Regulamentul (CE) nr. 1078/2008 al Comisiei din 3 noiembrie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 861/2006 al Consiliului cu privire la cheltuielile efectuate de statele membre pentru colectarea și gestionarea datelor de bază în sectorul pescuitului

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 861/2006 al Consiliului din 22 mai 2006 de stabilire a măsurilor financiare comunitare privind punerea în aplicare a politicii comune în domeniul pescuitului și în domeniul dreptului mării, în special articolul 31,

Regulamentul (CE) nr. 199/2008 al Consiliului din 25 februarie 2008 privind instituirea unui cadru comunitar pentru colectarea, gestionarea și utilizarea datelor din sectorul pescuitului și sprijinirea consultanței științifice cu privire la politica comună în domeniul pescuitului pune bazele întocmirii de analize științifice în sectorul pescuitului și elaborării de avize științifice temeinice în vederea punerii în aplicare a politicii comune în domeniul pescuitului.

În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 199/2008 al Consiliului, Comisia adoptă un program comunitar multianual pe baza căruia statele membre trebuie să stabilească un program național multianual în vederea colectării, gestionării și utilizării datelor.

Articolul 9 din Regulamentul (CE) nr. 861/2006 prevede, printre alte acțiuni, contribuția financiară comunitară necesară aplicării de măsuri în sectorul colectării de date de bază. Mai mult, articolul 24 din regulamentul menționat cere Comisiei să stabilească în fiecare an contribuția financiară comunitară necesară aplicării măsurilor în cauză.

Potrivit principiului bunei gestiuni financiare, este necesară stabilirea normelor și a procedurilor pe care statele membre trebuie să le respecte pentru a beneficia de ajutor financiar comunitar pentru cheltuielile efectuate în sectorul colectării de date. Prin urmare, nerespectarea acestor norme și proceduri atrage după sine riscul excluderii cheltuielilor.

Contribuția comunitară anuală trebuie să se bazeze pe previziunile bugetare anuale care trebuie să fie evaluate în funcție de programele naționale stabilite de către statele membre.

În scopul garantării alocării eficiente a fondurilor comunitare, previziunile bugetare anuale trebuie să fie conforme cu activitățile prevăzute în programul național.

În scopul simplificării procedurilor, este necesară stabilirea normelor și a formatului pe care statele membre trebuie să le respecte în vederea prezentării previziunilor bugetare anuale în raport cu executarea programelor naționale. Sunt considerate eligibile doar costurile strict legate de punerea în aplicare a programelor naționale, justificate în mod corespunzător și suportate efectiv de către statele membre. În acest sens, este necesară precizarea rolului și a obligațiilor partenerilor și subcontractanților cu privire la punerea în aplicare a programelor naționale.

Referitor la posibilitatea de a modifica aspectele tehnice ale programelor multianuale prevăzute la articolul 5 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 199/2008 al Consiliului, este necesară stabilirea normelor conform cărora statele membre pot modifica în mod adecvat fondurile necesare unei aplicări eficiente a programelor naționale. Statele membre ar trebui să aibă dreptul de a redistribui fondurile astfel încât să acopere diverse categorii de costuri, dacă acest lucru facilitează punerea în aplicare a programului național.

Trebuie stabilite norme care să garanteze faptul că cererile de rambursare a cheltuielilor sunt conforme cu decizia Comisiei de aprobare a contribuției comunitare anuale. Normele trebuie să includă procedura de prezentare și aprobare a cererilor de acest tip. Acolo unde este cazul, cererile care nu sunt conforme cu normele în cauză ar trebui respinse.

Plățile ar trebui să se efectueze în două rate, permițând astfel statelor membre să beneficieze de contribuția financiară comunitară pe perioada punerii în aplicare a programului.

În scopul asigurării unei utilizări corecte a fondurilor comunitare, Comisia și Curtea de Conturi ar trebui să poată verifica respectarea dispozițiilor prevăzute în prezentul regulament și ar trebui, în acest scop, să primească toate informațiile relevante pentru efectuarea auditurilor și a corecțiilor financiare conform articolului 28 din Regulamentul (CE) nr. 861/2006.

Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt în conformitate cu avizul Comisiei pentru pescuit și acvacultură,

Prezentul regulament stabilește normele de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 861/2006 cu privire la contribuția financiară comunitară la cheltuielile efectuate de statele membre pentru colectarea și gestionarea datelor de bază în sectorul pescuitului.

Conform articolului 4 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, statele membre care doresc să beneficieze de o contribuție financiară comunitară pentru aplicarea programului lor multianual, denumit în continuare programul național, prezintă Comisiei, până la data de 31 martie a anului anterior aplicării programului, următoarele:

o previziune bugetară anuală pentru primul an de aplicare a programului național; și

previziuni bugetare anuale orientative pentru fiecare dintre anii ulteriori de aplicare a programului național.

