Decizia de punere în aplicare (UE) 2022/2520 a Comisiei din 20 decembrie 2022 privind modalitățile specifice ale procesului de predare și preluare a sistemului e-CODEX (Text cu relevanță pentru SEE)

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2022 privind un sistem informatizat pentru schimbul electronic transfrontalier de date în domeniul cooperării judiciare în materie civilă și penală (sistemul e-CODEX) și de modificare a Regulamentului (UE) 2018/1726, în special articolul 6 alineatul (1) litera (c),

Este necesar să se stabilească modalitățile detaliate pentru procesul de predare și preluare aferent transferului sistemului e-CODEX de la entitatea care gestionează e-CODEX către eu-LISA.

Aceste modalități ar trebui să includă criteriile pentru un proces de predare și preluare reușit și finalizarea acestuia cu succes, precum și documentația aferentă.

Modalitățile detaliate de predare ar trebui, de asemenea, să includă dispoziții privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentație și alte active de asistență aferente, care ar trebui prevăzute în documentul comun de predare pentru a permite eu-LISA să își exercite responsabilitățile și sarcinile.

În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul nr. 22 privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, Danemarca nu a participat la adoptarea Regulamentului (UE) 2022/850, nu are obligații în temeiul prezentei decizii și nu face obiectul aplicării sale.

În conformitate cu articolele 1 și 2 și cu articolul 4a alineatul (1) din Protocolul nr. 21 privind poziția Regatului Unit și a Irlandei cu privire la spațiul de libertate, securitate și justiție, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, și fără a aduce atingere articolului 4 din protocolul respectiv, Irlanda nu a participat la adoptarea Regulamentului (UE) 2022/850 și, prin urmare, nu are obligații în temeiul prezentei decizii și nu face obiectul aplicării sale.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 42 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului și a emis un aviz la data de 24 noiembrie 2022.

Măsurile prevăzute în prezenta decizie sunt conforme cu avizul comitetului instituit în temeiul articolului 19 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2022/850,

Modalitățile detaliate ale procesului de predare și preluare a sistemului e-CODEX menționat la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2022/850 sunt cele stabilite în anexa la prezenta decizie.

Criteriile pentru un proces de predare și preluare reușit și finalizarea acestuia cu succes, precum și documentația aferentă, menționate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2022/850, sunt cele stabilite în anexa la prezenta decizie.

Dispozițiile privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX care trebuie incluse în documentul comun de predare sunt cele stabilite în anexa la prezenta decizie.

Prezenta decizie intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Adoptată la Bruxelles, 20 decembrie 2022.Pentru ComisiePreședintaUrsula von der Leyen

ANEXĂModalitățile specifice ale procesului de predare și preluare a sistemului e-CODEX

INTRODUCERE

Urmează să aibă loc un proces de predare și preluare între entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și eu-LISA. Până la predare, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX își păstrează întreaga responsabilitate pentru acesta și se asigură că nu se efectuează modificări ale sistemului e-CODEX și că nicio versiune nouă de software nu este furnizată în alt scop decât cel de a efectua mentenanța corectivă a sistemului e-CODEX.

Obiectivul acestor modalități specifice este de a preciza:

modalitățile detaliate de transfer al sistemului e-CODEX către eu-LISA;

criteriile pentru un proces de predare și preluare reușit și finalizarea acestuia cu succes, precum și documentația aferentă;

dispoziții privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentația și alte active de asistență [enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului].

Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2022 privind un sistem informatizat pentru schimbul electronic transfrontalier de date în domeniul cooperării judiciare în materie civilă și penală (sistemul e-CODEX) și de modificare a Regulamentului (UE) 2018/1726 (JO L 150, 1.6.2022, p. 1).

Pe baza modalităților specifice ale procesului de predare și preluare prevăzute în prezenta anexă, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX transmite eu-LISA, în conformitate cu articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2022/850, un document comun de predare până la 31 decembrie 2022. Un model pentru acest document comun de predare este prevăzut în apendicele la prezenta anexă.

Comisia monitorizează procesul de predare și preluare pentru a se asigura că modalitățile detaliate ale transferului sistemului e-CODEX sunt puse în aplicare în mod corect.

