Decizia Consiliului din 14 aprilie 2005 de autorizare a statelor membre să ratifice în interesul Comunității Europene Convenția Organizației Internaționale a Muncii privind actele de identitate ale navigatorilor (Convenția nr. 185)

05/Volumul 07

Jurnalul Ofícial al Uniunii Europene

223

32005D0367

L 136/1

JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE

DECIZIA CONSILIULUI

din 14 aprilie 2005

de autorizare a statelor membre să ratifice în interesul Comunității Europene Convenția Organizației Internaționale a Muncii privind actele de identitate ale navigatorilor (Convenția nr. 185)

(2005/367/CE)

CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene și, în special, articolul 62 punctul 2 litera (b) punctul (i), coroborat cu articolul 300 alineatul (2) primul paragraf prima teză și alineatul (3) primul paragraf ale acestuia,

având în vedere propunerea Comisiei,

având în vedere avizul Parlamentului European (1),

întrucât:

(1)

Comunitatea Europeană acționează în favoarea instituirii unui spațiu de libertate, securitate și justiție, bazat, între altele, pe o politică comună în domeniul vizelor.

(2)

Convenția nr. 185 a Organizației Internaționale a Muncii (denumită în continuare „OIM”) privind actele de identitate ale navigatorilor (revizuită) a fost adoptată la 19 iunie 2003 în cadrul Conferinței generale a OIM, convocată la Geneva de către consiliul de administrație al Biroului Internațional al Muncii.

(3)

Convenția menționată anterior aduce o contribuție prețioasă la îmbunătățirea siguranței în sectorul maritim la nivel internațional și la promovarea unor condiții de viață și de muncă decente pentru navigatori și este, prin urmare, de dorit ca dispozițiile acesteia să fie aplicate în cel mai scurt timp. Or, anumite articole din convenție sunt de competența comunitară în domeniul vizelor.

(4)

Comunitatea nu poate să ratifice această convenție, deoarece doar statele membre pot fi parte la aceasta.

(5)

În consecință, Consiliul trebuie să autorizeze statele membre care sunt obligate prin norme comunitare în domeniul vizelor bazate pe tratat să ratifice convenția în interesul Comunității, în condițiile prevăzute de prezenta decizie.

(6)

În conformitate cu articolul 1 din Protocolul privind poziția Regatului Unit și a Irlandei anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Uniunii Europene, Irlanda și Regatul Unit nu participă la adoptarea prezentei decizii. În consecință și fără a aduce atingere articolului 4 din protocolul menționat anterior, prezenta decizie nu se aplică nici Irlandei, nici Regatului Unit.

(7)

În conformitate cu articolul 4 din protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Uniunii Europene, prezenta decizie se adresează Danemarcei,

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1

Statele membre sunt autorizate să ratifice convenția privind actele de identitate ale navigatorilor, adoptată la 19 iunie 2003.

Textul convenției se anexează la prezenta decizie.

Articolul 2

Prezenta decizie se adresează statelor membre în conformitate cu Tratatul de instituire a Comunității Europene.

Adoptată la Luxemburg, 14 aprilie 2005.

Pentru Consiliu

Președintele

L. FRIEDEN

(1) Aviz adoptat la 23 februarie 2005 (nepublicat încă în Jurnalul Oficial).

ANEXĂ

14.4.2005

L 136/3

CONVENȚIA PRIVIND ACTELE DE IDENTITATE ALE NAVIGATORILOR (REVIZUITĂ) (2003)

Conferința generală a Organizației Internaționale a Muncii,

convocată la Geneva de către Consiliul de Administrație al Biroului Internațional al Muncii și reunită la 3 iunie 2003 în cea de-a nouăzeci și una sesiune,

conștientă de amenințarea continuă la adresa securității pasagerilor și a echipajelor și pentru siguranța navelor, în interesul național al statelor și al persoanelor,

conștientă totodată de mandatul fundamental al organizației, care este acela de a promova condiții de muncă decente,

având în vedere că, dat fiind caracterul mondial al industriei maritime, navigatorii au nevoie de o protecție specială,

recunoscând principiile enunțate în Convenția privind actele de identitate ale navigatorilor (1958), privind facilitarea intrării navigatorilor pe teritoriul membrilor, pentru o permisie pe uscat, un tranzit, o îmbarcare pe o altă navă sau repatriere,

luând act de Convenția Organizației Maritime Internaționale privind facilitarea traficului maritim internațional (1965), astfel cum a fost modificată, în special normele 3.44 și 3.45,

luând act, de asemenea, de Rezoluția A/RES/57/219 a Adunării Generale a Organizației Națiunilor Unite privind protecția drepturilor omului și a libertăților fundamentale în lupta antiteroristă, care afirmă că statele trebuie să facă astfel încât orice măsură luată pentru combaterea terorismului să fie în conformitate cu obligațiile lor în dreptul internațional, prin respectarea în special a normelor internaționale referitoare la drepturile omului și la drepturile refugiaților, precum și a dreptului internațional umanitar,

conștientă că navigatorii muncesc și trăiesc la bordul navelor angajate în comerțul internațional și că accesul la facilitățile de pe uscat și permisia pe uscat sunt elemente esențiale pentru bunăstarea generală a navigatorilor și, prin urmare, pentru realizarea unei navigații mai sigure și unor oceane mai curate,

conștientă, de asemenea, că este esențial să se coboare pe uscat pentru a se îmbarca pe o navă sau a o părăsi după perioada de serviciu convenită,

luând act de amendamentele aduse Convenției internaționale din 1974 pentru protecția vieții pe mare, astfel cum a fost modificată, privind măsurile speciale destinate îmbunătățirii siguranței și securității maritime, care au fost adoptate la conferința diplomatică a Organizației Maritime Internaționale la 12 decembrie 2002,

după ce a decis să adopte diverse propuneri privind un sistem mai sigur de identificare a navigatorilor, problemă care constituie cel de-al șaptelea punct de pe ordinea de zi a sesiunii,

după ce a decis ca aceste propuneri să ia forma unei convenții internaționale care revizuiește Convenția privind actele de identitate ale navigatorilor (1958),

adoptă astăzi, nouăsprezece iunie două mii trei, convenția de mai jos, care este denumită Convenția privind actele de identitate ale navigatorilor (revizuită) (2003),

Articolul 1

Domeniul de aplicare

(1) În sensul prezentei convenții, termenul de marinar sau navigator desemnează orice persoană încadrată în muncă sau angajată sau care lucrează, indiferent de funcție, la bordul oricărei nave, cu excepția navelor de război, și care este în mod normal afectată navigației maritime.

(2) În cazul în care ar exista vreo îndoială cu privire la problema de a ști dacă anumite categorii de persoane trebuie să fie considerate navigatori în sensul prezentei convenții, această problemă este soluționată după consultarea organizațiilor armatorilor și ale navigatorilor în cauză, în conformitate cu dispozițiile prezentei convenții, de către autoritatea competentă a statului ai cărui resortisanți sunt aceste persoane sau în care sunt rezidenți permanenți.

(3) După consultarea organizațiilor reprezentative de armatori în pescuit și de pescari, autoritatea competentă poate aplica dispozițiile prezentei convenții pescuitului maritim comercial.

Articolul 2

Eliberarea actelor de identitate ale navigatorilor

(1) Orice membru pentru care prezenta convenție este în vigoare trebuie să elibereze oricărui resortisant al său, care exercită profesiunea de marinar și care solicită, un act de identitate pentru navigatori în conformitate cu dispozițiile articolului 3 din convenție.

(2) Cu excepția cazului în care există dispoziții contrare în prezenta convenție, eliberarea actelor de identitate ale navigatorilor poate face obiectul acelorași condiții ca cele prevăzute de legislația națională pentru eliberarea de documente de călătorie.

(3) Orice membru poate, de asemenea, elibera actele de identitate menționate la alineatul (1) navigatorilor care beneficiază de statutul de rezident permanent pe teritoriul său. Rezidenții permanenți trebuie să călătorească întotdeauna conformându-se dispozițiilor articolului 6 alineatul (7).

