Decizia (UE) 2018/1220 a Comisiei din 6 septembrie 2018 privind regulamentul de procedură al comitetului menționat la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului

CAPITOLUL I

Prezenta decizie instituie regulamentul de procedură al comitetului menționat la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

Președintele comitetului este numit de Comisie, în urma unei cereri de exprimare a interesului, pentru un mandat de cinci ani, care nu poate fi reînnoit, în conformitate cu articolul 143 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046. Mandatul acestuia începe de la data stabilită în acest sens în decizia de numire. Această decizie se publică în Jurnalul Oficial, seria C.

Președintele este numit în funcția de consilier special al Comisiei, în sensul articolului 5 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene. Contractul său de consilier special respectă pe deplin independența acestuia și nu afectează durata mandatului său.

Comisia îl poate revoca pe președinte în cazul în care nu mai îndeplinește condițiile necesare pentru exercitarea atribuțiilor sale.

Normele privind numirea, încetarea funcției și revocarea din funcție a președintelui se aplică, de asemenea, supleantului său. Dispozițiile alineatelor (1) - (3) din prezentul articol și cele prevăzute la articolul 143 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 se aplică, de asemenea, supleantului președintelui.

În cazul în care președintele nu își poate îndeplini atribuțiile, acestea sunt exercitate de către supleantul său.

În cazul în care funcția de președinte este vacantă, atribuțiile președintelui sunt îndeplinite de către supleantul acestuia, până la numirea noului președinte.

În cazul în care atât președintele, cât și supleantul acestuia se află simultan în situația de a nu își putea îndeplini atribuțiile, acestea sunt exercitate de către membrul permanent cu cea mai mare vechime, care reprezintă Comisia.

Președintele reprezintă comitetul.

Acesta prezidează reuniunile și organizează lucrările.

În acest scop, președintele primește asistență din partea secretariatului permanent menționat la articolul 7.

Președintele poate delega semnătura sa fiecăruia dintre membrii permanenți care reprezintă Comisia, astfel încât aceștia să poată semna în numele său și pentru el, pe baza instrucțiunilor pe care le oferă, documentele referitoare la un anumit dosar sau la aspecte administrative.

După consultarea membrilor permanenți, președintele adoptă calendarul reuniunilor comitetului.

Președintele îndeplinește celelalte atribuții care îi sunt conferite prin prezenta decizie.

Consilierul principal al DG BUDG responsabil cu Aspecte financiare și juridice, statul de drept, prevenirea fraudei și EDES din cadrul Direcției Generale Buget este unul dintre cei doi reprezentanți ai Comisiei care sunt membri permanenți ai comitetului, astfel cum se prevede la articolul 143 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046. Directorul general al Direcției Generale Buget desemnează un funcționar care ocupă cel puțin un post din grupa de funcții șef de unitate sau un post echivalent care să îl înlocuiască pe respectivul membru permanent.

Membrul care reprezintă ordonatorul de credite competent (denumit în continuare autoritate competentă), precum și supleantul acestuia sunt funcționari sau agenți temporari desemnați în conformitate cu regulamentul de procedură și cu normele administrative interne ale instituției, organului sau organismului în cauză la care se face trimitere la articolul 73 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046. Aceștia exercită cel puțin atribuțiile unui șef de unitate sau șef de delegație.

Observatorii participă la deliberările comitetului fără a lua parte la adoptarea recomandărilor.

Serviciul juridic al Comisiei este observator cu drepturi depline pentru fiecare dosar prezentat comitetului și prezintă observații din proprie inițiativă sau la cererea președintelui. În acest sens, unul dintre membrii săi asistă la toate deliberările comitetului. Serviciul juridic este informat cu privire la toate procedurile scrise.

În dosarele în care cererea autorității competente se bazează, în special, pe informații transmise de OLAF, reprezentantul acestuia asistă la reuniunile comitetului și participă la procedurile orale și la cele scrise. Acesta formulează observații la cererea președintelui.

În celelalte dosare, OLAF poate fi invitat să furnizeze informații sau să emită avize, la cererea președintelui. Parchetul European poate fi invitat, de asemenea, să furnizeze informații sau să emită avize, la cererea președintelui, în conformitate cu dispozițiile acordului menționat la articolul 103 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2017/1939 al Consiliului.

