Regulamentul de Procedură al Eurojust

CAPITOLUL I

Președintele își exercită funcțiile în numele colegiului. În plus față de funcțiile prevăzute la articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust, președintele:

semnează comunicările oficiale ale colegiului, inclusiv cu privire la aspectele financiare, în conformitate cu normele financiare aplicabile Eurojust;

stabilește locul, ziua și ora reuniunilor colegiului, redactează ordinea de zi provizorie, deschide și încheie reuniunile, moderează dezbaterile și supraveghează punerea în aplicare de către directorul administrativ a deciziilor adoptate de colegiu;

invită persoanele să participe la reuniunile colegiului;

pregătește lucrările colegiului atunci când acesta din urmă își exercită funcțiile operaționale.

Vicepreședinții exercită funcțiile prevăzute la articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust și la alineatul (1) de la prezentul articol care le sunt încredințate de către președinte. Vicepreședinții îl înlocuiesc pe președinte în cazul în care acesta nu își poate îndeplini atribuțiile în conformitate cu articolul 11 alineatul (3) din Regulamentul privind Eurojust și cu articolul 2 alineatul (2) din prezentul regulament de procedură.

În conformitate cu articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul privind Eurojust, colegiul alege cu o majoritate de două treimi din membrii săi un președinte dintre membrii naționali.

Președintele convoacă alegeri cu o lună înainte de încheierea mandatului său. În cazul în care postul de președinte devine vacant înainte de încheierea mandatului de patru ani prevăzut, vicepreședintele care la data respectivă are cea mai lungă perioadă de serviciu în cadrul Eurojust convoacă fără întârziere o reuniune a colegiului, în vederea alegerii președintelui, care urmează să aibă loc în termen de o lună de la data la care postul a devenit vacant. În perioada interimară, vicepreședintele care la data respectivă are cea mai lungă perioadă de serviciu, sau cel mai în vârstă, în cazul unei durate egale de serviciu, îl înlocuiește pe președinte.

Atunci când convoacă reuniunea pentru alegerea președintelui, președintele sau vicepreședintele deschide oficial perioada de depunere a candidaturilor. Membrii naționali care doresc să fie aleși își depun candidatura, în scris, șefului secretariatului pentru guvernanță, însoțită de o scrisoare de motivație, cu cel puțin zece zile lucrătoare înainte de reuniunea în care urmează să aibă loc alegerile și cel târziu până la ora 12.00 CET. Șeful secretariatului pentru guvernanță informează colegiul, la primirea unei candidaturi, despre numele candidatului. După expirarea termenului limită, șeful secretariatului pentru guvernanță distribuie scrisorile de motivație colegiului. În cadrul reuniunii colegiului care precedă imediat reuniunea în care vor avea loc alegerile, candidații își prezintă candidaturile colegiului.

Alegerile se desfășoară sub conducerea președintelui sau a unui vicepreședinte, dacă acesta nu este candidat în alegeri, sau a membrului național cu cea mai lungă perioadă de serviciu în cadrul Eurojust la data respectivă sau cel mai în vârstă dintre membrii naționali, în cazul unei durate egale de serviciu în cadrul Eurojust, dacă aceștia nu sunt candidați în alegeri.

La alegeri asistă directorul administrativ și șeful secretariatului pentru guvernanță. Reprezentanții Parlamentului European și ai Consiliului pot participa în calitate de observatori.

Persoana care asigură conducerea scrutinului verifică cvorumul la începutul reuniunii. În cazul în care un membru național nu poate participa la alegeri, acesta poate fi reprezentat sau poate împuternici un alt reprezentant în conformitate cu articolul 6 alineatele (3) și (4) din prezentul regulament de procedură.

Alegerile se desfășoară prin vot secret. Directorul administrativ îi invită pe membrii colegiului sau pe reprezentanții acestora, unul câte unul urmând lista cu ordinea protocolară a statelor membre ale Uniunii Europene (denumită în continuare lista de protocol a UE), pentru a-și exprima voturile. Reprezentantul Comisiei Europene va fi ultimul care își va exprima votul. După ce toți membrii colegiului sau reprezentanții acestora au votat, persoana responsabilă de desfășurarea alegerilor va deschide urna de vot și va număra buletinele de vot.

