Document UE

având în vedere articolul 15 alineatul (3) al treilea paragraf din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 1141/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 22 octombrie 2014 privind statutul și finanțarea partidelor politice europene și a fundațiilor politice europene, în special articolul 6 alineatul (2) al patrulea paragraf,

Tratatul privind Uniunea Europeană consacră noțiunea de transparență la articolul 1 al doilea paragraf, conform căruia tratatul marchează o nouă etapă în procesul de creare a unei uniuni tot mai profunde între popoarele Europei, în cadrul căreia deciziile se iau cu respectarea deplină a principiului transparenței și cât mai aproape cu putință de cetățeni.

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului, prelucrarea – și în special divulgarea – datelor cu caracter personal care dezvăluie opinii politice poate aduce prejudicii persoanelor fizice.

Regulamentul (UE, Euratom) nr. 1141/2014 asigură un echilibru între principiul transparenței și protecția interesului public și a celui privat, prin detalierea, la articolul 32, a informațiilor și a documentelor considerate a fi de interes public semnificativ, care justifică publicarea acestora.

Ar trebui acordat accesul la documentele Autorității pentru partidele politice europene și fundațiile politice europene, ținând seama de necesitatea de a proteja eficacitatea procedurilor administrative și independența Autorității, prevăzută la articolul 6 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 1141/2014.

În conformitate cu principiul proporționalității, tratarea cererilor de acces la documente nu ar trebui să pericliteze îndeplinirea sarcinilor și funcțiilor de bază atribuite Autorității pentru partidele politice europene și fundațiile politice europene, și anume înregistrarea, controlul și, după caz, impunerea de sancțiuni asupra partidelor politice europene și a fundațiilor politice europene,

Scopul prezentei decizii este de a defini condițiile, limitele și procedurile prin care Autoritatea pentru partidele politice europene și fundațiile politice europene (Autoritatea) asigură accesul public la documentele pe care le deține.

Orice cetățean al Uniunii Europene și orice persoană fizică sau juridică având reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele Autorității, sub rezerva condițiilor prevăzute în prezenta decizie.

Autoritatea poate, sub rezerva acelorași condiții, să permită accesul la documentele respective pentru orice persoană fizică sau juridică care nu are reședința sau sediul social într-un stat membru.

Prezenta decizie se aplică tuturor documentelor deținute de Autoritate, adică întocmite sau primite de către aceasta și aflate în posesia sa.

Autoritatea refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea acestuia ar aduce atingere protecției:

interesului public, în ceea ce privește: securitatea publică, apărarea și chestiunile militare, relațiile internaționale, politica financiară, monetară sau economică a Uniunii sau a unui stat membru;

vieții private și integrității persoanei, în special în conformitate cu legislația Uniunii privind protecția datelor cu caracter personal; și

confidențialității informațiilor protejate ca atare în temeiul dreptului Uniunii.

Autoritatea refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea acestuia ar submina:

protecția intereselor comerciale sau financiare ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală;

procedurile judiciare și/sau consultanța juridică; și

obiectivele activităților de inspecție, de anchetă și de audit.

Accesul la un document întocmit pentru uzul intern sau primit de Autoritate, referitor la o chestiune pentru care nu s-a luat o decizie, este refuzat dacă divulgarea documentului în cauză ar submina procesul decizional al Autorității.

Autoritatea refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea ar submina respectarea de către partidele politice europene și fundațiile politice europene a obligațiilor prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 1141/2014 sau capacitatea Autorității de a-și desfășura activitățile de control.

În cazul în care doar anumite părți ale documentului cerut se încadrează într-una sau mai multe din excepțiile menționate la prezentul articol, celelalte părți ale documentelor se divulgă.

În cazul alineatelor (2)-(4) de mai sus, accesul este totuși acordat integral sau parțial dacă există un interes public superior care justifică divulgarea.

În cazul în care cererea se referă la un document deținut de Autoritate, dar al cărui autor nu este Autoritatea, Autoritatea confirmă primirea cererii și indică numele persoanei, instituției sau organismului căruia trebuie să-i fie adresată cererea.

Cererile de acces la un document al Autorității se formulează în scris, fie pe suport de hârtie, fie în format electronic, în oricare dintre limbile oficiale ale Uniunii.

