Decizia de punere în aplicare (UE) 2015/219 a Comisiei din 29 ianuarie 2015 de înlocuire a anexei la Decizia de punere în aplicare 2013/115/UE privind Manualul SIRENE și alte măsuri de punere în aplicare a Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II) [notificată cu numărul C(2015) 326]

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 decembrie 2006 privind instituirea, funcționarea și utilizarea Sistemului de Informații Schengen din a doua generație (SIS II), în special articolul 8 alineatul (4), articolul 9 alineatul (1), articolul 20 alineatul (3), articolul 22 litera (a), articolul 36 alineatul (4) și articolul 37 alineatul (7),

având în vedere Decizia 2007/533/JAI a Consiliului din 12 iunie 2007 privind înființarea, funcționarea și utilizarea Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II), în special articolul 8 alineatul (4), articolul 9 alineatul (1), articolul 20 alineatul (4), articolul 22 litera (a), articolul 51 alineatul (4) și articolul 52 alineatul (7),

după consultarea Autorității Europene pentru Protecția Datelor,

Sistemul de Informații Schengen de a doua generație (SIS II) a început să funcționeze la 9 aprilie 2013. Acesta conține informații suficiente care permit identificarea unei persoane sau a unui obiect și acțiunea care trebuie întreprinsă. În plus, pentru ca SIS II să funcționeze în mod eficace, statele membre fac schimb de informații suplimentare referitoare la semnalări. Acest schimb de informații suplimentare este efectuat de birourile SIRENE.

Pentru a facilita activitatea birourilor SIRENE și a utilizatorilor SIS II implicați în operațiuni SIRENE în activitatea lor zilnică, în 2008 a fost adoptat un Manual SIRENE prin intermediul unui instrument juridic aferent fostului prim pilon, și anume Decizia 2008/333/CE a Comisiei, precum și al unui instrument aferent fostului al treilea pilon, și anume Decizia 2008/334/JAI a Comisiei. Deciziile respective au fost înlocuite de Decizia de punere în aplicare 2013/115/UE a Comisiei în scopul de a reflecta mai bine necesitățile operaționale ale utilizatorilor și ale personalului implicat în operațiuni SIRENE, de a îmbunătăți coerența procedurilor de lucru și de a asigura faptul că normele tehnice corespund stadiului actual al tehnologiei.

După primul an de funcționare a SIS II, este necesar să se modifice Decizia de punere în aplicare 2013/115/UE pentru a reflecta noile provocări și cerințe operaționale, precum și pentru a furniza dispoziții mai clare în unele domenii legate de prelucrarea datelor din SIS II. Acest lucru ar trebui să sporească securitatea juridică și să consolideze și mai mult drepturile fundamentale.

În temeiul articolului 29 alineatul (1) și al articolului 30 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 și al articolului 44 alineatul (1) și al articolului 45 alineatul (1) din Decizia 2007/533/JAI, o semnalare introdusă în SIS II se păstrează numai pe perioada necesară realizării scopurilor pentru care a fost introdusă. Având în vedere practicile divergente ale statelor membre cu privire la definirea momentului în care o semnalare își realizează scopul, este oportun să se stabilească criterii detaliate pentru fiecare categorie de semnalări pentru a stabili momentul în care aceasta ar trebui să fie ștearsă din SIS II.

Regatul Unit nu participă la Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 și, ca urmare, nu poate efectua căutări și nu poate introduce semnalări privind refuzul intrării sau interdicția de ședere referitoare la resortisanți ai țărilor terțe. Cu toate acestea, Regatul Unit are în continuare obligația de a respecta normele privind compatibilitatea și prioritatea tuturor categoriilor de semnalări, deoarece SIS II este un sistem unic. Prin urmare, este necesar să se definească procedura de consultare în cazul în care există o presupusă incompatibilitate între o semnalare emisă de Regatul Unit și o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere emisă de un alt stat membru.

Este indispensabil să se prevadă o nouă procedură accelerată pentru schimbul de informații privind semnalările referitoare la controalele discrete și specifice pentru a aborda o posibilă creștere a amenințării reprezentate de unele persoane, implicate în acte de terorism sau în infracțiuni grave, care necesită o acțiune imediată din partea autorităților competente. Este necesar să se indice utilizatorilor finali dacă un document utilizat în scopuri de călătorie a fost anulat de autoritățile naționale emitente pentru a asigura confiscarea unor astfel de documente. Pentru a oferi instrucțiuni utilizatorilor finali cu privire la raportarea accelerată și documentele anulate utilizate în scopuri de călătorie, apendicele 2 ar trebui modificat.

Anumite proceduri detaliate ar trebui revizuite în vederea armonizării practicilor naționale. Ținând seama de faptul că amprentele digitale și fotografiile trebuie adăugate la semnalări de îndată ce acestea sunt disponibile sau pot fi atașate la formulare pentru a le furniza statului membru semnalant, dispoziția privind procedurile SIRPIT și apendicele 5 ar trebui eliminate.

Ar trebuie să se colecteze informații statistice referitoare la intervențiile persoanei de contact SIRENE din fiecare birou SIRENE, pentru a se putea evalua mai bine eficiența acestora. În acest scop, fostul apendice 6 ar trebui modificat.

Dispozițiile privind protecția datelor cu caracter personal și securitatea datelor în SIS II sunt prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 și în Decizia 2007/533/JAI. În lipsa unor dispoziții specifice în Regulamentul (CE) nr. 1987/2006, în cazul schimbului de informații suplimentare în legătură cu semnalările bazate pe articolul 24 din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 ar trebui să se aplice Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului. În lipsa unor dispoziții specifice în Decizia 2007/533/JAI, în cazul schimbului de informații suplimentare referitoare la toate celelalte semnalări ar trebui să se aplice Decizia-cadru 2008/977/JAI a Consiliului.

Având în vedere că Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 se întemeiază pe acquis-ul Schengen, Danemarca, în conformitate cu articolul 5 din Protocolul privind poziția Danemarcei anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, a notificat, prin scrisoarea din 15 iunie 2007, transpunerea acquis-ului în legislația sa națională. Danemarca participă la Decizia 2007/533/JAI. Prin urmare, Danemarca are obligația de a pune în aplicare prezenta decizie.

Regatul Unit participă la prezenta decizie în măsura în care aceasta nu privește schimbul de informații suplimentare în legătură cu articolele 24 și 25 din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006, în conformitate cu articolul 5 din Protocolul privind acquis-ul Schengen integrat în cadrul Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, și în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) din Decizia 2000/365/CE a Consiliului.

Irlanda participă la prezenta decizie în măsura în care aceasta nu privește schimbul de informații suplimentare în legătură cu articolele 24 și 25 din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006, în conformitate cu articolul 5 din Protocolul privind acquis-ul Schengen integrat în cadrul Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, și în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Decizia 2002/192/CE a Consiliului.

În ceea ce privește Ciprul, prezenta decizie constituie un act care este întemeiat pe acquis-ul Schengen sau care se referă la acesta, în sensul articolului 3 alineatul (2) din Actul de aderare din 2003.

În ceea ce privește Croația, prezenta decizie constituie un act întemeiat pe acquis-ul Schengen sau conex acestuia, în sensul articolului 4 alineatul (1) din Actul de aderare din 2012.

În ceea ce privește Islanda și Norvegia, prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului încheiat de Consiliul Uniunii Europene și Republica Islanda și Regatul Norvegiei privind asocierea acestora din urmă la implementarea, aplicarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care se încadrează în domeniul menționat la articolul 1 punctul G din Decizia 1999/437/CE a Consiliului.

În ceea ce privește Elveția, prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană cu privire la asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care se încadrează în domeniul menționat la articolul 1 punctul G din Decizia 1999/437/CE, coroborat cu articolul 4 alineatul (1) din Decizia 2004/860/CE a Consiliului.

În ceea ce privește Principatul Liechtenstein, prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Protocolului între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein privind aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul dintre Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în practică, aplicarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care se încadrează în domeniul menționat la articolul 1 punctul G din Decizia 1999/437/CE, coroborat cu articolul 3 din Decizia 2011/350/UE a Consiliului.

Măsurile prevăzute în prezenta decizie sunt conforme cu avizul comitetului instituit în temeiul articolului 51 din Regulamentul (CE) nr. 1987/2006 și cu articolul 67 din Decizia 2007/533/JAI,

Anexa la Decizia de punere în aplicare 2013/115/UE se înlocuiește cu textul din anexa la prezenta decizie.

Apendicele 2 la anexa la Decizia de punere în aplicare 2013/115/UE se aplică până la 31 ianuarie 2015.

Apendicele 2 la anexa din anexa la prezenta decizie intră în vigoare la 1 februarie 2015.

Prezenta decizie se adresează statelor membre.

Adoptată la Bruxelles, 29 ianuarie 2015.Pentru ComisieDimitris AvramopoulosMembru al Comisiei

ANEXĂ

ANEXĂ

Manualul SIRENE și alte dispoziții de aplicare a Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II)

CUPRINS

INTRODUCERE

Spațiul Schengen

La data de 14 iunie 1985, guvernele Regatului Belgiei, Republicii Federale Germania, Republicii Franceze, Marelui Ducat al Luxemburgului și Regatului Țărilor de Jos au semnat la Schengen, o localitate din Luxemburg, un acord care avea drept obiectiv să permită […] libera trecere a frontierelor interne de către toți resortisanții statelor membre și […] libera circulație a mărfurilor și a serviciilor.

La data de 19 iunie 1990, cele cinci țări fondatoare au semnat Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen, iar acestora li s-au alăturat ulterior Republica Italiană, la data de 27 noiembrie 1990, Regatul Spaniei și Republica Portugheză, la data de 25 iunie 1991, Republica Elenă, la data de 6 noiembrie 1992, Republica Austria, la data de 28 aprilie 1995, precum și Regatul Danemarcei, Regatul Suediei și Republica Finlanda, la data de 19 decembrie 1996.

JO L 239, 22.9.2000, p. 19.

În consecință, de la data de 26 martie 1995, acquis-ul Schengen s-a aplicat pe deplin în Belgia, Germania, Franța, Luxemburg, Țările de Jos, Spania și Portugalia. De la data de 31 martie 1998, în Austria și în Italia; de la data de 26 martie 2000, în Grecia și, în fine, de la data de 25 martie 2001, acquis-ul Schengen a fost pe deplin aplicabil în Norvegia, Islanda, Suedia, Danemarca și Finlanda.

Decizia Comitetului executiv din 22 decembrie 1994 privind intrarea în vigoare a de punere în aplicare a Acordului Schengen din 19 iunie 1990 [(SCH/Com-ex (94)29 rev. 2] (JO L 239, 22.9.2000, p. 130).

Deciziile Comitetului executiv din 7 octombrie 1997 [SCH/Com-ex 97(27) rev. 4] pentru Italia și [SCH/Com-ex 97(28) rev. 4] pentru Austria.

Decizia 1999/848/CE a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind aplicarea integrală a acquis-ului Schengen pe teritoriul Greciei (JO L 327, 21.12.1999, p. 58).

Decizia 2000/777/CE a Consiliului din 1 decembrie 2000 de punere în aplicare a acquis-ului Schengen în Danemarca, Finlanda și Suedia, precum și în Islanda și Norvegia (JO L 309, 9.12.2000, p. 24).

Regatul Unit și Irlanda participă doar la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE și, respectiv, cu Decizia 2002/192/CE.

În cazul Regatului Unit, dispozițiile la care acesta dorește să participe (cu excepția SIS) sunt aplicabile de la data de 1 ianuarie 2005.

Decizia 2004/926/CE a Consiliului din 22 decembrie 2004 privind punerea în aplicare a unor părți din acquis-ul Schengen de către Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord (JO L 395, 31.12.2004, p. 70).

Acquis-ul Schengen a fost încorporat în cadrul juridic al Uniunii Europene prin intermediul protocoalelor atașate la Tratatul de la Amsterdam în 1999. La data de 12 mai 1999 s-a adoptat o decizie a Consiliului de stabilire a temeiului juridic pentru fiecare dintre dispozițiile sau deciziile care constituie acquis-ul Schengen, în conformitate cu prevederile relevante din Tratatul de instituire a Comunității Europene și din Tratatul privind Uniunea Europeană.

JO C 340, 10.11.1997.

De la data de 1 mai 2004, acquis-ul Schengen, astfel cum este integrat în cadrul juridic al Uniunii Europene prin protocolul anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene (denumit în continuare Protocolul Schengen), și actele adoptate în temeiul acestuia sau care au legătură cu acesta sunt obligatorii pentru Republica Cehă, Republica Estonia, Republica Letonia, Republica Lituania, Ungaria, Republica Malta, Republica Polonă, Republica Slovenia și Republica Slovacia. Aceste state membre au devenit membre cu drepturi depline ale spațiului Schengen la data de 21 decembrie 2007.

Cipru a semnat Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen, însă beneficiază de o derogare în temeiul Actului său de aderare din 2003.

Republica Bulgaria și România au aderat la Uniunea Europeană la data de 1 ianuarie 2007; de la această dată, acquis-ul Schengen și actele adoptate în temeiul acestuia sau care au legătură cu acesta sunt obligatorii pentru cele două state, cu derogările prevăzute în temeiul Actului lor de aderare din 2005.

Croația a aderat la Uniunea Europeană la data de 1 iulie 2013. Aceasta aplică acquis-ul Schengen cu derogarea prevăzută de Actul său de aderare din 2011.

Unele dispoziții ale acquis-ului Schengen se aplică odată cu aderarea la UE a noilor state membre. Alte dispoziții se aplică în statele membre respective numai în temeiul unei decizii a Consiliului în acest sens. În fine, Consiliul adoptă o decizie privind eliminarea controalelor la frontiere, după ce s-a verificat îndeplinirea, în respectivul stat membru, a condițiilor necesare pentru aplicarea tuturor părților din acquis relevante, în conformitate cu procedurile de evaluare Schengen aplicabile și după consultarea Parlamentului European.

Și alte țări europene au aderat la spațiul Schengen. Regatul Norvegiei și Republica Islanda au încheiat, la data de 18 mai 1999, un acord de asociere cu statele membre pentru a fi asociate la Convenția Schengen.

Acordul încheiat de Consiliul Uniunii Europene și Republica Islanda și Regatul Norvegiei privind asocierea acestora din urmă la implementarea, aplicarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen (JO L 176, 10.7.1999, p. 36).

În 2004, Confederația Elvețiană a semnat un acord cu Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană privind asocierea sa la punerea în aplicare, asigurarea respectării și dezvoltarea acquis-ului Schengen, pe baza căruia a devenit membră a spațiului Schengen la data de 12 decembrie 2008.

JO L 370, 17.12.2004, p. 78.

Pe baza Protocolului dintre Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein privind aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul dintre Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, semnat în 2008, Principatul Liechtenstein a devenit membru al spațiului Schengen la data de 19 decembrie 2011.

JO L 160, 18.6.2011, p. 3.

Sistemul de Informații Schengen de a doua generație (SIS II)

SIS II, instituit în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1987/2006 și al Deciziei 2007/533/JAI (Decizia SIS II) privind înființarea, funcționarea și utilizarea Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II) (denumite împreună: instrumentele juridice privind SIS II), precum și al Regulamentului (CE) nr. 1986/2006 al Parlamentului European și al Consiliului, constituie un sistem comun de informații care permite autorităților competente din statele membre să coopereze prin intermediul schimbului de informații și reprezintă un instrument esențial pentru aplicarea dispozițiilor acquis-ului Schengen, astfel cum este integrat în cadrul Uniunii Europene. Aceste instrumente, care se aplică începând cu data de 9 aprilie 2013, au abrogat titlul IV din Convenția de punere în aplicare a Acordului Schengen. SIS II înlocuiește Sistemul de Informații Schengen de primă generație, care a devenit operațional în 1995 și care a fost extins în 2005 și în 2007.

Regulamentul (CE) nr. 1986/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 decembrie 2006 privind accesul la Sistemul de Informații Schengen din a doua generație (SIS II) al serviciilor competente, în statele membre, pentru eliberarea certificatelor de înmatriculare a vehiculelor (JO L 381, 28.12.2006, p. 1).

Scopul SIS II, astfel cum se prevede la articolul 1 din instrumentele juridice privind SIS II, este […] de a asigura un nivel ridicat de securitate în spațiul de libertate, securitate și justiție al Uniunii Europene, inclusiv menținerea siguranței și ordinii publice și garantarea securității pe teritoriul statelor membre, precum și de a aplica dispozițiile părții a treia titlul IV din Tratatul CE (denumit în continuare Tratatul CE), privind circulația persoanelor pe teritoriul acestora, cu ajutorul informațiilor transmise prin intermediul acestui sistem.

În conformitate cu instrumentele juridice privind SIS II, prin intermediul unei proceduri de consultare automatizate, SIS II asigură accesul la semnalări referitoare la persoane și obiecte pentru următoarele autorități:

autoritățile responsabile de controlul la frontieră, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 562/2006 al Parlamentului European și al Consiliului;

Regulamentul (CE) nr. 562/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 15 martie 2006 de instituire a unui Cod comunitar privind regimul de trecere a frontierelor de către persoane (Codul frontierelor Schengen) (JO L 105, 13.4.2006, p. 1).

autoritățile responsabile de efectuarea și coordonarea altor controale polițienești și vamale în interiorul țării;

autoritățile judiciare naționale și autoritățile de coordonare a acestora;

autoritățile responsabile de eliberarea vizelor, autoritățile centrale responsabile de examinarea cererilor de viză, autoritățile responsabile de eliberarea permiselor de ședere și de punerea în aplicare a legislației privind resortisanții țărilor terțe în cadrul aplicării dreptului Uniunii privind circulația persoanelor;

autoritățile responsabile de eliberarea certificatelor de înmatriculare a vehiculelor [în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1986/2006].

În conformitate cu Decizia SIS II, Europol și Eurojust au, de asemenea, acces la anumite categorii de semnalări.

SIS II este alcătuit din următoarele componente:

un sistem central (SIS II central) format din:

o funcție de suport tehnic (CS-SIS) care conține o bază de date (baza de date SIS II);

o interfață națională uniformă (NI-SIS);

un sistem național (N.SIS II) în fiecare stat membru, care constă în sistemele naționale de date care comunică cu SIS II central. Un N.SIS II poate conține un fișier de date (o copie națională) care cuprinde o copie completă sau parțială a bazei de date SIS II;

o infrastructură de comunicare între CS-SIS și NI-SIS care asigură o rețea virtuală criptată pentru datele din SIS II și schimbul de date dintre birourile SIRENE, astfel cum sunt definite mai jos.

BIROURILE SIRENE ȘI INFORMAȚIILE SUPLIMENTARE

Biroul SIRENE

SIS II conține numai informații indispensabile (și anume date privind semnalările) care permit identificarea unei persoane sau a unui obiect și acțiunea necesară care trebuie întreprinsă. În plus, în conformitate cu instrumentele juridice privind SIS II, statele membre fac schimb de informații suplimentare referitoare la semnalare, care sunt necesare pentru punerea în aplicare a anumitor dispoziții prevăzute în instrumentele juridice privind SIS II, precum și pentru funcționarea corespunzătoare a SIS II, la nivel bilateral sau multilateral.

Această structură, creată pentru a realiza schimbul de informații suplimentare, a fost denumită SIRENE, acronim provenind de la definiția în limba engleză a structurii: Supplementary Information Request at the National Entries (Solicitare de informații suplimentare la intrarea pe teritoriul național).

Fiecare stat membru înființează un birou SIRENE național, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) comun din instrumentele juridice privind SIS II. Acesta reprezintă un punct de contact unic pentru statele membre, pe deplin operațional 24 de ore din 24, 7 zile din 7, în scopul de a efectua schimburi de informații suplimentare privind introducerea semnalărilor și de a permite întreprinderea acțiunilor corespunzătoare în cazul în care persoanele și obiectele au fost înregistrate în SIS II și sunt găsite în urma obținerii unui rezultat pozitiv. Printre principalele sarcini ale birourilor SIRENE se numără asigurarea faptului că schimbul tuturor informațiilor suplimentare se efectuează în conformitate cu dispozițiile prezentului Manual SIRENE, astfel cum se prevede la articolul 8 comun din instrumentele juridice privind SIS II, în următoarele scopuri:

Fără a se aduce atingere altor sarcini atribuite birourilor SIRENE în temeiul legislației în domeniu în cadrul cooperării polițienești, de exemplu, în aplicarea Deciziei-cadru 2006/960/JAI a Consiliului din 18 decembrie 2006 privind simplificarea schimbului de informații și date operative între autoritățile de aplicare a legii ale statelor membre ale Uniunii Europene (JO L 386, 29.12.2006, p. 89).

pentru a permite statelor membre să se consulte sau să se informeze reciproc la introducerea unei semnalări (de exemplu, la introducerea semnalărilor în vederea arestării);

în urma obținerii unui rezultat pozitiv, pentru a se putea întreprinde acțiunile corespunzătoare (de exemplu, găsirea de informații care corespund semnalării);

atunci când acțiunea necesară nu poate fi întreprinsă (de exemplu, aplicarea unui indicator de validitate);

atunci când se analizează calitatea datelor din SIS II (de exemplu, atunci când datele au fost introduse în mod ilegal sau sunt incorecte din punct de vedere factual), inclusiv validarea semnalărilor la ieșire și verificarea semnalărilor la intrare, dacă legislația națională prevede acest lucru;

atunci când se analizează compatibilitatea și prioritatea semnalărilor (de exemplu, atunci când se verifică dacă există semnalări multiple);

atunci când are ca obiect drepturile persoanelor vizate, în special dreptul de acces la date.

Statele membre sunt încurajate să organizeze în mod structurat toate organismele naționale responsabile de cooperarea polițienească internațională, inclusiv birourile SIRENE, pentru a preveni conflictele de competență și suprapunerea activităților.

Manualul SIRENE

Manualul SIRENE este un set de instrucțiuni care descriu în mod detaliat normele și procedurile care reglementează schimbul bilateral sau multilateral de informații suplimentare.

Apendicele la Manualul SIRENE

Având în vedere faptul că anumite norme de natură tehnică au un impact direct asupra activității utilizatorilor din statele membre, inclusiv a birourilor SIRENE, este oportun ca normele respective să fie incluse în Manualul SIRENE. Prin urmare, apendicele la prezentul manual conțin, printre altele, norme privind transliterarea, tabele de coduri, formulare pentru transmiterea de informații suplimentare și alte măsuri tehnice de punere în aplicare privind prelucrarea datelor.

