Decizia (UE) 2022/2409 a Consiliului din 5 decembrie 2022 privind revizuirea normelor financiare aplicabile Comunității transporturilor

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 91 și articolul 100 alineatul (2), coroborate cu articolul 218 alineatul (9),

având în vedere propunerea Comisiei Europene,

Tratatul de instituire a Comunității transporturilor (TCT) a fost semnat de Uniune în conformitate cu Decizia (UE) 2017/1937 a Consiliului.

TCT a fost aprobat în numele Uniunii la 4 martie 2019 și a intrat în vigoare la 1 mai 2019.

Comitetul director regional a fost constituit în temeiul TCT pentru a administra și a pune corespunzător în aplicare TCT. În TCT se prevede adoptarea de către Comitetul director regional a normelor privind execuția bugetară și prezentarea și auditarea conturilor.

Comitetul director regional urmează să adopte în curând decizii privind modificarea normelor financiare și a procedurilor de audit aplicabile Comunității transporturilor.

Este oportun să se stabilească poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Comitetului director regional, deoarece aceste decizii sunt necesare pentru buna funcționare a Secretariatului permanent al Comunității transporturilor și vor fi obligatorii pentru Uniune,

Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul comitetului director regional al Comunității transporturilor în ceea ce privește modificarea normelor financiare aplicabile Comunității transporturilor se bazează pe proiectul de decizie a Comitetului director regional, atașat la prezenta decizie.

Reprezentanții Uniunii în cadrul Comitetului director regional pot conveni cu privire la modificări minore ale proiectelor de decizii, fără să fie necesară o altă decizie a Consiliului.

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Adoptată la Bruxelles, 5 decembrie 2022.Pentru ConsiliuPreședinteleM. Kupka

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității transporturilor, în special articolul 24 alineatul (1) și articolul 35,

Se adoptă normele financiare și procedurile de audit revizuite aplicabile Comunității transporturilor, prevăzute în anexa la prezenta decizie.

Pentru Comitetul director regionalPreședintele

ANEXALa NORMELE FINANCIARE ȘI PROCEDURILE DE AUDIT APLICABILE COMUNITĂȚII TRANSPORTURILOR

PREAMBUL

Prezenta anexă se aplică Secretariatului permanent al Comunității transporturilor (denumit în continuare Secretariatul), atunci când achiziționează bunuri, lucrări sau servicii pe cont propriu sub pragul stabilit în Directiva 2014/24/UE. Aceasta nu vizează operațiuni precum recrutarea de personal, cărora li se aplică alte norme.

SECȚIUNEA 1

Domeniul de aplicare și principiile aplicabile contractelor

Toate procedurile de achiziții publice încheiate de Secretariat în nume propriu trebuie să respecte principiile bugetare ale transparenței, proporționalității, egalității de tratament și nediscriminării, precum și buna gestiune financiară. Acest lucru asigură o concurență loială între operatorii economici.

Contractele sunt planificate pe baza unor obiective clar definite, care sprijină îndeplinirea obiectivelor Tratatului de instituire a Comunității transporturilor (denumit în continuare tratatul) și ale organismelor constituite în temeiul acestuia, precum și pentru a permite Secretariatului să își îndeplinească mandatul în conformitate cu articolul 28 din tratat.

Valoarea estimată a unui contract nu poate fi determinată astfel încât să se eludeze normele aplicabile și nici nu se poate scinda un contract în acest scop.

Secretariatul împarte contractul în loturi, ori de câte ori este cazul, ținând seama în mod corespunzător de o concurență cât mai largă.

Secretariatul nu poate utiliza contractele-cadru în mod abuziv sau astfel încât, prin scopul sau prin efectul lor, acestea să conducă la împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenței.

În general, participarea la procedurile de achiziții publice este deschisă tuturor persoanelor fizice care sunt resortisanți ai unui stat membru al Uniunii Europene, ai unui stat membru al Spațiului Economic European sau ai unei părți din sud-estul Europei, care este semnatară a tratatului, precum și persoanelor juridice stabilite în mod efectiv într-unul din statele sau părțile semnatare ale tratatului menționate. Persoanele fizice care sunt resortisanți ai unei țări terțe și toate persoanele juridice stabilite într-o țară terță care a încheiat un acord special cu Uniunea în domeniul achizițiilor publice pot participa la o procedură de achiziții publice în condițiile prevăzute într-un astfel de acord. Participarea este deschisă și organizațiilor internaționale.

Toate etapele fiecărei proceduri de achiziții publice se documentează corespunzător și se raportează în scris în cazul fiecărui dosar de achiziții publice, pentru a se asigura transparența și auditabilitatea.

Secretariatul nu este angajat din punct de vedere juridic față de un operator economic până la semnarea contractului. Acest lucru trebuie clarificat în toate contactele cu operatorii economici. Până la momentul semnării, Secretariatul poate anula procedura fără ca ofertanții să aibă dreptul la vreo compensație. Decizia trebuie motivată, iar ofertanții trebuie informați în scris în termen de 15 zile de la data la care a fost luată decizia.

Sarcinile încredințate contractanților nu pot implica exercitarea competențelor de autoritate publică și nici a sarcinilor de execuție bugetară.

