2014/792/UE: Decizia Comisiei din 13 noiembrie 2014 privind sistemul de avertizare rapidă utilizat de ordonatorii de credite ai Comisiei și de agențiile executive

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice,

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului, în special articolul 56 alineatul (1),

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 215/2008 al Consiliului din 18 februarie 2008 privind regulamentul financiar aplicabil celui de-al zecelea Fond European de Dezvoltare, în special articolul 17,

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999, în special articolul 7 alineatul (6) și articolul 11,

Comisia, care este responsabilă pentru execuția bugetului general al Uniunii Europene și a oricăror altor fonduri gestionate de Uniune în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, prevăzut la articolele 30-33 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, are obligația de a combate frauda și orice alte activități ilegale care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii. Pentru a se asigura că ordonatorii de credite din cadrul Comisiei și al agențiilor executive sunt pe deplin informați cu privire la amenințările la adresa intereselor financiare ale Uniunii, este necesar să se stabilească norme interne în plus față de decizia C(2014) 2784 a Comisiei.

Pentru a combate frauda și pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii, Comisia utilizează baza de date centrală a excluderilor (BDCE) menționată la articolul 108 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și în Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008 al Comisiei din 17 decembrie 2008 privind baza de date centrală a excluderilor, precum și sistemul de avertizare rapidă (SAR) prevăzut în Decizia 2008/969/CE, Euratom din 16 decembrie 2008 privind sistemul de avertizare rapidă pentru ordonatorii de credite ai Comisiei și ai agențiilor executive. Până la adoptarea de către autoritatea legislativă a propunerii de modificare a Regulamentului financiar, trebuie să se asigure faptul că SAR rămâne eficient.

În perioada interimară, scopul SAR ar trebui să rămână, în esență, același. Acesta ar trebui să asigure, în cadrul Comisiei și al agențiilor sale executive, circulația informațiilor confidențiale prin intermediul înregistrării în SAR a unor avertismente cu privire la persoanele care ar putea constitui o amenințare la adresa intereselor financiare și a reputației Uniunii sau la adresa oricărui alt fond gestionat de Uniune.

Dat fiind că directorii agențiilor executive au statutul de ordonatori de credite delegați ai Comisiei în vederea execuției creditelor operaționale, aceștia ar trebui să aibă acces la SAR în aceeași măsură ca și serviciile Comisiei pentru gestionarea creditelor administrative și operaționale.

Dat fiind că șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați, în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, au statutul de ordonatori de credite delegați ai Comisiei în vederea execuției creditelor operaționale, aceștia ar trebui să aibă acces la SAR în aceeași măsură ca și serviciile Comisiei pentru gestionarea creditelor administrative și operaționale.

În temeiul articolului 7 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului și a Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) are obligația de a furniza serviciilor Comisiei în cauză, fără întârziere, informații privind investigațiile în curs, dacă în urma unei investigații reiese faptul că ar putea fi oportun să se ia măsuri administrative asigurătorii pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii. De asemenea, OLAF are obligația prevăzută la articolul 11 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 de a întocmi un raport la încheierea unei investigații și de a formula recomandări care să indice, dacă este cazul, orice măsuri care urmează să fie întreprinse, în special de către instituții. Pentru a permite ordonatorului de credite să solicite un avertisment, este necesar să se prevadă care sunt informațiile pe care OLAF trebuie să le transmită Comisiei.

OLAF ar trebui să aibă acces la SAR pentru a-și îndeplini sarcinile de investigație stabilite și pentru a-și desfășura activitățile de informații și de prevenire a fraudei în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013.

Din motive de simplificare, funcționarea SAR ar trebui simplificată, numărul categoriilor de avertismente ar trebui redus, domeniul lor de aplicare ar trebui clarificat, iar denumirea avertismentelor ar trebui să fie explicită.

Ordonatorul de credite competent ar trebui să propună, după consultarea Direcției Generale Buget și a Serviciului juridic, în strânsă cooperare cu OLAF, avertismente de verificare pe baza informațiilor transmise de OLAF.

Ordonatorul de credite competent ar trebui să propună Comisiei avertismente de excludere, care ar trebui evaluate în mod centralizat de Direcția Generală Buget și de Serviciul juridic, după caz. Atunci când aceste avertismente de excludere sunt propuse pe baza informațiilor transmise de OLAF, acestea ar trebui să fie evaluate în strânsă cooperare cu OLAF. Aceeași procedură ar trebui să se aplice atunci când ordonatorul de credite competent intenționează să ia o măsură care ar putea aduce atingere drepturilor persoanei în cauză.