Statele membre prezintă previziuni bugetare anuale finale pentru fiecare an de aplicare a programului național în care acestea diferă de previziunile bugetare anuale orientative deja prezentate. Previziunile bugetare anuale finale se prezintă până la data de 31 octombrie a anului anterior aplicării programului în cauză.

În ceea ce privește primul program național pentru perioada 2009-2010, previziunile bugetare anuale se prezintă până la data de 15 octombrie 2008.

Previziunile bugetare anuale conțin cheltuielile anuale planificate de care un stat membru consideră că are nevoie pentru a-și pune în aplicare programul național.

Previziunile bugetare anuale se prezintă:

pe categorii de cheltuieli, în conformitate cu prevederile din anexa I la prezentul regulament;

pe module, în conformitate cu decizia Comisiei de stabilire a programului comunitar anual privind colectarea, gestiunea și utilizarea datelor din sectorul pescuitului și al acvaculturii; și

acolo unde este cazul, pe regiuni, în conformitate cu articolul 1 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008 al Comisiei.

Statele membre prezintă previziunile bugetare anuale pe cale electronică și utilizând formularele financiare stabilite și comunicate acestora de către Comisie.

Comisia evaluează previziunile bugetare anuale ținând cont de programele naționale aprobate în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 199/2008.

În scopul evaluării previziunilor bugetare anuale, Comisia poate solicita statelor membre să furnizeze detalii suplimentare cu privire la cheltuielile în cauză. Statul membru respectiv trebuie să furnizeze detaliile în termen de 15 zile calendaristice de la solicitarea Comisiei.

În cazul în care statul membru nu comunică detalii suficiente în termenul stabilit la alineatul (2), Comisia poate exclude cheltuielile în cauză din previziunile bugetare anuale care urmează să fie aprobate.

Comisia aprobă previziunile bugetare anuale și stabilește contribuția financiară comunitară anuală pentru fiecare program național în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 24 din Regulamentul (CE) nr. 861/2006 și în temeiul rezultatelor evaluării previziunilor bugetare anuale în conformitate cu măsurile prevăzute la articolul 4.

Statele membre sunt autorizate să redistribuie sumele precizate în previziunile bugetare anuale aprobate în conformitate cu articolul 5, astfel încât să acopere alte module și alte categorii de costuri numai din cadrul aceleași regiuni, cu condiția:

ca sumele transferate să nu depășească 50000 EUR sau 10 % din bugetul total aprobat pentru regiunea în care bugetul respectiv este mai mic de 500000 EUR;

să informeze Comisia cu privire la necesitatea unui astfel de transfer.

Orice alte modificări ale previziunilor bugetare anuale aprobate în conformitate cu articolul 5 se justifică în mod corespunzător și sunt aprobate de către Comisie înainte de efectuarea cheltuielii.

Pentru a putea beneficia de contribuția financiară comunitară, cheltuielile trebuie:

să fie realmente efectuate de către statul membru în cauză;

să reprezinte o acțiune prevăzută în programul național;

să fie specificate în previziunile bugetare anuale;

să se încadreze în una dintre categoriile menționate în anexa I;

să reprezinte o acțiune executată în conformitate cu condițiile stabilite prin Regulamentul (CE) nr. 199/2008, precum și cu dispozițiile de aplicare a acestuia;

să fie ușor de identificat și verificat, fiind în special înregistrate în registrele contabile ale statelor membre, precum și ale partenerilor lor;

să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile și cu cerințele legislației naționale;

să fie raționale, justificate și conforme cu cerințele bunei gestiuni financiare, mai ales în ceea ce privește economia și eficiența;

să fie efectuate pe perioada de aplicare a acțiunii în conformitate cu prevederile programului național.

Cheltuielile eligibile vizează:

următoarele activități de colectare a datelor:

colectarea de date la punctele de eșantionare în conformitate cu articolul 10 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, date care includ atât prelevarea directă de probe, cât și aplicarea de interviuri și chestionare;

monitorizarea pe mare a pescuitului comercial și recreativ în conformitate cu articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008;

efectuarea de studii de cercetare pe mare în conformitate cu articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008;

următoarele activități de gestionare a datelor prevăzute în programul comunitar multianual menționat la articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008:

dezvoltarea de baze de date și site-uri web;

furnizarea de date (stocare);

controlul calității datelor și validarea acestora;

prelucrarea de date, pornind de la date primare, pentru obținerea datelor detaliate sau agregate;

procesul de transformare a datelor socioeconomice primare în metadate;

următoarele activități de utilizare a datelor prevăzute în programul comunitar multianual menționat la articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008:

întocmirea de seturi de date și întrebuințările acestora în vederea sprijinirii analizei științifice ca bază a consultanței pentru managementul sectorului pescuitului;

evaluarea parametrilor biologici (vârstă, greutate, sex, maturitate și fertilitate);

pregătirea de seturi de date în vederea realizării de evaluări ale stocurilor, de modelizări bioeconomice și analize științifice corespunzătoare.

