Document UE

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 191,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european, în special articolul 9 alineatul (1),

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (denumit în continuare Regulamentul financiar), Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (denumit în continuare regulamentul de stabilire a normelor de aplicare),

având în vedere articolul 22 alineatul (10) din Regulamentul de procedură al Parlamentului,

Este necesar să se stabilească procedurile pentru acordarea și gestionarea subvențiilor destinate să contribuie la finanțarea partidelor politice la nivel european și a fundațiilor politice la nivel european.

Sprijinul financiar pentru partidele politice la nivel european și pentru fundațiile politice la nivel european constituie o subvenție de funcționare în sensul articolului 108 și următoarele din Regulamentul financiar.

Sprijinul financiar acordat fundațiilor politice la nivel european este auxiliar sprijinului financiar acordat partidelor politice la nivel european, fiind condiționat de afilierea fundațiilor la un partid politic la nivel european și de rolul complementar al fundațiilor în îndeplinirea obiectivelor pe termen lung ale partidelor politice la nivel european. Pentru a garanta buna gestiune financiară și transparența, orice sprijin financiar acordat face obiectul unei convenții individuale de subvenționare.

Prezentele norme stabilesc procedurile de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european.Cu excepția cazurilor în care se indică altfel, prezentele norme se aplică atât partidelor politice la nivel european, denumite în continuare partide, cât și fundațiilor politice la nivel european, denumite în continuare fundații.

În ceea ce privește finanțarea partidelor și a fundațiilor, Biroul adoptă, la începutul fiecărei legislaturi, un cadru financiar multianual orientativ, pe baza unor valori de referință atât pentru suma de bază alocată fiecărui partid, cât și pentru suma suplimentară stabilită în funcție de numărul de deputați în Parlamentul European care sunt membri ai partidului respectiv. Acest cadru va constitui referința principală pentru autoritatea bugetară a Parlamentului European în cadrul procedurii bugetare anuale, fără a aduce atingere competențelor autorității bugetare, astfel cum sunt stabilite în tratat.

Parlamentul European publică anual, înainte de sfârșitul primului semestru, o cerere de propuneri în vederea acordării subvențiilor pentru finanțarea partidelor și a fundațiilor. Documentul publicat prezintă criteriile de eligibilitate, modalitățile de acordare a finanțării comunitare și calendarul propus pentru procedura de acordare.

În sensul aplicării articolului 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, orice organizație care dorește să obțină o subvenție de la bugetul general al Uniunii Europene adresează o cerere scrisă Președintelui Parlamentului European înainte de data de 1 noiembrie a anului anterior exercițiului financiar pentru care se solicită subvenția. Condițiile prevăzute la articolul 3 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 trebuie să fie îndeplinite la data depunerii cererii și trebuie menținute pe durata întregii perioade de finanțare.

Formularul de cerere de finanțare este anexat la prezentele norme (anexa 1). Formularul este disponibil pe site-ul internet al Parlamentului.

Toate notificările prevăzute la articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 se transmit Președintelui Parlamentului European.

La propunerea Secretarului General, Biroul evaluează cererile de finanțare pe baza criteriilor prevăzute la articolele 3 și 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, în vederea determinării cererilor care sunt eligibile pentru finanțare. Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere solicitantului să depună documente justificative suplimentare sau să clarifice documentele justificative anexate la cerere, într-un termen pe care aceștia îl stabilesc.

Până la data de 1 februarie a exercițiului financiar pentru care se solicită subvenția, Biroul întocmește lista beneficiarilor și a cuantumurilor subvențiilor acordate. În cazul în care o cerere de subvenționare nu este acceptată, Biroul prezintă, în cadrul aceleiași decizii, motivele pentru respingerea cererii, în special raportat la criteriile prevăzute la articolele 3 și 4 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003.Decizia Biroului se adoptă pe baza evaluării prevăzute la alineatul (1). Decizia ține cont de orice modificări intervenite în situația solicitantului după depunerea cererii, pe baza notificărilor primite în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și a modificărilor care sunt cunoscute public.În conformitate cu articolul 10 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003, valoarea subvenției care urmează a fi acordată fiecărui partid se stabilește în funcție de numărul deputaților în Parlamentul European care fac parte din partidul solicitant, la data finală prevăzută pentru depunerea cererilor, cu excepția cazului în care numărul deputaților în Parlamentul European care fac parte dintr-un partid crește în urma aderării unor noi state membre.Atunci când, datorită unei modificări a numărului organizațiilor care au depus cereri de finanțare sau a numărului de deputați în Parlamentul European care au devenit membri ai unui partid solicitant, sumele de referință pentru solicitanți diferă semnificativ de cele prevăzute în temeiul articolului 1a, Secretarul General informează de îndată Biroul în legătură cu aceasta, iar Biroul poate invita Președintele să prezinte comisiei competente o cerere de adaptare a creditelor disponibile.

Președintele informează solicitanții în scris asupra modului de soluționare a cererilor lor. În cazul în care cererea este aprobată, notificarea include, în anexă, proiectul de convenție de subvenționare care urmează a fi semnată de către beneficiar. În cazul în care cererea este respinsă, notificarea include motivele respingerii prezentate de către Birou. Solicitanții ale căror cereri au fost respinse de către Birou sunt informați cu privire la aceasta în termen de 15 zile calendaristice de la notificarea beneficiarilor cu privire la decizia de acordare a unei subvenții.

O subvenție acordată unui beneficiar face obiectul unei convenții scrise între Parlamentul European, reprezentat de Președinte sau de un delegat al acestuia, și beneficiar. Textul proiectului de convenție de subvenționare este anexat la prezentele norme (anexa 2). Convenția trebuie să fie completată corespunzător și semnată de către cele două părți la convenție în termen de 30 de zile de la data deciziei Biroului menționate la articolul 4. Textul convenției de subvenționare nu se modifică ulterior.

Cu excepția cazurilor în care Biroul decide altfel, subvențiile se plătesc beneficiarilor ca prefinanțare într-o singură tranșă de 80 % din cuantumul maxim al subvenției, în termen de 15 zile de la data la care ultima dintre cele două părți la convenție a semnat convenția.

Soldul se plătește la încheierea perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară, pe baza cheltuielilor efectuate în mod real de către beneficiar în realizarea programului de activitate. În cazul în care cuantumul total al plăților anterioare depășește valoarea calculată pentru subvenția finală, Parlamentul European recuperează sumele plătite nejustificat.

Până la data de 15 mai și cel mai târziu până la 30 iunie după sfârșitul exercițiului financiar, beneficiarul trebuie să prezinte următoarele documente pentru a permite Parlamentului să plătească soldul subvenției:

un raport final privind realizarea programului de activitate;

o situație financiară finală a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu;

o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută de convenția de subvenționare, care să specifice, în cazul părților interesate, valoarea surplusului reportat de către partid pentru următorul exercițiu financiar și cuantumul care va fi alocat pentru rezerva financiară;

un raport privind un audit extern asupra conturilor beneficiarului, efectuat de către un organism independent sau de către un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi.

Scopul auditului extern este de a certifica faptul că:În cazul în care raportul de audit extern a fost realizat de același organism independent sau de același expert timp de cinci exerciții financiare consecutive, beneficiarul contractează un alt organism independent sau un alt expert pentru a realiza următorul raport de audit extern.

declarațiile financiare au fost întocmite în conformitate cu legislația națională aplicabilă beneficiarului, nu conțin inexactități semnificative și oferă o imagine reală și fidelă a poziției financiare și a rezultatelor din exploatare;

documentele financiare prezentate Parlamentului de către beneficiar sunt conforme cu dispozițiile financiare ale convenției de subvenționare;

cheltuielile declarate au fost efectuate în mod real;

situația veniturilor este exhaustivă;

obligațiile prevăzute la articolele 6, 7 și 8 și la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 au fost îndeplinite;

în cazul subvențiilor acordate partidelor, orice surplus reportat pentru următorul exercițiu financiar a fost utilizat în primul trimestru al exercițiului financiar, în conformitate cu articolul 6a;

în cazul subvențiilor acordate partidelor, obligațiile care decurg din articolul 109 alineatul (4) din Regulamentul financiar au fost îndeplinite.

În termen de două luni de la primirea documentelor menționate la alineatul (3), Biroul aprobă, la propunerea Secretarului General, raportul final privind realizarea programului de activitate și situația financiară finală.Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere beneficiarului să furnizeze documente justificative sau orice alte informații suplimentare pe care le consideră necesare pentru a-i permite să aprobe raportul final și situația financiară finală. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a prezenta documentele justificative în cauză.După audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, Biroul poate să respingă raportul final și situația financiară finală și să solicite prezentarea unui nou raport și a unei noi situații financiare. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a depune un nou raport și o nouă situație financiară.În cazul în care Parlamentul nu răspunde în scris în termenul de două luni menționat anterior, se consideră că raportul final și situația financiară finală au fost aprobate.

Beneficiarul notifică Parlamentului cuantumul dobânzii sau al altor beneficii echivalente generate de prefinanțarea primită de la Parlament. Notificarea trebuie transmisă împreună cu cererea pentru plata soldului care regularizează procedura de prefinanțare. Secretarul General sau delegatul său emite un ordin de recuperare a dobânzii în cauză.

Surplusul de venitSurplusul de venit din exercițiul financiar N care, în conformitate cu articolul 109 alineatul (4) din Regulamentul financiar, poate să fie reportat pentru următorul exercițiu financiar și inclus într-o rezervă specială, reprezintă diferența dintre totalul cheltuielilor eligibile și

cuantumul subvenției inițiale acordate de Parlamentul European pentru exercițiul financiar N, în conformitate cu articolul 4 alineatul (2); și

resursele proprii ale partidului prevăzute pentru acoperirea cheltuielilor eligibile, partidul acoperind anterior cheltuielile neeligibile doar din resurse proprii; și

orice surplus reportat din exercițiul financiar N-1.

Reportarea în următorul exercițiu financiar

Surplusul de venit care poate fi reportat în exercițiul financiar N+1 nu poate depăși 25 % din venitul total prevăzut la alineatul (1) literele (a) și (b).

Cuantumul reportat se înscrie în bilanțul de închidere al exercițiului financiar N ca provizion de reportat în exercițiul financiar N+1 pentru acoperirea costurilor eligibile care urmează a fi efectuate în primul trimestru al exercițiului N+1. Alocarea pentru acest provizion reprezintă un cost eligibil care aparține exercițiului financiar N.

Provizionul în cauză este înregistrat în contul de profit și pierderi pentru exercițiul financiar N+1. O regularizare provizorie realizată la data de 31 martie a exercițiului N+1 determină cheltuielile eligibile efectuate în mod real până la această dată. În cazul în care provizionul depășește cheltuielile, diferența dintre cele două sume se deduce din subvenție atunci când se stabilește subvenția finală pentru exercițiul N în conformitate cu articolul 7.

Contul special de rezervă

În pasivul din bilanțul de închidere poate fi inclus un cont de rezervă specific în care singurele fonduri creditate să provină din surplusul de venit menționat la alineatul (1).

Surplusul de venit care poate fi înscris în contul de rezervă specific nu poate depăși diferența dintre veniturile menționate la alineatul (1) litera (b) și cota națională minimă (15 %) din resursele proprii necesare pentru acoperirea cheltuielilor eligibile suportate în mod real sau inclusă în provizionul de reportat în exercițiul financiar N+1.

Contul de rezervă specific nu poate fi creditat cu o sumă care determină ca soldul total să depășească suma de referință prevăzută la articolul 109 alineatul (4) al treilea paragraf din Regulamentul financiar, definită ca media aritmetică a veniturilor totale din ultimele trei exerciții financiare.

Indiferent de informațiile obținute ulterior prin verificări și auditări, după audierea reprezentanților beneficiarului care solicită o audiere, Biroul determină cuantumul subvenției finale acordate acestuia pe baza documentelor prevăzute la articolul 6 alineatul (3), pe care le-a aprobat.

Suma totală plătită beneficiarului de Parlament nu poate depăși, în niciun caz:

cuantumul maxim al subvenției prevăzut la articolul I.3 punctul 2 din convenția de subvenționare;

85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real.

Subvenția se limitează la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor și a cheltuielilor eligibile în bugetul de funcționare al beneficiarului care a realizat programul de activitate și nu trebuie să aducă, în niciun caz, profit beneficiarului, după aplicarea articolului 109 alineatul (4) din regulamentul financiar și a articolului 6a din prezentele norme. Orice surplus conduce la o reducere corespunzătoare a cuantumului subvenției.

În funcție de cuantumul astfel determinat al subvenției finale și de valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior în temeiul convenției de subvenționare, Biroul stabilește valoarea soldului de plătit, egal cu sumele datorate încă beneficiarului. În cazul în care valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior depășește subvenția finală, Secretarul General sau delegatul său emite un ordin de recuperare pentru suma în exces.

La propunerea Secretarului General, Biroul suspendă plățile și reduce subvenția și, după caz, reziliază convenția de subvenționare și poate solicita rambursarea sumelor necuvenite,Înainte de a lua o decizie, Biroul îi oferă beneficiarului posibilitatea de a face comentarii asupra neregulilor constatate.

în cazul în care subvenția este utilizată pentru acoperirea unor cheltuieli care nu sunt autorizate prin Regulamentul (CE) nr. 2004/2003;

în cazul netransmiterii notificării prevăzute la articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003;

în cazul neîndeplinirii condițiilor și obligațiilor prevăzute la articolul 3, respectiv articolul 6 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003;

într-una dintre situațiile prevăzute la articolul 93 sau 94 din regulamentul financiar.

În cazul în care beneficiarului i-au fost plătite sume nejustificate sau în care o procedură de recuperare este justificată de clauzele convenției de subvenționare, beneficiarul rambursează Parlamentului sumele în cauză, în condițiile și în termenul stabilit de Parlament.

În cazul în care beneficiarul nu rambursează sumele datorate în termenul stabilit de Parlament, acesta din urmă percepe pentru sumele datorate dobânzi de întârziere, la rata stabilită la articolul II.14.3 din convenția de subvenționare. Dobânzile de întârziere se aplică pentru perioada dintre data prevăzută pentru rambursare, exclusă, și data la care Parlamentul primește integral sumele exigibile, inclusă.