Procedurile de achiziții publice inferioare pragului stabilit în Directiva 2014/24/UE pot fi utilizate pentru următoarele tipuri de achiziții:

servicii, care au ca obiect toate serviciile intelectuale și neintelectuale, altele decât cele care fac obiectul contractelor de bunuri, contractelor de lucrări și contractelor imobiliare.

bunuri, care includ achiziționarea, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiune de cumpărare (inclusiv, de asemenea, amplasarea, instalarea și întreținerea); și

lucrări, care acoperă fie construcția, fie proiectarea și construcția de lucrări care corespund cerințelor specificate de secretariat. Prin lucrare se înțelege rezultatul unor lucrări de construcții sau de inginerie civilă luate în ansamblu, care este suficient prin el însuși pentru a îndeplini o funcție economică sau tehnică;

SECȚIUNEA 2

Contracte-cadru și publicitate

Contracte-cadru și contracte specifice

Se încheie un contract-cadru (CC) între autoritatea contractantă și unul sau mai mulți operatori economici pentru a stabili condițiile de bază pentru o serie de contracte specifice care urmează să fie încheiate într-o anumită perioadă, în special durata, obiectul, prețul, condițiile de implementare și cantitățile avute în vedere. Semnarea unui contract-cadru nu angajează ordonatorul de credite în actul cumpărării.

Publicitatea procedurilor pentru contractele cu o valoare inferioară pragurilor menționate la articolul 49 din tratat, normele financiare și formele de publicitate

Contractele cu o valoare mai mare de 20000 EUR și inferioară pragurilor menționate în Directiva 2014/24/UE sunt considerate ca având o valoare medie. Secretariatul aplică o procedură de licitație simplificată și trebuie să fie invitați cel puțin cinci candidați/ofertanți. Cererea de exprimare a interesului se publică pe pagina de internet a Secretariatului, cu cel puțin o lună înainte de lansarea procedurii de achiziții publice avute în vedere.

Un contract cu o valoare mai mică sau egală cu 20000 EUR este considerat ca având o valoare scăzută. Se aplică o procedură de licitație simplificată și Secretariatul trebuie să invite cel puțin trei candidați/ofertanți la alegerea sa. Publicitatea ex ante menționată la punctul 3.1.2 nu este obligatorie.

Plățile pentru elemente de cheltuieli cu o valoare mai mică de 2500 EUR se pot efectua simplu pe baza unei facturi, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Până la data de 31 martie a fiecărui an, secretariatul publică pe pagina sa de internet un plan de achiziții care conține lista achizițiilor planificate pentru anul în curs cu o valoare mai mare de 20000 EUR, care conține obiectul, valoarea estimată și intervalul estimat al lansării.

SECȚIUNEA 3

Proceduri de achiziții cu valoare medie și scăzută

Consultarea preliminară a pieței

Autoritatea contractantă poate efectua o analiză preliminară a pieței în vederea pregătirii procedurii de achiziții publice.

Documentele achiziției

Documentele achiziției constau cel puțin în:

dacă este cazul, publicitatea ex ante;

invitația de participare la licitație;

caietul de sarcini, inclusiv specificațiile tehnice și criteriile relevante;

proiectul de contract.

În documentele achiziției, Secretariatul identifică obiectul procedurii de achiziții publice prin furnizarea unei descrieri a necesarului și a caracteristicilor lucrărilor, bunurilor sau serviciilor care urmează să fie achiziționate. Aceste documente trebuie să conțină toate dispozițiile și informațiile de care au nevoie candidații pentru a depune o ofertă: procedura de urmat, documentele care trebuie furnizate, criteriile de excludere, de selecție și de atribuire, precum și durata și valoarea estimată a contractului. Secretariatul indică, de asemenea, elementele care definesc cerințele minime pe care trebuie să le îndeplinească toate ofertele. Printre cerințele minime se numără respectarea obligațiilor de drept al mediului, de drept social și de dreptul muncii stabilite prin dreptul Uniunii, prin dreptul intern, prin acorduri colective sau prin convențiile internaționale aplicabile în domeniul social și al mediului enumerate în anexa X la Directiva 2014/24/UE.

Cele trei documente menționate anterior la literele (b)-(d) pot fi trimise prin e-mail potențialilor candidați/ofertanți.

Invitația de participare la licitație

În invitația de participare la licitație se precizează:

normele care reglementează depunerea ofertelor, în special condițiile de menținere a confidențialității până la deschidere, data și ora limită pentru primire și adresa la care urmează să fie trimise sau depuse sau adresa de internet în cazul depunerii în format electronic;

faptul că depunerea unei oferte implică acceptarea clauzelor și condițiilor menționate în documentele achiziției și faptul că o astfel de depunere creează obligații pentru contractantul căruia i se atribuie contractul, pe durata executării contractului;

perioada în care oferta va rămâne valabilă și nu poate fi modificată în niciun fel;

faptul că este interzis orice contact între autoritatea contractantă și ofertant pe parcursul procedurii, acesta fiind permis doar în cazuri excepționale, în condițiile prevăzute în documentele achiziției și, dacă se prevede o vizită la fața locului, cu precizarea detaliilor despre vizita în cauză;

mijloacele de probă care atestă faptul că s-a respectat termenul pentru primirea ofertelor; și

faptul că depunerea unei oferte implică acceptarea primirii prin mijloace electronice a comunicării privind rezultatul procedurii.

