Document UE

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE, în special articolul 25,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1920/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 12 decembrie 2006 privind Observatorul European pentru Droguri și Toxicomanie, în special articolele 6 și 9 din acesta,

având în vedere avizul AEPD din 29 mai 2019 și orientările AEPD cu privire la articolul 25 din noul regulament și normele interne,

OEDT își desfășoară activitățile în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1920/2006.

În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, restricționarea aplicării articolelor 14-22, 35 și 36, precum și a articolului 4 din regulamentul respectiv în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-22, trebuie să aibă la bază normele interne care urmează să fie adoptate de OEDT, dacă acestea nu au la bază actele legislative adoptate în baza tratatelor.

Aceste norme interne, inclusiv dispozițiile sale privind evaluarea necesității și a proporționalității unei restricții, nu trebuie să se aplice în cazul în care un act legislativ adoptat în temeiul tratatelor prevede o restricționare a drepturilor persoanelor vizate.

În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, OEDT analizează dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în regulamentul menționat.

În cadrul funcționării sale administrative, OEDT poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare, activități preliminare privind cazuri de eventuale nereguli raportate la OLAF, poate prelucra cazuri de avertizare în interes public, proceduri (oficiale și neoficiale) de hărțuire, poate trata plângeri interne și externe, poate desfășura audituri interne, investigații prin responsabilul cu protecția datelor, conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, precum și investigații interne de securitate (IT).

OEDT prelucrează mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date concrete (date obiective, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul) și/sau date calitative (date subiective referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date referitoare la sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).

OEDT, reprezentată de directorul său, îndeplinește rolul de operator de date, fără a ține seama de delegarea ulterioară a rolului de operator în cadrul OEDT, prin care se reflectă responsabilitățile operaționale pentru operațiuni specifice de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal sunt stocate în condiții de siguranță într-un mediu electronic sau pe hârtie pentru a preveni accesul ilegal la acestea sau transferul lor către persoane care nu au nevoie să le cunoască. Datele cu caracter personal prelucrate sunt păstrate doar atâta timp cât este necesar și adecvat în scopurile pentru care sunt prelucrate datele pentru perioada specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele OEDT.

Normele interne trebuie să se aplice tuturor operațiunilor de prelucrare realizate de OEDT în desfășurarea anchetelor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare legate de cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, a procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) privind cazurile de hărțuire, a tratării plângerilor interne și externe, a desfășurării auditurilor interne, a investigațiilor desfășurate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725, a investigațiilor de securitate (IT) gestionate pe plan intern sau cu implicare externă (de exemplu, CERT-UE).

Ele trebuie să se aplice în cadrul operațiunilor de prelucrare efectuate înainte de demararea procedurilor menționate mai sus, în timpul acestor proceduri, precum și în timpul monitorizării rezultatelor procedurilor. De asemenea, trebuie să includă asistența și cooperarea furnizate de OEDT autorităților naționale și organizațiilor internaționale în afara anchetelor administrative.

În cazurile în care se aplică aceste norme interne, OEDT trebuie să ofere justificări, explicând de ce restricțiile sunt necesare și adecvate într-o societate democratică și să respecte esența drepturilor și libertăților fundamentale.

În acest cadru general, OEDT are obligația de a respecta, în cea mai mare măsură posibilă, drepturile fundamentale ale persoanelor vizate în timpul procedurilor de mai sus, în special pe cele referitoare la dreptul de furnizare de informații, de acces și de rectificare, dreptul de ștergere a datelor, de restricționare a prelucrării lor, dreptul de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării, potrivit dispozițiilor Regulamentului (UE) 2018/1725.

Cu toate acestea, este posibil ca OEDT să aibă obligația de a restricționa informarea persoanei vizate și alte drepturi ale persoanei vizate pentru a proteja în special investigațiile proprii, investigațiile și procedurile altor autorități publice, precum și drepturile altor persoane legate de investigațiile sale sau de alte proceduri.

Astfel, OEDT poate restricționa informarea în scopul protejării investigației și a drepturilor și libertăților fundamentale ale altor persoane vizate.

OEDT trebuie să urmărească periodic dacă se aplică condițiile care justifică restricția și să ridice restricția în măsura în care nu se mai aplică.