În primul tur de scrutin, candidatul care obține o majoritate de două treimi din membrii colegiului este considerat ales. În cazul în care niciun candidat nu obține o majoritate de două treimi, un al doilea tur de scrutin va avea loc imediat între cei doi candidați care au obținut cele mai multe voturi în primul tur de scrutin. În cazul în care cel mai mare număr de voturi a fost obținut, la egalitate, de trei sau mai mulți candidați, toți candidații respectivi vor intra în al doilea tur de scrutin. În cazul în care doi sau mai mulți candidați au obținut, la egalitate, al doilea cel mai mare număr de voturi, toți candidații respectivi și candidatul care a obținut cel mai mare număr de voturi intră în al doilea tur de scrutin.

În al doilea tur de scrutin, se consideră ales candidatul care a obținut o majoritate de două treimi din membrii colegiului. În cazul în care niciun candidat nu obține o majoritate de două treimi, se desfășoară imediat un al treilea tur de scrutin, urmând aceleași reguli ca cele prevăzute la alineatul (8) de la prezentul articol.

În al treilea tur de scrutin, se consideră ales candidatul care obține o majoritate de două treimi din membrii colegiului. În cazul în care niciun candidat nu obține o majoritate de două treimi, se lansează imediat un nou proces electoral. Între timp, fostul președinte sau un vicepreședinte în condițiile alineatului (2) de la prezentul articol continuă să exercite funcția de președinte până la numirea unui succesor.

Directorul administrativ anunță rezultatele alegerilor. Rezultatul procedurii se consemnează într-un document semnat de persoana care asigură conducerea scrutinului, de directorul administrativ, de șeful secretariatului pentru guvernanță și de observatori. Acest document trebuie să menționeze numărul de membri ai colegiului prezenți sau reprezentați, numărul de buletine de vot, numărul de voturi valabile, nule și albe, rezultatele voturilor exprimate în fiecare tur de scrutin defalcate pe candidat, în ordinea alfabetică a numelor acestora, precum și rezultatul final.

Rezultatele alegerii președintelui Eurojust sunt comunicate Parlamentului European, Consiliului, Comisiei Europene și statelor membre.

În conformitate cu dispozițiile articolului 5 alineatul (2) al doilea paragraf din prezentul regulament de procedură, reuniunile colegiului pentru alegerea președintelui pot fi organizate prin utilizarea unor mijloace tehnice, inclusiv prin videoconferință. Aceste mijloace tehnice trebuie să permită membrilor colegiului să voteze electronic anonim pentru a se păstra confidențialitatea și pentru a se verifica participarea lor la acest proces. Celelalte dispoziții ale prezentului articol se aplică acestor reuniuni mutatis mutandis.

În conformitate cu articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul privind Eurojust, colegiul alege cu o majoritate de două treimi din membrii săi doi vicepreședinți dintre membrii naționali.

Președintele convoacă alegeri cu o lună înainte de încheierea mandatului unui vicepreședinte. În cazul în care postul de vicepreședinte devine vacant înainte de încheierea mandatului de patru ani prevăzut, președintele convoacă fără întârziere o reuniune a colegiului pentru alegerea unui vicepreședinte, care urmează să aibă loc în termen de o lună de la data la care postul a devenit vacant. Vicepreședintele nu este înlocuit în perioada interimară.

Procedura de alegere a președintelui prevăzută la articolul 2 alineatele (3)-(13) din prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis la alegerea vicepreședinților, fără a se aduce atingere alineatului (4) de la prezentul articol.

