Document UE

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului și a Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului, în special articolele 9a și 9b,

având în vedere Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene,

Regulamentul (UE, Euratom) 2020/2223 al Parlamentului European și al Consiliului de modificare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013 stabilește funcția internă a inspectorului de garanții procedurale (inspectorul) în scopul protejării și respectării garanțiilor procedurale și a drepturilor fundamentale. Inspectorul examinează plângerile cu privire la respectarea de către oficiu a garanțiilor procedurale, precum și plângerile depuse din motive de încălcare a normelor aplicabile investigațiilor efectuate de OLAF, în special încălcarea cerințelor procedurale și a drepturilor fundamentale.

Articolul 9b alineatul (11) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 prevede că inspectorul trebuie să adopte dispoziții de punere în aplicare pentru gestionarea plângerilor, după consultarea Comitetului de supraveghere a OLAF.

Comitetul de supraveghere a OLAF a fost consultat la 29 septembrie 2022,

În sensul prezentei decizii și fără a aduce atingere definițiilor prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 (Regulamentul OLAF), se aplică următoarele definiții:

investigație a OLAF înseamnă o investigație administrativă efectuată de OLAF în temeiul articolului 3, al articolului 4, al articolului 12e alineatul (1) litera (c) și/sau al articolului 12f din Regulamentul OLAF;

persoană vizată înseamnă orice persoană sau agent economic care face obiectul unei investigații a OLAF;

martor înseamnă orice persoană fizică sau juridică care poate furniza inspectorului informații relevante pentru stabilirea faptelor referitoare la o plângere pendinte.

Prezenta decizie stabilește normele care trebuie respectate în ceea ce privește depunerea, prelucrarea și urmărirea plângerilor prezentate inspectorului în temeiul articolului 9b din Regulamentul OLAF.

Inspectorul examinează plângerile în mod independent, inclusiv față de OLAF și Comitetul de supraveghere, fără a interveni în desfășurarea investigațiilor în curs ale OLAF.

Inspectorul este obligat să respecte principiile generale ale legislației UE, inclusiv principiile echității și bunei administrări.

Secretariatul Comitetului de supraveghere (secretariatul) oferă inspectorului tot sprijinul administrativ și juridic necesar pentru mecanismul de gestionare a plângerilor. În special, secretariatul îndeplinește sarcinile administrative legate de procesul de gestionare a plângerilor, cum ar fi înregistrarea plângerilor și a documentelor conexe, corespondența administrativă și schimbul de documente cu părțile.

Plângerile sunt depuse în scris, fie electronic, fie prin poștă. Autorii plângerilor sunt încurajați să utilizeze formularul de plângere disponibil pe site-ul web al inspectorului. Autorii plângerilor au dreptul de a fi reprezentați și/sau asistați de o persoană aleasă de ei.

Autorul plângerii poate utiliza orice limbă oficială a UE. Inspectorul comunică cu autorul plângerii în limba respectivă. Atunci când este necesar, pentru a accelera procedura, în așteptarea traducerii documentelor necesare în limba plângerii, inspectorul poate conveni cu autorul plângerii să poarte corespondența într-o altă limbă a UE.

În plângere se menționează în mod clar (i) identitatea autorului plângerii, la (ii) obiectul plângerii și, dacă este posibil, la (iii) numărul de referință al investigației OLAF care face obiectul plângerii. Plângerea cuprinde în special: (i) o descriere clară și concisă a faptelor relevante și (ii) o descriere clară și concisă a presupusei sau presupuselor încălcări ale garanțiilor procedurale și/sau ale normelor aplicabile investigațiilor OLAF. Informațiile de mai sus trebuie să fie suficiente pentru a-i permite inspectorului să stabilească obiectul plângerii. Dacă este necesar, autorul plângerii poate anexa la plângere documente justificative relevante.

Plângerile depuse la inspector nu afectează termenele pentru procedurile judiciare. De asemenea, acestea nu au nici efect suspensiv asupra desfășurării investigației care face obiectul plângerii.

Plângerile sunt înregistrate cel târziu în următoarea zi lucrătoare după data primirii plângerii și li se atribuie un număr unic al plângerii.