Caietul de sarcini

Caietul de sarcini conține următoarele:

criteriile de excludere și de selecție;

criteriile de atribuire și ponderea relativă a acestora sau, în cazul în care ponderarea nu este posibilă din motive obiective, ordinea descrescătoare a importanței lor, care se aplică și în cazul elementelor variabile, dacă acestea sunt autorizate în anunțul de participare;

specificațiile tehnice prevăzute la punctul 4.1.6; și

cerința de a indica țara în care ofertanții își au sediul și de a prezenta documente justificative acceptabile în mod normal conform dreptului țării respective;

Proiectul de contract

Proiectul de contract conține cel puțin următoarele:

date privind părțile contractante;

obiectul achiziției;

durata;

condițiile de plată;

cerințele în materie de garanții (după caz);

protecția datelor;

drepturile de proprietate intelectuală;

dreptul aplicabil contractului și instanța competentă pentru soluționarea litigiilor.

Specificațiile tehnice

Specificațiile tehnice trebuie să fie cuprinzătoare, clare și precise și să nu aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea competitivității procedurii de achiziție. Acestea definesc (în funcție de lot, dacă este cazul) caracteristicile necesare ale bunurilor, serviciilor sau lucrărilor, ținând seama de scopul pentru care sunt destinate de către Secretariat. Ele sunt proporționale cu obiectivul și/sau cu bugetul pentru serviciile, bunurile și lucrările necesare.

Specificațiile tehnice nu trebuie să se refere la sau să descrie un produs al unei anumite mărci sau de o anumită origine și nu pot avea ca efect crearea unui obstacol nejustificat în calea competitivității procedurii de achiziție.

Specificațiile tehnice includ cel puțin:

criteriile de excludere și de selecție;

criteriile de acordare;

dovada accesului la procedura de achiziții;

obiectul procedurii de achiziții publice;

informații privind contextul;

tipul sarcinilor;

domeniul de aplicare;

durata și rezultatele preconizate;

ipoteze și riscuri;

logistică și calendar;

cerințe; și

rapoarte și monitorizarea contractului.

Specificațiile tehnice servesc drept mandat al contractantului pe durata executării contractului. Acestea sunt incluse ca anexă la contractul rezultat.

Criteriile de excludere

Aceste criterii sunt aplicabile în toate procedurile de achiziții publice și trebuie anunțate. În cursul procedurii nu este permisă nicio modificare a criteriilor.

Scopul criteriilor de excludere este de a stabili dacă unui operator i se permite să participe la procedura de achiziții publice sau să i se atribuie contractul. Potențialii ofertanți sunt obligați să declare că nu se află într-una dintre situațiile de excludere, printr-o declarație pe propria răspundere, semnată și datată. În acest scop, Secretariatul trebuie să furnizeze un model de declarație pe propria răspundere.

Se aplică articolul 136 alineatul (1) și articolul 137 alineatele (1)-(4) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 în ceea ce privește criteriile de excludere și decizia privind excluderile, precum și declarația și dovada absenței unei situații de excludere.

Criteriile de excludere se verifică pe baza dovezilor corespunzătoare necesare, acordându-se calificativul admis/respins.

Criteriile de selecție

Scopul criteriilor de selecție este de a determina dacă un ofertant are capacitatea necesară de a executa contractul. În acest scop, criteriile de selecție trebuie să fie clare, nediscriminatorii, adecvate și proporționale cu obiectul și valoarea contractului. Secretariatul se asigură, de asemenea, că impune criterii care pot fi verificate cu ușurință.

Autoritatea contractantă precizează în documentele achiziției criteriile de selecție, nivelurile minime de capacitate și dovezile necesare pentru a demonstra respectiva capacitate. Toate cerințele sunt legate de obiectul contractului și sunt proporționale cu acesta.

Autoritatea contractantă precizează în documentele achiziției modul în care grupurile de operatori economici trebuie să îndeplinească criteriile de selecție.

Atunci când un contract este împărțit în loturi, autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime ale capacității pentru fiecare lot. Aceasta poate stabili niveluri minime de capacitate suplimentare în cazul în care mai multe loturi sunt atribuite aceluiași contractant.

În ceea ce privește capacitatea de exercitare a activității profesionale, autoritatea contractantă poate solicita unui operator economic să îndeplinească cel puțin una dintre următoarele condiții:

să fie înscris într-un registru profesional sau de comerț relevant, cu excepția cazului în care operatorul economic este o organizație internațională;

pentru contractele de servicii, să dețină o autorizație specială care să dovedească faptul că este autorizat să execute contractul în țara în care își are sediul sau să fie membru al unei anumite organizații profesionale.

La primirea cererilor de participare sau a ofertelor, autoritatea contractantă acceptă o declarație pe propria răspundere conform căreia candidatul sau ofertantul îndeplinește criteriile de selecție.

Autoritatea contractantă poate cere ofertanților și candidaților, în orice moment în timpul procedurii, să depună o declarație actualizată sau toate ori o parte dintre documentele justificative, dacă acest lucru este necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii.

Autoritatea contractantă le solicită candidaților sau ofertantului câștigător să prezinte documente justificative actualizate, cu excepția cazului în care aceasta le-a primit deja pentru o altă procedură, iar documentele respective sunt în continuare de actualitate sau a cazului în care le poate accesa gratuit într-o bază de date națională.