colectarea de date la punctele de eșantionare în conformitate cu articolul 10 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, date care includ atât prelevarea directă de probe, cât și aplicarea de interviuri și chestionare;

monitorizarea pe mare a pescuitului comercial și recreativ în conformitate cu articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008;

efectuarea de studii de cercetare pe mare în conformitate cu articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008;

dezvoltarea de baze de date și site-uri web;

furnizarea de date (stocare);

controlul calității datelor și validarea acestora;

prelucrarea de date, pornind de la date primare, pentru obținerea datelor detaliate sau agregate;

procesul de transformare a datelor socioeconomice primare în metadate;

întocmirea de seturi de date și întrebuințările acestora în vederea sprijinirii analizei științifice ca bază a consultanței pentru managementul sectorului pescuitului;

evaluarea parametrilor biologici (vârstă, greutate, sex, maturitate și fertilitate);

pregătirea de seturi de date în vederea realizării de evaluări ale stocurilor, de modelizări bioeconomice și analize științifice corespunzătoare.

Următoarele cheltuieli sunt neeligibile și, prin urmare, nu pot beneficia de contribuția financiară comunitară:

marje de profit, provizioane și datorii neperformante;

dobândă datorată și costuri bancare;

costuri medii ale forței de muncă;

costuri indirecte, cum ar fi: diverse clădiri și situri, funcționare administrativă, personal de sprijin, furnituri de birou, infrastructură, costuri de funcționare și întreținere, printre care și costurile de telecomunicații, alte bunuri și servicii;

echipament care nu este folosit în scopul colectării și gestionării datelor, cum ar fi scanerele, imprimantele, telefoanele mobile, aparatele de emisie-recepție, echipamentele video și camerele de filmat;

achiziționare de vehicule;

costuri de distribuție, promovare și publicitate destinate promovării produselor și activităților comerciale;

cheltuieli de divertisment, altele decât cele considerate de Comisie ca fiind strict necesare pentru realizarea programului național;

costuri de publicitate și alte cheltuieli rezultate în urma achiziționării de produse de lux;

toate cheltuielile destinate desfășurării altor programe/proiecte finanțate de terțe părți;

toate cheltuielile destinate protejării rezultatelor activităților desfășurate în cadrul programului național;

orice taxe recuperabile (inclusiv TVA);

resurse puse la dispoziția statului membru în mod gratuit;

valoarea contribuțiilor în natură;

costuri inutile sau considerate a fi necugetate.

Statele membre pot primi sprijin din partea partenerilor în scopul punerii în aplicare a programului național. Partenerii sunt organizații specificate clar în programul național și desemnate să sprijine statele membre în procesul de aplicare a întregului program național sau a unei părți semnificative a acestuia. Partenerii sunt implicați în mod direct în aplicarea tehnică a uneia sau a mai multor sarcini din programul național și se supun acelorași obligații ca și statele membre în ceea ce privește aplicarea programelor.

Partenerii nu acționează, în contextul programului, ca subcontractanți ai statelor membre sau ai altor parteneri.

Pentru o perioadă de timp fixă, anumite sarcini din programul național pot fi îndeplinite de către subcontractanți care nu sunt considerați, în acest caz, parteneri. Subcontractanții sunt persoane fizice sau juridice care furnizează servicii statelor membre și/sau partenerilor. În cazul în care nu este prevăzut în propunerea inițială de program, orice recurs la subcontractare pe parcursul derulării acțiunii se află sub rezerva autorizației prealabile scrise a Comisiei.

Statele membre prezintă Comisiei cererile de rambursare a cheltuielilor efectuate în vederea aplicării programelor naționale, în fiecare an, până la data de 31 mai a anului următor anului calendaristic în cauză. Cererile cuprind:

o scrisoare în care să se precizeze suma totală pentru care se solicită rambursarea și care să indice clar punctele menționate în anexa II;

un raport financiar, prezentat pe categorii de cheltuieli, module și, acolo unde este cazul, pe regiuni, astfel cum se precizează în formularele financiare prevăzute la articolul 3 alineatul (3). Raportul financiar se prezintă în formatul stabilit și comunicat statelor membre de către Comisie;

o situație a cheltuielilor în conformitate cu prevederile din anexa III; și

documentele justificative relevante în conformitate cu prevederile din anexa I.

Cererile de rambursare se prezintă Comisiei pe cale electronică.

În momentul depunerii cererilor de rambursare, statele membre trebuie să facă demersurile necesare verificării și garantării faptului că:

acțiunile desfășurate și situația cheltuielilor efectuate în conformitate cu decizia prevăzută la articolul 5 sunt conforme cu programul național aprobat de către Comisie;

cererea de rambursare îndeplinește condițiile prevăzute la articolele 7 și 8;

cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu condițiile stabilite în Regulamentul (CE) nr. 861/2006, în prezentul regulament, în decizia menționată la articolul 5 și în conformitate cu legislația comunitară privind acordarea contractelor publice.

Comisia evaluează cererile de rambursare pentru a stabili în ce măsură acestea sunt conforme cu prezentul regulament.

