Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/840 al Comisiei din 29 mai 2015 privind controalele efectuate de autoritățile responsabile în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor

Autoritatea responsabilă efectuează controale administrative cu privire la toate declarațiile financiare trimise de beneficiari cu scopul de a primi finanțare din partea Uniunii, în conformitate cu acordurile de grant definite la articolul 1 litera (d) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014 al Comisiei (declarațiile financiare). Aceste controale includ cel puțin următoarele elemente:

verificări menite să confirme corectitudinea formală și exactitatea aritmetică a declarațiilor financiare;

verificări pentru a confirma că proiectul a atins obiectivele stabilite în acordul de grant sau că se fac progrese în ceea ce privește atingerea obiectivelor respective;

o examinare analitică pentru a evalua pertinența cheltuielilor declarate în declarațiile financiare și conformitatea acestor cheltuieli cu cerințele prevăzute în acordul de grant, precum și în normele Uniunii și normele naționale aplicabile.

În cazul în care controalele administrative dezvăluie incoerențe sau nereguli, autoritatea responsabilă efectuează verificări detaliate pentru a evalua legalitatea și regularitatea cheltuielilor, în special prin examinarea unui eșantion selectat de documente justificative.

Autoritatea responsabilă poate solicita beneficiarului să obțină un certificat de audit și un raport de audit care să cuprindă toate aspectele menționate la alineatul (1) literele (a) și (c) și care să fie emis de către un auditor independent. În acest caz, autoritatea responsabilă stabilește domeniul de aplicare al controalelor care urmează să fie efectuate de către auditorul independent, precum și modelul de raport de audit.

Autoritatea responsabilă efectuează controale financiare și operaționale la fața locului.

Controalele la fața locului sunt efectuate pe baza documentației și a evidențelor păstrate de beneficiarii proiectelor.

În conformitate cu legislația națională pot fi efectuate controale neanunțate la fața locului în cazul în care nivelul de asigurare ar putea fi subminat în cazul unui aviz prealabil.

Controalele financiare la fața locului vizează furnizarea unui nivel suficient de asigurare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor și a contractelor care stau la baza declarațiilor financiare.

Autoritatea responsabilă verifică dacă:

cheltuielile în legătură cu declarațiile financiare corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarii proiectelor;

cheltuielile în legătură cu declarațiile financiare îndeplinesc cerințele de eligibilitate prevăzute în acordul de grant, precum și în normele Uniunii și normele naționale aplicabile;

sursele de finanțare respectă dispozițiile articolului 16 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.

Fără a aduce atingere articolului 4 alineatul (2) din prezentul regulament, controalele financiare la fața locului acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.

Autoritatea responsabilă verifică nivelul ratei de eroare în contribuția Uniunii controlată în conturile anuale menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 pentru exercițiul financiar N.

Autoritatea responsabilă poate reduce sfera de acoperire a controalelor financiare la fața locului în următorul exercițiu financiar N+1, în cazul în care sunt îndeplinite următoarele două condiții:

rata de eroare este mai mică de 2 % din contribuția Uniunii controlată în conturile anuale pentru exercițiul financiar N;

controalele financiare la fața locului, efectuate de la începutul programului național, acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la toate proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale de la începutul programului.

În cazul în care rata de eroare este mai mare de 2 % sau egală cu acest procent din contribuția Uniunii controlată în conturile anuale pentru exercițiul financiar N, autoritatea responsabilă analizează importanța acestei rate de eroare pentru a stabili amploarea și efectele erorilor și pentru a determina dacă rata de eroare este reprezentativă pentru întregul set de plăți declarate. Autoritatea responsabilă aplică măsurile preventive și corective necesare, inclusiv controale suplimentare, și prezintă rezultatele acestei analize în rezumatul anual menționat la articolul 59 alineatul (5) primul paragraf litera (b) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului.

Atunci când efectuează controale operaționale la fața locului, autoritatea responsabilă verifică dacă proiectul în cauză este pus în aplicare în conformitate cu acordul de grant. În special, aceasta verifică dacă indicatorii raportați de beneficiari sunt fiabili și dacă proiectul se desfășoară fără întârzieri nejustificate.

Controalele operaționale la fața locului efectuate în exercițiul financiar N acoperă cel puțin 20 % din numărul proiectelor puse în aplicare în cursul exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt declarate în conturile anuale corespunzătoare, menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014. Dacă acest procent minim nu poate fi atins în cursul exercițiului financiar N din cauza pandemiei de COVID-19, controalele care nu au fost efectuate în cursul exercițiului financiar N se efectuează într-o etapă ulterioară a perioadei de programare.

Autoritatea responsabilă efectuează controale la fața locului pe un eșantion de proiecte reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte, operațiuni, beneficiari și moduri de punere în aplicare. Eșantionul ține seama de eventualii factori de risc, precum și de aspectele legate de raportul costuri-beneficii aferente controalelor.

Autoritatea responsabilă întocmește un raport privind fiecare control administrativ și fiecare control la fața locului, furnizând următoarele informații:

datele complete de identificare ale proiectului și ale acordului de grant corespunzător;

numele și semnătura persoanei care a efectuat controlul;

numele beneficiarului;

tipul controalelor (administrative, financiare sau operaționale la fața locului sau o combinație);

în cazul în care este necesar, domeniul de aplicare al controlului;

cheltuielile care intră în domeniul de aplicare al controlului și cheltuielile (eșantionul) verificat(e) efectiv;

valoarea cheltuielilor considerate neeligibile; precum și

o descriere a principalelor constatări, a deficiențelor, a erorilor și neregulilor, a controalelor și a analizelor suplimentare efectuate, a recomandărilor și măsurilor corective propuse, precum și a reacției beneficiarului.

Raportul de control poate fi prezentat sub forma unei liste de verificare.

În cazul în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, astfel cum se menționează la articolul 8 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014, controalele administrative și controalele la fața locului menționate la articolele 1 și 2 din prezentul regulament se efectuează de către o entitate sau o persoană independentă din punct de vedere funcțional de entitățile sau persoanele care gestionează proiectele.

Autoritatea responsabilă se asigură că toate evidențele, documentele și metadatele referitoare la cheltuielile declarate și la veniturile alocate, precum și la auditurile și controalele efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei (inclusiv a OLAF) și a Curții de Conturi Europene timp de cel puțin patru ani după exercițiul financiar în care s-a declarat plata finală.

În cazul în care autoritatea responsabilă în cauză identifică unele nereguli, documentele justificative menționate la alineatul (1) sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin trei ani după exercițiul în care sumele în cauză au fost recuperate integral de la beneficiar și creditate către programul național.

În cazul în care se lansează o procedură de verificare a conformității, astfel cum se menționează la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, documentele justificative menționate la alineatul (1) al prezentului articol sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin un an după exercițiul în care s-a încheiat procedura respectivă.

În cazul în care o decizie de conformitate face obiectul unei proceduri judiciare în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene, documentele justificative relevante sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin un an după exercițiul în care s-au încheiat aceste proceduri.

Documentele justificative menționate la alineatele (1), (2), (3) și (4) sunt păstrate la dispoziția Comisiei fie pe suport de hârtie, fie în format electronic.

Statele membre pot să prevadă perioade mai lungi pentru păstrarea documentelor justificative.

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.