Decizia (UE) 2019/614 a Consiliului din 9 aprilie 2019 privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii Europene în cadrul Comitetului mixt instituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană și Japonia pentru un parteneriat economic în legătură cu adoptarea Regulamentului de procedură al Comitetului mixt, a Regulamentului de procedură al unei comisii de arbitraj, a Codului de conduită pentru arbitri și a procedurii de mediere

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 207 alineatul (4) primul paragraf, coroborat cu articolul 218 alineatul (9),

având în vedere propunerea Comisiei Europene,

Acordul dintre Uniunea Europeană și Japonia pentru un parteneriat economic (denumit în continuare acordul) a fost aprobat în numele Uniunii la 20 decembrie 2018 și a intrat în vigoare la 1 februarie 2019.

Prin acordul se instituie un comitet mixt pentru a asigura funcționarea corectă și eficace a acordului și este prevăzut că acest Comitet mixt urmează să își adopte propriul regulament de procedură, Regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj, Codul de conduită pentru arbitri și procedura de mediere.

Este necesar să se stabilească poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Comitetului mixt, deoarece decizia preconizată de Comitetul mixt va avea caracter obligatoriu pentru Uniune.

Poziția Uniunii în cadrul Comitetului mixt ar trebui, prin urmare, să se bazeze pe proiectul de decizie atașat,

Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul primei reuniuni a Comitetului mixt instituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană și Japonia pentru un parteneriat economic în legătură cu adoptarea regulamentului de procedură al Comitetului mixt, a Regulamentului de procedură al unei comisii de arbitraj, a Codului de conduită pentru arbitri și a procedurii de mediere se bazează pe proiectul de decizie a Comitetului mixt, inclusiv anexele acesteia, astfel cum este atașat la prezenta decizie.

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Adoptată la Luxemburg, 9 aprilie 2019.Pentru ConsiliuPreședinteleG. Ciamba

Având în vedere Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană și Japonia, semnat la Tokyo la 17 iulie 2018, în special articolul 21.6 alineatul (2), articolul 21.30 și articolul 22.1 alineatele (1), (2) și (4),

Regulamentul de procedură al Comitetului mixt se stabilește în forma prevăzută în anexa I.

Regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj se stabilește în forma prevăzută în anexa II.

Procedura de mediere se stabilește în forma prevăzută în anexa III.

Codul de conduită pentru arbitri se stabilește în forma prevăzută în anexa IV.

Adoptată la …, …Pentru Comitetul mixtMinisterul Afacerilor Externe al JaponieiReprezentantul UE

ANEXA I

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI MIXT INSTITUIT PRIN ACORDUL DE PARTENERIAT ECONOMIC DINTRE UNIUNEA EUROPEANĂ ȘI JAPONIA

ANEXA II

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL UNEI COMISII DE ARBITRAJ

În procedurile comisiei de arbitraj prevăzute la secțiunea C a capitolului 21 (Soluționarea litigiilor) din acord, se aplică următoarele norme:

Definiții

În prezentul regulament de procedură,

personal administrativ, în ceea ce privește un arbitru, înseamnă persoanele aflate sub coordonarea și controlul arbitrului, altele decât asistenții;

consilier înseamnă o persoană reținută de o parte pentru a consilia sau a asista această parte în scopul procedurii comisiei de arbitraj, alta decât reprezentanții acelei părți;

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

arbitru înseamnă un membru al unei comisii de arbitraj;

asistent înseamnă o persoană care, în temeiul mandatului unui arbitru, desfășoară activități de documentare sau îl asistă pe arbitru în activitatea acestuia;

Cod de conduită înseamnă Codul de conduită pentru arbitri menționat la articolul 21.30 din acord;

parte reclamantă înseamnă partea care solicită instituirea unei comisii de arbitraj în temeiul articolului 21.7 al acordului;

zile înseamnă zile calendaristice;

comisie înseamnă o comisie de arbitraj instituită în temeiul articolului 21.7 din acord;

partea pârâtă înseamnă partea împotriva căreia a fost formulat un litigiu în fața unei comisii, în temeiul articolului 21.7 din acord;

procedură înseamnă procedura comisiei de arbitraj; și

reprezentant în raport cu o parte înseamnă un funcționar sau orice altă persoană din cadrul unui departament sau al unei agenții guvernamentale sau orice altă entitate publică a unei părți și alt personal, pe care partea o desemnează ca reprezentant în cadrul procedurilor comisiei de arbitraj.

Numirea arbitrilor

Biroul desemnat de partea reclamantă în temeiul articolului 21.25 alineatul (1) din acord răspunde de organizarea tragerii la sorți menționate la articolul 21.8 alineatele (3), (4) și (5) din acord și îi informează pe copreședinții Comitetului mixt, cu suficient timp în avans, cu privire la data, ora și locul desfășurării tragerii la sorți. Copreședintele părții pârâte poate fi prezent sau poate fi reprezentat de o altă persoană în cadrul tragerii la sorți. De asemenea, pot fi prezenți reprezentanți ai ambelor părți. În orice caz, tragerea la sorți se efectuează cu partea prezentă sau cu părțile prezente.

Părțile informează în scris fiecare persoană care a fost desemnată drept arbitru în conformitate cu articolul 21.8 din acord cu privire la desemnarea sa. Fiecare persoană confirmă ambelor părți disponibilitatea sa, în termen de cinci zile de la data la care persoana în cauză a fost informată cu privire la desemnarea sa.