Verificarea periodică prevăzută la articolul 5 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 este efectuată de către Secretarul General.

Beneficiarul furnizează toate informațiile detaliate solicitate Parlamentului sau oricărui alt organism extern autorizat de către Parlament, astfel încât acesta din urmă să poată verifica realizarea corespunzătoare a programului de activitate și respectarea dispozițiilor din convenția de subvenționare.

Beneficiarul pune la dispoziția Parlamentului toate documentele originale referitoare la convenția de subvenționare, în special documentele contabile, bancare și fiscale sau, în cazuri excepționale justificate corespunzător, copii certificate pentru conformitate ale documentelor originale, o perioadă de cinci ani de la data la care se efectuează plata soldului datorat, în conformitate cu dispozițiile articolului I.4 din convenția de subvenționare.

Beneficiarul facilitează efectuarea de către Parlament, fie direct prin personalul propriu, fie prin intermediul unui organism extern pe care Parlamentul l-a autorizat în acest sens, a unui audit asupra modului de utilizare a subvenției. Astfel de audituri pot fi efectuate pe întreaga durată a convenției, până la data la care este plătit soldul, și o perioadă de cinci ani de la data la care este plătit soldul. După caz, concluziile auditului pot conduce la adoptarea de către Birou a unor decizii de recuperare.

Fiecare convenție de subvenționare prevede în mod expres auditarea de către Parlamentul European și Curtea de Conturi, pe baza documentelor justificative și la fața locului, a beneficiarului care a primit o subvenție de la bugetul general al Uniunii Europene.

În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), OLAF poate, de asemenea, să efectueze controale și verificări la fața locului, în conformitate cu procedurile prevăzute de dreptul comunitar în vederea protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene contra fraudelor și a altor nereguli. După caz, concluziile pot conduce la adoptarea de către Birou a unor decizii de recuperare.

La propunerea Secretarului General, Biroul poate acorda partidelor asistență tehnică, în conformitate cu Decizia Biroului din 14 martie 2000 privind utilizarea clădirilor Parlamentului European de către utilizatori externi, modificată prin Decizia din 2 iunie 2003, și orice altă formă de asistență tehnică prevăzută de normele ulterioare. Biroul poate delega Secretarului General competența de a lua anumite tipuri de decizii privind acordarea de asistență tehnică.

Anual, în termen de trei luni de la încheierea exercițiului financiar, Secretarul General prezintă Biroului un raport detaliat privind asistența tehnică acordată de către Parlament fiecărui partid. Raportul se publică ulterior pe site-ul internet al Parlamentului.

Biroul poate adopta, în timp util înaintea alegerilor din 2009 pentru Parlamentul European, norme privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate de partide în legătură cu campaniile desfășurate de acestea în contextul alegerilor pentru Parlamentul European.

Parlamentul European publică pe site-ul său internet cel puțin informațiile menționate la articolul 9a din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și la articolul 169 din Regulamentul (CE) nr. 2342/2002 în primele șase luni ale exercițiului financiar următor.

Beneficiarul publică pe site-ul său internet sau, în lipsa unui astfel de site, într-un mijloc de informare publică adecvat cel puțin informațiile prevăzute la articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 până la data de 30 septembrie a anului următor exercițiului financiar pentru care i-a fost acordată subvenția.

Deciziile adoptate în conformitate cu prezentele norme pot face obiectul unui recurs la Curtea de Justiție a Comunităților Europene sau la Tribunalul de Primă Instanță al Comunităților Europene, în conformitate cu condițiile prevăzute de tratat.

Parlamentul European comunică partidelor interesate, cât mai curând posibil după adoptarea modificărilor acestor norme la 18 februarie 2008, informațiile referitoare la fundațiile afiliate menționate la articolul 2.

În cazul în care un partid depune, în temeiul modificărilor introduse prin modificarea Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 sau prin prezentele norme, o cerere suplimentară în sensul articolului 2 din Regulamentul (CE) nr. 1524/2007,

pentru finanțarea sa: ordonatorul de credite delegat este delegat să semneze actul de modificare a convenției de subvenționare corespunzător fără a fi nevoie de o decizie a Biroului în acest sens;

pentru finanțarea unei fundații: datele de 1 noiembrie și 1 februarie, prevăzute la articolul 3 alineatul (1) și la articolul 4 alineatul (2), se înlocuiesc cu 28 martie și 28 iunie.

Până la 30 septembrie 2010, Secretarul General al Parlamentului prezintă Biroului un raport privind aplicarea prezentelor norme. După caz, raportul include propuneri de modificare a prezentelor norme și a regimului de finanțare a partidelor politice la nivel european, prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 2004/2003.

Prezentele norme intră în vigoare la data adoptării lor de către Birou. Acestea se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene și pe site-ul Parlamentului European.

ANEXA 1

FINANȚAREA PARTIDELOR POLITICE LA NIVEL EUROPEAN

FINANȚAREA FUNDAȚIILOR POLITICE LA NIVEL EUROPEAN

FORMULAR DE CERERE DE SUBVENȚIONARE

PENTRU 200_

NB: Fiecare organizație trebuie să depună o cerere separată (cererea unui partid și cea a unei fundații nu pot fi reunite într-o cerere comună).

CONȚINUTUL DOSARULUI

Tabelul de mai jos are scopul de a vă ajuta la pregătirea dosarului de cerere. Vă sfătuim, de asemenea, vă folosiți acest tabel ca listă de verificare, pentru a vă asigura că ați inclus toate documentele necesare.

Documente care trebuie prezentate pe hârtie

Partide

Fundații

1

Scrisoare de înaintare în care să se menționeze valoarea subvenției solicitate

1

1

2

Formular de cerere, completat și semnat (inclusiv declarația scrisă pe proprie răspundere)

1

1

3a

Statutul solicitantului (1)

1

1

3b

Certificat de înregistrare oficial (1)

1

1

3c

O dovadă recentă a existenței solicitantului

1

1

3d

Lista directorilor/membrilor consiliului de administrație (nume, prenume, cetățenie, titlul sau funcția în cadrul organismului solicitant) (1)

1

1

4a

Documente care certifică faptul că solicitantul îndeplinește condițiile prevăzute la articolul 3 alineatul (1) litera (b) din regulament (2) (3)

1

—

4b

Documente care certifică faptul că solicitantul îndeplinește condițiile prevăzute la articolul 3 alineatul (1) litera (d) din regulament (1)

1

—

5

Programul solicitantului (1)

1

1

6

Situația financiară globală pentru 200_, certificată de un organism de auditare extern (4)

1

1

7

Descrierea programului de activitate pentru 200_

1

1

8

Bugetul provizoriu de funcționare, indicând cheltuielile eligibile pentru finanțare de la bugetul comunitar

1

1

(1) Sau o declarație conform căreia nu s-a adus nicio modificare documentelor deja prezentate.

(2) Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european (JO L 297, 15.11.2003, p. 1).

(3) Inclusiv listele persoanelor alese, menționate la articolul 3 alineatul (1) litera (b) primul paragraf și la articolul 10 alineatul (1) litera (b).

(4) Cu excepția cazului în care organismul solicitant a fost înființat în exercițiul în curs.

SECȚIUNEA I: Informații administrative privind solicitantul

1.1. DATE DE IDENTIFICARE ALE SOLICITANTULUI

Denumirea solicitantului (denumirea legală completă):

Denumirea scurtă (dacă este cazul):

Acronim (dacă este cazul):

Statutul juridic al solicitantului:

Numărul de înregistrare oficială (sau informații echivalente):

Număr TVA:

Numele și titlul (funcția) persoanei autorizate să își asume angajamente juridice în numele solicitantului:

Numele și titlul (funcția) persoanei responsabile cu gestionarea programului de activitate menționat în secțiunea II 2.1:

Numele și titlul (funcția) persoanei responsabile de aspectele tehnice:

Adresa solicitantului:

Strada:

Nr.:

Codul poștal:

Orașul:

Țara:

Tel.:

Fax:

E-mail:

Site internet:

1.2. INFORMAȚII DE FURNIZAT ÎMPREUNĂ CU CEREREA

(cu semnătura și ștampila băncii)

TITULARUL CONTULUI BANCAR

NUME:

ADRESĂ:

LOCALITATE:

ȚARA:

COD POȘTAL:

NUMĂR TVA:

PERSOANĂ DE CONTACT:

TELEFON:

FAX:

E-MAIL:

BANCA:

NUME:

ADRESĂ:

LOCALITATE:

COD POȘTAL:

CONT BANCAR:

IBAN:

BIC/SWIFT:

Observații:

1.3. ALTE FINANȚĂRI LA NIVEL COMUNITAR

Cereri de subvenționare/împrumut sau oferte de servicii depuse (sau care urmează a fi depuse) la instituțiile europene pentru exercițiul financiar pentru care se solicită subvenția:

A se specifica pentru fiecare subvenție, contract sau împrumut:

(a se repeta de câte ori este necesar)

Programul comunitar în cauză (dacă este cazul):

Titlul operațiunii:

Instituția comunitară care va lua decizia de acordare:

Durata preconizată a operațiunii:

Valoarea estimată a subvenției, a contractului sau a împrumutului:

NB: Solicitantul trebuie să informeze de îndată Parlamentul European cu privire la orice solicitare de finanțare sau orice finanțare aprobată DUPĂ depunerea prezentei cereri de subvenționare.

SECȚIUNEA II: Descrierea programului de activitate

2.1. Descrierea și calendarul activităților organizației dumneavoastră pentru care solicitați o subvenție

SECȚIUNEA III: Declarații

1. Declarație (5)

Subsemnatul, certific prin prezenta că:

— organizația solicitantă nu se află într-una dintre situațiile menționate la articolul 93 alineatul (1) și la articolul 94 din Regulamentul financiar al Comunităților Europene (6);

— organizația solicitantă are capacitatea financiară și organizațională de a realiza programul de activitate descris în formularul de cerere;

— organizația solicitantă va respecta și va subscrie la aceste condiții generale și va coopera fără rezerve cu Parlamentul European pentru supravegherea activităților sale;

— informațiile furnizate în prezenta cerere și anexele sale sunt corecte, Parlamentului European nefiindu-i ascunse informații, integral sau parțial.

Semnătura autorizată:

Titlul (Dna, Dl, Prof. etc.), nume și prenume:

Funcția în organizația solicitantă:

Locul/Data:

Semnătura:

(5) Declarația trebuie completată de fiecare solicitant.

(6) Articolul 93 alineatul (1): […]

(a) se află în stare de faliment sau fac obiectul unei proceduri de lichidare sau de administrare judiciară, au încheiat concordate, și-au suspendat activitatea economică sau fac obiectul unei proceduri în urma acestor situații sau se află în situații similare în urma unei proceduri de aceeași natură prevăzute de legislația sau de reglementările naționale;

(b) au fost condamnați printr-o hotărâre cu valoare de res judicata pentru un delict legat de conduita lor profesională;

(c) au comis în conduita lor profesională greșeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractantă le poate justifica;

(d) nu și-au îndeplinit obligațiile de plată a contribuțiilor la fondul asigurărilor sociale sau de achitare a impozitelor în conformitate cu prevederile legale ale țării în care sunt stabiliți sau ale țării […] unde se execută contractul;

(e) au fost condamnați printr-o hotărâre cu valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, participare la o organizație criminală sau la orice alte activități ilegale în detrimentul intereselor financiare ale Comunităților;

(f) li se aplică în prezent o sancțiune administrativă menționată la articolul 96 alineatul (1).

Articolul 94: […]

(a) se găsesc în situație de conflict de interese;

(b) se fac vinovați de declarații false în furnizarea informațiilor solicitate de autoritatea contractantă, ca o condiție de participare la procedura de achiziții publice, sau nu au furnizat aceste informații.

2. Declarație (7)

Noi, subsemnații, certificăm prin prezenta că:

— fundația politică la nivel european este o organizație afiliată de la ZZ/LL/AAAA la partidul politic la nivel european;

— prin activitățile sale și urmărind obiectivele și respectând valorile fundamentale ale Uniunii Europene, fundația politică la nivel european sprijină și completează obiectivele partidului politic la nivel european;

— gestiunea de zi cu zi și structurile de conducere ale fundației politice la nivel european sunt separate într-o măsură suficientă de cele ale partidului politic la nivel european la care este afiliată fundația.

Semnătura autorizată (partid):

Titlul (Dna, Dl, Prof. etc.), nume și prenume:

Denumirea partidului politic la nivel european:

Funcția în cadrul partidului politic la nivel european:

Locul/Data:

Semnătura:

Semnătura autorizată (fundație):

Titlul (Dna, Dl, Prof. etc.), nume și prenume:

Funcția în cadrul fundației politice la nivel european:

Locul/Data:

Semnătura:

(7) Această declarație trebuie completată doar în cazul solicitării unei subvenții pentru fundații politice la nivel european.

Această declarație este dată pentru a dovedi conformitatea cu articolul 3 alineatul (2) litera (a) din regulament. Aceasta nu face partidul politic la nivel european responsabil în cazul unei plângeri adresate fundației politice la nivel european.

ANEXA 2aPARTID

DIRECȚIA GENERALĂ FINANȚE

CONVENȚIE DE ACORDARE A UNEI SUBVENȚII DE FUNCȚIONARE

NUMĂRUL: …

Parlamentul European, al cărui Secretariat General își are sediul în

Luxemburg, Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxemburg,

denumit în continuare „Parlamentul European”,

reprezentat, pentru semnarea prezentei convenții,

de … [nume/prenume/funcția],

pe de o parte,

și

[denumirea oficială completă a beneficiarului]

[forma juridică oficială]

[numărul oficial de înregistrare]

[adresa oficială completă]

[numărul TVA],

denumit în continuare „beneficiarul”,

reprezentat, pentru semnarea prezentei convenții,

de: …,

pe de altă parte,

CONVIN

asupra condițiilor speciale, a condițiilor generale și a anexelor de mai jos:

Anexa I Programul de activitate al beneficiarului

Anexa II Bugetul de funcționare provizoriu al beneficiarului,

care fac parte integrantă din prezenta convenție (denumită în continuare „convenția”).