Ordonatorul de credite competent ar trebui să decidă cu privire la consecințele necesare pentru a proteja interesele financiare ale Uniunii, în strânsă cooperare cu OLAF, și ar trebui să informeze OLAF cu privire la decizia respectivă.

Ordonatorul de credite competent ar trebui să fie responsabil de solicitarea introducerii, modificării, eliminării sau reînnoirii avertismentelor. Pentru a menține un nivel de control adecvat, aceste solicitări ar trebui efectuate la nivelul ierarhic prevăzut în Decizia C(2014) 2784 a Comisiei.

Contabilul ar trebui să asigure condițiile tehnice adecvate pentru aplicarea eficace a SAR prin intermediul sistemului contabil central al Comisiei.

Informații detaliate cu privire la ordinele de recuperare și la ordonanțele de poprire sunt puse la dispoziția tuturor serviciilor Comisiei și agențiilor executive prin intermediul sistemului contabil central al Comisiei. Avertismentele W3a (ordonanță de poprire) și W4 (ordin de recuperare) prevăzute în Decizia 2008/969/CE, Euratom ar trebui să fie eliminate. Numai aceste informații nu justifică în mod sistematic un avertisment. Acestea necesită efectuarea de către ordonatorul de credite competent a unei analize a tuturor împrejurărilor concrete ale cazului pentru a decide dacă este necesar sau nu un avertisment.

Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date prevede că prelucrarea datelor cu caracter personal de către Comisie trebuie să respecte cerințele legale cu privire la prelucrare și cerințele privind transferul de date prevăzute în regulamentul respectiv și că această prelucrare face obiectul verificării prealabile de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, în urma unei notificări înaintate de responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei.

Dispozițiile cu privire la protecția datelor trebuie să stipuleze drepturile persoanelor ale căror date sunt introduse sau ar putea fi introduse în SAR.

Anumite drepturi de protecție a datelor fac obiectul excepțiilor prevăzute la articolul 20 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, care trebuie analizate de la caz la caz și aplicate temporar. Serviciul responsabil de solicitarea introducerii sau a modificării, inclusiv a rectificării sau a eliminării, informațiilor relevante ar trebui să decidă cu privire la aplicarea acestor excepții.

Persoanei care face obiectul unui eventual avertisment de excludere ar trebui să i se acorde posibilitatea de a-și exprima opinia în scris înainte ca solicitarea de înregistrare a avertismentului referitor la persoana respectivă să fie efectuată în SAR. Ar trebui să se acorde aceeași posibilitate atunci când ordonatorul de credite competent intenționează să ia o măsură care ar putea aduce atingere drepturilor persoanei în cauză.

Acordarea acestei posibilități ar trebui amânată în mod excepțional pentru a se păstra confidențialitatea investigației sau a unei proceduri judiciare naționale, dacă există motive legitime întemeiate în acest sens.

Decizia 2008/969/CE, Euratom ar trebui să se aplice în continuare până la 1 iulie 2015, în măsura în care acest lucru este necesar pentru a asigura respectarea reglementărilor Consiliului privind măsurile restrictive, adoptate în temeiul articolului 215 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE), până când sistemul de contabilitate pe bază de angajamente (ABAC) va lua în considerare informațiile cuprinse în baza de date corespunzătoare a Serviciului Instrumente de Politică Externă. Aceste dispoziții se concretizează sub forma înregistrării unui avertisment W5b, astfel cum este menționat în Decizia 2008/969/CE, Euratom.

Decizia 2008/969/CE, Euratom ar trebui să se aplice în continuare până la 1 iulie 2015 în cazul avertismentelor W3a și W4, care până la data respectivă ar trebui să fie asimilate avertismentelor de verificare pentru aplicarea secțiunii 4 din prezenta decizie.

Punerea în aplicare a prezentei decizii necesită evaluarea cu regularitate a funcționării SAR și a contribuției efective a acestuia la protejarea intereselor financiare ale Uniunii,

SECȚIUNEA 1

Prezenta decizie instituie sistemul de avertizare rapidă (SAR) care urmează să fie utilizat de către ordonatorii de credite ai Comisiei și ai agențiilor executive atunci când execută bugetul general al Uniunii Europene și orice alt fond gestionat de Uniune.

SAR contribuie la protejarea intereselor financiare ale Uniunii și a imaginii Uniunii, precum și la lupta împotriva fraudei și la buna gestiune financiară.