Catalogul recomandărilor privind aplicarea corectă a acquis-ului Schengen și bunele practici (Sistemul de Informații Schengen)

Catalogul pune la dispoziția statelor membre recomandări fără caracter obligatoriu din punct de vedere juridic și bune practici din perspectiva experienței. Acesta reprezintă, de asemenea, un instrument de referință pentru evaluarea punerii în aplicare corecte a instrumentelor juridice privind SIS II. În consecință, recomandările catalogului ar trebui să fie respectate, în măsura în care este posibil.

Rolul birourilor SIRENE în cadrul cooperării polițienești din Uniunea Europeană

Schimbul de informații suplimentare nu aduce atingere sarcinilor din domeniul cooperării polițienești internaționale care revin birourilor SIRENE în temeiul legislației naționale de punere în aplicare a altor instrumente juridice ale Uniunii Europene.

Este posibil ca birourilor SIRENE să li se atribuie sarcini suplimentare, în special în temeiul legislației naționale de punere în aplicare a Deciziei-cadru 2006/960/JAI, al articolelor 39 și 46 din Convenția Schengen, în măsura în care acestea nu sunt înlocuite de Decizia-cadru 2006/960/JAI, al articolului 40 sau al articolului 41 din Convenția Schengen ori în cazul în care informațiile se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței juridice reciproce.

În cazul în care un birou SIRENE primește de la un alt birou SIRENE o cerere care, în conformitate cu legislația națională, nu este de competența sa, acesta ar trebui să o transmită imediat autorității competente și să informeze biroul SIRENE solicitant cu privire la acțiunea respectivă. În cazul în care este necesar, acesta ar trebui să acorde sprijin biroului SIRENE solicitant pentru a facilita comunicarea.

Transferul de date și de informații suplimentare din SIS II către țări terțe sau către organizații internaționale

În conformitate cu articolul 39 din Regulamentul SIS II și cu articolul 54 din Decizia SIS II, datele prelucrate în SIS II în aplicarea acestor două instrumente juridice nu se transferă și nici nu se pun la dispoziția unor țări terțe sau a unor organizații internaționale. Această interdicție se aplică transferului de informații suplimentare către țări terțe sau către organizații internaționale. Articolul 55 din Decizia SIS II prevede o derogare de la această regulă generală pentru schimbul de date cu Interpol privind pașapoartele furate, însușite ilegal, pierdute sau anulate, sub rezerva condițiilor prevăzute la articolul respectiv.

Relațiile dintre birourile SIRENE și Europol

Europol are dreptul de a accesa și de a efectua în mod direct căutări în datele introduse în SIS II, în conformitate cu articolele 26, 36 și 38 din Decizia SIS II. Europol poate solicita informații suplimentare statelor membre în cauză, în conformitate cu dispozițiile Deciziei privind Europol. Se recomandă cu fermitate să se stabilească relații de cooperare cu unitatea națională Europol (ENU), în conformitate cu legislația națională, pentru a se asigura faptul că biroul SIRENE este informat despre orice schimb de informații suplimentare între Europol și ENU cu privire la semnalările din SIS II. În cazurile excepționale în care comunicarea la nivel național cu privire la semnalările din SIS II este efectuată de către ENU, acest fapt ar trebui să fie adus la cunoștința tuturor părților la comunicare, în special a biroului SIRENE, pentru evitarea confuziei.

Decizia 2009/371/JAI a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înființarea Oficiului European de Poliție (Europol) (JO L 121, 15.5.2009, p. 37).

Relațiile dintre birourile SIRENE și Eurojust

Membrii naționali ai Eurojust și asistenții acestora au dreptul de a accesa și de a efectua în mod direct căutări în datele introduse în SIS II, în conformitate cu articolele 26, 32, 34 și 38 din Decizia SIS II. Ar trebui să se stabilească relații de cooperare cu aceștia, în conformitate cu legislația națională, pentru a se asigura efectuarea cu ușurință a schimbului de informații în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. În special, biroul SIRENE ar trebui să fie punctul de contact pentru membrii naționali ai Eurojust și pentru asistenții acestora, în vederea obținerii de informații suplimentare referitoare la semnalările din SIS II.

Relațiile dintre birourile SIRENE și Interpol

A se vedea, de asemenea, Catalogul Schengen, recomandări și bune practici.

SIS II nu este menit nici să înlocuiască Interpolul, nici să aibă același rol ca acesta. Deși sarcinile se pot suprapune, principiile de acțiune și de cooperare între statele membre în cadrul Schengen sunt în mod sensibil diferite față de cele din cadrul Interpol. Prin urmare, este necesar să se stabilească la nivel național norme de cooperare între birourile SIRENE și BCN (Birourile Centrale Naționale).

Se aplică următoarele principii:

Prioritatea semnalărilor din SIS II față de semnalările Interpol

În cazul semnalărilor emise de statele membre, semnalările din SIS II și schimbul tuturor informațiilor privind semnalările respective au întotdeauna prioritate față de semnalările și schimbul de informații prin intermediul Interpol. Această dispoziție este deosebit de importantă în cazul în care semnalările sunt incompatibile.

Alegerea canalului de comunicare

Trebuie să se respecte principiul priorității semnalărilor Schengen față de semnalările Interpol emise de statele membre și să se asigure faptul că BCN ale statelor membre respectă acest principiu. Din momentul introducerii semnalării în SIS II, birourile SIRENE asigură toate comunicările legate de aceasta, de scopul introducerii acesteia și de executarea acțiunii care trebuie întreprinsă. În cazul în care un stat membru dorește să schimbe canalul de comunicare, celelalte părți trebuie să fie consultate în prealabil. O astfel de schimbare de canal este posibilă numai în cazuri specifice.

Utilizarea și transmiterea semnalărilor Interpol în statele Schengen

Având în vedere prioritatea semnalărilor din SIS II față de semnalările Interpol, utilizarea semnalărilor Interpol se limitează la cazuri excepționale (și anume, în cazul unor semnalări a căror introducere în SIS II nu este prevăzută nici în instrumentele juridice privind SIS II, nici din punct de vedere tehnic sau în cazul în care nu sunt disponibile toate informațiile necesare creării unei semnalări în SIS II). În spațiul Schengen ar trebui să se evite semnalările paralele în SIS II și prin intermediul Interpol. Semnalările care sunt transmise prin intermediul canalelor Interpol și care acoperă și spațiul Schengen sau părți din acesta conțin următoarea mențiune: cu excepția statelor Schengen.

Obținerea unui rezultat pozitiv și ștergerea unei semnalări

Pentru a garanta îndeplinirea de către biroul SIRENE a rolului de coordonator al verificării calității informațiilor introduse în SIS II, statele membre asigură faptul că birourile SIRENE și BCN se informează reciproc în cazul obținerii de rezultate pozitive și al ștergerii semnalărilor.

Îmbunătățirea cooperării dintre birourile SIRENE și BCN ale Interpol

În conformitate cu legislația sa națională, fiecare stat membru adoptă măsurile corespunzătoare pentru a asigura schimbul eficace de informații la nivel național între biroul său SIRENE și BCN.

Standarde

Standardele care stau la baza cooperării prin intermediul birourilor SIRENE sunt următoarele:

Disponibilitate

Fiecare birou SIRENE este pe deplin operațional 24 de ore pe zi, șapte zile din șapte, pentru a fi în măsură să reacționeze în termenul-limită stabilit, astfel cum se prevede în secțiunea 1.13. Furnizarea de analize, de sprijin și de soluții de natură tehnică și juridică este asigurată, de asemenea, 24 de ore pe zi, șapte zile din șapte.

Continuitate

Fiecare birou SIRENE instituie o structură internă care garantează continuitatea gestionării, a personalului și a infrastructurii tehnice.

Confidențialitate

În temeiul articolului 11 comun din instrumentele juridice privind SIS II, întregului personal SIRENE i se aplică normele naționale relevante privind secretul profesional sau alte obligații echivalente de confidențialitate. Această obligație se aplică, de asemenea, după încetarea mandatului sau contractului de muncă.

Accesibilitate

Pentru îndeplinirea obligației de a furniza informații suplimentare, personalul SIRENE are acces direct sau indirect la toate informațiile naționale relevante și la consiliere de specialitate.

Comunicări

Limba de comunicare

Pentru a se asigura eficiența maximă a comunicării bilaterale între birourile SIRENE, se utilizează o limbă cunoscută de ambele părți.

Schimbul de date între birourile SIRENE

Specificațiile tehnice privind schimbul de informații între birourile SIRENE sunt prevăzute în documentul: Schimbul de date între birourile SIRENE (DEBS). Aceste instrucțiuni trebuie să fie respectate.

Rețea, mesaje și căsuțe poștale electronice

Birourile SIRENE utilizează o rețea virtuală criptată destinată exclusiv datelor din SIS II și schimbului de informații suplimentare între birourile SIRENE, astfel cum se prevede la articolul 4 alineatul (1) litera (c) și la articolul 8 alineatul (1) din instrumentele juridice privind SIS II. Numai în cazul în care acest canal nu este disponibil se pot utiliza alte mijloace de comunicare, securizate în mod adecvat și corespunzătoare. Posibilitatea de a alege canalul de comunicare înseamnă că acesta se stabilește de la caz la caz, în funcție de capacitățile tehnice și de cerințele privind securitatea și calitatea pe care trebuie să le respecte comunicarea.

Mesajele scrise sunt de două tipuri: texte libere și formulare standard. În apendicele 3 se prezintă formularele care fac obiectul schimburilor între birourile SIRENE și se furnizează instrucțiuni privind conținutul prevăzut al câmpurilor, inclusiv dacă acestea sunt sau nu obligatorii.

În rețeaua menționată mai sus există patru căsuțe poștale electronice diferite pentru mesajele cu text liber și formularele SIRENE.

Pentru testare există un al doilea domeniu (testxx.sirenemail2.eu), în care oricare dintre căsuțele poștale electronice din tabelul de mai sus poate fi reprodusă în scopul efectuării de probe, fără a afecta schimbul real de mesaje și mediul fluxului de lucru.

Acest al doilea domeniu există în mediul de preproducție tehnic.

Se aplică normele detaliate privind căsuțele poștale electronice SIRENE și transmiterea formularelor SIRENE descrise în DEBS.

Sistemul de gestionare a fluxului de lucru SIRENE (a se vedea secțiunea 1.12) monitorizează căsuța poștală electronică operațională și cea pentru mesaje (oper și message) în scopul de a detecta formularele primite, e-mailurile conexe și fișierele atașate. Mesajele urgente se trimit numai către căsuța poștală electronică operațională.

Comunicarea în circumstanțe excepționale

În cazul în care canalele de comunicare obișnuite nu sunt disponibile și este necesar, de exemplu, să se trimită formulare standard prin fax, se aplică procedura descrisă în DEBS.

Carnetul de adrese SIRENE (SAB)

Datele de contact ale birourilor SIRENE și informațiile relevante pentru comunicarea și cooperarea între acestea sunt colectate și furnizate în carnetul de adrese SIRENE (SAB). Comisia va actualiza SAB. SAB actualizat este publicat de către Comisie de cel puțin două ori pe an. Fiecare birou SIRENE asigură faptul că:

informațiile din SAB nu sunt divulgate unor terți;

personalul SIRENE cunoaște și utilizează SAB;

orice actualizare a informațiilor din SAB se comunică de îndată Comisiei.

Sistemul de gestionare a fluxului de lucru al birourilor SIRENE

Administrarea eficace a fluxului de lucru al birourilor SIRENE poate fi realizată cel mai bine prin dotarea fiecărui birou SIRENE cu un sistem de gestionare computerizat (sistem de gestionare a fluxului de lucru), care permite un grad ridicat de automatizare în cadrul activității de gestionare a fluxului de lucru zilnic.

Biroul SIRENE poate să aibă la dispoziție, în alt spațiu, un sistem informatic de rezervă și o bază de date de rezervă pentru fluxul său de lucru, în cazurile de urgență gravă apărute la sediul său. De asemenea, ar trebui să asigure într-o măsură suficientă furnizarea de energie electrică și efectuarea comunicațiilor.

Pentru asigurarea unui grad ridicat de disponibilitate a fluxului de lucru SIRENE, ar trebui să furnizeze asistență informatică adecvată.

Termene-limită pentru furnizarea unui răspuns

Biroul SIRENE răspunde în cel mai scurt timp posibil tuturor solicitărilor de informații formulate de celelalte state membre, prin intermediul birourilor lor SIRENE, privind semnalările și procedurile aplicabile în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. În orice caz, se furnizează un răspuns în termen de 12 ore. (A se vedea și secțiunea 1.13.1 privind indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE).

Ordinea priorităților în activitatea zilnică se stabilește în funcție de categoria semnalării și de importanța cazului.

Indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE, inclusiv raportarea urgentă a unui rezultat pozitiv

Formularele SIRENE care trebuie prelucrate în mod prioritar de către biroul SIRENE destinatar pot conține mențiunea URGENT în câmpul 311 (Important Notice – Notă importantă), urmată de motivul urgenței. Acesta se explică în câmpurile corespunzătoare din formularele SIRENE. Se poate folosi și comunicarea sau notificarea telefonică atunci când este necesar să se furnizeze urgent un răspuns.

În cazul în care circumstanțele în care s-a obținut un rezultat pozitiv privind o semnalare impun acest lucru, de exemplu într-o situație de reală urgență sau de importanță semnificativă, biroul SIRENE al statului membru care a găsit informații care corespund semnalării comunică telefonic acest fapt, după caz, biroului SIRENE al statului membru semnalant, după trimiterea unui formular G.

Norme privind transliterarea/transcrierea

Definițiile și normele privind transliterarea și transcrierea sunt prevăzute în apendicele 1. Acestea trebuie să fie respectate în cadrul comunicării între birourile SIRENE (a se vedea și secțiunea 2.10 privind introducerea numelor proprii).

Calitatea datelor

În temeiul articolului 7 alineatul (2) din instrumentele juridice privind SIS II, birourile SIRENE coordonează verificarea calității informațiilor introduse în SIS II. Birourile SIRENE ar trebui să dispună de competența necesară la nivel național pentru a îndeplini acest rol. Prin urmare, ar trebui să se instituie la nivel național o formă corespunzătoare de control al calității datelor, inclusiv o verificare a raportului semnalări/rezultate pozitive și a conținutului datelor.

Pentru ca fiecare birou SIRENE să își poată îndeplini rolul de coordonator al verificării calității datelor, ar trebui să i se furnizeze asistența informatică necesară și să i se acorde drepturile corespunzătoare de acces la sisteme.

Ar trebui să se stabilească standarde naționale pentru formarea utilizatorilor în ceea ce privește principiile și practicile referitoare la calitatea datelor, în cooperare cu biroul național SIRENE. Statele membre pot solicita ca personalul birourilor SIRENE să participe la formarea tuturor autorităților care introduc semnalări, punând accentul pe calitatea datelor și pe maximizarea gradului de utilizare a SIS II.

Arhivare

Fiecare stat membru stabilește condițiile de stocare a informațiilor.

Biroul SIRENE din statul membru care a emis semnalarea pune la dispoziția celorlalte state membre toate informațiile privind propriile sale semnalări, inclusiv o trimitere la decizia care a generat semnalarea.

Arhivele fiecărui birou SIRENE permit un acces rapid la informațiile relevante pentru a se respecta termenele-limită foarte scurte de transmitere a informațiilor.

În conformitate cu articolul 12 alineatul (4) din instrumentele juridice privind SIS II, datele cu caracter personal din dosarele deținute de biroul SIRENE ca urmare a unui schimb de informații sunt păstrate numai pe durata perioadei care este necesară în vederea realizării scopurilor pentru care au fost furnizate. Ca regulă, aceste informații se șterg imediat după ce semnalarea conexă a fost ștearsă din SIS II și, în orice caz, cel mai târziu la un an după ștergerea semnalării conexe. Datele referitoare la o anumită semnalare introdusă de un stat membru sau la o semnalare în legătură cu care s-a întreprins o acțiune pe teritoriul acestuia pot fi însă stocate o perioadă mai îndelungată, în conformitate cu legislația națională.

Informațiile suplimentare trimise de alte state membre se stochează în conformitate cu legislația națională a statului membru destinatar privind protecția datelor. Se aplică, de asemenea, articolul 12 comun din instrumentele juridice privind SIS II, Directiva 95/46/CE și Decizia-cadru 2008/977/JAI.

Informațiile privind cazurile de uzurpare a identității se șterg după ștergerea semnalării căreia îi corespund.

Accesul la arhive se înregistrează, face obiectul controlului și este limitat la personalul desemnat.

Personal

Un personal cu un nivel ridicat de experiență este capabil să lucreze din proprie inițiativă și, astfel, se poate ocupa în mod eficient de cazuri. Prin urmare, este de dorit o fluctuație redusă a personalului, ceea ce necesită susținerea neechivocă a conducerii pentru crearea unui mediu de lucru descentralizat. Statele membre sunt încurajate să ia măsurile corespunzătoare pentru a evita pierderea calificării și a experienței cauzată de fluctuația personalului.

Responsabilii birourilor SIRENE

Responsabilii birourilor SIRENE ar trebui să se întrunească de cel puțin două ori pe an pentru a evalua calitatea cooperării între serviciile lor, pentru a discuta despre măsurile tehnice sau organizatorice necesare în cazul unor dificultăți și pentru a clarifica, după caz, procedurile. Reuniunile responsabililor birourilor SIRENE sunt organizate de statul membru care deține președinția Consiliului Uniunii Europene.

Persoana de contact SIRENE (SIRCoP)

În cazurile în care procedurile standard se dovedesc insuficiente, persoana de contact SIRENE (SIRCoP) se poate ocupa de dosarele a căror evoluție este complexă, problematică sau sensibilă și care pot presupune un anumit grad de asigurare a calității și/sau un contact pe termen mai îndelungat cu un alt birou SIRENE pentru remedierea situației. SIRCoP nu soluționează cazurile urgente, de care, în principiu, se ocupă serviciile de asistență imediată, disponibile 24 de ore din 24, 7 zile din 7.

SIRCoP poate să elaboreze propuneri pentru îmbunătățirea calității și să prezinte opțiuni în vederea soluționării respectivelor situații pe termen mai lung.

Ca regulă generală, o SIRCoP poate fi contactată de o altă SIRCoP numai în timpul programului de lucru.

În cadrul raportării statistice anuale se efectuează o evaluare anuală, astfel cum se prevede în apendicele 5, pe baza următorilor indicatori:

numărul de intervenții SIRCoP pe stat membru;

motivul contactării;

rezultatul intervențiilor pe baza informațiilor disponibile pe durata perioadei de raportare.

Cunoștințe

Personalul birourilor SIRENE are cunoștințe lingvistice care acoperă cât mai multe limbi posibil, iar personalul de serviciu este capabil să comunice cu toate birourile SIRENE.

Personalul are cunoștințele necesare cu privire la:

aspecte juridice naționale, europene și internaționale;

autoritățile naționale de aplicare a legii; și

sistemele judiciare și de gestionare a imigrației de la nivel național și european.

Personalul trebuie să aibă autoritatea necesară pentru a se ocupa în mod independent de orice caz nou.

Operatorii care sunt de serviciu în afara programului de lucru au aceleași competențe, aceleași cunoștințe și aceeași autoritate și ar trebui să aibă posibilitatea de a contacta experți care asigură permanența.

În cadrul biroului SIRENE ar trebui să fie disponibile cunoștințe de specialitate în domeniul juridic care să acopere atât cazurile obișnuite, cât și pe cele excepționale. În funcție de caz, acestea pot fi furnizate de oricare membru al personalului care are pregătirea juridică necesară sau de experți ai autorităților judiciare.

Formare

La nivel național

La nivel național, o formare suficientă asigură faptul că personalul îndeplinește standardele necesare stabilite în prezentul manual. Înainte de a primi autorizația de a prelucra datele stocate în SIS II, personalul beneficiază de o formare corespunzătoare privind normele în domeniul securității și al protecției datelor și este informat cu privire la orice infracțiuni și sancțiuni aplicabile.

La nivel european

Cel puțin o dată pe an se organizează cursuri comune de formare pentru a consolida cooperarea dintre birourile SIRENE, personalul putând astfel să întâlnească colegi din celelalte birouri SIRENE, să facă schimb de informații cu privire la metodele de lucru naționale și să constituie un corpus de cunoștințe omogen și echivalent. De asemenea, cursurile vor permite personalului să devină conștient de importanța muncii pe care o desfășoară și de necesitatea solidarității reciproce în vederea asigurării securității comune a statelor membre.

Activitatea de formare ar trebui să fie pusă în aplicare în conformitate cu Manualul formatorilor SIRENE.

Articolul 3 din Regulamentul (UE) nr. 1077/2011 al Parlamentului European și al Consiliului prevede că Agenția Europeană pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă, în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (agenția) îndeplinește atribuții legate de formarea privind utilizarea tehnică a SIS II, în special pentru personalul SIRENE.

Regulamentul (UE) nr. 1077/2011 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2011 de instituire a Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă, în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (JO L 286, 1.11.2011, p. 1).

Schimburi de personal

În măsura în care este posibil, birourile SIRENE ar trebui să aibă în vedere și organizarea unor schimburi de personal cu alte birouri SIRENE, cel puțin o dată pe an. Aceste schimburi sunt menite să contribuie la îmbunătățirea cunoașterii metodelor de lucru de către personal, să prezinte structura organizatorică a altor birouri SIRENE și să stabilească contacte personale cu colegi din alte state membre.

PROCEDURI GENERALE

Procedurile descrise mai jos se aplică tuturor categoriilor de semnalări. Procedurile specifice fiecărei categorii de semnalări sunt prezentate în secțiunile corespunzătoare ale prezentului manual.

Definiții

se obține un rezultat pozitiv în SIS II atunci când:

un utilizator efectuează o căutare;

căutarea duce la identificarea unei semnalări introduse de un alt stat membru în SIS II;

datele privind semnalarea din SIS II corespund datelor căutării; și

în urma obținerii rezultatului pozitiv, sunt necesare acțiuni suplimentare.

Semnalări multiple [articolul 34 alineatul (6) din Regulamentul SIS II și articolul 49 alineatul (6) din Decizia SIS II]

Un stat membru poate să introducă în SIS II numai o singură semnalare care vizează o persoană sau un obiect.