Dispozițiile din condițiile speciale prevalează asupra celor din alte părți ale convenției.

Dispozițiile din condițiile generale prevalează asupra celor din anexe.

I – CONDIȚII SPECIALE

ARTICOLUL I.1 – OBIECTUL

I.1.1. Parlamentul European a decis să acorde, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european (1) și al Deciziei Biroului din 29 martie 2004 de stabilire a normelor de aplicare a regulamentului în cauză (2) și în conformitate cu condițiile speciale, condițiile generale și anexele la prezenta convenție, pe care beneficiarul declară că le cunoaște și le acceptă, o subvenție pentru programul anual de activitate al beneficiarului, care corespunde continuării activităților și obiectivelor sale prevăzute în statut, pentru exercițiul financiar AAAA.

I.1.2. Beneficiarul se angajează să facă toate eforturile pentru a-și realiza, pe propria răspundere, programul de activitate prezentat în anexa I. De asemenea, beneficiarul se angajează ca, în programele și acțiunile sale, să respecte principiile fundamentale ale Uniunii Europene, și anume principiile libertății, democrației, respectării drepturilor omului și a libertăților fundamentale și statului de drept.

ARTICOLUL I.2 – DURATA

I.2.1. Convenția intră în vigoare la data semnării de către cea de-a doua dintre cele două părți.

I.2.2. Perioada de eligibilitate a cheltuielilor pentru finanțare de către Parlamentul European este între ZZ/LL/AA și ZZ/LL/AA.

ARTICOLUL I.3 – FINANȚAREA PROGRAMULUI DE ACTIVITATE

I.3.1. Cuantumul total al cheltuielilor eligibile pentru finanțare de către Parlamentul European este estimat la […] EUR, în conformitate cu bugetul provizoriu de funcționare al beneficiarului, prezentat în anexa II. Bugetul de funcționare provizoriu trebuie să fie echilibrat și să prezinte o defalcare a tuturor cheltuielilor și veniturilor de funcționare estimate ale beneficiarului pentru perioada în cauză, cheltuielile eligibile pentru finanțare de către Parlamentul European fiind prezentate separat de cheltuielile neeligibile, în conformitate cu definițiile cheltuielilor menționate la articolul II.12.

I.3.2. Parlamentul European contribuie cu o sumă maximă de […] EUR, echivalentul a […] % din cheltuielile eligibile totale estimate menționate la punctul 1. Subvenția finală se determină în conformitate cu dispozițiile articolului II.15, fără a aduce atingere dispozițiilor articolului II.17.

La determinarea subvenției finale, contribuția Parlamentului European se limitează la cuantumul maxim al subvenției prevăzut la articolul I.3 punctul 2 din convenție, neputând depăși în niciun caz 85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real. Bugetul provizoriu menționat la punctul 1 prezintă detaliat valorile și sursele altor forme de finanțare externă.

I.3.3. Prin derogare de la articolul II.11, în cursul realizării programului de activitate, beneficiarul își poate ajusta bugetul provizoriu prin transferuri între diversele categorii de cheltuieli eligibile, cu condiția ca o astfel de ajustare să nu afecteze realizarea programului de activitate și să nu conducă la depășirea cuantumului total al cheltuielilor eligibile menționat la punctul 1. Beneficiarul informează Parlamentul European, în scris, asupra oricăror astfel de ajustări.

ARTICOLUL I.4 – MODALITĂȚILE DE PLATĂ

În funcție de programul de activitate și de situația provizorie a cheltuielilor eligibile pentru subvenționare, subvenția se plătește în conformitate cu următorul calendar și următoarele modalități:

I.4.1. Prefinanțare

O prefinanțare în valoare de […] EUR, reprezentând 80 % din suma menționată la articolul I.3 punctul 2, se plătește beneficiarului în termen de 15 zile de la data semnării convenției de către ultima dintre părți.

(1) JO L 297, 15.11.2003, p. 1.

(2) JO C 155, 12.6.2004, p. 1.

I.4.2. Plata soldului

Cererea pentru plata soldului se depune până la data de 15 mai și cel mai târziu până la data de 30 iunie a exercițiului financiar următor și trebuie să fie însoțită de raportul final privind realizarea programului de activitate, o situație finală a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu, o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută în convenție, care să menționeze cuantumul surplusului pe care beneficiarul l-a reportat în următorul exercițiu financiar și cuantumul care va fi alocat pentru rezerva financiară, precum și un raport de prezentare a auditului extern asupra conturilor beneficiarului efectuat de către un organism independent sau un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi. Parlamentul European are la dispoziție două luni pentru a aproba sau a respinge raportul de activitate și a solicita orice documente justificative sau informații suplimentare, în conformitate cu procedura menționată la articolul II.13 punctul 2. După caz, beneficiarul are la dispoziție o perioadă de 15 zile pentru a prezenta informații suplimentare sau un nou raport.

În termen de 30 de zile de la aprobarea de către Parlamentul European a raportului de activitate care însoțește cererea pentru plata soldului, se plătește beneficiarului soldul subvenției, determinat în conformitate cu dispozițiile articolului II.15, sau, după caz, se recuperează orice sumă plătită nejustificat. Acest termen de plată poate fi suspendat de către Parlamentul European în conformitate cu procedura menționată la articolul II.14 punctul 2.

ARTICOLUL I.5 – CONTUL BANCAR

Plățile se fac într-un cont sau subcont bancar al beneficiarului, în euro, cu următoarele coordonate:

Denumirea băncii:

Adresa sucursalei la care este deschis contul:

Numele complet al titularului contului:

Numărul complet al contului (inclusiv codurile băncii):

IBAN: …

BIC/SWIFT:

Acest cont sau subcont trebuie să permită identificarea fondurilor vărsate de Parlamentul European și trebuie să fie rezervat exclusiv pentru încasarea fondurilor vărsate de Parlamentul European pentru realizarea programului de activitate care face obiectul subvenției. În cazul în care fondurile transferate în acest cont sunt purtătoare de dobândă sau beneficii echivalente în conformitate cu legislația statului pe al cărui teritoriu este deschis contul, dobânda sau beneficiile în cauză, dacă sunt generate de prefinanțare, se recuperează de către Parlamentul European în condițiile prevăzute la articolul II.14 punctul 4.

ARTICOLUL I.6 – DISPOZIȚII ADMINISTRATIVE GENERALE

Orice comunicare în legătură cu prezenta convenție se transmite în scris, menționând numărul convenției, la următoarele adrese:

Pentru Parlamentul European:

Parlamentul European

Președintele

În atenția Directorului General al Direcției Generale Finanțe

Biroul SCH 05B031

L-2929 Luxemburg

Corespondența trimisă prin servicii poștale standard se consideră a fi fost primită de Parlamentul European la data la care este înregistrată oficial de serviciul de curierat al Parlamentului European.

Pentru beneficiar:

Dl/Dna …

[Titlu]

[Denumirea oficială a organismului beneficiar]

[Adresa oficială completă]

ARTICOLUL I.7 – LEGEA APLICABILĂ ȘI INSTANȚA COMPETENTĂ

Subvenția este reglementată de dispozițiile prezentei convenții, de dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3) (denumit în continuare „Regulamentul financiar”) și normele de aplicare a acestuia, de Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și de Decizia Biroului din 29 martie 2004 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 menționat anterior.

Sub rezerva celor de mai sus, orice aspect care nu este reglementat de dispozițiile menționate mai sus este reglementat de legislația luxemburgheză.

Beneficiarul poate introduce o acțiune împotriva deciziilor Parlamentului European privind aplicarea dispozițiilor din prezenta convenție și procedurile de executare a prezentei convenții în fața Tribunalului de Primă Instanță al Comunităților Europene și, în caz de recurs, în fața Curții de Justiție a Comunităților Europene.

ARTICOLUL I.8 – PROTECȚIA DATELOR

Datele personale menționate în prezenta convenție se prelucrează în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (4). Datele respective se prelucrează exclusiv în cadrul executării și monitorizării convenției de către Direcția Generală Finanțe a Parlamentului European, fără a aduce atingere eventualului lor transfer către organismele responsabile pentru realizarea verificărilor și auditurilor în conformitate cu legislația comunitară.

În urma unei cereri scrise, beneficiarul poate obține comunicarea datelor sale personale și poate rectifica datele inexacte sau incomplete. Beneficiarul poate adresa orice cerere privind prelucrarea datelor sale personale Direcției Generale Finanțe a Parlamentului European sau Unității Protecția Datelor Personale a Parlamentului European. Beneficiarul poate introduce, în orice moment, o acțiune în fața Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(3) JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

(4) JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

II – CONDIȚII GENERALE

PARTEA A: DISPOZIȚII JURIDICE ȘI ADMINISTRATIVE

ARTICOLUL II.1 -–RĂSPUNDEREA

II.1.1. Beneficiarul este unicul responsabil pentru îndeplinirea tuturor obligațiilor legale care îi incumbă.

II.1.2. Parlamentul European nu poate fi considerat responsabil, în niciun caz și sub niciun motiv, în cazul unei reclamații în legătură cu prezenta convenție vizând orice daună cauzată în cursul realizării programului de activitate. În consecință, Parlamentul European nu admite nicio cerere de compensare sau de rambursare care însoțește o astfel de reclamație.

II.1.3. Cu excepția cazurilor de forță majoră, beneficiarul trebuie să remedieze orice daună cauzată Parlamentului European ca urmare a realizării sau a realizării incorecte a programului de activitate.

II.1.4. Beneficiarul este unicul responsabil față de terți, inclusiv pentru daunele de orice fel suferite de aceștia în cursul realizării programului de activitate.

ARTICOLUL II.2 – CONFLICTUL DE INTERESE

În temeiul articolului 52 din Regulamentul financiar, beneficiarul ia măsurile necesare pentru a evita orice risc de conflict de interese care ar putea compromite aplicarea imparțială și obiectivă a convenției.

ARTICOLUL II.3 – CONFIDENȚIALITATEA

Parlamentul European și beneficiarul se angajează să păstreze confidențialitatea tuturor documentelor, a informațiilor și a altor materiale care au o legătură directă cu obiectul convenției și sunt clasificate în mod corespunzător ca fiind confidențiale, dacă dezvăluirea ar putea aduce prejudicii celeilalte părți. Această obligație a părților se aplică și după perioada de acordare a finanțării comunitare.

ARTICOLUL II.4 – PUBLICITATEA

II.4.1. Cu excepția cazurilor în care Parlamentul European solicită altceva, orice comunicare sau publicație a beneficiarului cu privire la realizarea programului de activitate, inclusiv la o conferință sau un seminar, menționează faptul că programul beneficiază de sprijin financiar din partea Parlamentului European.

Orice comunicare sau publicație a beneficiarului, sub orice formă și pe orice suport, precizează faptul că întreaga răspundere revine autorului și că Parlamentul European nu este responsabil pentru eventuala utilizare a informațiilor cuprinse în acestea.

II.4.2. Beneficiarul autorizează Parlamentul European să publice următoarele informații sub orice formă și pe orice suport, inclusiv pe internet:

— denumirea și adresa beneficiarului;

— scopul în care a fost acordată subvenția;

— suma acordată și proporția din bugetul total de funcționare al beneficiarului acoperită de subvenție;

— valoarea finală a subvenției;

— detalii privind asistența tehnică asigurată de Parlamentul European.

ARTICOLUL II.5 – EVALUAREA

Ori de câte ori Parlamentul European face o evaluare intermediară sau finală a impactului subvenției, comparativ cu obiectivele Regulamentului (CE) nr. 2004/2003, beneficiarul se angajează să pună la dispoziția Parlamentului European și/sau a persoanelor autorizate de acesta toate documentele sau informațiile care ar putea contribui la realizarea cu succes a evaluării și să le acorde drepturile de acces prevăzute la articolul II.17.

ARTICOLUL II.6 – FORȚA MAJORĂ

II.6.1. Forță majoră înseamnă orice situație sau eveniment neprevăzut și excepțional, independent de controlul părților la convenție, care nu poate fi atribuit unei erori sau neglijențe a acestora, care împiedică una dintre părțile la convenție să își îndeplinească oricare dintre obligațiile prevăzute de prezenta convenție și care se dovedește a fi insurmontabil, în ciuda tuturor eforturilor. Defectele echipamentelor sau ale materialelor ori întârzierile în punerea lor la dispoziție (cu excepția cazului în care sunt determinate de un eveniment de forță majoră), conflictele de muncă, grevele sau problemele financiare nu pot fi invocate ca evenimente de forță majoră de către partea care nu și-a îndeplinit obligațiile.

II.6.2. Partea care se confruntă cu un eveniment de forță majoră informează de îndată cealaltă parte cu privire la aceasta, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent, precizând natura, durata probabilă și posibilele efecte ale evenimentului în cauză.

II.6.3. Niciuna dintre părți nu este considerată răspunzătoare pentru neîndeplinirea unei obligații ce îi revine în temeiul convenției, în cazul în care a fost împiedicată să își îndeplinească obligația în cauză de un eveniment de forță majoră. Părțile la convenție fac toate eforturile pentru a minimiza eventualele daune care ar putea fi cauzate de un eveniment de forță majoră.

ARTICOLUL II.7 – ATRIBUIREA CONTRACTELOR

În cazul în care beneficiarul trebuie să încheie contracte pentru realizarea programului de activitate, iar contractele în cauză constituie cheltuieli eligibile în cadrul bugetului de funcționare, beneficiarul trebuie să solicite oferte competitive de la potențiali contractanți și să atribuie contractul acelui contractant care face oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, adică oferta care oferă cel mai bun raport calitate-preț; în acest sens, beneficiarul respectă principiile transparenței și tratamentului egal al potențialilor contractanți și asigură evitarea oricăror conflicte de interese.

Beneficiarul este unicul responsabil pentru realizarea programului de activitate și respectarea dispozițiilor din prezenta convenție. Beneficiarul se angajează să facă tot ceea ce este necesar astfel încât contractantul să renunțe la drepturile opozabile Parlamentului European în temeiul convenției.