În funcție de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate decide să nu solicite dovezi privind capacitatea juridică, de reglementare, financiară, economică, tehnică și profesională a operatorilor economici în cadrul procedurilor pentru contractele atribuite cu o valoare care nu depășește pragurile menționate la punctul 3.1.2.

În cazul în care autoritatea contractantă hotărăște să nu solicite dovada capacității juridice, regulamentare, financiare, economice, tehnice și profesionale a operatorilor economici, nu se acordă prefinanțare decât în cazuri justificate în mod corespunzător.

După caz și pentru un contract determinat, un operator economic poate menționa capacitățile altor entități, indiferent de caracterul juridic al relațiilor dintre el și respectivele entități. În acest caz, operatorul economic trebuie să dovedească autorității contractante că va dispune de resursele necesare pentru executarea contractului, prezentând angajamentul respectivelor entități în acest sens.

În ceea ce privește criteriile tehnice și profesionale, un operator economic se bazează pe capacitățile altor entități numai atunci când acestea din urmă vor executa lucrările sau serviciile pentru care sunt necesare respectivele capacități.

În cazul în care un operator economic se bazează pe capacitățile altor entități în ceea ce privește criteriile referitoare la capacitatea economică și financiară, autoritatea contractantă poate solicita ca operatorul economic și acele entități să fie răspunzătoare solidar pentru executarea contractului.

Autoritatea contractantă poate solicita ofertantului informații privind orice parte a contractului pe care ofertantul intenționează să o subcontracteze și privind identitatea eventualilor subcontractanți.

Pentru lucrări sau servicii prestate la o instalație aflată direct sub supravegherea autorității contractante, autoritatea contractantă cere contractantului să indice numele, contactele și reprezentanții autorizați ai tuturor subcontractanților implicați în executarea contractului.

Autoritatea contractantă verifică dacă entitățile pe a căror capacitate operatorul economic intenționează să se bazeze și subcontractanții avuți în vedere, în cazul în care subcontractarea reprezintă o parte semnificativă a contractului, îndeplinesc criteriile de selecție relevante. Autoritatea contractantă cere ca operatorul economic să înlocuiască o entitate sau un subcontractant care nu îndeplinește un criteriu de selecție relevant.

În cazul contractelor de achiziții de lucrări sau de servicii și al lucrărilor de amplasare sau de instalare din cadrul unui contract de achiziții de produse, autoritatea contractantă poate impune ca anumite sarcini critice să fie efectuate direct de către ofertantul însuși sau, în cazul unei oferte depuse de un grup de operatori economici, de un participant din cadrul acestui grup.

Autoritatea contractantă nu impune unui grup de operatori economici să aibă o anumită formă juridică pentru a putea depune o ofertă sau o cerere de participare, însă grupului selectat i se poate cere să adopte o anumită formă juridică după ce i se atribuie contractul, în cazul în care o astfel de modificare este necesară pentru executarea corespunzătoare a contractului.

Criteriile de selecție se verifică pe baza principiului admis/respins.

Criteriile de selecție rămân aplicabile pe întreaga durată a executării contractului, respectiv contractantul are obligația de a respecta aceste criterii în orice moment.

Capacitatea economică și financiară

Pentru a asigura faptul că operatorii economici dispun de capacitatea economică și financiară necesară pentru a executa contractul, autoritatea contractantă poate solicita în special următoarele:

ca operatorii economici să aibă o anumită cifră de afaceri anuală minimă, inclusiv o anumită cifră de afaceri minimă în domeniul acoperit de contract;

ca operatorii economici să furnizeze informații privind conturile lor anuale care să arate raporturile dintre active și pasive; și

ca operatorii economici să furnizeze o asigurare la nivel adecvat împotriva riscurilor profesionale.

În sensul literei (a) de la primul paragraf, cifra de afaceri anuală minimă nu depășește dublul valorii anuale estimate a contractului, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător legate de natura achiziției, pe care autoritatea contractantă le explică în documentele de achiziție.

În sensul literei (b) de la primul paragraf, autoritatea contractantă explică metodele și criteriile pentru aceste raporturi în documentele de achiziție.

Autoritatea contractantă precizează în documentele de achiziție dovezile care trebuie furnizate de către un operator economic pentru a-și demonstra capacitatea economică și financiară. Aceasta poate cere în special unul sau mai multe dintre următoarele documente:

declarații bancare corespunzătoare sau, după caz, dovada unei asigurări a riscului profesional;

declarațiile financiare sau extrasele acestora pentru o perioadă care să nu depășească ultimele trei exerciții financiare în care s-au închis conturile;

o declarație privind cifra totală de afaceri a operatorului economic și, după caz, cifra de afaceri din domeniul de activitate acoperit de contract, pentru o perioadă care să nu depășească ultimele trei exerciții financiare disponibile.

În cazul în care, din motive întemeiate, operatorul economic nu poate prezenta referințele solicitate de autoritatea contractantă, acesta poate face dovada capacității sale economice și financiare prin orice alt document pe care autoritatea contractantă îl consideră adecvat.

Capacitatea tehnică și profesională

Autoritatea contractantă verifică dacă ofertanții sau candidații îndeplinesc criteriile minime de selecție referitoare la capacitatea tehnică și profesională în conformitate cu dispozițiile de mai jos.