Reuniune de organizare

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, părțile se întâlnesc cu comisia de arbitraj în termen de șapte zile de la data instituirii comisiei de arbitraj pentru a stabili aspectele pe care părțile sau comisia de arbitraj le consideră adecvate, inclusiv:

remunerația și cheltuielile care trebuie plătite arbitrilor, care sunt conforme cu standardele și criteriile OMC.

remunerația care trebuie plătită asistenților. Valoarea totală a remunerației pentru asistentul sau asistenții fiecărui arbitru nu trebuie să depășească 50 % din remunerația arbitrului respectiv, cu excepția cazului în care părțile convin altfel și

calendarul procedurii, care se stabilește pe baza fusului orar corespunzător părții pârâte.

Numai arbitrii și reprezentanții părților care sunt funcționari sau alte persoane dintr-un departament sau agenție guvernamentală sau orice altă entitate publică pot lua parte la această reuniune personal, prin telefon sau prin videoconferință.

Notificări

Orice solicitare, aviz, memoriu sau alt document transmis de:

comisia de arbitraj se transmite ambelor părți în același timp;

o parte către comisia de arbitraj se transmite în copie celeilalte părți în același timp și

o parte către cealaltă parte se transmite în copie și la comisia de arbitraj în același timp, după caz.

Orice document menționat la prezentul alineat este, de asemenea, transmis în copie în același timp organismului extern menționat la articolul 21.25 alineatul (2) din acord, după caz.

Notificarea către o parte a oricărui document menționat la alineatul (5) se adresează biroului desemnat de respectiva parte în temeiul articolului 21.25 alineatul (1) din acord.

Orice notificare menționată la alineatul (5) se efectuează prin e-mail sau, după caz, prin orice alt mijloc de telecomunicație care permite înregistrarea trimiterii. În absența unor dovezi contrare, în cazul unei astfel de notificări, data primirii se consideră a fi aceeași cu data trimiterii.

Erorile minore de redactare din orice solicitare, aviz, memoriu sau alt document asociat procedurilor comisiei de arbitraj pot fi corectate prin trimiterea unui nou document în care se indică în mod clar modificările.

În cazul în care ultima zi de transmitere a unui document cade într-o zi de sărbătoare legală din Japonia sau Uniunea Europeană sau în orice altă zi în care birourile guvernamentale ale unei părți sunt închise oficial sau ca urmare a unui eveniment de forță majoră, se va considera că documentul este primit în următoarea zi lucrătoare. La reuniunea organizatorică menționată la alineatul (4), fiecare parte prezintă o listă a sărbătorilor legale și a oricăror alte zile în care birourile sale sunt închise oficial. Fiecare parte își actualizează lista pe parcursul procedurii comisiei de arbitraj.

Memorii

Partea reclamantă își transmite memoriul în termen de cel mult 20 de zile de la data instituirii comisiei de arbitraj. Partea pârâtă își transmite memoriul în apărare în termen de cel mult 20 de zile de la data primirii memoriului părții reclamante.

Funcționarea comisiei de arbitraj

Președintele comisiei de arbitraj prezidează toate reuniunile acesteia. O comisie de arbitraj poate delega președintelui autoritatea de a lua decizii administrative și procedurale.

În absența unor dispoziții contrare incluse în capitolul 21 din acord sau în prezentul regulament de procedură, comisia de arbitraj își poate desfășura activitățile prin orice mijloace, inclusiv prin telefon, transmisii fax sau mijloace informatice.

În cazul în care apare o problemă procedurală care nu este acoperită de capitolul 21 din acord, de prezentul regulament de procedură sau de Codul de conduită pentru arbitri menționat la articolul 21.30, comisia de arbitraj, după consultarea părților, poate adopta o procedură adecvată compatibilă cu dispozițiile respective.

Comisia de arbitraj poate modifica orice termen, cu excepția termenului stabilit în capitolul 21 din acord, și poate efectua orice altă modificare procedurală sau administrativă în procedură după consultarea părților. Atunci când comisia de arbitraj consultă părțile, aceasta le informează în scris cu privire la modificarea sau ajustarea propusă și motivele acesteia.

Audieri

Pe baza calendarului stabilit în conformitate cu alineatul (4), după consultarea părților și a celorlalți arbitri, președintele comisiei de arbitraj stabilește data și ora audierii.

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, partea la care are loc audierea în conformitate cu articolul 21.15 alineatul (2) din acord:

stabilește locul de desfășurare a audierii și îl informează pe președintele comisiei de arbitraj în acest sens și

este responsabilă de administrarea logistică a audierii.

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel și fără a aduce atingere alineatului (46), părțile împart cheltuielile ocazionate de administrarea logistică a reuniunii.

Președintele comisiei de arbitraj notifică, în timp util, părțile și, după caz, organismul extern menționat la articolul 21.25 alineatul (2) din acord, în scris, cu privire la data, ora și locul de desfășurare a ședinței. Aceste informații sunt făcute publice de către partea la care are loc audierea sau, dacă este cazul, de către organismul extern menționat la articolul 21.25 alineatul (2) din acord, cu excepția cazului în care audierea este închisă publicului.

