Decizia Autorității Europene pentru Protecția Datelor din 15 mai 2020 de adoptare a Regulamentului de procedură al AEPD

TITLUL I

CAPITOLUL I

AEPD acționează în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2018/1725, cu orice alt act juridic relevant al Uniunii și cu prezenta decizie și urmează prioritățile strategice pe care le poate stabili Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

În sensul prezentei decizii, se aplică următoarele definiții:

regulament înseamnă Regulamentul (UE) 2018/1725;

RGPD înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679;

instituție înseamnă o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție a Uniunii care face obiectul regulamentului sau oricărui alt act juridic al Uniunii care prevede sarcini și competențe pentru Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor;

AEPD înseamnă Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor ca organism al Uniunii;

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor înseamnă Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor desemnată de Parlamentul European și de Consiliu în conformitate cu articolul 53 din regulament;

CEPD înseamnă Comitetul european pentru protecția datelor ca organism al Uniunii instituit prin articolul 68 alineatul (1) din RGPD;

secretariatul AEPD înseamnă secretariatul AEPD instituit prin articolul 75 din RGPD.

CAPITOLUL II

AEPD acționează în interesul publicului ca expert, precum și ca organism independent, de încredere, proactiv și autoritar în domeniul confidențialității și protecției datelor cu caracter personal.

AEPD acționează în conformitate cu cadrul de etică al AEPD.

AEPD își publică periodic prioritățile strategice și un raport anual.

AEPD, în calitate de operator de date, coordonează, prin puterea exemplului, respectarea legii aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.

AEPD cooperează în mod deschis și transparent cu mass-media și cu părțile interesate și explică publicului, într-un limbaj clar, activitățile pe care le desfășoară.

AEPD utilizează mijloace administrative și tehnice de ultimă generație pentru a crește la maximum eficiența și eficacitatea în îndeplinirea sarcinilor sale, inclusiv comunicarea internă și delegarea corespunzătoare a sarcinilor.

AEPD implementează mecanisme și instrumente adecvate pentru a asigura cel mai înalt nivel de management al calității, cum ar fi standardele de control intern, un proces de gestionare a riscurilor și raportul anual de activitate.

AEPD promovează cooperarea între autoritățile de supraveghere pentru protecția datelor, precum și cu orice altă autoritate publică ale cărei activități pot avea un impact asupra protecției vieții private și a datelor cu caracter personal.

CAPITOLUL III

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor decide prioritățile strategice ale AEPD și adoptă documentele de politică corespunzătoare sarcinilor și competențelor AEPD.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor stabilește structura organizatorică a secretariatului AEPD. Fără a se aduce atingere memorandumului de înțelegere dintre AEPD și CEPD din 25 mai 2018, în special în ceea ce privește secretariatul AEPD, structura reflectă prioritățile strategice stabilite de Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

Fără a se aduce atingere memorandumului de înțelegere dintre AEPD și CEPD din 25 mai 2018, în special partea VI punctul 5 din acesta, directorul exercită competențele atribuite autorității împuternicite să facă numiri în sensul articolului 2 din Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului de stabilire a Statutului funcționarilor Comunităților Europene și competențele care sunt atribuite persoanelor autorizate să încheie contracte de muncă în sensul articolului 6 din condițiile de încadrare în muncă a altor agenți ai Uniunii Europene prevăzute în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 și eventuale alte competențe conexe rezultate din alte decizii administrative, în cadrul AEPD sau cu caracter interinstituțional, în măsura în care decizia Autorității Europene pentru Protecția Datelor privind exercitarea competențelor atribuite autorității împuternicite să facă numiri și persoanei autorizate să încheie contracte de muncă nu prevede altfel.

Directorul poate delega exercitarea competențelor menționate la alineatul (1) funcționarului responsabil cu gestionarea resurselor umane.

Directorul este agentul de raportare pentru responsabilul cu protecția datelor, responsabilul local de securitate, responsabilul local cu securitatea informațiilor, responsabilul cu transparența, responsabilul Serviciului juridic, responsabilul cu etica și coordonatorul controlului intern pentru sarcinile legate de aceste funcții.

Directorul sprijină Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în asigurarea coerenței și coordonării generale a AEPD și în legătură cu orice altă sarcină delegată acestuia de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

Directorul poate adopta deciziile AEPD privind aplicarea restricțiilor bazate pe normele interne ale AEPD de punere în aplicare a articolului 25 din regulament.