Solicitantul nu este obligat să motiveze cererea, dar i se solicită în momentul depunerii cererii să furnizeze informații precum numele, adresa și, dacă este cazul, funcția.

Cererile sunt formulate într-un mod suficient de precis și identifică în mod clar documentul solicitat.

Dacă o cerere nu este suficient de precisă, Autoritatea îi cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest scop.

În cazul unei cereri privind un document foarte lung sau un număr foarte mare de documente, Autoritatea poate discuta informal cu solicitantul în scopul ajungerii la o soluție echitabilă.

În cazul în care o cerere are o sferă temporală și/sau materială largă, iar solicitantul nu clarifică cererea sau refuză să coopereze, Autoritatea poate respinge cererea, întrucât tratarea unei astfel de cereri ar putea afecta în mod substanțial funcționarea normală a Autorității.

Cererile de acces la un document sunt tratate de către echipa responsabilă cu transparența din cadrul Autorității. La înregistrarea cererii, solicitantului i se trimite prompt o confirmare de primire în scris.

În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii sau, după caz, de la primirea informațiilor suplimentare solicitate în conformitate cu articolul 4, Autoritatea fie acordă accesul la documentul solicitat, fie comunică, în scris, motivele refuzului total sau parțial și informează solicitantul în legătură cu dreptul său de a depune o cerere de confirmare.

În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (2) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a prezentării motivelor.

Absența unui răspuns din partea Autorității la o cerere inițială în termenul prevăzut dă solicitantului dreptul să depună o cerere de confirmare.

În cazul refuzului total sau parțial al cererii inițiale sau în absența unui răspuns la cererea inițială, solicitantul poate depune o cerere de confirmare.

Cererile de confirmare se depun la directorul Autorității în termen de 15 zile lucrătoare fie de la primirea răspunsului Autorității, fie, în absența unui răspuns la cererea inițială, de la expirarea termenului de răspuns.

În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea unei cereri de confirmare, autoritatea fie acordă accesul la documentul solicitat, fie prezintă, în scris, motivele refuzului total sau parțial al cererii.

În cazul unui refuz total sau parțial, Autoritatea informează solicitantul cu privire la căile de atac pe care le are la dispoziție pentru a contesta refuzul, și anume introducerea unei acțiuni în instanță sau înaintarea unei plângeri către Ombudsmanul European, în condițiile prevăzute la articolele 263 și 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (2) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a prezentării motivelor.

Absența unui răspuns la o cerere de confirmare în termenul stabilit se consideră răspuns negativ și dă solicitantului dreptul să recurgă la căile de atac prevăzute la alineatul (2).

Autoritatea nu este obligată, în temeiul prezentei decizii, să creeze un nou document sau format sau să colecteze informații suplimentare la cererea solicitantului.

Autoritatea pune la dispoziție copii ale documentelor la care a fost acordat accesul pe suport de hârtie sau în format electronic. În cazul în care documentele sunt voluminoase sau dificil de manevrat, solicitantul poate fi invitat să consulte documentele la fața locului.

Solicitantului i se poate percepe o taxă pentru realizarea și trimiterea copiilor. Această taxă nu depășește costul real al realizării și al expedierii copiilor. Solicitantul este informat în prealabil cu privire la costuri și este întrebat dacă dorește să continue procedura. Consultarea la fața locului, copiile sub 20 de pagini A4 și accesul în format electronic sunt gratuite.

Dacă un document este accesibil publicului, Autoritatea își poate îndeplini obligația de a acorda accesul la documentul solicitat informând solicitantul cum să îl obțină.

Documentele eliberate în conformitate cu prezenta decizie nu pot fi reproduse și nici utilizate în scopuri comerciale fără autorizația prealabilă scrisă a Autorității.

Prezenta decizie nu aduce atingere reglementărilor în vigoare în domeniul dreptului de autor, care pot limita dreptul terților de a reproduce sau de a utiliza documentele eliberate.

Autoritatea nu își asumă răspunderea pentru utilizarea, divulgarea sau reproducerea ilegală sau neautorizată a documentelor eliberate.

Autoritatea respinge cererile care sunt abuzive sau artificiale. Acestea includ cererile depuse de persoane fizice care utilizează un limbaj ofensator sau amenințător.

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Adoptată la Bruxelles, 24 iulie 2020.Pentru Autoritatea pentru partidele politice europene și fundațiile politice europeneM. AdamDirector