În conformitate cu articolul 10 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2022/850, eu-LISA preia responsabilitatea pentru sistemul e-CODEX la data la care Comisia declară că procesul de predare și preluare a fost finalizat cu succes, între 1 iulie 2023 și 31 decembrie 2023, după consultarea entității care gestionează sistemul e-CODEX și a eu-LISA.

ETAPE PRINCIPALE

Data de livrare a documentului comun de predare: până la 31 decembrie 2022.

Procesul de predare și preluare: în termen de șase luni de la livrarea documentului comun de predare.

Reuniunea de lansare a procesului de predare și preluare are loc în ianuarie 2023, data exactă urmând să fie convenită între eu-LISA, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și Comisie.

Transferul de responsabilitate către eu-LISA: 31 decembrie 2023 cel târziu, dar nu mai devreme de 1 iulie 2023.

ACTIVITĂȚILE DE PREDARE ȘI PRELUARE

Procesul de predare și preluare începe prin transmiterea de către entitatea care gestionează sistemul e-CODEX către eu-LISA a unui document comun de predare. eu-LISA verifică și confirmă că documentul comun de predare conține toate informațiile relevante necesare pentru a asigura o predare reușită. Acel document comun de predare trebuie să includă informații detaliate privind cel puțin următoarele elemente:

planificarea tuturor activităților care urmează să se desfășoare, astfel cum se specifică în prezenta anexă, inclusiv a reuniunilor de sincronizare, a cursurilor de formare, a testării etc.;

toate activele și artefactele care urmează să fie predate la începutul perioadei de predare și la sfârșitul acesteia (predarea inițială a activelor și predarea finală a activelor). Definițiile predării inițiale a activelor și predării finale a activelor se regăsesc în apendicele la prezenta anexă;

toate cursurile de formare, atelierele, sesiunile de informare și de observare directă care vor fi programate;

toate procedurile de lucru ale entității care gestionează sistemul e-CODEX în vigoare. În cazul în care aceste proceduri nu sunt documentate, ele trebuie să fie clar identificate, documentate și predate eu-LISA;

datele de contact ale tuturor părților implicate de-a lungul întregii perioade a activităților de predare și preluare, împreună cu o matrice a rolurilor și responsabilităților;

criterii de succes clare, verificabile și obiective pentru evaluarea procesului de predare și preluare;

specificații de testare pentru evaluarea executării corecte a procesului de preluare;

dispoziții privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentația și alte active de asistență enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850, care să permită eu-LISA să își exercite responsabilitățile în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul (UE) 2022/850.

Scopul documentului comun de predare este de a oferi un instrument pentru o migrare transparentă, fără probleme și completă a serviciilor informatice de la entitatea care gestionează sistemul e-CODEX la eu-LISA, sub monitorizarea Comisiei.

Documentul are rolul de a descrie toate mijloacele care urmează să fie instituite de eu-LISA și de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX pentru a asigura această tranziție lină.

Un exemplu de structură a unui astfel de document este prezentat în apendicele la prezenta anexă. Această structură poate fi adaptată în funcție de necesități, cu condiția să conțină informații detaliate privind elementele enumerate în prezenta secțiune.

Atât entitatea care gestionează sistemul e-CODEX, cât și eu-LISA elaborează, până la 30 iunie 2023, rapoarte de predare și de preluare cu privire la rezultatele activităților întreprinse, pentru a permite Comisiei Europene să informeze Parlamentul European și Consiliul până la 31 iulie 2023 cu privire la procesul de predare și preluare (a se vedea punctele 5 și 6 din prezenta anexă).

Formatul și mijloacele de transfer (de exemplu, spațiul comun de colaborare, precum sistemul anterior Sprijin de bază pentru activitățile de cooperare, Centrul de resurse de comunicare și informare pentru administrații, întreprinderi și cetățeni – CIRCABC, accesul la registrele curente etc.) pentru fiecare artefact sunt convenite de comun acord între eu-LISA și entitatea care gestionează sistemul e-CODEX, ținând seama de sistemul-țintă care urmează să fie utilizat în mediul eu-LISA.

Cerințele de infrastructură și de securitate pentru fiecare activ sunt prevăzute în documentația componentei relevante și/sau în cadrul seminarului aferent.

În tabelul de mai jos este prezentată o listă neexhaustivă a componentelor sistemului e-CODEX și a produselor software, a documentației și a altor active de asistență.