ARTICOLUL II.8 – CESIUNEA

Creanțele față de Parlamentul European nu sunt transferabile.

În mod excepțional, în cazuri justificate corespunzător, Parlamentul European poate autoriza cesionarea, integrală sau parțială, a convenției și a plăților prevăzute de convenție unei terțe părți, în urma unei cereri scrise justificate transmise de beneficiar în acest sens. Parlamentul European trebuie să își dea acordul în scris înainte de realizarea cesiunii propuse. În cazul în care Parlamentul European refuză să își dea acordul sau în cazul în care condițiile conexe acordului nu sunt respectate, cesiunea nu creează obligații în sarcina Parlamentului European și nu are niciun efect în ceea ce îl privește.

Un astfel de transfer nu scutește beneficiarul, în niciun caz, de obligațiile sale față de Parlamentul European.

ARTICOLUL II.9 – REZILIEREA CONVENȚIEI

II.9.1. Rezilierea de către beneficiar

Beneficiarul poate să renunțe la subvenție și să rezilieze convenția în orice moment, sub rezerva unui preaviz de 30 de zile, fără să fie obligat la plata unor despăgubiri.

II.9.2. Rezilierea de către Parlamentul European

Parlamentul European poate decide să rezilieze convenția, fără plata unor despăgubiri, în următoarele cazuri:

(a) dacă beneficiarul nu mai îndeplinește criteriile de finanțare prevăzute la articolele 3, 6 și 7 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003;

(b) în cazul unei schimbări juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de control a situației beneficiarului, care ar putea afecta semnificativ convenția sau ar putea pune sub semnul întrebării decizia de acordare a subvenției;

(c) dacă beneficiarul nu își îndeplinește o obligație materială care îi incumbă în temeiul convenției, inclusiv al anexelor la aceasta;

(d) în cazul unui eveniment de forță majoră, notificat în conformitate cu articolul II.6;

(e) dacă beneficiarul este declarat în stare de faliment, în lichidare sau face obiectul oricăror alte proceduri similare;

(f) dacă beneficiarul se face vinovat de fals în declarații sau prezintă rapoarte false pentru a obține subvenția prevăzută de prezenta convenție;

(g) dacă beneficiarul a comis, cu intenție sau din neglijență, o abatere gravă în cursul executării convenției sau dacă beneficiarul se face vinovat de fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce prejudicii intereselor financiare ale Comunităților Europene. O abatere gravă înseamnă orice încălcare a unei dispoziții din convenție sau a unei alte norme obligatorii, generată de o acțiune sau o omisiune a beneficiarului care aduce sau ar putea aduce prejudicii bugetului comunitar;

(h) dacă beneficiarul este condamnat printr-o hotărâre cu valoare de res judicata pentru un delict legat de conduita sa profesională sau a comis greșeli grave în domeniul profesional, demonstrate prin orice mijloace adecvate.

II.9.3. Procedura de reziliere

Procedura de reziliere se inițiază prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent.

În cazurile menționate la articolul II.9 punctul 2 literele (a), (b), (c) și (e), beneficiarul are la dispoziție 30 de zile pentru a-și prezenta observațiile și a lua toate măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea în continuare a obligațiilor ce îi incumbă în temeiul prezentei convenții. În cazul în care Parlamentul European nu confirmă acceptarea observațiilor în cauză prin emiterea unui acord scris în termen de 30 de zile de la primirea lor, procedura de reziliere continuă.

În cazul în care se face cu preaviz, rezilierea intră în vigoare la sfârșitul perioadei de preaviz, care curge de la data primirii deciziei Parlamentului European de a rezilia convenția.

În absența unui preaviz, în cazurile prevăzute la articolul II.9 punctul 2 literele (d), (f), (g) și (h), rezilierea produce efecte din ziua următoare datei primirii deciziei Parlamentului European de reziliere a convenției.

II.9.4. Efectele rezilierii

În cazul rezilierii convenției, plățile efectuate de Parlamentul European se limitează la cheltuielile eligibile efectuate în mod real de către beneficiar până la data la care rezilierea începe să producă efecte, în conformitate cu dispozițiile articolului II.15. Cheltuielile aferente angajamentelor curente care urmează a fi executate după reziliere nu se iau în considerare. Beneficiarul are la dispoziție 60 de zile de la data la care rezilierea începe să producă efecte, notificată de Parlamentul European, pentru a depune o cerere de plată finală în conformitate cu dispozițiile articolului II.13 punctul 2. În cazul în care nu primește o astfel de cerere în termenul menționat, Parlamentul European nu rambursează cheltuielile suportate de beneficiar până la data rezilierii și recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este justificată de rapoartele de activitate și de situațiile financiare pe care le-a aprobat.

În mod excepțional, dacă la sfârșitul perioadei de preaviz prevăzute la articolul II.9 punctul 3 Parlamentul European reziliază convenția pe motiv că beneficiarul nu a prezentat un raport final privind realizarea programului de activitate și situația financiară a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real în termenul prevăzut la articolul I.4 punctul 2 și nu își îndeplinește această obligație în termen de două luni de la primirea scrisorii de revenire, transmise de Parlamentul European prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent, Parlamentul European nu rambursează cheltuielile efectuate de beneficiar până la data care marchează sfârșitul perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară și recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este justificată de rapoartele de activitate și de situațiile financiare pe care le-a aprobat.

În mod excepțional, în cazul în care reziliază convenția în temeiul articolului II.9 punctul 2 literele (f), (g) sau (h), Parlamentul European poate solicita rambursarea parțială sau integrală a sumelor deja plătite în conformitate cu convenția, pe baza rapoartelor de activitate și a situațiilor financiare pe care le-a aprobat, proporțional cu gravitatea abaterilor în cauză, după ce va fi permis beneficiarului să își prezinte observațiile.

II.9.5. Alte motive de reziliere

În cazul în care Parlamentul European constată că niciuna dintre condițiile prevăzute la articolul 3 literele (a), (b) și (c) din Regulamentul 2004/2003 nu mai este îndeplinită de un partid politic la nivel european, beneficiarul în cauză, care din această cauză își pierde statutul de partid politic la nivel european, este exclus de la finanțare în temeiul prezentului regulament.

ARTICOLUL II.10 – PENALITĂȚI FINANCIARE LEGALE

În conformitate cu Regulamentul financiar, orice beneficiar despre care se constată că a încălcat grav obligațiile ce îi incumbă în temeiul convenției este pasibil de penalități financiare cuprinse între 2 % și 10 % din cuantumul subvenției în cauză, cu respectarea principiului proporționalității. Penalitățile pot fi de la 4 % până la 20 %, în cazul unei noi încălcări a obligațiilor în termen de cinci ani de la prima încălcare. Beneficiarul este informat în scris cu privire la orice decizie a Parlamentului European de a aplica penalități financiare.

ARTICOLUL II.11 – MODIFICAREA CONVENȚIEI

II.11.1. Orice modificare la convenție trebuie să facă obiectul unui act adițional scris. Nicio înțelegere verbală nu este obligatorie pentru părți în acest sens.

II.11.2. Actul adițional nu poate avea ca scop sau efect să aducă convenției modificări substanțiale, care ar putea pune sub semnul întrebării decizia de acordare a subvenției, sau să încalce principiul egalității de tratament pentru solicitanții de subvenții.

II.11.3. Dacă este făcută de beneficiar, cererea de modificare trebuie transmisă Parlamentului European în timp util înainte de data prevăzută pentru intrarea sa în vigoare și, în orice caz, cu o lună înainte de sfârșitul perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară, cu excepția cazurilor justificate corespunzător de către beneficiar și acceptate de către Parlamentul European.

PARTEA B: DISPOZIȚII FINANCIARE

ARTICOLUL II.12 – CHELTUIELILE ELIGIBILE

II.12.1. Pentru a fi considerate eligibile pentru finanțare comunitară, cheltuielile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale:

— să fie legate direct de obiectul prezentei convenții și să fie prevăzute în bugetul provizoriu anexat la prezenta convenție;

— să fie necesare pentru realizarea programului de activitate prevăzut în prezenta convenție;

— să fie rezonabile și justificate și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special principiul raportului calitate/preț și al raportului cost/eficiență;

— să fie efectuate în perioada de eligibilitate pentru finanțare comunitară definită la articolul I.2 punctul 2 din prezenta convenție, cu excepția costurilor legate de rapoartele și certificatele finale referitoare la situațiile financiare și conturile aferente;

— să fie suportate în mod real de către beneficiar, să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, în conformitate cu principiile contabile aplicabile, și să fi făcut obiectul declarațiilor prevăzute de legislația aplicabilă din domeniul fiscal și al asigurărilor sociale;

— să poată fi identificate și verificate.

Procedurile contabile și de audit intern ale beneficiarului trebuie să permită realizarea unei reconcilieri directe a cheltuielilor și a veniturilor declarate în cadrul programului de activitate cu situațiile contabile și documentele justificative corespondente.

II.12.2. Sunt considerate eligibile în special următoarele cheltuieli, cu condiția să îndeplinească criteriile prevăzute la punctul anterior:

— costurile administrative și costurile aferente asistenței tehnice, reuniunilor, activităților de cercetare, evenimentelor transfrontaliere, studiilor, informării și publicațiilor;

— costurile de personal, cuprinzând salariile efective, plus contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri legale incluse în remunerație, cu condiția să nu depășească ratele medii prevăzute în politica uzuală de salarizare a beneficiarului;

— cheltuieli de deplasare și diurna acordată personalului, cu condiția să se înscrie în practicile uzuale ale beneficiarului privind cheltuielile de călătorie;

— costul de achiziție al echipamentelor, cu condiția ca acestea să fie destinate în primul rând realizării programului de activitate și să fie evaluate și amortizate în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003. Doar proporția din amortizarea activului care corespunde perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară prevăzută în convenție poate fi luată în considerare de către Parlamentul European, cu excepția cazurilor în care natura și/sau contextul utilizării activului în cauză justifică aplicarea unui tratament diferit de către Parlamentul European;

— costul consumabilelor și al furniturilor;

— costurile generate de alte contracte atribuite de beneficiar pentru realizarea programului său de activitate, sub rezerva îndeplinirii condițiilor prevăzute la articolul II.7;

— costurile generate direct de cerințele impuse de convenție (în special costul auditurilor), inclusiv, după caz, costurile serviciilor financiare (în special costul garanțiilor financiare).

II.12.3. Nu sunt considerate eligibile următoarele:

— majorările de capital și compensațiile pentru utilizarea capitalului;

— datoriile și cheltuielile aferente datoriilor;

— provizioane;

— dobânzile datorate;

— creanțele incerte față de terți;

— pierderi din diferențe de curs valutar;

— TVA, cu excepția cazului în care beneficiarul poate demonstra că nu îl poate recupera;

— cheltuielile declarate și suportate în legătură cu o acțiune specifică care dă naștere unei subvenții comunitare;

— cheltuielile excesive sau nechibzuite.

II.12.4. În cazuri justificate corespunzător, Parlamentul European poate accepta cofinanțarea anumitor măsuri din cadrul programului de activitate menționat la articolul I.3 punctul 2 prin aporturi în natură. În acest caz, valoarea contribuțiilor în cauză nu poate depăși:

— fie costurile efectuate în mod real și justificate în mod corespunzător cu documente justificative de către terții care au oferit aceste contribuții beneficiarului cu titlu gratuit, dar suportă costurile aferente,

— fie costurile general acceptate pe piața în cauză pentru tipul de contribuție în cauză, în cazul în care nu sunt suportate costuri.

Aporturile sub formă de bunuri imobiliare nu intră sub incidența prezentelor dispoziții.

În cazul unei cofinanțări în natură, aporturile evaluate astfel apar, cu aceeași valoare, în cheltuielile de realizare a programului de activitate drept cheltuieli eligibile și în veniturile programului de activitate drept cofinanțare în natură. Beneficiarul se angajează să utilizeze astfel de contribuții în conformitate cu condițiile prevăzute în prezenta convenție.

ARTICOLUL II.13 – PLĂȚILE

Plățile se efectuează în conformitate cu articolul I.4.

II.13.1. Prefinanțare

Prefinanțarea, plătită în două tranșe, este destinată să asigure beneficiarului un fond de numerar. Prefinanțarea nu poate depăși 80 % din cuantumul maxim al subvenției, prevăzut la articolul I.3 punctul 2.

II.13.2. Plata soldului subvenției

Soldul se plătește la încheierea perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară, pe baza cheltuielilor efectuate în mod real de către beneficiar în realizarea programului de activitate. În cazul în care cuantumul total al plăților anterioare depășește valoarea calculată pentru subvenția finală, Parlamentul European recuperează sumele plătite nejustificat.

Până la data de 15 mai și cel mai târziu până la 30 iunie după sfârșitul exercițiului financiar, beneficiarul trebuie să prezinte următoarele documente pentru a permite Parlamentului European să plătească soldul subvenției:

— un raport final privind realizarea programului de activitate:

— o situație financiară finală a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu;

— o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută de convenție, care să specifice valoarea surplusului reportat de către beneficiar în următorul exercițiu financiar și cuantumul care va fi alocat pentru rezerva financiară;

— un raport privind un audit extern asupra conturilor beneficiarului, efectuat de către un organism independent sau de un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi.

Scopul auditului extern este de a certifica faptul că:

— declarațiile financiare au fost întocmite în conformitate cu legislația națională aplicabilă beneficiarului, nu conțin inexactități semnificative și oferă o imagine reală și fidelă a poziției financiare și a rezultatelor din exploatare;

— documentele financiare prezentate Parlamentului de către beneficiar sunt conforme cu dispozițiile financiare ale convenției de subvenționare;

— cheltuielile declarate au fost efectuate în mod real;

— declarația de venit este exhaustivă;

— obligațiile prevăzute la articolele 6, 7 și 8 și la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 au fost îndeplinite;

— orice surplus reportat pentru următorul exercițiu financiar a fost utilizat în primul trimestru al exercițiului financiar, în conformitate cu articolul 6a;

— obligațiile prevăzute la articolul 109 alineatul (4) din Regulamentul financiar au fost îndeplinite.