Obiectivul SAR este:

să îi informeze, prin intermediul înregistrării de avertismente, pe ordonatorii de credite competenți ai Comisiei și ai agențiilor executive că o persoană ar putea reprezenta o amenințare la adresa intereselor financiare și a imaginii Uniunii sau la adresa oricărui alt fond gestionat de Uniune și

să îi permită ordonatorului de credite competent să efectueze verificări sau să ia măsurile adecvate, inclusiv cele menționate la secțiunea 4, pe baza avertismentelor.

Informațiile contribuie la asigurarea:

prevenirii riscurilor prin intermediul unor verificări efectuate pe baza unor informații timpurii cu privire la o persoană care face obiectul unor suspiciuni sau al unor constatări referitoare la oricare din următoarele acte:

eroare sau neregulă gravă;

abatere profesională;

încălcare gravă a contractului sau

fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Uniunii, astfel cum se menționează la articolul 141 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;

excluderii unei persoane în temeiul articolului 106 alineatul (1) și al articolului 109 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (Regulamentul financiar).

eroare sau neregulă gravă;

abatere profesională;

încălcare gravă a contractului sau

fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Uniunii, astfel cum se menționează la articolul 141 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;

În sensul prezentei decizii, se aplică următoarele definiții:

contabil înseamnă contabilul Comisiei sau membrul personalului subordonat căruia contabilul i-a delegat anumite sarcini în temeiul articolului 69 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

ordonatorul de credite competent înseamnă ordonatorul de credite delegat al Comisiei, în sensul articolului 65 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, competent în conformitate cu normele interne pentru execuția bugetului general al Uniunii Europene (bugetul), inclusiv directorii agențiilor executive, ordonatorii de credite subdelegați, în sensul articolului 65 din regulamentul menționat anterior, care exercită funcția de director, precum și șefii delegațiilor Uniunii care acționează în calitate de ordonatori de credite subdelegați ai Comisiei, în conformitate cu articolul 56 alineatul (2) din regulamentul menționat anterior;

persoana vizată înseamnă o persoană identificabilă, astfel cum este menționată în Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date;

constatări înseamnă faptele constatate care au fost descoperite în cursul executării unui angajament juridic sau înregistrate în contextul auditurilor sau al investigațiilor efectuate de Curtea de Conturi, de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de Serviciul de Audit Intern (IAS) sau în cursul oricărui alt control sau audit efectuat sub responsabilitatea ordonatorului de credite competent;

angajament juridic înseamnă un angajament asumat de Comisie în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 partea 1 titlurile V-VIII și partea 2;

persoană înseamnă orice persoană fizică sau orice persoană juridică sau orice asociație fără personalitate juridică, conform enumerării de mai jos:

un destinatar, astfel cum este definit la articolul 2 litera (i) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

un candidat sau un ofertant;

un solicitant de grant;

un participant la un concurs cu premii;

un expert extern remunerat, în conformitate cu articolul 204 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

o persoană cu putere de reprezentare, decizie sau control asupra unei alte persoane juridice, menționată la articolul 106 alineatul (1) literele (b) și (e) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

abatere profesională înseamnă încălcarea actelor cu putere de lege sau a normelor administrative sau a standardelor etice ale profesiei căreia îi aparține persoana, precum și orice comportament culpabil care are un impact asupra credibilității sale profesionale;

subcontractant înseamnă un operator economic care este propus de către un candidat, un ofertant sau un contractant pentru a furniza o parte a unui contract, autoritatea contractantă neavând niciun angajament juridic direct cu acesta;

eroare sau neregulă substanțială înseamnă o eroare sau o neregulă, astfel cum este definită la articolul 166 alineatul (2) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;

persoana de contact responsabilă de avertisment înseamnă persoana din cadrul serviciului responsabil de cerere, care se ocupă de dosarul aferent avertismentului până în momentul eliminării acestuia.

Contabilul se asigură că sunt luate măsurile tehnice corespunzătoare pentru funcționarea eficace a SAR și pentru monitorizarea acestuia.

Contabilul adoptă măsurile de punere în aplicare a aspectelor tehnice și definește procedurile asociate, inclusiv în domeniul securității.

Numai ordonatorul de credite competent poate solicita înregistrarea, modificarea, reînnoirea sau eliminarea unui avertisment.

Ordonatorul de credite competent adresează contabilului cererea de înregistrare, reînnoire, modificare sau eliminare a avertismentelor. Ordonatorul de credite competent utilizează formularul prevăzut în anexa la prezenta decizie.

