Agenția Europeană de Mediu Decizia din 21 martie 1997 privind accesul public la documentele Agenției Europene de Mediu (97/C 282/04)

01/Volumul 01

Jurnalul Ofícial al Uniunii Europene

179

31997Y0918(01)

C 282/5

JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE

AGENȚIA EUROPEANĂ DE MEDIU

Decizia din 21 martie 1997 privind accesul public la documentele Agenției Europene de Mediu

(97/C 282/04)

Notă de fundamentare

(1) Regulamentul (CEE) nr. 1210/90 al Consiliului din 7 mai 1990 privind crearea Agenției Europene de Mediu și a rețelei europene de informare și observare pentru mediu (1) prevede că rolul agenției este în special „să asigure o bună informare a publicului cu privire la starea mediului” [articolul 1 alineatul (2)]. În aplicarea acestei obligații generale, agenția trebuie „să asigure difuzarea pe scară largă a informațiilor fiabile privind mediul” [articolul 2 punctul (vi)].

(2) Întrucât libertatea de acces la informațiile disponibile privind mediul deținute de autoritățile publice ale statelor membre contribuie la protecția mediului, Directiva nr. 90/313/CEE a Consiliului din 7 iunie 1990 privind liberul acces la informații privind mediul (2) garantează accesul la documentele deținute de statele membre.

(3) La 6 decembrie 1993, Consiliul și Comisia au aprobat un cod de conduită privind accesul public la documentele Consiliului și ale Comisiei (3). La scurt timp după aceasta, ambele instituții au adoptat, în aplicarea codului de conduită, decizii privind accesul public la documentele lor (4).

(4) Agenția a aplicat până acum decizia Comisiei prin analogie. Cu toate acestea, întrucât dispune de personalitate juridică și de autonomie juridică, agenția nu este legată de deciziile în cauză și trebuie așadar să își adopte propriile norme privind accesul public la documentele Agenției Europene de Mediu.

Este foarte indicat ca aceste reguli să le urmeze îndeaproape pe cele adoptate de către Consiliu și Comisie. Cu toate acestea, în conformitate cu principiul autonomiei juridice, decizia nu se referă la codul de conduită menționat anterior, ci trebuie aplicată în mod independent.

(5) În ceea ce privește conținutul acestei decizii, premiza care trebuie exprimată clar de la bun început este că agenția este hotărâtă să permită accesul maxim la documentele existente. Scopul prezentei decizii este de a stabili normele în temeiul cărora publicul poate solicita documentele disponibile, fără a trebui să demonstreze un interes. Se subînțelege că solicitanții sunt autorizați să primească sau să consulte doar documentele existente. Agenția nu are obligația de a întreprinde cercetări sau de a întocmi documente noi la cererea publicului.

(6) Accesul la documente (indiferent de forma acestora) va fi în mod normal limitat la documentele emise de agenție. Pentru toate celelalte documente solicitate, solicitanții sunt invitați să se adreseze autorității care a emis respectivele documente.

(7) În general, consultarea documentelor agenției la sediul agenției va fi gratuită, însă agenția ar trebui să aibă posibilitatea de a percepe o taxă minimă pentru fotocopiile documentelor care depășesc 30 de pagini.

(8) Accesul la documentele agenției poate fi refuzat în anumite condiții, în special în cazurile în care acest lucru poate aduce atingere interesului public, protecției persoanei și a vieții private sau protecției secretului comercial și industrial. Din motive de coerență, este de dorit ca aceste excepții (articolul 5) să fie formulate în aceiași termeni ca și codul de conduită adoptat de către Consiliu și Comisie.

(9) Decizia stabilește procedura următoare:

toate solicitările trebuie adresate biroului directorului executiv și vor fi tratate sub responsabilitatea acestuia;

dacă agenția intenționează să refuze accesul la documente, solicitantul trebuie informat în scris cu privire la motivele acestei intenții. Solicitantul poate introduce apel împotriva acestei decizii la președintele consiliului de administrație. Această procedură se aplică numai cu titlu excepțional;

dacă președintele consiliului de administrație decide să respingă apelul, decizia sa trebuie să fie bine motivată și să semnaleze solicitantului posibilitatea de a se adresa unui ombudsman, în condițiile prevăzute de articolul 138e din Tratatul CE.

(10) Decizia consiliului de administrație al Agenției Europene de Mediu a fost adoptată și va trebui revizuită de aceeași instanță după doi ani de aplicare. Aceasta trebuie publicată în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene (seria „C”) și pusă la dispoziția publicului.