În consecință, de fiecare dată când este posibil și necesar, semnalările ulterioare privind aceeași persoană sau același obiect rămân disponibile la nivel național pentru a putea fi introduse după încetarea valabilității sau ștergerea primei semnalări.

Este posibil ca mai multe semnalări care au același obiect să fie introduse de state membre diferite. Este esențial ca această situație să nu conducă la confuzii în rândul utilizatorilor și ca aceștia din urmă să cunoască cu precizie măsurile care trebuie luate atunci când se introduce o semnalare și procedura care trebuie urmată în cazul obținerii unui rezultat pozitiv. Prin urmare, se stabilesc proceduri pentru detectarea semnalărilor multiple, precum și ordinea de prioritate pentru introducerea semnalărilor în SIS II.

Acest lucru necesită:

efectuarea de verificări înainte de introducerea unei semnalări pentru a stabili dacă în SIS II există deja o semnalare care are același obiect;

consultarea celorlalte state membre, în cazul în care introducerea unei semnalări generează semnalări multiple incompatibile.

Compatibilitatea semnalărilor

Mai multe state membre pot să introducă o semnalare privind aceeași persoană sau același obiect, dacă semnalările sunt compatibile.

Ordinea priorității semnalărilor

În cazul semnalărilor incompatibile, ordinea priorității semnalărilor privind persoane este următoarea:

arestarea în vederea predării sau a extrădării (articolul 26 din decizie);

refuzul intrării sau interdicția de ședere pe teritoriul Schengen (articolul 24 din regulament);

plasarea sub protecție (articolul 32 din decizie);

controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale specifice (articolul 36 din decizie);

controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale discrete (articolul 36 din decizie);

comunicarea locului unde se află persoana (articolele 32 și 34 din decizie).

Ordinea priorității semnalărilor privind obiecte este următoarea:

folosirea ca probă (articolul 38 din decizie);

confiscarea documentelor de călătorie anulate (articolul 38 din decizie);

confiscarea (articolul 38 din decizie);

controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale specifice (articolul 36 din decizie);

controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale discrete (articolul 36 din decizie).

În cazul în care anumite interese naționale esențiale impun acest lucru, se pot face derogări de la ordinea de prioritate de mai sus, după o consultare între statele membre.

Verificarea incompatibilității și introducerea semnalărilor multiple

Pentru a se evita semnalările multiple incompatibile, este important să se facă o distincție clară între persoanele sau obiectele care au caracteristici similare. Prin urmare, consultarea și cooperarea între birourile SIRENE sunt esențiale și fiecare stat membru stabilește procedurile tehnice corespunzătoare pentru identificarea unor astfel de cazuri înainte de introducerea unei semnalări.

Biroul SIRENE asigură faptul că există numai o singură semnalare în SIS II, în conformitate cu procedura națională, în cazul în care o cerere de introducere a unei semnalări este incompatibilă cu o semnalare introdusă de același stat membru.

Pentru a verifica dacă există semnalări multiple privind aceeași persoană sau același obiect se aplică următoarea procedură:

se compară elementele obligatorii de descriere a identității pentru a verifica existența semnalărilor multiple:

privind o persoană:

numele;

prenumele;

data nașterii;

sexul;

privind un vehicul:

numărul de identificare al vehiculului (NIV);

numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare;

marca;

tipul;

privind o aeronavă:

categoria aeronavei;

numărul de înmatriculare ICAO;

privind o ambarcațiune:

categoria ambarcațiunii;

numărul de corpuri;

numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat);

privind un container:

numărul BIC;

Unele societăți de transport utilizează alte numere de referință. În SIS II se poate introduce un alt număr de serie decât numărul BIC;

în cazul introducerii unei noi semnalări privind un vehicul sau un alt obiect cu număr de identificare sau număr de înmatriculare, a se vedea procedurile prezentate în secțiunea 8.2.1;

în cazul altor obiecte, cele mai potrivite câmpuri în vederea identificării semnalărilor multiple sunt câmpurile obligatorii, toate acestea trebuind să fie utilizate pentru ca sistemul să efectueze o comparare automată.

Procedurile prezentate în secțiunea 8.2.1 (verificarea existenței unor semnalări multiple privind un vehicul) se utilizează pentru a face distincția între alte categorii de obiecte în SIS II, atunci când se constată că două obiecte similare au același număr de serie.

În cazul în care, în urma verificării, se constată că este vorba de două persoane sau obiecte diferite, biroul SIRENE validează cererea de introducere a unei noi semnalări.

Din cauza lipsei de standardizare a numerelor de serie ale obiectelor, este posibil, de exemplu, ca două arme de foc diferite, de mărci diferite, să aibă același număr de serie. În mod similar, este posibil ca un obiect să aibă același număr de serie ca un alt obiect foarte diferit, de exemplu, un document eliberat și un utilaj industrial. În cazul în care se constată că numerele de serie sunt identice, însă obiectele sunt, în mod evident, diferite, nu este necesară consultarea între birourile SIRENE. Utilizatorii pot fi informați asupra posibilității apariției acestei situații. În plus, este posibil ca un obiect, de exemplu un pașaport sau un autoturism, să fie furat și raportat ca furat într-o țară și apoi furtul respectiv să fie raportat în țara de origine. Acest fapt ar putea duce la introducerea a două semnalări privind același obiect. În cazul în care se constată o astfel de situație, aceasta poate fi soluționată de birourile SIRENE vizate.

În cazul în care, în urma verificării existenței unor semnalări multiple, se constată că datele sunt identice și se referă la aceeași persoană sau la același obiect, biroul SIRENE al statului membru care intenționează să introducă o nouă semnalare consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant, dacă semnalările sunt incompatibile.

Pentru a verifica compatibilitatea semnalărilor, se aplică următoarea procedură:

înainte de introducerea unei semnalări, este obligatoriu să se efectueze o verificare menită să asigure faptul că nu există semnalări incompatibile;

dacă există o altă semnalare compatibilă, nu este necesar ca birourile SIRENE să se consulte reciproc. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar să se clarifice dacă semnalarea se referă la aceeași persoană, biroul SIRENE consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând formularul L;

în cazul în care semnalările sunt incompatibile, birourile SIRENE se consultă reciproc, utilizând formularul E, pentru ca, în final, să se introducă o singură semnalare;

semnalările în vederea arestării se introduc imediat, fără a se aștepta rezultatul consultării cu celelalte state membre;

în cazul în care, în urma consultării, se acordă prioritate unei semnalări care este incompatibilă cu semnalările existente, statele membre care au introdus celelalte semnalări le șterg în momentul introducerii noii semnalări. Statele membre soluționează orice divergențe prin intermediul birourilor SIRENE;

statele membre care nu au putut să introducă o semnalare se pot înscrie pentru a fi notificate de CS-SIS cu privire la ștergerea semnalării;

biroul SIRENE al statului membru care nu a putut să introducă semnalarea poate solicita ca biroul SIRENE al statului membru care a introdus semnalarea să îl informeze în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la aceasta.

Situația specială a Regatului Unit și a Irlandei

Regatul Unit și Irlanda nu participă la Regulamentul SIS II, prin urmare, acestea nu pot avea acces la semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere (articolele 24 și 26 din Regulamentul SIS II). Acestea trebuie însă să respecte normele privind compatibilitatea semnalărilor, astfel cum sunt prevăzute în secțiunea 2.2, și, în special, să aplice procedura menționată în secțiunea 2.2.3.

Se aplică următoarea procedură:

în cazul în care Regatul Unit sau Irlanda introduce o semnalare care este potențial incompatibilă cu o semnalare existentă privind refuzul intrării sau interdicția de ședere, în conformitate cu secțiunea 2.2.1, SIS II central notifică acestor două state membre potențiala incompatibilitate, comunicând numai numărul de identificare Schengen al semnalării existente;

în cazul în care se notifică potențiala incompatibilitate a unei semnalări introduse de Regatul Unit sau de Irlanda cu o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere introdusă de un alt stat membru, biroul SIRENE al Regatului Unit sau al Irlandei inițiază o consultare cu statul membru semnalant, utilizând mesaje cu text liber, și șterge semnalarea potențial incompatibilă în timpul consultării;

în funcție de rezultatul consultării, Regatul Unit sau Irlanda poate să reintroducă o semnalare care s-a dovedit a fi compatibilă.

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

În cazul în care, după obținerea unui rezultat pozitiv, utilizatorul are nevoie de informații suplimentare, biroul SIRENE contactează de îndată biroul SIRENE al statului membru semnalant și solicită informațiile necesare. Dacă este cazul, birourile SIRENE acționează ca intermediari între autoritățile naționale, obținând și transmițând informațiile suplimentare relevante pentru semnalarea respectivă.

Cu excepția unor dispoziții contrare, statul membru semnalant este informat cu privire la rezultatul pozitiv și la consecințele acestuia (a se vedea și secțiunea 1.13.1 privind indicarea gradului de urgență).

Se aplică următoarea procedură:

fără a se aduce atingere secțiunii 2.4 din prezentul manual, un rezultat pozitiv privind o persoană sau un obiect care face obiectul unei semnalări se comunică, în principiu, biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizându-se un formular G;

atunci când statului membru semnalant i se notifică obținerea unui rezultat pozitiv, articolul aplicabil din instrumentele juridice privind SIS II se menționează în câmpul 090 din formularul G, inclusiv informațiile suplimentare, dacă este necesar (de exemplu, MINOR).

Formularul G furnizează în câmpul 088 cât mai multe informații posibil cu privire la rezultatul pozitiv, inclusiv cu privire la acțiunile întreprinse. Se pot solicita informații suplimentare statului membru semnalant în câmpul 089;

în cazul în care biroul SIRENE al statului membru executant intenționează să furnizeze informații suplimentare după trimiterea unui formular G, acesta utilizează un formular M;

dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice și menționează orice măsuri speciale pe care solicită să le adopte biroul SIRENE al statului membru executant.

Pentru procedura de raportare a rezultatelor pozitive obținute prin intermediul sistemelor de recunoaștere automată a plăcuțelor de înmatriculare (Automatic Number Plate Recognition – ANPR), a se vedea secțiunea 9.

Imposibilitatea respectării procedurilor în urma obținerii unui rezultat pozitiv (articolul 48 din Decizia SIS II și articolul 33 din Regulamentul SIS II)

În conformitate cu articolul 48 din Decizia SIS II și cu articolul 33 din Regulamentul SIS II, se aplică următoarea procedură:

statul membru care, pe baza tuturor informațiilor disponibile, se află în imposibilitatea certă de a respecta procedura informează statul membru semnalant, prin intermediul biroului său SIRENE, cu privire la faptul că nu este în măsură să întreprindă acțiunea solicitată și precizează motivele în câmpul 083 din formularul H;

statele membre în cauză pot conveni asupra acțiunii care trebuie întreprinsă, în conformitate cu legislația lor națională și cu instrumentele juridice privind SIS II.

Prelucrarea datelor în alt scop decât cel pentru care au fost introduse în SIS II [articolul 46 alineatul (5) din Decizia SIS II]

Datele din SIS II pot fi prelucrate numai în scopurile stabilite pentru fiecare categorie de semnalări.

Cu toate acestea, dacă s-a obținut o autorizare prealabilă din partea statului membru semnalant, datele pot fi prelucrate în alt scop decât cel pentru care au fost introduse, în vederea prevenirii unei amenințări grave iminente la adresa ordinii și securității publice, din motive serioase de securitate națională sau în scopul prevenirii unei infracțiuni grave.

În cazul în care un stat membru intenționează să prelucreze date din SIS II în alt scop decât cel pentru care au fost introduse, schimbul de informații se desfășoară în conformitate cu următoarele norme:

prin intermediul biroului său SIRENE, statul membru care intenționează să utilizeze datele în alt scop expune statului membru semnalant motivele pentru care dorește să facă acest lucru, utilizând un formular I;

statul membru semnalant analizează, în cel mai scurt timp, dacă se poate da curs solicitării și informează, prin intermediul biroului său SIRENE, celălalt stat membru cu privire la decizia sa, utilizând un formular M;

dacă este necesar, statul membru semnalant poate să acorde autorizarea, sub rezerva anumitor condiții privind utilizarea datelor. Această autorizare se trimite utilizându-se un formular M.

După ce statul membru semnalant și-a dat acordul, celălalt stat membru utilizează datele numai în scopul pentru care a solicitat și a obținut autorizarea. Respectivul stat membru ține seama de orice condiții stabilite de statul membru semnalant.

Aplicarea unui indicator de validitate

Introducere

Articolul 24 din Decizia SIS II prevede următoarele cazuri în care un stat membru poate solicita aplicarea unui indicator de validitate:

în cazul în care un stat membru consideră că faptul de a da curs unei semnalări introduse în conformitate cu articolul 26, 32 sau 36 din Decizia SIS II este incompatibil cu legislația sa națională, cu obligațiile sale internaționale sau cu interesele sale naționale vitale, respectivul stat membru poate solicita ulterior ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate pentru ca acțiunea care se întreprinde în baza semnalării să nu se desfășoare pe teritoriul său. Indicatorul de validitate se aplică de biroul SIRENE al statului membru semnalant;

pentru ca statele membre să poată solicita aplicarea unui indicator de validitate la o semnalare emisă în conformitate cu articolul 26, tuturor statelor membre li se notifică automat orice nouă semnalare din categoria respectivă, prin schimb de informații suplimentare;

dacă în unele cazuri deosebit de urgente și de grave un stat membru care a emis o semnalare solicită executarea acțiunii, statul membru care execută semnalarea examinează dacă poate să autorizeze retragerea indicatorului aplicat solicitării sale urgente. Dacă statul membru care execută semnalarea poate face acest lucru, ia măsurile necesare pentru asigurarea faptului că acțiunea care trebuie întreprinsă poate să fie efectuată imediat;

există o procedură alternativă numai pentru semnalările în vederea arestării (a se vedea secțiunea 3.6);

dacă se aplică un indicator de validitate semnalărilor privind persoane dispărute și semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, semnalarea nu apare pe ecran atunci când utilizatorul consultă sistemul;

fără a se aduce atingere secțiunii 3.6.1, un stat membru nu poate solicita aplicarea unui indicator de validitate numai pe baza faptului că un anumit stat membru este statul membru semnalant. Aplicarea indicatorilor de validitate se solicită numai de la caz la caz.

Consultarea statelor membre în vederea aplicării unui indicator de validitate

Se adaugă un indicator de validitate numai la cererea sau cu acordul unui alt stat membru.

Se aplică următoarea procedură:

în cazul în care un stat membru dorește aplicarea unui indicator de validitate, înaintează o cerere statului membru semnalant, utilizând un formular F, și explică din ce motiv solicită acest lucru. În acest scop se utilizează câmpul 071, iar în câmpul 080 se explică motivul aplicării indicatorului de validitate. Pentru alte informații suplimentare privind semnalarea se utilizează câmpul 083;

statul membru semnalant aplică imediat indicatorul de validitate solicitat;

după efectuarea schimbului de informații, în funcție de elementele furnizate în cadrul procesului de consultare de către statul membru care solicită aplicarea indicatorului de validitate, semnalarea va trebui eventual modificată ori ștearsă sau cererea poate fi retrasă, semnalarea rămânând neschimbată.

Cererea de ștergere a unui indicator de validitate

Statele membre înaintează o cerere de ștergere a indicatorului de validitate solicitat anterior de îndată ce motivul în temeiul căruia acesta a fost aplicat nu mai este valabil. Acest lucru se poate întâmpla, în special, dacă legislația națională s-a modificat sau dacă în urma schimbului de informații suplimentare cu privire la caz reiese faptul că circumstanțele menționate la articolul 24 alineatul (1) sau la articolul 25 din Decizia SIS II nu mai există.

Se aplică următoarea procedură:

biroul SIRENE care a solicitat anterior aplicarea indicatorului de validitate solicită biroului SIRENE al statului membru semnalant ștergerea acestuia, folosind un formular F. În acest scop se utilizează câmpul 075. Pentru mai multe informații cu privire la legislația națională se utilizează câmpul 080 și, dacă este cazul, pentru introducerea de informații suplimentare care explică motivul ștergerii indicatorului de validitate și pentru alte informații suplimentare cu privire la semnalare se utilizează câmpul 083;

Pentru punerea în aplicare din punct de vedere tehnic, a se vedea documentul privind schimbul de date între birourile SIRENE, menționat în secțiunea 1.10.2.

biroul SIRENE al statului membru semnalant șterge imediat indicatorul de validitate.

Date care conțin erori de drept sau de fapt (articolul 34 din Regulamentul SIS II și articolul 49 din Decizia SIS II)

În cazul identificării unor date incorecte din punct de vedere factual sau stocate ilegal în SIS II, schimbul de informații suplimentare se desfășoară în conformitate cu normele stabilite la articolul 34 alineatul (2) din Regulamentul SIS II și la articolul 49 alineatul (2) din Decizia SIS II, care prevăd că doar statul membru care a emis semnalarea poate să modifice, să completeze, să corecteze, să actualizeze sau să șteargă datele.

Statul membru care a constatat că datele conțin o eroare sau că au fost stocate ilegal informează statul membru semnalant, prin intermediul biroului său SIRENE, în cel mai scurt timp și nu mai târziu de 10 zile calendaristice de la data la care a luat cunoștință de elementele care indică existența erorii. Schimbul de informații se efectuează utilizându-se un formular J.

în funcție de rezultatul consultărilor, poate fi necesar ca statul membru semnalant să șteargă sau să corecteze datele, în conformitate cu procedurile sale naționale privind corectarea informației respective;

în cazul în care nu se ajunge la un acord în termen de două luni, biroul SIRENE al statului membru care a constat existența erorii sau faptul că datele au fost stocate ilegal sesizează autoritatea competentă din țara sa pentru a înainta cazul Autorității Europene pentru Protecția Datelor, care, împreună cu autoritățile naționale de supraveghere în cauză, acționează ca mediator.

Dreptul de acces la date și de rectificare a acestora (articolul 41 din Regulamentul SIS II și articolul 58 din Decizia SIS II)

Cereri de acces la date sau de rectificare a datelor

Fără a se aduce atingere legislației naționale, în cazul în care este necesar ca autoritățile naționale să fie informate cu privire la o cerere de acces la date sau de rectificare a datelor, schimbul de informații se efectuează conform următoarelor norme:

fiecare birou SIRENE aplică legislația sa națională privind dreptul de acces la datele personale. După caz și în conformitate cu legislația aplicabilă, birourile SIRENE fie transmit autorităților naționale competente cererile pe care le primesc având ca obiect accesul la date sau rectificarea datelor, fie hotărăsc cu privire la aceste cereri în limita domeniului lor de competență;

în cazul în care autoritățile naționale competente solicită acest lucru, birourile SIRENE ale statelor membre în cauză transmit, în conformitate cu legislația lor națională, informații privind exercitarea dreptului de acces la date.

Schimbul de informații privind cererile de acces la semnalările emise de alte state membre

Informațiile privind cererile de acces la semnalările introduse în SIS II de un alt stat membru se comunică prin intermediul birourilor naționale SIRENE, utilizându-se un formular K pentru persoane sau un formular M pentru obiecte.

Se aplică următoarea procedură:

cererea de acces este transmisă biroului SIRENE al statului membru semnalant în cel mai scurt timp, astfel încât să se poată pronunța asupra acesteia;

biroul SIRENE al statului membru semnalant informează cu privire la poziția sa biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

răspunsul biroului SIRENE al statului membru semnalant ține seama de eventualele termene-limită pentru prelucrarea cererii care au fost stabilite de biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

biroul SIRENE al statului membru care primește din partea unei persoane o cerere de acces, de corectare sau de ștergere ia toate măsurile necesare pentru a asigura furnizarea unui răspuns în timp util.

În cazul în care biroul SIRENE al statului membru semnalant transmite poziția sa biroului SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces, biroul SIRENE, în conformitate cu legislația națională și în limitele competenței sale, fie se pronunță asupra cererii, fie asigură faptul că poziția este comunicată în cel mai scurt timp posibil autorității care răspunde de soluționarea cererii.

Schimbul de informații privind cererile de rectificare sau de ștergere a datelor introduse de alte state membre

În cazul în care o persoană solicită ca datele sale să fie rectificate sau șterse, această operațiune poate să fie efectuată numai de statul membru semnalant. În cazul în care persoana respectivă se adresează unui alt stat membru decât cel care a introdus semnalarea, biroul SIRENE al statului membru solicitat informează, printr-un formular K, biroul SIRENE al statului membru semnalant și se aplică procedura descrisă la punctul 2.8.2

Ștergerea în cazul în care nu mai sunt întrunite condițiile pentru menținerea semnalării

Semnalările introduse în SIS II se păstrează numai atât timp cât este necesar pentru realizarea obiectivelor în vederea cărora au fost introduse.

De îndată ce condițiile pentru menținerea semnalării nu mai sunt îndeplinite, statul membru semnalant șterge imediat semnalarea. În cazul în care semnalarea are un termen de expirare a valabilității, ștergerea se efectuează automat în CS-SIS. În cazul unui rezultat pozitiv, se aplică procedurile speciale descrise în secțiunile 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 și 8.4

Mesajul de ștergere generat de CS-SIS este prelucrat automat de N.SIS II.

Statele membre se pot înscrie pentru a fi notificate automat cu privire la ștergerea unei semnalări.

Introducerea numelor proprii

Respectând constrângerile impuse de sistemele naționale privind introducerea și disponibilitatea datelor, numele proprii (nume și prenume) se introduc în SIS II în forma (grafie și ortografie) utilizată în documentele oficiale de călătorie, în conformitate cu standardele ICAO pentru documentele de călătorie, pe care le folosesc și funcționalitățile de transliterare și de transcriere ale SIS II central. În cadrul schimburilor de informații suplimentare, birourile SIRENE utilizează numele proprii astfel cum sunt introduse în SIS II. Atât utilizatorii, cât și birourile SIRENE din statele membre semnalante folosesc, ca regulă, alfabetul latin pentru introducerea datelor în SIS II, fără a se aduce atingere normelor de transliterare și transcriere prevăzute în apendicele 1.