În scopul evaluării cererii de rambursare, Comisia poate solicita statelor membre să furnizeze informații suplimentare. Statul membru în cauză trebuie să furnizeze informațiile respective în termen de 15 zile calendaristice de la cererea Comisiei.

În cazul în care statul membru nu comunică suficiente informații în termenul-limită menționat la articolul 11 alineatul (2) și în cazul în care Comisia consideră că cererea de rambursare nu îndeplinește condițiile stabilite prin prezentul regulament, statului membru în cauză i se va cere să-și prezinte observațiile în termen de 15 zile calendaristice. Dacă, în urma examinării, se constată nerespectarea condițiilor în cauză, Comisia refuză rambursarea cheltuielilor totale sau parțiale în cazul cărora s-a constatat neîndeplinirea condițiilor și, acolo unde este cazul, solicită rambursarea plăților necuvenite sau refuză plata sumelor restante.

Comisia aprobă cererile de rambursare în temeiul rezultatului procedurii stabilite la articolele 11 și 12.

Contribuția financiară comunitară acordată unui stat membru în conformitate cu articolul 8 pentru fiecare an de aplicare a programului național se achită în două rate, după cum urmează:

o plată de prefinanțare reprezentând echivalentul a 50 % din contribuția comunitară. Plata se efectuează după notificarea statului membru cu privire la decizia menționată la articolul 5 și după primirea unei scrisori prin care se solicită efectuarea plăților de prefinanțare și declararea, în mod clar, a punctelor menționate în anexa II;

o plată anuală a soldului întemeiată pe cererea de rambursare la care se face trimitere în articolul 10. Plata se efectuează în termen de 45 zile de la data aprobării de către Comisie a cererii de rambursare menționate la articolul 12.

În conformitate cu articolul 8 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, reducerile de penalizare se deduc din plata anuală a soldului în conformitate cu alineatul (1) litera (b).

Nu se acceptă cererile de acordare de fonduri suplimentare și documentele justificative după efectuarea plății soldului.

Previziunile bugetare anuale și cererile de rambursare se exprimă în euro.

În primul an de aplicare a programului național, statele membre care nu participă la cea de a treia etapă a Uniunii economice și monetare aplică cursul de schimb publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene seria C la data de 1 martie a anului anterior perioadei de aplicare a programului. În ceea ce privește primul program național cuprinzând perioada 2009-2010, data este 1 octombrie 2008.

Pentru fiecare dintre anii ulteriori primului an de aplicare a programului național, statele membre care nu participă la cea de a treia etapă a Uniunii economice și monetare aplică cursul de schimb publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene seria C la data de 1 octombrie a anului anterior aplicării programului în cauză.

Statele membre care nu participă la cea de a treia etapă a Uniunii economice și monetare menționează în previziunile bugetare anuale și în cererea de rambursare cursul de schimb utilizat.

Statele membre furnizează Comisiei și Curții de Conturi orice informații solicitate de aceste instituții pentru auditurile și corecțiile financiare prevăzute la articolul 28 din Regulamentul (CE) nr. 861/2006.

Prezentul regulament intră în vigoare în a șaptea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Regulamentul se aplică pentru cheltuielile efectuate începând cu data de 1 ianuarie 2009.

Adoptat la Bruxelles, 3 noiembrie 2008.Pentru ComisieJoe BorgMembru al Comisiei

ANEXA I

Eligibilitatea cheltuielilor efectuate pentru aplicarea programelor naționale

Categoriile de cheltuieli eligibile cuprind totalitatea sau o parte din următoarele:

Costuri de personal:

cheltuieli legate de plata personalului pentru timpul consacrat efectiv programului național numai de către personalul științific sau tehnic;

costurile de personal se stabilesc în raport cu timpul de lucru consacrat efectiv programului național și se calculează prin raportare la costurile forței de muncă (salarii, costuri sociale, asigurări sociale, contribuții la fondurile de pensii), excluzând orice alte costuri;

la calcularea tarifelor pe oră/zi se iau în calcul 210 zile lucrătoare pe an;

timpul pe care personalul îl consacră programului trebuie să figureze în întregime în registre (fișe de pontaj) și trebuie verificat cel puțin o dată pe lună de către persoana responsabilă cu evidența orelor de lucru. La cerere, Comisia poate intra în posesia acestor fișe de pontaj.

Cheltuieli de călătorie:

cheltuielile de călătorie se stabilesc în conformitate cu normele interne ale statului membru sau ale partenerilor. Pentru călătoriile efectuate în afara Comunității, este necesar acordul prealabil al Comisiei, dacă acest lucru nu este menționat în programul național.