În afara autorității competente, ceilalți ordonatori de credite ai Comisiei, ai unui oficiu european instituit de Comisie, ai unei agenții executive, ai unei alte instituții sau ai unui alt organ sau organism european care sunt implicați în dosarul prezentat comitetului au calitatea de observatori. Acești ordonatori de credite pot participa la deliberările comitetului, sunt informați cu privire la procedurile scrise și prezintă observații orale și scrise, la cererea președintelui.

Președintele, după consultare cu membrii permanenți ai comitetului, poate invita alți observatori să asiste la deliberările comitetului și îi poate invita să prezinte observații orale și scrise.

Secretariatul permanent al comitetului este asigurat de funcționari sau de agenți ai Direcției Generale Buget, de care depinde din punct de vedere administrativ.

Sub autoritatea președintelui, Secretariatul permanent:

efectuează verificarea calității autorităților competente, a reprezentanților desemnați și a observatorilor;

verifică dacă sesizările sunt complete și conțin toate documentele și informațiile necesare, în special fișa cu informații;

stabilește cine sunt ordonatorii de credite vizați de caz care pot fi propuși să participe în calitate de observatori;

organizează demersurile și contactele necesare cu autoritatea competentă, cu Serviciul juridic al Comisiei și cu alte entități care sunt sau ar putea fi implicate în dosarul în cauză, în vederea actualizării informațiilor conținute în sesizări;

stabilește proiectele care vor fi examinate de comitet și le transmite președintelui, membrilor și observatorilor invitați să participe la soluționarea unui dosar;

propune președintelui proiectul de calendar privind reuniunile comitetului;

întocmește un proiect de ordine de zi pentru reuniunile comitetului și îl trimite membrilor și participanților la reuniunile comitetului;

verifică prezența persoanelor și documentele necesare pentru a se asigura regularitatea deliberărilor comitetului;

participă la deliberările din cadrul comitetului și asigură monitorizarea;

întocmește, în scopul dosarului, un raport de sinteză pentru fiecare reuniune, pe care îl comunică membrilor;

trimite notificări operatorilor economici;

transmite autorității competente recomandarea adoptată de comitet;

asigură monitorizarea oricărei corespondențe care este adresată comitetului sau care vizează activitățile sale;

ține registrul care cuprinde recomandările adoptate de către comitet și deciziile adoptate de către ordonatorul de credite competent;

asigură publicarea deciziilor referitoare la excludere și la sancțiunile financiare prevăzute la articolul 140 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

În cazul în care președintele ori supleantul acestuia, orice alt membru ori supleantul lui, funcționarii și agenții care compun secretariatul comitetului, precum și orice altă persoană care participă la reuniunile comitetului sau are cunoștință de documentele referitoare la un dosar se află într-o situație care ar putea genera un risc de conflict de interese, aceștia îi informează imediat pe ceilalți membri și secretariatul cu privire la acest aspect. Același lucru este valabil și atunci când aceste persoane se află într-o situație care ar putea fi percepută în mod obiectiv drept un conflict de interese.

Niciuna dintre persoanele menționate la alineatul (1) nu participă la deliberări sau la adoptarea recomandării. A fost examinată și depusă la dosar o notă în care se ia act de modul în care a fost abordat riscul unui conflict de interese.

OLAF cooperează strâns cu comitetul în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului, respectând drepturile procedurale și fundamentale, precum și protecția avertizorilor.

În cazul în care cererea autorității competente se bazează pe informații transmise de OLAF, Comitetul consultă OLAF înainte de a trimite notificarea către operatorul economic pentru a nu aduce atingere confidențialității procedurilor judiciare și investigațiilor efectuate sau coordonate de OLAF, inclusiv protecției avertizorilor, precum și investigațiilor sau procedurilor judiciare naționale, dacă acestea sunt cunoscute.

Comunicarea către operatorii economici sau către agenții lor a unor informații care decurg din investigații sau care sunt legate de investigațiile efectuate sau coordonate de OLAF necesită consimțământul OLAF.