La data înregistrării, inspectorul trimite autorului plângerii o confirmare de primire și îi transmite în același timp plângerea directorului general al OLAF.

În termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii plângerii, inspectorul stabilește dacă plângerea este admisibilă.

Inspectorul respinge o plângere ca inadmisibilă în cazul în care aceasta:

este prezentată de o altă persoană decât persoana vizată;

nu se referă la o investigație a OLAF;

nu se referă la o presupusă încălcare sau presupuse încălcări ale garanțiilor procedurale și/sau încălcări ale normelor aplicabile investigațiilor OLAF;

este depusă în afara termenelor prevăzute la articolul 9b alineatul (2) din Regulamentul OLAF.

De asemenea, inspectorul declară inadmisibilă orice plângere care invocă chestiuni ce intră în sfera de competență a Autorității Europene pentru Protecția Datelor (AEPD), și anume plângerile referitoare la aplicarea Regulamentului (UE) 2018/1725 și la respectarea dreptului fundamental la protecția datelor cu caracter personal.

De asemenea, inspectorul examinează, în același termen, dacă plângerea este vădit nefondată, repetitivă sau abuzivă.

În cazul în care consideră plângerea inadmisibilă, vădit nefondată, repetitivă sau abuzivă, inspectorul închide dosarul și îl informează fără întârziere atât pe autorul plângerii, cât și pe directorul general al OLAF cu privire la motivele acestei decizii.

De fiecare dată când inspectorul ia cunoștință că faptele prezentate în plângere fac sau au făcut obiectul unor proceduri judiciare, inspectorul închide cazul și informează autorul plângerii și OLAF în consecință.

Inspectorul nu finalizează evaluarea unei plângeri înainte de audierea autorului plângerii și a OLAF. Ambelor părți li se oferă posibilitatea de a-și prezenta cazul și de a prezenta eventuale documente justificative. De asemenea, fiecărei părți i se comunică informațiile și documentele prezentate de cealaltă parte și i se oferă posibilitatea de a formula observații cu privire la acestea în termenul stabilit de inspector.

În circumstanțe justificate în mod corespunzător, inspectorul poate decide să nu comunice unei părți informații sau materiale care sunt relevante pentru evaluarea plângerii, în cazul în care cealaltă parte a solicitat tratament confidențial. Atunci când decide cu privire la această chestiune, inspectorul cântărește, printre altele, necesitatea de a proteja confidențialitatea și eficiența investigației OLAF în raport cu respectarea principiului contradictorialității. Autorul plângerii nu poate obține documente din dosarul cazului OLAF la care nu are drept de acces în temeiul altor dispoziții legale sau la care OLAF a refuzat deja accesul.

OLAF se asigură că inspectorul are acces adecvat și în timp util la documentele legate de caz necesare pentru evaluarea plângerii.

Inspectorul invită OLAF să își prezinte opiniile cu privire la plângere sau la aspecte specifice ale acesteia într-un termen specificat care, în mod normal, nu depășește 10 zile lucrătoare. OLAF poate solicita o prelungire a acestui termen. Inspectorul poate solicita OLAF să furnizeze informații suplimentare și/sau să aibă acces la (o parte din) dosarul cazului. De asemenea, inspectorul poate solicita OLAF să furnizeze o traducere a observațiilor sale în limba în care este redactată plângerea.

Inspectorul invită autorul plângerii să formuleze observații cu privire la documentele prezentate de OLAF în termen de cinci zile lucrătoare. Autorul plângerii poate solicita o prelungire a acestui termen. De asemenea, inspectorul poate solicita autorului plângerii să furnizeze informații sau documente suplimentare sau să clarifice informațiile sau documentele deja furnizate inspectorului.

Ținând seama de contribuția pe care o pot aduce la clarificarea faptelor relevante, inspectorul poate solicita martorilor să furnizeze informații în cazul în care o astfel de acțiune nu afectează confidențialitatea și eficacitatea investigației OLAF în curs și drepturile persoanelor vizate. Inspectorul transmite atât autorului plângerii, cât și OLAF o copie a declarațiilor martorilor relevante pentru plângere.