Bunuri de folosință îndelungată:

bunurile de folosință îndelungată nu trebuie să aibă o durată de viață mai scurtă decât durata lucrului la program. Acestea sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată și sunt considerate active, în conformitate cu metodele contabile, cu normele și principiile statului membru sau ale partenerilor în cauză;

în scopul calculării cheltuielilor eligibile, bunurile de folosință îndelungată sunt considerate a avea o durată de viață de aproximativ 36 de luni, în cazul aparaturii electronice a cărei valoare nu depășește 25000 EUR, și o durată de viață de 60 de luni, în cazul altor bunuri. Suma eligibilă depinde de durata de viață a bunurilor în raport cu durata programului, cu condiția ca perioada destinată calculării acestei sume să înceapă efectiv la data demarării programului sau la data achiziționării bunurilor, în cazul în care aceasta are loc după data începerii, și să se încheie la data finalizării programului. De asemenea, trebuie să se țină cont și de modul în care bunurile respective sunt utilizate în acea perioadă;

în mod excepțional, echipamentele de folosință îndelungată pot fi cumpărate sau achiziționate prin metoda închirierii cu opțiune de cumpărare, cu șase luni înainte de începerea programului național;

normele privind achizițiile publice se aplică și în cazul achiziției de bunuri de folosință îndelungată;

cheltuielile legate de achiziția de bunuri de folosință îndelungată se justifică prin facturi fiscale certificate care trebuie să confirme data livrării și care trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

Bunuri și materiale consumabile, inclusiv costurile de întreținere a aparaturii electronice:

cheltuielile legate de bunurile și materialele consumabile vizează materia primă necesară achiziției, producerii, reparării și utilizării oricăror bunuri sau echipamente care au o durată probabilă de viață mai mică decât durata activităților din cadrul programului. Acestea nu sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată ale statului membru sau ale partenerilor în cauză și nu sunt considerate active conform principiilor contabile, normelor și metodelor folosite de statul membru sau de către partenerii în cauză;

descrierea acestora trebuie să fie suficient de detaliată încât să permită luarea unei decizii privind eligibilitatea lor;

cheltuielile legate de întreținerea aparaturii electronice considerate a fi eligibile vizează stabilirea și furnizarea de software care urmează a fi folosit de către statele membre în scopul gestionării și chestionării bazelor de date.

Costuri legate de întrebuințarea de nave:

referitor la studiile de cercetare pe mare menționate la articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, inclusiv cele efectuate cu nave închiriate, se consideră eligibile numai costurile de închiriere și alte costuri de operare. O copie certificată a facturii trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor;

în cazul în care nava este proprietatea statului membru sau a partenerului acestuia, este necesară o defalcare detaliată care să arate modul în care au fost calculate cheltuielile efectuate. Aceasta trebuie prezentată Comisiei împreună cu o situație a cheltuielilor.

Costuri de subcontractare/asistență externă:

subcontractarea/asistența externă se referă la serviciile standard, neinovatoare, furnizate statului membru și/sau partenerilor care nu au posibilitatea de a furniza ei înșiși acest gen de servicii. Aceste costuri nu trebuie să depășească 20 % din totalul bugetului anual aprobat. Este necesar acordul prealabil scris al Comisiei în cazul în care suma cumulată a subcontractărilor din programul național depășește limita mai sus menționată;

subcontractările trebuie să fie acordate de către un stat membru/partener în conformitate cu normele aplicabile, în cazul cererilor de ofertă publice, și cu directivele comunitare privind procedurile de achiziție publică;

toate facturile emise de către subcontractanți trebuie să cuprindă o referire clară la programul național și la modul (număr și titlu sau titlu scurt). Toate facturile trebuie să fie suficient de detaliate încât să permită identificarea tuturor bunurilor achiziționate prin intermediul serviciului furnizat (descrierea și costul fiecărui bun);

statele membre și partenerii acestora trebuie să se asigure că fiecare subcontractare oferă posibilitatea Comisiei și Curții de Conturi de a-și exercita controlul asupra documentelor, a clădirilor, precum și asupra subcontractantului care a beneficiat de fondurile comunitare;

statele din afara Comunității pot lua parte la un program național, în calitate de subcontractanți, cu acordul prealabil scris al Comisiei, în cazul în care contribuția acestora este considerată necesară desfășurării programelor comunitare;

o copie certificată a contractului încheiat cu subcontractantul, precum și dovezi de plată ulterioare trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

Alte costuri specifice:

orice alte cheltuieli suplimentare sau neprevăzute care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus pot fi incluse în program numai cu acordul prealabil al Comisiei, în cazul în care acestea nu sunt prevăzute în previziunile bugetare anuale.

Sprijin în vederea acordării de consultanță științifică:

indemnizațiile zilnice și costurile de călătorie sunt eligibile pe durata reuniunilor menționate la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008, în conformitate cu regula stabilită la articolul 10 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008;

o copie certificată a documentelor justificative de călătorie trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

Costuri de personal:

cheltuieli legate de plata personalului pentru timpul consacrat efectiv programului național numai de către personalul științific sau tehnic;

costurile de personal se stabilesc în raport cu timpul de lucru consacrat efectiv programului național și se calculează prin raportare la costurile forței de muncă (salarii, costuri sociale, asigurări sociale, contribuții la fondurile de pensii), excluzând orice alte costuri;

la calcularea tarifelor pe oră/zi se iau în calcul 210 zile lucrătoare pe an;

timpul pe care personalul îl consacră programului trebuie să figureze în întregime în registre (fișe de pontaj) și trebuie verificat cel puțin o dată pe lună de către persoana responsabilă cu evidența orelor de lucru. La cerere, Comisia poate intra în posesia acestor fișe de pontaj.