În cazul în care, în termen de două luni de la primirea documentelor menționate la al doilea paragraf, se ia decizia de a nu plăti soldul subvenției, Biroul, la propunerea Secretarului General și după audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, aprobă raportul final privind realizarea programului de activitate și situația financiară finală.

Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere beneficiarului să depună documente justificative sau orice alte informații suplimentare pe care le consideră necesare pentru a-i permite să aprobe raportul final și situația financiară finală. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a prezenta documentele justificative în cauză.

După audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, Biroul poate să respingă raportul final și situația financiară finală și să solicite prezentarea unui nou raport și a unei noi situații financiare. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a prezenta un nou raport și o nouă situație financiară.

În absența unui răspuns scris al Parlamentului în termen de două luni, se consideră că raportul final și situația financiară finală au fost aprobate.

Cererile de informații suplimentare și de prezentare a unui nou raport se notifică beneficiarului în scris. Beneficiarul are la dispoziție cele 15 zile prevăzute la articolul I.4 de mai sus pentru a prezenta informațiile și noile documente solicitate.

În cazul în care se solicită informații suplimentare, termenul de examinare se prelungește cu perioada necesară pentru obținerea informațiilor în cauză.

Dacă raportul este respins și se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare prevăzută la prezentul articol.

În cazul unei noi respingeri, Parlamentul European își rezervă dreptul de a rezilia convenția, invocând dispozițiile prevăzute la articolul II.9 punctul 2 litera (c).

ARTICOLUL II.14 – DISPOZIȚII GENERALE PRIVIND PLĂȚILE

II.14.1. Parlamentul European efectuează plățile în euro. Conversia costurilor reale în euro se face la cursul de schimb zilnic publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau, în absența cursului publicat, la cursul contabil lunar de schimb stabilit de Parlamentul European și publicat pe site-ul său internet, la data la care Parlamentul European emite ordinul de plată, cu excepția cazului în care condițiile speciale conțin dispoziții specifice contrare.

Plățile se consideră a fi fost efectuate de Parlamentul European la data la care sumele sunt debitate din contul Parlamentului European.

II.14.2. Parlamentul European poate suspenda în orice moment termenele de plată prevăzute la articolul I.4, notificând beneficiarului în cauză faptul că cererea sa de plată nu este admisibilă deoarece nu respectă dispozițiile convenției, nu au fost prezentate documente justificative adecvate sau există suspiciuni că o parte din cheltuielile incluse în situația financiară nu sunt eligibile și se fac verificări suplimentare.

De asemenea, Parlamentul European poate suspenda plățile în orice moment în cazul unei încălcări, presupuse sau dovedite, de către beneficiar a dispozițiilor convenției, în special ca urmare a concluziilor auditurilor și verificărilor prevăzute la articolul II.17.

Parlamentul European notifică beneficiarului orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent. Suspendarea intră în vigoare de la data expedierii notificării de către Parlamentul European. Termenul de plată reîncepe să curgă de la data înregistrării cererii de plată corect întocmite, de la data primirii documentelor justificative sau de la sfârșitul perioadei de suspendare notificate de Parlamentul European.

II.14.3. La expirarea termenelor de plată prevăzute la articolul I.4 și fără a aduce atingere punctului 2 din prezentul articol, beneficiarul are dreptul la o dobândă în cazul unei plăți întârziate, la rata aplicată de Banca Centrală Europeană pentru principalele sale operațiuni de refinanțare în euro, plus trei puncte și jumătate; rata de referință căreia i se aplică majorarea este rata în vigoare în prima zi a lunii scadenței de plată, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene.

Dobânda de întârziere acoperă perioada dintre data scadenței, exclusă, și data plății, definită la punctul 1 din prezentul articol, inclusă. Dobânda în cauză nu este considerată venit la calculul subvenției finale în sensul articolului II.15 punctul 4. Suspendarea plății de către Parlamentul European nu constituie întârziere la plată.

În mod excepțional, atunci când dobânda calculată în conformitate cu dispozițiile prevăzute la primul și al doilea paragraf este mai mică sau egală cu 200 EUR, se plătește beneficiarului numai la cerere, introdusă în termen de două luni de la data primirii plății efectuate cu întârziere.

II.14.4. Beneficiarul notifică Parlamentului European cuantumul dobânzii sau al beneficiilor echivalente generate de prefinanțarea primită din partea Parlamentului European.

Parlamentul European deduce dobânzile generate de orice prefinanțare care depășește 50 000 EUR din plata soldului datorat beneficiarului, în conformitate cu articolul I.4. Dobânda în cauză nu este considerată venit în sensul articolului II.15 punctul 4.

În cazul în care prefinanțarea depășește 750 000 EUR pentru o convenție la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar, dobânda se recuperează pentru fiecare perioadă de raportare. Ținând seama de riscurile asociate mediului de gestiune și naturii acțiunilor finanțare, Parlamentul European poate recupera dobânda generată de prefinanțări mai mici de 750 000 EUR cel puțin o dată pe an.

În cazul în care dobânda generată depășește soldul datorat beneficiarului în conformitate cu articolul II.13 punctul 2 sau este generată de prefinanțarea menționată în paragraful anterior, Parlamentul European o recuperează în conformitate cu articolul II.16.

II.14.5. Beneficiarul are la dispoziție o perioadă de două luni de la data notificării de către Parlamentul European a cuantumului final al subvenției, pe baza căruia se determină soldul de plată sau valoarea ordinului de recuperare, în conformitate cu articolul II.15, sau, în absența unei astfel de notificări, de la data încasării soldului, pentru a solicita informații în scris cu privire la determinarea subvenției finale, justificând orice obiecții ridicate. După expirarea acestui termen, astfel de cereri nu se mai iau în considerare. Parlamentul European să angajează să răspundă în scris, în termen de două luni de la data primirii cererii de informații, motivându-și răspunsul. Această procedură nu aduce atingere posibilității ca beneficiarul să introducă o acțiune împotriva Parlamentului European în conformitate cu articolul I.7. În conformitate cu dispozițiile pertinente din dreptul comunitar, o astfel de acțiune trebuie introdusă în termen de două luni de la notificarea deciziei către petent sau, în absența notificării, de la data la care acesta din urmă a luat la cunoștință decizia.

ARTICOLUL II.15 – DETERMINAREA SUBVENȚIEI FINALE

II.15.1. Fără a ține seama de informațiile obținute ulterior prin verificări și auditări și după audierea reprezentanților beneficiarului în cauză care solicită o audiere, Biroul determină cuantumul subvenției finale acordate acestuia pe baza documentelor menționate la articolul II.13 punctul 2 pe care le-a aprobat.

II.15.2. Suma totală plătită beneficiarului de către Parlamentul European nu poate depăși, în niciun caz, cuantumul maxim al subvenției, prevăzut la articolul I.3 punctul 2, chiar dacă cheltuielile eligibile efectuate în mod real depășesc valoarea totală a cheltuielilor eligibile estimate, menționată la articolul I.3 punctul 1.

II.15.3. Dacă la sfârșitul perioadei de eligibilitate cheltuielile eligibile efectuate în mod real sunt mai mici decât cheltuielile eligibile estimate, surplusul poate fi reportat pentru următorul exercițiu financiar, în conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 6a alineatele (1) și (2) din Decizia Biroului din 29 martie 2004. Contribuția Parlamentului European se limitează la cuantumul maxim al subvenției prevăzut la articolul I.3 punctul 2 și nu poate depăși în niciun caz 85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real.

Beneficiarul are dreptul de a cumula fondurile într-un cont de rezervă specific în conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 6a alineatul (3) din Decizia Biroului din 29 martie 2004.

După eliminarea posibilităților prevăzute la cele două paragrafe anterioare, cuantumul subvenției finale se determină în conformitate cu articolul II.15 punctul 4.

II.15.4. Beneficiarul acceptă faptul că subvenția este limitată la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor și cheltuielilor eligibile din bugetul său de funcționare pentru programul de activitate și că nu îi poate aduce, în niciun caz, profit.

Profitul este definit ca orice surplus de venituri din exploatare reale totale ale beneficiarului față de cheltuielile sale de funcționare reale totale. Sunt considerate venituri reale cele constatate, generate sau confirmate la data la care beneficiarul face cererea pentru plata soldului, în ceea ce privește finanțările care nu provin din subvenția comunitară, la care se adaugă cuantumul subvenției, determinat prin aplicarea principiilor prevăzute la punctele 2 și 3 ale prezentului articol. În sensul prezentului articol, se iau în considerare exclusiv cheltuielile de funcționare reale care sunt incluse în situațiile financiare ale beneficiarului și care se încadrează în categoriile de cheltuieli prevăzute în bugetul provizoriu menționat la articolul I.3 punctul 1 și prezentat în anexa II; în orice caz, cheltuielile neeligibile sunt acoperite din alte resurse decât cele comunitare.

Orice surplus astfel calculat dă naștere unei reduceri corespunzătoare a cuantumului subvenției.

II.15.5. Fără a aduce atingere dreptului de reziliere a convenției în conformitate cu articolul II.9 și fără a aduce atingere dreptului său de a impune penalitățile specificate la articolul II.10, Parlamentul European poate reduce subvenția acordată inițial în cazul nerealizării, al realizării necorespunzătoare, al realizării parțiale sau cu întârziere a programului de activitate convenit, în funcție de progresul real în realizarea proiectului și de condițiile prevăzute în convenție.

II.15.6. În funcție de cuantumul final al subvenției astfel determinat și de valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior în temeiul convenției, Parlamentul European stabilește valoarea soldului de plătit, care este egală cu sumele datorate încă beneficiarului. În cazul în care valoarea cumulativă a plăților anterioare depășește cuantumul subvenției finale, Parlamentul European emite un ordin de recuperare pentru suma plătită în exces.

ARTICOLUL II.16 – RECUPERAREA

II.16.1. În cazul în care au fost efectuate plăți necuvenite către beneficiar sau în cazul în care este justificată o procedură de recuperare în conformitate cu dispozițiile convenției, beneficiarul rambursează Parlamentului European sumele în cauză, în condițiile și la termenele stabilite de Parlamentul European.

II.16.2. În cazul în care beneficiarul nu efectuează rambursarea în termenul stabilit de Parlamentul European, acesta din urmă aplică dobânzi de întârziere pentru sumele datorate, la rata prevăzută la articolul II.14 punctul 3. Dobânda de întârziere acoperă perioada dintre termenul prevăzut pentru rambursare, exclusiv, și data la care Parlamentul European încasează integral sumele datorate, inclusiv.

Orice plată parțială acoperă în primul rând cheltuielile și dobânda de întârziere și apoi principalul.

II.16.3. În cazul în care rambursarea nu se face până la termenul prevăzut, sumele datorate Parlamentului European pot fi recuperate prin deducerea lor din orice sume datorate beneficiarului în orice temei, după notificarea prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent. În cazuri excepționale, justificate de necesitatea de a proteja interesele financiare ale Comunităților, Parlamentul European poate realiza recuperarea prin compensare înainte de scadența plății. Nu este necesar consimțământul prealabil al beneficiarului.

II.16.4. Cheltuielile bancare pentru recuperarea sumelor datorate Parlamentului European sunt suportate exclusiv de către beneficiar.

ARTICOLUL II.17 – VERIFICĂRI ȘI AUDITURI

II.17.1. Beneficiarul furnizează toate informațiile detaliate solicitate Parlamentului European sau oricărui alt organism extern autorizat de Parlamentul European, astfel încât acesta din urmă să poată verifica realizarea corespunzătoare a programului de activitate și respectarea dispozițiilor convenției.

II.17.2. Beneficiarul pune la dispoziția Parlamentului European toate documentele originale, în special documentele contabile, bancare și fiscale, sau, în cazuri excepționale, justificate corespunzător, copii certificate pentru conformitate ale documentelor originale referitoare la convenție, o perioadă de cinci ani de la data la care se efectuează plata soldului datorat, în conformitate cu articolul I.4 din convenție.

II.17.3. Beneficiarul se asigură că Parlamentul European, fie direct, prin intermediul personalului propriu, fie prin intermediul oricărui alt organism extern autorizat de Parlamentul European în acest sens, poate efectua un audit al modului de utilizare a subvenției. Astfel de audituri pot fi efectuate pe întreaga durată a convenției, până la data la care este plătit soldul, și o perioadă de cinci ani de la data la care este plătit soldul. După caz, concluziile auditului pot conduce la adoptarea de către Parlamentul European a unor decizii de recuperare.

II.17.4. Beneficiarul se angajează să acorde personalului Parlamentului European și personalului extern autorizat de Parlamentul European drepturi corespunzătoare de acces în clădirile sale și la toate informațiile sale, inclusiv în format electronic, necesare pentru efectuarea unor astfel de audituri.

II.17.5. În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (5), OLAF poate, de asemenea, să efectueze controale și verificări la fața locului, în conformitate cu procedurile prevăzute de dreptul comunitar în vederea protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene contra fraudelor și altor nereguli. După caz, concluziile pot conduce la adoptarea de către Parlamentul European a unor decizii de recuperare.

(5) JO L 136, 31.5.1999, p. 1.

II.17.6. Curtea de Conturi se bucură de aceleași drepturi, în special de acces, ca Parlamentul European pentru efectuarea de controale și audituri.

SEMNĂTURI

Pentru beneficiar

Pentru Parlamentul European

[nume/prenume/funcția]

[nume/prenume]

[semnătura]

[semnătura]

Încheiată la

Încheiată la

[locul], [data]

[locul], [data]

În dublu exemplar în limba engleză.