În cazul în care niciun candidat nu obține o majoritate de două treimi din membrii colegiului în al doilea tur de scrutin, se organizează fără întârziere un al treilea tur de scrutin pentru a alege, cu majoritate simplă, candidatul cu cel mai mare număr de voturi. În cazul egalității de voturi în cel de al treilea tur de scrutin, va fi considerat ales candidatul cu cea mai lungă perioadă de serviciu în cadrul Eurojust la data respectivă. În cazul unor perioade discontinue de serviciu în cadrul Eurojust, colegiul ia în considerare numai perioada de serviciu imediat anterioară alegerilor.

În conformitate cu articolul 11 alineatul (6) din Regulamentul privind Eurojust, în cazul în care președintele sau vicepreședintele nu mai îndeplinește condițiile cerute pentru exercitarea atribuțiilor sale, acesta poate fi destituit de colegiu, care hotărăște la propunerea unei treimi din membrii săi. Decizia se ia prin vot secret. Decizia se adoptă în baza unei majorități de două treimi din membrii colegiului, excluzând președintele sau vicepreședintele în cauză.

Președintele sau vicepreședintele în cauză primește o copie a cererii de destituire și se prezintă în fața colegiului, înainte ca acesta din urmă să ia o decizie cu privire la destituire.

În cazul în care colegiul decide destituirea președintelui sau a vicepreședintelui, se convoacă fără întârziere alegeri, în conformitate cu articolul 2 sau 3 din prezentul regulament de procedură.

Parlamentul European, Consiliul, Comisia Europeană și statele membre sunt informate cu privire la destituirea președintelui sau a unui vicepreședinte al Eurojust.

În conformitate cu articolul 13 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust, colegiul organizează cel puțin o reuniune pe lună. Calendarul și locul reuniunilor colegiului fac obiectul unei decizii anuale a colegiului de adoptare a unui calendar al reuniunilor. Atunci când circumstanțele impun acest lucru și cu condiția ca majoritatea membrilor colegiului să nu formuleze obiecții, președintele poate modifica data sau ora de începere a reuniunilor, cu notificarea colegiului. Colegiul organizează reuniuni suplimentare la inițiativa președintelui, la solicitarea Comisiei Europene, pentru a discuta sarcinile administrative ale colegiului, sau la solicitarea a cel puțin unei treimi din membrii săi.

Reuniunile colegiului au loc la sediul Eurojust. Colegiul poate decide în mod excepțional să organizeze o reuniune într-un alt loc, dacă acest lucru este justificat în mod corespunzător, la propunerea președintelui.

În absența președintelui și a vicepreședinților, membrul național cu cea mai lungă perioadă de serviciu în cadrul Eurojust la data respectivă prezidează reuniunile colegiului.

Reuniunile colegiului nu sunt publice, iar discuțiile rămân confidențiale. Colegiul poate decide să se reunească într-o sesiune în care prezența poate fi limitată.

În ceea ce privește participarea persoanelor care nu sunt membri ai colegiului la reuniunile colegiului:

directorul administrativ participă la reuniunile colegiului convocat pentru exercitarea funcțiilor de gestionare ale acestuia și poate fi invitat de președinte să participe la reuniunile colegiului în cadrul cărora sunt discutate chestiunile operaționale, fără drept de vot în fiecare caz;

președintele poate invita orice persoană a cărei opinie poate fi de interes, în special procurori de legătură din țări terțe detașați la Eurojust, să participe la reuniunile colegiului în calitate de observatori, fără drept de vot;

președintele evaluează ordinea de zi a reuniunilor colegiului cu scopul de a identifica probleme relevante pentru îndeplinirea sarcinilor Parchetului European. Președintele invită un reprezentant al Parchetului European să participe la aceste reuniuni fără drept de vot. Președintele pune la dispoziția reprezentantului Parchetului European documentele relevante care însoțesc ordinea de zi;

membrii colegiului pot fi asistați, în mod excepțional, de consilieri sau experți, după caz. Un membru al colegiului care solicită asistență din partea consilierilor sau a experților îl informează pe președinte cu cel puțin zece zile lucrătoare înainte de reuniunea colegiului despre numele consilierilor sau ale experților, specificând punctul de pe ordinea de zi pentru care aceștia urmează să fie invitați. Președintele îi informează în scris pe membrii colegiului și decide dacă să lanseze o invitație, ținând seama de eventualele obiecții invocate.