Tabel rezumativ al componentelor, artefactelor și activităților de sprijin pentru predare:

ACTIVITĂȚI

Activități de formare

Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX pregătește o listă de module de formare pentru a asigura transferul complet de cunoștințe către eu-LISA.

Materialele de formare și nevoile de planificare sunt definite și convenite între toți actorii implicați pentru fiecare modul de formare și fiecare seminar. În special, în cazul în care consideră că sunt necesare module de formare și seminare suplimentare, eu-LISA le poate solicita și primi.

Planificarea și programarea specifică a sesiunilor de formare, a sesiunilor practice și a celor de observare directă (în cadrul cărora echipa eu-LISA poate învăța prin observarea echipei tehnice a entității care gestionează sistemul e-CODEX) sunt detaliate în documentul comun de predare.

O listă minimă, neexhaustivă a cursurilor de formare care trebuie furnizate este inclusă în următorul tabel:

Transparența procesului de predare și preluare

Procesul de predare și preluare trebuie să fie transparent pentru utilizatorii finali, reducând la minimum impactul asupra procedurilor de lucru și a activităților zilnice ale acestora. Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX asigură și continuă să ofere sprijin tehnic entităților care operează și/sau instalează puncte de acces e-CODEX autorizate până când eu-LISA preia responsabilitatea pentru sistemul e-CODEX.

Responsabilitatea eu-LISA și a entității care gestionează sistemul e-CODEX în timpul procesului de predare și preluare

În conformitate cu articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2022/850, până la predare, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX își păstrează întreaga responsabilitate pentru acesta și se asigură că nu se efectuează modificări ale sistemului e-CODEX și că nicio versiune nouă de software nu este furnizată în alt scop decât cel de a efectua mentenanța corectivă a sistemului e-CODEX.

În acest scop, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX continuă să asigure mentenanța componentelor și asistență în această perioadă.

Pentru toate cererile de asistență, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX este punctul unic de contact până când eu-LISA preia responsabilitatea pentru sistemul e-CODEX.

eu-LISA poate solicita ca cererile de asistență primite de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX înainte ca eu-LISA să preia responsabilitatea pentru e-CODEX să fie comunicate personalului desemnat din cadrul eu-LISA, căruia i se va permite să urmeze etapele de soluționare ale entității care gestionează sistemul e-CODEX.

Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX soluționează toate cererile de asistență primite înainte ca eu-LISA să preia responsabilitatea pentru sistemul e-CODEX. Numai atunci când acest lucru este justificat din motive tehnice obiective, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX poate conveni cu eu-LISA asupra transferului către aceasta a cererilor de asistență primite care nu pot fi soluționate până la transferul responsabilității pentru sistemul e-CODEX către eu-LISA. Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX se asigură că un astfel de acord nu are niciun impact asupra utilizatorului final și nu implică nicio întârziere în soluționarea cererii de asistență. Acest acord va fi oficializat în temeiul criteriului de succes nr. 6 de la punctul 5 din prezenta anexă.

Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX furnizează eu-LISA o listă exhaustivă a utilizatorilor sistemului e-CODEX, pe care eu-LISA trebuie să îi informeze cu privire la preluarea responsabilității pentru sistemul e-CODEX, în termen de 30 de zile de la preluarea respectivă.

Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX sprijină eu-LISA și îi oferă asistență în funcție de necesități până la 31 martie 2024.

Pentru fiecare componentă, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX ar putea sugera o listă a evoluțiilor necesare în concordanță cu nevoile utilizatorilor.

CRITERII PENTRU UN PROCES DE PREDARE REUȘIT

CRITERII PENTRU UN PROCES DE PRELUARE REUȘIT

Pentru fiecare artefact și fiecare activ transferat, scopul procesului de predare și preluare este de a se asigura că sistemul e-CODEX, cunoștințele operaționale, cunoștințele tehnice și cele mai bune practici și tehnici legate de serviciile furnizate de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX sunt preluate în mod corect de eu-LISA, după finalizarea unui proces de testare.

Domeniul de aplicare al procesului de testare în vederea preluării constă în executarea cazurilor-test pregătite pentru a dovedi că eu-LISA a dobândit cunoștințele operaționale și este pregătită pentru activitățile pe care urmează să le preia. Specificațiile de testare sunt furnizate de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX.