Anexă: Defalcarea bugetului de funcționare provizoriu

Tabelul 1

Tabelul 2

Tabelul 3

ANEXA 2bFUNDAȚIE

DIRECȚIA GENERALĂ FINANȚE

CONVENȚIE DE ACORDARE A UNEI SUBVENȚII DE FUNCȚIONARE

NUMĂRUL: …

Parlamentul European, al cărui Secretariat General își are sediul în

Luxemburg, Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxemburg,

denumit în continuare „Parlamentul European”,

reprezentat, pentru semnarea prezentei convenții,

de … [nume/prenume/funcția],

pe de o parte,

și

[denumirea oficială completă a beneficiarului]

[forma juridică oficială]

[numărul oficial de înregistrare]

[adresa oficială completă]

[numărul TVA],

denumit în continuare „beneficiarul”,

reprezentat, pentru semnarea prezentei convenții,

de: …,

pe de altă parte,

CONVIN

asupra condițiilor speciale, a condițiilor generale și a anexelor de mai jos:

Anexa I Programul de activitate al beneficiarului

Anexa II Bugetul de funcționare provizoriu al beneficiarului

care fac parte integrantă din prezenta convenție (denumită în continuare „convenția”).

Dispozițiile din condițiile speciale prevalează asupra celor din alte părți ale convenției.

Dispozițiile din condițiile generale prevalează asupra celor din anexe.

I – CONDIȚII SPECIALE

ARTICOLUL I.1 – OBIECTUL

I.1.1. Parlamentul European a decis să acorde, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 noiembrie 2003 privind statutul și finanțarea partidelor politice la nivel european (1) și al Deciziei Biroului din 29 martie 2004 de stabilire a normelor de aplicare a regulamentului în cauză (2) și în conformitate cu condițiile speciale, condițiile generale și anexele la prezenta convenție, pe care beneficiarul declară că le cunoaște și le acceptă, o subvenție pentru programul anual de activitate al beneficiarului, care corespunde continuării activităților și obiectivelor sale prevăzute în statut, pentru exercițiul financiar AAAA.

I.1.2. Beneficiarul se angajează să facă toate eforturile pentru a-și realiza, pe propria răspundere, programul de activitate prezentat în anexa I. De asemenea, beneficiarul se angajează ca, în programele și acțiunile sale, să respecte principiile fundamentale ale Uniunii Europene, și anume principiile libertății, democrației, respectării drepturilor omului și a libertăților fundamentale și statului de drept.

ARTICOLUL I.2 – DURATA

I.2.1. Convenția intră în vigoare la data semnării de către cea de-a doua dintre cele două părți.

I.2.2. Perioada de eligibilitate a cheltuielilor pentru finanțare de către Parlamentul European este între ZZ/LL/AA și ZZ/LL/AA.

ARTICOLUL I.3 – FINANȚAREA PROGRAMULUI DE ACTIVITATE

I.3.1. Cuantumul total al cheltuielilor eligibile pentru finanțare de către Parlamentul European este estimat la […] EUR, în conformitate cu bugetul de funcționare provizoriu al beneficiarului, prevăzut în anexa II. Bugetul de funcționare provizoriu trebuie să fie echilibrat și să prezinte o defalcare a tuturor cheltuielilor și veniturilor de funcționare ale beneficiarului estimate pentru perioada în cauză, cheltuielile eligibile pentru finanțare de către Parlamentul European fiind prezentate separat de cheltuielile neeligibile, în conformitate cu definițiile cheltuielilor menționate la articolul II.12.

I.3.2. Parlamentul European contribuie cu o sumă maximă de […] EUR, echivalentul a […] % din cheltuielile eligibile totale estimate menționate la punctul 1. Subvenția finală se determină în conformitate cu dispozițiile articolului II.15, fără a aduce atingere dispozițiilor articolului II.17.

La determinarea subvenției finale, contribuția Parlamentului European se limitează la cuantumul maxim al subvenției prevăzut la articolul I.3 punctul 2 din convenție, neputând depăși în niciun caz 85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real. Bugetul provizoriu menționat la punctul 1 prezintă detaliat valorile și sursele altor forme de finanțare externă.

I.3.3. Prin derogare de la articolul II.11, în cursul realizării programului de activitate, beneficiarul își poate ajusta bugetul provizoriu prin transferuri între diversele categorii de cheltuieli eligibile, cu condiția ca o astfel de ajustare să nu afecteze realizarea programului de activitate și să respecte cuantumului total al cheltuielilor eligibile menționat la punctul 1. Beneficiarul informează Parlamentul European, în scris, asupra oricăror astfel de ajustări.

ARTICOLUL I.4 – MODALITĂȚILE DE PLATĂ

În funcție de programul de activitate și de situația provizorie a cheltuielilor eligibile pentru subvenționare, subvenția se plătește în conformitate cu următorul calendar și următoarele modalități:

I.4.1. Prefinanțare:

O prefinanțare în valoare de […] EUR, reprezentând 80 % din suma menționată la articolul I.3 punctul 2, se plătește beneficiarului în termen de 15 zile de la data semnării convenției de către ultima dintre părți.

(1) JO L 297, 15.11.2003, p. 1.

(2) JO C 155, 12.6.2004, p. 1.

I.4.2. Plata soldului

Cererea pentru plata soldului se depune până la data de 15 mai și cel târziu până la data de 30 iunie a exercițiului financiar următor și trebuie să fie însoțită de raportul final privind realizarea programului de activitate, o situație finală a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu, o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută în prezenta convenție și un raport de prezentare a auditului extern asupra conturilor beneficiarului, efectuat de către un organism independent sau un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi. Parlamentul European are la dispoziție două luni pentru a aproba sau a respinge raportul de activitate și a solicita orice documente justificative sau informații suplimentare, în conformitate cu procedura menționată la articolul II.13 punctul 2. După caz, beneficiarul are la dispoziție o perioadă de 15 zile pentru a prezenta informații suplimentare sau un nou raport.

În termen de 30 de zile de la aprobarea de către Parlamentul European a raportului de activitate care însoțește cererea pentru plata soldului, se plătește beneficiarului soldul subvenției, determinat în conformitate cu dispozițiile articolului II.15, sau, după caz, se recuperează orice sumă plătită nejustificat. Acest termen de plată poate fi suspendat de către Parlamentul European în conformitate cu procedura menționată la articolul II.14 punctul 2.

ARTICOLUL I.5 – CONTUL BANCAR

Plățile se fac într-un cont sau subcont bancar al beneficiarului, în euro, cu următoarele coordonate:

Numele băncii:

Adresa sucursalei la care este deschis contul:

Numele complet al titularului contului:

Numărul complet al contului (inclusiv codurile băncii):

IBAN: …

BIC/SWIFT:

Acest cont sau subcont trebuie să permită identificarea fondurilor vărsate de Parlamentul European și trebuie să fie rezervat exclusiv pentru încasarea fondurilor vărsate de Parlamentul European pentru realizarea programului de activitate care face obiectul subvenției. În cazul în care fondurile transferate în acest cont sunt purtătoare de dobândă sau beneficii echivalente în conformitate cu legislația statului pe al cărui teritoriu este deschis contul, dobânda sau beneficiile în cauză, dacă sunt generate de prefinanțare, se recuperează de către Parlamentul European în condițiile prevăzute la articolul II.14 punctul 4.

ARTICOLUL I.6 – DISPOZIȚII ADMINISTRATIVE GENERALE

Orice comunicare în legătură cu prezenta convenție se transmite în scris, menționând numărul convenției, la următoarele adrese.

Pentru Parlamentul European:

Parlamentul European

Președintele

În atenția Directorului General al Direcției Generale Finanțe

Biroul SCH 05B031

L-2929 Luxemburg

Corespondența trimisă prin servicii poștale standard se consideră a fi fost primită de Parlamentul European la data la care este înregistrată oficial de serviciul de curierat al Parlamentului European.

Pentru beneficiar:

Dl/Dna …

[Titlu]

[Denumirea oficială a organismului beneficiar]

[Adresa oficială completă]

ARTICOLUL I.7 – LEGEA APLICABILĂ ȘI INSTANȚA COMPETENTĂ

Subvenția este reglementată de dispozițiile prezentei convenții, dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3) (denumit în continuare „Regulamentul financiar”) și normele de aplicare a acestuia, de Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 și de Decizia Biroului din 29 martie 2004 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2004/2003 menționat anterior.

Sub rezerva celor de mai sus, orice aspect care nu este reglementat de dispozițiile menționate mai sus este reglementat de legislația luxemburgheză.

Beneficiarul poate introduce o acțiune împotriva deciziilor Parlamentului European privind aplicarea dispozițiilor din prezenta convenție și procedurile de executare a prezentei convenții în fața Tribunalului de Primă Instanță al Comunităților Europene și, în caz de recurs, în fața Curții de Justiție a Comunităților Europene.

ARTICOLUL I.8 – PROTECȚIA DATELOR

Datele personale menționate în prezenta convenție se prelucrează în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (4). Datele respective se prelucrează exclusiv în cadrul executării și monitorizării convenției de către Direcția Generală Finanțe a Parlamentului European, fără a aduce atingere eventualului lor transfer către organismele responsabile pentru realizarea verificărilor și auditurilor în conformitate cu legislația comunitară.

În urma unei cereri scrise, beneficiarul poate obține comunicarea datelor sale personale și poate rectifica datele inexacte sau incomplete. Beneficiarul poate adresa orice cerere privind prelucrarea datelor sale personale Direcției Generale Finanțe a Parlamentului European sau Unității Protecția Datelor Personale a Parlamentului European. Beneficiarul poate introduce, în orice moment, o acțiune în fața Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(3) JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

(4) JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

II – CONDIȚII GENERALE

PARTEA A: DISPOZIȚII JURIDICE ȘI ADMINISTRATIVE

ARTICOLUL II.1 – RĂSPUNDEREA

II.1.1. Beneficiarul este unicul responsabil pentru îndeplinirea tuturor obligațiilor legale care îi incumbă.

II.1.2. Parlamentul European nu poate fi considerat responsabil, în niciun caz și sub niciun motiv, în cazul unei reclamații în legătură cu prezenta convenție vizând orice daună cauzată în cursul realizării programului de activitate. În consecință, Parlamentul European nu admite nicio cerere de compensare sau de rambursare care însoțește o astfel de reclamație.

II.1.3. Cu excepția cazurilor de forță majoră, beneficiarul trebuie să remedieze orice daună cauzată Parlamentului European ca urmare a realizării sau a realizării incorecte a programului de activitate.

II.1.4. Beneficiarul este unicul responsabil față de terți, inclusiv pentru daunele de orice fel suferite de aceștia în cursul realizării programului de activitate.

ARTICOLUL II.2 – CONFLICTUL DE INTERESE

În temeiul articolului 52 din Regulamentul financiar, beneficiarul ia măsurile necesare pentru a evita orice risc de conflict de interese care ar putea compromite aplicarea imparțială și obiectivă a convenției.

ARTICOLUL II.3 – CONFIDENȚIALITATEA

Parlamentul European și beneficiarul se angajează să păstreze confidențialitatea tuturor documentelor, a informațiilor și a altor materiale care au o legătură directă cu obiectul convenției și sunt clasificate în mod corespunzător ca fiind confidențiale, dacă dezvăluirea ar putea aduce prejudicii celeilalte părți. Această obligație a părților se aplică și după perioada de acordare a finanțării comunitare.

ARTICOLUL II.4 – PUBLICITATEA

II.4.1. Cu excepția cazurilor în care Parlamentul European solicită altceva, orice comunicare sau publicație a beneficiarului cu privire la realizarea programului de activitate, inclusiv la o conferință sau un seminar, menționează faptul că programul beneficiază de sprijin financiar din partea Parlamentului European.

Orice comunicare sau publicație a beneficiarului, sub orice formă și pe orice suport, precizează faptul că întreaga răspundere revine autorului și că Parlamentul European nu este responsabil pentru eventuala utilizare a informațiilor cuprinse în acestea.

II.4.2. Beneficiarul autorizează Parlamentul European să publice următoarele informații sub orice formă și pe orice suport, inclusiv pe internet:

— denumirea și adresa beneficiarului,

— scopul în care a fost acordată subvenția;

— suma acordată și proporția din bugetul total de funcționare al beneficiarului acoperită de subvenție;

— valoarea finală a subvenției;

— detalii privind asistența tehnică asigurată de Parlamentul European.

ARTICOLUL II.5 – EVALUAREA

Ori de câte ori Parlamentul European face o evaluare intermediară sau finală a impactului subvenției, comparativ cu obiectivele Regulamentului (CE) nr. 2004/2003, beneficiarul se angajează să pună la dispoziția Parlamentului European și/sau a persoanelor autorizate de acesta toate documentele sau informațiile care ar putea contribui la realizarea cu succes a evaluării și să le acorde drepturile de acces prevăzute la articolul II.17.

ARTICOLUL II.6 – FORȚA MAJORĂ

II.6.1. Forță majoră înseamnă orice situație sau eveniment neprevăzut și excepțional, independent de controlul părților la convenție, care nu poate fi atribuit unei erori sau neglijențe a acestora, care împiedică una dintre părțile la convenție să își îndeplinească oricare dintre obligațiile prevăzute de prezenta convenție și care se dovedește a fi insurmontabil, în ciuda tuturor eforturilor. Defectele echipamentelor sau ale materialelor ori întârzierile în punerea lor la dispoziție (cu excepția cazului în care sunt determinate de un eveniment de forță majoră), conflictele de muncă, grevele sau problemele financiare nu pot fi invocate ca evenimente de forță majoră de către partea care nu și-a îndeplinit obligațiile.

II.6.2. Partea care se confruntă cu un eveniment de forță majoră informează de îndată cealaltă parte cu privire la aceasta, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent, precizând natura, durata probabilă și posibilele efecte ale evenimentului în cauză.

II.6.3. Niciuna dintre părți nu este considerată răspunzătoare pentru neîndeplinirea unei obligații ce îi revine în temeiul convenției, în cazul în care a fost împiedicată să își îndeplinească obligația în cauză de un eveniment de forță majoră. Părțile la convenție fac toate eforturile pentru a minimiza eventualele daune care ar putea fi cauzate de un eveniment de forță majoră.

ARTICOLUL II.7 – ATRIBUIREA CONTRACTELOR

În cazul în care beneficiarul trebuie să încheie contracte pentru realizarea programului de activitate, iar contractele în cauză constituie cheltuieli eligibile în cadrul bugetului de funcționare, beneficiarul trebuie să solicite oferte competitive de la potențiali contractanți și să atribuie contractul acelui contractant care face oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, adică oferta care oferă cel mai bun raport calitate-preț; în acest sens, beneficiarul respectă principiile transparenței și tratamentului egal al potențialilor contractanți și asigură evitarea oricăror conflicte de interese.