(4) Fiecare membru trebuie să se asigure că actele de identitate ale navigatorilor se eliberează fără întârzieri nejustificate.

(5) Navigatorii au dreptul la recurs administrativ în cazul respingerii cererii lor.

(6) Prezenta convenție nu aduce atingere obligațiilor pe care le are fiecare membru în temeiul dispozițiilor internaționale referitoare la refugiați și la apatrizi.

Articolul 3

Conținut și formă

(1) Actul de identitate al navigatorilor care fac obiectul prezentei convenții trebuie să fie, prin conținutul său, în conformitate cu modelul prezentat la anexa I la convenție. Forma acestui act de identitate și materialele din care este format trebuie să corespundă normelor generale indicate în modelul conceput pe criteriile stabilite în continuare. Sub rezerva că orice amendament adus corespunde alineatelor următoare, anexa I poate fi modificată în funcție de necesități, în special pentru a ține cont de evoluția tehnologică, în conformitate cu dispozițiile articolului 8. În hotărârea de adoptare a unui amendament se indică data intrării în vigoare a acestuia, luând în considerare necesitatea de a lăsa statelor membre suficient timp pentru a efectua toate revizuirile necesare ale actelor lor de identitate și ale procedurilor naționale referitoare la navigatori.

(2) Actul de identitate al navigatorilor este întocmit după un model simplu, confecționat dintr-un material rezistent, avându-se în vedere în special condițiile de pe mare, și poate fi citit electronic. Materialele utilizate trebuie:

(a)

să împiedice, pe cât posibil, modificarea sau falsificarea documentului și să permită observarea cu ușurință a oricărei modificări

(b)

să fie ușor accesibile oricărui guvern, la cele mai mici costuri, compatibile cu fiabilitatea necesară pentru atingerea obiectivului enunțat la litera (a).

(3) Membrii iau în considerare orice directivă elaborată de Organizația Internațională a Muncii privind standardele tehnice care trebuie utilizate pentru a facilita aplicarea unui standard internațional comun.

(4) Actul de identitate al navigatorilor nu trebuie să depășească dimensiunile unui pașaport obișnuit.

(5) Actul de identitate al navigatorilor conține denumirea autorității care îl eliberează, precum și indicații care să permită contactarea rapidă a acestei autorități, data și locul eliberării documentului și următoarele mențiuni:

(a)

prezentul document reprezintă un act de identitate al navigatorilor în sensul convenției privind actele de identitate ale navigatorilor (revizuită), 2003, a Organizației Internaționale a Muncii

(b)

prezentul document este un document de sine stătător și nu un pașaport.

(6) Durata maximă a valabilității actului de identitate al navigatorilor se stabilește în conformitate cu legislația națională a statului care îl eliberează și în nici un caz nu depășește zece ani, sub rezerva reînnoirii sale după primii cinci ani.

(7) Actul de identitate al navigatorului se limitează la următoarele date referitoare la titular:

(a)

numele întreg (nume de familie și prenume, după caz);

(b)

sexul;

(c)

data și locul nașterii;

(d)

cetățenia;

(e)

orice semn fizic particular care poate facilita identificarea;

(f)

fotografie digitală sau originală

(g)

semnătura titularului.

(8) Sub rezerva dispozițiilor alineatului (7), un formular sau alte reprezentări biometrice ale titularului care îndeplinesc cerințele din anexa I sunt, de asemenea, solicitate în vederea includerii lor în actul de identitate al navigatorului, după ce au fost îndeplinite următoarele condiții prealabile:

(a)

datele biometrice pot fi colectate fără vreo intruziune în viața privată a celor interesați, fără a le crea vreun disconfort sau a constitui vreun risc la adresa sănătății lor și fără a aduce atingere demnității acestora;

(b)

datele biometrice sunt vizibile pe actul de identitate și nu pot fi reproduse de pe formular sau de pe alte reprezentări;

(c)

materialul necesar culegerii și verificării datelor biometrice este ușor de utilizat și în general accesibil guvernelor la un cost scăzut;

(d)

materialul necesar verificării datelor biometrice poate fi utilizat într-o manieră comodă și fiabilă în porturi și în alte locuri, inclusiv pe nave, unde autoritățile competente efectuează în mod normal controlul identității

(e)

sistemul, inclusiv materialele, tehnologiile și procedurile în care sunt utilizate datele biometrice permite obținerea de rezultate uniforme și fiabile în ceea ce privește autentificarea identității.

(9) Toate datele referitoare la marinar, înregistrate pe actul de identitate, trebuie să fie vizibile. Navigatorii au acces facil la echipamentele care le permit să examineze orice dată care îi privește și care nu poate face obiectul unei examinări vizuale. Acest acces le este acordat de către autoritatea care a eliberat actul de identitate sau în numele acesteia.

(10) Conținutul și forma actului de identitate al navigatorului trebuie să ia în considerare standardele internaționale pertinente menționate la anexa I.

Articolul 4

Baza de date electronică națională

(1) Fiecare membru procedează astfel încât înregistrarea fiecărui act de identitate al navigatorilor, care a fost eliberat, suspendat sau retras de către acesta, să fie păstrată într-o bază de date electronică. Se iau măsurile necesare pentru a proteja această bază de date împotriva oricărei intervenții sau a oricărui acces neautorizat.

(2) Informațiile conținute în înregistrare se limitează la indicațiile esențiale în scopul verificării actului de identitate al navigatorilor sau a statutului unui marinar, respectând dreptul navigatorilor la viața privată și toate dispozițiile aplicabile în domeniul protecției datelor. Aceste indicații sunt enumerate în anexa II la prezenta convenție, care poate fi modificată în conformitate cu normele enunțate la articolul 8, luând în considerare necesitatea de a lăsa membrilor suficient timp pentru a efectua revizuirile necesare ale sistemelor lor naționale de baze de date.

(3) Fiecare membru elaborează proceduri care să permită oricărui marinar căruia i-a fost eliberat un act de identitate pentru navigatori să examineze și să verifice, în mod gratuit, valabilitatea datelor care îl privesc și care se află în baza de date sau care sunt arhivate în aceasta și să aducă corecturile necesare, după caz.

(4) Fiecare membru desemnează un centru permanent pentru a răspunde cererilor serviciilor de imigrare sau ale altor autorități competente ale tuturor membrilor organizației în ceea ce privește autenticitatea și valabilitatea actului de identitate eliberat de autoritatea sa. Informațiile privind centrul permanent sunt comunicate Biroului Internațional al Muncii care actualizează lista comunicată tuturor membrilor organizației.

(5) Indicațiile menționate la alineatul (2) sunt accesibile imediat și în permanență serviciilor de imigrare sau altor autorități competente ale membrilor organizației fie electronic, fie prin intermediul centrului permanent menționat la alineatul (4).

(6) În sensul prezentei convenții, se stabilesc restricții corespunzătoare pentru a se asigura că datele, în special cele fotografice, nu pot fi schimbate, cu excepția cazului în care se instituie un mecanism care să garanteze respectarea standardelor aplicabile de protecție a datelor și a vieții private.

(7) Membrii trebuie să facă în așa fel încât datele personale adunate în baza de date electronică să nu poată fi utilizate în alte scopuri decât cel de a verifica actele de identitate ale navigatorilor.

Articolul 5

Controlul calității și evaluări

(1) Cerințele minime privind procedeele și procedurile de eliberare a actelor de identitate ale navigatorilor, inclusiv procedurile de control al calității, sunt prezentate în anexa III la prezenta convenție. Cerințele minime prevăd rezultatele obligatorii care trebuie obținute de fiecare membru în gestionarea sistemului de eliberare a acestor acte.