În cazul în care unul dintre teste nu se realizează cu succes, nivelul său de impact se determină după cum urmează:

Cazurile-test acoperă procese specifice care sunt aplicabile activelor preluate. Cazurile-test sunt grupate în funcție de procesul principal; executarea tuturor cazurilor-test din cadrul unui proces principal dovedește stadiul de pregătire al eu-LISA.

Testările se încheie atunci când sunt îndeplinite toate criteriile de succes următoare:

Nu există nicio defecțiune cu impact de nivelul 1. În cazul în care se constată o defecțiune cu impact de nivelul 1:

testul se suspendă;

se remediază defecțiunea;

cazul-test eșuat și toate cazurile asociate sunt reluate până când se remediază defecțiunea;

testul trebuie să fie finalizat cu succes.

Nu există nicio defecțiune cu impact de nivel 2.

Maximum 10 % din cazurile-test prezintă defecțiuni cu impact de nivel 3.

În acest scop, trebuie îndeplinite cel puțin următoarele criterii, iar eu-LISA trebuie să demonstreze acest lucru în termenele stabilite în tabelul de mai jos:

DREPTURILE DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ SAU DREPTURILE DE UTILIZARE

Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX transferă către eu-LISA drepturile de proprietate intelectuală și drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentația și alte active de asistență enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850 până la data adresării, de către entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și eu-LISA, a solicitării comune către Comisie de a declara finalizarea cu succes a procesului de predare și preluare.

eu-LISA primește aceste drepturi în mod gratuit și fără nicio limitare, devenind proprietarul lor unic.

eu-LISA continuă să furnizeze respectivele componente software și versiunile lor ulterioare în cadrul Licenței publice a Uniunii Europene (EUPL).

CALENDAR

În cadrul primei reuniuni de definire a domeniului de aplicare, se va revizui și valida un calendar, în funcție de disponibilitatea fiecărei entități (entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și eu-LISA).

Durata seminarelor (orientativă)

STRUCTURA RAPORTULUI DE PREDARE CARE URMEAZĂ SĂ FIE FURNIZAT DE ENTITATEA CARE GESTIONEAZĂ SISTEMUL E-CODEX

Raportul de predare va fi redactat sub forma unui rezumat al tuturor activităților desfășurate în cadrul procesului de predare:

lista activelor și artefactelor furnizate agenției eu-LISA la sfârșitul perioadei de predare;

descrierea și conținutul tuturor atelierelor organizate în timpul predării;

lista prezentărilor și a documentelor conexe furnizate în timpul atelierelor;

lista lecțiilor învățate;

lista problemelor nesoluționate la sfârșitul predării;

finalizare și gradul de pregătire al eu-LISA.

STRUCTURA RAPORTULUI DE PRELUARE CARE URMEAZĂ SĂ FIE FURNIZAT DE EU-LISA

Principalul livrabil produs de eu-LISA în această etapă este raportul de preluare. Acest document va conține, printre altele:

o declarație a gradului de pregătire pentru preluarea proiectului;

demonstrarea, pentru fiecare proces, a faptului că eu-LISA este într-adevăr pregătită să preia activitățile;

prezentarea planului de testare parcurs și a rezultatelor fiecărui test. Testarea trebuie să includă toate activele și activitățile desfășurate în această perioadă și în conformitate cu criteriile de finalizare definite anterior în prezentul document.

Raportul de preluare ar trebui să conțină cel puțin următoarele elemente:

măsurile de securitate;

transferul și dobândirea de cunoștințe:

transferul documentației;

transferul datelor;

transferul tichetelor (închise și deschise);

reuniunile tehnice;

sesiunile de formare;

sesiunile practice;

sesiunile de observare directă (shadowing);

dacă este cazul, sesiuni de simulare paralele;

procedura în vigoare, dacă este cazul;

finalizarea procesului de preluare și acțiunile de deconectare:

conectivitatea sistemului e-CODEX (toate componentele necesare care pot fi accesate);

backupurile existente ale datelor;

instalarea pe servere a tuturor actualizărilor necesare;

transferul credențialelor și al parolelor.

modalitățile detaliate de transfer al sistemului e-CODEX către eu-LISA;

criteriile pentru un proces de predare și preluare reușit și finalizarea acestuia cu succes, precum și documentația aferentă;

dispoziții privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentația și alte active de asistență [enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului].