Autoritatea contractantă precizează în documentele de achiziție datele care trebuie furnizate de către un operator economic pentru a-și demonstra capacitatea tehnică și profesională. Aceasta poate cere unul sau mai multe dintre următoarele documente:

pentru lucrări:

produsele care necesită operațiuni sau servicii de amplasare sau instalare, informații privind studiile și calificările profesionale, competențele, experiența și cunoștințele de specialitate ale persoanelor responsabile cu executarea, o listă cu următoarele elemente:

principalele servicii prestate și produsele livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a clienților, publici sau privați, însoțite, la cerere, de declarații ale clienților;

lucrările executate în decursul ultimilor cinci ani, alături de certificate de bună execuție pentru lucrările cele mai importante;

o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor de care dispune operatorul economic pentru a executa contractul de achiziții de servicii sau de lucrări;

o descriere a instalațiilor și a mijloacelor tehnice de care dispune operatorul economic pentru a asigura calitatea, precum și o descriere a mijloacelor de studiu și de cercetare disponibile;

o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice aflate la dispoziția operatorului economic, indiferent dacă îi aparțin sau nu direct, în special cei responsabili de controlul calității;

pentru bunuri:

eșantioane, descrieri sau fotografii ori certificate autentice întocmite de institute sau agenții oficiale pentru controlul calității a căror competență este recunoscută și care atestă conformitatea produselor clar identificată prin trimitere la caracteristicile sau la standardele tehnice;

pentru lucrări sau servicii:

o declarație privind efectivul mediu anual de personal și numărul cadrelor de conducere ale operatorului economic în ultimii trei ani;

precizarea sistemelor de management și de trasabilitate din cadrul lanțului de aprovizionare pe care operatorul economic le va putea aplica în cadrul executării contractului;

o indicație referitoare la măsurile privind managementul de mediu pe care operatorul economic le va putea aplica în cursul executării contractului.

În sensul literelor (a) și (b), atunci când este necesar pentru a se asigura un nivel adecvat de concurență, autoritatea contractantă poate preciza faptul că se vor lua în considerare elementele care atestă livrarea produselor relevante sau prestarea serviciilor relevante cu mai mult de trei ani în urmă.

În sensul literei (c), atunci când este necesar pentru a se asigura un nivel adecvat de concurență, autoritatea contractantă poate preciza faptul că se vor lua în considerare elementele care atestă prestarea sau executarea lucrărilor relevante cu mai mult de cinci ani în urmă.

O autoritate contractantă poate ajunge la concluzia că un operator economic nu deține capacitățile profesionale necesare pentru a executa contractul la un standard de calitate corespunzător în cazul în care autoritatea contractantă a constatat că operatorul economic se află într-o situație de conflict de interese care ar putea afecta executarea contractului.

Criterii de atribuire

Scopul criteriilor de atribuire este de a se evalua oferta tehnică și financiară în vederea alegerii ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, care constă în cel mai mic preț sau cel mai bun raport preț-calitate, după verificarea conformității ofertei cu cerințele minime din documentele achiziției.

Secretariatul anunță în documentația de licitație cum va fi evaluat fiecare criteriu, importanța relativă a fiecăruia dintre criteriile de atribuire privind calitatea și a prețului (dacă se aplică o formulă de ponderare între calitate și preț).

Criteriile de calitate pot include elemente cum ar fi meritul tehnic, caracteristicile estetice și funcționale, accesibilitatea, proiectarea pentru toți utilizatorii, caracteristicile sociale, de mediu și inovatoare, procesul de producție, furnizare și de tranzacționare și orice alt proces specific în orice stadiu al ciclului de viață al lucrărilor, produselor sau serviciilor, organizarea personalului desemnat să execute contractul, serviciile post-vânzare, asistența tehnică sau condițiile de livrare, cum ar fi data de livrare, procesul de livrare și termenul de livrare sau de execuție.

Autoritatea contractantă precizează, în documentele achiziției, ponderea relativă pe care o acordă fiecărui criteriu ales pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, cu excepția cazului în care se aplică metoda prețului cel mai mic. Aceste ponderi pot fi exprimate ca un interval a cărui întindere maximă trebuie să fie adecvată.

Ponderea atribuită prețului sau costurilor față de celelalte criterii trebuie să nu conducă la neutralizarea criteriului prețului sau al costului.

În cazul în care ponderarea nu este posibilă din motive obiective, autoritatea contractantă indică criteriile în ordinea descrescătoare a importanței lor.

Autoritatea contractantă poate stabili niveluri minime de calitate. Ofertele aflate sub aceste niveluri de calitate se resping.

Termene

Termenele de primire a ofertelor

Termenul de primire a ofertelor pentru un contract cu valoare scăzută este de cel puțin 10 zile calendaristice începând cu ziua următoare expedierii invitației de participare la licitație către potențialii ofertanți.

Termenul de primire a ofertelor pentru un contract cu valoare medie este de cel puțin 15 zile calendaristice începând cu ziua următoare expedierii invitației de participare la licitație către potențialii ofertanți.

Termene în cazuri urgente

În cazuri urgente, dacă acest lucru este justificat și documentat în mod corespunzător, termenul minim poate fi redus.

Deschiderea ofertelor

Ordonatorul de credite decide cu privire la organizarea corespunzătoare a sesiunii de deschidere de către comitetul de evaluare. Persoana sau persoanele responsabile cu deschiderea verifică dacă ofertele au fost primite în termenul stabilit.