Operatorul de date trebuie să informeze responsabilul cu protecția datelor în momentul amânării și pe durata reviziilor,

Prezenta decizie stabilește normele referitoare la condițiile în care OEDT, în cadrul general al procedurilor sale prevăzute la alineatul (2), poate restricționa aplicarea drepturilor consacrate la articolele 14-21, 35 și 36, precum și la articolul 4, cu respectarea articolului 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

În cadrul funcționării administrative a OEDT, prezenta decizie se aplică operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal de OEDT, în următoarele scopuri: desfășurarea investigațiilor administrative, a procedurilor disciplinare, a activităților preliminare legate de cazurile de eventuale nereguli raportate la OLAF, prelucrarea procedurilor de avertizare în interes public, a procedurilor (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire, prelucrarea reclamațiilor interne și externe, desfășurarea auditurilor interne, a investigațiilor desfășurate de RPD conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a investigațiilor de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

Categoriile de date în discuție sunt date concrete (date obiective, cum ar fi date de identificare, date de contact, date profesionale, detalii administrative, date primite din surse specifice, date privind comunicațiile electronice și privind traficul) și/sau date calitative (date subiective referitoare la caz, cum ar fi datele obținute din raționamente, date comportamentale, evaluări, date privind performanța și conduita și date despre sau prezentate în legătură cu obiectul procedurii sau al activității).

În momentul în care își exercită atribuțiile cu privire la drepturile persoanelor vizate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, OEDT analizează dacă se aplică vreuna dintre excepțiile prevăzute în regulamentul menționat.

Sub rezerva condițiilor prevăzute în prezenta decizie, restricțiile pot fi aplicabile următoarelor drepturi: de furnizare de informații persoanelor vizate, dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de comunicare a unei încălcări a securității datelor cu caracter personal către persoana vizată sau dreptul la confidențialitatea comunicării.

Garanțiile instituite pentru a evita încălcarea securității datelor, scurgerile de date sau divulgarea lor neautorizată sunt următoarele:

documentele pe hârtie se păstrează în dulapuri securizate și sunt accesibile doar personalului autorizat;

toate datele electronice se stochează într-o aplicație informatică securizată conform standardelor de securitate ale OEDT, precum și în dosare electronice specifice, la care are acces doar personalul autorizat. Se acordă niveluri corespunzătoare de acces în mod individual;

baza de date este protejată cu parolă într-un sistem sign-on unic și este conectată automat la ID-ul de utilizator și la parolă. Înlocuirea utilizatorilor este strict interzisă. Evidențele electronice se păstrează în condiții de siguranță, pentru a garanta confidențialitatea datelor pe care le conțin;

toate persoanele care au acces la date se supun obligației de confidențialitate.

Operatorul pentru prelucrarea datelor este OEDT, reprezentată de directorul său, care poate delega funcția de operator de date. Persoanele vizate vor fi informate cu privire la operatorul de date delegat prin intermediul unor notificări privind protecția datelor sau al unor evidențe publicate pe site-ul și/sau pe intranetul OEDT.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal la care se face referire la articolul 1 alineatul (3) nu va fi mai lungă decât este necesar și adecvat în scopul în care se prelucrează datele. În orice caz, aceasta nu va fi mai lungă decât perioada de păstrare specificată în notificările privind protecția datelor, în declarațiile de confidențialitate sau în evidențele la care se face referire la articolul 5 alineatul (1).

În cazul în care are în vedere aplicarea unei restricții, OEDT apreciază riscul pentru drepturile și libertățile persoanei vizate, în special în raport cu riscul pentru drepturile și libertățile altor persoane vizate și cu riscul de anulare a efectului investigațiilor sau al procedurilor OEDT, de exemplu prin distrugerea probelor. Riscurile pentru drepturile și libertățile persoanei vizate se referă în primul rând la riscurile reputaționale și la riscurile pentru dreptul la apărare și pentru dreptul de a fi ascultat, fără a se limita însă la acestea.

OEDT aplică eventualele restricții doar pentru a garanta:

prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a infracțiunilor sau executarea sancțiunilor penale, inclusiv protejarea împotriva amenințărilor la adresa securității publice și prevenirea acestora;

alte obiective importante de interes public general ale Uniunii sau ale unui stat membru, în special obiectivele politicii externe și de securitate comune ale Uniunii sau un interes economic sau financiar important al Uniunii sau al unui stat membru, inclusiv în domeniile monetar, bugetar și fiscal și în domeniul sănătății publice și al securității sociale;

securitatea internă a instituțiilor și a organelor Uniunii, inclusiv a rețelelor de comunicații electronice ale acestora;

protecția independenței judiciare și a procedurii jurisdicționale;

prevenirea, investigarea, depistarea și urmărirea penală a încălcării etice în cazul profesiilor reglementate;

o funcție de monitorizare, inspecție sau reglementară legată, chiar și ocazional, de exercitarea autorității oficiale în cazurile menționate la literele (a)-(c);

protecția persoanei vizate sau a drepturilor și libertăților altor persoane.