Ca regulă generală, ar trebui să existe o singură audiere. În cazul în care litigiul implică chestiuni extrem de complexe, comisia de arbitraj poate convoca audieri suplimentare din proprie inițiativă sau, la cererea uneia dintre părți, după consultarea părților. Pentru fiecare dintre audierile suplimentare, se aplică alineatele (15) - (18) mutatis mutandis.

Toți arbitrii trebuie să fie prezenți pe parcursul întregii audieri.

Următoarele persoane pot participa la audiere, indiferent dacă aceasta este deschisă sau nu publicului:

reprezentanți ai părților;

consilieri;

asistenți și personal administrativ;

interpreți, traducători și grefieri ai comisiei de arbitraj și

experți, după cum decide comisia de arbitraj în conformitate cu articolul 21.17 alineatul (2) din acord.

Cu cel târziu cinci zile înainte de data audierii, fiecare parte trimite comisiei de arbitraj o listă cu numele persoanelor care vor pleda sau vor face prezentări în numele părții respective în cadrul audierii, precum și cu numele altor reprezentanți sau consilieri care vor lua parte la audiere.

Comisia de arbitraj desfășoară audierea în modul următor, asigurându-se că partea reclamantă și partea pârâtă beneficiază de timp egal, atât în ceea ce privește pledoariile, cât și obiecțiile:

Pledoarii

pledoaria părții reclamante; și

pledoaria părții pârâte.

Obiecții

replica părții reclamante; și

contrareplica părții pârâte.

Comisia de arbitraj poate adresa întrebări directe oricărei părți, în orice moment al audierii.

Comisia de arbitraj ia măsurile necesare în vederea realizării și transmiterii către părți, în cel mai scurt timp de la data audierii, a unei transcrieri a audierii. Părțile pot formula observații referitoare la transcriere, iar comisia de arbitraj poate lua în considerare aceste observații.

În termen de 10 zile de la data audierii, fiecare parte poate trimite un memoriu suplimentar cu privire la orice aspect abordat în cadrul audierii.

Deliberări

La dezbaterile din cadrul comisiei de arbitraj nu pot lua parte decât arbitrii. Fără a aduce atingere tezei anterioare, comisia de arbitraj le poate permite asistenților să fie prezenți în timpul deliberărilor sale.

Întrebări scrise

Comisia de arbitraj poate, în orice moment al procedurii, să adreseze întrebări scrise unei părți sau ambelor părți. Orice întrebare adresată unei părți se transmite în copie celeilalte părți.

Fiecare parte transmite celeilalte părți o copie a răspunsurilor sale la întrebările adresate de comisie. Fiecare parte are posibilitatea să prezinte observații în scris la răspunsul celeilalte părți în termen de cinci zile de la data primirii respectivei copii.

Înlocuirea arbitrilor

Pentru înlocuirea unui arbitru în conformitate cu articolul 21.11 din acord, articolul 21.8 se aplică mutatis mutandis.

În cazul în care o parte consideră că un arbitru nu respectă cerințele codului de conduită și că, din acest motiv, ar trebui înlocuit, partea respectivă comunică acest lucru celeilalte părți, în termen de 15 zile de la data la care a obținut dovezi suficiente privind încălcarea de către arbitru a cerințelor prevăzute în codul de conduită.

În cazul în care una dintre părți consideră că un arbitru, altul decât președintele, nu respectă cerințele codului de conduită, părțile se consultă și, în cazul în care ajung la un acord, selectează un arbitru nou în conformitate cu alineatul (30).

În cazul în care părțile nu ajung la un acord în ceea ce privește necesitatea de a înlocui un arbitru, oricare dintre părți poate solicita ca această chestiune să fie supusă atenției președintelui comisiei de arbitraj, a cărui decizie este definitivă.

Dacă, în urma acestei solicitări, președintele constată că arbitrul nu respectă cerințele codului de conduită, noul arbitru va fi selectat în conformitate cu alineatul (30).

În cazul în care una dintre părți consideră că președintele comisiei de arbitraj nu respectă cerințele codului de conduită, părțile se consultă și, în cazul în care ajung la un acord, selectează un președinte nou în conformitate cu alineatul (30).

În cazul în care părțile nu ajung la un acord cu privire la necesitatea de a înlocui președintele, oricare dintre părți poate solicita ca respectiva chestiune să fie transmisă spre soluționare celorlalți doi arbitri. Arbitrii hotărăsc, în termen de cel mult 10 zile de la data transmiterii solicitării, dacă este necesară înlocuirea președintelui comisiei de arbitraj. Hotărârea arbitrilor cu privire la necesitatea de a înlocui președintele este definitivă.

Dacă arbitrii decid că președintele nu respectă cerințele codului de conduită, se va selecta un președinte nou în conformitate cu alineatul (30).

Procedurile se suspendă pe durata desfășurării procedurilor prevăzute la alineatele (30) - (33).

Confidențialitate

În cazul în care o parte transmite comisiei de arbitraj o versiune confidențială a memoriului său, aceasta, la cererea celeilalte părți, furnizează, în termen de 20 de zile de la data solicitării, o versiune neconfidențială a memoriului, care poate fi făcută publică. Nicio dispoziție din prezentul regulament nu împiedică o parte să își facă publice propriile memorii în măsura în care nu dezvăluie nicio informație desemnată de cealaltă parte ca fiind confidențială. Comisia de arbitraj se reunește în sesiuni închise publicului atunci când observațiile și pledoariile uneia dintre părți conțin informații confidențiale. Comisia de arbitraj și părțile păstrează caracterul confidențial al audierilor organizate de comisie, atunci când acestea se desfășoară în sesiuni închise publicului.