Procedura rămâne valabilă și dacă există candidați invitați care nu au depus o ofertă, cu condiția să se fi primit cel puțin o ofertă care îndeplinește toate criteriile.

În mod excepțional, în cazul în care nu au fost depuse oferte sau oferte adecvate după finalizarea procedurii inițiale, cu condiția ca documentele inițiale ale achiziției să nu fie modificate substanțial, procedura poate fi repetată cu un candidat invitat.

Evaluarea ofertelor

Ofertele se deschid și se evaluează de o comisie de evaluare desemnată în mod oficial și prompt de către ordonatorul de credite.

Pentru contractele cu valoare medie trebuie numit un comitet de evaluare. Pentru contractele cu valoare mică, se poate înființa un comitet de evaluare atunci când se primesc mai multe oferte. Din comitetul de evaluare trebuie să facă parte cel puțin trei evaluatori.

Conținutul evaluării se înregistrează într-un raport de evaluare, care se semnează de toți membrii săi și care ar trebui să constituie un document separat față de decizia de atribuire (acesta reprezentând baza pentru feedbackul către ofertant). Raportul de evaluare ar trebui să includă o concluzie privind atribuirea contractului.

Ofertele trebuie să fie evaluate în timp util pentru a permite încheierea procedurii în perioada de valabilitate a ofertelor. După finalizarea evaluării, ordonatorul de credite poate lua decizia de atribuire.

Contactul cu ofertanții

Se pune la dispoziție o căsuță poștală electronică funcțională în care operatorii economici își pot exprima interesul sau pot solicita informații cu privire la procedurile de achiziții publice care au fost lansate.

Contactele dintre Secretariat și potențialii ofertanți sunt interzise pe tot parcursul procedurii, cu excepția unor circumstanțe excepționale, și anume în timpul etapei de depunere.

Contactele cu ofertanții sunt permise în timpul etapei de depunere, în mod excepțional, în următoarele situații: la cererea operatorilor economici, Secretariatul poate furniza informații suplimentare numai în scopul clarificării documentelor achiziției; din proprie inițiativă, Secretariatul poate informa părțile interesate în cazul în care constată că în documentele achiziției există greșeli, inexactități, omisiuni sau alte erori materiale. În cazul în care trebuie să corecteze documentele achiziției printr-o modificare semnificativă, secretariatul prelungește termenul pentru primirea ofertelor sau a cererilor de participare, astfel încât ofertanții să poată ține seama de aceste modificări.

Contactele au loc întotdeauna în scris (de preferință prin mijloace electronice, astfel încât să se garanteze o reacție promptă și să se evite riscul întârzierilor care pot fi provocate de serviciile poștale).

Orice informații suplimentare furnizate la cererea unui ofertant și orice informații furnizate de secretariat din proprie inițiativă trebuie să fie accesibile simultan tuturor ofertanților prin aceleași mijloace ca în cazul documentelor achiziției.

Ofertanții pot solicita informații suplimentare cu cel puțin patru zile calendaristice înainte de termenul de depunere a ofertelor. Secretariatul furnizează informațiile solicitate cât mai curând posibil și cel târziu cu trei zile calendaristice înainte de termenul de depunere a ofertelor.

În cazul în care informațiile sunt furnizate cu mai puțin de trei zile calendaristice înainte de termen, Secretariatul prelungește termenul pentru primirea ofertelor.

Secretariatul nu este obligat să răspundă la cererile de informații suplimentare prezentate cu mai puțin de patru zile calendaristice înainte de termenul pentru primirea ofertelor, însă poate să facă acest lucru dacă este posibil. În cazul în care termenul pentru primirea cererilor de informații suplimentare cade în zile de sărbătoare legală, duminică sau sâmbătă, termenul se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare.

În conformitate cu buna administrare, este obligatoriu să se contacteze ofertanții pentru a solicita informații sau documente lipsă în ceea ce privește criteriile de excludere sau de selecție ori lipsa semnăturilor. Absența contactului în aceste cazuri trebuie să fie justificată în mod corespunzător și documentată printr-o notă în dosarul de achiziții publice. Cu toate acestea, cererea de clarificare nu trebuie să conducă la modificarea conținutului și nici a prețului ofertei deja depuse.

Rezultatele evaluării și decizia de atribuire

În urma evaluării, ordonatorul de credite decide cărui ofertant urmează să i se atribuie un contract, în conformitate cu criteriile de selecție și de atribuire specificate în documentele achiziției, și semnează o decizie de atribuire.

Secretariatul informează ofertantul câștigător, precum și ofertanții necâștigători cu privire la motivele pe baza cărora a fost luată decizia, precum și cu privire la durata perioadelor de așteptare menționate la punctul 4.1.18 din prezentele norme. Ulterior, ordonatorul de credite poate semna contractul cu ofertantul câștigător. Ofertantul câștigător semnează mai întâi contractul.

Informarea candidaților și ofertanților

Contractele cu o valoare cuprinsă între 20001 EUR și pragul prevăzut în Directiva 2014/24/UE atribuite într-un exercițiu financiar se publică pe pagina de internet a Secretariatului permanent al Comunității transporturilor înainte de data de 30 iunie a anului următor.

