmanilor, conform Statutului.

Membrii Rețelei europene a ombudsmanilor pot adresa întrebări Ombudsmanului cu privire la aspecte legate de Uniunea Europeană. În cazul în care Ombudsmanul consideră oportun, Ombudsmanul poate solicita un răspuns din partea instituției relevante cu privire la întrebare.

Ombudsmanul poate face publice informații neclasificate și neconfidențiale cu privire la evoluția unei anchete. În special, în anchetele de interes public, Ombudsmanul poate face publice schimburile cu instituțiile sau statele membre, în condițiile prevăzute la articolul 5 alineatul (8) din Statut.

Ombudsmanul abrogă dispozițiile de punere în aplicare adoptate la 20 iulie 2016.

Prezenta decizie intră în vigoare la 10 octombrie 2023. Se aplică tuturor anchetelor aflate în curs la data respectivă, tuturor anchetelor deschise la acea dată și tuturor plângerilor în legătură cu care Ombudsmanul nu și-a exprimat poziția până la data respectivă.

Ombudsmanul publică această decizie în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe site-ul Ombudsmanului.

Adoptată la Strasbourg, 21 iunie 2023.Emily O’ReillyOmbudsmanul European