Contacte ex parte

Comisia de arbitraj nu se întâlnește și nu comunică cu o parte în absența celeilalte părți.

Niciun arbitru nu poate discuta despre aspecte care fac obiectul procedurii cu o parte sau ambele părți în absența celorlalți arbitri.

Observații amicus curiae

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel în termen de trei zile de la data instituirii comisiei de arbitraj, aceasta poate primi memorii nesolicitate din partea persoanelor menționate la articolul 21.17 alineatul (3) din acord care sunt independente de guvernele părților, cu condiția ca respectivele memorii să fie primite în termen de 10 zile de la data instituirii comisiei de arbitraj.

Memoriile trebuie să fie concise și să conțină maximum 15 pagini scrise la două rânduri și să fie relevante, în mod direct, pentru o chestiune de fapt sau de drept aflată în atenția comisiei de arbitraj. Memoriile conțin o descriere a persoanei care le furnizează, inclusiv:

în cazul unei persoane fizice, cetățenia acesteia și

în cazul unei persoane juridice, locul de rezidență, natura activităților sale, statutul său juridic, obiectivele sale generale și sursa sa de finanțare.

Orice persoană specifică în cadrul memoriilor natura interesului pe care îl are în ceea ce privește procedura. Memoriile în cauză se redactează în limbile alese de părți, în conformitate cu alineatele (42) și (43) din prezentul regulament de procedură.

Comisia de arbitraj va include în raportul său toate memoriile pe care le-a primit în conformitate cu alineatele (38) și (39). Comisia de arbitraj nu este obligată să abordeze în raportul său argumentele formulate în cadrul acestor memorii. Memoriile se transmit părților pentru ca acestea să formuleze observații. Observațiile părților care au fost transmise comisiei de arbitraj în termen de 10 zile vor fi luate în considerare de către comisie.

Situații de urgență

În situațiile de urgență menționate în capitolul 21 din acord, comisia de arbitraj, după consultarea părților, ajustează în mod corespunzător perioadele menționate în cadrul prezentului regulament. Comisia de arbitraj notifică părților astfel de ajustări.

Limbă și traducere

În cadrul consultărilor menționate la articolul 21.5 din acord și cel târziu până la reuniunea de organizare menționată la alineatul 4, părțile depun eforturi pentru a ajunge la un acord în privința unei limbi de lucru comune care să fie utilizată în cadrul procedurilor de pe rolul comisiei de arbitraj. Fiecare parte notifică celeilalte părți, în termen de cel mult 90 de zile de la adoptarea prezentului regulament de procedură de către Comitetul mixt, în conformitate cu articolul 22.1 alineatul (4) litera (f) din acord, o listă de limbi preferate. Lista trebuie să cuprindă cel puțin o limbă de lucru a OMC.

În cazul în care părțile nu reușesc să ajungă la un acord în privința unei limbi de lucru comune, fiecare parte își transmite memoriile în limba aleasă, furnizând în același timp o traducere într-una dintre limbile de lucru ale OMC, notificată de cealaltă parte în conformitate cu alineatul (42), după caz. Partea responsabilă de organizarea audierii va asigura interpretarea comunicărilor orale în aceeași limbă de lucru a OMC, după caz.

Raportul intermediar și final al comisiei de arbitraj se emite în limba comună de lucru. În cazul în care părțile nu au convenit asupra unei limbi de lucru comune, raportul intermediar și cel final al comisiei de arbitraj se redactează într-una dintre limbile de lucru ale OMC menționate la alineatul (43).

Oricare dintre părți poate prezenta observații cu privire la exactitatea oricărei versiuni traduse a unui document elaborat în conformitate cu prezentul regulament.

În cazul în care este necesară traducerea sau interpretarea observațiilor scrise și orale ale unei părți în limba de lucru relevantă a OMC, partea respectivă suportă costurile aferente.

personal administrativ, în ceea ce privește un arbitru, înseamnă persoanele aflate sub coordonarea și controlul arbitrului, altele decât asistenții;

consilier înseamnă o persoană reținută de o parte pentru a consilia sau a asista această parte în scopul procedurii comisiei de arbitraj, alta decât reprezentanții acelei părți;

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

arbitru înseamnă un membru al unei comisii de arbitraj;

asistent înseamnă o persoană care, în temeiul mandatului unui arbitru, desfășoară activități de documentare sau îl asistă pe arbitru în activitatea acestuia;

Cod de conduită înseamnă Codul de conduită pentru arbitri menționat la articolul 21.30 din acord;

parte reclamantă înseamnă partea care solicită instituirea unei comisii de arbitraj în temeiul articolului 21.7 al acordului;

zile înseamnă zile calendaristice;

comisie înseamnă o comisie de arbitraj instituită în temeiul articolului 21.7 din acord;

partea pârâtă înseamnă partea împotriva căreia a fost formulat un litigiu în fața unei comisii, în temeiul articolului 21.7 din acord;

procedură înseamnă procedura comisiei de arbitraj; și

reprezentant în raport cu o parte înseamnă un funcționar sau orice altă persoană din cadrul unui departament sau al unei agenții guvernamentale sau orice altă entitate publică a unei părți și alt personal, pe care partea o desemnează ca reprezentant în cadrul procedurilor comisiei de arbitraj.