Cheltuieli de călătorie:

cheltuielile de călătorie se stabilesc în conformitate cu normele interne ale statului membru sau ale partenerilor. Pentru călătoriile efectuate în afara Comunității, este necesar acordul prealabil al Comisiei, dacă acest lucru nu este menționat în programul național.

Bunuri de folosință îndelungată:

bunurile de folosință îndelungată nu trebuie să aibă o durată de viață mai scurtă decât durata lucrului la program. Acestea sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată și sunt considerate active, în conformitate cu metodele contabile, cu normele și principiile statului membru sau ale partenerilor în cauză;

în scopul calculării cheltuielilor eligibile, bunurile de folosință îndelungată sunt considerate a avea o durată de viață de aproximativ 36 de luni, în cazul aparaturii electronice a cărei valoare nu depășește 25000 EUR, și o durată de viață de 60 de luni, în cazul altor bunuri. Suma eligibilă depinde de durata de viață a bunurilor în raport cu durata programului, cu condiția ca perioada destinată calculării acestei sume să înceapă efectiv la data demarării programului sau la data achiziționării bunurilor, în cazul în care aceasta are loc după data începerii, și să se încheie la data finalizării programului. De asemenea, trebuie să se țină cont și de modul în care bunurile respective sunt utilizate în acea perioadă;

în mod excepțional, echipamentele de folosință îndelungată pot fi cumpărate sau achiziționate prin metoda închirierii cu opțiune de cumpărare, cu șase luni înainte de începerea programului național;

normele privind achizițiile publice se aplică și în cazul achiziției de bunuri de folosință îndelungată;

cheltuielile legate de achiziția de bunuri de folosință îndelungată se justifică prin facturi fiscale certificate care trebuie să confirme data livrării și care trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

Bunuri și materiale consumabile, inclusiv costurile de întreținere a aparaturii electronice:

cheltuielile legate de bunurile și materialele consumabile vizează materia primă necesară achiziției, producerii, reparării și utilizării oricăror bunuri sau echipamente care au o durată probabilă de viață mai mică decât durata activităților din cadrul programului. Acestea nu sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată ale statului membru sau ale partenerilor în cauză și nu sunt considerate active conform principiilor contabile, normelor și metodelor folosite de statul membru sau de către partenerii în cauză;

descrierea acestora trebuie să fie suficient de detaliată încât să permită luarea unei decizii privind eligibilitatea lor;

cheltuielile legate de întreținerea aparaturii electronice considerate a fi eligibile vizează stabilirea și furnizarea de software care urmează a fi folosit de către statele membre în scopul gestionării și chestionării bazelor de date.

Costuri legate de întrebuințarea de nave:

referitor la studiile de cercetare pe mare menționate la articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, inclusiv cele efectuate cu nave închiriate, se consideră eligibile numai costurile de închiriere și alte costuri de operare. O copie certificată a facturii trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor;

în cazul în care nava este proprietatea statului membru sau a partenerului acestuia, este necesară o defalcare detaliată care să arate modul în care au fost calculate cheltuielile efectuate. Aceasta trebuie prezentată Comisiei împreună cu o situație a cheltuielilor.

Costuri de subcontractare/asistență externă:

subcontractarea/asistența externă se referă la serviciile standard, neinovatoare, furnizate statului membru și/sau partenerilor care nu au posibilitatea de a furniza ei înșiși acest gen de servicii. Aceste costuri nu trebuie să depășească 20 % din totalul bugetului anual aprobat. Este necesar acordul prealabil scris al Comisiei în cazul în care suma cumulată a subcontractărilor din programul național depășește limita mai sus menționată;

subcontractările trebuie să fie acordate de către un stat membru/partener în conformitate cu normele aplicabile, în cazul cererilor de ofertă publice, și cu directivele comunitare privind procedurile de achiziție publică;

toate facturile emise de către subcontractanți trebuie să cuprindă o referire clară la programul național și la modul (număr și titlu sau titlu scurt). Toate facturile trebuie să fie suficient de detaliate încât să permită identificarea tuturor bunurilor achiziționate prin intermediul serviciului furnizat (descrierea și costul fiecărui bun);

statele membre și partenerii acestora trebuie să se asigure că fiecare subcontractare oferă posibilitatea Comisiei și Curții de Conturi de a-și exercita controlul asupra documentelor, a clădirilor, precum și asupra subcontractantului care a beneficiat de fondurile comunitare;

statele din afara Comunității pot lua parte la un program național, în calitate de subcontractanți, cu acordul prealabil scris al Comisiei, în cazul în care contribuția acestora este considerată necesară desfășurării programelor comunitare;

o copie certificată a contractului încheiat cu subcontractantul, precum și dovezi de plată ulterioare trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

Alte costuri specifice:

orice alte cheltuieli suplimentare sau neprevăzute care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus pot fi incluse în program numai cu acordul prealabil al Comisiei, în cazul în care acestea nu sunt prevăzute în previziunile bugetare anuale.