(2) Trebuie stabilite anumite procedee și proceduri pentru a asigura securitatea necesară:

(a)

producerii și eliberării de acte de identitate necompletate;

(b)

păstrării și prelucrării actelor de identitate necompletate și completate, precum și responsabilitatea pentru aceste acte;

(c)

procesării cererilor, transformării actelor de identitate necompletate în acte de identitate personalizate de către autoritatea și serviciul responsabile de întocmirea lor și predării acestora marinarilor;

(d)

exploatării și actualizării bazei de date

(e)

controlului calității procedurilor și evaluărilor periodice.

(3) Sub rezerva dispozițiilor alineatului (2), anexa III poate fi modificată în conformitate cu dispozițiile articolului 8, luând în considerare necesitatea de a acorda membrilor suficient timp pentru a putea aduce revizuirile necesare procedeelor și procedurilor.

(4) Fiecare membru efectuează, cel puțin o dată la cinci ani, o evaluare independentă a modului în care funcționează sistemul său de eliberare a actelor de identitate ale navigatorilor, inclusiv proceduri de control al calității. Rapoartele acestor evaluări, din care sunt eliminate toate elementele de confidențialitate, trebuie comunicate directorului general al Biroului Internațional al Muncii, iar o copie a acestora este trimisă organizațiilor reprezentative ale armatorilor și ale navigatorilor din statul membru respectiv. Aceste cerințe privind întocmirea rapoartelor nu trebuie să aducă atingere obligațiilor care revin membrilor în temeiul articolului 22 din Constituția Organizației Internaționale a Muncii.

(5) Biroul Internațional al Muncii trebuie să pună aceste rapoarte de evaluare la dispoziția membrilor. Orice divulgare, alta decât cele autorizate de prezenta convenție, necesită acordul membrului care a elaborat raportul.

(6) Consiliul de administrație al Biroului Internațional al Muncii, care acționează în baza tuturor informațiilor relevante în conformitate cu dispozițiile pe care le-adoptă, trebuie să aprobe o listă cu membrii care îndeplinesc în totalitate cerințele minimale la care face referire alineatul (1).

(7) Lista trebuie să fie în permanență pusă la dispoziția membrilor organizației și este actualizată pe măsură ce sunt primite noi informații corespunzătoare. În special, membrii trebuie informați cu promptitudine atunci când adăugarea pe listă a unui membru este contestată cu argumente serioase în temeiul procedurilor menționate la alineatul (8).

(8) În conformitate cu procedurile stabilite de Consiliul de administrație, se adoptă dispozițiile necesare pentru ca membrii care au fost excluși de pe listă sau care ar putea fi excluși, guvernele respective ale membrilor care au ratificat convenția, precum și organizațiile reprezentative ale armatorilor și ale navigatorilor să poată face cunoscut Consiliului de administrație punctul lor de vedere, în conformitate cu dispozițiile menționate anterior, și pentru ca orice diferend să poată fi reglementat în timp util în mod echitabil și imparțial.

(9) Recunoașterea actelor de identitate ale navigatorilor eliberate de un membru depinde de respectarea, de către acesta, a cerințelor minime menționate la alineatul (1).

Articolul 6

Facilitarea permisiunii de a coborî pe uscat, a tranzitului și a transferului navigatorilor

(1) Orice marinar titular al unui act de identitate de navigator, valabil, eliberat în conformitate cu dispozițiile prezentei convenții de către un membru pentru care convenția este în vigoare, trebuie recunoscut ca marinar în sensul convenției, cu excepția cazului în care există motive justificate de a pune la îndoială autenticitatea actului de identitate al marinarului.

(2) Verificarea și toate anchetele și formalitățile conexe necesare pentru a se asigura că marinarul pentru care se solicită intrarea, în temeiul alineatelor (3)-(6) sau al alineatelor (7)-(9), este titularul unui act de identitate de navigator eliberat în conformitate cu cerințele prezentei convenții nu presupun cheltuieli din partea navigatorilor sau a armatorilor.

(3) Verificarea și toate anchetele și formalitățile menționate la alineatul (2) trebuie să fie efectuate cât mai rapid posibil, sub rezerva faptului că autoritățile competente au primit în prealabil, într-un interval de timp rezonabil, notificarea sosirii titularului. Notificarea sosirii titularului trebuie să cuprindă detaliile menționate în secțiunea 1 din anexa II.

(4) Orice membru pentru care prezenta convenție este în vigoare autorizează, în cel mai scurt timp și numai în cazul în care nu există motive justificate de a pune la îndoială autenticitatea actului de identitate de navigator, intrarea pe teritoriul său a oricărui marinar posesor al unui act de identitate de navigator, valabil, atunci când această intrare este solicitată pentru o permisie pe uscat cu durată temporară în timpul escalei navei.

(5) Această intrare este autorizată sub rezerva ca formalitățile la sosirea navei să fi fost îndeplinite și autoritățile competente să nu aibă nici un motiv de a refuza permisiunea de coborâre pe uscat pe motive de sănătate, de securitate sau de ordine publică, sau de siguranță națională.

(6) Navigatorii nu sunt obligați să dețină o viză pentru a primi autorizația de a coborî pe uscat. Orice membru care nu este în măsură să respecte în totalitate această dispoziție se asigură că legislația sau practica aplicabilă prevede dispoziții pe deplin echivalente.

(7) Orice membru pentru care prezenta convenție este în vigoare trebuie, de asemenea, să autorizeze, în cel mai scurt timp, intrarea pe teritoriul său a oricărui marinar posesor al unui act de identitate de navigator valabil, însoțit de un pașaport, atunci când se solicită această intrare pentru:

(a)

îmbarcarea la bordul navei sale sau transferul pe o altă navă;

(b)

tranzitul în scopul îmbarcării pe nava sa într-o altă țară sau în scopul repatrierii, ori în orice alt scop aprobat de către autoritățile membrului interesat.

(8) Această intrare este autorizată în cazul în care nu există motive justificate de a pune la îndoială autenticitatea actului de identitate al navigatorilor, sub rezerva ca autoritățile competente să nu aibă nici un motiv să refuze această intrare pe motive de sănătate, de securitate sau de ordine publică, sau de siguranță națională.

(9) Înainte de a autoriza intrarea pe teritoriul său pentru unul dintre motivele enumerate la alineatul (7), orice membru poate solicita o dovadă satisfăcătoare, inclusiv un act scris, privind intenția marinarului și capacitatea sa de a o realiza. Membrul poate, de asemenea, să limiteze durata șederii marinarului la o perioadă considerată rezonabilă în raport cu obiectivul de mai sus.

Articolul 7

Posesia permanentă și retragerea

(1) Actul de identitate al navigatorilor rămâne în permanență în posesia marinarului, cu excepția cazului în care acesta se află în păstrare la căpitanul navei respective, cu acordul scris al marinarului.

(2) Actul de identitate al navigatorilor se retrage imediat de către statul care l-a eliberat în cazul în care se dovedește că marinarul nu mai îndeplinește condițiile de eliberare stabilite de prezenta convenție. Procedurile de suspendare sau de retragere a documentelor de identitate ale navigatorilor sunt elaborate după consultarea organizațiilor reprezentative ale armatorilor și ale navigatorilor și includ căi de atac administrativ.

Articolul 8

Modificarea anexelor

(1) Sub rezerva dispozițiilor relevante din prezenta convenție, Conferința internațională a muncii, acționând în conformitate cu avizele unui organ maritim tripartit al Organizației Internaționale a Muncii, constituit în mod corespunzător, poate modifica anexele la convenție. Pentru o astfel de decizie este necesară o majoritate de două treimi din voturile delegaților prezenți la conferință care să cuprindă cel puțin jumătate dintre membrii organizației care au ratificat această convenție.

(2) Fiecare membru care a ratificat convenția poate să trimită o notificare directorului general, în termen de șase luni de la adoptarea amendamentului, în care să se precizeze că acest amendament nu intră în vigoare pentru membrul respectiv sau intră în vigoare doar la o dată ulterioară, ca urmare a unei noi notificări.