Președintele pregătește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni a colegiului. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele solicitate de membrii colegiului, precum și punctele pe care președintele, Comitetul executiv sau directorul administrativ le consideră oportune.

Ordinea de zi provizorie este transmisă de secretariatul pentru guvernanță, împreună cu documentele relevante, membrilor colegiului, cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de reuniune. În cazul în care este convocată o reuniune suplimentară, ordinea de zi provizorie poate fi trimisă cu 24 de ore înainte de reuniune. Numai punctele pentru care au fost furnizate documentele relevante sunt incluse în ordinea de zi provizorie pentru a face obiectul unei decizii. Președintele poate include limite de timp orientative pentru discutarea fiecărui punct de pe ordinea de zi și poate limita numărul de intervenții și timpul afectat luărilor de cuvânt.

La începutul fiecărei reuniuni, colegiul adoptă ordinea de zi. Chestiunile urgente și elementele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi discutate și decise cu acordul membrilor colegiului. Colegiul poate decide, de asemenea, cu privire la utilizarea procedurilor scrise sau a procedurilor de consultare pregătitoare în temeiul articolelor 7 și 8 din prezentul regulament de procedură.

Președintele informează colegiul cu privire la orice chestiune care prezintă interes pentru acesta, în conformitate cu articolul 11 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul privind Eurojust. Secretariatul pentru guvernanță poate distribui informații în scris membrilor colegiului. La cererea unui membru al colegiului, se include un punct de informare pe ordinea de zi a colegiului.

Membrii colegiului pot adresa întrebări de interes general directorului administrativ în domeniul său de competență. Directorul administrativ va oferi un răspuns la prima reuniune posibilă a colegiului după primirea întrebării (întrebărilor).

Este necesară prezența a două treimi din membrii colegiului pentru întrunirea cvorumului. În absența unui membru național, prezența supleantului său sau a unui asistent care are statutul menționat la articolul 7 alineatul (4) din Regulamentul privind Eurojust este luată în considerare pentru determinarea cvorumului.

În cazul în care cvorumul necesar nu poate fi atins, președintele continuă reuniunea fără a consemna adoptarea vreunei decizii oficiale. Punctele relevante de pe ordinea de zi pot fi examinate în cadrul următoarei reuniuni a colegiului sau prin procedură scrisă, în conformitate cu articolul 7 din prezentul regulament de procedură.

În cazul în care un membru național nu poate participa la o reuniune a colegiului și nu este reprezentat de un supleant sau un asistent care are statutul menționat la articolul 7 alineatul (4) din Regulamentul privind Eurojust, acesta poate împuternici un alt membru național să voteze în numele său. Fiecare membru național poate primi cel mult o împuternicire de vot.

Un membru național care dorește să voteze prin reprezentare comunică în scris secretariatului pentru guvernanță identitatea reprezentantului, punctele de pe ordinea de zi pentru care împuternicirea este valabilă și orice posibile restricții privind votul prin reprezentare. O împuternicire de vot este valabilă numai pentru reuniunea pentru care a fost dată.

Colegiul poate decide cu privire la un subiect atunci când președintele consideră că s-a discutat suficient chestiunea.

În conformitate cu articolul 14 alineatul (1) din Regulamentul privind Eurojust, cu excepția unor dispoziții contrare și dacă nu se poate ajunge la un consens, colegiul adoptă deciziile cu majoritatea membrilor săi.

Se ajunge la un consens atunci când niciun membru al colegiului nu se opune în mod expres. Colegiul poate vota doar atunci când președintele înregistrează o lipsă de consens. Majoritatea membrilor colegiului este stabilită pe baza componenței colegiului astfel cum este prevăzută la articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul privind Eurojust.