În cazul în care este necesar să se transmită informații suplimentare cu privire la o persoană care nu face obiectul unei semnalări, însă poate avea legătură cu aceasta (de exemplu, o persoană care ar putea însoți un minor raportat ca dispărut), numele acesteia este scris și ortografiat după normele stabilite în apendicele 1, cu caractere latine și în formatul original, în cazul în care statul membru care furnizează informația este în măsură să introducă și caractere speciale în formatul original.

Diferite categorii de identitate

Identitate confirmată

O identitate confirmată înseamnă că identitatea a fost confirmată pe baza unor documente de identitate originale, pe baza unui pașaport sau a unei declarații din partea autorităților competente.

Identitate neconfirmată

O identitate neconfirmată înseamnă că nu există dovezi suficiente pentru probarea identității.

Uzurparea identității

Uzurparea identității (nume, prenume, data nașterii) are loc atunci când o persoană înregistrată în SIS II utilizează identitatea unei alte persoane reale. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, atunci când un document este utilizat în detrimentul adevăratului său titular.

Pseudonim

Pseudonimul este o identitate de împrumut, utilizată de o persoană cunoscută sub alte identități.

Identitate uzurpată (articolul 36 din Regulamentul SIS II și articolul 51 din Decizia SIS II)

Având în vedere complexitatea cazurilor de uzurpare a identității, atunci când se constată că o persoană care face obiectul unei semnalări în SIS II uzurpă identitatea unei alte persoane, statul membru semnalant verifică dacă este necesar să se mențină identitatea uzurpată în semnalarea SIS II.

Cu acordul explicit al persoanei în cauză și de îndată ce s-a stabilit faptul că identitatea unei persoane a fost uzurpată, se adaugă informații suplimentare la semnalarea din SIS II pentru a se evita consecințele negative ale identificării eronate. Persoana a cărei identitate a fost uzurpată poate, în conformitate cu procedurile naționale, să furnizeze autorității competente informațiile menționate la articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul SIS II și la articolul 51 alineatul (3) din Decizia SIS II. Orice persoană a cărei identitate a fost uzurpată are dreptul de a-și retrage acordul pentru prelucrarea informațiilor.

Statului membru semnalant îi revine responsabilitatea de a introduce în semnalare mențiunea misused identity (identitate uzurpată) și de a adăuga date suplimentare referitoare la victima uzurpării de identitate, cum ar fi fotografii, amprente digitale și informații privind orice document(e) de identitate valabil(e).

În cazul în care un stat membru constată că o semnalare privind o persoană introdusă de un alt stat membru se referă la un caz de identitate uzurpată și s-a stabilit faptul că identitatea persoanei este uzurpată, acesta informează biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular Q, astfel încât extensia privind identitatea uzurpată să poată fi utilizată în semnalarea SIS II.

Ținând cont de scopul introducerii datelor de această natură, fotografiile și amprentele digitale ale persoanei a cărei identitate a fost uzurpată se adăugă la semnalare, dacă sunt disponibile. Un caz de uzurpare de identitate înseamnă că datele unei persoane nevinovate corespund unei identități existente într-o semnalare. Formularul Q trebuie să conțină datele de identitate, inclusiv numărul pseudonimului din semnalare, astfel încât statul membru semnalant să poată stabili la care identitate din semnalare se referă formularul. Câmpurile care trebuie completate în mod obligatoriu în formularul Q în astfel de cazuri sunt prevăzute în apendicele 3.

Datele persoanei a cărei identitate a fost uzurpată sunt disponibile numai în scopul stabilirii identității persoanei care face obiectul verificării și nu pot fi utilizate în niciun caz în alte scopuri. Informațiile privind identitatea uzurpată, inclusiv amprentele digitale și fotografiile, se șterg în același timp cu semnalarea sau mai devreme, dacă persoana în cauză solicită acest lucru.

Introducerea unui pseudonim

Pentru a se evita introducerea unor semnalări incompatibile în orice categorie din cauza unui pseudonim, pentru a nu crea probleme unor persoane nevinovate și pentru a se asigura un nivel suficient de calitate de datelor, statele membre se informează reciproc, în măsura în care este posibil, cu privire la pseudonime și își transmit toate informațiile relevante referitoare la identitatea reală a subiectului căutat.

Statul membru care a introdus semnalarea este responsabil de adăugarea pseudonimelor. Dacă un pseudonim este descoperit de un alt stat membru, acesta informează statul membru semnalant, utilizându-se un formular M.

Informații suplimentare utilizate pentru stabilirea identității unei persoane

În cazul în care datele din SIS II sunt insuficiente, biroul SIRENE al statului membru semnalant poate să furnizeze și informații suplimentare după consultare, din proprie inițiativă sau la cererea unui alt stat membru, pentru a contribui la stabilirea identității unei persoane. În acest scop, se utilizează un formular L (și anexele la acesta). Aceste informații se referă, în special, la următoarele:

originea pașaportului sau a documentului de identitate aflat în posesia persoanei căutate;

numărul pașaportului sau al documentului de identitate, data și locul eliberării acestuia, autoritatea care l-a eliberat, precum și data de expirare a valabilității respectivului pașaport sau document de identitate;

descrierea persoanei căutate;

numele și prenumele mamei și ale tatălui persoanei căutate;

alte ortografieri posibile ale numelui și prenumelor persoanei căutate;

fotografii și amprente digitale, dacă sunt disponibile;

ultima adresă cunoscută.

În măsura în care este posibil, aceste informații sunt disponibile în birourile SIRENE sau accesibile acestora imediat și în permanență, în vederea unei transmiteri rapide.

Obiectivul comun este reducerea la minimum a riscului de a reține în mod greșit o persoană ale cărei date de identitate sunt similare cu cele ale persoanei care face obiectul semnalării.

Schimbul de informații în cazul semnalărilor între care există conexiuni

Fiecare conexiune permite stabilirea unei relații între cel puțin două semnalări.

Un stat membru poate crea o conexiune între semnalările pe care le introduce în SIS II și numai respectivul stat membru poate să modifice sau să șteargă conexiunea. Conexiunile sunt vizibile pentru utilizatori numai în cazul în care aceștia dețin drepturi de acces corespunzătoare care le permit să vizualizeze cel puțin două semnalări conexe. Statele membre asigură faptul că numai utilizatorii autorizați au acces la conexiuni.

Norme operaționale

Conexiunile între semnalări nu necesită proceduri speciale pentru schimbul de informații suplimentare. Cu toate acestea, se respectă următoarele principii:

În cazul obținerii un rezultat pozitiv pentru două sau mai multe semnalări între care există conexiuni, biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G pentru fiecare dintre acestea, menționând în câmpul 086 faptul că se vor trimite și alte formulare G privind semnalările conexe.

Nu se trimit formulare în cazul semnalărilor care, deși sunt conexe unei semnalări în privința căreia s-a obținut un rezultat pozitiv, nu au făcut ele însele obiectul respectivului rezultat pozitiv. Dacă există însă o semnalare conexă privind predarea/extrădarea sau privind o persoană dispărută (pentru propria protecție sau pentru prevenirea amenințărilor), această constatare se comunică utilizându-se un formular M, dacă este cazul și dacă informațiile sunt disponibile.

Formatul și calitatea datelor biometrice din SIS II

În conformitate cu articolul 23 alineatul (2) din Decizia SIS II, fotografiile și amprentele digitale ale persoanei se adaugă la semnalare, în cazul în care sunt disponibile.

Este necesar ca birourile SIRENE să fie în măsură să facă schimb de amprente digitale și de fotografii pentru a completa semnalarea și/sau pentru a susține executarea acțiunii care trebuie întreprinsă. În cazul în care un stat membru are o fotografie sau amprente digitale ale unei persoane care face obiectul unei semnalări emise de un alt stat membru, le poate trimite ca fișier atașat pentru ca statul membru semnalant să poată completa semnalarea.

Acest schimb are loc fără a se aduce atingere schimburilor de informații din cadrul cooperării polițienești în aplicarea Deciziei-cadru 2006/960/JAI.

Utilizarea ulterioară a datelor transmise, inclusiv arhivarea

În instrumentele juridice privind SIS II sunt prevăzute restricții referitoare la utilizarea datelor furnizate pentru semnalările din SIS II. Orice utilizare ulterioară a fotografiilor și a amprentelor digitale care au făcut obiectul unui schimb, inclusiv arhivarea acestora, respectă dispozițiile relevante ale instrumentelor juridice privind SIS II și dispozițiile naționale aplicabile privind protecția datelor, în conformitate cu Directiva 95/46/CE și cu Directivacadru 2008/977/JAI.

Orice stocare a amprentelor digitale la nivel național respectă pe deplin normele privind protecția datelor aplicabile SIS II. Statele membre păstrează amprentele digitale descărcate din CS-SIS separat de bazele naționale de date care conțin amprente digitale, datele respective fiind șterse în același timp cu semnalările și informațiile suplimentare corespunzătoare.

Schimburile de amprente digitale și de fotografii

Se aplică următoarea procedură:

biroul SIRENE furnizor trimite un formular L pe calea electronică uzuală și menționează în câmpul 083 din formularul L faptul că amprentele digitale și fotografiile sunt transmise în scopul completării unei semnalări în SIS II;

biroul SIRENE al statului membru semnalant adaugă amprentele digitale sau fotografiile la semnalarea din SIS II sau le trimite autorității competente pentru completarea semnalării.

Cerințe tehnice

Amprentele digitale și fotografiile se colectează și se transmit în conformitate cu standardele definite în normele de aplicare privind introducerea datelor biometrice în SIS II.

Fiecare birou SIRENE trebuie să îndeplinească respectivele standarde tehnice.

Formatul și calitatea datelor biometrice

Toate datele biometrice introduse în sistem fac obiectul unui control specific al calității în vederea asigurării unui standard minim de calitate comun tuturor utilizatorilor SIS II.

Înainte de introducere, se efectuează verificări la nivel național pentru a se asigura faptul că:

datele privind amprentele digitale sunt conforme cu formatul specificat ANSI/NIST – ITL 1-2000, astfel cum a fost pus în aplicare pentru necesitățile Interpol și adaptat pentru SIS II;

fotografiile, care se utilizează numai pentru a confirma identitatea unei persoane care a fost localizată ca urmare a unei căutări alfanumerice efectuate în SIS II, îndeplinesc următoarele cerințe: raportul înălțime/lățime al fotografiilor integrale ale feței este, în măsura posibilului, de 3/4 sau 4/5. În cazul în care este disponibilă, se utilizează o rezoluție de cel puțin 480 × 600 pixeli cu 24 biți de intensitate a culorii. Dacă imaginea trebuie să fie obținută prin scanare, dimensiunea acesteia este, în măsura posibilului, mai mică de aproximativ 200 kilobyți.

Tipuri specifice de căutare

Căutare după criteriul geografic

O căutare după criteriul geografic se efectuează în situația în care un stat membru are dovezi solide privind locul unde se află o persoană sau un obiect care face obiectul unei semnalări, într-un spațiu geografic restrâns.

Căutările după criteriul geografic în spațiul Schengen se efectuează pe baza unei semnalări din SIS II. În situațiile în care locul unde se află o persoană sau un obiect este cunoscut, se poate completa câmpul 311 (Important Notice – Notă importantă), menționându-se căutarea după criteriul geografic și selectându-se țările corespunzătoare. În plus, dacă se cunoaște locul unde se află persoana atunci când se emite o semnalare în vederea arestării, câmpul 061 din formularul A conține informația privind locul unde se află persoana căutată. În toate celelalte cazuri, inclusiv pentru comunicarea locului unde se află obiectele căutate, se utilizează formularul M (câmpul 083). Semnalarea privind persoana căutată se introduce în SIS II pentru a se asigura caracterul imediat executoriu al cererii privind acțiunea care trebuie întreprinsă [articolul 9 alineatul (3) din Decizia-cadru 2002/584/JAI a Consiliului).

Decizia-cadru 2002/584/JAI a Consiliului din 13 iunie 2002 privind mandatul european de arestare și procedurile de predare între statele membre (JO L 190, 18.7.2002, p. 1).

Atunci când subiectul unei căutări după criteriul geografic este localizat în alt loc decât cel indicat în cadrul căutării geografice, biroul SIRENE al statului membru semnalant comunică acest lucru, utilizând un formular M, statului (statelor) membru(e) implicat(e) în căutarea după criteriul geografic, pentru ca orice activitate conexă să înceteze.

Căutare cu participarea unităților speciale de poliție care efectuează căutări direcționate (FAST)

Dacă este oportun, birourile SIRENE din statele membre solicitate ar trebui să poată recurge și la serviciile unor unități speciale de poliție care efectuează căutări direcționate (echipe de căutare activă a persoanelor urmărite – Fugitive, Active Search Teams, FAST). Semnalarea în SIS II nu ar trebui să fie înlocuită de cooperarea internațională a unităților de poliție menționate anterior. Cooperarea respectivă nu ar trebui să se suprapună cu rolul biroului SIRENE de punct de convergență al căutărilor efectuate utilizându-se SIS II.

După caz, ar trebui să se desfășoare o activitate de cooperare pentru a se asigura faptul că biroul SIRENE al statului membru semnalant este informat de către unitățile sale naționale FAST cu privire la orice operațiune în curs de desfășurare referitoare la o semnalare introdusă în SIS II. Dacă este cazul, biroul SIRENE respectiv furnizează informațiile celorlalte birouri SIRENE. Orice operațiune coordonată a ENFAST (European Network of Fugitive Active Search Teams – Rețeaua europeană a echipelor de căutare activă a persoanelor urmărite) care implică o activitate de cooperare a biroului SIRENE se raportează în prealabil biroului SIRENE.

Birourile SIRENE asigură faptul că informațiile suplimentare, inclusiv cele privind obținerea unui rezultat pozitiv, sunt transmise rapid FAST naționale, în cazul în care acestea din urmă sunt implicate în căutare.

SEMNALĂRILE ÎN VEDEREA ARESTĂRII ÎN SCOPUL PREDĂRII SAU AL EXTRĂDĂRII (ARTICOLUL 26 DIN DECIZIA SIS II)

Introducerea unei semnalări

Majoritatea semnalărilor în vederea arestării sunt însoțite de un mandat european de arestare (European Arrest Warrant – EAW). Cu toate acestea, semnalarea în vederea arestării poate conduce și la arestarea provizorie înainte de obținerea unei cereri de extrădare (request for extradition – ER), conform articolului 16 din Convenția europeană de extrădare.

EAW/ER se eliberează de către o autoritate judiciară competentă să îndeplinească această funcție în statul membru semnalant.

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul predării, în SIS II se înregistrează o copie a EAW original. Se poate introduce și o traducere a EAW în una sau mai multe limbi oficiale ale instituțiilor Uniunii.

În plus, se adaugă la semnalare fotografiile și amprentele digitale ale persoanei, în cazul în care sunt disponibile.

Informațiile relevante, inclusiv EAW sau ER, furnizate cu privire la persoanele căutate pentru a fi arestate în scopul predării sau al extrădării, trebuie să fie disponibile pentru birourile SIRENE atunci când se introduce semnalarea. Se efectuează o verificare pentru a se asigura faptul că informațiile sunt complete și prezentate în mod corect.

Statele membre pot să introducă mai multe EAW pentru fiecare semnalare în vederea arestării. Statelor membre semnalante le revine responsabilitatea de a șterge orice EAW care nu mai este valabil, de a verifica dacă există alte EAW atașate la semnalare și de a prelungi durata semnalării respective, dacă este necesar.

În plus față de EAW pe care un stat membru l-a atașat la o semnalare în vederea arestării, trebuie să se poată atașa și traduceri ale EAW, dacă este necesar în fișiere binare separate.

Documentele scanate care se atașează la semnalări au, în măsura în care este posibil, o rezoluție minimă de 150 DPI.

Semnalări multiple

Pentru procedurile generale, a se vedea secțiunea 2.2.

În plus, se aplică următoarele norme:

Mai multe state membre pot să introducă o semnalare în vederea arestării care are ca obiect aceeași persoană. Dacă două sau mai multe state membre au emis o semnalare care are ca obiect aceeași persoană, în cazul arestării, autoritățile judiciare executante din statul membru în care are loc arestarea hotărăsc asupra mandatului care trebuie executat. Biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G fiecărui stat membru în cauză.

Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

Introducerea unui pseudonim

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.2.

În cazul semnalărilor în vederea arestării, biroul SIRENE utilizează câmpul 011 din formularul A (în momentul introducerii semnalării) sau, ulterior, un formular M, atunci când informează celelalte state membre cu privire la pseudonimele referitoare la o semnalare în vederea arestării, în cazul în care biroul SIRENE dispune de această informație.

Pentru punerea în aplicare din punct de vedere tehnic, a se vedea documentul privind schimbul de date între birourile SIRENE, menționat în secțiunea 1.10.2.

Informații suplimentare care trebuie trimise statelor membre

Atunci când se introduce o semnalare, informațiile suplimentare referitoare la aceasta se trimit tuturor statelor membre.

Informațiile menționate în secțiunea 3.5.1 se trimit celorlalte birouri SIRENE printr-un formular A, în momentul introducerii semnalării. Orice informații suplimentare solicitate în scopul identificării se trimit după consultarea și/sau la cererea unui alt stat membru.

În cazul în care există mai multe EAW sau ER pentru aceeași persoană, se completează formulare A separate pentru fiecare EAW sau ER.

Este necesar ca EAW/ER și formularul A să conțină suficiente informații detaliate [în special, secțiunea (e) din EAW: description of the circumstances in which the offence(s) was (were) committed, including the time and place [descrierea circumstanțelor în care a (au) fost comisă(e) infracțiunea (infracțiunile), inclusiv data și locul], câmpurile 042, 043, 044, 045: description of the circumstances (descrierea circumstanțelor)] pentru ca celelalte birouri SIRENE să verifice semnalarea. În apendicele 3 sunt prevăzute informațiile necesare și legătura acestora cu rubricile din EAW.

În cazul în care este necesar să se înlocuiască sau să se retragă un EAW, acest fapt se menționează în câmpul 267 din formularul A (articolul 26 din Decizia SIS II) sau în câmpul 044 din formularul A (Extradition Request/Migrated alerts) (Cerere de extrădare/Semnalări transferate), utilizându-se următorul text: This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date) [Acest formular înlocuiește formularul (numărul de referință) referitor la EAW (numărul de referință) eliberat la (data)].

Informații suplimentare care trebuie trimise cu privire la arestarea provizorie

Atunci când se introduce o semnalare care se bazează atât pe un EAW, cât și pe o cerere de extrădare (ER)

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul extrădării, informațiile suplimentare se trimit tuturor statelor membre, utilizându-se un formular A. În cazul în care datele furnizate în semnalare și informațiile suplimentare trimise statelor membre cu privire la un EAW nu sunt suficiente pentru extrădare, se furnizează informații suplimentare.

În câmpul 239 se menționează faptul că formularul se referă atât la un EAW, cât și la o ER.

Atunci când se emite o semnalare care se bazează numai pe ER

Atunci când se introduce o semnalare în vederea arestării în scopul extrădării, informațiile suplimentare se trimit tuturor statelor membre, utilizându-se un formular A.

În câmpul 239 se menționează faptul că formularul se referă la o ER.

Aplicarea unui indicator de validitate

Pentru normele generale, a se vedea secțiunea 2.6.

Dacă cel puțin unul dintre EAW atașate la semnalare poate fi executat, semnalării nu i se aplică un indicator de validitate.

În cazul în care un EAW are ca obiect mai multe infracțiuni și predarea poate fi efectuată în ceea ce privește cel puțin una dintre respectivele infracțiuni, semnalării nu i se aplică un indicator de validitate.

Astfel cum s-a evidențiat în secțiunea 2.6, o semnalare căreia i s-a aplicat un indicator de validitate în temeiul articolului 26 din Decizia SIS II se consideră, pe durata aplicării indicatorului de validitate, ca fiind introdusă în scopul comunicării locului unde se află persoana care face obiectul semnalării.

Cererea sistematică de aplicare a unui indicator de validitate pentru semnalările privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării, în cazul în care nu se aplică Decizia-cadru 2002/584/JAI

Se aplică următoarea procedură:

în cazul semnalărilor privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării cărora nu li se aplică dispozițiile Deciziei-cadru 2002/584/JAI, un birou SIRENE poate solicita altui (altor) birou (birouri) SIRENE să aplice în mod sistematic un indicator de validitate semnalărilor privind resortisanții săi care au fost introduse în temeiul articolului 26 din Decizia SIS II;

orice birou SIRENE care dorește să procedeze astfel înaintează o cerere scrisă celuilalt (celorlalte) birou (birouri) SIRENE;

orice birou SIRENE care primește o astfel de cerere aplică un indicator de validitate pentru respectivul stat membru imediat după emiterea semnalării;

indicatorul de validitate este menținut până când biroul SIRENE solicitant cere ca acesta să fie șters.

Acțiunea biroului SIRENE la primirea unei semnalări în vederea arestării

Atunci când primește un formular A, un birou SIRENE consultă, în cel mai scurt timp posibil, toate sursele disponibile pentru a încerca să localizeze subiectul. Faptul că informațiile furnizate de statul membru semnalant sunt insuficiente pentru a fi acceptate de către statul membru destinatar nu împiedică efectuarea de căutări. Statul membru destinatar efectuează căutările în limitele permise de legislația națională.

În cazul în care semnalarea în vederea arestării este validată și subiectul este localizat sau arestat într-un stat membru, informațiile din formularul A pot fi transmise de către biroul SIRENE destinatar autorității competente a statului membru care execută EAW sau ER. În cazul în care se solicită originalul EAW sau al ER, acesta poate fi transmis direct de către autoritatea judiciară semnalantă autorității judiciare executante (cu excepția cazului în care statul membru semnalant și/sau statul membru executant au stabilit alte modalități).

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.3.