Sprijin în vederea acordării de consultanță științifică:

indemnizațiile zilnice și costurile de călătorie sunt eligibile pe durata reuniunilor menționate la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008, în conformitate cu regula stabilită la articolul 10 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008;

o copie certificată a documentelor justificative de călătorie trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

cheltuieli legate de plata personalului pentru timpul consacrat efectiv programului național numai de către personalul științific sau tehnic;

costurile de personal se stabilesc în raport cu timpul de lucru consacrat efectiv programului național și se calculează prin raportare la costurile forței de muncă (salarii, costuri sociale, asigurări sociale, contribuții la fondurile de pensii), excluzând orice alte costuri;

la calcularea tarifelor pe oră/zi se iau în calcul 210 zile lucrătoare pe an;

timpul pe care personalul îl consacră programului trebuie să figureze în întregime în registre (fișe de pontaj) și trebuie verificat cel puțin o dată pe lună de către persoana responsabilă cu evidența orelor de lucru. La cerere, Comisia poate intra în posesia acestor fișe de pontaj.

cheltuielile de călătorie se stabilesc în conformitate cu normele interne ale statului membru sau ale partenerilor. Pentru călătoriile efectuate în afara Comunității, este necesar acordul prealabil al Comisiei, dacă acest lucru nu este menționat în programul național.

bunurile de folosință îndelungată nu trebuie să aibă o durată de viață mai scurtă decât durata lucrului la program. Acestea sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată și sunt considerate active, în conformitate cu metodele contabile, cu normele și principiile statului membru sau ale partenerilor în cauză;

în scopul calculării cheltuielilor eligibile, bunurile de folosință îndelungată sunt considerate a avea o durată de viață de aproximativ 36 de luni, în cazul aparaturii electronice a cărei valoare nu depășește 25000 EUR, și o durată de viață de 60 de luni, în cazul altor bunuri. Suma eligibilă depinde de durata de viață a bunurilor în raport cu durata programului, cu condiția ca perioada destinată calculării acestei sume să înceapă efectiv la data demarării programului sau la data achiziționării bunurilor, în cazul în care aceasta are loc după data începerii, și să se încheie la data finalizării programului. De asemenea, trebuie să se țină cont și de modul în care bunurile respective sunt utilizate în acea perioadă;

în mod excepțional, echipamentele de folosință îndelungată pot fi cumpărate sau achiziționate prin metoda închirierii cu opțiune de cumpărare, cu șase luni înainte de începerea programului național;

normele privind achizițiile publice se aplică și în cazul achiziției de bunuri de folosință îndelungată;

cheltuielile legate de achiziția de bunuri de folosință îndelungată se justifică prin facturi fiscale certificate care trebuie să confirme data livrării și care trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

cheltuielile legate de bunurile și materialele consumabile vizează materia primă necesară achiziției, producerii, reparării și utilizării oricăror bunuri sau echipamente care au o durată probabilă de viață mai mică decât durata activităților din cadrul programului. Acestea nu sunt incluse în inventarul bunurilor de folosință îndelungată ale statului membru sau ale partenerilor în cauză și nu sunt considerate active conform principiilor contabile, normelor și metodelor folosite de statul membru sau de către partenerii în cauză;

descrierea acestora trebuie să fie suficient de detaliată încât să permită luarea unei decizii privind eligibilitatea lor;

cheltuielile legate de întreținerea aparaturii electronice considerate a fi eligibile vizează stabilirea și furnizarea de software care urmează a fi folosit de către statele membre în scopul gestionării și chestionării bazelor de date.

referitor la studiile de cercetare pe mare menționate la articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 199/2008, inclusiv cele efectuate cu nave închiriate, se consideră eligibile numai costurile de închiriere și alte costuri de operare. O copie certificată a facturii trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor;

în cazul în care nava este proprietatea statului membru sau a partenerului acestuia, este necesară o defalcare detaliată care să arate modul în care au fost calculate cheltuielile efectuate. Aceasta trebuie prezentată Comisiei împreună cu o situație a cheltuielilor.