Inspectorul poate solicita informațiile descrise la alineatele (2)-(4) în scris sau prin audieri orale.

Inspectorul poate organiza și desfășura audieri. Scopul audierilor este (i) de a obține informații relevante pentru plângere și/sau (ii) de a căuta o soluție rapidă la plângere. Inspectorul nu poate desfășura audieri fără prezența atât a OLAF, cât și a autorului plângerii. Cu toate acestea, inspectorul audiază martorii cu ușile închise, fără a fi prezenți nici OLAF, nici autorul plângerii.

Audierile pot avea loc la sediul inspectorului sau virtual, prin videoconferință. Acestea nu sunt publice.

Inspectorul stabilește data, durata și modalitățile audierii. Inspectorul îi invită pe participanți în timp util și indică principalele puncte pentru audiere. Autorul plângerii poate fi reprezentat și/sau asistat de reprezentantul său legal. Inspectorul este asistat de șeful secretariatului și de personalul acestuia, care participă la audiere.

Inspectorul întocmește un proces-verbal sau un rezumat al audierii și îl pune atât la dispoziția autorului plângerii, cât și a OLAF. Ambele părți își pot prezenta observațiile în termen de două zile lucrătoare. Procesul-verbal se include în dosarul plângerii.

În cazul în care, după evaluarea tuturor informațiilor și probelor colectate, inspectorul constată că presupusele încălcări nu sunt dovedite, acesta închide cazul și îi informează pe autorul plângerii și pe directorul general al OLAF în consecință.

În cazul în care constată că OLAF nu a respectat normele menționate la articolul 9b alineatul (1) din Regulamentul OLAF, inspectorul invită OLAF să ia măsuri pentru soluționarea plângerii. Inspectorul poate sugera măsuri specifice care trebuie întreprinse.

OLAF informează inspectorul cu privire la orice măsură luată sau care urmează să fie luată în acest sens, în termen de 15 zile lucrătoare.

Inspectorul îi transmite autorului plângerii un exemplar al răspunsului OLAF, împreună cu o cerere de a-și prezenta eventualele observații în termen de cinci zile lucrătoare.

În cazul în care consideră satisfăcătoare soluția prezentată de OLAF, inspectorul închide cazul și informează OLAF și autorul plângerii în consecință.

În cazul în care inspectorul nu consideră satisfăcătoare soluția prezentată de OLAF și consideră că plângerea poate fi soluționată, acesta emite o recomandare privind modul de soluționare a plângerii în termenele stabilite la articolul 9b alineatul (5) din Regulamentul OLAF.

În cazul în care inspectorul nu emite o recomandare sau o decizie de închidere în termenele prevăzute la articolul 9b alineatul (5) din Regulamentul OLAF, se consideră că inspectorul a închis plângerea fără nicio recomandare.

Înainte de a emite o recomandare, inspectorul solicită avizul Comitetul de supraveghere. În acest scop, inspectorul va pregăti un raport care va conține toate informațiile care îi sunt necesare Comitetului de supraveghere pentru a-și emite avizul. Raportul nu conține, în măsura posibilului, date cu caracter personal sau alte informații care ar putea conduce la identificarea autorului plângerii sau ar putea periclita confidențialitatea investigațiilor OLAF. Comitetul de supraveghere răspunde în termenul stabilit de inspector, care nu poate fi mai scurt de cinci zile lucrătoare.

Inspectorul recomandă OLAF să ia, într-un anumit interval de timp, măsuri concrete pentru a soluționa plângerea, inclusiv, dar fără a se limita la acestea, să își modifice sau să își abroge recomandările sau rapoartele, să repete activitățile de investigare sau să aducă îmbunătățiri procedurilor sale în ceea ce privește aspectele care fac obiectul plângerii. Inspectorul îl informează pe autorul plângerii cu privire la recomandarea emisă.