Ședința de management asigură supravegherea strategică a activității AEPD. Participanții sunt Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, șeful secretariatului AEPD, personalul de conducere de nivel superior și mediu, precum și ceilalți funcționari care contribuie la supravegherea strategică a activității AEPD, astfel cum a fost stabilit de Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

În cazul în care ședința de management tratează probleme legate de resurse umane, buget, finanțe sau chestiuni administrative relevante pentru CEPD sau secretariatul CEPD, la aceasta participă și șeful secretariatului CEPD.

Ședința de management este prezidată de Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor sau, în cazurile în care reprezentantul acesteia nu poate participa la ședință, de șeful secretariatului AEPD.

Șeful secretariatului asigură funcționarea adecvată a secretariatului ședinței de management.

Ședințele nu sunt publice. Dezbaterile sunt confidențiale.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor poate delega șefului secretariatului AEPD, dacă este cazul și în conformitate cu regulamentul, competența de a adopta și de a semna decizii cu caracter juridic obligatoriu, a căror substanță a fost deja stabilită de Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

De asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor poate să delege, dacă este cazul și în conformitate cu regulamentul, șefului secretariatului AEPD sau șefului de unitate sau șefului de sector în cauză, competența de a adopta și de a semna alte documente.

În cazul în care competențele au fost delegate șefului secretariatului AEPD în temeiul alineatului (1) sau (2), acesta din urmă le poate subdelega șefului de unitate sau șefului de sector independent în cauză care este subordonat direct șefului secretariatului AEPD.

În cazul în care Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor nu își poate exercita funcțiile sau dacă postul este vacant, șeful secretariatului AEPD, dacă este cazul și în conformitate cu regulamentul, îndeplinește sarcinile și obligațiile Autorității Europene pentru Protecția Datelor care sunt necesare și urgente pentru a asigura continuitatea activității.

În cazul în care șeful secretariatului AEPD nu își poate exercita funcțiile sau postul este vacant, iar Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor nu a desemnat niciun funcționar, funcțiile șefului secretariatului AEPD sunt exercitate de șeful de unitate sau șeful de sector independent care este subordonat direct șefului secretariatului AEPD cu gradul cel mai înalt sau, în cazul unui grad egal, de șeful de unitate sau șeful de sector independent care este subordonat direct șefului secretariatului AEPD cu cea mai mare vechime în gradul respectiv sau, în caz de vechime egală, de cel mai în vârstă. Șeful secretariatului CEPD nu poate acționa ca supleant al șefului secretariatului AEPD.

În cazul în care șeful de unitate sau șeful de sector independent care este subordonat direct șefului secretariatului AEPD nu este disponibil pentru a îndeplini atribuțiile șefului secretariatului AEPD astfel cum este specificat la alineatul (5), iar Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor nu a fost desemnat niciun funcționar, acționează ca supleant funcționarul cu gradul cel mai înalt sau, în cazul unui grad egal, funcționarul cu cea mai mare vechime în gradul respectiv sau, în cazul unei perioade egale de vechime, cel mai în vârstă. Membrii personalului din cadrul secretariatului CEPD nu pot acționa ca supleanți ai șefului secretariatului AEPD.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor îi deleagă directorului competențele ordonatorului de credite în conformitate cu carta sarcinilor și responsabilităților privind bugetul și administrarea AEPD prevăzute în conformitate cu articolul 72 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului.

În ceea ce privește aspectele legate de buget referitoare la AEDP, ordonatorul de credite își exercită funcția în conformitate cu memorandumul de înțelegere dintre AEPD și CEPD.

Funcția de contabil al AEPD, în conformitate cu Decizia Autorității Europene pentru Protecția Datelor din 1 martie 2017, este îndeplinită de contabilul Comisiei.

TITLUL II

AEPD garantează protecția eficace a drepturilor și libertăților persoanelor fizice prin monitorizarea și aplicarea regulamentului și a oricărui alt act juridic al Uniunii care prevede sarcini și competențe pentru Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. În acest scop, în exercitarea competențelor de investigare, de corecție, de autorizare și de consultanță, AEPD poate efectua vizite de conformitate, sondaje, vizite bilunare și consultări informale sau poate facilita soluționarea pe cale amiabilă a plângerilor.