Beneficiarul este unicul responsabil pentru realizarea programului de activitate și respectarea dispozițiilor din prezenta convenție. Beneficiarul se angajează să facă tot ceea ce este necesar, astfel încât contractantul să renunțe la drepturile opozabile Parlamentului European în temeiul convenției.

ARTICOLUL II.8 – CESIUNEA

Creanțele față de Parlamentul European nu sunt transferabile.

În mod excepțional, în cazuri justificate corespunzător, Parlamentul European poate autoriza cesionarea, integrală sau parțială, a convenției și a plăților prevăzute de convenție unei terțe părți, în urma unei cereri scrise justificate transmise de beneficiar în acest sens. Parlamentul European trebuie să își dea acordul în scris înainte de realizarea cesiunii propuse. În cazul în care Parlamentul European refuză să își dea acordul sau în cazul în care condițiile conexe acordului nu sunt respectate, cesiunea nu creează obligații în sarcina Parlamentului European și nu are niciun efect în ceea ce îl privește.

Un astfel de transfer nu scutește beneficiarul, în niciun caz, de obligațiile sale față de Parlamentul European.

ARTICOLUL II.9 – REZILIEREA CONVENȚIEI

II.9.1. Rezilierea de către beneficiar

Beneficiarul poate să renunțe la subvenție și să rezilieze convenția în orice moment, sub rezerva unui preaviz de 30 de zile, fără să fie obligat la plata unor despăgubiri.

II.9.2. Rezilierea de către Parlamentul European

Parlamentul European poate decide să rezilieze convenția, fără plata unor despăgubiri, în următoarele cazuri:

(a) dacă beneficiarul nu mai îndeplinește criteriile de finanțare prevăzute la articolele 3, 6 și 7 din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003;

(b) în cazul unei schimbări juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de control a situației beneficiarului, care ar putea afecta semnificativ convenția sau ar putea pune sub semnul întrebării decizia de acordare a subvenției;

(c) dacă beneficiarul nu își îndeplinește o obligație materială care îi incumbă în temeiul convenției, inclusiv al anexelor la aceasta;

(d) în cazul unui eveniment de forță majoră, notificat în conformitate cu articolul II.6;

(e) dacă beneficiarul este declarat în stare de faliment, în lichidare sau face obiectul oricăror alte proceduri similare;

(f) dacă beneficiarul se face vinovat de fals în declarații sau prezintă rapoarte false pentru a obține subvenția prevăzută de prezenta convenție;

(g) dacă beneficiarul a comis, cu intenție sau din neglijență, o abatere gravă în cursul executării convenției sau dacă beneficiarul se face vinovat de fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce prejudicii intereselor financiare ale Comunităților Europene. O abatere gravă înseamnă orice încălcare a unei dispoziții din convenție sau a unei alte norme obligatorii, generată de o acțiune sau o omisiune a beneficiarului care aduce sau ar putea aduce prejudicii bugetului comunitar;

(h) dacă beneficiarul este condamnat printr-o hotărâre cu valoare de res judicata pentru un delict legat de conduita sa profesională sau a comis greșeli grave în domeniul profesional, demonstrate prin orice mijloace adecvate.

II.9.3. Procedura de reziliere

Procedura de reziliere se inițiază prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent.

În cazurile menționate la articolul II.9 punctul 2 literele (a), (b), (c) și (e), beneficiarul are la dispoziție 30 de zile pentru a-și prezenta observațiile și a lua toate măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea în continuare a obligațiilor ce îi incumbă în temeiul prezentei convenții. În cazul în care Parlamentul European nu confirmă acceptarea observațiilor în cauză prin emiterea unui acord scris în termen de 30 de zile de la primirea lor, procedura de reziliere continuă.

În cazul în care se face cu preaviz, rezilierea intră în vigoare la sfârșitul perioadei de preaviz, care curge de la data primirii deciziei Parlamentului European de a rezilia convenția.

În absența unui preaviz, în cazurile prevăzute la articolul II.9 punctul 2 literele (d), (f), (g) și (h), rezilierea produce efecte din ziua următoare datei primirii deciziei Parlamentului European de reziliere a convenției.

II.9.4. Efectele rezilierii

În cazul rezilierii convenției, plățile efectuate de Parlamentul European se limitează la cheltuielile eligibile efectuate în mod real de către beneficiar până la data la care rezilierea începe să producă efecte, în conformitate cu dispozițiile articolului II.15. Cheltuielile aferente angajamentelor curente care urmează a fi executate după reziliere nu se iau în considerare. Beneficiarul are la dispoziție 60 de zile de la data la care rezilierea începe să producă efecte, notificată de Parlamentul European, pentru a depune o cerere de plată finală în conformitate cu dispozițiile articolului II.13 punctul 2. În cazul în care nu primește o astfel de cerere în termenul menționat, Parlamentul European nu rambursează cheltuielile suportate de beneficiar până la data rezilierii și recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este justificată de rapoartele de activitate și de situațiile financiare pe care le-a aprobat.

În mod excepțional, dacă la sfârșitul perioadei de preaviz prevăzute la articolul II.9 punctul 3 Parlamentul European reziliază convenția pe motiv că beneficiarul nu a prezentat un raport final privind realizarea programului de activitate și situația financiară a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real în termenul prevăzut la articolul I.4 punctul 2 și nu își îndeplinește această obligație în termen de două luni de la primirea scrisorii de revenire, transmise de Parlamentul European prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent, Parlamentul European nu rambursează cheltuielile efectuate de beneficiar până la data care marchează sfârșitul perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară și recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este justificată de rapoartele de activitate și de situațiile financiare pe care le-a aprobat.

În mod excepțional, în cazul în care reziliază convenția în temeiul articolului II.9 punctul 2 literele (f), (g) sau (h), Parlamentul European poate solicita rambursarea parțială sau integrală a sumelor deja plătite în conformitate cu convenția, pe baza rapoartelor de activitate și a situațiilor financiare pe care le-a aprobat, proporțional cu gravitatea abaterilor în cauză, după ce va fi permis beneficiarului să își prezinte observațiile.

II.9.5. Alte motive de reziliere

În cazul în care partidul politic la nivel european căruia îi este afiliată o fundație politică la nivel european își pierde acest statut, fundația politică la nivel european în cauză este exclusă de la finanțare în temeiul prezentului regulament.

În cazul în care Parlamentul European constată că una dintre condițiile menționate la articolul 3 alineatul (2) litera (c) nu mai este îndeplinită, fundația politică la nivel european respectivă este exclusă de la finanțare în temeiul prezentului regulament.

ARTICOLUL II.10 – PENALITĂȚI FINANCIARE LEGALE

În conformitate cu Regulamentul financiar, orice beneficiar despre care se constată că a încălcat grav obligațiile ce îi incumbă în temeiul convenției este pasibil de penalități financiare cuprinse între 2 % și 10 % din cuantumul subvenției în cauză, cu respectarea principiului proporționalității. Penalitățile pot fi de la 4 % până la 20 %, în cazul unei noi încălcări a obligațiilor în termen de cinci ani de la prima încălcare. Beneficiarul este informat în scris cu privire la orice decizie a Parlamentului European de a aplica penalități financiare.

ARTICOLUL II.11 – MODIFICAREA CONVENȚIEI

II.11.1. Orice modificare la convenție trebuie să facă obiectul unui act adițional scris. Nicio înțelegere verbală nu este obligatorie pentru părți în acest sens.

II.11.2. Actul adițional nu poate avea ca scop sau efect să aducă convenției modificări substanțiale, care ar putea pune sub semnul întrebării decizia de acordare a subvenției, sau să încalce principiul egalității de tratament pentru solicitanții de subvenții.

II.11.3. Dacă este făcută de beneficiar, cererea de modificare trebuie transmisă Parlamentului European în timp util înainte de data prevăzută pentru intrarea sa în vigoare și, în orice caz, cu o lună înainte de sfârșitul perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară, cu excepția cazurilor justificate corespunzător de către beneficiar și acceptate de către Parlamentul European.

PARTEA B: DISPOZIȚII FINANCIARE

ARTICOLUL II.12 – CHELTUIELILE ELIGIBILE

II.12.1. Pentru a fi considerate eligibile pentru finanțare comunitară, cheltuielile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale:

— să fie legate direct de obiectul prezentei convenții și să fie prevăzute în bugetul provizoriu anexat la prezenta convenție;

— să fie necesare pentru realizarea programului de activitate prevăzut în prezenta convenție;

— să fie rezonabile și justificate și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special principiul raportului calitate/preț și al raportului cost/eficiență;

— să fie efectuate în perioada de eligibilitate pentru finanțare comunitară definită la articolul I.2 punctul 2 din prezenta convenție, cu excepția costurilor legate de rapoartele și certificatele finale referitoare la situațiile financiare și conturile aferente;

— să fie suportate în mod real de către beneficiar, să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, în conformitate cu principiile contabile aplicabile, și să fi făcut obiectul declarațiilor prevăzute de legislația aplicabilă din domeniul fiscal și al asigurărilor sociale;

— să poată fi identificate și verificate.

Procedurile contabile și de audit intern ale beneficiarului trebuie să permită realizarea unei reconcilieri directe a cheltuielilor și a veniturilor declarate în cadrul programului de activitate cu situațiile contabile și documentele justificative corespondente.

II.12.2. Sunt considerate eligibile în special următoarele cheltuieli, cu condiția să îndeplinească criteriile prevăzute la punctul anterior:

— costurile administrative și costurile aferente asistenței tehnice, reuniunilor, activităților de cercetare, evenimentelor transfrontaliere, studiilor, informării și publicațiilor;

— costurile de personal, cuprinzând salariile efective, plus contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri legale incluse în remunerație, cu condiția să nu depășească ratele medii prevăzute în politica uzuală de salarizare a beneficiarului;

— cheltuieli de deplasare și diurna acordată personalului, cu condiția să se înscrie în practicile uzuale ale beneficiarului privind cheltuielile de călătorie;

— costul de achiziție al echipamentelor, cu condiția ca acestea să fie destinate în primul rând realizării programului de activitate și să fie evaluate și amortizate în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003. Doar proporția din amortizarea activului care corespunde perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară prevăzută în convenție poate fi luată în considerare de către Parlamentul European, cu excepția cazurilor în care natura și/sau contextul utilizării activului în cauză justifică aplicarea unui tratament diferit de către Parlamentul European;

— costul consumabilelor și al furniturilor;

— costurile generate de alte contracte atribuite de beneficiar pentru realizarea programului său de activitate, sub rezerva îndeplinirii condițiilor prevăzute la articolul II.7;

— costurile generate direct de cerințele impuse de convenție (în special costul auditurilor), inclusiv, după caz, costurile serviciilor financiare (în special costul garanțiilor financiare).

II.12.3. Nu sunt considerate eligibile următoarele:

— majorările de capital și compensațiile pentru utilizarea capitalului;

— datoriile și cheltuielile aferente datoriilor;

— provizioane;

— dobânzile datorate;

— creanțele incerte față de terți;

— pierderi din diferențe de curs valutar;

— TVA, cu excepția cazului în care beneficiarului poate demonstra că nu îl poate recupera;

— cheltuielile declarate și suportate în legătură cu o acțiune specifică care dă naștere unei subvenții comunitare;

— cheltuielile excesive sau nechibzuite.

II.12.4. În cazuri justificate corespunzător, Parlamentul European poate accepta cofinanțarea anumitor măsuri din cadrul programului de activitate menționat la articolul I.3 punctul 2 prin aporturi în natură. În acest caz, valoarea contribuțiilor în cauză nu poate depăși:

— fie costurile efectuate în mod real și justificate în mod corespunzător cu documente justificative de către terții care au oferit aceste contribuții beneficiarului cu titlu gratuit, dar suportă costurile aferente,

— fie costurile general acceptate pe piața în cauză pentru tipul de contribuție în cauză, în cazul în care nu sunt suportate costuri.

Aporturile sub formă de bunuri imobiliare nu intră sub incidența prezentelor dispoziții.

În cazul unei cofinanțări în natură, aporturile evaluate astfel apar, cu aceeași valoare, în cheltuielile de realizare a programului de activitate drept cheltuieli eligibile și în veniturile programului de activitate drept cofinanțare în natură. Beneficiarul se angajează să utilizeze astfel de contribuții în conformitate cu condițiile prevăzute în prezenta convenție.

ARTICOLUL II.13 – PLĂȚILE

Plățile se efectuează în conformitate cu articolul I.4.

II.13.1. Prefinanțare

Prefinanțarea, plătită în două tranșe, este destinată să asigure beneficiarului un fond de numerar. Prefinanțarea nu poate depăși 80 % din cuantumul maxim al subvenției, prevăzut la articolul I.3 punctul 2.

II.13.2. Plata soldului subvenției

Soldul se plătește la încheierea perioadei de eligibilitate pentru finanțare comunitară, pe baza cheltuielilor efectuate în mod real de către beneficiar în realizarea programului de activitate. În cazul în care cuantumul total al plăților anterioare depășește valoarea calculată pentru subvenția finală, Parlamentul European recuperează sumele plătite nejustificat.

Până la data de 15 mai și cel mai târziu până la 30 iunie după sfârșitul exercițiului financiar, beneficiarul trebuie să prezinte următoarele documente pentru a permite Parlamentului European să plătească soldul subvenției:

— un raport final privind realizarea programului de activitate:

— o situație financiară finală a cheltuielilor eligibile efectuate în mod real, conform structurii bugetului provizoriu;

— o situație recapitulativă a veniturilor și cheltuielilor corespunzătoare conturilor beneficiarului pentru perioada de eligibilitate prevăzută de prezenta convenție;

— un raport privind un audit extern asupra conturilor beneficiarului, efectuat de către un organism independent sau de un expert autorizat conform legislației naționale să auditeze conturi.