Perioada de așteptare anterioară semnării contractului

Procedurilor cu mai mulți ofertanți li se aplică o perioadă de așteptare de cel puțin șapte zile calendaristice. Perioada de așteptare începe din ziua următoare transmiterii simultane, prin mijloace electronice, a notificării privind rezultatul procedurii de selecție către toți ofertanții (câștigători și necâștigători). Ordonatorul de credite nu semnează contractul înainte de sfârșitul perioadei de așteptare.

Dacă este cazul, Secretariatul poate suspenda semnarea contractului în vederea unei examinări suplimentare, dacă acest lucru este justificat de solicitările sau observațiile formulate de ofertanții necâștigători în perioada de așteptare sau de orice alte informații relevante primite în perioada respectivă.

Anularea procedurilor de achiziții publice

Secretariatul poate, înainte de semnarea contractului, să anuleze procedura fără ca ofertanții sau candidații să aibă dreptul de a solicita despăgubiri.

Anularea se decide atunci când contractul nu este atribuit (de exemplu, deoarece nu a fost acceptabilă nicio ofertă, nicio ofertă nu a respectat criteriile de selecție sau specificațiile tehnice, nicio ofertă nu a atins pragurile minime de calitate etc.), atunci când nevoile care au declanșat procedura de achiziții publice devin caduce (de exemplu, din cauza unei modificări a priorităților de politică) sau atunci când finanțarea contractului preconizat nu este asigurată.

Decizia de anulare se semnează de către ordonatorul de credite.

În termen de cel mult 15 zile de la semnarea deciziei de anulare, Secretariatul notifică în scris tuturor ofertanților (prin e-mail sau poștă) motivele anulării.

servicii, care au ca obiect toate serviciile intelectuale și neintelectuale, altele decât cele care fac obiectul contractelor de bunuri, contractelor de lucrări și contractelor imobiliare.

bunuri, care includ achiziționarea, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opțiune de cumpărare (inclusiv, de asemenea, amplasarea, instalarea și întreținerea); și

lucrări, care acoperă fie construcția, fie proiectarea și construcția de lucrări care corespund cerințelor specificate de secretariat. Prin lucrare se înțelege rezultatul unor lucrări de construcții sau de inginerie civilă luate în ansamblu, care este suficient prin el însuși pentru a îndeplini o funcție economică sau tehnică;

dacă este cazul, publicitatea ex ante;

invitația de participare la licitație;

caietul de sarcini, inclusiv specificațiile tehnice și criteriile relevante;

proiectul de contract.

normele care reglementează depunerea ofertelor, în special condițiile de menținere a confidențialității până la deschidere, data și ora limită pentru primire și adresa la care urmează să fie trimise sau depuse sau adresa de internet în cazul depunerii în format electronic;

faptul că depunerea unei oferte implică acceptarea clauzelor și condițiilor menționate în documentele achiziției și faptul că o astfel de depunere creează obligații pentru contractantul căruia i se atribuie contractul, pe durata executării contractului;

perioada în care oferta va rămâne valabilă și nu poate fi modificată în niciun fel;

faptul că este interzis orice contact între autoritatea contractantă și ofertant pe parcursul procedurii, acesta fiind permis doar în cazuri excepționale, în condițiile prevăzute în documentele achiziției și, dacă se prevede o vizită la fața locului, cu precizarea detaliilor despre vizita în cauză;

mijloacele de probă care atestă faptul că s-a respectat termenul pentru primirea ofertelor; și

faptul că depunerea unei oferte implică acceptarea primirii prin mijloace electronice a comunicării privind rezultatul procedurii.

criteriile de excludere și de selecție;

criteriile de atribuire și ponderea relativă a acestora sau, în cazul în care ponderarea nu este posibilă din motive obiective, ordinea descrescătoare a importanței lor, care se aplică și în cazul elementelor variabile, dacă acestea sunt autorizate în anunțul de participare;

specificațiile tehnice prevăzute la punctul 4.1.6; și

cerința de a indica țara în care ofertanții își au sediul și de a prezenta documente justificative acceptabile în mod normal conform dreptului țării respective;

date privind părțile contractante;

obiectul achiziției;

durata;

condițiile de plată;

cerințele în materie de garanții (după caz);

protecția datelor;

drepturile de proprietate intelectuală;

dreptul aplicabil contractului și instanța competentă pentru soluționarea litigiilor.

criteriile de excludere și de selecție;

criteriile de acordare;

dovada accesului la procedura de achiziții;

obiectul procedurii de achiziții publice;

informații privind contextul;

tipul sarcinilor;

domeniul de aplicare;

durata și rezultatele preconizate;

ipoteze și riscuri;

logistică și calendar;

cerințe; și

rapoarte și monitorizarea contractului.

să fie înscris într-un registru profesional sau de comerț relevant, cu excepția cazului în care operatorul economic este o organizație internațională;

pentru contractele de servicii, să dețină o autorizație specială care să dovedească faptul că este autorizat să execute contractul în țara în care își are sediul sau să fie membru al unei anumite organizații profesionale.

ca operatorii economici să aibă o anumită cifră de afaceri anuală minimă, inclusiv o anumită cifră de afaceri minimă în domeniul acoperit de contract;

ca operatorii economici să furnizeze informații privind conturile lor anuale care să arate raporturile dintre active și pasive; și

ca operatorii economici să furnizeze o asigurare la nivel adecvat împotriva riscurilor profesionale.