Articolul 9

Dispoziție tranzitorie

Orice membru parte la Convenția privind actele de identitate ale navigatorilor, 1958, care ia măsuri în conformitate cu articolul 19 al Constituției Organizației Internaționale a Muncii, în vederea ratificării prezentei convenții, poate să trimită o notificare directorului general privind intenția sa de a aplica respectiva convenție cu titlu provizoriu. Actul de identitate pentru navigatori eliberat de acest membru este tratat, în sensul prezentei convenții, ca un act de identitate de navigator eliberat în conformitate cu această convenție, cu condiția ca dispozițiile articolelor 2-5 din prezenta convenție să fie respectate și ca membrul respectiv să accepte actele de identitate ale navigatorilor eliberate în conformitate cu convenția menționată.

Dispoziții finale

Articolul 10

Prezenta convenție revizuiește Convenția privind actele de identitate ale navigatorilor, 1958.

Articolul 11

Ratificările formale ale prezentei convenții sunt comunicate directorului general al Biroului Internațional al Muncii și sunt înregistrate de către acesta.

Articolul 12

(1) Prezenta convenție este obligatorie numai pentru membrii Organizației Internaționale a Muncii ale căror ratificări sunt înregistrate de către directorul general.

(2) Prezenta convenție intră în vigoare în termen de șase luni după ce ratificările a doi membri sunt înregistrate de către directorul general.

(3) Prin urmare, această convenție intră în vigoare, pentru fiecare membru, în termen de șase luni de la data înregistrării ratificării ei.

Articolul 13

(1) Orice membru care a ratificat prezenta convenție poate să o denunțe după expirarea perioadei de 10 ani de la data intrării inițiale în vigoare a acesteia, printr-un act comunicat directorului general și înregistrat de către acesta. Denunțarea produce efecte după 12 luni de la data înregistrării ei.

(2) Oricărui membru care a ratificat prezenta convenție și care, în termen de un an de la expirarea perioadei de 10 ani prevăzută la alineatul precedent, nu și-a exercitat dreptul de denunțare prevăzut la prezentul articol, i se aplică o nouă perioadă de 10 ani și, în consecință, poate să denunțe prezenta convenție la expirarea fiecărei perioade de 10 ani, în condițiile prevăzute la prezentul articol.

Articolul 14

(1) Directorul general notifică tuturor membrilor înregistrările tuturor ratificărilor, declarațiilor și tuturor actelor de denunțare care îi sunt comunicate de către membri.

(2) Atunci când directorul general notifică membrilor înregistrarea celei de-a doua ratificări a prezentei convenții, acesta le atrage atenția asupra datei la care convenția intră în vigoare.

(3) Directorul general notifică tuturor membrilor înregistrarea oricărui amendament adus anexelor și adoptat în conformitate cu articolul 8, precum și notificările referitoare la acesta.

Articolul 15

Directorul general al Biroului Internațional al Muncii comunică Secretarului General al Organizației Națiunilor Unite, în vederea înregistrării, în conformitate cu articolul 102 din Carta Națiunilor Unite, informații complete privind toate ratificările, declarațiile și toate actele de denunțare pe care le înregistrează în conformitate cu articolele precedente.

Articolul 16

Ori de câte ori consideră necesar, Consiliul de administrație al Biroului Internațional al Muncii prezintă Conferinței generale un raport cu privire la aplicarea prezentei convenții și examinează, dacă este cazul, să se înscrie pe ordinea de zi a conferinței problema revizuirii totale sau parțiale a convenției, luând de asemenea în considerare dispozițiile articolului 8.

Articolul 17

(1) În cazul în care Conferința adoptă o nouă convenție având ca obiect revizuirea totală sau parțială a prezentei convenții și numai în cazul în care noua convenție nu prevede altfel:

(a)

ratificarea de către un membru a noii convenții de revizuire implică de drept, fără a aduce atingere articolului 13, denunțarea imediată a prezentei convenții, sub rezerva ca noua convenție de revizuire să intre în vigoare;

(b)

de la data la care noua convenție de revizuire intră în vigoare, prezenta convenție nu mai este deschisă ratificării de către membri.

(2) Prezenta convenție rămâne în orice caz în vigoare în forma și cu conținutul actual pentru membrii care au ratificat-o și care nu au ratificat convenția de revizuire.

Articolul 18

Versiunile în limbile engleză și franceză ale textului acestei convenții sunt în egală măsură autentice.

ANEXA I

Model pentru actul de identitate al navigatorilor

Actul de identitate al navigatorului, ale cărui formă și conținut sunt prezentate în continuare, este confecționat dintr-un material de bună calitate care, în cazul în care este posibil și avându-se în vedere unele aspecte cum ar fi costul, nu este ușor accesibil publicului. Documentul nu trebuie să aibă un spațiu mai mare decât cel necesar pentru a conține informațiile prevăzute de convenție.

Documentul trebuie să conțină numele statului care a eliberat actul de identitate și următoarea declarație:

„Prezentul document este un act de identitate al navigatorilor în sensul Convenției privind actele de identitate ale navigatorilor (revizuită), 2003, a Organizației Internaționale a Muncii. Prezentul document este un document de sine stătător și nu este un pașaport.”

Paginile de informații indicate cu caractere aldine în continuare sunt protejate prin laminare sau prin aplicarea unui strat de lac sau prin utilizarea unei tehnologii fotografice sau a unui suport material care asigură o rezistență echivalentă cu înlocuirea portretului sau a altor date biografice.

Materialele utilizate, dimensiunile și amplasarea datelor sunt conforme cu cerințele Organizației Aviației Civile Internaționale (OACI), specificate în partea 3 a documentului 9303 (ediția a doua, 2002) sau în partea 1 a documentului 9303 (ediția a cincea, 2003).

Celelalte caracteristici privind securitatea trebuie să includă cel puțin una dintre următoarele caracteristici:

Filigrane, mărci de securitate sensibile la ultraviolete, cerneluri speciale, motive speciale în culori, imagini perforate, holograme, gravură cu laser, microimprimare și plastifiere la cald.

Datele înscrise pe paginile de informații ale actului de identitate al navigatorilor se limitează la:

Autoritatea care a eliberat actul de identitate:

II.

Numărul (numerele) de telefon, adresa electronică și pagina de Internet a autorității:

III.

Data și locul eliberării:

Fotografia digitală sau originală a marinarului

(a)

numele întreg al marinarului:

(b)

sexul:

(c)

data și locul nașterii:

(d)

cetățenia:

(e)

orice semn fizic particular care poate facilita identificarea:

(f)

semnătura titularului:

(g)

data expirării:

(h)

tipul și denumirea documentului:

(i)

numărul unic al documentului:

(j)

codul numeric personal (opțional):

(k)

modelul biometric corespunzător unei amprente digitale imprimate sub forma unor cifre într-un cod de bare conform cu un standard care trebuie determinat:

(l)

zona care poate fi citită electronic în conformitate cu cerințele OACI, menționate în documentul 9303 citat anterior.

IV.

Ștampila sau timbrul oficial al autorității care a eliberat actul de identitate. Explicația datelor

Rubricile de mai sus pot fi traduse în limba sau limbile statului care eliberează actul de identitate al navigatorilor. În cazul în care limba națională este alta decât limbile engleză, franceză sau spaniolă, rubricile trebuie să figureze și într-una dintre aceste limbi.

Toate înscrierile în acest document trebuie făcute cu caractere latine.

Informațiile menționate anterior au următoarele caracteristici:

Autoritatea care a eliberat actul de identitate: codul ISO pentru statul care a eliberat actul de identitate al navigatorilor, numele și adresa completă a administrației emitente, precum și numele și funcția persoanei care autorizează eliberarea actului.

II.

Numărul de telefon, adresa electronică și site-ul Internet trebuie să corespundă legăturilor cu centrul permanent la care face trimitere convenția.

III.

Data și locul eliberării – data se înscrie din două cifre arabe, în următoarea ordine: zi/lună/an (de exemplu: 31/12/03); locul se înscrie în același mod ca și pe pașaportul național.

