Document UE

având în vedere Regulamentul (UE) 2016/794 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 mai 2016 privind Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Aplicare a Legii (Europol) și de înlocuire și de abrogare a Deciziilor 2009/371/JAI, 2009/934/JAI, 2009/935/JAI, 2009/936/JAI și 2009/968/JAI ale Consiliului (denumit în continuare Regulamentul Europol), în special articolul 11 alineatul (1) litera (t),

Conducerea Europol trebuie îmbunătățită prin urmărirea unei eficiențe sporite și prin simplificarea procedurilor;

Comisia și statele membre trebuie să fie reprezentate în cadrul consiliului de administrație al Europol pentru a supraveghea în mod eficient activitatea acestuia;

Consiliul de administrație adoptă regulamentul său de procedură, inclusiv dispozițiile referitoare la sarcinile și funcționarea secretariatului său,

Consiliul de administrație este compus din câte un reprezentant al fiecărui stat membru și un reprezentant al Comisiei. Fiecare reprezentant are drept de vot.

Fiecare membru al Consiliului de administrație dispune de un membru supleant. Membrul supleant reprezintă membrul în absența acestuia sau a acesteia. Atât membrul, cât și membrul supleant pot participa la reuniunea Consiliului de administrație.

Membrii și membrii supleanți ai Consiliului de administrație sunt desemnați ținând seama de cunoștințele acestora în materie de cooperare în domeniul aplicării legii, precum și de competențele manageriale, administrative și bugetare relevante.

Principiul reprezentării echilibrate a celor două genuri în cadrul Consiliului de administrație este de asemenea, luat în considerare.

Fără a aduce atingere dreptului statelor membre și al Comisiei de a rezilia mandatul membrului și al membrului supleant în cauză, mandatul în Consiliul de administrație are o durată de patru ani, care nu poate fi prelungită.

Toate părțile reprezentate în Consiliul de administrație trebuie să facă eforturi pentru a limita rotația reprezentanților lor în Consiliul de administrație, pentru a asigura continuitatea activității Consiliului de administrație.

Statele membre și Comisia notifică secretariatul Consiliului de administrație despre desemnarea și încetarea atribuțiilor membrului respectiv și ale membrului supleant. Secretariatul actualizează lista membrilor Consiliului de administrație.

Consiliul de administrație alege un președinte și un vicepreședinte din grupul celor trei state membre care au pregătit împreună programul de optsprezece luni al consiliului. Aceștia rămân în funcție pentru perioada de optsprezece luni care corespunde respectivului program al consiliului. Pe durata perioadei respective, președintele nu mai acționează în calitate de reprezentant al statului său membru în Consiliul de administrație și nu mai are drept de vot. Dacă mandatul președintelui sau al vicepreședintelui Consiliului de administrație se încheie în orice moment pe parcursul mandatului de președinte sau vicepreședinte, mandatul acestora expiră automat în același moment.

Președintele este responsabil, în special, de funcționarea eficientă a Consiliului de administrație în îndeplinirea sarcinilor sale, prevăzute în Regulamentul Europol.

Dacă președintele nu-și poate îndeplini atribuțiile, acesta sau aceasta este înlocuit(ă) de vicepreședinte.

Președintele și vicepreședintele sunt aleși cu o majoritate de două treimi din membrii Consiliului de administrație. Alegerea președintelui și a vicepreședintelui are loc cel mai târziu în timpul ultimei reuniuni, care precedă următorul program de optsprezece luni al consiliului, menționat la articolul 2 alineatul (1) din acest regulament.

Nominalizările pentru președinte și vicepreședinte se transmit secretariatului cel mai târziu cu douăzeci de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii în cadrul căreia urmează să aibă loc alegerea. Secretariatul trimite nominalizările primite membrilor Consiliului de administrație cel mai târziu cu paisprezece zile calendaristice înainte de reuniunea Consiliului de administrație în cadrul căreia urmează să aibă loc alegerea.

Președintele convoacă reuniunile Consiliului de administrație. Consiliul de administrație este informat de data ședinței ordinare cel mai târziu în cadrul reuniunii precedente.