remunerația și cheltuielile care trebuie plătite arbitrilor, care sunt conforme cu standardele și criteriile OMC.

remunerația care trebuie plătită asistenților. Valoarea totală a remunerației pentru asistentul sau asistenții fiecărui arbitru nu trebuie să depășească 50 % din remunerația arbitrului respectiv, cu excepția cazului în care părțile convin altfel și

calendarul procedurii, care se stabilește pe baza fusului orar corespunzător părții pârâte.

comisia de arbitraj se transmite ambelor părți în același timp;

o parte către comisia de arbitraj se transmite în copie celeilalte părți în același timp și

o parte către cealaltă parte se transmite în copie și la comisia de arbitraj în același timp, după caz.

stabilește locul de desfășurare a audierii și îl informează pe președintele comisiei de arbitraj în acest sens și

este responsabilă de administrarea logistică a audierii.

reprezentanți ai părților;

consilieri;

asistenți și personal administrativ;

interpreți, traducători și grefieri ai comisiei de arbitraj și

experți, după cum decide comisia de arbitraj în conformitate cu articolul 21.17 alineatul (2) din acord.

Pledoarii

pledoaria părții reclamante; și

pledoaria părții pârâte.

Obiecții

replica părții reclamante; și

contrareplica părții pârâte.

pledoaria părții reclamante; și

pledoaria părții pârâte.

replica părții reclamante; și

contrareplica părții pârâte.

în cazul unei persoane fizice, cetățenia acesteia și

în cazul unei persoane juridice, locul de rezidență, natura activităților sale, statutul său juridic, obiectivele sale generale și sursa sa de finanțare.

ANEXA III

PROCEDURA DE MEDIERE

Obiectiv

Obiectivul procedurii de mediere în conformitate cu articolul 21.6 din acord, astfel cum se prevede în acest document, este de a facilita găsirea unor soluții convenite de comun acord pe baza unei proceduri complete și rapide, cu asistența unui mediator.

Definiții

În sensul prezentului document:

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

Cod de conduită înseamnă Codul de conduită pentru arbitri menționat la articolul 21.30 din acord;

zile înseamnă zile calendaristice;

Comitet mixt înseamnă comitetul mixt instituit în temeiul articolului 22.1 din acord;

partea solicitată înseamnă partea căreia îi este adresată solicitarea de a iniția o procedură de mediere în conformitate cu articolul 21.6 din acord;

partea solicitantă înseamnă partea care solicită să inițieze o procedură de mediere în conformitate cu articolul 21.6 din acord și

Regulament de procedură înseamnă regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj, menționat la articolul 21.30 din acord.

Inițierea procedurii de mediere

O parte poate solicita, în orice moment, inițierea unei proceduri de mediere între părți. O astfel de solicitare se adresează celeilalte părți în scris. Solicitarea trebuie să fie suficient de detaliată astfel încât cealaltă parte să înțeleagă în mod clar preocupările părții care solicită inițierea procedurii de mediere. În solicitarea sa, partea solicitantă descrie problema în cauză:

identificând măsura specifică în discuție;

furnizând o prezentare a presupuselor efecte negative pe care, în opinia părții solicitante, le are sau le va avea măsura asupra comerțului sau a investițiilor dintre părți și

explicând legătura de cauzalitate dintre măsură și efectele negative asupra comerțului și a investițiilor dintre părți.

În mod normal, se așteaptă ca o parte să se folosească de orice dispoziții relevante privind cooperarea sau consultarea prevăzute în acord înainte de a adresa celeilalte părți o solicitare scrisă în temeiul alineatului (3). Pentru o certitudine mai mare, consultările în temeiul articolului 21.5 din acord nu sunt necesare înainte de inițierea procedurii de mediere.

Procedura de mediere nu poate începe decât prin acordul părților pentru a se putea analiza soluții agreate de comun acord și a se lua în considerare orice recomandare și soluții propuse de către mediator. Partea solicitată examinează solicitarea cu atenție și furnizează un răspuns scris de acceptare sau de respingere în termen de 10 zile de la data primirii ei. În cazul în care partea solicitată nu răspunde în acest termen, solicitarea va fi considerată respinsă. Data primirii de către partea solicitantă a răspunsului de acceptare al părții solicitate este considerată data inițierii procedurii de mediere.

Selection of the mediator

Părțile depun toate eforturile pentru a conveni asupra unui mediator în cel mult 15 zile de la data inițierii procedurii de mediere.

În cazul în care părțile nu ajung la un acord cu privire la mediator în termenul prevăzut la alineatul (6), la cererea oricăreia dintre părți, copreședintele Comitetului mixt al părții solicitante sau persoana desemnată de acesta, selectează mediatorul prin tragere la sorți, în termen de cinci zile de la primirea solicitării, din lista secundară de președinți elaborată în temeiul articolului 21.9 alineatul (1) din acord. Solicitarea se transmite în copie celeilalte părți.