AEPD poate publica răspunsurile la consultarea instituțiilor cu privire la prelucrarea integrală sau parțială de către acestea a datelor cu caracter personal, ținând seama de cerințele aplicabile privind confidențialitatea și securitatea informațiilor. Deciziile de autorizare sunt publicate ținând seama de cerințele aplicabile de confidențialitate și securitate a informațiilor.

AEPD menține un registru al numirilor responsabililor cu protecția datelor notificați la AEPD de către instituții în conformitate cu regulamentul.

Lista actualizată a responsabililor cu protecția datelor din cadrul instituțiilor este publicată pe site-ul AEPD.

AEPD oferă îndrumări responsabililor cu protecția datelor în special prin participarea la reuniunile organizate de rețeaua responsabililor cu protecția datelor din cadrul instituțiilor.

AEPD nu soluționează plângeri anonime.

AEPD soluționează plângerile prezentate în scris, inclusiv în format electronic, în orice limbă oficială a Uniunii și care conțin detaliile necesare pentru a înțelege plângerea.

În cazul în care o plângere referitoare la aceleași fapte a fost depusă de reclamant la Ombudsmanul European, AEPD examinează admisibilitatea plângerii în conformitate cu memorandumul de înțelegere dintre AEPD și Ombudsmanul European.

AEPD decide asupra modului în care va gestiona plângerea ținând seama de:

natura și gravitatea presupuselor încălcări ale normelor de protecție a datelor;

importanța prejudiciului pe care una sau mai multe persoane vizate l-au suferit sau l-ar fi putut suferi ca urmare a încălcării respective;

importanța potențială generală a cazului, inclusiv în ceea ce privește celelalte interese publice și private implicate;

probabilitatea de a se stabili dacă încălcarea respectivă a avut loc;

data exactă la care au avut loc evenimentele care stau la baza încălcării, la care comportamentul în cauză a încetat să genereze efecte, la care au fost înlăturate efectele sau a fost furnizată o garanție adecvată a unei astfel de înlăturări.

După caz, AEPD facilitează soluționarea pe cale amiabilă a plângerii.

AEPD suspendă investigarea unei plângeri în așteptarea hotărârii unei instanțe sau a deciziei unui alt organ judiciar sau administrativ în aceeași chestiune.

AEPD dezvăluie identitatea reclamantului numai dacă acest lucru este necesar pentru desfășurarea adecvată a anchetei. AEPD nu divulgă niciun document legat de plângere, cu excepția extraselor sau a rezumatelor anonimizate ale deciziei finale, cu excepția cazului în care persoana în cauză își dă consimțământul cu privire la o astfel de divulgare.

În cazul în care circumstanțele plângerii impun acest lucru, AEPD cooperează cu autoritățile de supraveghere competente, inclusiv cu autoritățile naționale de supraveghere competente care acționează în sfera de aplicare a competențelor respective.

AEPD informează reclamantul imediat ce acest lucru este posibil cu privire la rezultatul unei plângeri și la măsurile luate.

Dacă se consideră că o plângere este inadmisibilă sau că ancheta este suspendată, AEPD îi recomandă reclamantului, după caz, să se adreseze unei alte autorități competente.

AEPD poate hotărî să întrerupă o anchetă la cererea reclamantului. Acest lucru nu împiedică AEPD să investigheze în continuare obiectul plângerii.

AEPD poate închide o anchetă în cazul în care reclamantul nu furnizează informațiile solicitate. AEPD informează apoi reclamantul cu privire la această decizie.

Înainte de adoptarea unei decizii

de constatare a unei încălcări a regulamentului sau a oricărui alt act al Uniunii privind protecția drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către o instituție sau un organ al Uniunii; sau

de exercitare a competențelor corective în conformitate cu articolul 58 alineatul (2) din regulament; sau

de impunere a unei amenzi administrative în temeiul articolului 58 alineatul (2) litera (i) și al articolului 66 din regulament sau în temeiul articolului 43 alineatul (3) litera (l) din Regulamentul (UE) 2016/794 al Parlamentului European și al Consiliului; sau

de exercitare a competențelor față de Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Aplicare a Legii (Europol), în conformitate cu articolul 43 alineatul (3) literele (b), (c), (d), (e), (f), (g), (j) și (k) din Regulamentul (UE) 2016/794; sau

de exercitare a competențelor față de Parchetul European (EPPO), în conformitate cu articolul 85 alineatul (3) literele (b), (d) și (e) din Regulamentul (UE) 2017/1939 al Consiliului; sau

de exercitare a competențelor față de Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Justiție Penală (Eurojust), în temeiul articolului 40 alineatul (3) literele (b), (d) și (e) din Regulamentul (UE) 2018/1727 al Parlamentului European și al Consiliului,