Modalitățile de cooperare cu Parchetul European sunt stabilite în acordul menționat la articolul 103 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2017/1939 al Consiliului.

Comitetul este sesizat cu privire la o cerere de recomandare de către orice ordonator de credite delegat al Comisiei, al unei alte instituții, al unui oficiu european instituit de către Comisie, al unei agenții executive sau al oricărui organ sau organism european.

Cererea este înaintată secretariatului, în formă confidențială, prin e-mail, la următoarea adresă: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu

În cazul în care autoritatea competentă ia cunoștință de informațiile menționate la articolul 136 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, aceasta înaintează cazul comitetului în cel mai scurt timp după ce această informație i-a fost adusă la cunoștință, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător.

Cererea de recomandare conține toate informațiile prevăzute în dispozițiile menționate la articolul 142 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046. Aceasta include, de asemenea, celelalte informații relevante prevăzute la articolul 136 din regulamentul menționat, inclusiv, dacă este cazul, rapoartele OLAF și informațiile transmise de Parchetul European pentru a se putea lua măsurile corespunzătoare în vederea protejării intereselor financiare ale Uniunii. Cererea include o fișă informativă, completată în mod corespunzător.

Comitetul se reunește la convocarea președintelui său în scopul:

de a stabili încadrarea juridică preliminară, conform dispozițiilor articolului 136 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, în vederea notificării operatorului economic în cauză;

de a adopta o recomandare, astfel cum se prevede la articolul 143 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046;

de a aborda chestiunile referitoare la funcționarea comitetului.

La inițiativa președintelui sau la cererea unui alt membru al comitetului, se pot stabili faptele și încadrarea juridică preliminară și se poate adopta recomandarea, prin procedură scrisă. Orice membru al comitetului poate contesta recurgerea la procedura scrisă. Observatorii sunt asociați la această procedură.

Cu excepția cazului în care există motive imperioase și legitime pentru păstrarea confidențialității investigației sau a procedurii judiciare naționale, operatorul economic are dreptul de a prezenta observații în conformitate cu articolul 143 alineatul (5) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

O scrisoare de comunicare a faptelor și a încadrării lor juridice preliminare în care comitetul ia în considerare doar documentele de care operatorul economic a putut să ia cunoștință, este comunicată acestuia din urmă sub rezerva aplicării dispozițiilor prevăzute la articolul 143 alineatul (5) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046. În principiu, această comunicare se face prin e-mail.

Operatorul economic depune observațiile sale la secretariat, în scris, în format electronic, la adresa: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu sau la adresa de e-mail care îi este comunicată în notificare, împreună cu eventualele anexe, sub forma unui fișier electronic standard, creat cu ajutorul unui program de calculator obișnuit.

Observațiile scrise nu depășesc zece pagini, fără anexe, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, având în vedere complexitatea de drept sau de fapt.

Ca regulă generală, se acordă un termen de trei săptămâni operatorului economic pentru prezentarea de observații. Acest termen începe să curgă din ziua următoare prezentării faptelor și încadrării juridice preliminare a acestora. Atunci când operatorul economic a acceptat prin contract să comunice cu ordonatorul de credite prin e-mail, notificarea se face prin trimiterea scrisorii de comunicare pe această cale.

În mod excepțional, la cererea motivată a operatorului economic, un termen se poate prelungi pentru o dată care nu poate depăși jumătate din termenul acordat inițial.

La expirarea termenului stabilit și în lipsa unei cereri de prelungire motivate corespunzător sau la expirarea termenului prelungit, procedura contradictorie se încheie.

În cazul în care președintele constată că operatorul economic nu a prezentat observații în termenul care i-a fost acordat, procedura continuă, iar președintele convoacă comitetul pentru a adopta recomandarea.

Președintele și ceilalți membri depun toate eforturile pentru a ajunge la un consens cu privire la conținutul scrisorii prin care se comunică operatorului economic faptele în cauză și încadrarea lor juridică preliminară și, ulterior, cu privire la recomandare.