În plus, se aplică următoarea procedură:

un rezultat pozitiv privind o persoană pentru care s-a emis o semnalare în vederea arestării se comunică întotdeauna imediat biroului SIRENE al statului membru semnalant. În plus, după trimiterea unui formular G, biroul SIRENE al statului membru executant comunică rezultatul pozitiv biroului SIRENE al statului membru semnalant și telefonic, dacă este cazul;

dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice privind măsurile speciale pe care trebuie să le ia biroul SIRENE al statului membru executant;

autoritatea competentă pentru primirea EAW sau a ER, datele de contact complete ale acesteia (adresa poștală, numărul de telefon și, dacă sunt disponibile, numărul de fax și adresa de e-mail), numărul de referință (dacă este disponibil), persoana competentă (dacă este disponibilă), limba solicitată, termenul și modul de furnizare se menționează în câmpul 091 din formularul G;

în plus, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează celelalte birouri SIRENE cu privire la rezultatul pozitiv, utilizând un formular M, în cazul în care s-a stabilit faptul că există o legătură clară cu anumite state membre pe baza faptelor cazului și a cercetărilor suplimentare efectuate;

birourile SIRENE pot transmite informații suplimentare cu privire la semnalările prevăzute la articolul 26 din Decizia SIS II și, astfel, pot acționa în numele autorităților judiciare în cazul în care informațiile respective se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței judiciare reciproce.

Schimbul de informații suplimentare privind predarea sau extrădarea

Atunci când autoritățile judiciare competente furnizează biroului SIRENE din statul membru executant informații privind eventuala predare sau extrădare a unei persoane care face obiectul unei semnalări în vederea arestării, biroul SIRENE în cauză pune imediat informațiile respective la dispoziția biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular M, care conține în câmpul 083 mențiunea SURRENDER (PREDARE) sau EXTRADITION (EXTRĂDARE). Modalitățile detaliate de predare sau de extrădare se comunică, dacă este cazul, prin intermediul birourilor SIRENE în cel mai scurt timp posibil.

A se vedea și secțiunea 1.13.1 privind indicarea gradului de urgență în formularele SIRENE.

Schimbul de informații suplimentare cu privire la tranzitarea teritoriului unui alt stat membru

În cazul în care este necesar ca o persoană să tranziteze teritoriul unui stat membru, biroul SIRENE al statului membru în cauză furnizează informațiile necesare și acordă sprijinul necesar, ca răspuns la o cerere înaintă de biroul SIRENE al statului membru semnalant sau de autoritatea judiciară competentă, trimisă de biroul SIRENE, utilizându-se un formular M, care conține mențiunea TRANSIT (TRANZIT) la începutul câmpului 083.

Ștergerea semnalărilor în urma predării sau a extrădării

Semnalările privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul predării sau al extrădării se șterg după ce persoanele în cauză au fost predate sau extrădate autorităților competente ale statului membru semnalant, putând fi șterse și în cazul în care hotărârea judecătorească în temeiul căreia s-a emis semnalarea a fost revocată de către autoritatea judiciară competentă, conform legislației naționale.

SEMNALĂRILE PRIVIND REFUZUL INTRĂRII SAU INTERDICȚIA DE ȘEDERE (ARTICOLUL 24 DIN REGULAMENTUL SIS II)

Introducere

Schimbul de informații privind resortisanții țărilor terțe care fac obiectul unei semnalări în temeiul articolului 24 din Regulamentul SIS II permite statelor membre să ia decizii cu privire la intrarea acestora sau cu privire la cererile de viză. În cazul în care persoana respectivă se află deja pe teritoriul statului membru, schimbul de informații permite autorităților naționale să întreprindă acțiunile corespunzătoare în vederea eliberării permiselor de ședere, a vizelor pe termen lung sau a expulzării. În prezenta secțiune, trimiterile la vize se referă la vize pe termen lung, cu excepția cazului în care se specifică altfel în mod clar (de exemplu, vize de întoarcere).

Îndeplinirea procedurilor de informare prevăzute la articolul 5 alineatul (4) din Codul frontierelor Schengen și a procedurilor de consultare prevăzute la articolul 25 din Convenția Schengen este de competența autorităților responsabile de efectuarea controlului la frontiere și de eliberarea permiselor de ședere sau a vizelor. În principiu, birourile SIRENE se implică în aceste proceduri numai pentru transmiterea de informații suplimentare legate în mod direct de semnalări (de exemplu, notificarea unui rezultat pozitiv, clarificarea unei identități) sau pentru ștergerea semnalărilor.

Cu toate acestea, birourile SIRENE se pot implica și în transmiterea de informații suplimentare necesare pentru expulzarea unui resortisant al unei țări terțe sau pentru refuzarea intrării acestuia și se pot implica în transmiterea oricăror informații suplimentare colectate ca urmare a acestor acțiuni.

Directiva 2004/38/CE a Parlamentului European și a Consiliului nu se aplică în Elveția. Prin urmare, în cazul obținerii unui rezultat pozitiv privind un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație, se efectuează procedurile obișnuite de consultare între Elveția, statul membru semnalant și orice alt stat membru care poate să dețină informații relevante privind dreptul la liberă circulație al respectivului resortisant al țării terțe.

Directiva 2004/38/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 29 aprilie 2004 privind dreptul la liberă circulație și ședere pe teritoriul statelor membre pentru cetățenii Uniunii și membrii familiilor acestora (JO L 158, 30.4.2004, p. 77).

Introducerea unei semnalări

În conformitate cu articolul 25 din Regulamentul SIS II, resortisanților țărilor terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație în sensul Directivei 2004/38/CE li se aplică norme specifice. Este necesar ca, pe cât posibil, biroul SIRENE să fie în măsură să pună la dispoziție orice informație care a fost utilizată în scopul de a evalua dacă s-a introdus o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere pentru un beneficiar al dreptului la liberă circulație. În cazul excepțional al introducerii unei semnalări privind un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite un formular M tuturor celorlalte state membre, pe baza informațiilor furnizate de autoritatea care a introdus semnalarea (a se vedea secțiunile 4.6 și 4.7).

Articolul 30 din Directiva 2004/38/CE prevede că persoana căreia îi este refuzată intrarea trebuie să fie notificată în scris cu privire la decizie și să fie informată în mod complet cu privire la motivele pe care se bazează decizia luată, cu excepția situațiilor în care acest lucru este contrar intereselor siguranței statului.

În plus, articolul 26 din Regulamentul SIS II prevede că, sub rezerva anumitor condiții specifice, se introduc și semnalările privind resortisanții țărilor terțe care fac obiectul unei măsuri restrictive destinate să nu le permită intrarea pe teritoriul statelor membre sau tranzitarea acestor teritorii, măsură adoptată în conformitate cu articolul 29 din Tratatul privind Uniunea Europeană. Semnalările se introduc și se actualizează de către autoritatea competentă a statului membru care deține președinția Consiliului Uniunii Europene la data adoptării măsurii. În cazul în care respectivul stat membru nu are acces la SIS II sau la semnalările prevăzute la articolul 24 din Regulamentul SIS II, această sarcină îi revine statului membru care urmează să dețină președinția și are acces la SIS II, inclusiv la semnalările prevăzute la articolul 24 din Regulamentul SIS II.

Articolul 26 din Regulamentul SIS II se referă la articolul 15 din Tratatul privind Uniunea Europeană. După intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona, articolul 15 a devenit însă articolul 29 în versiunea consolidată a Tratatului privind funcționarea Uniunii Europene.

Statele membre instituie procedurile necesare pentru introducerea, actualizarea și ștergerea semnalărilor respective.

Semnalări multiple

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.2.

Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

Este posibil să apară probleme atunci când un resortisant al unei țări terțe care face obiectul unei semnalări privind refuzul intrării sau interdicția de ședere folosește în mod ilegal identitatea unui cetățean al unui stat membru pentru a încerca să intre pe teritoriu. În cazul în care se constată o astfel de situație, autoritățile competente din statele membre pot fi informate cu privire la utilizarea corectă a funcției din SIS II privind uzurparea identității. Semnalările privind refuzul intrării nu se emit sub identitatea principală a unui cetățean al unui stat membru.

Introducerea unui pseudonim

Pentru normele generale, a se vedea secțiunea 2.11.2.

Schimbul de informații în vederea eliberării permiselor de ședere sau a vizelor

Se aplică următoarea procedură:

fără a se aduce atingere procedurii speciale privind schimbul de informații, care se desfășoară în conformitate cu articolul 25 din Convenția Schengen, și fără a se aduce atingere secțiunii 4.8, care se referă la schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv privind un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație (caz în care este obligatoriu să se consulte biroul SIRENE al statului membru semnalant), statul membru executant poate să informeze statul membru semnalant cu privire la faptul că în cadrul procedurii de eliberare a unui permis de ședere sau a unei vize s-au obținut informații care corespund semnalării privind refuzul intrării. Dacă este cazul, statul membru semnalant poate să informeze apoi celelalte state membre, utilizându-se un formular M;

în cazul în care li se solicită acest lucru, în conformitate cu legislația națională, birourile SIRENE ale statelor membre vizate pot contribui la transmiterea informațiilor necesare către autoritățile competente responsabile de eliberarea permiselor de ședere și a vizelor.

Procedurile speciale prevăzute la articolul 25 din Convenția Schengen

Procedura prevăzută la articolul 25 alineatul (1) din Convenția Schengen

În cazul în care un stat membru care intenționează să elibereze un permis de ședere sau o viză constată că solicitantul în cauză face obiectul unei semnalări privind refuzul intrării sau interdicția de ședere emise de un alt stat membru, se consultă cu statul membru semnalant prin intermediul birourilor SIRENE. Statul membru care intenționează să elibereze permisul de ședere sau viza utilizează un formular N pentru a informa statul semnalant cu privire la decizia de a elibera permisul de ședere sau viza. În cazul în care statul membru decide să elibereze permisul de ședere sau viza, semnalarea se șterge. Cu toate acestea, persoana poate fi înscrisă pe lista națională a semnalărilor privind refuzul intrării întocmită de statul membru semnalant.

Procedura prevăzută la articolul 25 alineatul (2) din Convenția Schengen

În cazul în care un stat membru care a introdus o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere constată că s-a eliberat un permis de ședere sau o viză persoanei care face obiectul semnalării, respectivul stat membru inițiază, prin intermediul birourilor SIRENE, o procedură de consultare cu statul membru care a eliberat permisul de ședere sau viza. Statul membru care a eliberat permisul de ședere sau viza utilizează un formular O pentru a informa statul membru semnalant cu privire la decizia sa de a retrage sau de a nu retrage permisul de ședere sau viza. În cazul în care respectivul stat membru decide să mențină permisul de ședere sau viza, semnalarea se șterge. Cu toate acestea, persoana poate fi înscrisă pe lista națională a semnalărilor privind refuzul intrării întocmită de un stat membru.

Consultarea prin intermediul birourilor SIRENE, utilizându-se un formular O, are loc și dacă statul membru care a eliberat permisul de ședere sau viza constată ulterior că persoana respectivă face obiectul unei semnalări în SIS II privind refuzul intrării sau interdicția de ședere.

În cazul semnalărilor privind refuzul intrării emise pentru membrii de familie ai cetățenilor UE, este necesar să se reamintească faptul că nu este posibil să se consulte în mod sistematic SIS II înainte de eliberarea unui permis de ședere pentru o astfel de persoană. La articolul 10 din Directiva 2004/38/CE se enumeră condițiile necesare pentru dobândirea dreptului de ședere pentru mai mult de trei luni într-un stat membru gazdă de către membrii de familie ai cetățenilor Uniunii care sunt resortisanți ai țărilor terțe. Această listă, care este exhaustivă, nu autorizează consultarea sistematică a SIS înainte de eliberarea permiselor de ședere. Articolul 27 alineatul (3) din directivă prevede că statele membre pot solicita informații de la alte state membre, în cazul în care consideră că acest lucru este indispensabil, numai cu privire la antecedentele persoanei respective (așadar, nu toate datele din SIS II). Această consultare nu poate avea un caracter sistematic.

În cazul în care un stat membru terț (și anume nici cel care a eliberat permisul de ședere/viza, nici cel care a emis semnalarea) constată că există o semnalare privind un resortisant al unei țări terțe care este titularul unui permis de ședere sau al unei vize eliberate de un stat membru, acesta notifică respectiva constatare atât statului membru care a eliberat permisul de ședere/viza, cât și statului membru semnalant, prin intermediul birourilor SIRENE, utilizând un formular H.

În cazul în care procedura prevăzută la articolul 25 din Convenția Schengen conduce la ștergerea unei semnalări privind refuzul intrării sau interdicția de ședere, birourile SIRENE își oferă sprijinul, cu respectarea legislației lor naționale, dacă li se solicită acest lucru.

Procedurile speciale prevăzute la articolul 5 alineatul (4) literele (a) și (c) din Codul frontierelor Schengen

Procedura în cazurile prevăzute la articolul 5 alineatul (4) litera (a)

În conformitate cu articolul 5 alineatul (4) litera (a) din Codul frontierelor Schengen, un resortisant al unei țări terțe care face obiectul unei semnalări privind refuzul intrării sau interdicția de ședere și care este, în același timp, titularul unui permis de ședere, al unei vize pe termen lung sau al unei vize de întoarcere eliberate de un stat membru este autorizat să intre în scopul tranzitului pe teritoriul altor state membre pentru a putea ajunge pe teritoriul statului membru care a eliberat permisul de ședere sau viza de întoarcere. Intrarea îi poate fi refuzată dacă statul membru în cauză a emis o semnalare națională privind refuzul intrării. În ambele cazuri, la solicitarea autorității competente, biroul SIRENE al statului membru în care persoana respectivă vrea să intre trimite birourilor SIRENE ale celor două state membre în cauză un mesaj (un formular H, dacă tranzitul a fost autorizat/un formular G, dacă persoanei respective i s-a refuzat intrarea) prin care le informează cu privire la contradicție și le solicită să se consulte reciproc fie pentru a șterge semnalarea din SIS II, fie pentru a retrage permisul de ședere/viza. Biroul SIRENE respectiv poate solicita, de asemenea, să fie informat cu privire la rezultatul consultărilor.

În cazul în care resortisantul țării terțe în cauză încearcă să intre în statul membru care a introdus semnalarea în SIS II, intrarea îi poate fi refuzată de către respectivul stat membru. Cu toate acestea, la solicitarea autorității competente, biroul SIRENE al respectivului stat membru consultă biroul SIRENE al statului membru care a eliberat permisul de ședere sau viza în scopul de a permite autorității competente să stabilească dacă există suficiente motive pentru retragerea permisului de ședere/vizei. Statul membru care a eliberat permisul de ședere sau viza utilizează un formular O pentru a informa statul membru semnalant cu privire la decizia de a retrage sau de a nu retrage permisul de ședere ori viza. În cazul în care respectivul stat membru decide să mențină permisul de ședere sau viza, semnalarea se șterge. Cu toate acestea, persoana poate fi înscrisă pe lista națională a semnalărilor privind refuzul intrării întocmită de un stat membru.

În cazul în care această persoană încearcă să intre în statul membru care i-a eliberat permisul de ședere sau viza, intrarea îi este permisă, dar biroul SIRENE din respectivul stat membru, la solicitarea autorității competente, consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant pentru a permite autorităților competente în cauză să decidă cu privire la retragerea permisului de ședere sau a vizei ori cu privire la ștergerea semnalării. Statul membru care a eliberat permisul de ședere sau viza utilizează un formular O pentru a informa statul membru semnalant cu privire la decizia sa de a retrage sau de a nu retrage permisul de ședere ori viza. În cazul în care acest stat membru decide să mențină valabilitatea permisului de ședere sau a vizei, semnalarea se șterge. Cu toate acestea, persoana respectivă poate fi înscrisă pe lista națională a semnalărilor privind refuzul intrării întocmită de un stat membru.

Procedura în cazurile prevăzute la articolul 5 alineatul (4) litera (c)

În conformitate cu articolul 5 alineatul (4) litera (c), un stat membru poate face o excepție de la principiul refuzării intrării pe teritoriul său a unei persoane care face obiectul unei semnalări privind refuzul intrării, din motive umanitare, de interes național sau în virtutea obligațiilor sale internaționale. La solicitarea autorității competente, biroul SIRENE al statului membru care a autorizat intrarea informează cu privire la aceasta biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular H.

Norme comune privind procedurile menționate în secțiunea 4.5

Pentru fiecare procedură de consultare se trimite numai un singur formular N sau formular O de către biroul SIRENE al statului membru care a eliberat sau intenționează să elibereze ori să mențină un permis de ședere sau o viză de lungă ședere în scopul de a informa statul membru care a emis ori intenționează să emită o semnalare privind refuzul intrării despre decizia finală referitoare la eliberarea, menținerea sau revocarea permisului de ședere ori a vizei.

Procedura de consultare este fie o procedură în sensul articolului 25 alineatul (1) din Convenția Schengen, fie o procedură în sensul articolului 25 alineatul (2) din Convenția Schengen.

Atunci când, în cadrul unei proceduri de consultare, se trimite un formular M, G sau H, acesta poate să conțină cuvântul-cheie consultation procedure (procedură de consultare). (formular M: câmpul 083; formular G: câmpul 086; formular H: câmpul 083).

Schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv și în cazul refuzului intrării sau al expulzării din spațiul Schengen

Fără a se aduce atingere procedurilor speciale privind schimbul de informații, care se efectuează în conformitate cu articolul 5 alineatul (4) literele (a) și (c) din Codul frontierelor Schengen, și fără a se aduce atingere secțiunii 4.8, care se referă la schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv privind un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație (caz în care este obligatoriu să se consulte biroul SIRENE al statului membru semnalant), un stat membru poate solicita să fie informat despre orice rezultat pozitiv referitor la semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere pe care le-a introdus.

Birourile SIRENE ale statelor membre care au introdus semnalări privind refuzul intrării nu sunt neapărat informate automat cu privire la rezultatele pozitive, dar pot fi informate cu privire la acestea în circumstanțe excepționale. În orice caz, se poate trimite un formular G sau un formular H, în funcție de acțiunea întreprinsă, în cazul în care, de exemplu, sunt necesare informații suplimentare. Atunci când există un rezultat pozitiv privind o persoană care beneficiază de dreptul la liberă circulație, se trimite întotdeauna un formular G.

Fără a se aduce atingere dispozițiilor paragrafului de mai sus, astfel cum se prevede în secțiunea 10, toate birourile SIRENE furnizează statistici privind rezultatele pozitive de pe teritoriul lor referitoare la toate semnalările emise de un alt stat membru.

Se aplică următoarea procedură:

un stat membru poate solicita să fie informat despre orice rezultat pozitiv referitor la semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere pe care le-a emis. Orice stat membru care dorește să utilizeze această posibilitate trimite o cerere în scris celorlalte state membre;

statul membru executant poate să ia inițiativa și să informeze statul membru semnalant cu privire la faptul că s-au obținut informații care corespund semnalării și că resortisantul țării terțe nu a primit permisiunea de a intra pe teritoriul Schengen sau a fost expulzat de pe teritoriul Schengen;

după întreprinderea unei acțiuni în baza unui rezultat pozitiv, biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G biroului SIRENE al statului membru semnalant; se trimite un formular G și în cazul obținerii unui rezultat pozitiv, atunci când sunt necesare informații suplimentare pentru punerea în aplicare a măsurii;

la primirea informațiilor menționate la litera (c) de la statul membru semnalant:

în cazul în care acțiunea este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular M (nu un alt formular G pentru același rezultat pozitiv);

în cazul în care acțiunea nu este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular H, sau

în cazul în care este necesară o nouă consultare, aceasta se efectuează utilizându-se un formular M;

pentru schimbul final de informații în cadrul unei proceduri de consultare se utilizează un formular N sau O;

în cazul în care un stat membru identifică pe teritoriul său un resortisant al unei țări terțe care face obiectul unei semnalări, biroul SIRENE al statului membru semnalant transmite, la cerere, informațiile necesare pentru returnarea persoanei în cauză. În funcție de necesitățile statului membru executant, aceste informații, furnizate într-un formular M, includ următoarele elemente:

tipul și motivul deciziei;

autoritatea care a emis decizia;

data deciziei;

data notificării sau a comunicării deciziei (data la care decizia a fost notificată sau comunicată);

data executării;

termenul-limită al deciziei sau durata de valabilitate a acesteia;

informația dacă persoana a fost condamnată și natura sancțiunii.

În cazul în care o persoană care face obiectul unei semnalări este interceptată la frontieră, se aplică procedurile stabilite în Codul frontierelor Schengen și de către statul membru semnalant.

În cazuri specifice, pentru identificarea cu certitudine a unei persoane, poate fi imperios necesar să se efectueze și schimburi de informații suplimentare prin intermediul birourilor SIRENE.

Schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație

În ceea ce privește un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație în sensul Directivei 2004/38/CE.

În conformitate cu Directiva 2004/38/CE, unei persoane care beneficiază de dreptul la liberă circulație i se poate refuza intrarea sau șederea numai din motive de ordine publică sau siguranță publică, în cazul în care conduita persoanei respective constituie o amenințare reală, prezentă și suficient de gravă la adresa unui interes fundamental al societății și atunci când sunt respectate alte criterii prevăzute la articolul 27 alineatul (2) din directiva menționată. Articolul 27 alineatul (2) prevede: Măsurile luate din motive de ordine publică sau siguranță publică respectă principiul proporționalității și se întemeiază exclusiv pe conduita persoanei în cauză. Condamnările penale anterioare nu pot justifica în sine luarea unor asemenea măsuri. Conduita persoanei în cauză trebuie să constituie o amenințare reală, prezentă și suficient de gravă la adresa unui interes fundamental al societății. Nu pot fi acceptate motivări care nu sunt direct legate de caz sau care sunt legate de considerații de prevenție generală. În plus, există limitări suplimentare pentru persoanele care beneficiază de dreptul de ședere permanentă cărora le poate fi refuzată intrarea sau șederea numai din motive imperative de ordine publică sau siguranță publică, astfel cum se prevede la articolul 28 alineatul (2) din Directiva 2004/38/CE.

În cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație în sensul Directivei 2004/38/CE, se aplică norme speciale (a se vedea însă introducerea la secțiunea 4 privind poziția Elveției). Se aplică următoarea procedură:

la solicitarea autorității competente, biroul SIRENE al statului membru executant contactează imediat biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular G, în vederea obținerii informațiilor necesare pentru a decide de îndată ce acțiune trebuie întreprinsă;

la primirea unei cereri de informații, biroul SIRENE al statului membru semnalant începe imediat să colecteze informațiile solicitate și le trimite în cel mai scurt timp posibil biroului SIRENE al statului membru executant;

biroul SIRENE al statului membru semnalant verifică împreună cu autoritatea competentă, în cazul în care această informație nu este încă disponibilă, dacă semnalarea poate fi menținută în conformitate cu Directiva 2004/38/CE. În cazul în care autoritatea competentă decide să mențină semnalarea, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează toate celelalte birouri SIRENE cu privire la acest lucru, utilizând un formular M;

statul membru executant informează, prin intermediul biroului său SIRENE, biroul SIRENE al statului membru semnalant dacă acțiunea solicitată a fost întreprinsă (utilizând un formular M) sau nu (utilizând un formular H).