Consiliul de administrație se reunește în ședință ordinară de cel puțin două ori pe an. În plus, se întrunește la inițiativa președintelui său sau la cererea Comisiei sau cel puțin a unei treimi din membrii săi. În astfel de situații, președintele convoacă reuniunea în termen de treizeci de zile calendaristice de la primirea cererii sau în termen de paisprezece zile calendaristice în caz de urgență.

Reuniunile au loc la sediul Europol, cu excepția cazului în care președintele Consiliului de administrație decide altfel.

Președintele Consiliului de administrație întocmește proiectul de ordine de zi pentru fiecare reuniune. Proiectul de ordine de zi se transmite tuturor membrilor și directorului executiv, de către secretarul Consiliului de administrație, cu cel puțin paisprezece zile înainte de reuniune. Atunci când se convoacă o reuniune extraordinară, proiectul de ordine de zi se comunică în cursul săptămânii anterioare celei în care are loc reuniunea.

Proiectul de ordine de zi cuprinde punctele solicitate de un membru sau de directorul executiv, cu condiția ca documentele relevante să fie puse la dispoziția președintelui cu cel puțin șaisprezece zile înaintea reuniunii.

În proiectul de ordine de zi pot fi incluse numai subiectele pentru care documentele relevante au fost transmise membrilor și directorului executiv cel târziu la data la care se comunică proiectul de ordine de zi, cu excepția cazului în care președintele decide altfel.

Consiliul de administrație adoptă ordinea de zi la începutul reuniunii.

Prezența a trei sferturi din membrii Consiliului de administrație constituie cvorum. În absența cvorumului, președintele închide ședința și convoacă o altă reuniune cât mai curând posibil. La a doua reuniune cvorumul se constituie din două treimi din membri. Membrii care își deleagă votul nu sunt luați în considerare pentru cvorum.

Directorul executiv ia parte la deliberările Consiliului de administrație.

Consiliul de administrație poate invita orice persoană a cărei opinie poate fi relevantă în discuții, inclusiv, dacă este cazul, un reprezentant al Grupului de Control Parlamentar Comun (JPSG), să participe la reuniuni în calitate de membru fără drept de vot.

Membrii și membrii supleanți ai Consiliului de administrație pot fi asistați la reuniuni de consilieri și experți.

Președintele conduce reuniunea acordând prioritate membrilor care doresc să ridice o problemă de procedură sau o chestiune preliminară.

La propunerea președintelui sau la solicitarea unui membru, Consiliul de administrație poate decide să se reunească în sesiune închisă publicului, pentru a stabili participarea la reuniune.

Reuniunile se desfășoară în conformitate cu regimul lingvistic intern al Europol, astfel cum a fost stabilit de Consiliul de administrație conform articolului 64 alineatul (2) din Regulamentul Europol.

Consiliul de administrație adoptă decizii cu majoritatea membrilor săi, cu excepția cazului în care se prevede altfel în Regulamentul Europol.

Majoritatea de două treimi a membrilor Consiliului de administrație este necesară pentru:

adoptarea documentului de programare multianuală a Europol și a programului de lucru anual pentru anul următor;

adoptarea bugetului anual al Europol;

alegerea președintelui și a vicepreședintelui;

decizia privind orice litigiu între Europol și statele membre cu privire la responsabilitatea finală referitoare la despăgubirile acordate oricărei persoane prejudiciate, ca urmare a unei operațiuni de prelucrare a datelor ilegale;

decizia privind propunerile care urmează să fie înaintate Consiliului cu privire la desemnarea, prelungirea sau revocarea mandatului directorului executiv și al directorilor executivi adjuncți;

decizia privind regimul lingvistic intern al Europol.

Fiecare membru dispune de un vot. În absența unui membru, dreptul său de vot poate fi exercitat de membrul supleant.

Fiecare membru poate delega votul unui alt membru al Consiliului de administrație. Fiecare membru poate primi doar un vot prin reprezentare de la alt membru. Membrul care delegă votul comunică în scris președintelui numele membrului autorizat să voteze în numele său, precum și orice restricții impuse asupra votului.

Directorul executiv nu participă la vot.

Consiliul de administrație procedează la vot la inițiativa președintelui, care supune la vot o chestiune, la solicitarea unuia dintre membrii săi, cu condiția ca majoritatea membrilor să fie de acord.