În conformitate cu articolul 14 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust, fiecare membru al colegiului dispune de un vot. În absența unui membru cu drept de vot, supleantul are dreptul de a exercita dreptul de vot, cu respectarea condițiilor stabilite la articolul 7 alineatul (7) din Regulamentul privind Eurojust. În absența supleantului, și asistentul are dreptul de a exercita dreptul de vot, cu respectarea condițiilor stabilite la articolul 7 alineatul (7) din Regulamentul privind Eurojust.

Cu excepția cazului în care se prevede altfel în prezentul regulament de procedură, voturile se exprimă prin ridicarea mâinii sau prin apel nominal, în cazul în care se contestă votul prin ridicarea mâinii. La propunerea președintelui sau la cererea unei treimi a membrilor colegiului, colegiul poate decide să voteze prin vot secret. Președintele consemnează repartizarea voturilor exprimate. O opinie minoritară exprimată se include în procesul-verbal al reuniunii, în cazul în care membrul respectiv al colegiului solicită acest lucru.

În caz de urgență, atunci când o decizie nu poate fi amânată și este necesară înainte de a se putea convoca colegiul, președintele poate decide să recurgă la o procedură scrisă. Se poate recurge la procedura scrisă și pentru subiectele analizate deja de colegiu în conformitate cu articolul 5 alineatul (8) și cu articolul 6 alineatul (2) din prezentul regulament de procedură.

Pentru trimiterea răspunsurilor, președintele acordă membrilor colegiului cel puțin trei zile lucrătoare de la data la care proiectul de decizie a fost transmis pe cale electronică. În cazuri excepționale, președintele poate hotărî o durată mai scurtă.

Propunerea de decizie care trebuie luată prin procedura scrisă nu poate face obiectul niciunei modificări și este aprobată sau respinsă în întregime. În cazul în care nu s-a primit niciun răspuns în termenul stabilit, se consideră că membrul respectiv al colegiului s-a abținut de la vot.

O decizie este adoptată dacă cel puțin două treimi din membrii colegiului au răspuns în scris și a fost obținută majoritatea de voturi necesară.

În cazul în care cvorumul necesar sau majoritatea de voturi necesară nu este obținută, președintele poate relansa procedura scrisă sau poate amâna dezbaterea subiectului pentru următoarea reuniune a colegiului.

Președintele constată finalizarea procedurii scrise. În acest sens, se transmite o notificare membrilor colegiului.

În cazul în care consideră că acest lucru este oportun în vederea pregătirii unei dezbateri în cadrul colegiului, președintele poate iniția o procedură de consultare pregătitoare prin intermediul mijloacelor electronice. Membrilor colegiului li se pun la dispoziție informațiile necesare.

Procedura de consultare pregătitoare durează șapte zile lucrătoare, cu excepția cazului în care președintele decide altfel din motive de urgență. După termenul limită, inițiatorul propunerii prezintă un document revizuit care reflectă observațiile făcute de membrii colegiului, în vederea examinării acestuia de către colegiu.

Colegiul poate înființa grupuri de lucru care să ofere consiliere și cunoștințe specializate colegiului.

Mandatul, componența și funcționarea practică a acestor grupuri de lucru vor fi stabilite printr-o decizie de punere în aplicare a colegiului.

CAPITOLUL II

În conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din Regulamentul privind Eurojust, doi membri ai colegiului alții decât președintele sau vicepreședinții sunt desemnați ca membri ai Comitetului executiv pe baza unui sistem de rotație bienală.

Ordinea de rotație în care cei doi membri ai colegiului sunt invitați să fie membri ai Comitetului executiv se bazează pe lista de protocol a UE. Colegiul procedează la o tragere la sorți pentru a determina statul membru din lista respectivă cu care începe sistemul de rotație.

Reprezentantul primului stat membru desemnat și cel al statului membru care urmează imediat pe lista de protocol a UE vor fi membri ai Comitetului executiv pentru o perioadă de doi ani.

La sfârșitul perioadei de doi ani, membrii naționali din următoarele două state membre, în conformitate cu lista de protocol a UE, sunt numiți membri ai Comitetului executiv pentru următoarea perioadă de doi ani, cu excepția cazului în care acești membri naționali exercită funcția de președinte sau vicepreședinte, caz în care este desemnat membrul național al următorului stat membru de pe lista de protocol a UE.