Biroul desemnat de partea solicitantă în conformitate cu articolul 21.25 alineatul (1) din acord răspunde de organizarea tragerii la sorți și îi informează pe copreședinții Comitetului mixt, cu suficient timp în avans, cu privire la data, ora și locul de desfășurare a tragerii la sorți. Copreședintele părții solicitate poate fi prezent sau poate fi reprezentat de o altă persoană în cadrul tragerii la sorți. De asemenea, pot fi prezenți reprezentanți ai ambelor părți. În orice caz, tragerea la sorți se efectuează cu partea prezentă sau cu părțile prezente.

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, mediatorul nu este resortisant al niciuneia dintre părți și nu poate fi angajat de niciuna dintre părți.

Mediatorul oferă asistență părților, în mod imparțial și transparent, în vederea clarificării chestiunii în discuție, inclusiv a eventualelor efecte ale acestei măsuri specifice asupra comerțului sau a investițiilor, precum și în vederea stabilirii de comun acord a unei soluții.

Codul de conduită pentru arbitri, adoptat de Comitetul mixt în conformitate cu articolul 21.30 din acord, se aplică mediatorului mutatis mutandis.

Regulamentul procedurii de mediere

În termen de 10 zile de la data la care mediatorul a fost ales de comun acord în conformitate cu alineatul (6) sau selectat în conformitate cu alineatul (7), partea solicitantă prezintă în scris mediatorului și părții solicitate o descriere detaliată a chestiunii în discuție, inclusiv modul în care este sau ar fi aplicată măsura specifică și în care aceasta afectează comerțul sau investițiile. În termen de 20 de zile de la data transmiterii informațiilor în cauză, partea solicitată poate pune la dispoziție, în scris, observațiile sale cu privire la descriere. Fiecare dintre părți poate include în descrierea sau în observațiile sale informațiile pe care le consideră relevante.

Mediatorul poate decide cu privire la modul cel mai adecvat de a clarifica chestiunea în discuție, inclusiv eventualele efecte ale măsurii specifice asupra comerțului sau a investițiilor. În special, mediatorul poate să organizeze reuniuni între părți, să consulte părțile împreună sau individual și să ofere orice sprijin suplimentar solicitat de către părți. Mediatorul poate solicita, de asemenea, asistența experților și a părților interesate relevante după consultarea părților.

Mediatorul depune eforturi pentru a oferi consultanță și a propune o soluție pe care părțile trebuie să o examineze. Părțile pot accepta sau respinge soluția propusă sau pot conveni asupra unei soluții diferite. Mediatorul nu oferă consiliere sau observații cu privire la consecvența măsurii specifice cu acordul.

Procedura are loc la partea solicitată, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

În termen de 60 de zile de la data la care mediatorul a fost ales de comun acord în temeiul alineatului (6) sau a fost selectat în conformitate cu alineatul (7), părțile depun eforturi pentru a ajunge de comun acord la o soluție. La cererea unei părți, soluția convenită de comun acord se adoptă printr-o decizie a Comitetului mixt. Soluțiile convenite de comun acord se fac publice, cu excepția cazului în care părțile convin altfel. Versiunea făcută publică nu poate conține informații pe care una dintre părți le-a desemnat ca fiind confidențiale. În așteptarea unei soluții convenite finale, părțile pot lua în considerare posibile soluții provizorii.

La cererea oricăreia dintre părți, mediatorul transmite părților în scris un proiect de raport faptic, furnizând o scurtă descriere:

a problemei în cauză, inclusiv a posibilelor efecte ale măsurii specifice asupra comerțului sau a investițiilor;

a procedurilor desfășurate;

a opiniilor exprimate de părți, de experți și de părțile interesate, după caz și

dacă este cazul, a oricărei soluții convenite de comun acord și a soluțiilor provizorii

în termen de 15 zile de la data solicitării acestui raport.

Părțile pot formula observații cu privire la proiectul de raport faptic în termen de 15 zile de la data emiterii acestuia. După examinarea observațiilor trimise de părți, mediatorul trimite părților, în scris, în termen de 30 de zile de la emiterea proiectului de raport faptic, raportul faptic final. Raportul faptic nu va include niciun fel de interpretare a acordului de către mediator.

Procedura de mediere se încheie:

prin adoptarea unei soluții convenite de comun acord de către părți, la data adoptării;

printr-o declarație scrisă a mediatorului, după consultarea părților, conform căreia orice eforturi suplimentare de mediere ar fi inutile, la data acelei declarații;

printr-un acord comun al părților, în orice etapă a procedurii, la data acelui acord sau

printr-o declarație scrisă și fundamentată a uneia dintre părți după examinarea soluțiilor stabilite de comun acord în cadrul procedurii de mediere, la data respectivei declarații.

Încetarea procedurii de mediere nu aduce atingere alineatului (17).

Alineatele (5) - (9), (15) - (26), (33), (34) și (42) - (46) din Regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj se aplică procedurii de mediere mutatis mutandis.

Confidențialitate

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel și fără a aduce atingere alineatului (16), toate etapele procedurii de mediere, inclusiv orice consiliere sau soluție propusă, sunt confidențiale. Mediatorul și părțile vor trata în mod confidențial toate informațiile transmise mediatorului de către o parte sau primite din orice altă sursă care au fost desemnate ca fiind confidențiale. Cu toate acestea, oricare dintre părți poate face public faptul că are loc o mediere.