Persoana de contact responsabilă de avertisment menționată la articolul 8 verifică dacă sunt îndeplinite cerințele prevăzute la articolul 11 sau la articolul 12 înainte de a transmite cererea contabilului.

Serviciile Comisiei și agențiile executive au acces direct la informațiile conținute în SAR prin intermediul sistemului contabil central al Comisiei.

Serviciile Comisiei sau agențiile executive responsabile de un sistem local pot utiliza sistemul contabil central pentru a accesa informațiile stocate în SAR, cu condiția garantării coerenței datelor înscrise în sistemul local cu cele din sistemul contabil central.

Informațiile stocate în SAR pot fi utilizate doar în scopul execuției bugetului sau a oricărui alt fond gestionat de Uniune. Acest lucru nu afectează informațiile conținute în baza de date centrală a excluderilor (denumită în continuare BDCE), menționată la articolul 1 alineatele (2) și (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008.

OLAF poate utiliza informațiile conținute în SAR și în BDCE în cadrul investigațiilor sale în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de OLAF și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 (Regulamentul privind OLAF), precum și pentru activitățile de prevenire a fraudei, inclusiv analizele de risc.

Ordonatorul de credite competent verifică dacă există un avertisment cu privire la o persoană în următoarele etape:

înainte de asumarea unui angajament bugetar individual;

înainte de asumarea unui angajament bugetar global în cazul în care persoana este cunoscută în această etapă;

în cazul angajamentelor bugetare provizorii, înainte de încheierea angajamentului juridic din care rezultă dreptul la plăți ulterioare, cu excepția cazului în care acest angajament se referă la plata remunerațiilor personalului și la rambursarea cheltuielilor de călătorie aferente participării la reuniuni și la concursuri;

în cazul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de acordare de granturi, al concursurilor cu premii și al cererilor de exprimare a interesului, cel târziu înainte de decizia de atribuire;

în cazul achizițiilor publice, dacă autoritatea contractantă limitează numărul de candidați invitați să depună o ofertă, înainte de încheierea fazei de selectare a candidaților;

înainte de efectuarea oricărei plăți, cu excepția cazului în care aceasta se referă la plata remunerațiilor personalului și la rambursarea cheltuielilor de călătorie aferente participării la reuniuni și la concursuri.

Persoana de contact responsabilă de avertisment:

pregătește cererea pentru înregistrarea unui avertisment;

transmite contabilului cererea și orice alte informații legate de avertisment;

pune la dispoziție informațiile care permit altor ordonatori de credite competenți să efectueze verificări sau să decidă cu privire la consecințele menționate la secțiunea 4.

SECȚIUNEA 2

Avertismentele SAR sunt împărțite în următoarele două categorii:

avertismente de verificare, în cazul în care o persoană face obiectul unor suspiciuni sau constatări de fraudă, corupție sau orice altă activitate ilegală care aduce atingere intereselor financiare ale Uniunii, astfel cum se menționează la articolul 141 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, de erori sau nereguli substanțiale, de abateri profesionale sau de încălcarea gravă a contractului;

avertismente de excludere, în cazul în care o persoană este exclusă în conformitate cu motivele de excludere prevăzute la articolul 106 alineatul (1) și la articolul 109 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

O persoană poate face obiectul unor avertismente separate înregistrate pentru motive diferite.

Avertismentele SAR conțin următoarele informații:

identificarea persoanei;

tipul de avertisment;

durata avertismentului;

motivele pentru care o persoană reprezintă o amenințare la adresa intereselor financiare și a imaginii Uniunii sau la adresa oricărui alt fond gestionat de Uniune;

informații referitoare la procedura contradictorie;

numele ordonatorului de credite competent;

numele persoanei de contact responsabile de avertisment, menționate la articolul 8 din prezenta decizie.

Ordonatorul de credite competent poate solicita un avertisment de verificare atunci când este îndeplinită oricare dintre următoarele condiții:

OLAF a informat ordonatorul de credite competent, în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013, atunci când în urma unor investigații întreprinse de OLAF a reieșit faptul că ar putea fi oportun să se ia măsuri de protejare a intereselor financiare ale Uniunii;

Curtea de Conturi Europeană a transmis Comisiei sau IAS a transmis ordonatorului de credite competent informații care indică, în legătură cu o persoană, existența fraudei, a corupției sau a oricărei alte activități ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii, astfel cum se menționează la articolul 141 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, a unor erori sau nereguli substanțiale, a unei abateri profesionale sau a unei încălcări grave a contractului;

ordonatorul de credite competent a efectuat o verificare, un audit sau un control care indică, în legătură cu o persoană, existența fraudei, a corupției sau a oricărei alte activități ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii, astfel cum se menționează la articolul 141 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, a unor erori substanțiale, nereguli, a unei abateri profesionale sau încălcări grave a contractului ori a primit informații cu privire la o verificare, un audit sau un control de acest tip.