Mărimea fotografiei corespunde cerințelor documentului 9303 al OACI.

(a)

Numele întreg al marinarului: după caz, numele de familie este înscris primul, urmat de celelalte nume ale marinarului.

(b)

Sexul: se precizează „M” pentru masculin și „F” pentru feminin.

(c)

Data și locul nașterii: data se înscrie din două cifre arabe în ordinea indicată (zi/lună/an); locul se înscrie în același mod ca și pe pașaportul național.

(d)

Declarația de cetățenie: se indică cetățenia.

(e)

Semne fizice particulare: orice caracteristică fizică evidentă care facilitează identificarea.

(f)

Semnătura titularului.

(g)

Data expirării: din două cifre arabe în ordinea indicată – zi/lună/an.

(h)

Tipul și denumirea documentului: un cod compus din litere majuscule, scrise cu caractere latine (S).

(i)

Numărul unic al documentului: codul țării (a se vedea punctul 1 de mai sus), urmat de un număr de inventar alfanumeric pentru fiecare carnet, compus din cel mult nouă caracter.

(j)

Codul numeric personal (opțional): numărul de identificare opțional al marinarului, compus din cel mult 14 caractere alfanumerice.

(k)

Formularul biometric: se stabilește o normă precisă.

(l)

Zona care poate fi citită electronic, în conformitate cu cerințele OACI, menționate în documentul 9303 citat anterior.

ANEXA II

Baza de date electronică

Informațiile care sunt furnizate pentru fiecare înregistrare în baza de date electronică pe care orice membru trebuie să o actualizeze, în conformitate cu articolul 4 alineatele (1), (2), (6) și (7) din prezenta convenție, se limitează la următoarele elemente:

Secțiunea 1

Autoritatea emitentă indicată pe actul de identitate.

Numele întreg al marinarului, astfel cum este înscris pe actul de identitate.

Numărul unic al documentului.

Data expirării, a suspendării sau a retragerii actului de identitate.

Secțiunea 2

Modelul biometric care apare pe documentul de identitate.

Fotografia.

Detalii privind toate solicitările de înregistrare efectuate pe actele de identitate ale navigatorilor.

ANEXA III

Cerințe și proceduri și practici recomandate privind eliberarea actelor de identitate ale navigatorilor

Prezenta anexă prezintă cerințele minime referitoare la procedurile care urmează să fie adoptate de fiecare membru, în conformitate cu dispozițiile articolului 5 din prezenta convenție, în vederea eliberării de acte de identitate ale navigatorilor (denumite în continuare „AIN”), inclusiv procedurile de control al calității.

Partea A prezintă lista rezultatelor minime obligatorii pe care fiecare membru trebuie să le obțină după ce a pus la punct sistemul de eliberare a AIN.

Partea B recomandă procedurile și practicile care permit atingerea acestor rezultate. Membrii trebuie să țină pe deplin cont de această parte, dar ea nu este obligatorie.

Partea A — Rezultate obligatorii

1. Producerea și eliberarea de AIN necompletate

Se stabilesc procedee și proceduri pentru a garanta securitatea necesară producerii și eliberării de AIN necompletate, în special următoarele elemente:

(a)

toate AIN necompletate sunt de aceeași calitate și respectă cerințele în materie de conținut și formă precizate în anexa I;

(b)

materialele utilizate pentru producerea actelor sunt protejate și controlate;

(c)

AIN necompletate sunt protejate, controlate, identificate, iar statutul lor este urmărit în timpul procesului de producere și de eliberare;

(d)

producătorii dispun de mijloace pentru a-și îndeplini în mod corect obligațiile legate de producerea și livrarea de AIN necompletate;

(e)

transportul AIN necompletate de la producător la autoritatea însărcinată cu eliberarea actelor este securizat.

2. Păstrarea și prelucrarea AIN necompletate sau completate și responsabilitatea pentru aceste acte

Se stabilesc procedee și proceduri pentru a asigura securitatea necesară păstrării și prelucrării AIN necompletate sau completate, precum și responsabilitatea pentru aceste acte, în special următoarele elemente:

(a)

păstrarea și prelucrarea AIN necompletate sau completate se află sub controlul autorității însărcinate cu eliberarea acestor acte;

(b)

AIN necompletate, completate sau anulate, în special cele utilizate ca specimene, sunt protejate, controlate, identificate, iar statutul lor este monitorizat;

(c)

personalul implicat în acest procedeu îndeplinește criteriile de credibilitate, onestitate și loialitate cerute de funcțiile pe care le ocupă și beneficiază de formare adecvată;

(d)

repartizarea responsabilităților între funcționarii abilitați are menirea de a împiedica eliberarea de AIN neautorizate.

3. Procesarea cererilor; suspendarea sau retragerea AIN; procedurile de recurs

Se stabilesc procedee și proceduri pentru asigurarea securității necesare procesării cererilor, transformării AIN necompletate în AIN personalizate, de către autoritatea și unitatea responsabile cu eliberarea lor, și predării lor, în special:

(a)

procedee de verificare și de aprobare care asigură că, la cererea inițială sau la cererea de reînnoire, actele se eliberează numai pe baza următoarelor elemente:

(i)

cereri care conțin toate informațiile impuse de anexa I;

(ii)

dovada identității solicitantului, în conformitate cu legile și practicile statului care eliberează actul;

(iii)

dovada naționalității sau reședinței permanente;

(iv)

dovada că solicitantul este marinar, în sensul articolului 1;

(v)

garanția că se eliberează un singur AIN solicitanților, în special acelor marinari care au mai multe naționalități sau statutul de rezidenți permanenți;

(vi)

verificarea faptului că solicitantul nu constituie o amenințare la adresa siguranței, respectând în mod corespunzător drepturile și libertățile fundamentale enunțate în instrumentele internaționale;

(b)

procedeul asigură că:

(i)

informațiile corespunzătoare fiecărui punct din anexa II sunt culese în baza de date la momentul eliberării AIN;

(ii)

datele, fotografia, semnătura și caracteristicile biometrice ale solicitantului corespund acestuia;

(iii)

datele, fotografia, semnătura și caracteristicile biometrice ale solicitantului au legătură cu cererea de eliberare a actului pe toată durata procesării, eliberării și predării AIN;

(c)

în cazul suspendării sau retragerii unui AIN, se iau măsuri urgente pentru actualizarea bazei de date;

(d)

se stabilește un sistem de prelungire sau de reînnoire pentru situațiile în care marinarul are nevoie de o prelungire sau o reînnoire a AIN sau pentru situații în care acesta a fost pierdut;

(e)

situațiile în care un AIN poate fi suspendat sau retras se stabilesc după consultarea organizațiilor armatorilor și ale navigatorilor;

(f)

se instituie proceduri de recurs eficiente și transparente.

4. Exploatarea, securizarea și actualizarea bazei de date

Se stabilesc procedee și proceduri pentru asigurarea securității necesare exploatării și actualizării bazei de date, în special următoarele elemente:

(a)

baza de date trebuie protejată împotriva modificărilor și accesului neautorizat;

(b)

datele sunt actualizate, protejate împotriva pierderii de informații și sunt accesibile în orice moment prin intermediul centrului permanent;

(c)

bazele de date nu se adaugă altor baze de date, nici nu se copiază, leagă sau reproduc; informațiile conținute în baza de date nu sunt utilizate în alte scopuri decât cel de certificare a identității marinarului;

(d)

drepturile persoanei sunt respectate, inclusiv:

(i)

dreptul la viață privată în colectarea, stocarea, prelucrarea și comunicarea datelor

(ii)

dreptul de acces la datele care îl privesc și la corectarea posibilelor erori în timp util.

