Decizia Centrului de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene din 13 aprilie 2004 privind punerea în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind accesul public la documente

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului din 28 noiembrie 1994 de înființare a Centrului de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene, astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul (CE) nr. 1645/2003 al Consiliului din 18 iunie 2003 și, în special, articolul 18a al celui dintâi,

Tratatul privind Uniunea Europeană consacră noțiunea de transparență la articolul 1 al doilea paragraf, potrivit căruia tratatul marchează o etapă nouă în procesul de creare a unei uniuni tot mai strânse între popoarele Europei, în care deciziile sunt luate cu cea mare deschidere posibilă și cât mai aproape posibil de cetățean.

Transparența garantează o mai mare legitimitate, eficacitate și responsabilitate a administrației față de cetățean într-un sistem democratic și contribuie la întărirea principiilor de democrație și a respectării drepturilor fundamentale menționate la articolul 6 din Tratatul privind Uniunea Europeană și în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene.

Articolul 18a din Regulamentul (CE) nr. 2965/94 prevede ca Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei [denumit în continuare Regulamentul (CE) nr. 1049/2001] se aplică, de asemenea, în cazul documentelor deținute de centru și prevede, de asemenea, adoptarea de către consiliul de administrație a modalităților practice de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001,

Orice persoană fizică sau juridică are drept de acces la documentele Centrului de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene (centrul), sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și în conformitate cu dispozițiile prezentei decizii.

Documentele aflate în posesia centrului exclusiv în scop de traducere nu sunt deținute de către centru în sensul articolului 2 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

În sensul prezentei decizii, se înțelege prin:

document: orice conținut, indiferent de suportul său (scris pe hârtie sau stocat în format electronic, înregistrare audio, video sau audio-video) privind un material referitor la politici, activități și decizii care intră în sfera de competență a centrului;

terț: orice persoană fizică sau juridică sau orice entitate care nu aparține centrului, inclusiv statele membre, alte instituții și organisme comunitare și necomunitare, precum și țări terțe.

Orice cerere de acces la un document se trimite centrului prin intermediul site-ului de Internet al acestuia (www.cdt.eu.int), prin e-mail: (cdt@cdt.eu.int), prin poștă (Centre de traduction des organes de l'Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxemburg) sau prin fax [(352) 421711 220]. Centrul răspunde cererilor de acces inițiale și confirmative în termen de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii. În cazul cererilor complexe sau voluminoase, termenul poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare. Orice prelungire a termenului trebuie să fie motivată și comunicată în prealabil solicitantului.

În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, astfel cum prevede articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, centrul cere solicitantului să furnizeze informații suplimentare care să permită identificarea documentelor solicitate; termenul de răspuns începe să curgă numai de la data la care centrul dispune de aceste informații.

Orice decizie, chiar și parțial negativă, indică motivul refuzului fondat pe una dintre excepțiile enumerate la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și informează solicitantul cu privire la căile de atac pe care le are la dispoziție.

După înregistrarea cererii, este trimisă solicitantului o confirmare de primire, cu excepția cazului în care se trimite un răspuns imediat. Confirmarea de primire și răspunsul se trimit în scris, eventual pe cale electronică.

Sub rezerva dispozițiilor articolului 9 din prezenta decizie, departamentul de administrație are competența de a decide asupra măsurilor ce urmează a fi luate cu privire la cererile inițiale. În acest scop, un membru al personalului este desemnat să prelucreze cererile de acces și să coordoneze răspunsurile.

În cazul unui refuz total sau parțial, solicitantul poate adresa, în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului, o cerere confirmativă prin care solicită centrului o reexaminare a poziției sale.

În cazul în care centrul nu răspunde în termenul stabilit, solicitantul este îndreptățit să prezinte o cerere confirmativă.

Directorul centrului decide asupra cererilor confirmative. Acesta informează consiliul de administrație al centrului în legătură cu decizia sa.

Decizia este comunicată solicitantului în scris, eventual pe cale electronică, și informează solicitantul cu privire la dreptul său de a introduce o acțiune la Tribunalul de Primă Instanță sau de a depune o plângere la Ombudsmanul european.