Un avertisment de verificare are o durată maximă de un an. Un astfel de avertisment este eliminat atunci când se solicită un avertisment de excludere sau atunci când verificarea nu mai este necesară.

La sfârșitul perioadei prevăzute la alineatul (2), avertismentul de verificare este eliminat în mod automat.

Ordonatorul de credite competent poate solicita reînnoirea avertismentului de verificare în cazul în care primește de la OLAF informații potrivit cărora nu au fost încă stabilite concluziile privind investigațiile menționate la alineatul (1), însă investigațiile justifică menținerea avertismentului de verificare. Ordonatorul de credite competent poate solicita, de asemenea, reînnoirea avertismentului de verificare în cazul în care condițiile prevăzute la alineatul (1) literele (b) și (c) continuă să fie îndeplinite.

Ordonatorul de credite competent prezintă motivele pentru care reînnoirea este necesară în scopul protejării intereselor financiare și a imaginii Uniunii.

O reînnoire este considerată drept o nouă cerere de avertisment de verificare.

Ordonatorul de credite competent solicită un avertisment de excludere în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) sau la articolul 109 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Un avertisment de excludere este eliminat la sfârșitul perioadei de excludere.

Un avertisment de excludere este înregistrat automat din SAR în BDCE.

Atunci când OLAF transmite informații în conformitate cu articolul 7 alineatul (6) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 pentru a ajuta ordonatorul de credite competent să decidă să ia măsuri asigurătorii pentru protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene sau în conformitate cu articolul 11 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013, aceste informații includ:

identitatea persoanei în cauză;

un rezumat al faptelor în cauză și al riscurilor identificate în urma investigației. Rezumatul trebuie să fie suficient pentru a permite persoanei să fie ascultate în mod eficace în temeiul articolului 16 din prezenta decizie;

orice măsură specială de confidențialitate recomandată, în special în cazurile care implică utilizarea de măsuri de investigație care țin de competența unei autorități judiciare naționale sau, în cazul unei investigații externe, de competența unei autorități naționale, în conformitate cu normele naționale aplicabile investigațiilor.

SECȚIUNEA 3

Înainte de a decide să solicite înregistrarea unui avertisment de verificare pe baza informațiilor transmise de OLAF în conformitate cu articolul 7 alineatul (6) și cu articolul 11 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013, ordonatorul de credite competent se consultă cu Direcția Generală Buget (serviciul financiar central) și, dacă este cazul, cu Serviciul juridic, în strânsă cooperare cu OLAF, în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013.

Înainte de solicitarea unui avertisment de excludere în cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) literele (b), (c) și (e) și la articolul 109 alineatul (1), la propunerea ordonatorului de credite competent și pentru durata adecvată, Direcția Generală Buget și Serviciul juridic efectuează o evaluare centralizată. Atunci când avertismentul de excludere propus de către ordonatorul de credite competent se bazează pe informații transmise de OLAF, această evaluare se efectuează în strânsă cooperare cu OLAF.

Înregistrarea avertismentelor face obiectul următoarelor reguli:

Ori de câte ori ordonatorul de credite competent intenționează să solicite înregistrarea unui avertisment de excludere sau preconizează că va lua vreo măsură care ar putea aduce atingere drepturilor persoanei în cauză, acesta trebuie să acorde, mai întâi, persoanei în cauză posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere în scris. În acest scop, ordonatorul de credite competent acordă persoanei un termen de cel puțin 14 zile calendaristice. În același timp, ordonatorul de credite competent informează persoana de faptul că, în lipsa unui răspuns, avertismentul va fi înregistrat.

În cazul în care persoana transmite observații care nu modifică evaluarea ordonatorului de credite competent, acesta din urmă solicită contabilului să activeze avertismentul.

Ordonatorul de credite competent informează persoana cu privire la activarea avertismentului și la durata acestuia. Cu toate acestea, notificarea nu este necesară dacă persoana nu a răspuns invitației de a prezenta observații în scris.