5. Controlul calității procedurilor și evaluările periodice

(a)

Se stabilesc procedee și proceduri pentru asigurarea securității necesare pe durata controlului calității procedurilor și evaluărilor periodice, inclusiv monitorizarea procedeelor pentru a garanta că sunt îndeplinite standardele de performanță în ceea ce privește:

(i)

producerea și eliberarea de AIN necompletate;

(ii)

păstrarea și prelucrarea AIN necompletate, anulate și personalizate, precum și responsabilitatea pentru aceste acte;

(iii)

procesarea cererilor, stabilirea, transformarea AIN necompletate în AIN personalizate, de către autoritatea și unitatea responsabile cu eliberarea și cu predarea lor;

(iv)

exploatarea, securizarea și actualizarea bazei de date.

(b)

Se efectuează controale periodice pentru a verifica fiabilitatea sistemului de eliberare și de proceduri, precum și conformitatea acestora cu dispozițiile prezentei convenții.

(c)

Se stabilesc proceduri pentru protecția confidențialității datelor conținute în rapoartele periodice de evaluare trimise de către alți membri care au ratificat prezenta convenție.

Partea B — Proceduri și practici recomandate

1. Producerea și eliberarea de AIN necompletate

1.1.

Pentru securitatea și uniformitatea AIN, autoritatea competentă ar trebui să selecteze o sursă eficientă pentru producerea de acte necompletate care sunt eliberate de către membrul respectiv.

1.2.

În cazul în care actele necompletate sunt produse în spațiile autorității responsabile cu eliberarea de AIN, se aplică dispozițiile secțiunii 2.2.

1.3.

În cazul în care se selectează o întreprindere din afară, autoritatea competentă:

1.3.1.

verifică dacă această întreprindere prezintă toate garanțiile de integritate, de stabilitate financiară și de fiabilitate;

1.3.2.

solicită întreprinderii să desemneze pe toți salariații care participă la producerea de acte necompletate;

1.3.3.

solicită întreprinderii să facă dovada existenței în spațiile sale a sistemelor corespunzătoare care garantează credibilitatea, onestitatea și loialitatea salariaților desemnați și să îi prezinte asigurări că oferă fiecăruia dintre aceștia mijloacele de subzistență adecvate și o securitate corespunzătoare la locul de muncă;

1.3.4.

încheie un contract scris cu întreprinderea care, fără a aduce atingere responsabilității autorității în ceea ce privește AIN, trebuie să stabilească în special specificațiile și instrucțiunile menționate la secțiunea 1.5 și solicită întreprinderii:

1.3.4.1.

să se asigure că numai salariații desemnați, care trebuie să își asume cu strictețe obligațiile privind confidențialitatea, participă la producerea de acte necompletate;

1.3.4.2.

să ia toate măsurile de securitate necesare pentru transportul documentelor necompletate de la sediul său la cel al autorității care eliberează AIN. Această autoritate nu poate fi absolvită de răspunderea sa pe motiv că nu a înregistrat neglijențe în acest domeniu;

1.3.4.3.

să însoțească fiecare transport de o declarație exactă a conținutului; această declarație trebuie să precizeze în special numerele de referință ale AIN din fiecare pachet;

1.3.5.

să includă în contract o clauză care să-i permită continuarea acestuia în cazul în care contractorul inițial nu îl poate duce la bun sfârșit;

1.3.6.

să se asigure, înainte de semnarea contractului, că întreprinderea dispune de mijloacele corespunzătoare pentru îndeplinirea tuturor obligațiile de mai sus.

1.4.

În cazul în care actele necompletate sunt furnizate de către o autoritate sau o întreprindere situată în afara teritoriului statului membru, autoritatea competentă a acestuia poate mandata o autoritate corespunzătoare din țara respectivă pentru a se asigura că sunt îndeplinite cerințele recomandate în această secțiune.

1.5.

Autoritatea competentă trebuie, în special:

1.5.1.

să stabilească specificații detaliate pentru toate materialele care urmează să fie utilizate în producerea actelor necompletate; aceste materiale trebuie să fie în conformitate cu specificațiile generale menționate în anexa I la prezenta convenție;

1.5.2.

să stabilească specificații precise privind forma și conținutul actelor necompletate, astfel cum se prevede la anexa I;

1.5.3.

să se asigure că specificațiile permit uniformitatea imprimării actelor necompletate în cazul în care se recurge ulterior la diferite imprimante;

1.5.4.

să dea instrucțiuni clare pentru stabilirea unui număr unic de document care urmează să fie imprimat pe fiecare act necompletat în mod succesiv, în conformitate cu anexa I;

1.5.5.

să stabilească specificații precise de reglementare a păstrării tuturor materialelor pe durata procesului de fabricație.

2. Păstrarea și prelucrarea AIN necompletate sau completate și responsabilitatea în privința acestor acte

2.1.

Toate operațiunile legate de procesul de eliberare (în special păstrarea actelor necompletate, a actelor anulate sau a celor completate, a materiilor și materialelor utilizate pentru completarea lor, procesarea cererilor, eliberarea de AIN, întreținerea și securitatea bazelor de date) trebuie să fie efectuate sub controlul direct al autorității care eliberează AIN.

2.2.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să asigure o evaluare a tuturor funcționarilor implicați în procesul de eliberare prin întocmirea, pentru fiecare, a unui dosar privind credibilitatea, onestitatea și loialitatea lor.

2.3.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să se asigure că funcționarii implicați în procesul de eliberare nu sunt rude apropiate.

2.4.

Responsabilitățile individuale ale funcționarilor implicați în procesul de eliberare trebuie definite în mod corespunzător de către autoritatea care eliberează AIN.

2.5.

Nici un funcționar nu trebuie să fie singur responsabil de îndeplinirea tuturor operațiunilor necesare pentru procesarea unei cereri de eliberare a AIN și de pregătirea AIN respectiv. Funcționarul care transmite cererile funcționarului care se ocupă de eliberarea de AIN nu trebuie să participe la procesul de eliberare a actelor. Trebuie să se efectueze o rotație a funcționarilor cu diferite atribuții în operațiunile de procesare a cererilor și de eliberare a AIN.

2.6.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să instituie norme interne care să garanteze că:

2.6.1.

actele necompletate sunt păstrate la loc sigur și puse la dispoziție numai pentru a răspunde nevoilor cotidiene prevăzute și numai acelor funcționari care se ocupă de completarea lor sau oricărui alt funcționar special autorizat și că surplusul de acte necompletate sunt returnate la sfârșitul fiecărei zile. Trebuie înțeles că măsurile luate în vederea păstrării AIN într-un loc sigur presupun mecanisme de prevenire a accesului neautorizat și de detectare a intrușilor;

2.6.2.

orice act necompletat utilizat ca specimen trebuie neutralizat și marcat ca atare;

2.6.3.

registrul în care este menționată situația AIN necompletate și a celor completate care nu au fost eliberate și în care sunt, de asemenea, indicate AIN protejate sau cele aflate în posesia unui anumit funcționar este actualizat zilnic și păstrat într-un loc sigur; acest registru trebuie ținut de un funcționar care nu participă nici la prelucrarea actelor necompletate, nici a celor care nu au fost încă eliberate;

2.6.4.

nimeni nu trebuie să aibă acces la actele necompletate și nici la dispozitivele și materialele utilizate pentru completarea lor, cu excepția funcționarilor desemnați să se ocupe de completarea actelor necompletate sau a oricărui alt funcționar special autorizat;

2.6.5.

fiecare AIN completat este păstrat într-un loc sigur și este predat numai funcționarului desemnat să se ocupe de eliberare sau oricărui alt funcționar special autorizat;

2.6.5.1.

funcționarii special autorizați trebuie să fie numai:

(a)

persoane care acționează pe baza unei autorizații scrise, emisă de directorul autorității sau de orice alt reprezentant oficial al acestuia

(b)

controlorul menționat la secțiunea 5 de mai jos și persoanele desemnate să efectueze o verificare sau orice alt control;

2.6.6.

este strict interzis ca funcționarii să participe la procesul de eliberare a unui AIN solicitat de un membru al familiei lor sau de un prieten apropiat;

2.6.7.

orice furt sau tentativă de furt de acte, dispozitive sau materiale utilizate la personalizarea actelor trebuie anunțat imediat la poliție, pentru ca aceasta să deschidă o anchetă;

2.7.