În caz contrar, se procedează la un vot cu majoritate pentru care:

președintele dispune de un vot;

cei doi membri permanenți dispun, împreună, de un vot;

membrul care reprezintă autoritatea competentă dispune de un vot.

Comitetul notifică recomandarea sa autorității competente și observatorilor.

După ce secretariatul a verificat sesizarea și a examinat dosarul în conformitate cu dispozițiile aplicabile prevăzute la articolul 7, acesta îl transmite președintelui și membrilor comitetului. Președintele constată că dosarul a fost finalizat, după ce a solicitat, dacă este cazul, măsuri de verificare sau de investigare complementare.

Durata procedurii, care începe cu constatarea de către președintele a finalizării dosarului și se încheie prin comunicarea unui aviz autorității competente și, dacă este cazul, a unei recomandări nu depășește, în principiu, trei luni. Acest termen poate fi prelungit de către președinte, în special pentru a se asigura respectarea dreptului la audiere.

Fără a se aduce atingere aplicării articolului 8 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 și al articolului 22bis din Statutul funcționarilor, membrii comitetului și ai secretariatului acesteia, precum și toate persoanele care, indiferent de calitatea acestora, au participat la lucrările și la reuniunile comitetului ori au fost asociate la întocmirea documentelor, a avizelor sau a pozițiilor pe care le emite comitetul, respectă, în această privință, cea mai strictă confidențialitate, în conformitate cu eventuala răspundere administrativă, statutară sau contractuală care le revine. Același lucru este valabil și în cazul președintelui și al supleantului acestuia.

Lucrărilor comitetului li se aplică Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

CAPITOLUL II

Dispozițiile articolelor 1-4, 8, 12, 13, 17 și 18 care figurează la capitolul I din prezentul regulament se aplică exercitării de către comitet a competenței consultative care îi este conferită de articolul 93 din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

Dispozițiile celorlalte articole din capitolul I al prezentului regulament se aplică, de asemenea, exercitării de către comitet a competenței menționate la alineatul (1), cu excepția dispoziției specifice prevăzute în prezentul capitol.

Atunci când emite avizul menționat la articolul 93 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, comitetul este compus din statele membre menționate la articolul 143 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 și din trei membri suplimentari:

un reprezentant al autorității împuternicite să facă numiri responsabilă de chestiunile disciplinare ale instituției sau organismului în cauză;

un membru desemnat de comitetul pentru personal al instituției sau al organismului în cauză;

un membru al Serviciului Juridic al instituției, oficiului european instituit de către Comisie, al unei agenții executive sau al unui alt organ sau organism european al membrului personalului în cauză.

Fiecare dintre acești trei membri are un supleant care este desemnat, după caz, de către:

autoritatea relevantă care este împuternicită să facă numiri;

comitetul pentru personal în cauză;

serviciul juridic în cauză.

Serviciul juridic al Comisiei desemnează un observator atunci când membrul personalului în cauză nu face parte din Comisie.

Ordonatorul de credite competent sau, după caz, șeful delegației Uniunii care acționează în calitate de ordonator de credite subdelegat sau reprezentanții lor au calitatea de observator.

OLAF desemnează un observator atunci când informațiile referitoare la presupusa încălcare a unei dispoziții din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, a oricărei alte dispoziții privind gestiunea financiară sau controlul operațiunilor rezultă dintr-o informație pe care a transmis-o.

Oficiul de disciplină al instituției sau organului în cauză desemnează un observator în cazurile în care comitetul este sesizat de către autoritatea împuternicită să facă numiri. În celelalte cazuri, acesta poate fi invitat de președinte să desemneze un observator.

După consultarea membrilor, președintele poate invita alți observatori.

Se aplică dispozițiile articolului 7, cu excepția celor care figurează la alineatul (2) litera (k).