Ordonatorul de credite competent poate solicita înregistrarea unui avertisment de excludere pentru cazurile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, în așteptarea unei decizii privind durata excluderii, chiar înainte de a fi acordat persoanei posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere. Ordonatorul de credite competent acordă persoanei posibilitatea de a-și prezenta punctele de vedere cu privire la durata excluderii.

Ordonatorul de credite competent poate solicita înregistrarea unui avertisment de excludere pentru situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 chiar înainte de a fi acordat persoanei posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere, în cazul în care dispune de un document oficial care stabilește situația. Ordonatorul de credite competent informează persoana cu privire la înregistrarea avertismentului de excludere.

În cazuri excepționale, ordonatorul de credite competent poate amâna momentul în care acordă persoanei posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere în scris înainte de a solicita înregistrarea unui avertisment de excludere sau înainte de a lua orice măsură care ar putea aduce atingere drepturilor persoanei în cauză, cu condiția să existe motive întemeiate și legitime pentru păstrarea confidențialității investigației sau a procedurii judiciare naționale, și poate proceda în același timp la înregistrarea avertismentului.

Atunci când transmite ordonatorului de credite competent informații în conformitate cu articolul 13, OLAF precizează dacă este necesar să se păstreze confidențialitatea investigației sau a unei proceduri judiciare naționale și să se amâne momentul în care se acordă persoanei posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere.

Persoanei i se oferă posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere de îndată ce motivele pentru protejarea unei investigații sau a unei proceduri judiciare naționale au încetat să mai existe.

Ordonatorul de credite competent informează persoanele vizate cu privire la faptul că date care le privesc ar putea fi incluse în SAR și precizează cui pot fi comunicate aceste date. Aceste informații generale sunt comunicate în scris, în special în cadrul procedurilor de ofertare, al cererilor de propuneri, al concursurilor cu premii și în cazul absenței cererilor înainte de atribuirea contractelor de achiziții sau de acordarea de granturi.

Ordonatorul de credite competent care solicită înregistrarea unui avertisment este responsabil de relațiile cu persoana ale cărei date sunt introduse în SAR. Acesta răspunde solicitărilor adresate de persoana în cauză de a corecta datele personale incorecte sau incomplete, precum și altor solicitări sau întrebări din partea persoanei respective.

O persoană poate, de asemenea, să solicite în scris informații din partea contabilului cu privire la faptul că este sau nu înregistrată în SAR.

Avertismentele eliminate sunt disponibile exclusiv în scopuri de audit și de investigare și nu pot fi vizualizate de utilizatorii SAR.

În cazul în care persoana în legătură cu care este înregistrat un avertisment în SAR furnizează elemente noi care demonstrează că motivele care au stat la baza înregistrării nu mai există, ordonatorul de credite competent solicită eliminarea avertismentului.

Persoana în legătură cu care este înregistrat un avertisment de excludere în SAR poate depune o plângere la Ombudsman și poate introduce o cale de atac în justiție.

SECȚIUNEA 4

Ordonatorul de credite competent solicită orice informații relevante de la persoana de contact responsabilă de avertisment pentru a se putea pronunța cu privire la consecințele prevăzute în prezenta secțiune.

În cazul în care, pe baza informațiilor furnizate de OLAF, ordonatorul de credite competent solicită înregistrarea unui avertisment de verificare în temeiul articolului 11, ordonatorul de credite competent trebuie să urmeze procedura prevăzută la articolul 14 sau la articolul 15 din prezenta decizie și decide cu privire la consecințe, în strânsă cooperare cu OLAF, în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013.

Atunci când decide cu privire la consecințe, ordonatorul de credite competent ia în considerare următoarele criterii pentru toate avertismentele:

riscurile la adresa intereselor financiare și a imaginii Uniunii;

valoarea și durata angajamentului juridic;

urgența în ceea ce privește punerea în aplicare a angajamentului juridic;

natura faptelor;

gravitatea faptelor; și

eventualele consecințe ale punerii în aplicare a angajamentului juridic.

În orice caz, ordonatorul de credite competent își justifică în scris decizia cu privire la consecințe.

În cazul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de acordare de granturi sau în cazul concursurilor cu premii, verificarea menționată poate consta în următoarele elemente:

ordonatorul de credite competent poate solicita documente justificative suplimentare, astfel cum se prevede în cadrul procedurii de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de acordare de granturi sau al concursului cu premii;

pentru procedurile de acordare de granturi, o analiză a riscurilor legate de prefinanțare.