subcontractarea/asistența externă se referă la serviciile standard, neinovatoare, furnizate statului membru și/sau partenerilor care nu au posibilitatea de a furniza ei înșiși acest gen de servicii. Aceste costuri nu trebuie să depășească 20 % din totalul bugetului anual aprobat. Este necesar acordul prealabil scris al Comisiei în cazul în care suma cumulată a subcontractărilor din programul național depășește limita mai sus menționată;

subcontractările trebuie să fie acordate de către un stat membru/partener în conformitate cu normele aplicabile, în cazul cererilor de ofertă publice, și cu directivele comunitare privind procedurile de achiziție publică;

toate facturile emise de către subcontractanți trebuie să cuprindă o referire clară la programul național și la modul (număr și titlu sau titlu scurt). Toate facturile trebuie să fie suficient de detaliate încât să permită identificarea tuturor bunurilor achiziționate prin intermediul serviciului furnizat (descrierea și costul fiecărui bun);

statele membre și partenerii acestora trebuie să se asigure că fiecare subcontractare oferă posibilitatea Comisiei și Curții de Conturi de a-și exercita controlul asupra documentelor, a clădirilor, precum și asupra subcontractantului care a beneficiat de fondurile comunitare;

statele din afara Comunității pot lua parte la un program național, în calitate de subcontractanți, cu acordul prealabil scris al Comisiei, în cazul în care contribuția acestora este considerată necesară desfășurării programelor comunitare;

o copie certificată a contractului încheiat cu subcontractantul, precum și dovezi de plată ulterioare trebuie prezentate Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

orice alte cheltuieli suplimentare sau neprevăzute care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile de mai sus pot fi incluse în program numai cu acordul prealabil al Comisiei, în cazul în care acestea nu sunt prevăzute în previziunile bugetare anuale.

indemnizațiile zilnice și costurile de călătorie sunt eligibile pe durata reuniunilor menționate la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008, în conformitate cu regula stabilită la articolul 10 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 665/2008;

o copie certificată a documentelor justificative de călătorie trebuie prezentată Comisiei împreună cu situația cheltuielilor.

ANEXA II

Conținutul scrisorii de declarare a sumei rambursabile revendicate sau solicitate drept plată de prefinanțare

Scrisoarea de declarare a sumei rambursabile revendicate sau solicitate drept plată de pre-finanțare trebuie să precizeze clar:

decizia Comisiei la care se face referire (articolul și anexa în cauză);

referința la programul național;

suma revendicată de la Comisie, exprimată în euro, fără TVA;

tipul de cerere (prefinanțare, plata soldului);

contul bancar în care urmează a fi virată suma.

decizia Comisiei la care se face referire (articolul și anexa în cauză);

referința la programul național;

suma revendicată de la Comisie, exprimată în euro, fără TVA;

tipul de cerere (prefinanțare, plata soldului);

contul bancar în care urmează a fi virată suma.

ANEXA III

SITUAȚIA CHELTUIELILOR

(a se trimite unității MARE.C4 pe căi oficiale)

CHELTUIELI PUBLICE EFECTUATE PENTRU DESFĂȘURAREA PROGRAMULUI NAȚIONAL DE COLECTARE A DATELOR

Decizia Comisiei nr./din …

Referință națională (dacă este cazul) …

CERTIFICAT

Subsemnatul(a) …, reprezentând autoritatea … responsabilă cu procedurile financiare și de control în cauză, declar prin prezenta că, în urma verificării, toate cheltuielile eligibile incluse în documentele atașate, reprezentând costul total, au fost efectuate în: 200… și se ridică la … EUR (suma exactă cu două zecimale), corespunzând programului național de colectare a datelor 200…, contribuția Comisiei Europene fiind de 50 %.

Am primit deja o rată în valoare de … EUR pentru programul mai sus menționat.

De asemenea, declar că situația cheltuielilor este exactă, iar cererea de plată ține cont de toate recuperările efectuate.

Operațiunile au fost efectuate în conformitate cu obiectivele stabilite în decizie și cu dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 199/2008 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 861/2006 al Consiliului, în special în ceea ce privește:

respectarea dreptului comunitar și a instrumentelor adoptate în baza acestuia, în special a normelor privind concurența și acordarea contractelor publice;

aplicarea procedurilor de gestiune și control pentru asistența financiară, în special în scopul de a verifica furnizarea produselor și a serviciilor cofinanțate, precum și veridicitatea cheltuielilor revendicate și în scopul de a preveni, identifica și corecta neregulile, de a combate eventualele fraude și de a recupera sumele necuvenite achitate.

Tabelele atașate cuprind cheltuielile efectuate. Se anexează copii certificate ale facturilor pentru bunurile de folosință îndelungată și costurile legate de întrebuințarea de nave. Documentele justificative sunt disponibile în original pentru o perioadă de minimum trei ani de la plata soldului de către Comisie.

Data: …/…/…

(Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente)

Lista documentelor anexate:

respectarea dreptului comunitar și a instrumentelor adoptate în baza acestuia, în special a normelor privind concurența și acordarea contractelor publice;

aplicarea procedurilor de gestiune și control pentru asistența financiară, în special în scopul de a verifica furnizarea produselor și a serviciilor cofinanțate, precum și veridicitatea cheltuielilor revendicate și în scopul de a preveni, identifica și corecta neregulile, de a combate eventualele fraude și de a recupera sumele necuvenite achitate.