În aplicarea specifică a scopurilor descrise la alineatul (1) de mai sus, OEDT poate aplica restricții în ceea ce privește schimbul de date cu caracter personal cu serviciile Comisiei sau cu alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, cu autorități competente ale statelor membre sau cu țări terțe sau organizații internaționale, în următoarele situații:Înainte de a aplica restricții în situațiile menționate la literele (a) și (b) din primul paragraf, OEDT consultă serviciile Comisiei, instituțiile, organele, agențiile, oficiile relevante ale Uniunii sau autoritățile competente ale statelor membre, cu excepția cazului în care OEDT are certitudinea că aplicarea unei restricții este prevăzută de unul dintre actele menționate la literele respective.

în cazul în care exercitarea drepturilor și a obligațiilor respective ar putea fi restricționată de serviciile Comisiei sau de alte instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii, în baza altor acte prevăzute la articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau în conformitate cu capitolul IX din regulamentul respectiv sau cu actele de instituire a altor instituții, organe, agenții și oficii ale Uniunii;

în cazul în care exercitarea drepturilor și obligațiilor respective ar putea fi restricționată de autoritățile competente ale statelor membre în baza actelor menționate la articolul 23 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului sau în conformitate cu alte măsuri naționale de transpunere a articolului 13 alineatul (3), a articolului 15 alineatul (3) sau a articolului 16 alineatul (3) din Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului;

în cazul în care exercitarea respectivelor drepturi și obligații ar putea periclita cooperarea OEDT cu țări terțe sau cu organizații internaționale în cadrul îndeplinirii sarcinilor sale.

Orice restricție este necesară și adecvată, având în vedere riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate și respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale într-o societate democratică.

Dacă se analizează aplicarea restricției, se efectuează un test de necesitate și proporționalitate, în baza prezentelor norme. Acesta este documentat printr-o notă de evaluare internă în scopul respectării principiului responsabilității, de la caz la caz.

Restricțiile sunt ridicate imediat ce circumstanțele care le justifică nu mai sunt aplicabile, în special, în cazul în care se consideră că exercitarea dreptului restricționat nu ar mai anula efectul restricției impuse sau ar aduce atingere drepturilor sau libertăților altor persoane vizate.

OEDT informează, fără întârzieri nejustificate, responsabilul cu protecția datelor al OEDT (RPD), ori de câte ori operatorul restricționează aplicarea drepturilor persoanelor vizate sau prelungește restricția, în conformitate cu prezenta decizie. Operatorul acordă responsabilului cu protecția datelor acces la evidențele care cuprind evaluarea necesității și a proporționalității restricției și documentează data implicării responsabilului cu protecția datelor în diferite proceduri.

RPD îi poate solicita operatorului, în scris, reexaminarea aplicării restricțiilor. Operatorul informează RPD în scris cu privire la rezultatul revizuirii solicitate.

Operatorul informează RPD la ridicarea restricției.

În cazuri justificate în mod corespunzător și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la furnizarea de informații poate fi restricționat de către operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare:OEDT include în notificările privind protecția datelor declarații de confidențialitate sau evidențe în sensul articolului 31 din Regulamentul (UE) 2018/1725, publicate pe site-ul său și/sau pe intranet, prin care informează persoanele vizate cu privire la drepturile lor în cadrul unei proceduri date, precum și informații referitoare la eventuala restricționare a acestor drepturi. Informațiile includ drepturile care pot fi restricționate, motivele restricționării și posibila durată a acesteia.

efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare;

activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF;

proceduri de avertizare în interes public;

proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire;

prelucrarea reclamațiilor interne și externe;

audituri interne;

investigații efectuate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725;

investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

Fără a aduce atingere dispozițiilor alineatului (3), OEDT, atunci când este proporțional, informează, de asemenea, în mod individual, toate persoanele vizate care sunt considerate persoane interesate în acea operațiune de prelucrare, cu privire la drepturile lor legate de restricțiile prezente sau viitoare, fără întârzieri nejustificate și în scris.