Pentru fiecare decizie adoptată de Consiliul de administrație se precizează distribuția voturilor. Decizia este însoțită de o notă care consemnează opiniile minorității, în cazul în care aceasta solicită acest lucru. Voturile se exprimă prin ridicarea mâinii sau prin apel nominal dacă rezultatul obținut în urma ridicării mâinii este contestat.

Pentru decizii și numiri se folosește votul secret, la cererea unuia dintre membri sau dacă președintele hotărăște astfel. Atunci când are loc un scrutin secret, președintele numără voturile asistat de alți doi membri și anunță imediat rezultatele. Președintele poate permite oricărui membru să prezinte pe scurt motivul pentru care a votat într-un anumit fel.

Consiliul de administrație poate lua decizii în temeiul unei proceduri scrise, în conformitate cu articolul 7 din acest regulament.

Atunci când președintele consideră că situația impune acest lucru, acesta poate să solicite Consiliului de administrație să ia o decizie sau să își exprime punctul de vedere în legătură cu un anumit subiect, prin procedură scrisă. Dacă propunerea de a utiliza proceduri scrise nu s-a decis în cadrul unei reuniuni, membrii își pot exprima obiecțiile în scris președintelui.

Procedurile scrise se adoptă prin procedură tacită, cu excepția cazului în care se dispune altfel.

Procedura scrisă are o durată standard de paisprezece zile calendaristice, cu excepția cazului în care președintele decide altfel din motive de urgență. Opinia exprimată de membrul Consiliului de administrație este pusă la dispoziția celorlalți membri.

Rezultatul procedurii scrise se notifică fără întârziere secretariatului Consiliului de administrație.

Deciziile luate prin procedură scrisă sunt înregistrate în cadrul următoarei reuniuni a Consiliului de administrație.

Proiectul de proces-verbal al reuniunilor Consiliului de administrație se redactează de către secretariat sub responsabilitatea președintelui și cuprinde:

un raport privind discuțiile;

deciziile adoptate de Consiliul de administrație, cu mențiunea distribuției voturilor, inclusiv o listă a voturilor prin reprezentare, atunci când are loc un vot formal;

documentele transmise Consiliului de administrație;

o listă cu persoanele prezente.

Consiliul de administrație aprobă proiectul de proces-verbal prin procedură scrisă sau în reuniunea următoare. Proiectul de proces-verbal se înaintează Consiliului de administrație spre aprobare, numai dacă a fost transmis membrilor cu cel puțin două săptămâni înaintea reuniunii. Proiectul de proces-verbal se transmite și directorului executiv.

Propunerile privind modificările proiectului de proces-verbal se transmit în scris secretariatului, dacă sunt adoptate prin procedură scrisă sau se propun la începutul reuniunii în care urmează să fie aprobate.

După aprobare, procesul-verbal se semnează de președinte și de secretarul Consiliului de administrație.

Consiliul de administrație poate stabili grupuri de lucru cu privire la orice chestiune care se înscrie în competența sa, definindu-le domeniul de aplicare și sarcinile.

Membrii Consiliului de administrație sunt reprezentați în grupurile de lucru, care sunt prezidate de un membru al Consiliului de administrație sau de un expert de nivel înalt numit de Consiliul de administrație. Procedura de numire a președintelui unui grup de lucru este cea prevăzută la articolul 2 din acest regulament. Reprezentanții Consiliului de administrație se angajează să participe în mod activ la grupurile de lucru.

Europol este invitat să participe la reuniunile grupurilor de lucru. Experții pot fi, de asemenea, invitați să participe la reuniunile grupurilor de lucru.

Grupurile de lucru:

discută și elaborează propuneri care urmează a fi prezentate Consiliului de administrație;

își desfășoară activitatea pe baza unei informări orale sau a unei documentații depuse cel târziu cu două săptămâni înaintea reuniunilor, cu excepția cazului în care președintele decide altfel;

raportează Consiliului de administrație prin președinții lor, atunci când este necesar;

sunt sprijinite de secretariatul Consiliului de administrație;

se dizolvă după ce își îndeplinesc sarcinile. Dacă grupurile de lucru dispun de un mandat pe termen lung, necesitatea continuării acestora se evaluează periodic de către Consiliul de administrație.