În conformitate cu Directiva 2004/38/CE, statul membru executant nu poate limita libera circulație a resortisanților țărilor terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație numai pentru motivul că statul membru semnalant își menține semnalarea, cu excepția cazului în care sunt întrunite condițiile menționate la nota de subsol 28.

Schimbul de informații în cazul în care, în absența unui rezultat pozitiv, un stat membru constată că există o semnalare privind refuzul intrării pentru un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație

În cazul în care, în absența unui rezultat pozitiv, un stat membru constată că există o semnalare privind refuzul intrării pentru un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație, biroul SIRENE al acestui stat membru trimite, la cererea autorității competente, un formular M biroului SIRENE al statului membru semnalant, informându-l cu privire la acest lucru.

Biroul SIRENE al statului membru semnalant verifică împreună cu autoritatea competentă, în cazul în care această informație nu este încă disponibilă, dacă semnalarea poate fi menținută în conformitate cu Directiva 2004/38/CE. În cazul în care autoritatea competentă decide să mențină semnalarea, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează toate celelalte birouri SIRENE cu privire la acest lucru, utilizând un formular M.

Ștergerea semnalărilor privind refuzul intrării sau interdicția de ședere

Fără a se aduce atingere procedurilor speciale prevăzute la articolul 25 din Convenția Schengen și la articolul 5 alineatul (4) literele (a) și (c) din Codul frontierelor Schengen, semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere care vizează resortisanți ai țărilor terțe se șterg:

la încetarea valabilității semnalării;

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant;

la expirarea termenului-limită privind refuzul intrării în cazul în care autoritatea competentă a statului membru semnalant a stabilit o dată de încetare a valabilității pentru decizia sa; sau

la dobândirea cetățeniei unuia dintre statele membre. În cazul în care biroul SIRENE al unui alt stat membru decât cel semnalant ia cunoștință de dobândirea cetățeniei, acesta consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant și, dacă este necesar, trimite un formular J, în conformitate cu procedura de rectificare și ștergere a datelor care conțin erori de drept sau de fapt (a se vedea secțiunea 2.7).

SEMNALĂRILE PRIVIND PERSOANE DISPĂRUTE (ARTICOLUL 32 DIN DECIZIA SIS II)

Semnalări multiple

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.2.

Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

Introducerea unui pseudonim

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.2.

Aplicarea unui indicator de validitate

Pot apărea situații în care se obține un rezultat pozitiv pentru o semnalare privind o persoană dispărută și autoritățile competente din statul membru executant decid că acțiunea solicitată nu poate fi întreprinsă și/sau că nu se va mai întreprinde nicio acțiune cu privire la semnalare. Această decizie poate fi luată chiar dacă autoritățile competente ale statului membru semnalant hotărăsc să mențină semnalarea în SIS II. În astfel de circumstanțe, statul membru executant poate solicita aplicarea unui indicator de validitate după obținerea rezultatului pozitiv. În vederea aplicării unui indicator de validitate, se urmează procedurile generale prezentate în secțiunea 2.6.

Nu se întreprinde nicio acțiune alternativă în cazul semnalărilor privind persoane dispărute.

Furnizarea de detalii descriptive privind minorii dispăruți și alte persoane considerate ca fiind expuse riscurilor

Birourile SIRENE au acces cu ușurință la toate informațiile suplimentare relevante la nivel național referitoare la semnalări privind persoane dispărute, astfel încât să fie în măsură să contribuie pe deplin la soluționarea cu succes a cazurilor, facilitând identificarea persoanelor și furnizând cu promptitudine informații suplimentare privind aspecte legate de caz. Informațiile suplimentare relevante se pot referi în special la decizii naționale privind încredințarea unui copil sau a unei persoane vulnerabile ori la cereri de utilizare a mecanismelor de semnalare în caz de dispariție a unor copii.

Având în vedere faptul că nu toate persoanele dispărute vulnerabile vor trece frontierele naționale, deciziile privind furnizarea de informații suplimentare (referitoare la detalii descriptive) și destinatarii acestora se iau de la caz la caz, astfel încât să fie acoperită întreaga gamă de circumstanțe. În urma unei decizii la nivel național cu privire la măsura în care este necesară transmiterea unor astfel de informații suplimentare, biroul SIRENE al statului membru semnalant ia, dacă este cazul, una dintre următoarele măsuri:

păstrează informațiile pentru a putea să transmită informații suplimentare la cererea unui alt stat membru;

transmite un formular M biroului SIRENE competent în cazul în care investigațiile indică o destinație probabilă a persoanei dispărute;

transmite un formular M tuturor birourilor SIRENE competente, pe baza circumstanțelor dispariției, în vederea furnizării tuturor datelor privind persoana în cauză într-o perioadă scurtă de timp.

În cazul unei persoane dispărute expuse unor riscuri ridicate, textul din câmpul 311 din formularul M începe cu mențiunea URGENT, urmată de o explicație privind motivul urgenței. [În cazul în care minorul dispărut nu este însoțit, se introduce mențiunea explicativă Unaccompanied minor (Minor neînsoțit)]. Se poate insista asupra faptului că situația necesită o soluționare imediată printr-un apel telefonic care să sublinieze importanța formularului M și caracterul său urgent.

Minorii neînsoțiți sunt copii, astfel cum sunt definiți la articolul 1 din Convenția cu privire la drepturile copilului din 20 noiembrie 1989, care au fost despărțiți de ambii părinți și de alte rude și nu se află în grija unui adult care, în temeiul legii sau al cutumei, are responsabilitatea de a face acest lucru.

Se folosește o metodă comună pentru introducerea de informații suplimentare structurate, într-o ordine convenită, privind persoanele dispărute expuse unor riscuri ridicate. Acestea se introduc în câmpul 083 din formularul M.

Date privind dispariția:

locul, data și ora dispariției;

circumstanțele dispariției.

Detalii privind persoana dispărută:

vârsta aproximativă;

înălțimea;

culoarea pielii;

culoarea și forma părului;

culoarea ochilor;

alte detalii fizice (de exemplu, piercing-uri, malformații, amputări, tatuaje, semne, cicatrici etc.);

caracteristici psihologice: cu risc de suicid, boli psihice, comportament agresiv etc.;

alte informații: necesită tratament medical etc.;

haine purtate la momentul dispariției;

fotografie: este sau nu disponibilă.

formular ante-mortem: este sau nu disponibil.

Informații conexe:

persoana(ele) care ar putea însoți persoana dispărută (inclusiv numărul de identificare Schengen, dacă este disponibil);

vehicul(e) având legătură cu cazul (inclusiv numărul de identificare Schengen, dacă este disponibil);

dacă este cazul: numărul de telefon mobil/ultima conectare, ultimul contact prin intermediul rețelelor de socializare online.

Titlurile diferitelor subcâmpuri nu se includ în câmpul 083, ci doar litera de referință a acestora. În cazul în care datele sunt deja disponibile în câmpurile semnalării, informațiile se includ în semnalare, inclusiv amprentele digitale sau fotografiile.

În vederea maximizării oportunităților de a localiza persoana în cauză într-un mod direcționat și fundamentat, biroul SIRENE care a primit informațiile le comunică, dacă este cazul:

posturilor de frontieră vizate;

autorităților administrative și polițienești competente pentru localizarea și protecția persoanelor;

autorităților consulare competente ale statului membru semnalant, după obținerea unui rezultat pozitiv în SIS II.

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.3.

În plus, se aplică următoarele norme:

pe cât posibil, birourile SIRENE comunică informațiile medicale necesare privind persoana(ele) dispărută(e) în cauză, dacă este necesar să se ia măsuri pentru protecția acestora.

Informațiile transmise se păstrează numai pentru perioada de timp strict necesară și se utilizează exclusiv pentru tratamentul medical al persoanei respective;

biroul SIRENE al statului membru executant comunică întotdeauna biroului SIRENE al statului membru semnalant locul unde se află persoana;

în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) din Decizia SIS II, comunicarea locului unde se află o persoană dispărută care este majoră persoanei care a raportat dispariția se face numai cu consimțământul persoanei dispărute. Consimțământul se acordă în scris sau, cel puțin, se consemnează în scris. În cazurile în care se refuză acordarea consimțământului, acest lucru se face în scris sau se înregistrează oficial. Cu toate acestea, autoritățile competente pot comunica persoanei care a raportat dispariția faptul că semnalarea a fost ștearsă în urma obținerii unui rezultat pozitiv.

Pentru clarificări privind consimțământul în materie de protecție a persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, a se vedea articolul 2 litera (h) din Directiva 95/46/CE.

Ștergerea semnalărilor privind persoane dispărute

În cazul în care există o întârziere semnificativă în ceea ce privește ștergerea semnalării de către statul membru semnalant, această întârziere se notifică biroului SIRENE al statului membru executant pentru ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate, astfel cum se prevede în secțiunea 5.4 din Manualul SIRENE.

Minori

O semnalare se șterge:

la soluționarea cazului (de exemplu, minorul este repatriat; autoritățile competente din statul membru executant adoptă o decizie privind îngrijirea copilului);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

Adulți pentru care nu se solicită măsuri de protecție

O semnalare se șterge:

la executarea acțiunii care trebuie întreprinsă (statul membru executant stabilește locul unde se află persoana);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

Adulți pentru care se solicită măsuri de protecție

O semnalare se șterge:

la executarea acțiunii care trebuie întreprinsă (persoană plasată sub protecție);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

Sub rezerva legislației naționale, atunci când o persoană este plasată în mod oficial sub protecție, semnalarea poate fi menținută până la repatrierea persoanei respective.

SEMNALĂRILE PRIVIND PERSOANELE CĂUTATE PENTRU A FACE OBIECTUL UNOR PROCEDURI JUDICIARE (ARTICOLUL 34 DIN DECIZIA SIS II)

Semnalări multiple

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.2.

Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

Introducerea unui pseudonim

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.2.

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.3.

În plus, se aplică următoarele norme:

utilizându-se toate mijloacele autorizate de legislația națională a statului membru în care persoana a fost localizată, se află adevăratul loc de reședință sau de domiciliu;

se instituie proceduri naționale, după caz, care să asigure faptul că semnalările sunt păstrate în SIS II numai pe durata perioadei necesare în vederea realizării obiectivelor pentru care au fost introduse.

Birourile SIRENE pot transmite informații suplimentare privind semnalările introduse în temeiul articolului 34 din Decizia SIS II și, astfel, pot acționa în numele autorităților judiciare în cazul în care informațiile respective se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței judiciare reciproce.

Ștergerea semnalărilor privind persoane căutate pentru a face obiectul unor proceduri judiciare

O semnalare se șterge:

la comunicarea locului unde se află persoana autorității competente a statului membru semnalant. În cazul în care nu se pot întreprinde acțiuni în baza informațiilor transmise (de exemplu, dacă adresa este incorectă sau dacă domiciliul nu este stabil), biroul SIRENE al statului membru semnalant informează biroul SIRENE al statului membru executant pentru a soluționa problema;

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

În cazul în care s-a obținut un rezultat pozitiv într-un stat membru, iar datele privind adresa au fost transmise statului membru semnalant și un rezultat pozitiv obținut ulterior în respectivul stat membru indică aceleași date privind adresa, rezultatul pozitiv se înregistrează în statul membru executant, însă nu se retrimit statului membru semnalant nici datele privind adresa, nici formularul G. În astfel de cazuri, statul membru executant informează statul membru semnalant cu privire la rezultatele pozitive repetate și statul membru semnalant analizează necesitatea de a menține semnalarea.

SEMNALĂRILE ÎN VEDEREA EFECTUĂRII DE CONTROALE DISCRETE ȘI SPECIFICE (ARTICOLUL 36 DIN DECIZIA SIS II)

Semnalări multiple

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.2.

Uzurparea identității

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.1.

Introducerea unui pseudonim

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.11.2.

Informarea altor state membre în cazul emiterii de semnalări

Atunci când emite o semnalare, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează toate celelalte birouri SIRENE, utilizând un formular M, în următoarele cazuri:

se emite o semnalare în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, solicitânduse ca rezultatele pozitive să fie raportate de îndată biroului SIRENE semnalant; în formularul M se utilizează textul ARTICLE 36(2) of the SIS II Decision – immediate action [Articolul 36 alineatul (2) din Decizia SIS II – acțiune imediată] sau ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision – immediate action [Articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II – acțiune imediată]. Justificarea pentru acțiunea imediată se introduce și în câmpul 083 din formularul M; sau

o autoritate responsabilă de securitatea națională solicită emiterea unei semnalări în conformitate cu articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II; în formularul M se utilizează textul ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision [Articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II].

În cazul în care semnalarea se emite în temeiul articolului 36 alineatul (3) din Decizia SIS II, formularul M conține, în câmpul 080, numele autorității care solicită introducerea semnalării, mai întâi în limba statului membru semnalant, apoi și în limba engleză, și în câmpul 081 se introduc datele de contact ale acesteia, într-un format care nu necesită traducere.

Confidențialitatea anumitor informații se asigură în conformitate cu legislația națională, inclusiv separându-se contactele între birourile SIRENE de orice alte contacte între serviciile responsabile de securitatea națională.

Aplicarea unui indicator de validitate

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.6.

Nu se întreprinde nicio acțiune alternativă în cazul semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete sau specifice.

În plus, în cazul în care autoritatea responsabilă de securitatea națională în statul membru executant decide că este necesar ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate, autoritatea respectivă contactează biroul său național SIRENE și îl informează cu privire la faptul că acțiunea solicitată nu poate fi întreprinsă. Biroul SIRENE solicită atunci aplicarea unui indicator de validitate, transmițând un formular F biroului SIRENE al statului membru semnalant. Ca și în cazul altor cereri de aplicare a unui indicator de validitate, se furnizează un motiv cu caracter general. Cu toate acestea, nu este necesar să se divulge aspectele sensibile [a se vedea și secțiunea 7.6 litera (b) de mai jos].

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.3.

În plus, se aplică următoarele norme:

în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la o semnalare emisă în temeiul articolului 36 alineatul (3) din Decizia SIS II, biroul SIRENE al statului membru executant informează biroul SIRENE al statului membru semnalant cu privire la rezultate (control discret sau control specific), utilizând un formular G. În același timp, biroul SIRENE al statului membru executant informează propria sa autoritate responsabilă de securitatea națională;

este necesară o procedură specifică care să asigure confidențialitatea informațiilor. Prin urmare, orice contact între autoritățile responsabile de securitatea națională se separă de contactele între birourile SIRENE. În consecință, motivele detaliate pentru care se solicită aplicarea unui indicator de validitate se discută direct între autoritățile responsabile de securitatea națională, și nu prin intermediul birourilor SIRENE;

în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la o semnalare care necesită raportarea imediată a rezultatului pozitiv, se trimite de îndată un formular G biroului SIRENE al statului membru semnalant.

Ștergerea semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete și specifice

O semnalare se șterge:

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

Sistemele de recunoaștere automată a numărului de înmatriculare (ANPR)

A se vedea secțiunea 9.

SEMNALĂRI PRIVIND OBIECTE CĂUTATE PENTRU A FI CONFISCATE SAU FOLOSITE CA PROBE (ARTICOLUL 38 DIN DECIZIA SIS II)

Semnalări multiple

A se vedea procedura generală prezentată în secțiunea 2.2.

Semnalări privind vehicule

Verificarea existenței unor semnalări multiple privind un vehicul

Elementele obligatorii de descriere a identității utilizate pentru a verifica existența unor semnalări multiple includ:

numărul de înmatriculare; și/sau

numărul de identificare al vehiculului (VIN).

Este posibil ca ambele numere să fie înregistrate în SIS II.

În cazul în care, atunci când se introduce o nouă semnalare, se constată că în SIS II există deja același VIN și/sau același număr de înmatriculare, se presupune că noua semnalare va genera semnalări multiple privind același vehicul. Totuși, această metodă de verificare este eficace numai atunci când se utilizează aceleași elemente descriptive. Prin urmare, comparația nu este întotdeauna posibilă.

Biroul SIRENE atrage atenția utilizatorilor asupra problemelor care pot apărea în cazul în care s-a comparat doar unul dintre numere, asupra vehiculelor cu același VIN și asupra reutilizării plăcuțelor de înmatriculare. Un răspuns pozitiv nu înseamnă în mod automat că s-au găsit informații care corespund semnalării, iar un răspuns negativ nu trebuie interpretat în sensul că nu există nicio semnalare privind vehiculul respectiv.

În secțiunea 2.2.3 sunt prezentate în detaliu elementele de descriere a identității utilizate pentru a stabili dacă două semnalări care au ca obiect un vehicul sunt identice.

Procedurile de consultare care trebuie aplicate de birourile SIRENE pentru a verifica existența semnalărilor multiple și a semnalărilor incompatibile în cazul vehiculelor sunt aceleași ca și în cazul persoanelor. Pentru procedurile generale, a se vedea secțiunea 2.2.

Biroul SIRENE al statului membru care emite o semnalare ține evidența tuturor cererilor de introducere a unei semnalări ulterioare care, după consultare, au fost respinse în temeiul dispozițiilor de mai sus, până la ștergerea semnalării.

Vehicule cu același VIN

Prin vehicule cu același VIN se înțelege cazul în care în SIS II este înregistrat un vehicul de același tip și cu același număr de identificare al vehiculului (VIN) ca un vehicul fabricat original (de exemplu, un tractor și o motocicletă cu același VIN nu se încadrează în această categorie). Pentru a se evita consecințele negative ale confiscării repetate a unui vehicul fabricat original cu același VIN, se aplică următoarea procedură specifică:

în cazul în care se constată că este posibil ca două vehicule să aibă același VIN, biroul SIRENE ia următoarele măsuri, după caz:

se asigură că nu există nicio eroare în semnalarea SIS II și că informațiile aferente semnalării sunt cât mai complete posibil;

verifică circumstanțele cazului care a condus la introducerea unei semnalări în SIS II;

verifică istoricul ambelor vehicule în cauză de la fabricarea acestora;

solicită efectuarea unui control amănunțit al vehiculului confiscat, în special al VIN, pentru a verifica dacă acesta este vehiculul fabricat original.

Toate birourile SIRENE implicate cooperează strâns în luarea măsurilor respective;

în cazul în care se confirmă faptul că două vehicule au același VIN, statul membru semnalant analizează dacă este necesar să mențină semnalarea în SIS II. În cazul în care decide să mențină semnalarea în SIS II, statul membru semnalant:

adaugă în semnalare următoarea mențiune privind vehiculul: Suspicion of clone (Suspiciune de clonă);

Suspiciunea de clonă se referă la cazurile în care, de exemplu, documentele de înmatriculare ale unui vehicul sunt furate și sunt utilizate pentru a reînmatricula un alt vehicul de aceeași marcă, de același model și de aceeași culoare, care a fost, de asemenea, furat.

îl invită pe proprietarul vehiculului fabricat original, cu consimțământul explicit al acestuia și în conformitate cu legislația națională, să furnizeze biroului SIRENE al statului membru semnalant toate informațiile relevante necesare pentru a se evita consecințele negative ale unei identificări eronate;

trimite, prin intermediul biroului său SIRENE, tuturor celorlalte birouri SIRENE un formular M care conține, după caz, elementele sau caracteristicile care descriu vehiculul fabricat original și îl disting de vehiculul înregistrat în SIS II. Formularul M conține în câmpul 083 mențiunea ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE (VEHICUL FABRICAT ORIGINAL), scrisă în mod vizibil;

în cazul în care, în urma efectuării unei verificări în SIS II, se constată că pentru vehiculul respectiv s-a introdus observația Suspiciune de clonă, utilizatorul care a efectuat verificarea contactează biroul național SIRENE în scopul de a obține informații suplimentare care să clarifice dacă vehiculul verificat este vehiculul căutat sau vehiculul fabricat original;

în cazul în care, în timpul verificării, se stabilește faptul că informațiile din formularul M nu mai sunt de actualitate, biroul SIRENE al statului membru executant contactează biroul SIRENE al statului membru semnalant pentru a verifica numele proprietarului legal actual al vehiculului. Biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite un nou formular M actualizat, care conține în câmpul 083 mențiunea ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE (VEHICUL FABRICAT ORIGINAL), scrisă în mod vizibil.

Schimbul de informații după obținerea unui rezultat pozitiv

Birourile SIRENE pot transmite informații suplimentare privind semnalările introduse în temeiul articolului 38 din Decizia SIS II și, astfel, pot acționa în numele autorităților judiciare în cazul în care informațiile respective se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței judiciare reciproce, în conformitate cu legislația națională.

Dacă se solicită acest lucru în câmpul 089 din formularul G, birourile SIRENE trimit în cel mai scurt timp posibil informații suplimentare, utilizând un formular P, în cazul obținerii unui rezultat pozitiv privind o semnalare în vederea confiscării sau a folosirii ca probă care a fost emisă în temeiul articolului 38 din Decizia SIS II pentru un vehicul, o aeronavă, o ambarcațiune, un echipament industrial sau un container.

Având în vedere caracterul urgent al solicitării și că, prin urmare, nu va fi posibil să se colecteze imediat toate informațiile, nu este necesar să se completeze toate câmpurile formularului P. Cu toate acestea, se vor face eforturi pentru colectarea informațiilor referitoare la principalele rubrici: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 și 169.

În cazul în care se obține un rezultat pozitiv pentru o componentă identificabilă a unui obiect, biroul SIRENE al statului membru executant informează biroul SIRENE al statului membru semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizându-se un formular G, iar în câmpul 090 (Informații suplimentare) precizează faptul că nu s-a confiscat întregul obiect, ci doar una sau mai multe componente ale acestuia. În cazul în care se găsesc simultan mai multe componente, întrucât acestea fac obiectul unei singure semnalări, se trimite doar un singur formular G. Orice rezultate pozitive ulterioare privind semnalarea se notifică biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizându-se un formular G. Semnalarea nu se șterge decât dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute în secțiunea 8.4.