În cazurile în care OEDT restricționează, integral sau parțial, furnizarea de informații către persoanele vizate menționate la alineatul (2), aceasta consemnează motivele restricționării, temeiul legal în conformitate cu articolul 3 din prezenta decizie, inclusiv o evaluare a necesității și proporționalității restricției.

Restricția menționată la alineatul (3) continuă să se aplice atâta timp cât motivele care o justifică rămân aplicabile.

În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la acces poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și proporțional:Când persoanele vizate solicită acces la datele lor cu caracter personal prelucrate în contextul unuia sau al mai multor cazuri specifice, sau solicită să aibă acces la o anumită operațiune de prelucrare, în conformitate cu articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, evaluarea cererii de către OEDT se limitează la aceste date cu caracter personal.

efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare;

activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF;

proceduri de avertizare în interes public;

proceduri (oficiale și neoficiale) în cazuri de hărțuire;

prelucrarea reclamațiilor interne și externe;

audituri interne;

investigații efectuate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725;

investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

În cazul în care OEDT restricționează, integral sau parțial, dreptul de acces menționat la articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta ia următoarele măsuri:Furnizarea informațiilor menționate la litera (a) poate fi amânată, omisă sau refuzată, dacă aceasta ar anula efectul restricției în conformitate cu articolul 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725.OEDT reexaminează aplicarea restricției o dată la șase luni de la adoptarea sa, precum și la încheierea investigației relevante. Ulterior, operatorul monitorizează necesitatea de a menține restricția o dată la șase luni.

informează persoana vizată, în răspunsul său la cerere, cu privire la restricția aplicată și la principalele motive ale acesteia, precum și la posibilitatea de a depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor sau de a introduce o cale de atac în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene;

documentează într-o notă de evaluare internă motivele restricționării, inclusiv o evaluare a necesității și proporționalității restricției și a duratei sale.

Aceste evidențe se înregistrează. După caz, se înregistrează și documentele care conțin elementele de fapt și de drept subiacente. La cerere, acestea se pun la dispoziția Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul de a rectifica și a șterge datele și dreptul de a restricționa prelucrarea lor pot fi restricționate de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat:

efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare;

activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF;

proceduri de avertizare în interes public;

proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire;

prelucrarea reclamațiilor interne și externe;

audituri interne;

investigații efectuate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725;

investigații de securitate (TI) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

În cazul în care OEDT restricționează, integral sau parțial, aplicarea dreptului de a rectifica și de a șterge datele și a dreptului de a restricționa prelucrarea datelor, menționat la articolul 18, articolul 19 alineatul (1) și articolul 20 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta ia măsurile prevăzute la articolul 6 alineatul (2) din prezenta decizie și consemnează înregistrarea în conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din respectiva decizie.

În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la informare cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat:

efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare;

activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF;

proceduri de avertizare în interes public;

proceduri (oficiale și neoficiale) în cazurile de hărțuire;

prelucrarea reclamațiilor interne și externe;

audituri interne;

investigații efectuate de responsabilul cu protecția datelor conform articolului 45 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725;

investigații de securitate (IT) gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

În cazuri justificate și în condițiile stabilite în prezenta decizie, dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice poate fi restricționat de operator în contextul următoarelor operațiuni de prelucrare, dacă este necesar și adecvat:

efectuarea investigațiilor administrative și a procedurilor disciplinare;

activități preliminare legate de cazuri ale unor eventuale nereguli raportate la OLAF;

proceduri de avertizare în interes public;

proceduri oficiale în cazurile de hărțuire;

prelucrarea reclamațiilor interne și externe;

investigații de securitate gestionate pe plan intern sau cu implicare din exterior (de exemplu, CERT-UE).

În cazul în care OEDT restricționează informarea unei persoane vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal sau confidențialitatea comunicațiilor electronice, așa cum se menționează la articolele 35 și 36 din Regulamentul (UE) 2018/1725, aceasta consemnează și înregistrează motivele restricționării în conformitate cu articolul 5 alineatul (3) din prezenta decizie. Se aplică articolul 5 alineatul (4) din prezenta decizie.

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Adoptată la Lisabona, 28 iunie 2019.Pentru Consiliul de administrațiePreședinteleLaura d’Arrigo