Înainte de a adopta o decizie în cazurile în care AEPD intenționează să respingă parțial sau integral o plângere depusă în temeiul

articolelor 63 și 68 din regulament; sau

al articolului 47 din Regulamentul (UE) 2016/794; sau

al articolului 88 din Regulamentul (UE) 2017/1939; sau

al articolului 43 din Regulamentul (UE) 2018/1727,

Evaluarea preliminară conține:

faptele relevante stabilite și trimiterile la probele justificative pe care AEPD intenționează să se bazeze pentru a lua o decizie;

evaluarea juridică inițială a AEPD privind faptele și orice presupusă încălcare a normelor aplicabile privind protecția datelor; și

competențele corective avute în vedere de AEPD, luând în considerare circumstanțele agravante sau atenuante.

Prin derogare de la alineatul (3), în cazurile de aplicare a articolului 18 alineatul (1) litera (c), evaluarea preliminară conține numai elementele relevante pe care AEPD intenționează să se bazeze pentru a decide dacă impune sau nu o amendă administrativă și pentru a decide cuantumul amenzii administrative, având în vedere elementele enumerate la articolul 66 alineatul (1) din regulament.

AEPD poate restricționa informațiile furnizate reclamantului în cadrul evaluării preliminare menționate la alineatele (2) și (3), pentru a proteja oricare dintre interesele menționate la:

articolul 25 alineatul (1) din regulament; sau

articolul 79 alineatul (3), articolul 81 alineatul (1) sau articolul 84 alineatul (2) din regulament; sau

articolul 58 alineatul (3), articolul 60 alineatul (1) și articolul 61 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2017/1939; sau

orice alt interes legitim legat de confidențialitate sau de secretul profesional și comercial.

AEPD oferă operatorului sau persoanei împuternicite de operator și reclamantului posibilitatea de a fi ascultați cu privire la constatarea unei încălcări a regulamentului sau a oricărui alt act al Uniunii privind protecția drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către o instituție sau un organ al Uniunii și/sau exercitarea de competențe corective sau impunerea unei amenzi administrative sau atunci când AEPD intenționează să respingă parțial sau integral o plângere, după caz. AEPD stabilește un termen în care operatorul sau persoana împuternicită de operator și reclamantul își pot face cunoscute punctele de vedere în scris, ținând seama de urgența problemei.

AEPD poate limita accesul la dosar dacă acest lucru este necesar pentru a proteja oricare dintre interesele menționate la alineatul (5) de mai sus.

AEPD își bazează deciziile numai pe constatările și măsurile cu privire la care operatorul sau persoana împuternicită de operator ori reclamantul a avut posibilitatea de a prezenta observații, cu excepția cazurilor de aplicare a alineatelor (5) și (7).

În textul deciziei sale, AEPD informează operatorul sau persoana împuternicită de operator și reclamantul cu privire la dreptul lor de a contesta decizia în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în conformitate cu articolul 263 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

AEPD furnizează o platformă sigură pentru notificarea încălcării datelor cu caracter personal de către o instituție și pune în aplicare măsuri de securitate pentru schimbul de informații privind încălcarea datelor cu caracter personal.

Ulterior, AEPD îi confirmă instituției în cauză primirea notificării.

TITLUL III

Ca răspuns la solicitările Comisiei în temeiul articolului 42 alineatul (1) din regulament, AEPD emite un aviz în cazul în care cererea se referă la o propunere de act legislativ sau o recomandare sau o propunere adresată Consiliului în temeiul articolului 218 din TFUE. În cazul în care cererea se referă la un proiect de act delegat sau de act de punere în aplicare, AEPD formulează observații oficiale.

Avizele sunt publicate pe site-ul AEPD în limbile engleză, franceză și germană. Rezumatele avizelor sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (seria C). Observațiile oficiale sunt publicate pe site-ul AEPD.

AEPD poate refuza să răspundă la o consultare în cazul în care nu sunt îndeplinite condițiile prevăzute la articolul 42 din regulament, inclusiv în cazul în care nu există niciun impact asupra protecției drepturilor și libertăților persoanelor în ceea ce privește protecția datelor.