Ștergerea semnalărilor privind obiectele căutate pentru a fi confiscate sau folosite ca probe în cadrul procedurilor penale

O semnalare se șterge:

la confiscarea obiectului sau în cazul unei măsuri echivalente după efectuarea schimbului necesar ulterior de informații suplimentare între birourile SIRENE sau atunci când obiectul este vizat de o altă procedură judiciară sau administrativă (de exemplu, procedura judiciară privind cumpărarea cu bună credință, proprietatea disputată sau cooperarea judiciară cu privire la probe);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

SISTEMELE DE RECUNOAȘTERE AUTOMATĂ A NUMERELOR DE ÎNMATRICULARE (ANPR)

Aceste sisteme sunt relevante pentru semnalările prevăzute la articolele 36 și 38 din Decizia SIS II. Ca urmare a utilizării la scară largă a ANPR în scopul aplicării legii, există mijloacele tehnice necesare pentru a obține numeroase rezultate pozitive privind un vehicul sau un număr de înmatriculare într-o perioadă scurtă de timp.

Având în vedere faptul că în unele locații în care sunt amplasate ANPR există personal de serviciu, este posibil ca vehiculul să fie identificat și ca acțiunea solicitată să fie întreprinsă. În acest caz, înainte de întreprinderea oricărei acțiuni, utilizatorii ANPR verifică dacă rezultatul pozitiv pe care l-au obținut în acest sistem se referă la o semnalare prevăzută la articolul 36 sau la articolul 38 din Decizia SIS II.

Cu toate acestea, în multe locații în care sunt amplasate ANPR fixe nu există în mod constant personal de serviciu. Prin urmare, chiar dacă aparatul înregistrează trecerea vehiculului și se obține un rezultat pozitiv, acțiunea solicitată nu poate fi întreprinsă.

Pentru semnalările prevăzute la articolele 36 și 38, atunci când acțiunea solicitată nu a putut fi întreprinsă se aplică următoarea procedură generală:

Pentru primul rezultat pozitiv se trimite un formular H. În cazul în care sunt necesare mai multe informații privind circulația vehiculului, biroului SIRENE al statului membru semnalant îi revine sarcina de a contacta biroul SIRENE al statului membru executant pentru a discuta cu privire la informațiile necesare.

Pentru semnalările în temeiul articolului 36 se aplică următoarea procedură:

biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizându-se un formular G, în care introduce mențiunea ANPR în câmpul 086. În cazul în care sunt necesare mai multe informații privind circulația vehiculului, biroul SIRENE al statului membru semnalant contactează biroul SIRENE al statului membru executant;

biroul SIRENE al statului membru care a obținut un rezultat pozitiv pentru o semnalare privind un control specific, însă acțiunea solicitată nu a putut fi întreprinsă, informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular H, în care introduce în câmpul 083 mențiunea ANPR, urmată de următorul text: This hit has been achieved by use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken (Acest rezultat pozitiv a fost obținut utilizându-se ANPR. Vă rugăm să ne comunicați dacă țara dumneavoastră dorește să fie informată cu privire la alte rezultate pozitive obținute prin intermediul ANPR pentru acest vehicul sau acest număr de înmatriculare în cazul căruia nu s-a putut întreprinde acțiunea solicitată);

statul membru semnalant decide dacă semnalarea și-a atins obiectivul, dacă aceasta trebuie să fie ștearsă sau nu și dacă trebuie să aibă loc discuții bilaterale cu privire la informațiile necesare.

Pentru semnalările prevăzute la articolul 38 se aplică următoarea procedură:

în cazul în care se obține un rezultat pozitiv și acțiunea solicitată este întreprinsă, biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular G;

în cazul în care se obține un rezultat pozitiv și acțiunea solicitată nu a fost întreprinsă, biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE al statului membru semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular H, în care se introduce în câmpul 083 mențiunea ANPR, urmată de următorul text: This hit has been achieved by use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken (Acest rezultat pozitiv a fost obținut utilizându-se ANPR. Vă rugăm să ne comunicați dacă țara dumneavoastră dorește să fie informată cu privire la alte rezultate pozitive obținute prin intermediul ANPR pentru acest vehicul sau acest număr de înmatriculare în cazul căruia nu s-a putut întreprinde acțiunea solicitată);

atunci când primește un astfel de formular H, biroul SIRENE al statului membru semnalant consultă autoritățile competente, cărora le revine responsabilitatea de a decide cu privire la necesitatea primirii altor formulare H sau la schimbul bilateral de informații cu biroul SIRENE al statului membru executant.

STATISTICI

O dată pe an, birourile SIRENE furnizează statistici care se trimit agenției și Comisiei. De asemenea, statisticile se trimit, la cerere, Autorității Europene pentru Protecția Datelor și autorităților naționale competente de protecție a datelor. Statisticile includ numărul de formulare de fiecare tip trimise fiecărui stat membru. În special, statisticile menționează numărul rezultatelor pozitive și al indicatorilor de validitate. Se face o distincție între rezultatele pozitive obținute pentru semnalările emise de un alt stat membru și rezultatele pozitive obținute de un stat membru pentru propriile sale semnalări.

În apendicele 5 se stabilesc procedurile și formatele pentru furnizarea de statistici în temeiul prezentei secțiuni.

autoritățile responsabile de controlul la frontieră, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 562/2006 al Parlamentului European și al Consiliului;

autoritățile responsabile de efectuarea și coordonarea altor controale polițienești și vamale în interiorul țării;

autoritățile judiciare naționale și autoritățile de coordonare a acestora;

autoritățile responsabile de eliberarea vizelor, autoritățile centrale responsabile de examinarea cererilor de viză, autoritățile responsabile de eliberarea permiselor de ședere și de punerea în aplicare a legislației privind resortisanții țărilor terțe în cadrul aplicării dreptului Uniunii privind circulația persoanelor;

autoritățile responsabile de eliberarea certificatelor de înmatriculare a vehiculelor [în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1986/2006].

un sistem central (SIS II central) format din:

o funcție de suport tehnic (CS-SIS) care conține o bază de date (baza de date SIS II);

o interfață națională uniformă (NI-SIS);

un sistem național (N.SIS II) în fiecare stat membru, care constă în sistemele naționale de date care comunică cu SIS II central. Un N.SIS II poate conține un fișier de date (o copie națională) care cuprinde o copie completă sau parțială a bazei de date SIS II;

o infrastructură de comunicare între CS-SIS și NI-SIS care asigură o rețea virtuală criptată pentru datele din SIS II și schimbul de date dintre birourile SIRENE, astfel cum sunt definite mai jos.

o funcție de suport tehnic (CS-SIS) care conține o bază de date (baza de date SIS II);

o interfață națională uniformă (NI-SIS);

pentru a permite statelor membre să se consulte sau să se informeze reciproc la introducerea unei semnalări (de exemplu, la introducerea semnalărilor în vederea arestării);

în urma obținerii unui rezultat pozitiv, pentru a se putea întreprinde acțiunile corespunzătoare (de exemplu, găsirea de informații care corespund semnalării);

atunci când acțiunea necesară nu poate fi întreprinsă (de exemplu, aplicarea unui indicator de validitate);

atunci când se analizează calitatea datelor din SIS II (de exemplu, atunci când datele au fost introduse în mod ilegal sau sunt incorecte din punct de vedere factual), inclusiv validarea semnalărilor la ieșire și verificarea semnalărilor la intrare, dacă legislația națională prevede acest lucru;

atunci când se analizează compatibilitatea și prioritatea semnalărilor (de exemplu, atunci când se verifică dacă există semnalări multiple);

atunci când are ca obiect drepturile persoanelor vizate, în special dreptul de acces la date.

informațiile din SAB nu sunt divulgate unor terți;

personalul SIRENE cunoaște și utilizează SAB;

orice actualizare a informațiilor din SAB se comunică de îndată Comisiei.

Fiecare stat membru stabilește condițiile de stocare a informațiilor.

Biroul SIRENE din statul membru care a emis semnalarea pune la dispoziția celorlalte state membre toate informațiile privind propriile sale semnalări, inclusiv o trimitere la decizia care a generat semnalarea.

Arhivele fiecărui birou SIRENE permit un acces rapid la informațiile relevante pentru a se respecta termenele-limită foarte scurte de transmitere a informațiilor.

În conformitate cu articolul 12 alineatul (4) din instrumentele juridice privind SIS II, datele cu caracter personal din dosarele deținute de biroul SIRENE ca urmare a unui schimb de informații sunt păstrate numai pe durata perioadei care este necesară în vederea realizării scopurilor pentru care au fost furnizate. Ca regulă, aceste informații se șterg imediat după ce semnalarea conexă a fost ștearsă din SIS II și, în orice caz, cel mai târziu la un an după ștergerea semnalării conexe. Datele referitoare la o anumită semnalare introdusă de un stat membru sau la o semnalare în legătură cu care s-a întreprins o acțiune pe teritoriul acestuia pot fi însă stocate o perioadă mai îndelungată, în conformitate cu legislația națională.

Informațiile suplimentare trimise de alte state membre se stochează în conformitate cu legislația națională a statului membru destinatar privind protecția datelor. Se aplică, de asemenea, articolul 12 comun din instrumentele juridice privind SIS II, Directiva 95/46/CE și Decizia-cadru 2008/977/JAI.

Informațiile privind cazurile de uzurpare a identității se șterg după ștergerea semnalării căreia îi corespund.

Accesul la arhive se înregistrează, face obiectul controlului și este limitat la personalul desemnat.

numărul de intervenții SIRCoP pe stat membru;

motivul contactării;

rezultatul intervențiilor pe baza informațiilor disponibile pe durata perioadei de raportare.

aspecte juridice naționale, europene și internaționale;

autoritățile naționale de aplicare a legii; și

sistemele judiciare și de gestionare a imigrației de la nivel național și european.

un utilizator efectuează o căutare;

căutarea duce la identificarea unei semnalări introduse de un alt stat membru în SIS II;

datele privind semnalarea din SIS II corespund datelor căutării; și

în urma obținerii rezultatului pozitiv, sunt necesare acțiuni suplimentare.

efectuarea de verificări înainte de introducerea unei semnalări pentru a stabili dacă în SIS II există deja o semnalare care are același obiect;

consultarea celorlalte state membre, în cazul în care introducerea unei semnalări generează semnalări multiple incompatibile.

arestarea în vederea predării sau a extrădării (articolul 26 din decizie);

refuzul intrării sau interdicția de ședere pe teritoriul Schengen (articolul 24 din regulament);

plasarea sub protecție (articolul 32 din decizie);

controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale specifice (articolul 36 din decizie);

controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale discrete (articolul 36 din decizie);

comunicarea locului unde se află persoana (articolele 32 și 34 din decizie).

folosirea ca probă (articolul 38 din decizie);

confiscarea documentelor de călătorie anulate (articolul 38 din decizie);

confiscarea (articolul 38 din decizie);

controale specifice – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale specifice (articolul 36 din decizie);

controale discrete – acțiune imediată (articolul 36 din decizie);

controale discrete (articolul 36 din decizie).

se compară elementele obligatorii de descriere a identității pentru a verifica existența semnalărilor multiple:

privind o persoană:

numele;

prenumele;

data nașterii;

sexul;

privind un vehicul:

numărul de identificare al vehiculului (NIV);

numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare;

marca;

tipul;

privind o aeronavă:

categoria aeronavei;

numărul de înmatriculare ICAO;

privind o ambarcațiune:

categoria ambarcațiunii;

numărul de corpuri;

numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat);

privind un container:

numărul BIC;

numele;

prenumele;

data nașterii;

sexul;

numărul de identificare al vehiculului (NIV);

numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare;

marca;

tipul;

categoria aeronavei;

numărul de înmatriculare ICAO;

categoria ambarcațiunii;

numărul de corpuri;

numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat);

numărul BIC;

în cazul introducerii unei noi semnalări privind un vehicul sau un alt obiect cu număr de identificare sau număr de înmatriculare, a se vedea procedurile prezentate în secțiunea 8.2.1;

în cazul altor obiecte, cele mai potrivite câmpuri în vederea identificării semnalărilor multiple sunt câmpurile obligatorii, toate acestea trebuind să fie utilizate pentru ca sistemul să efectueze o comparare automată.

privind o persoană:

numele;

prenumele;

data nașterii;

sexul;

privind un vehicul:

numărul de identificare al vehiculului (NIV);

numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare;

marca;

tipul;

privind o aeronavă:

categoria aeronavei;

numărul de înmatriculare ICAO;

privind o ambarcațiune:

categoria ambarcațiunii;

numărul de corpuri;

numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat);

privind un container:

numărul BIC;

numele;

prenumele;

data nașterii;

sexul;

numărul de identificare al vehiculului (NIV);

numărul de înmatriculare și țara de înmatriculare;

marca;

tipul;

categoria aeronavei;

numărul de înmatriculare ICAO;

categoria ambarcațiunii;

numărul de corpuri;

numărul de identificare extern al ambarcațiunii (nu este obligatoriu, însă poate fi utilizat);

numărul BIC;

înainte de introducerea unei semnalări, este obligatoriu să se efectueze o verificare menită să asigure faptul că nu există semnalări incompatibile;

dacă există o altă semnalare compatibilă, nu este necesar ca birourile SIRENE să se consulte reciproc. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar să se clarifice dacă semnalarea se referă la aceeași persoană, biroul SIRENE consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând formularul L;

în cazul în care semnalările sunt incompatibile, birourile SIRENE se consultă reciproc, utilizând formularul E, pentru ca, în final, să se introducă o singură semnalare;

semnalările în vederea arestării se introduc imediat, fără a se aștepta rezultatul consultării cu celelalte state membre;

în cazul în care, în urma consultării, se acordă prioritate unei semnalări care este incompatibilă cu semnalările existente, statele membre care au introdus celelalte semnalări le șterg în momentul introducerii noii semnalări. Statele membre soluționează orice divergențe prin intermediul birourilor SIRENE;

statele membre care nu au putut să introducă o semnalare se pot înscrie pentru a fi notificate de CS-SIS cu privire la ștergerea semnalării;

biroul SIRENE al statului membru care nu a putut să introducă semnalarea poate solicita ca biroul SIRENE al statului membru care a introdus semnalarea să îl informeze în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la aceasta.

în cazul în care Regatul Unit sau Irlanda introduce o semnalare care este potențial incompatibilă cu o semnalare existentă privind refuzul intrării sau interdicția de ședere, în conformitate cu secțiunea 2.2.1, SIS II central notifică acestor două state membre potențiala incompatibilitate, comunicând numai numărul de identificare Schengen al semnalării existente;

în cazul în care se notifică potențiala incompatibilitate a unei semnalări introduse de Regatul Unit sau de Irlanda cu o semnalare privind refuzul intrării sau interdicția de ședere introdusă de un alt stat membru, biroul SIRENE al Regatului Unit sau al Irlandei inițiază o consultare cu statul membru semnalant, utilizând mesaje cu text liber, și șterge semnalarea potențial incompatibilă în timpul consultării;

în funcție de rezultatul consultării, Regatul Unit sau Irlanda poate să reintroducă o semnalare care s-a dovedit a fi compatibilă.

fără a se aduce atingere secțiunii 2.4 din prezentul manual, un rezultat pozitiv privind o persoană sau un obiect care face obiectul unei semnalări se comunică, în principiu, biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizându-se un formular G;

atunci când statului membru semnalant i se notifică obținerea unui rezultat pozitiv, articolul aplicabil din instrumentele juridice privind SIS II se menționează în câmpul 090 din formularul G, inclusiv informațiile suplimentare, dacă este necesar (de exemplu, MINOR).

în cazul în care biroul SIRENE al statului membru executant intenționează să furnizeze informații suplimentare după trimiterea unui formular G, acesta utilizează un formular M;

dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice și menționează orice măsuri speciale pe care solicită să le adopte biroul SIRENE al statului membru executant.

statul membru care, pe baza tuturor informațiilor disponibile, se află în imposibilitatea certă de a respecta procedura informează statul membru semnalant, prin intermediul biroului său SIRENE, cu privire la faptul că nu este în măsură să întreprindă acțiunea solicitată și precizează motivele în câmpul 083 din formularul H;

statele membre în cauză pot conveni asupra acțiunii care trebuie întreprinsă, în conformitate cu legislația lor națională și cu instrumentele juridice privind SIS II.

prin intermediul biroului său SIRENE, statul membru care intenționează să utilizeze datele în alt scop expune statului membru semnalant motivele pentru care dorește să facă acest lucru, utilizând un formular I;

statul membru semnalant analizează, în cel mai scurt timp, dacă se poate da curs solicitării și informează, prin intermediul biroului său SIRENE, celălalt stat membru cu privire la decizia sa, utilizând un formular M;

dacă este necesar, statul membru semnalant poate să acorde autorizarea, sub rezerva anumitor condiții privind utilizarea datelor. Această autorizare se trimite utilizându-se un formular M.

Articolul 24 din Decizia SIS II prevede următoarele cazuri în care un stat membru poate solicita aplicarea unui indicator de validitate:

în cazul în care un stat membru consideră că faptul de a da curs unei semnalări introduse în conformitate cu articolul 26, 32 sau 36 din Decizia SIS II este incompatibil cu legislația sa națională, cu obligațiile sale internaționale sau cu interesele sale naționale vitale, respectivul stat membru poate solicita ulterior ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate pentru ca acțiunea care se întreprinde în baza semnalării să nu se desfășoare pe teritoriul său. Indicatorul de validitate se aplică de biroul SIRENE al statului membru semnalant;

pentru ca statele membre să poată solicita aplicarea unui indicator de validitate la o semnalare emisă în conformitate cu articolul 26, tuturor statelor membre li se notifică automat orice nouă semnalare din categoria respectivă, prin schimb de informații suplimentare;

dacă în unele cazuri deosebit de urgente și de grave un stat membru care a emis o semnalare solicită executarea acțiunii, statul membru care execută semnalarea examinează dacă poate să autorizeze retragerea indicatorului aplicat solicitării sale urgente. Dacă statul membru care execută semnalarea poate face acest lucru, ia măsurile necesare pentru asigurarea faptului că acțiunea care trebuie întreprinsă poate să fie efectuată imediat;

există o procedură alternativă numai pentru semnalările în vederea arestării (a se vedea secțiunea 3.6);

dacă se aplică un indicator de validitate semnalărilor privind persoane dispărute și semnalărilor în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, semnalarea nu apare pe ecran atunci când utilizatorul consultă sistemul;

fără a se aduce atingere secțiunii 3.6.1, un stat membru nu poate solicita aplicarea unui indicator de validitate numai pe baza faptului că un anumit stat membru este statul membru semnalant. Aplicarea indicatorilor de validitate se solicită numai de la caz la caz.

în cazul în care un stat membru consideră că faptul de a da curs unei semnalări introduse în conformitate cu articolul 26, 32 sau 36 din Decizia SIS II este incompatibil cu legislația sa națională, cu obligațiile sale internaționale sau cu interesele sale naționale vitale, respectivul stat membru poate solicita ulterior ca semnalării să i se aplice un indicator de validitate pentru ca acțiunea care se întreprinde în baza semnalării să nu se desfășoare pe teritoriul său. Indicatorul de validitate se aplică de biroul SIRENE al statului membru semnalant;

pentru ca statele membre să poată solicita aplicarea unui indicator de validitate la o semnalare emisă în conformitate cu articolul 26, tuturor statelor membre li se notifică automat orice nouă semnalare din categoria respectivă, prin schimb de informații suplimentare;

dacă în unele cazuri deosebit de urgente și de grave un stat membru care a emis o semnalare solicită executarea acțiunii, statul membru care execută semnalarea examinează dacă poate să autorizeze retragerea indicatorului aplicat solicitării sale urgente. Dacă statul membru care execută semnalarea poate face acest lucru, ia măsurile necesare pentru asigurarea faptului că acțiunea care trebuie întreprinsă poate să fie efectuată imediat;

în cazul în care un stat membru dorește aplicarea unui indicator de validitate, înaintează o cerere statului membru semnalant, utilizând un formular F, și explică din ce motiv solicită acest lucru. În acest scop se utilizează câmpul 071, iar în câmpul 080 se explică motivul aplicării indicatorului de validitate. Pentru alte informații suplimentare privind semnalarea se utilizează câmpul 083;

statul membru semnalant aplică imediat indicatorul de validitate solicitat;

după efectuarea schimbului de informații, în funcție de elementele furnizate în cadrul procesului de consultare de către statul membru care solicită aplicarea indicatorului de validitate, semnalarea va trebui eventual modificată ori ștearsă sau cererea poate fi retrasă, semnalarea rămânând neschimbată.

biroul SIRENE care a solicitat anterior aplicarea indicatorului de validitate solicită biroului SIRENE al statului membru semnalant ștergerea acestuia, folosind un formular F. În acest scop se utilizează câmpul 075. Pentru mai multe informații cu privire la legislația națională se utilizează câmpul 080 și, dacă este cazul, pentru introducerea de informații suplimentare care explică motivul ștergerii indicatorului de validitate și pentru alte informații suplimentare cu privire la semnalare se utilizează câmpul 083;

biroul SIRENE al statului membru semnalant șterge imediat indicatorul de validitate.