Data de livrare a documentului comun de predare: până la 31 decembrie 2022.

Procesul de predare și preluare: în termen de șase luni de la livrarea documentului comun de predare.

Reuniunea de lansare a procesului de predare și preluare are loc în ianuarie 2023, data exactă urmând să fie convenită între eu-LISA, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și Comisie.

Transferul de responsabilitate către eu-LISA: 31 decembrie 2023 cel târziu, dar nu mai devreme de 1 iulie 2023.

planificarea tuturor activităților care urmează să se desfășoare, astfel cum se specifică în prezenta anexă, inclusiv a reuniunilor de sincronizare, a cursurilor de formare, a testării etc.;

toate activele și artefactele care urmează să fie predate la începutul perioadei de predare și la sfârșitul acesteia (predarea inițială a activelor și predarea finală a activelor). Definițiile predării inițiale a activelor și predării finale a activelor se regăsesc în apendicele la prezenta anexă;

toate cursurile de formare, atelierele, sesiunile de informare și de observare directă care vor fi programate;

toate procedurile de lucru ale entității care gestionează sistemul e-CODEX în vigoare. În cazul în care aceste proceduri nu sunt documentate, ele trebuie să fie clar identificate, documentate și predate eu-LISA;

datele de contact ale tuturor părților implicate de-a lungul întregii perioade a activităților de predare și preluare, împreună cu o matrice a rolurilor și responsabilităților;

criterii de succes clare, verificabile și obiective pentru evaluarea procesului de predare și preluare;

specificații de testare pentru evaluarea executării corecte a procesului de preluare;

dispoziții privind drepturile de proprietate intelectuală sau drepturile de utilizare legate de sistemul e-CODEX și de produsele software, documentația și alte active de asistență enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850, care să permită eu-LISA să își exercite responsabilitățile în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul (UE) 2022/850.

Nu există nicio defecțiune cu impact de nivelul 1. În cazul în care se constată o defecțiune cu impact de nivelul 1:

testul se suspendă;

se remediază defecțiunea;

cazul-test eșuat și toate cazurile asociate sunt reluate până când se remediază defecțiunea;

testul trebuie să fie finalizat cu succes.

Nu există nicio defecțiune cu impact de nivel 2.

Maximum 10 % din cazurile-test prezintă defecțiuni cu impact de nivel 3.

testul se suspendă;

se remediază defecțiunea;

cazul-test eșuat și toate cazurile asociate sunt reluate până când se remediază defecțiunea;

testul trebuie să fie finalizat cu succes.

lista activelor și artefactelor furnizate agenției eu-LISA la sfârșitul perioadei de predare;

descrierea și conținutul tuturor atelierelor organizate în timpul predării;

lista prezentărilor și a documentelor conexe furnizate în timpul atelierelor;

lista lecțiilor învățate;

lista problemelor nesoluționate la sfârșitul predării;

finalizare și gradul de pregătire al eu-LISA.

o declarație a gradului de pregătire pentru preluarea proiectului;

demonstrarea, pentru fiecare proces, a faptului că eu-LISA este într-adevăr pregătită să preia activitățile;

prezentarea planului de testare parcurs și a rezultatelor fiecărui test. Testarea trebuie să includă toate activele și activitățile desfășurate în această perioadă și în conformitate cu criteriile de finalizare definite anterior în prezentul document.

măsurile de securitate;

transferul și dobândirea de cunoștințe:

transferul documentației;

transferul datelor;

transferul tichetelor (închise și deschise);

reuniunile tehnice;

sesiunile de formare;

sesiunile practice;

sesiunile de observare directă (shadowing);

dacă este cazul, sesiuni de simulare paralele;

procedura în vigoare, dacă este cazul;

finalizarea procesului de preluare și acțiunile de deconectare:

conectivitatea sistemului e-CODEX (toate componentele necesare care pot fi accesate);

backupurile existente ale datelor;

instalarea pe servere a tuturor actualizărilor necesare;

transferul credențialelor și al parolelor.

transferul documentației;

transferul datelor;

transferul tichetelor (închise și deschise);

reuniunile tehnice;

sesiunile de formare;

sesiunile practice;

sesiunile de observare directă (shadowing);

dacă este cazul, sesiuni de simulare paralele;

conectivitatea sistemului e-CODEX (toate componentele necesare care pot fi accesate);

backupurile existente ale datelor;

instalarea pe servere a tuturor actualizărilor necesare;

transferul credențialelor și al parolelor.