în cazul unor erori în procesul de eliberare, AIN respectiv nu este nici corectat, nici eliberat și este, în consecință, anulat.

3. Procesarea cererilor; suspendarea sau retragerea AIN; proceduri de recurs

3.1.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să garanteze că toți funcționarii cu responsabilități în examinarea cererilor de AIN au fost formați în mod adecvat pentru detectarea fraudelor, precum și pentru utilizarea calculatorului.

3.2.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să stabilească norme care să garanteze că ele se eliberează numai pe baza unei cereri completate și semnate de către marinarul în cauză, a unei dovezi care să ateste identitatea sa, cetățenia sau reședința sa permanentă, precum și calitatea de marinar.

3.3.

Cererea trebuie să conțină toate informațiile obligatorii menționate în anexa I la prezenta convenție. Solicitanților li se aduce la cunoștință, în formularul de cerere, că sunt pasibili de sancțiuni și de urmăriri penale în cazul în care fac declarații false cu bună știință.

3.4.

Atunci când se solicită un AIN pentru prima oară și ulterior, ori de câte ori se consideră necesar cu ocazia unei reînnoiri:

3.4.1.

solicitantul trebuie să prezinte personal cererea, completată, dar nesemnată, funcționarului desemnat de către autoritatea responsabilă cu eliberarea de AIN;

3.4.2.

o fotografie digitală sau originală și datele biometrice ale solicitantului sunt luate sub controlul funcționarului desemnat;

3.4.3.

cererea trebuie semnată în prezența funcționarului desemnat;

3.4.4.

funcționarul desemnat trebuie să trimită apoi cererea direct autorității responsabile cu eliberarea AIN, pentru procesare.

3.5.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să adopte măsuri corespunzătoare pentru a asigura securitatea și confidențialitatea fotografiei digitale sau originale și a datelor biometrice.

3.6.

Dovada identității furnizate de către solicitant trebuie să fie în conformitate cu legislația și cu practica în vigoare în statul membru care eliberează AIN. Această dovadă poate fi sub forma unei fotografii recente a solicitantului, certificată ca prezentând o asemănare perfectă cu acesta de către armatorul sau căpitanul navei ori un alt angajat sau de către directorul instituției care l-a format.

3.7.

Pașaportul solicitantului sau un certificat de admitere a sa ca rezident permanent pot fi folosite, în mod normal, ca dovadă a naționalității sau a reședinței permanente a acestuia.

3.8.

Solicitanților li se cere să declare orice altă naționalitate pe care o posedă și să afirme că nu li s-a eliberat și că nu au solicitat un AIN într-un alt stat membru.

3.9.

Solicitantului nu i se eliberează un AIN în cazul în care mai posedă unul.

3.9.1.

Pentru situația în care un marinar știe dinainte că, luând în considerare durata serviciului său, nu poate să prezinte cererea de reînnoire la data expirării actului, trebuie pus în aplicare un sistem de reînnoire înainte de termen.

3.9.2.

Pentru situația în care prelungirea valabilității unui AIN devine necesară ca urmare a unei prelungiri neprevăzute a duratei serviciului, trebuie pus în aplicare un sistem de prelungire.

3.9.3.

Pentru situația în care AIN este pierdut, trebuie pus în aplicare un sistem de înlocuire a acestuia. Se poate elibera un document temporar corespunzător.

3.10.

Pentru a demonstra că este un marinar în sensul articolului 1 din prezenta convenție, solicitantul trebuie să prezinte cel puțin:

3.10.1.

un AIN vechi sau un carnet de marinar; sau

3.10.2.

un certificat de capacitate, un brevet de aptitudini sau dovada oricărei alte formări corespunzătoare; sau

3.10.3.

dovezi la fel de convingătoare.

3.11.

Trebuie găsite dovezi suplimentare atunci când acest lucru este necesar.

3.12.

Toate cererile trebuie să facă cel puțin obiectul următoarelor verificări de către un funcționar competent al autorității care eliberează AIN:

3.12.1.

verificarea că cererea este completă și că nu prezintă nici o neconcordanță de natură să provoace suspiciuni cu privire la veridicitatea declarațiilor;

3.12.2.

verificarea că informațiile și semnătura corespund celor care figurează pe pașaportul solicitantului sau pe orice alt document fiabil;

3.12.3.

verificarea, la autoritățile care au eliberat pașaportul sau la alte autorități competente, a autenticității pașaportului sau a altor documente prezentate. În cazul în care există suspiciuni cu privire la autenticitatea pașaportului, originalul trebuie trimis la autoritatea interesată. În celelalte cazuri, se pot trimite copii după paginile relevante;

3.12.4.

compararea, după caz, a fotografiei furnizate cu fotografia digitală menționată la secțiunea 3.4.2;

3.12.5.

verificarea autenticității aparente a certificării menționate la secțiunea 3.6;

3.12.6.

verificarea dacă dovezile menționate anterior, la secțiunea 3.10, confirmă că solicitantul este într-adevăr marinar;

3.12.7.

verificarea, în baza de date menționată la articolul 4 din convenție, pentru a se asigura că un AIN nu a fost deja eliberat unei persoane ce corespunde solicitantului; în cazul în care acesta posedă una sau eventual mai multe naționalități sau o reședință permanentă în afara țării al cărei resortisant este, se solicită, de asemenea, informațiile necesare autorităților competente din țările respective;

3.12.8.

verificarea, în orice bază de date pertinentă la nivel național sau internațional la care are acces autoritatea care eliberează AIN, dacă o persoană ce corespunde solicitantului nu constituie un potențial risc la adresa siguranței.

3.13.

Funcționarul la care se face referire în secțiunea 3.12 trebuie să întocmească o notă succintă pentru dosarul în care sunt menționate rezultatele fiecăreia dintre aceste verificări și să atragă atenția asupra faptelor care conduc la concluzia că solicitantul este marinar.

3.14.

Odată încheiată verificarea completă, cererea, însoțită de documentele justificative prezentate și de nota depusă la dosar, trebuie transmisă funcționarului care se ocupă de completarea AIN ce urmează să fie eliberat solicitantului.

3.15.

AIN completat, însoțit de dosarul respectiv, trebuie apoi transmis, spre aprobare, unui funcționar superior din cadrul autorității care eliberează AIN.

3.16.

Funcționarul superior trebuie să dea această aprobare numai în cazul în care, după cel puțin examinarea notei de la dosar, este convins că procedurile au fost corect aplicate și că se justifică eliberarea către solicitant a AIN.

3.17.

Această aprobare trebuie dată în scris și este însoțită de explicații referitoare la orice aspect al cererii care necesită o atenție specială.

3.18.

AIN, însoțit de pașaport sau de orice alt document analog, trebuie predat direct solicitantului, pe baza unei chitanțe, sau expediat acestuia sau, în cazul în care solicitantul și-a exprimat dorința, căpitanului de navă sau angajatorului său, în ambele cazuri prin servicii poștale fiabile, cu confirmare de primire.

3.19.

Atunci când AIN este predat solicitantului, informațiile menționate în anexa II la convenție trebuie introduse în baza de date la care se face referire la articolul 4 din convenție.

3.20.

Normele autorității care eliberează AIN trebuie să precizeze un termen maxim de primire de la expediere. În cazul în care avizul de primire nu este primit în acest termen și după notificarea marinarului, se introduce în baza de date o mențiune corespunzătoare, AIN trebuie oficial semnalat ca pierdut și marinarul informat cu privire la aceasta.

3.21.