Relația cu alte proceduri de soluționare a litigiilor

Procedura de mediere nu aduce atingere drepturilor și obligațiilor părților prevăzute la capitolul 21 (Soluționarea litigiilor) din acord sau în orice altă procedură de soluționare a litigiilor din cadrul oricărui alt acord.

O parte nu va introduce ca probe și nu se va baza, în alte proceduri de soluționare a litigiilor prevăzute în prezentul acord sau în orice alt acord, pe următoarele elemente și nici nu se va accepta ca o comisie de arbitraj să ia în considerare:

pozițiile adoptate de cealaltă parte în cursul procedurii de mediere sau informațiile colectate în conformitate cu alineatul (13);

faptul că cealaltă parte și-a arătat disponibilitatea de a accepta o soluție pentru chestiunea care face obiectul medierii sau

consilierea acordată sau propunerile făcute de mediator.

Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, un mediator nu poate avea calitatea de arbitru sau de membru al comisiei de arbitraj în cadrul procedurilor de soluționare a litigiilor în temeiul prezentului acord sau al altui acord referitor la aceeași problemă pentru care a avut calitatea de mediator.

Perioada

Orice termen menționat în prezenta procedură de mediere poate fi modificat prin acordul comun al părților.

Costuri

Fiecare parte își suportă propriile cheltuieli aferente participării la procedura de mediere.

Părțile împart în mod egal cheltuielile aferente aspectelor organizatorice, inclusiv remunerația și cheltuielile mediatorului. Remunerația mediatorului este echivalentă cu remunerația arbitrilor prevăzută la alineatul (4) din Regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj.

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

Cod de conduită înseamnă Codul de conduită pentru arbitri menționat la articolul 21.30 din acord;

zile înseamnă zile calendaristice;

Comitet mixt înseamnă comitetul mixt instituit în temeiul articolului 22.1 din acord;

partea solicitată înseamnă partea căreia îi este adresată solicitarea de a iniția o procedură de mediere în conformitate cu articolul 21.6 din acord;

partea solicitantă înseamnă partea care solicită să inițieze o procedură de mediere în conformitate cu articolul 21.6 din acord și

Regulament de procedură înseamnă regulamentul de procedură al unei comisii de arbitraj, menționat la articolul 21.30 din acord.

identificând măsura specifică în discuție;

furnizând o prezentare a presupuselor efecte negative pe care, în opinia părții solicitante, le are sau le va avea măsura asupra comerțului sau a investițiilor dintre părți și

explicând legătura de cauzalitate dintre măsură și efectele negative asupra comerțului și a investițiilor dintre părți.

a problemei în cauză, inclusiv a posibilelor efecte ale măsurii specifice asupra comerțului sau a investițiilor;

a procedurilor desfășurate;

a opiniilor exprimate de părți, de experți și de părțile interesate, după caz și

dacă este cazul, a oricărei soluții convenite de comun acord și a soluțiilor provizorii

prin adoptarea unei soluții convenite de comun acord de către părți, la data adoptării;

printr-o declarație scrisă a mediatorului, după consultarea părților, conform căreia orice eforturi suplimentare de mediere ar fi inutile, la data acelei declarații;

printr-un acord comun al părților, în orice etapă a procedurii, la data acelui acord sau

printr-o declarație scrisă și fundamentată a uneia dintre părți după examinarea soluțiilor stabilite de comun acord în cadrul procedurii de mediere, la data respectivei declarații.

pozițiile adoptate de cealaltă parte în cursul procedurii de mediere sau informațiile colectate în conformitate cu alineatul (13);

faptul că cealaltă parte și-a arătat disponibilitatea de a accepta o soluție pentru chestiunea care face obiectul medierii sau

consilierea acordată sau propunerile făcute de mediator.

ANEXA IV

CODUL DE CONDUITĂ PENTRU ARBITRI

Definiții

În prezentul cod de conduită:

personal administrativ, în ceea ce privește un arbitru, înseamnă persoanele aflate sub coordonarea și controlul arbitrului, altele decât asistenții.

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

arbitru înseamnă un membru al unei comisii de arbitraj;

asistent înseamnă o persoană care, în temeiul mandatului unui arbitru, desfășoară activități de documentare sau îl asistă pe arbitru în activitatea acestuia;

candidat înseamnă o persoană al cărei nume se află pe lista arbitrilor menționată la articolul 21.9 din acord;

comisie înseamnă o comisie de arbitraj instituită în temeiul articolului 21.7 din acord; și

procedură înseamnă procedura comisiei de arbitraj;

Furnizarea unui cod de conduită

Părțile vor pune acest cod de conduită la dispoziția fiecărui candidat în momentul în care numele acestuia este inclus pe lista menționată la articolul 21.9 din acord.

Principii de guvernare

Fiecare candidat și arbitru trebuie să respecte standarde înalte de conduită, în conformitate cu prezentul cod de conduită, astfel încât să fie menținute integritatea și imparțialitatea mecanismului de soluționare a litigiilor.

Obligații de comunicare a informațiilor

Înainte de acceptarea numirii sale ca arbitru, un candidat căruia i s-a solicitat să participe ca arbitru declară orice interese, relații sau aspecte care i-ar putea afecta independența sau imparțialitatea sau care ar putea da naștere, în mod rezonabil, la o aparență de încălcare a deontologiei sau de lipsă de imparțialitate în cursul procedurii. În acest scop, acesta depune toate eforturile rezonabile pentru a se informa în legătură cu existența unor astfel de interese, relații și aspecte, inclusiv interese financiare, interese profesionale sau interese legate de locul de muncă sau de familie.