În cazul unui angajament juridic, verificarea menționată poate consta în următoarele elemente:

verificarea faptului că acțiunea este conformă cu angajamentul juridic, inclusiv în ceea ce privește termenele și conținutul prestației;

în ceea ce privește granturile existente, verificarea eligibilității costurilor înainte de efectuarea plății sau efectuarea unui audit sau a unor controale la fața locului.

Procedura stabilită la articolul 15 din prezenta decizie și dreptul de a fi ascultat prevăzut la articolul 16 din prezenta decizie se aplică și atunci când un ordonator de credite competent intenționează, în urma unui avertisment de verificare, să ia măsuri care ar putea aduce atingere drepturilor persoanei în cauză.

În cazul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de acordare de granturi sau în cazul concursurilor cu premii, ordonatorul de credite competent exclude o persoană care face obiectul unui avertisment de excludere de la participarea la procedurile de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de acordare de granturi, cu excepția cazului în care sunt îndeplinite condițiile prevăzute la articolul 106 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, atunci când persoana se află într-o situație de monopol.

În cazul angajamentelor juridice existente, ordonatorul de credite competent decide cu privire la consecințe, care pot consta în oricare dintre următoarele acțiuni:

continuarea executării contractului sau a grantului și efectuarea oricăror verificări corespunzătoare;

suspendarea termenului-limită pentru efectuarea plăților, în conformitate cu articolul 92 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

suspendarea plăților, în conformitate cu articolul 208 din Regulamentul delegat (UE, Euratom) nr. 1268/2012;

suspendarea executării contractului sau a grantului, în conformitate cu articolul 116 și cu articolul 135 alineatul (5) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

rezilierea angajamentului juridic în cazul în care angajamentul juridic prevede rezilierea pe baza informațiilor care au dus la înregistrarea avertismentului.

În cazul în care persoana este un subcontractant, ordonatorul de credite competent solicită ofertantului, candidatului sau contractantului să înlocuiască subcontractantul respectiv.

În cazul unui avertisment de excludere, ordonatorul de credite responsabil confirmă, dacă este cazul, în sistemul contabil că ar trebui să se efectueze plata în ciuda existenței avertismentului.

În cazul în care este înregistrat un avertisment de excludere, nu se efectuează niciun angajament bugetar individual, nicio înregistrare a unui angajament juridic individual în conturile bugetare pe baza unui angajament global și nicio încheiere a unui angajament juridic pe baza unui angajament provizoriu, cu excepția cazului în care persoana se află într-o situație de monopol în condițiile stabilite la articolul 106 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

SECȚIUNEA 5

Decizia 2008/969/EC, Euratom privind sistemul de avertizare rapidă pentru ordonatorii de credite ai Comisiei și ai agențiilor executive se abrogă.

Avertismentele de excludere înregistrate în temeiul Deciziei 2008/969/CE, Euratom rămân active până la sfârșitul duratei prevăzute în conformitate cu decizia respectivă.

Avertismentele W1, W2 și W3b înregistrate în temeiul Deciziei 2008/969/CE, Euratom sunt considerate a fi avertismente de verificare în temeiul prezentei decizii.

Avertismentele W3a și W4 continuă să fie înregistrate până la 1 iulie 2015, în condițiile prevăzute în Decizia 2008/969/CE, Euratom. Pentru aplicarea secțiunii 4 din prezenta decizie, avertismentele W3a și W4 sunt considerate a fi avertismente de verificare în temeiul prezentei decizii. Decizia 2008/969/CE, Euratom continuă să se aplice avertismentelor W5b până la 1 iulie 2015.

Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Adoptată la Bruxelles, 13 noiembrie 2014.Pentru Comisie,Kristalina GeorgievaVicepreședinte

ANEXĂ

FORMULAR STANDARD

Cerere adresată contabilului din partea ordonatorului de credite competent în vederea introducerii unor date în sistemul de avertizare rapidă (SAR) sau în baza de date centrală a excluderilor (BDCE), precum și în vederea modificării sau eliminării acestor date

NB: o singură cerere pe avertisment

Obiect: Cerere de [înregistrare/eliminare/modificare] a unui avertisment în [SAR/BDCE]

Numele funcționarului:

Numele persoanei de contact responsabile de avertisment:

Cerere de

înregistrare a unui avertisment

eliminare a avertismentului a cărui introducere a fost solicitată prin nota Ares [xx], din data de:

Nu se completează secțiunile 1-4.

modificare a avertismentului (inclusiv reînnoirea unei înregistrări existente) a cărui introducere a fost solicitată prin nota Ares [xx], din data de:

Se completează toate secțiunile, nu doar cea vizată de cererea de modificare.