Directorul general al OLAF informează inspectorul cu privire la măsura sau măsurile întreprinse pentru punerea în aplicare a recomandării sau a recomandărilor în termenul stabilit în aceasta (acestea). În cazuri justificate în mod corespunzător, directorul general al OLAF poate solicita o prelungire a termenului. Inspectorul închide cazul și informează atât OLAF, cât și autorul plângerii în consecință.

În cazul în care directorul general al OLAF decide să nu dea curs recomandării, acesta îl informează pe inspector și prezintă principalele motive ale deciziei sale. Directorul general îl informează, de asemenea, pe autorul plângerii în măsura în care o astfel de comunicare nu va afecta investigația în curs. Autorul plângerii poate prezenta observații în termen de cinci zile lucrătoare. După analizarea deciziei directorului general și a eventualelor observații prezentate de autor plângerii, inspectorul închide cazul, stabilind constatări definitive.

Directorul general al OLAF poate decide să se abată de la recomandare în cazul în care, între timp, ia cunoștință de circumstanțe legate de:

o eventuală procedură judiciară pendinte în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene sau a jurisdicțiilor naționale, referitoare la investigația OLAF care face obiectul plângerii;

cadrul juridic care reglementează relațiile OLAF cu Parchetul European (EPPO) și, în special, obligația OLAF de a întrerupe orice investigație atunci când EPPO investighează aceleași fapte. În acest caz, directorul general al OLAF îl informează pe inspector cu privire la aceste circumstanțe și la impactul lor asupra recomandării.

În conformitate cu principiul cooperării loiale, OLAF cooperează cu inspectorul în privința tuturor aspectelor care țin de competența inspectorului.

Directorul general al OLAF poate solicita avizul inspectorului cu privire la orice aspect legat de interpretarea sau aplicarea garanțiilor procedurale sau a drepturilor fundamentale care intră în sfera de competență a inspectorului, inclusiv cu privire la o decizie de amânare a informării persoanei vizate în temeiul articolului 9 alineatul (3) din Regulamentul OLAF. Directorul general indică într-o astfel de solicitare termenul până la care inspectorul trebuie să răspundă.

Inspectorul este obligat să respecte secretul profesional în exercitarea funcțiilor sale și se asigură că informațiile și documentele furnizate de OLAF sunt tratate în mod confidențial. Inspectorul asigură confidențialitatea investigațiilor chiar și după închiderea acestora.

Inspectorul asigură aplicarea Regulamentului (UE) 2018/1725. În acest sens, inspectorul este asistat de secretariatul Comitetului de supraveghere, reprezentat de șeful secretariatului, care acționează în calitate de operator de date în sensul Regulamentului (UE) 2018/1725. Inspectorul cooperează, de asemenea, cu responsabilul cu protecția datelor din cadrul OLAF.

Autorul plângerii are dreptul de acces la dosarul plângerii sale, cu respectarea intereselor legitime legate de confidențialitate și de secretul profesional, în conformitate cu articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene. Autorul plângerii nu are acces la documentele OLAF la care nu poate avea acces în temeiul cadrului juridic aplicabil investigațiilor OLAF. Inspectorul va consulta OLAF înainte de a acorda acces la documentele legate de investigație.

Cererile de acces public la documentele deținute de inspector vor fi tratate în conformitate cu condițiile și limitele prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și în Decizia 2001/937 a Comisiei din 5 decembrie 2001 de modificare a regulamentului său de procedură.

Fiind independent de Comitetul de supraveghere, inspectorul stabilește relații de lucru cu acesta pe baza încrederii reciproce și a bunei cooperări.

Inspectorul consultă Comitetul de supraveghere înainte de a emite o recomandare în conformitate cu articolul 12 alineatul (3) din prezentele norme.

Fără a aduce atingere obligației de a asigura confidențialitatea investigațiilor OLAF, chiar și după închiderea acestora, inspectorul informează comitetul cu privire la:

toate recomandările emise în urma avizului comitetului;

eventuale probleme sistemice constatate în urma evaluării plângerilor;

recomandările cărora directorul general al OLAF nu le-a dat curs.

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Adoptată la Bruxelles, 16 noiembrie 2022.Julia LaffranqueInspectorul de garanții procedurale