în funcție de rezultatul consultărilor, poate fi necesar ca statul membru semnalant să șteargă sau să corecteze datele, în conformitate cu procedurile sale naționale privind corectarea informației respective;

în cazul în care nu se ajunge la un acord în termen de două luni, biroul SIRENE al statului membru care a constat existența erorii sau faptul că datele au fost stocate ilegal sesizează autoritatea competentă din țara sa pentru a înainta cazul Autorității Europene pentru Protecția Datelor, care, împreună cu autoritățile naționale de supraveghere în cauză, acționează ca mediator.

fiecare birou SIRENE aplică legislația sa națională privind dreptul de acces la datele personale. După caz și în conformitate cu legislația aplicabilă, birourile SIRENE fie transmit autorităților naționale competente cererile pe care le primesc având ca obiect accesul la date sau rectificarea datelor, fie hotărăsc cu privire la aceste cereri în limita domeniului lor de competență;

în cazul în care autoritățile naționale competente solicită acest lucru, birourile SIRENE ale statelor membre în cauză transmit, în conformitate cu legislația lor națională, informații privind exercitarea dreptului de acces la date.

cererea de acces este transmisă biroului SIRENE al statului membru semnalant în cel mai scurt timp, astfel încât să se poată pronunța asupra acesteia;

biroul SIRENE al statului membru semnalant informează cu privire la poziția sa biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

răspunsul biroului SIRENE al statului membru semnalant ține seama de eventualele termene-limită pentru prelucrarea cererii care au fost stabilite de biroul SIRENE al statului membru care a primit cererea de acces;

biroul SIRENE al statului membru care primește din partea unei persoane o cerere de acces, de corectare sau de ștergere ia toate măsurile necesare pentru a asigura furnizarea unui răspuns în timp util.

originea pașaportului sau a documentului de identitate aflat în posesia persoanei căutate;

numărul pașaportului sau al documentului de identitate, data și locul eliberării acestuia, autoritatea care l-a eliberat, precum și data de expirare a valabilității respectivului pașaport sau document de identitate;

descrierea persoanei căutate;

numele și prenumele mamei și ale tatălui persoanei căutate;

alte ortografieri posibile ale numelui și prenumelor persoanei căutate;

fotografii și amprente digitale, dacă sunt disponibile;

ultima adresă cunoscută.

biroul SIRENE furnizor trimite un formular L pe calea electronică uzuală și menționează în câmpul 083 din formularul L faptul că amprentele digitale și fotografiile sunt transmise în scopul completării unei semnalări în SIS II;

biroul SIRENE al statului membru semnalant adaugă amprentele digitale sau fotografiile la semnalarea din SIS II sau le trimite autorității competente pentru completarea semnalării.

datele privind amprentele digitale sunt conforme cu formatul specificat ANSI/NIST – ITL 1-2000, astfel cum a fost pus în aplicare pentru necesitățile Interpol și adaptat pentru SIS II;

fotografiile, care se utilizează numai pentru a confirma identitatea unei persoane care a fost localizată ca urmare a unei căutări alfanumerice efectuate în SIS II, îndeplinesc următoarele cerințe: raportul înălțime/lățime al fotografiilor integrale ale feței este, în măsura posibilului, de 3/4 sau 4/5. În cazul în care este disponibilă, se utilizează o rezoluție de cel puțin 480 × 600 pixeli cu 24 biți de intensitate a culorii. Dacă imaginea trebuie să fie obținută prin scanare, dimensiunea acesteia este, în măsura posibilului, mai mică de aproximativ 200 kilobyți.

în cazul semnalărilor privind persoane căutate pentru a fi arestate în scopul extrădării cărora nu li se aplică dispozițiile Deciziei-cadru 2002/584/JAI, un birou SIRENE poate solicita altui (altor) birou (birouri) SIRENE să aplice în mod sistematic un indicator de validitate semnalărilor privind resortisanții săi care au fost introduse în temeiul articolului 26 din Decizia SIS II;

orice birou SIRENE care dorește să procedeze astfel înaintează o cerere scrisă celuilalt (celorlalte) birou (birouri) SIRENE;

orice birou SIRENE care primește o astfel de cerere aplică un indicator de validitate pentru respectivul stat membru imediat după emiterea semnalării;

indicatorul de validitate este menținut până când biroul SIRENE solicitant cere ca acesta să fie șters.

un rezultat pozitiv privind o persoană pentru care s-a emis o semnalare în vederea arestării se comunică întotdeauna imediat biroului SIRENE al statului membru semnalant. În plus, după trimiterea unui formular G, biroul SIRENE al statului membru executant comunică rezultatul pozitiv biroului SIRENE al statului membru semnalant și telefonic, dacă este cazul;

dacă este necesar, biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite orice informații relevante și specifice privind măsurile speciale pe care trebuie să le ia biroul SIRENE al statului membru executant;

autoritatea competentă pentru primirea EAW sau a ER, datele de contact complete ale acesteia (adresa poștală, numărul de telefon și, dacă sunt disponibile, numărul de fax și adresa de e-mail), numărul de referință (dacă este disponibil), persoana competentă (dacă este disponibilă), limba solicitată, termenul și modul de furnizare se menționează în câmpul 091 din formularul G;

în plus, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează celelalte birouri SIRENE cu privire la rezultatul pozitiv, utilizând un formular M, în cazul în care s-a stabilit faptul că există o legătură clară cu anumite state membre pe baza faptelor cazului și a cercetărilor suplimentare efectuate;

birourile SIRENE pot transmite informații suplimentare cu privire la semnalările prevăzute la articolul 26 din Decizia SIS II și, astfel, pot acționa în numele autorităților judiciare în cazul în care informațiile respective se încadrează în domeniul de aplicare al asistenței judiciare reciproce.

fără a se aduce atingere procedurii speciale privind schimbul de informații, care se desfășoară în conformitate cu articolul 25 din Convenția Schengen, și fără a se aduce atingere secțiunii 4.8, care se referă la schimbul de informații în urma obținerii unui rezultat pozitiv privind un resortisant al unei țări terțe care beneficiază de dreptul la liberă circulație (caz în care este obligatoriu să se consulte biroul SIRENE al statului membru semnalant), statul membru executant poate să informeze statul membru semnalant cu privire la faptul că în cadrul procedurii de eliberare a unui permis de ședere sau a unei vize s-au obținut informații care corespund semnalării privind refuzul intrării. Dacă este cazul, statul membru semnalant poate să informeze apoi celelalte state membre, utilizându-se un formular M;

în cazul în care li se solicită acest lucru, în conformitate cu legislația națională, birourile SIRENE ale statelor membre vizate pot contribui la transmiterea informațiilor necesare către autoritățile competente responsabile de eliberarea permiselor de ședere și a vizelor.

Pentru fiecare procedură de consultare se trimite numai un singur formular N sau formular O de către biroul SIRENE al statului membru care a eliberat sau intenționează să elibereze ori să mențină un permis de ședere sau o viză de lungă ședere în scopul de a informa statul membru care a emis ori intenționează să emită o semnalare privind refuzul intrării despre decizia finală referitoare la eliberarea, menținerea sau revocarea permisului de ședere ori a vizei.

Procedura de consultare este fie o procedură în sensul articolului 25 alineatul (1) din Convenția Schengen, fie o procedură în sensul articolului 25 alineatul (2) din Convenția Schengen.

Atunci când, în cadrul unei proceduri de consultare, se trimite un formular M, G sau H, acesta poate să conțină cuvântul-cheie consultation procedure (procedură de consultare). (formular M: câmpul 083; formular G: câmpul 086; formular H: câmpul 083).

un stat membru poate solicita să fie informat despre orice rezultat pozitiv referitor la semnalările privind refuzul intrării sau interdicția de ședere pe care le-a emis. Orice stat membru care dorește să utilizeze această posibilitate trimite o cerere în scris celorlalte state membre;

statul membru executant poate să ia inițiativa și să informeze statul membru semnalant cu privire la faptul că s-au obținut informații care corespund semnalării și că resortisantul țării terțe nu a primit permisiunea de a intra pe teritoriul Schengen sau a fost expulzat de pe teritoriul Schengen;

după întreprinderea unei acțiuni în baza unui rezultat pozitiv, biroul SIRENE al statului membru executant trimite un formular G biroului SIRENE al statului membru semnalant; se trimite un formular G și în cazul obținerii unui rezultat pozitiv, atunci când sunt necesare informații suplimentare pentru punerea în aplicare a măsurii;

la primirea informațiilor menționate la litera (c) de la statul membru semnalant:

în cazul în care acțiunea este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular M (nu un alt formular G pentru același rezultat pozitiv);

în cazul în care acțiunea nu este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular H, sau

în cazul în care este necesară o nouă consultare, aceasta se efectuează utilizându-se un formular M;

pentru schimbul final de informații în cadrul unei proceduri de consultare se utilizează un formular N sau O;

în cazul în care un stat membru identifică pe teritoriul său un resortisant al unei țări terțe care face obiectul unei semnalări, biroul SIRENE al statului membru semnalant transmite, la cerere, informațiile necesare pentru returnarea persoanei în cauză. În funcție de necesitățile statului membru executant, aceste informații, furnizate într-un formular M, includ următoarele elemente:

tipul și motivul deciziei;

autoritatea care a emis decizia;

data deciziei;

data notificării sau a comunicării deciziei (data la care decizia a fost notificată sau comunicată);

data executării;

termenul-limită al deciziei sau durata de valabilitate a acesteia;

informația dacă persoana a fost condamnată și natura sancțiunii.

în cazul în care acțiunea este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular M (nu un alt formular G pentru același rezultat pozitiv);

în cazul în care acțiunea nu este întreprinsă, statul membru executant notifică acest lucru biroului SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular H, sau

în cazul în care este necesară o nouă consultare, aceasta se efectuează utilizându-se un formular M;

pentru schimbul final de informații în cadrul unei proceduri de consultare se utilizează un formular N sau O;

tipul și motivul deciziei;

autoritatea care a emis decizia;

data deciziei;

data notificării sau a comunicării deciziei (data la care decizia a fost notificată sau comunicată);

data executării;

termenul-limită al deciziei sau durata de valabilitate a acesteia;

informația dacă persoana a fost condamnată și natura sancțiunii.

la solicitarea autorității competente, biroul SIRENE al statului membru executant contactează imediat biroul SIRENE al statului membru semnalant, utilizând un formular G, în vederea obținerii informațiilor necesare pentru a decide de îndată ce acțiune trebuie întreprinsă;

la primirea unei cereri de informații, biroul SIRENE al statului membru semnalant începe imediat să colecteze informațiile solicitate și le trimite în cel mai scurt timp posibil biroului SIRENE al statului membru executant;

biroul SIRENE al statului membru semnalant verifică împreună cu autoritatea competentă, în cazul în care această informație nu este încă disponibilă, dacă semnalarea poate fi menținută în conformitate cu Directiva 2004/38/CE. În cazul în care autoritatea competentă decide să mențină semnalarea, biroul SIRENE al statului membru semnalant informează toate celelalte birouri SIRENE cu privire la acest lucru, utilizând un formular M;

statul membru executant informează, prin intermediul biroului său SIRENE, biroul SIRENE al statului membru semnalant dacă acțiunea solicitată a fost întreprinsă (utilizând un formular M) sau nu (utilizând un formular H).

la încetarea valabilității semnalării;

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant;

la expirarea termenului-limită privind refuzul intrării în cazul în care autoritatea competentă a statului membru semnalant a stabilit o dată de încetare a valabilității pentru decizia sa; sau

la dobândirea cetățeniei unuia dintre statele membre. În cazul în care biroul SIRENE al unui alt stat membru decât cel semnalant ia cunoștință de dobândirea cetățeniei, acesta consultă biroul SIRENE al statului membru semnalant și, dacă este necesar, trimite un formular J, în conformitate cu procedura de rectificare și ștergere a datelor care conțin erori de drept sau de fapt (a se vedea secțiunea 2.7).

păstrează informațiile pentru a putea să transmită informații suplimentare la cererea unui alt stat membru;

transmite un formular M biroului SIRENE competent în cazul în care investigațiile indică o destinație probabilă a persoanei dispărute;

transmite un formular M tuturor birourilor SIRENE competente, pe baza circumstanțelor dispariției, în vederea furnizării tuturor datelor privind persoana în cauză într-o perioadă scurtă de timp.

locul, data și ora dispariției;

circumstanțele dispariției.

vârsta aproximativă;

înălțimea;

culoarea pielii;

culoarea și forma părului;

culoarea ochilor;

alte detalii fizice (de exemplu, piercing-uri, malformații, amputări, tatuaje, semne, cicatrici etc.);

caracteristici psihologice: cu risc de suicid, boli psihice, comportament agresiv etc.;

alte informații: necesită tratament medical etc.;

haine purtate la momentul dispariției;

fotografie: este sau nu disponibilă.

formular ante-mortem: este sau nu disponibil.

persoana(ele) care ar putea însoți persoana dispărută (inclusiv numărul de identificare Schengen, dacă este disponibil);

vehicul(e) având legătură cu cazul (inclusiv numărul de identificare Schengen, dacă este disponibil);

dacă este cazul: numărul de telefon mobil/ultima conectare, ultimul contact prin intermediul rețelelor de socializare online.

posturilor de frontieră vizate;

autorităților administrative și polițienești competente pentru localizarea și protecția persoanelor;

autorităților consulare competente ale statului membru semnalant, după obținerea unui rezultat pozitiv în SIS II.

pe cât posibil, birourile SIRENE comunică informațiile medicale necesare privind persoana(ele) dispărută(e) în cauză, dacă este necesar să se ia măsuri pentru protecția acestora.

biroul SIRENE al statului membru executant comunică întotdeauna biroului SIRENE al statului membru semnalant locul unde se află persoana;

în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) din Decizia SIS II, comunicarea locului unde se află o persoană dispărută care este majoră persoanei care a raportat dispariția se face numai cu consimțământul persoanei dispărute. Consimțământul se acordă în scris sau, cel puțin, se consemnează în scris. În cazurile în care se refuză acordarea consimțământului, acest lucru se face în scris sau se înregistrează oficial. Cu toate acestea, autoritățile competente pot comunica persoanei care a raportat dispariția faptul că semnalarea a fost ștearsă în urma obținerii unui rezultat pozitiv.

la soluționarea cazului (de exemplu, minorul este repatriat; autoritățile competente din statul membru executant adoptă o decizie privind îngrijirea copilului);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

la executarea acțiunii care trebuie întreprinsă (statul membru executant stabilește locul unde se află persoana);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

la executarea acțiunii care trebuie întreprinsă (persoană plasată sub protecție);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

utilizându-se toate mijloacele autorizate de legislația națională a statului membru în care persoana a fost localizată, se află adevăratul loc de reședință sau de domiciliu;

se instituie proceduri naționale, după caz, care să asigure faptul că semnalările sunt păstrate în SIS II numai pe durata perioadei necesare în vederea realizării obiectivelor pentru care au fost introduse.

la comunicarea locului unde se află persoana autorității competente a statului membru semnalant. În cazul în care nu se pot întreprinde acțiuni în baza informațiilor transmise (de exemplu, dacă adresa este incorectă sau dacă domiciliul nu este stabil), biroul SIRENE al statului membru semnalant informează biroul SIRENE al statului membru executant pentru a soluționa problema;

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

se emite o semnalare în vederea efectuării de controale discrete sau specifice, solicitânduse ca rezultatele pozitive să fie raportate de îndată biroului SIRENE semnalant; în formularul M se utilizează textul ARTICLE 36(2) of the SIS II Decision – immediate action [Articolul 36 alineatul (2) din Decizia SIS II – acțiune imediată] sau ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision – immediate action [Articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II – acțiune imediată]. Justificarea pentru acțiunea imediată se introduce și în câmpul 083 din formularul M; sau

o autoritate responsabilă de securitatea națională solicită emiterea unei semnalări în conformitate cu articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II; în formularul M se utilizează textul ARTICLE 36(3) of the SIS II Decision [Articolul 36 alineatul (3) din Decizia SIS II].

în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la o semnalare emisă în temeiul articolului 36 alineatul (3) din Decizia SIS II, biroul SIRENE al statului membru executant informează biroul SIRENE al statului membru semnalant cu privire la rezultate (control discret sau control specific), utilizând un formular G. În același timp, biroul SIRENE al statului membru executant informează propria sa autoritate responsabilă de securitatea națională;

este necesară o procedură specifică care să asigure confidențialitatea informațiilor. Prin urmare, orice contact între autoritățile responsabile de securitatea națională se separă de contactele între birourile SIRENE. În consecință, motivele detaliate pentru care se solicită aplicarea unui indicator de validitate se discută direct între autoritățile responsabile de securitatea națională, și nu prin intermediul birourilor SIRENE;

în cazul obținerii unui rezultat pozitiv cu privire la o semnalare care necesită raportarea imediată a rezultatului pozitiv, se trimite de îndată un formular G biroului SIRENE al statului membru semnalant.

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

numărul de înmatriculare; și/sau

numărul de identificare al vehiculului (VIN).

în cazul în care se constată că este posibil ca două vehicule să aibă același VIN, biroul SIRENE ia următoarele măsuri, după caz:

se asigură că nu există nicio eroare în semnalarea SIS II și că informațiile aferente semnalării sunt cât mai complete posibil;

verifică circumstanțele cazului care a condus la introducerea unei semnalări în SIS II;

verifică istoricul ambelor vehicule în cauză de la fabricarea acestora;

solicită efectuarea unui control amănunțit al vehiculului confiscat, în special al VIN, pentru a verifica dacă acesta este vehiculul fabricat original.

în cazul în care se confirmă faptul că două vehicule au același VIN, statul membru semnalant analizează dacă este necesar să mențină semnalarea în SIS II. În cazul în care decide să mențină semnalarea în SIS II, statul membru semnalant:

adaugă în semnalare următoarea mențiune privind vehiculul: Suspicion of clone (Suspiciune de clonă);

îl invită pe proprietarul vehiculului fabricat original, cu consimțământul explicit al acestuia și în conformitate cu legislația națională, să furnizeze biroului SIRENE al statului membru semnalant toate informațiile relevante necesare pentru a se evita consecințele negative ale unei identificări eronate;

trimite, prin intermediul biroului său SIRENE, tuturor celorlalte birouri SIRENE un formular M care conține, după caz, elementele sau caracteristicile care descriu vehiculul fabricat original și îl disting de vehiculul înregistrat în SIS II. Formularul M conține în câmpul 083 mențiunea ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE (VEHICUL FABRICAT ORIGINAL), scrisă în mod vizibil;

în cazul în care, în urma efectuării unei verificări în SIS II, se constată că pentru vehiculul respectiv s-a introdus observația Suspiciune de clonă, utilizatorul care a efectuat verificarea contactează biroul național SIRENE în scopul de a obține informații suplimentare care să clarifice dacă vehiculul verificat este vehiculul căutat sau vehiculul fabricat original;

în cazul în care, în timpul verificării, se stabilește faptul că informațiile din formularul M nu mai sunt de actualitate, biroul SIRENE al statului membru executant contactează biroul SIRENE al statului membru semnalant pentru a verifica numele proprietarului legal actual al vehiculului. Biroul SIRENE al statului membru semnalant trimite un nou formular M actualizat, care conține în câmpul 083 mențiunea ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE (VEHICUL FABRICAT ORIGINAL), scrisă în mod vizibil.

se asigură că nu există nicio eroare în semnalarea SIS II și că informațiile aferente semnalării sunt cât mai complete posibil;

verifică circumstanțele cazului care a condus la introducerea unei semnalări în SIS II;

verifică istoricul ambelor vehicule în cauză de la fabricarea acestora;

solicită efectuarea unui control amănunțit al vehiculului confiscat, în special al VIN, pentru a verifica dacă acesta este vehiculul fabricat original.

adaugă în semnalare următoarea mențiune privind vehiculul: Suspicion of clone (Suspiciune de clonă);

îl invită pe proprietarul vehiculului fabricat original, cu consimțământul explicit al acestuia și în conformitate cu legislația națională, să furnizeze biroului SIRENE al statului membru semnalant toate informațiile relevante necesare pentru a se evita consecințele negative ale unei identificări eronate;

trimite, prin intermediul biroului său SIRENE, tuturor celorlalte birouri SIRENE un formular M care conține, după caz, elementele sau caracteristicile care descriu vehiculul fabricat original și îl disting de vehiculul înregistrat în SIS II. Formularul M conține în câmpul 083 mențiunea ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE (VEHICUL FABRICAT ORIGINAL), scrisă în mod vizibil;

la confiscarea obiectului sau în cazul unei măsuri echivalente după efectuarea schimbului necesar ulterior de informații suplimentare între birourile SIRENE sau atunci când obiectul este vizat de o altă procedură judiciară sau administrativă (de exemplu, procedura judiciară privind cumpărarea cu bună credință, proprietatea disputată sau cooperarea judiciară cu privire la probe);

la încetarea valabilității semnalării; sau

la adoptarea unei decizii în acest sens de către autoritatea competentă a statului membru semnalant.

biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizându-se un formular G, în care introduce mențiunea ANPR în câmpul 086. În cazul în care sunt necesare mai multe informații privind circulația vehiculului, biroul SIRENE al statului membru semnalant contactează biroul SIRENE al statului membru executant;

biroul SIRENE al statului membru care a obținut un rezultat pozitiv pentru o semnalare privind un control specific, însă acțiunea solicitată nu a putut fi întreprinsă, informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular H, în care introduce în câmpul 083 mențiunea ANPR, urmată de următorul text: This hit has been achieved by use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken (Acest rezultat pozitiv a fost obținut utilizându-se ANPR. Vă rugăm să ne comunicați dacă țara dumneavoastră dorește să fie informată cu privire la alte rezultate pozitive obținute prin intermediul ANPR pentru acest vehicul sau acest număr de înmatriculare în cazul căruia nu s-a putut întreprinde acțiunea solicitată);

statul membru semnalant decide dacă semnalarea și-a atins obiectivul, dacă aceasta trebuie să fie ștearsă sau nu și dacă trebuie să aibă loc discuții bilaterale cu privire la informațiile necesare.

în cazul în care se obține un rezultat pozitiv și acțiunea solicitată este întreprinsă, biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular G;

în cazul în care se obține un rezultat pozitiv și acțiunea solicitată nu a fost întreprinsă, biroul SIRENE al statului membru care a obținut rezultatul pozitiv informează biroul SIRENE al statului membru semnalant cu privire la circumstanțele în care s-a obținut rezultatul pozitiv, utilizând un formular H, în care se introduce în câmpul 083 mențiunea ANPR, urmată de următorul text: This hit has been achieved by use of ANPR. Please inform us if your country wishes to be informed of further hits achieved through ANPR for this vehicle or number plate where the requested action could not be undertaken (Acest rezultat pozitiv a fost obținut utilizându-se ANPR. Vă rugăm să ne comunicați dacă țara dumneavoastră dorește să fie informată cu privire la alte rezultate pozitive obținute prin intermediul ANPR pentru acest vehicul sau acest număr de înmatriculare în cazul căruia nu s-a putut întreprinde acțiunea solicitată);

atunci când primește un astfel de formular H, biroul SIRENE al statului membru semnalant consultă autoritățile competente, cărora le revine responsabilitatea de a decide cu privire la necesitatea primirii altor formulare H sau la schimbul bilateral de informații cu biroul SIRENE al statului membru executant.

Tabelul 1

Tabelul compatibilității semnalărilor privind persoane

Tabelul compatibilității semnalărilor privind obiecte