În special, secretariatul:

atunci când un membru al personalului informează în mod direct comitetul cu privire la un caz, acesta asigură trimiterea dosarului către autoritatea împuternicită să facă numiri și informează în acest sens membrul personalului care a comunicat informația, astfel cum se prevede la articolul 23 alineatul (2);

atunci când comitetul este sesizat cu privire la un caz, acesta efectuează o verificare a calității autorității competente și a reprezentanților desemnați;

îi identifică, de comun acord cu președintele, pe cei trei membri suplimentari ai comitetului și pe observatori și efectuează verificarea calității lor;

verifică dacă dosarele sunt complete și conțin toate documentele și informațiile necesare, în special fișa cu informații, descrierea faptelor, presupusa neregulă și documentele justificative, inclusiv rapoartele anchetei;

verifică dacă membrul personalului în cauză a fost audiat de autoritatea împuternicită să facă numiri sau de ordonatorul de credite, după caz;

întocmește proiectele de avize care vor fi examinate de comitet și le transmite președintelui, membrilor și observatorilor invitați să participe la soluționarea unui caz;

transmite recomandările menționate la articolul 93 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 ordonatorului de credite competent și serviciului de audit intern competent;

în cazul în care comitetul consideră că dosarul intră în sfera de competență a OLAF, transmite dosarul autorității împuternicite să facă numiri și informează OLAF în acest sens.

În conformitate cu articolul 93 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, comitetul este convocat la solicitarea oricărei autorități împuternicite să facă numiri și care are competență în materie disciplinară sau la solicitarea unui ordonator de credite competent, inclusiv a unui șef de delegație a Uniunii sau a unui supleant al acestuia care acționează în calitate de ordonator de credite subdelegat, denumite în continuare autorități competente.

În cazul în care un membru al personalului informează în mod direct comitetul, acesta transmite dosarul către autoritatea împuternicită să facă numiri sau, după caz, autorității abilitate să încheie contracte de muncă și îl informează în acest sens pe membrul personalului. În cazul în care autoritatea împuternicită să facă numiri competentă decide să sesizeze comitetul, acesta informează membrul personalului cu privire la acest lucru. În cazul în care autoritatea respectivă decide să nu sesizeze comitetul, aceasta informează atât comitetul, cât și membrii personalului.

La inițiativa președintelui sau la solicitarea unui membru al comitetului, avizul poate fi stabilit prin procedura scrisă. Orice membru al comitetului sau, după caz, președintele, poate contesta recurgerea la procedura scrisă. În astfel de cazuri, președintele convoacă o reuniune într-un termen rezonabil. Aceeași regulă se aplică în ceea ce privește recomandarea menționată la articolul 93 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

Comitetul depune toate eforturile pentru a ajunge la un consens cu privire la stabilirea faptului dacă există o neregulă financiară și la motivarea pe care se bazează avizul sau recomandarea.

În lipsa unui consens, se procedează la vot, astfel:

președintele dispune de un vot;

cei doi membri permanenți care reprezintă Comisia dispun, împreună, de un vot;

membrul care reprezintă autoritatea competentă dispune de un vot;

cei trei membri supleanți dispun de câte un vot fiecare;

Alineatele (1) și (2) se aplică, mutatis mutandis, adoptării recomandărilor. Consensul sau votul se referă, în special, la caracterul sistemic al unei nereguli financiare.

Comitetul notifică fără întârziere avizul autorității competente, ordonatorului de credite competent și observatorilor. În cazul în care Parchetul European este invitat în calitate de observator, se aplică dispozițiile acordului menționat la articolul 103 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2017/1939 al Consiliului.

În conformitate cu articolul 93 alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046, autoritatea împuternicită să facă numiri sau, dacă este cazul, ordonatorul de credite competent, acordă membrului personalului, înainte de a sesiza comitetul, posibilitatea de a-și prezenta observațiile referitor la faptele care îl privesc. În conformitate cu articolul 22 alineatul (2) litera (e), Secretariatul permanent verifică, după sesizare, faptul că persoana interesată a fost audiată.

CAPITOLUL III

Prezenta decizie se revizuiește cel târziu la data stabilită de Comisie în conformitate cu articolul 120 alineatul (2) al doilea și al treilea paragraf din Regulamentul (UE, Euratom) 2017/1939 al Consiliului.

Decizia C(2011) 6109 final se abrogă.

Decizia (UE, Euratom) 2015/2463 se abrogă.

Prezenta decizie intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Se aplică de la data intrării în vigoare, în conformitate cu articolul 143 alineatul (4) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.