Scopul auditului extern este de a certifica faptul că:

— declarațiile financiare au fost întocmite în conformitate cu legislația națională aplicabilă beneficiarului, nu conțin inexactități semnificative și oferă o imagine reală și fidelă a poziției financiare și a rezultatelor din exploatare;

— documentele financiare prezentate Parlamentului de către beneficiar sunt conforme cu dispozițiile financiare ale convenției de subvenționare;

— cheltuielile declarate au fost efectuate în mod real;

— situația veniturilor este exhaustivă;

— obligațiile prevăzute la articolele 6, 7 și 8 și la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 2004/2003 au fost îndeplinite.

În cazul în care, în termen de două luni de la primirea documentelor menționate la al doilea paragraf, se ia decizia de a nu plăti soldul subvenției, Biroul, la propunerea Secretarului General și după audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, aprobă raportul final privind realizarea programului de activitate și situația financiară finală.

Biroul și, în cursul pregătirii deciziei Biroului, Secretarul General pot cere beneficiarului să depună documente justificative sau orice alte informații suplimentare pe care le consideră necesare pentru a-i permite să aprobe raportul final și situația financiară finală. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a prezenta documentele justificative în cauză.

După audierea reprezentanților beneficiarului în cauză, Biroul poate să respingă raportul final și situația financiară finală și să solicite prezentarea unui nou raport și a unei noi situații financiare. Beneficiarul are la dispoziție 15 zile pentru a prezenta un nou raport și o nouă situație financiară.

În absența unui răspuns scris al Parlamentului în termen de două luni, se consideră că raportul final și situația financiară finală au fost aprobate.

Cererile de informații suplimentare și de prezentare a unui nou raport se notifică beneficiarului în scris. Beneficiarul are la dispoziție cele 15 zile prevăzute la articolul I.4 de mai sus pentru a prezenta informațiile și noile documente solicitate.

În cazul în care se solicită informații suplimentare, termenul de examinare se prelungește cu perioada necesară pentru obținerea informațiilor în cauză.

Dacă raportul este respins și se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare prevăzută la prezentul articol.

În cazul unei noi respingeri, Parlamentul European își rezervă dreptul de a rezilia convenția, invocând dispozițiile prevăzute la articolul II.9 punctul 2 litera (c).

ARTICOLUL II.14 – DISPOZIȚII GENERALE PRIVIND PLĂȚILE

II.14.1. Parlamentul European efectuează plățile în euro. Conversia costurilor reale în euro se face la cursul de schimb zilnic publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau, în absența cursului publicat, la cursul contabil lunar de schimb stabilit de Parlamentul European și publicat pe site-ul său internet, la data la care Parlamentul European emite ordinul de plată, cu excepția cazului în care condițiile speciale conțin dispoziții specifice contrare.

Plățile se consideră a fi fost efectuate de Parlamentul European la data la care sumele sunt debitate din contul Parlamentului European.

II.14.2. Parlamentul European poate suspenda în orice moment termenele de plată prevăzute la articolul I.4, notificând beneficiarului în cauză faptul că cererea sa de plată nu este admisibilă deoarece nu respectă dispozițiile convenției, nu au fost prezentate documente justificative adecvate sau există suspiciuni că o parte din cheltuielile incluse în situația financiară nu sunt eligibile și se fac verificări suplimentare.

De asemenea, Parlamentul European poate suspenda plățile în orice moment în cazul unei încălcări, presupuse sau dovedite, de către beneficiar a dispozițiilor convenției, în special ca urmare a concluziilor auditurilor și verificărilor prevăzute la articolul II.17.

Parlamentul European notifică beneficiarului orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent. Suspendarea intră în vigoare de la data expedierii notificării de către Parlamentul European. Termenul de plată reîncepe să curgă de la data înregistrării cererii de plată corect întocmite, de la data primirii documentelor justificative sau de la sfârșitul perioadei de suspendare notificate de Parlamentul European.

II.14.3. La expirarea termenelor de plată prevăzute la articolul I.4 și fără a aduce atingere punctului 2 din prezentul articol, beneficiarul are dreptul la o dobândă în cazul unei plăți întârziate, la rata aplicată de Banca Centrală Europeană pentru principalele sale operațiuni de refinanțare în euro, plus trei puncte și jumătate; rata de referință căreia i se aplică majorarea este rata în vigoare în prima zi a lunii scadenței de plată, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene.

Dobânda de întârziere acoperă perioada dintre data scadenței, exclusă, și data plății, conform definiției de la punctul 1 din prezentul articol, inclusă. Dobânda în cauză nu este considerată venit la calculul subvenției finale în sensul articolului II.15 punctul 4. Suspendarea plății de către Parlamentul European nu constituie întârziere la plată.

În mod excepțional, atunci când dobânda calculată în conformitate cu dispozițiile prevăzute la primul și al doilea paragraf este mai mică sau egală cu 200 EUR, se plătește beneficiarului numai la cerere, introdusă în termen de două luni de la data primirii plății efectuate cu întârziere.

II.14.4. Beneficiarul notifică Parlamentului European cuantumul dobânzii sau al beneficiilor echivalente generate de prefinanțarea primită din partea Parlamentului European.

Parlamentul European deduce dobânzile generate de orice prefinanțare care depășește 50 000 EUR din plata soldului datorat beneficiarului, în conformitate cu articolul I.4. Dobânda în cauză nu este considerată venit în sensul articolului II.15 punctul 4.

În cazul în care prefinanțarea depășește 750 000 EUR pentru o convenție la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar, dobânda se recuperează pentru fiecare perioadă de raportare. Ținând seama de riscurile asociate mediului de gestiune și naturii acțiunilor finanțare, Parlamentul European poate recupera dobânda generată de prefinanțări mai mici de 750 000 EUR cel puțin o dată pe an.

În cazul în care dobânda generată depășește soldul datorat beneficiarului în conformitate cu articolul II.13 punctul 2 sau este generată de o prefinanțarea menționată la paragraful anterior, Parlamentul European o recuperează în conformitate cu articolul II.16.

II.14.5. Beneficiarul are la dispoziție o perioadă de două luni de la data notificării de către Parlamentul European a cuantumului final al subvenției, pe baza căruia se determină soldul de plată sau valoarea ordinului de recuperare, în conformitate cu articolul II.15, sau, în absența unei astfel de notificări, de la data încasării soldului, pentru a solicita informații în scris cu privire la determinarea subvenției finale, justificând orice obiecții ridicate. După expirarea acestui termen, astfel de cereri nu se mai iau în considerare. Parlamentul European să angajează să răspundă în scris, în termen de două luni de la data primirii cererii de informații, motivându-și răspunsul. Această procedură nu aduce atingere posibilității ca beneficiarul să introducă o acțiune împotriva Parlamentului European în conformitate cu articolul I.7. În conformitate cu dispozițiile pertinente din dreptul comunitar, o astfel de acțiune trebuie introdusă în termen de două luni de la notificarea deciziei către petent sau, în absența notificării, de la data la care acesta din urmă a luat la cunoștință decizia.

ARTICOLUL II.15 – DETERMINAREA SUBVENȚIEI FINALE

II.15.1. Fără a ține seama de informațiile obținute ulterior prin verificări și auditări și după audierea reprezentanților beneficiarului în cauză care solicită o audiere, Biroul determină cuantumul subvenției finale acordate acestuia pe baza documentelor menționate la articolul II.13 punctul 2 pe care le-a aprobat.

II.15.2. Suma totală plătită beneficiarului de către Parlamentul European nu poate depăși, în niciun caz, cuantumul maxim al subvenției, prevăzut la articolul I.3 punctul 2, chiar dacă cheltuielile eligibile efectuate în mod real depășesc valoarea totală a cheltuielilor eligibile estimate, menționată la articolul I.3 punctul 1.

II.15.3. Dacă la sfârșitul perioadei de eligibilitate cheltuielile eligibile efectuate în mod real sunt mai mici decât cheltuielile eligibile estimate, contribuția Parlamentului European se limitează la cuantumul maxim al subvenției, prevăzut la articolul I.3 punctul 2, și nu poate depăși în niciun caz 85 % din cheltuielile eligibile efectuate în mod real.

II.15.4. Beneficiarul acceptă faptul că subvenția este limitată la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor și cheltuielilor eligibile din bugetul său de funcționare pentru programul de activitate și că nu îi poate aduce, în niciun caz, profit.

Profitul este definit ca orice surplus de venituri din exploatare reale totale ale beneficiarului față de cheltuielile sale de funcționare reale totale. Sunt considerate venituri reale cele constatate, generate sau confirmate la data la care beneficiarul face cererea pentru plata soldului, în ceea ce privește finanțările care nu provin din subvenția comunitară, la care se adaugă cuantumul subvenției, determinat prin aplicarea principiilor prevăzute la punctele 2 și 3 ale prezentului articol. În sensul prezentului articol, se iau în considerare exclusiv cheltuielile de funcționare reale care sunt incluse în situațiile financiare ale beneficiarului și care se încadrează în categoriile de cheltuieli prevăzute în bugetul provizoriu menționat la articolul I.3 punctul 1 și prezentat în anexa II; în orice caz, cheltuielile neeligibile sunt acoperite din alte resurse decât cele comunitare.

Orice surplus astfel calculat dă naștere unei reduceri corespunzătoare a cuantumului subvenției.

II.15.5. Fără a aduce atingere dreptului de reziliere a convenției în conformitate cu articolul II.9 și fără a aduce atingere dreptului său de a impune penalitățile specificate la articolul II.10, Parlamentul European poate reduce subvenția acordată inițial în cazul nerealizării, al realizării necorespunzătoare, al realizării parțiale sau cu întârziere a programului de activitate convenit, în funcție de progresul real în realizarea proiectului și de condițiile prevăzute în convenție.

II.15.6. În funcție de cuantumul final al subvenției astfel determinat și de valoarea cumulativă a plăților efectuate anterior în temeiul convenției, Parlamentul European stabilește valoarea soldului de plătit, care este egală cu sumele datorate încă beneficiarului. În cazul în care valoarea cumulativă a plăților anterioare depășește cuantumul subvenției finale, Parlamentul European emite un ordin de recuperare pentru suma plătită în exces.

ARTICOLUL II.16 – RECUPERAREA

II.16.1. În cazul în care au fost efectuate plăți necuvenite către beneficiar sau în cazul în care este justificată o procedură de recuperare în conformitate cu dispozițiile convenției, beneficiarul rambursează sumele în cauză Parlamentului European, în condițiile și la termenele stabilite de Parlamentul European.

II.16.2. În cazul în care beneficiarul nu efectuează rambursarea în termenul stabilit de Parlamentul European, acesta din urmă aplică dobânzi de întârziere pentru sumele datorate, la rata prevăzută la articolul II.14 punctul 3. Dobânda de întârziere acoperă perioada dintre termenul prevăzut pentru rambursare, exclusiv, și data la care Parlamentul European încasează integral sumele datorate, inclusiv.

Orice plată parțială acoperă în primul rând cheltuielile și dobânda de întârziere și apoi principalul.

II.16.3. În cazul în care rambursarea nu se face până la termenul prevăzut, sumele datorate Parlamentului European pot fi recuperate prin deducerea lor din orice sume datorate beneficiarului în orice temei, după notificarea prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau alt mijloc echivalent. În cazuri excepționale, justificate de necesitatea de a proteja interesele financiare ale Comunităților, Parlamentul European poate realiza recuperarea prin compensare înainte de scadența plății. Nu este necesar consimțământul prealabil al beneficiarului.

II.16.4. Cheltuielile bancare pentru recuperarea sumelor datorate Parlamentului European sunt suportate exclusiv de către beneficiar.

ARTICOLUL II.17 – VERIFICĂRI ȘI AUDITURI

II.17.1. Beneficiarul furnizează toate informațiile detaliate solicitate Parlamentului European sau oricărui alt organism extern autorizat de Parlamentul European, astfel încât acesta din urmă să poată verifica realizarea corespunzătoare a programului de activitate și respectarea dispozițiilor convenției.

II.17.2. Beneficiarul pune la dispoziția Parlamentului European toate documentele originale, în special documentele contabile, bancare și fiscale, sau, în cazuri excepționale, justificate corespunzător, copii certificate pentru conformitate ale documentelor originale referitoare la convenție, o perioadă de cinci ani de la data la care se efectuează plata soldului datorat, în conformitate cu articolul I.4 din convenție.

II.17.3. Beneficiarul se asigură că Parlamentul European, fie direct, prin intermediul personalului propriu, fie prin intermediul oricărui alt organism extern autorizat de Parlamentul European în acest sens, poate efectua un audit al modului de utilizare a subvenției. Astfel de audituri pot fi efectuate pe întreaga durată a convenției, până la data la care este plătit soldul, și o perioadă de cinci ani de la data la care este plătit soldul. După caz, concluziile auditului pot conduce la adoptarea de către Parlamentul European a unor decizii de recuperare.

II.17.4. Beneficiarul se angajează să acorde personalului Parlamentului European și personalului extern autorizat de Parlamentul European drepturi corespunzătoare de acces în clădirile sale și la toate informațiile sale, inclusiv în format electronic, necesare pentru efectuarea unor astfel de audituri.

II.17.5. În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (5), OLAF poate, de asemenea, să efectueze controale și verificări la fața locului, în conformitate cu procedurile prevăzute de dreptul comunitar în vederea protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene contra fraudelor și altor nereguli. După caz, concluziile pot conduce la adoptarea de către Parlamentul European a unor decizii de recuperare.

(5) JO L 136, 31.5.1999, p. 1.

II.17.6. Curtea de Conturi se bucură de aceleași drepturi, în special de acces, ca Parlamentul European pentru efectuarea de controale și audituri.

SEMNĂTURI

Pentru beneficiar

Pentru Parlamentul European

[nume/prenume/funcția]

[nume/prenume]

[semnătura]

[semnătura]

Încheiată la

Încheiată la

[locul], [data]

[locul], [data]

În dublu exemplar în limba engleză.

Anexă: Defalcarea bugetului de funcționare provizoriu

Tabelul 1

Tabelul 2

Tabelul 3