Obligația de comunicare a informațiilor prevăzută la alineatul (4) este o obligație continuă și i se aplică unui arbitru și după acceptarea numirii sale. În cursul procedurii, un arbitru comunică în scris părților orice informații noi privind obligația prevăzută la alineatul (4) în cel mai scurt timp posibil după ce ia cunoștință de acestea.

În ceea ce privește respectarea acestor cerințe de comunicare, trebuie respectată viața privată.

Îndeplinirea atribuțiilor

După acceptarea numirii sale, un arbitru este disponibil să își îndeplinească atribuțiile și le va îndeplini cu atenție și promptitudine pe durata procedurii comisiei de arbitraj, în mod onest și cu profesionalism.

În cadrul fiecărei proceduri, un arbitru analizează doar aspectele care sunt invocate și necesare în vederea pronunțării unei decizii și nu deleagă această atribuție niciunei alte persoane.

Un arbitru nu se angajează în contacte ex parte în ceea ce privește aspectele examinate de comisia de arbitraj în cadrul procedurii.

Independența și imparțialitatea

Un arbitru trebuie să fie independent și imparțial, să evite conflictele de interese directe și indirecte, să nu fie influențat de interesul propriu, de presiunea externă, de considerente politice, de proteste publice și de loialitatea față de o parte sau de teama de a fi criticat și trebuie să evite crearea unei aparențe de încălcare a deontologiei sau de lipsă de imparțialitate.

Un arbitru nu își asumă, în mod direct sau indirect, o obligație și nu acceptă beneficii care ar afecta sau ar părea că afectează îndeplinirea în mod corespunzător a atribuțiilor sale.

Un arbitru nu își va folosi poziția pe care o deține în cadrul comisiei de arbitraj în scopul promovării unor interese personale sau private și trebuie să evite acțiunile care pot crea impresia că unele persoane se află într-o poziție privilegiată și îl pot influența.

Un arbitru nu permite ca judecata sau comportamentul său să fie influențate de relații sau responsabilități financiare, de afaceri, profesionale, personale, de familie sau sociale anterioare sau actuale.

Un arbitru evită să intre în orice relație sau să dobândească orice interes financiar susceptibil de a-i afecta imparțialitatea sau care ar putea crea, în mod rezonabil, o aparență de încălcare a deontologiei sau de favorizare a unei părți.

Un fost arbitru evită acțiunile care ar putea crea impresia că a favorizat una dintre părți în îndeplinirea atribuțiilor sale sau că ar fi obținut vreun beneficiu în urma deciziei comisiei de arbitraj în cadrul căreia și-a desfășurat activitatea.

Confidențialitate

Niciun arbitru nu va dezvălui în niciun moment informații care nu au caracter public cu privire la procedura comisiei de arbitraj pentru care este desemnat sau care au fost obținute în cursul acesteia. Niciun arbitru nu utilizează, în niciun caz, astfel de informații pentru a dobândi avantaje personale, pentru a favoriza alte persoane sau pentru a afecta interesele altora.

Niciun arbitru nu va dezvălui decizia comisiei de arbitraj sau părți din aceasta, cu excepția cazului în care decizia este făcută publică.

Un arbitru nu va dezvălui în niciun moment deliberările unei comisii de arbitraj sau opinia unui arbitru, nici nu va face declarații privind procedura comisiei de arbitraj pentru care a fost numit sau în legătură cu aspectele care fac obiectul litigiului în cadrul unei astfel de proceduri.

Obligațiile prevăzute la alineatele (16) - (18) continuă să se aplice și în cazul foștilor arbitri.

Alte obligații

Un candidat sau un arbitru comunică ambelor părți aspecte privind încălcările reale sau potențiale ale prezentului cod de conduită în vederea examinării acestora cât mai curând posibil și în mod confidențial.

Un arbitru ia toate măsurile rezonabile și adecvate pentru a se asigura că asistenții săi și personalul administrativ cunosc și respectă obligațiile arbitrilor ce le revin în temeiul părților III, IV, VI și VII din prezentul cod de conduită.

Fiecare arbitru păstrează o evidență a timpului dedicat procedurii comisiei de arbitraj și a cheltuielilor efectuate, precum și a timpului și a cheltuielilor asistenților săi, și întocmește un raport final cu privire la aceste aspecte.

personal administrativ, în ceea ce privește un arbitru, înseamnă persoanele aflate sub coordonarea și controlul arbitrului, altele decât asistenții.

acord înseamnă Acordul de parteneriat economic UE-Japonia;

arbitru înseamnă un membru al unei comisii de arbitraj;

asistent înseamnă o persoană care, în temeiul mandatului unui arbitru, desfășoară activități de documentare sau îl asistă pe arbitru în activitatea acestuia;

candidat înseamnă o persoană al cărei nume se află pe lista arbitrilor menționată la articolul 21.9 din acord;

comisie înseamnă o comisie de arbitraj instituită în temeiul articolului 21.7 din acord; și

procedură înseamnă procedura comisiei de arbitraj;