Tabelul 1

Tabelul 2

Tabelul 3

Tabelul 4

Tabelul 5

Tabelul 6

APENDICESTRUCTURA DOCUMENTULUI COMUN DE PREDARE

Jurnal de modificare a documentului

Cuprins

Notă: Textul introdus în următoarele secțiuni ale documentului este furnizat doar ca exemplu, pentru clarificare. Echipele entității care gestionează sistemul e-CODEX și ale eu-LISA pot adapta structura acestuia după cum este necesar pentru a-și desfășura activitățile, cu condiția ca documentul să conțină informații detaliate cu privire la elementele enumerate în secțiunea 3 din anexă.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ ȘI APLICABILE

Documente de referință

Tabelul 1: Documente de referință

Documente aplicabile

Tabelul 2: Documente aplicabile

TERMINOLOGIE

Abrevieri și acronime

Tabelul 3: Abrevieri și acronime

INTRODUCERE

Scopul documentului

[Scopul prezentului document este de a descrie abordarea care va fi urmată în cadrul procesului de predare și preluare a sistemului e-CODEX. Predarea și preluarea acoperă tranziția tuturor documentelor și a pachetelor de aplicații, precum și transferul de cunoștințe de la entitatea care gestionează sistemul e-CODEX către eu-LISA.]

Beneficiari

[În prezenta secțiune se adaugă lista beneficiarilor]

IPOTEZE ȘI RISCURI

Ipoteze și condiții prealabile

[În prezenta secțiune trebuie identificate în mod clar și enumerate ipotezele și condițiile prealabile identificate atât de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX, cât și de eu-LISA]

Riscuri

[Entitatea care gestionează sistemul e-CODEX și eu-LISA vor lua toate măsurile necesare pentru ca procesul de predare și preluare să se realizeze cu succes, iar riscurile să fie atenuate. Orice risc care nu poate fi atenuat și care afectează rezultatul procesului de predare și preluare va fi transmis Comisiei cât mai curând posibil.]

ABORDAREA DIN CADRUL PROCESULUI DE PREDARE ȘI PRELUARE

[Obiectivul predării este:

de a preda fizic toate materialele necesare (pachete software, documentație, tichete etc.);

de a realiza un transfer de cunoștințe privind aplicațiile prin intermediul atelierelor de formare și al sesiunilor de observare directă;

de a realiza un transfer de cunoștințe operaționale prin intermediul atelierelor de formare și al sesiunilor de observare directă;

de a realiza transferul responsabilității pentru toate serviciile, de la entitatea care gestionează sistemul e-CODEX către eu-LISA.

În cazul activităților de preluare, obiectivul este de a realiza un transfer și o achiziție de cunoștințe prin:

participarea la transferul de cunoștințe și la sesiuni de asistență și de formare oferite de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX;

analiza și evaluarea stadiului și utilizabilității informațiilor preluate. În cazul în care se consideră că vreo informație necesită îmbunătățiri, acest lucru va fi transmis Comisiei;

organizarea, monitorizarea și perfecționarea derulării în paralel a proiectului (simulare), dacă este cazul;

participarea la reuniuni tehnice ad-hoc cu entitatea care gestionează sistemul e-CODEX;

pregătirea, integrarea și încărcarea datelor în instrumentele eu-LISA.]

Reuniunea inițială

[Toate activitățile de predare și preluare încep cu o reuniune inițială cu toate părțile implicate. Rolurile și responsabilitățile, precum și planificarea la nivel înalt sunt prezentate în cadrul acestei reuniuni.]

Reuniuni de sincronizare

[Vor avea loc reuniuni periodice de coordonare (la fiecare 2 săptămâni) a gestionării cu toate părțile pentru a monitoriza stadiul activităților de predare și preluare și pentru a permite entității care gestionează sistemul e-CODEX și eu-LISA să își sincronizeze activitățile.]

Planul de predare

[Toate activitățile de predare sunt descrise în planul de predare, și anume prezentul document].