Fără a aduce atingere articolului 11 din acest regulament, procedurile și deliberările Consiliului de administrație sunt acoperite de obligația de secret profesional, astfel cum se prevede la articolul 339 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, cu excepția cazului în care Consiliul de administrație decide altfel. Membrii și alte persoane prezente la reuniuni au această obligație, chiar și după încetarea atribuțiilor acestora.

Europol publică pe pagina sa web lista membrilor Consiliului de administrație.

Membrii Consiliului de administrație depun la secretariat o declarație de interese, care va fi făcută publică pe pagina web a Europol, în conformitate cu regulile interne privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese referitoare la membrii Consiliului de administrație.

Rezumatele rezultatelor reuniunilor Consiliului de administrație sunt publicate de secretariat pe pagina web a Europol, după permisiunea președintelui și după consultarea Consiliului de administrație, în conformitate cu articolul 65 alineatul (4) din Regulamentul Europol. Publicarea acestor rezumate este temporar sau permanent omisă sau restricționată, dacă publicarea respectivă ar periclita executarea sarcinilor Europol, având în vedere obligațiile de discreție și confidențialitate și caracterul operațional al Europol.

Accesul la documentele Consiliului de administrație se supune regulilor detaliate privind aplicarea Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului cu privire la documentele Europol.

Secretariatul păstrează arhivele electronice și pe hârtie ale documentației Consiliului de administrație.

Fiecare nou președinte supervizează documentația Consiliului de administrație, întocmind în acest scop un document care se înaintează consiliului spre aprobare la prima ședință ordinară.

Consiliul de administrație este asistat de un secretariat pus la dispoziție de Europol.

Consiliul de administrație numește un secretar, care intră sub incidența Statutului funcționarilor și Regimului aplicabil celorlalți agenți, fiind responsabil numai față de Consiliul de administrație în ceea ce privește executarea atribuțiilor sale.

Secretariatul își îndeplinește atribuțiile astfel cum este instruit de președinte și este responsabil față de acesta în ceea ce privește atribuțiile sale. Secretariatul are drept sarcină, în special:

să se implice îndeaproape și continuu în organizarea, coordonarea și asigurarea coerenței activității Consiliului de administrație, inclusiv a grupurilor sale de lucru, sub responsabilitatea și îndrumarea președintelui;

să asiste președintele în exercitarea funcțiilor sale;

să ofere Consiliului de administrație sprijinul necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor sale;

să fie responsabil de îndeplinirea oricăror alte sarcini atribuite de Consiliul de administrație sau de președinte în interesul Europol.

Corespondența adresată Consiliului de administrație se transmite în atenția președintelui Consiliului de administrație și se gestionează de către secretariat.

Europol suportă cheltuielile de călătorie și cazare ale președintelui Consiliului de administrație și ale grupului de lucru stabilit de acesta din urmă.

Europol suportă cheltuielile de călătorie ale membrului Consiliului de administrație și ale membrului supleant, care reprezintă un stat membru și a maxim doi experți per delegație. Fiecare delegație plătește cheltuielile de cazare ale membrilor și ale experților săi. Pentru alți experți cheltuielile sunt suportate de delegația respectivă.

Europol suportă cheltuielile de călătorie și cazare ale experților invitați pentru a oferi consiliere Consiliului de administrație, în conformitate cu articolul 5 alineatul (3), articolul 5 alineatul (4) și articolul 9 alineatul (3) din prezentul regulament de procedură. Costurile de participare ale reprezentantului desemnat de Grupul de control parlamentar comun nu sunt acoperite de Europol.

În ceea ce privește grupurile de lucru ale Consiliului de administrație, Europol suportă cheltuielile de călătorie ale unui reprezentant per delegație. Fiecare delegație achită costurile de cazare ale reprezentanților și ale experților săi.

Prezentul regulament intră în vigoare la data de punere în aplicare a Regulamentului Europol.

Decizia Consiliului de administrație al Europol din 30 noiembrie 2011, care stabilește regulamentul de procedură al Consiliului de administrație, este abrogată și înlocuită de acest regulament.

Orice propunere de modificare a acestui regulament este luată în considerare de Consiliul de administrație, în conformitate cu articolul 11 alineatul (1) litera (t) din Regulamentul Europol.

Adoptat la Haga, 13 decembrie 2016.Pentru Consiliul de administrațieArie IjzermanPreședinte