În cazul în care mandatul unui membru al colegiului în cadrul Comitetului executiv încetează înainte de încheierea perioadei de doi ani, membrul național nou-numit al aceluiași stat membru este desemnat membru al Comitetului executiv până la sfârșitul acestei perioade de doi ani. Atunci când mandatul unui membru național încetează și nu este numit încă un nou membru național, supleantul acestuia este membrul desemnat al Comitetului executiv până la numirea unui nou membru național sau până la sfârșitul acestei perioade de doi ani.

Niciun membru național nu poate îndeplini două mandate consecutive ca membru al Comitetului executiv, cu excepția cazului în care acesta îndeplinește funcția de președinte sau vicepreședinte.

Președintele prezidează Comitetul executiv în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul privind Eurojust. În caz de absență sau de indisponibilitate a președintelui, Comitetul executiv este prezidat de vicepreședintele cu cea mai lungă perioadă de serviciu la data respectivă, sau de cel mai în vârstă, în cazul unei durate de serviciu egale. În caz de absență sau de indisponibilitate a vicepreședinților, Comitetul executiv este prezidat de membrul național cu cea mai lungă perioadă de serviciu la data respectivă în cadrul Comitetului executiv. În principiu, membrii Comitetului executiv participă personal la reuniuni. În mod excepțional, membrii Comitetului executiv pot participa la o reuniune a Comitetului executiv prin videoconferință.

În conformitate cu articolul 16 alineatul (7) din Regulamentul privind Eurojust, Comitetul executiv se reunește cel puțin o dată pe lună. Se pot organiza reuniuni suplimentare la inițiativa persoanei care prezidează Comitetul executiv sau la cererea Comisiei Europene ori a cel puțin doi dintre membrii acestuia. Calendarul și locul reuniunilor Comitetului executiv fac obiectul unei decizii anuale de adoptare a unui calendar al reuniunilor.

În conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din Regulamentul privind Eurojust, directorul administrativ asistă la reuniunile Comitetului executiv fără a avea drept de vot. Președintele poate invita orice persoană a cărei opinie poate fi de interes sau alți membri ai administrației să participe la reuniunile Comitetului executiv în calitate de observatori, fără drept de vot.

Președintele transmite unui reprezentant al Parchetului European ordinea de zi a reuniunilor Comitetului executiv și se consultă cu acesta (aceasta) în ceea ce privește necesitatea de a participa la reuniunile respective. Președintele invită un reprezentant al Parchetului European să participe, fără drept de vot, la reuniunile Comitetului executiv, ori de câte ori sunt dezbătute chestiuni relevante pentru funcționarea Parchetului European, în conformitate cu articolul 16 alineatul (8) din Regulamentul privind Eurojust.

Cvorumul este întrunit dacă sunt prezenți, inclusiv prin videoconferință, cel puțin trei membri ai Comitetului executiv. În lipsa cvorumului, președintele încheie reuniunea și convoacă o altă reuniune în termen de cinci zile lucrătoare, la care nu există cerințe specifice de cvorum.

Președintele pregătește ordinea de zi provizorie a Comitetului executiv, în consultare cu membrii săi și cu directorul administrativ. Ordinea de zi provizorie este pusă la dispoziția participanților cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de data la care are loc reuniunea, însoțită de documentele relevante. Comitetul executiv adoptă ordinea de zi la începutul reuniunii. Chestiunile urgente și elementele care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi dezbătute și hotărâte cu acordul membrilor Comitetului executiv.

În caz de urgență, atunci când o decizie nu poate fi amânată și este necesară înainte de a se putea convoca Comitetul executiv, președintele poate decide să recurgă la o procedură scrisă. Pentru trimiterea răspunsurilor, președintele acordă membrilor Comitetului executiv cel puțin trei zile lucrătoare de la data la care proiectul de decizie a fost transmis pe cale electronică. În cazuri excepționale, președintele poate decide cu privire la un termen mai scurt pentru astfel de răspunsuri. Se adoptă o decizie dacă majoritatea membrilor Comitetului executiv au răspuns în scris.

În conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul privind Eurojust, Comitetul executiv adoptă deciziile cu majoritatea membrilor săi, iar voturile se exprimă prin ridicarea mâinii. Fiecare membru dispune de un vot. În cazul egalității de voturi, președintele are votul decisiv.

În conformitate cu articolul 16 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust, Comitetul executiv poate consulta colegiul atunci când își îndeplinește sarcinile. Președintele întocmește, cel puțin trimestrial, rapoarte către colegiu cu privire la activitățile și deciziile Comitetului executiv.

Participarea la reuniunile Comitetului executiv a reprezentanților Comisiei Europene și ai Parchetului European nu implică niciun cost pentru Eurojust.

CAPITOLUL III

Toți membrii colegiului, supleanții și asistenții care au statutul menționat la articolul 7 alineatele (4) și (7) din Regulamentul privind Eurojust completează, în momentul preluării funcției, o declarație de interese în formatul prevăzut în Codul de etică care urmează să fie adoptat printr-o decizie de punere în aplicare a colegiului. Orice modificări aduse elementelor enumerate în declarațiile de interese respective se menționează în cel mai scurt timp posibil și, cel târziu, în termen de o lună de la modificarea respectivă, pentru a se asigura că declarațiile rămân actualizate. Prelucrarea datelor cu caracter personal din formularele de declarație de interese se face în conformitate cu Regulamentul 2018/1725 și cu dispozițiile privind protecția datelor din Regulamentul privind Eurojust.

Fără a se aduce atingere dreptului național aplicabil, toți membrii colegiului, supleanții și asistenții îl informează imediat pe președinte cu privire la orice conflict de interese real sau care poate fi perceput în exercitarea funcțiilor lor operaționale sau de gestionare. Supleanții și asistenții fac acest lucru prin intermediul membrilor lor naționali. În problemele operaționale, în plus și înainte de a-l informa pe președinte, membrii naționali îi informează imediat pe ceilalți membri naționali care sunt sau ar putea fi afectați de astfel de conflicte de interese într-un anumit caz.

Toți membrii colegiului, supleanții și asistenții evită orice situație care este de natură să dea naștere unui conflict de interese personale sau care poate fi percepută astfel. Aceștia nu participă la gestionarea unui caz operațional în care există un conflict de interese sau există percepția unui conflict de interese. Aceștia nu acționează sau nu se exprimă într-un mod care afectează în mod negativ percepția publică a imparțialității lor.

Toți membrii colegiului, supleanții și asistenții îl informează pe președinte cu privire la orice chestiune care ar putea afecta în mod negativ reputația sau interesele Eurojust. Supleanții și asistenții fac acest lucru prin intermediul membrilor lor naționali.

Președintele ia în considerare măsurile suplimentare care trebuie să fie adoptate în oricare dintre cazurile menționate la alineatele (1)-(4) de la prezentul articol, în conformitate cu Codul de etică menționat la alineatul (1) de la prezentul articol.

În cazul în care survine un litigiu între doi sau mai mulți membri ai colegiului în exercitarea atribuțiilor lor, persoana (persoanele) în cauză poate (pot) informa președintele, care poate convoca o reuniune a colegiului pentru a examina această chestiune.

Colegiul și Comitetul executiv sunt asistate de un secretariat pentru guvernanță care lucrează în consultare cu președintele.

Secretariatul pentru guvernanță participă, printre altele, la reuniunile colegiului și ale Comitetului executiv, întocmește și păstrează procesele-verbale, pregătește rezumatele rezultatelor acestor reuniuni și păstrează evidența activităților colegiului și ale Comitetului executiv.

Procesele-verbale ale reuniunilor colegiului și ale Comitetului executiv conțin cel puțin numele persoanelor care participă, un raport privind dezbaterile și deciziile adoptate.