În cazul în care, în pofida depunerii tuturor eforturilor, un aviz comun al AEPD și al CEPD în conformitate cu articolul 42 alineatul (2) din regulament nu poate fi emis în termenul stabilit, AEPD poate emite un aviz cu privire la același obiect.

În cazul în care Comisia scurtează un termen aplicabil unei consultări legislative în conformitate cu articolul 42 alineatul (3) din regulament, AEPD depune eforturi pentru a respecta termenul stabilit în măsura în care acesta este rezonabil și practic, ținând seama în special de complexitatea obiectului, de volumul documentației și de caracterul complet al informațiilor furnizate de Comisie.

AEPD, când monitorizează evoluția tehnologiilor informației și de comunicațiilor, în măsura în care acestea au un impact asupra protecției datelor cu caracter personal, promovează conștientizarea și recomandă în special principiile protecției datelor începând cu momentul conceperii și ale protecției datelor în mod implicit.

AEPD poate decide să contribuie la programele-cadru ale Uniunii și să participe la comitetele consultative ale proiectelor de cercetare.

AEPD poate sesiza obiectul la Curtea de Justiție a Uniunii Europene, în cazul nerespectării de către o instituție a regulamentului, în special în cazul în care AEPD nu a fost consultată în cazurile prevăzute la articolul 42 alineatul (1) din regulament și în cazul în care nu răspunde cu eficacitate măsurilor de aplicare luate de AEPD în temeiul articolului 58 din regulament.

AEPD poate interveni în acțiunile introduse în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene în conformitate cu articolul 58 alineatul (4) din regulament, articolul 43 alineatul (3) litera (i) din Regulamentul (UE) 2016/794, articolul 85 alineatul (3) litera (g) din Regulamentul (UE) 2017/1939 și articolul 40 alineatul (3) litera (g) din Regulamentul (UE) 2018/1727.

Când decide să formuleze o cerere de intervenție sau dacă acceptă o invitație a Curții de Justiție a Uniunii Europene în acest sens, AEPD ia în considerare, în special:

dacă AEPD a fost implicată direct în faptele cazului în îndeplinirea sarcinilor sale de supraveghere;

dacă respectivul caz ridică probleme de protecție a datelor care fie sunt substanțiale în sine, fie sunt determinante pentru rezultatul acestuia; și

dacă intervenția AEPD ar putea afecta rezultatul procedurii.

TITLUL IV

AEPD, în calitate de membru al CEPD, urmărește să promoveze perspectiva Uniunii, în special valorile comune menționate la articolul 2 din Tratatul privind Uniunea Europeană.

AEPD cooperează cu autoritățile naționale de supraveghere și cu autoritatea comună de control înființată în temeiul articolului 25 din Decizia 2009/917/JAI a Consiliului, în special în vederea:

schimbului de informații relevante, inclusiv de cele mai bune practici, precum și de informații legate de cererile de exercitare a competențelor de monitorizare, de investigare și de executare de către autoritățile naționale de supraveghere competente;

dezvoltării și menținerii contactului cu membrii și personalul relevant al autorităților naționale de supraveghere.

Dacă este cazul, AEPD cooperează în materie de asistență reciprocă și ia parte la operațiuni comune cu autoritățile naționale de supraveghere, fiecare acționând în sfera proprie de competență, astfel cum este prevăzut în regulament, în RGPD și în alte acte relevante ale dreptului Uniunii.

AEPD poate participa ca invitat la o anchetă a unei autorități de supraveghere sau poate invita o autoritate de supraveghere să ia parte la o anchetă în conformitate cu normele juridice și procedurale aplicabile părții care a făcut invitația.

AEPD promovează cele mai bune practici, convergența și sinergiile privind protecția datelor cu caracter personal între Uniunea Europeană și țările terțe și organizațiile internaționale, inclusiv prin participarea la rețelele și evenimentele regionale și internaționale relevante.

Dacă este cazul, AEPD cooperează în materie de asistență reciprocă în cadrul măsurilor de investigare și executorii luate de autoritățile de supraveghere din țări terțe sau organizații internaționale.

TITLUL V

Comitetul pentru personal reprezentând personalul AEPD, inclusiv secretariatul CEPD, trebuie consultat în legătură cu proiectele de decizii referitoare la punerea în aplicare a Statutului funcționarilor Comunităților Europene și a condițiilor de încadrare în muncă a altor agenți ai Uniunii Europene prevăzute în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului și poate fi consultat cu privire la orice altă problemă de interes general privind personalul. Comitetul pentru personal este informat în legătură cu orice problemă legată de executarea sarcinilor care îi revin.