Atunci când centrul primește o cerere de acces la un document pe care îl deține dar care provine de la un terț, centrul verifică aplicabilitatea uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

În cazul în care, după examinare, centrul consideră că accesul la documentul cerut trebuie refuzat în virtutea uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, răspunsul negativ va fi trimis solicitantului fără consultarea autorului terț.

Sub rezerva dispozițiilor alineatului (4) din prezentul articol, centrul dă curs favorabil cererii fără consultarea terțului atunci când:

documentul cerut a fost deja divulgat fie de către autorul său, fie în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 sau a unor dispoziții similare;

divulgarea, eventual parțială, a conținutului său nu aduce atingere în mod vizibil unuia din interesele prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

În cazul în care o cerere de acces privește un document care provine de la un stat membru, centrul consultă autoritatea de origine, sub rezerva alineatului (3) litera (a) din prezentul articol.

Terțul consultat are la dispoziție cel puțin cinci zile lucrătoare în care să răspundă sau timp suficient care să permită centrului respectarea propriilor sale termene de răspuns. În absența unui răspuns în termenul fixat sau în cazul în care terțul nu se poate găsi sau identifica, centrul decide în conformitate cu regimul de excepții prevăzut la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, ținând seama de interesele legitime ale terțului și pe baza informațiilor de care dispune.

În cazul în care centrul intenționează să ofere acces la un document împotriva avizului explicit al autorului său, îl informează pe acesta cu privire la intenția sa de a divulga documentul după o perioadă de 10 zile lucrătoare și îi atrage atenția asupra căilor de atac pe care le are la dispoziție pentru a se opune acestei divulgări.

Documentele se trimit prin poștă, fax sau, dacă este disponibil, prin e-mail. În cazul în care documentele sunt voluminoase sau greu de manipulat, solicitantul poate fi invitat să le consulte pe loc. Această consultare este gratuită.

În cazul în care documentul a fost publicat, răspunsul constă în referințe cu privire la publicație și/sau locul unde documentul este disponibil și, după caz, adresa documentului pe site-ul de Internet http://www.cdt.eu.int.

În cazul în care volumul documentelor cerute depășește 20 de pagini, se poate percepe o taxă de 0,10 EUR de pagină, la care se adaugă cheltuielile de expediere. Cuantumul acestei taxe poate fi modificat de către directorul centrului. Taxele aferente altor tipuri de suport se stabilesc de la caz la caz, dar nu depășesc o sumă rezonabilă.

Pentru a permite cetățenilor să beneficieze efectiv de drepturile care rezultă din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, Centrul permite accesul public la un registru de documente. Registrul este accesibil în format electronic.

Registrul conține titlul documentului (în limbile în care este disponibil), inclusiv, după caz, alte referințe utile, o indicație privind autorul său și a datei creării sau adoptării sale.

O pagină de ajutor (în toate limbile oficiale) informează publicul cu privire la modalitatea în care poate fi obținut documentul. În cazul în care documentul este publicat, se face o trimitere la textul original.

Prezentul articol se aplică numai documentelor redactate sau primite după data punerii în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001.

Următoarele documente sunt furnizate automat, la cerere și, în măsura posibilului, sunt direct accesibile în format electronic:

textele adoptate de către directorul sau consiliul de administrație al centrului, destinate publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau pe site-ul de internet al centrului;

documentele care provin de la terți care au fost deja divulgate de către autorul lor sau cu acordul acestuia;

documentele deja divulgate în urma unei cereri anterioare.

Centrul publică anual un raport pentru anul anterior, în care sunt menționate informațiile privind punerea în aplicare a prezentei decizii, în special statisticile privind numărul cererilor de acces la documentele centrului, numărul cazurilor în care centrul a refuzat accesul și motivele refuzului, în conformitate cu articolul 17 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

Prezenta decizie intră în vigoare la 1 aprilie 2004.

Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Adoptată la Luxemburg, 13 aprilie 2004.Pentru Consiliul de administrațiePreședinteleK.-J. Lönnroth