Textul deciziei

I. Publicul are accesul cel mai larg posibil la documentele agenției, în condițiile stabilite prin prezenta decizie.

„Documentele agenției” înseamnă orice înscris, indiferent de format, conținând date existente și emis de Agenția Europeană de Mediu. Prezenta decizie nu se aplică documentelor deja publicate.

II. Orice solicitare de acces la un document al agenției trebuie adresată în scris directorului executiv al agenției (5). Solicitanții nu au obligația de a demonstra un interes.

Solicitările trebuie formulate într-o manieră suficient de precisă și trebuie să conțină în special elementele care permit identificarea documentului solicitat. Dacă este necesar, solicitantului i se vor cere detalii suplimentare.

III. Solicitantul are acces la documentele agenției fie prin consultarea lor la sediul agenției, fie printr-o copie care îi este trimisă pe cheltuiala proprie. Pentru fotocopiile care depășesc 30 de coli de hârtie, agenția poate stabili o taxă de 10 ECU, plus 0,036 ECU per coală. Tarifele pentru informațiile trimise în altă formă se stabilesc de la caz la caz, dar nu trebuie să depășească limitele rezonabile.

Documentele sunt puse la dispoziție în limbile disponibile, ținându-se seama de preferința solicitantului.

Orice persoană care a obținut accesul la un document al agenției nu poate vinde sau distribui documentul în scopuri comerciale fără autorizație prealabilă. Reproducerea documentelor publicate este autorizată, cu condiția ca sursa acestora să fie menționată.

IV. Cererile se soluționează cât de repede posibil sub responsabilitatea directorului executiv.

Solicitantul este informat în scris în termen de o lună cu privire la aprobarea solicitării sau la intenția de a-i refuza accesul. În cel de-al doilea caz, solicitantul este informat în legătură cu motivele acestei intenții și cu faptul că are la dispoziție o lună în care să adreseze președintelui consiliului de administrație o cerere de revizuire a intenției de a refuza accesul, iar dacă nu face acest lucru cererea se consideră a fi retrasă.

Absența unui răspuns la cerere în termen de o lună de la introducerea cererii este echivalentă cu un refuz. În acest caz solicitantul se poate adresa președintelui consiliului de administrație în termen de o lună, iar dacă nu face acest lucru cererea se consideră a fi retrasă.

Decizia privind cererea de revizuire se ia cât de curând posibil și cel mai târziu în termen de două luni de la introducerea cererii în cauză. Dacă cererea este respinsă, decizia precizează motivele respingerii. În același timp, solicitantul este informat în legătură cu posibilitatea de a introduce recurs la un ombudsman, în condițiile prevăzute în articolul 138e din Tratatul de instituire a Comunității Europene.

V. Nu se permite accesul la un document al agenției, dacă dezvăluirea acestuia poate aduce atingere:

protecției interesului public (securitatea publică, relațiile internaționale, stabilitatea monetară, procedurile jurisdicționale, inspecțiile și investigațiile juridice);

protecției persoanei și a vieții private;

protecției secretului comercial și industrial;

protecției intereselor financiare ale Comunității;

protecției confidențialității, la cererea persoanei fizice sau juridice care a furnizat una din informațiile conținute în document sau în conformitate cu legislația statului membru care a furnizat una din aceste informații.

Accesul la un document al agenției poate fi refuzat pentru a proteja secretul deliberărilor.

VI. Prezenta decizie se revizuiește după doi ani de aplicare. În pregătirea acestei revizuiri, directorul executiv prezintă în timp util un raport către Departamentul administrativ privind aplicarea prezentei decizii.

VII. Prezenta decizie intră în vigoare la 1 iunie 1997. Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene și este pusă la dispoziția publicului.

(1) JO L 120, 11.5.1990, p. 1.

(2) JO L 158, 23.6.1990, p. 56.

(3) JO L 340, 31.12.1993, p. 41.

(4) Decizia Consiliului din 20 decembrie 1993 privind accesul public la documentele Consiliului (JO L 340, 31.12.1993, p. 43), Decizia Comisiei din 8 februarie 1994 privind accesul public la documentele Comisiei (JO L 46, 18.2.1994, p. 58), astfel cum a fost modificată prin Decizia din 19 septembrie 1996 (JO L 247, 28.9.1996, p. 45).

(5) Agenția Europeană de Mediu, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhaga, Fax: (45 33) 36 71 99.