Proiectul de proces-verbal al reuniunilor colegiului și ale Comitetului executiv este transmis de președinte membrilor colegiului și, respectiv, membrilor Comitetului executiv în vederea adoptării. După adoptare, procesul-verbal este semnat de președinte și de șeful secretariatului pentru guvernanță și este atașat unui registru ținut de secretariatul pentru guvernanță. Procesele-verbale ale reuniunilor Comitetului executiv sunt distribuite colegiului spre informare.

Secretariatul pentru guvernanță întocmește un rezumat al rezultatelor reuniunilor Comitetului executiv, care urmează să fie aprobat de președinte și publicat în conformitate cu articolul 74 alineatul (4) din Regulamentul privind Eurojust.

CAPITOLUL IV

În conformitate cu articolul 17 alineatul (2) din Regulamentul privind Eurojust, directorul administrativ este numit de către colegiu dintr-o listă de candidați propuși de Comitetul executiv, în urma unei proceduri de selecție deschise și transparente.

Comitetul executiv propune colegiului înființarea unei comisii de selecție pentru procedura de numire a directorului administrativ. Comisia de selecție este formată din doi membri naționali și un reprezentant al Comisiei Europene.

După caz și după luarea unei decizii de către colegiu, o persoană cu experiență relevantă în selecția pentru posturile de conducere de nivel superior poate participa fără drept de vot în comisia de selecție.

Comitetul executiv propune colegiului modul în care să lanseze o cerere de candidaturi și poate decide cu privire la numărul de candidați care urmează să fie intervievați în urma cererii de candidaturi.

Comisia de selecție intervievează candidații și informează Comitetul executiv cu privire la rezultatele deliberărilor sale. Comitetul executiv prezintă colegiului o listă de candidați cu o recomandare în ceea ce privește candidatul care să fie ales.

Colegiul numește directorul administrativ cu majoritatea membrilor săi, în cazul în care nu se poate ajunge la un consens. Decizia se ia prin vot secret.

Comitetul executiv adoptă norme de punere în aplicare privind procedurile de selecție și numire, reînnoirea contractului, încetarea contractului, perioada de probă și evaluarea anuală a performanței directorului administrativ.

CAPITOLUL V

Pentru prima perioadă de doi ani imediat următoare înființării Comitetului executiv, colegiul alege doi membri naționali, alții decât președintele sau vicepreședinții, în calitate de membri ai Comitetului executiv.

Se consideră aleși cei doi candidați care obțin cel mai mare număr de voturi. În cazul egalității de voturi între candidații care se află pe locul doi, se consideră a fi ales candidatul cu cea mai lungă perioadă de serviciu la data respectivă în cadrul Eurojust. În cazul unor perioade discontinue de serviciu în cadrul Eurojust, colegiul ia în considerare numai perioada de serviciu imediat anterioară alegerii respective.

Tragerea la sorți menționată la articolul 10 alineatul (2) din prezentul regulament de procedură are loc imediat după ce cei doi membri naționali menționați la dispoziția respectivă au fost aleși. Membrii naționali care reprezintă cele două state membre desemnate își preiau funcțiile în calitate de membri ai Comitetului executiv la sfârșitul mandatului celor doi membri naționali aleși, cu excepția cazului în care aceștia au fost între timp aleși președinte sau vicepreședinte, caz în care este desemnat membrul național al următorului stat membru pe lista de protocol a UE.

Prezentul regulament de procedură este completat de un regulament de procedură separat privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal.

Colegiul poate modifica prezentul regulament de procedură conform aceleiași proceduri ca cea urmată pentru adoptarea acestuia, la propunerea Comitetului executiv sau a unei treimi din membrii colegiului.

Orice modificare a prezentului regulament de procedură se face cu o majoritate de două treimi din membrii colegiului. Atunci când nu se poate ajunge la un acord cu o majoritate de două treimi, decizia se adoptă cu majoritate simplă în cursul următoarei reuniuni a colegiului.

Regulamentul de procedură al Eurojust intră în vigoare la data adoptării.

Regulamentul de procedură se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.