Toate adnotările, în special notele (menționate la secțiunea 3.13) și explicațiile menționate la secțiunea 3.17, trebuie păstrate într-un loc sigur pe toată perioada de valabilitate a AIN și timp de trei ani după expirarea lui. Aceste adnotări și explicații menționate la secțiunea 3.17 trebuie înregistrate într-o bază de date internă separată și trebuie să fie accesibile: (a) persoanelor răspunzătoare de supravegherea operațiunilor; (b) funcționarilor răspunzători de examinarea cererilor de AIN și (c) în vederea stabilirii necesităților de formare.

3.22.

Atunci când există informații care sugerează că un AIN a fost incorect eliberat sau că nu mai sunt îndeplinite condițiile pentru eliberarea lui, acest lucru trebuie adus imediat la cunoștința autorității care eliberează acte, în scopul retragerii acestuia în cel mai scurt timp posibil.

3.23.

În cazul suspendării sau retragerii AIN, autoritatea trebuie să își actualizeze imediat baza de date pentru a semnala că acest AIN nu mai este recunoscut.

3.24.

În cazul în care o cerere de AIN este refuzată sau în cazul în care este luată o decizie de suspendare a lui, solicitantul trebuie informat oficial în privința dreptului său la recurs și trebuie informat complet în legătură cu motivele acestei decizii.

3.25.

Procedurile de recurs trebuie să fie cât mai rapide cu putință și compatibile cu necesitatea unei examinări echitabile și complete.

4. Exploatarea, securizarea și actualizarea bazei de date

4.1.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să adopte măsuri corespunzătoare și norme necesare pentru aplicarea articolului 4 din prezenta convenție, pentru a asigura, în special:

4.1.1.

punerea la dispoziție 24 de ore din 24, șapte zile din șapte, a unui centru permanent sau a accesului electronic, în conformitate cu articolul 4 alineatele (4), (5) și (6) din prezenta convenție;

4.1.2.

securitatea bazei de date;

4.1.3.

respectarea drepturilor individuale în timpul stocării, procesării și comunicării datelor;

4.1.4.

respectarea dreptului marinarului de a verifica exactitatea datelor care îl privesc și de a solicita corectări, în timp util, în cazul în care acestea conțin erori.

4.2.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să stabilească proceduri corespunzătoare pentru protecția bazei de date, în special:

4.2.1.

obligația de a face periodic copii ale acesteia, care sunt păstrate pe suporturi electronice, la loc sigur, în afara sediilor autorității care eliberează AIN;

4.2.2.

permisiunea exclusivă a acelor funcționari special autorizați să acceseze o înregistrare din baza de date sau să opereze schimbări după ce această înregistrare este confirmată de către funcționarul care a operat-o.

5. Controlul calității procedurilor și evaluările periodice

5.1.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să desemneze drept controlor un funcționar superior a cărui integritate, loialitate și credibilitate sunt recunoscute și care nu participă la păstrarea sau la prelucrarea AIN, care:

5.1.1.

supraveghează în permanență aplicarea acestor cerințe minime;

5.1.2.

atrage imediat atenția asupra deficiențelor în aplicare;

5.1.3.

prezintă directorului și funcționarilor respectivi opinii privind îmbunătățirile procedurii de eliberare a AIN;

5.1.4.

prezintă conducerii un raport asupra controalelor de calitate efectuate cu privire la cele de mai sus. Controlorul ar trebui să fie, dacă acest lucru este posibil, familiarizat cu operațiunile pe care le controlează.

5.2.

Controlorul trebuie să transmită raportul direct directorului autorității care eliberează AIN.

5.3.

Toți funcționarii autorității care eliberează AIN, în special directorul, au obligația de a pune la dispoziția controlorului toate documentele sau informațiile pe care acesta le consideră utile pentru îndeplinirea îndatoririlor sale.

5.4.

Autoritatea care eliberează AIN trebuie să adopte dispozițiile corespunzătoare pentru ca funcționarii să poată vorbi liber cu controlorul, fără teama că vor suporta consecințe.

5.5.

Mandatul controlorului trebuie să acorde o atenție deosebită următoarelor îndatoriri:

5.5.1.

să verifice dacă resursele, spațiile, materialul și personalul sunt suficiente pentru îndeplinirea eficientă a atribuțiilor autorității emitente de AIN;

5.5.2.

să se asigure că au fost luate măsuri corespunzătoare pentru păstrarea la loc sigur a actelor necompletate sau completate;

5.5.3.

să se asigure că au fost adoptate normele, măsurile sau procedurile impuse în conformitate cu secțiunile 2.6, 3.2, 4 și 5.4;

5.5.4.

să se asigure că aceste norme și proceduri, precum și măsurile luate sunt binecunoscute și înțelese de funcționarii implicați;

5.5.5.

să controleze în detaliu și în mod aleatoriu fiecare activitate efectuată în procesarea cazurilor speciale, inclusiv adnotările și dosarele care se referă la aceste cazuri, de la primirea cererii până la încheierea procedurii de eliberare a AIN;

5.5.6.

să verifice eficiența măsurilor de securitate luate pentru păstrarea actelor necompletate, a dispozitivelor și materialelor;

5.5.7.

să verifice, dacă este necesar cu ajutorul unui expert de încredere, securitatea și veridicitatea informațiilor păstrate pe suport electronic și să se asigure că se respectă norma de acces 24 de ore din 24, șapte zile din șapte;

5.5.8.

să investigheze orice raport fiabil referitor la posibilitatea eliberării ilicite a unui AIN sau a falsificării ori obținerii frauduloase a unui astfel de act, cu scopul de a identifica orice practică internă deficitară sau defect al sistemelor care ar fi putut antrena sau facilita eliberarea ilicită sau frauduloasă, sau falsificarea actelor;

5.5.9.

să investigheze plângerile legate de un acces inadecvat la informațiile conținute în baza de date, luând în considerare cerințele articolului 4 alineatele (2), (3) și (5) din convenție, sau de erori în aceste informații;

5.5.10.

să se asigure că directorul autorității care eliberează AIN ia măsuri rapide și eficiente pentru a da curs rapoartelor care identifică îmbunătățirile procedurilor de eliberare și punctele slabe;

5.5.11.

să păstreze înregistrarea controalelor de calitate efectuate;

5.5.12.

să se asigure că evaluările controalelor de calitate, efectuate de către conducere, au fost realizate și că înregistrarea acestor evaluări se păstrează.

5.6.

Directorul autorității care eliberează AIN trebuie să efectueze o evaluare periodică a fiabilității sistemului și a procedurilor de eliberare, precum și a conformității acestora cu dispozițiile convenției. Această evaluare trebuie să ia în considerare următoarele:

5.6.1.

rezultatele oricărui control al sistemului și ale procedurilor de eliberare;

5.6.2.

rapoarte și rezultate ale anchetelor și alte indicații privind eficacitatea măsurilor de remediere luate ca urmare a deficiențelor sau a lipsurilor constatate în materie de securitate;

5.6.3.

înregistrări privind AIN eliberate, pierdute, anulate sau deteriorate;

5.6.4.

înregistrări privind funcționarea controlului calității;

5.6.5.

înregistrări privind problemele legate de fiabilitatea sau de securitatea bazei de date electronice, inclusiv solicitările adresate pentru accesarea bazei de date;

5.6.6.

efectele schimbărilor aduse sistemului și procedurilor de eliberare a AIN în urma îmbunătățirilor sau a inovațiilor tehnologice privind procedurile de eliberare;

5.6.7.

concluzii ale controalelor efectuate de către conducere;

5.6.8.

controlul procedurilor în vederea asigurării că ele sunt aplicate în conformitate cu drepturile și principiile fundamentale la locul de muncă, enunțate în instrumentele relevante ale OIM.

5.7.

Trebuie stabilite procedee și proceduri în vederea împiedicării oricărei divulgări neautorizate de rapoarte transmise de alți membri.

5.8.

Ansamblul procedeelor și procedurilor de control trebuie să garanteze că tehnicile de fabricație și practicile în domeniul securității, în special procedurile de inventariere, sunt suficiente pentru îndeplinirea dispozițiilor prezentei anexe.