Predarea inițială a activelor

[O predare inițială a tuturor materialelor este planificată la începutul procesului de predare și preluare. Aceasta ar include cel puțin: cea mai recentă versiune a pachetelor de aplicații (inclusiv documentația), software-ul actualizat și inventarul actualizat al documentației, precum și un extras din baza de date cu tichetele (sau un alt format).]

Aplicații

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Documentația

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Proceduri

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Restanțe (RfC, tichete, probleme etc.)

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

PREDAREA FINALĂ A ACTIVELOR

[La transferul responsabilității, entitatea care gestionează sistemul e-CODEX va furniza o versiune finală (actualizată) a tuturor activelor care au fost modificate în cursul perioadei de predare și preluare, precum și un nou extras din baza de date cu tichetele (sau un alt format).]

Aplicații

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Documentația

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Proceduri

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

Restanțe (RfC, tichete, probleme etc.)

[A se adăuga aici lista activelor care urmează să fie livrate]

TRANSFERUL DE CUNOȘTINȚE

[Transferul cunoștințelor deținute de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX se face în cadrul mai multor ateliere și sesiuni de observare directă care au loc în timpul perioadei de predare și preluare. Această abordare și sprijinul acordat în perioada de întreținere ulterioară vor asigura transferul complet al cunoștințelor privind operațiunile.

Toate atelierele se vor baza pe prezentări/documente specifice, fie utilizate în cadrul cursurilor de formare anterioare, fie personalizate de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX. Prezentările sunt puse la dispoziția eu-LISA cu o săptămână înainte de fiecare atelier.]

DATE DE CONTACT PENTRU PREDARE

[A se adăuga datele de contact aici]

DATE DE CONTACT PENTRU PRELUARE

[A se adăuga datele de contact aici]

NECESITĂȚILE ÎN MATERIE DE INFRASTRUCTURĂ ÎN CADRUL EU-LISA

Aplicații

Hardware/Cerințe de sistem

COTS (commercial off-the-shelf)

CERINȚE DE SECURITATE

[În această secțiune, ar trebui descrise măsurile care urmează să fie puse în aplicare de eu-LISA în legătură cu următoarele elemente:

Managementul general al securității la nivel de proiect;

Managementul securității la nivel de sistem, acoperind măsurile de securitate la nivelul întregului sistem e-CODEX și al tuturor componentelor acestuia, inclusiv infrastructura;

Managementul securității la nivel de aplicație, care acoperă aplicațiile ce intră în domeniul de aplicare al activităților eu-LISA;

Managementul securității la nivel de rețea;

Procese și proceduri de gestionare a utilizatorilor pentru gestionarea, actualizarea și întreținerea listei de utilizatori autorizați, a credențialelor utilizatorilor, a drepturilor de acces și a autorizațiilor.

În plus, la cerere, eu-LISA ar trebui să fie în măsură să furnizeze următoarele documente:

Politica de securitate;

Planul de securitate;

Măsurile de securitate pentru gestionarea utilizatorilor;

Planul de asigurare a continuității activității, inclusiv cerințele planului de recuperare în caz de dezastru Recuperarea în caz de dezastru.]

CALENDARUL ATELIERELOR

Atelier general cu privire la toate serviciile

Ateliere privind serviciile de asistență și operațiunile

Ateliere privind instalarea și testarea

Instalări

Testare

Ateliere pe alte teme

Întrebări și răspunsuri și ateliere de tip shadowing

CRITERII PENTRU UN PROCES DE PREDARE REUȘIT ȘI PENTRU FINALIZAREA ACESTUIA CU SUCCES

[A se enumera în conformitate cu criteriile menționate în capitolele 5 și 6 din anexă și în actul de punere în aplicare menționat la articolul 6 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) 2022/850.]

Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2022 privind un sistem informatizat pentru schimbul electronic transfrontalier de date în domeniul cooperării judiciare în materie civilă și penală (sistemul e-CODEX) și de modificare a Regulamentului (UE) 2018/1726 (JO L 150, 1.6.2022, p. 1).