declarații bancare corespunzătoare sau, după caz, dovada unei asigurări a riscului profesional;

declarațiile financiare sau extrasele acestora pentru o perioadă care să nu depășească ultimele trei exerciții financiare în care s-au închis conturile;

o declarație privind cifra totală de afaceri a operatorului economic și, după caz, cifra de afaceri din domeniul de activitate acoperit de contract, pentru o perioadă care să nu depășească ultimele trei exerciții financiare disponibile.

pentru lucrări:

produsele care necesită operațiuni sau servicii de amplasare sau instalare, informații privind studiile și calificările profesionale, competențele, experiența și cunoștințele de specialitate ale persoanelor responsabile cu executarea, o listă cu următoarele elemente:

principalele servicii prestate și produsele livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a clienților, publici sau privați, însoțite, la cerere, de declarații ale clienților;

lucrările executate în decursul ultimilor cinci ani, alături de certificate de bună execuție pentru lucrările cele mai importante;

o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor de care dispune operatorul economic pentru a executa contractul de achiziții de servicii sau de lucrări;

o descriere a instalațiilor și a mijloacelor tehnice de care dispune operatorul economic pentru a asigura calitatea, precum și o descriere a mijloacelor de studiu și de cercetare disponibile;

o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice aflate la dispoziția operatorului economic, indiferent dacă îi aparțin sau nu direct, în special cei responsabili de controlul calității;

principalele servicii prestate și produsele livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a clienților, publici sau privați, însoțite, la cerere, de declarații ale clienților;

lucrările executate în decursul ultimilor cinci ani, alături de certificate de bună execuție pentru lucrările cele mai importante;

o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor de care dispune operatorul economic pentru a executa contractul de achiziții de servicii sau de lucrări;

o descriere a instalațiilor și a mijloacelor tehnice de care dispune operatorul economic pentru a asigura calitatea, precum și o descriere a mijloacelor de studiu și de cercetare disponibile;

o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice aflate la dispoziția operatorului economic, indiferent dacă îi aparțin sau nu direct, în special cei responsabili de controlul calității;

pentru bunuri:

eșantioane, descrieri sau fotografii ori certificate autentice întocmite de institute sau agenții oficiale pentru controlul calității a căror competență este recunoscută și care atestă conformitatea produselor clar identificată prin trimitere la caracteristicile sau la standardele tehnice;

pentru lucrări sau servicii:

o declarație privind efectivul mediu anual de personal și numărul cadrelor de conducere ale operatorului economic în ultimii trei ani;

precizarea sistemelor de management și de trasabilitate din cadrul lanțului de aprovizionare pe care operatorul economic le va putea aplica în cadrul executării contractului;

o indicație referitoare la măsurile privind managementul de mediu pe care operatorul economic le va putea aplica în cursul executării contractului.

produsele care necesită operațiuni sau servicii de amplasare sau instalare, informații privind studiile și calificările profesionale, competențele, experiența și cunoștințele de specialitate ale persoanelor responsabile cu executarea, o listă cu următoarele elemente:

principalele servicii prestate și produsele livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a clienților, publici sau privați, însoțite, la cerere, de declarații ale clienților;

lucrările executate în decursul ultimilor cinci ani, alături de certificate de bună execuție pentru lucrările cele mai importante;

o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor de care dispune operatorul economic pentru a executa contractul de achiziții de servicii sau de lucrări;

o descriere a instalațiilor și a mijloacelor tehnice de care dispune operatorul economic pentru a asigura calitatea, precum și o descriere a mijloacelor de studiu și de cercetare disponibile;

o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice aflate la dispoziția operatorului economic, indiferent dacă îi aparțin sau nu direct, în special cei responsabili de controlul calității;

principalele servicii prestate și produsele livrate în ultimii trei ani, cu indicarea valorilor lor, a datelor și a clienților, publici sau privați, însoțite, la cerere, de declarații ale clienților;

lucrările executate în decursul ultimilor cinci ani, alături de certificate de bună execuție pentru lucrările cele mai importante;

o descriere a echipamentelor tehnice, a instrumentelor și a utilajelor de care dispune operatorul economic pentru a executa contractul de achiziții de servicii sau de lucrări;

o descriere a instalațiilor și a mijloacelor tehnice de care dispune operatorul economic pentru a asigura calitatea, precum și o descriere a mijloacelor de studiu și de cercetare disponibile;

o indicație privind tehnicienii sau organismele tehnice aflate la dispoziția operatorului economic, indiferent dacă îi aparțin sau nu direct, în special cei responsabili de controlul calității;

eșantioane, descrieri sau fotografii ori certificate autentice întocmite de institute sau agenții oficiale pentru controlul calității a căror competență este recunoscută și care atestă conformitatea produselor clar identificată prin trimitere la caracteristicile sau la standardele tehnice;

o declarație privind efectivul mediu anual de personal și numărul cadrelor de conducere ale operatorului economic în ultimii trei ani;

precizarea sistemelor de management și de trasabilitate din cadrul lanțului de aprovizionare pe care operatorul economic le va putea aplica în cadrul executării contractului;

o indicație referitoare la măsurile privind managementul de mediu pe care operatorul economic le va putea aplica în cursul executării contractului.