în ceea ce privește următoarea persoană:

Numele (și, în cazul persoanelor fizice, prenumele) persoanei:

Forma juridică (în cazul unei persoane juridice):

Numele și prenumele persoanei/persoanelor cu competențe de reprezentare a persoanei juridice:

Adresa (în cazul persoanelor juridice, adresa sediului): stradă/nr./cod poștal/localitate/țară

Informații privind fișierul entităților juridice:

Entitatea există deja în fișierul entităților juridice cu următoarea (următoarele) cheie (chei): 6

S-a efectuat deja cererea de validare a entității în fișierul entităților juridice.

Atașez copia imprimată a ecranului ABAC pentru cererea efectuată, cu următoarea cheie (care începe în general cu ABC): Se atașează un document justificativ pentru validarea cererii.

Cererea se referă la o entitate care nu figurează în fișierul entităților juridice și în legătură cu care s-au obținut informații de la o autoritate sau un organism de execuție în conformitate cu articolul 108 alineatele (2) și (3) din Regulamentul financiar (informații atașate).

Solicit introducerea următorului avertisment:

avertisment de verificare din următoarele motive:

Dacă este necesar, indicați referința consultării DG BUDG și, dacă este cazul, a Serviciului juridic:

Excludere în temeiul Regulamentului financiar (RF)

Articolul 106 alineatul (1) litera (a) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (b) din RF

Indicați numele instanței care a pronunțat hotărârea cu autoritate de res judicata:

Indicați data hotărârii cu autoritate de res judicata: ZZ/LL/AAAA

Indicați referința evaluării efectuate de Serviciul juridic și DG BUDG:

Indicați referința procedurii contradictorii:

Articolul 106 alineatul (1) litera (c) din RF

Indicați referința evaluării efectuate de Serviciul Juridic și DG BUDG:

Indicați referința procedurii contradictorii:

Articolul 106 alineatul (1) litera (d) din RF

Indicați referința procedurii contradictorii:

Articolul 106 alineatul (1) litera (e) din RF

Indicați referința evaluării efectuate de Serviciul Juridic și DG BUDG:

Indicați referința procedurii contradictorii:

Indicați numele instanței care a pronunțat hotărârea cu autoritate de res judicata:

Indicați data hotărârii cu autoritate de res judicata: ZZ/LL/AAAA

Articolul 106 alineatul (1) litera (f) din RF [Penalitățile de la articolul 109 alineatul (1) din RF]

Indicați referința evaluării efectuate de Serviciul juridic și DG BUDG:

Indicați referința procedurii contradictorii, precum și referința și data deciziei ordonatorului de credite competent:

Descrierea motivelor care au stat la baza solicitării avertismentului:

În cazul în care nu se poate prezenta descrierea din motive de confidențialitate, indicați mențiunea: Informații necomunicate.

Durata înregistrării:

Durata excluderii în temeiul articolului 106 alineatul (1) literele (b), (c), (e) și (f) din Regulamentul financiar trebuie hotărâtă de către ordonatorul de credite în sensul articolului 2 din Decizia privind sistemul de avertizare rapidă. Durata excluderii în temeiul articolului 106 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul financiar este înregistrată pentru o perioadă de maximum 5 ani.

Subsemnatul/subsemnata, certific că informațiile comunicate au fost stabilite și transmise în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția datelor cu caracter personal.

[Semnătura persoanei autorizate să solicite introducerea, eliminarea sau modificarea avertismentului]

Copie:

înregistrare a unui avertisment

eliminare a avertismentului a cărui introducere a fost solicitată prin nota Ares [xx], din data de:

modificare a avertismentului (inclusiv reînnoirea unei înregistrări existente) a cărui introducere a fost solicitată prin nota Ares [xx], din data de:

Entitatea există deja în fișierul entităților juridice cu următoarea (următoarele) cheie (chei): 6

S-a efectuat deja cererea de validare a entității în fișierul entităților juridice.

avertisment de verificare din următoarele motive:

Excludere în temeiul Regulamentului financiar (RF)

Articolul 106 alineatul (1) litera (a) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (b) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (c) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (d) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (e) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (a) din RF

Articolul 106 alineatul (1) litera (b) din RF