PERIOADA DE OBSERVARE DIRECTĂ (SHADOWING), TRANSFERUL DE RESPONSABILITATE ȘI PERIOADA DE ÎNTREȚINERE ULTERIOARĂ

PLANIFICAREA

Planificare la nivel înalt

[Poate fi o diagramă cu etapele importante]

Planificare detaliată

[Sub forma unui fișier MPP]

PLANUL TESTULUI ÎN VEDEREA PRELUĂRII

[Domeniul de aplicare al procesului de testare în vederea preluării constă în executarea cazurilor-test pregătite pentru a dovedi că eu-LISA a dobândit cunoștințele operaționale și este pregătită pentru activitățile pe care urmează să le preia.

Fiecare caz-test va fi atribuit unei (unor) echipe specifice, iar membrii echipelor vor trebui să colaboreze pentru realizarea unor etape specifice. Sarcina testerului este de a executa cazurile-test, astfel cum sunt definite în prezentul plan de testare, de a interpreta și de a documenta rezultatul pentru fiecare caz-test.

Criteriile de acceptare sunt definite în anexă.

Cazurile-test ar trebui să acopere toate elementele enumerate în abordarea referitoare la predare și preluare.

În timpul procesului de predare și preluare, planul de testare poate fi consolidat în consecință și, dacă se dovedește necesar, pot fi adăugate cazuri-test detaliate.

Raportul de testare va prezenta rezultatul fiecărui test.]

MATERIALE CARE TREBUIE PREDATE

[O listă detaliată a materialelor identificate drept făcând obiectul procesului de predare și preluare, care vor fi puse la dispoziția eu-LISA.]

DISPOZIȚII PRIVIND DREPTURILE DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ ȘI DREPTURILE DE UTILIZARE

[O declarație exhaustivă a entității care gestionează sistemul e-CODEX privind drepturile de proprietate intelectuală și de utilizare asupra tuturor componentelor sistemului e-CODEX și a produselor software, a documentației și a altor active de asistență enumerate în anexa la Regulamentul (UE) 2022/850.

O declarație a entității care gestionează sistemul e-CODEX potrivit căreia aceasta și membrii săi sunt, din punct de vedere juridic, în măsură să transfere către eu-LISA toate drepturile de proprietate intelectuală și de utilizare menționate mai sus, într-un mod care să permită eu-LISA să își exercite responsabilitățile în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul (UE) 2022/850.]

de a preda fizic toate materialele necesare (pachete software, documentație, tichete etc.);

de a realiza un transfer de cunoștințe privind aplicațiile prin intermediul atelierelor de formare și al sesiunilor de observare directă;

de a realiza un transfer de cunoștințe operaționale prin intermediul atelierelor de formare și al sesiunilor de observare directă;

de a realiza transferul responsabilității pentru toate serviciile, de la entitatea care gestionează sistemul e-CODEX către eu-LISA.

participarea la transferul de cunoștințe și la sesiuni de asistență și de formare oferite de entitatea care gestionează sistemul e-CODEX;

analiza și evaluarea stadiului și utilizabilității informațiilor preluate. În cazul în care se consideră că vreo informație necesită îmbunătățiri, acest lucru va fi transmis Comisiei;

organizarea, monitorizarea și perfecționarea derulării în paralel a proiectului (simulare), dacă este cazul;

participarea la reuniuni tehnice ad-hoc cu entitatea care gestionează sistemul e-CODEX;

pregătirea, integrarea și încărcarea datelor în instrumentele eu-LISA.]

Managementul general al securității la nivel de proiect;

Managementul securității la nivel de sistem, acoperind măsurile de securitate la nivelul întregului sistem e-CODEX și al tuturor componentelor acestuia, inclusiv infrastructura;

Managementul securității la nivel de aplicație, care acoperă aplicațiile ce intră în domeniul de aplicare al activităților eu-LISA;

Managementul securității la nivel de rețea;

Procese și proceduri de gestionare a utilizatorilor pentru gestionarea, actualizarea și întreținerea listei de utilizatori autorizați, a credențialelor utilizatorilor, a drepturilor de acces și a autorizațiilor.

Politica de securitate;

Planul de securitate;

Măsurile de securitate pentru gestionarea utilizatorilor;

Planul de asigurare a continuității activității, inclusiv cerințele planului de recuperare în caz de dezastru Recuperarea în caz de dezastru.]

Tabelul 1

Tabelul 2

Tabelul 3

Tabelul 4

Tabelul 5

Tabelul 6

Tabelul 7

Tabelul 8

Tabelul 9

Tabelul 10

Tabelul 11