Comitetul pentru personal contribuie la buna funcționare a AEPD, inclusiv a secretariatului AEPD, prin elaborarea de propuneri referitoare la aspectele organizatorice și condițiile de lucru.

Comitetul pentru personal este alcătuit din trei membri și trei adjuncți și este ales pentru o perioadă de doi ani de către întreg personalul AEPD, inclusiv secretariatul CEPD.

AEPD numește un responsabil cu protecția datelor (RPD).

RPD este consultat mai ales atunci când AEPD, în calitate de operator, intenționează să aplice o restricție bazată pe normele interne de punere în aplicare a articolului 25 din regulament.

În conformitate cu partea IV punctul 2 subpunctul viii din memorandumul de înțelegere dintre AEPD și CEPD, AEPD are un RPD separat. În conformitate cu partea IV punctul 4 din memorandumul de înțelegere dintre AEPD și CEPD, DPO din cadrul AEPD și din cadrul CEPD se întrunesc în mod regulat pentru a se asigura că deciziile lor sunt coerente.

AEPD desemnează un responsabil cu transparența pentru a asigura respectarea Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului, fără a se aduce atingere accesului public la documentele solicitate de secretariatul CEPD în conformitate cu partea IV punctul 2 subpunctul (iii) din memorandumul de înțelegere dintre AEPD și CEPD.

AEPD susține principiul multilingvismului, deoarece diversitatea culturală și lingvistică reprezintă una dintre valorile fundamentale ale Uniunii Europene. AEPD depune eforturi pentru a găsi un echilibru între principiul multilingvismului și obligația de a asigura o bună gestiune financiară și economii solide pentru bugetul Uniunii Europene, obținând astfel o utilizare pragmatică a resurselor sale limitate.

AEPD răspunde oricărei persoane care i se adresează într-o problemă care se încadrează în sfera sa de competență în una dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, în aceeași limbă în care s-a adresat. Toate plângerile, cererile de informații și orice altă solicitare pot fi trimise la AEPD în oricare dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene și li se oferă un răspuns în aceeași limbă.

Site-ul AEPD este disponibil în limbile engleză, franceză și germană. Documentele strategice ale AEPD, precum strategia pentru mandatul Autorității Europene pentru Protecția Datelor, sunt publicate în limbile engleză, franceză și germană.

AEPD poate încheia acorduri de cooperare sau acorduri privind nivelul serviciilor cu alte instituții și poate participa la cereri de oferte interinstituționale care au ca rezultat contracte-cadru cu părți terți pentru furnizarea de servicii de asistență către AEPD și CEPD. De asemenea, AEPD poate semna un contract cu furnizori externi de servicii în conformitate cu normele privind achizițiile publice aplicabile instituțiilor.

Deciziile AEPD sunt autentificate prin aplicarea semnăturii de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor sau de către șeful secretariatului AEPD, astfel cum este prevăzut în prezenta decizie. Această semnătură poate fi olografă sau electronică.

În cazul delegării sau substituirii în conformitate cu articolul 11, deciziile se autentifică prin depunerea semnăturii persoanei căreia i-a fost delegată competența sau a persoanei supleante. Această semnătură poate fi olografă sau electronică.

Prin decizia Autorității Europene pentru Protecția Datelor, AEPD poate implementa un sistem de lucru la distanță pentru întreg personalul sau o parte din acesta. Prezenta decizie este comunicată personalului și publicată pe site-urile AEPD și CEPD.

Prin decizia Autorității Europene pentru Protecția Datelor, AEPD poate stabili condițiile de valabilitate a documentelor electronice, procedurile electronice și mijloacele electronice de transmitere a documentelor în scopurile AEPD. Această decizie este comunicată personalului și publicată pe site-ul AEPD.

Președintele AEPD este consultat în cazul în care deciziile în cauză sunt de competența secretariatului AEPD.

AEPD aplică normele de calculare a termenelor, datelor și expirării termenelor stabilite în Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului.

TITLUL VII

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor poate să specifice în plus dispozițiile prezentei decizii prin adoptarea unor norme de punere în aplicare și a unor măsuri suplimentare legate de funcționarea AEPD.

Decizia 2013/504/UE a Autorității Europene pentru Protecția Datelor se abrogă și se înlocuiește prin prezenta decizie.

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.