Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1700/2003 al Consiliului din 22 septembrie 2003 de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice

16/Volumul 01

Jurnalul Ofícial al Uniunii Europene

149

32003R1700

L 243/1

JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE

REGULAMENTUL (CE, Euratom) NR. 1700/2003 AL CONSILIULUI

din 22 septembrie 2003

de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice

CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene și, în special, articolul 308 al acestuia,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice și, în special, articolul 203 al acestuia,

având în vedere propunerea Comisiei,

având în vedere avizul Parlamentului European,

întrucât:

(1)

Articolul 255 din Tratatul de instituire a Comunității Europene conferă tuturor cetățenilor Uniunii și tuturor persoanelor fizice sau juridice care își au reședința sau sediul într-un stat membru dreptul de acces la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei.

(2)

Principiile generale și limitele care reglementează dreptul de acces al publicului la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei au fost stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (1).

(3)

Excepțiile la dreptul de acces al publicului prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 se aplică pe o perioadă maximă de treizeci de ani, indiferent de locul de păstrare a documentelor. Cu toate acestea, excepțiile privind protecția vieții private sau a intereselor comerciale și prevederile speciale privind documentele sensibile se pot aplica dincolo de această perioadă, în cazul în care este necesar.

(4)

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului (2) prevede că publicul nu are acces la anumite categorii de documente timp de treizeci de ani de la crearea acestora. În temeiul articolului 18 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, este necesar ca aceste excepții să fie puse în conformitate cu excepțiile la dreptul de acces prevăzute de regulamentul respectiv.

(5)

În sensul Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83, Comitetul Economic și Social European, Comitetul Regiunilor și agențiile și organismele similare înființate de organul legislativ comunitar ar trebui să fie tratate în mod egal cu instituțiile menționate la articolul 7 alineatul (1) din Tratatul de instituire a Comunității Europene.

(6)

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 ar trebui modificat în consecință,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

Articolul 1

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modifică după cum urmează:

Articolul 1 alineatele (1), (2) și (3) se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 1

(1) Prezentul regulament urmărește să garanteze că documentele cu valoare istorică sau administrativă sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil.

În acest scop, fiecare instituție a Comunității Europene și a Comunității Europene a Energiei Atomice, precum și Comitetul Economic și Social European, Comitetul Regiunilor, agențiile și organismele similare înființate de organul legislativ (denumite în continuare «instituțiile») își constituie arhivele istorice proprii și le deschid publicului în condițiile prevăzute de prezentul regulament, după expirarea perioadei de treizeci de ani de la data creării documentului.

(2) În sensul prezentului regulament:

(a)

«arhivele instituțiilor Comunității Europene» înseamnă totalitatea documentelor de orice tip și pe orice suport, care provin sau au fost primite de una dintre instituții sau de reprezentanții sau angajații acestora, în timpul îndeplinirii atribuțiilor și care privesc activitățile Comunității Europene și/sau ale Comunității Europene a Energiei Atomice (denumite în continuare Comunitățile Europene);

(b)

«arhivele istorice ale instituțiilor Comunităților Europene» înseamnă acea parte din arhivele instituțiilor Comunităților Europene selectată pentru păstrare permanentă, în condițiile prevăzute la articolul 7.

(3) Toate documentele puse la dispoziția publicului, înainte de expirarea perioadei menționate la alineatul (1), rămân disponibile fără restricții”.

Articolul 2 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 2

(1) În cazul documentelor reglementate de excepția privind viața privată și integritatea persoanei, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (3) și de cea privind interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, excepțiile se aplică în continuare întregului document sau unei părți din acesta, după perioada de treizeci de ani, în cazul în care sunt îndeplinite condițiile necesare aplicării lor.

(2) Documentele care intră sub incidența excepției privind viața privată și integritatea persoanei, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, inclusiv dosarele personalului Comunităților Europene, pot fi divulgate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (4) și, în special, cu articolele 4 și 5 ale acestuia.

(3) Înainte de luarea deciziei privind punerea la dispoziția publicului a documentelor, a căror divulgare ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, instituția informează persoana în cauză, în conformitate cu normele stabilite de fiecare instituție, despre intenția sa de a pune la dispoziția publicului documentele respective. Documentele nu vor fi divulgate în cazul în care, ținând seama de observațiile persoanei în cauză, instituția consideră că divulgarea lor ar aduce atingere intereselor comerciale ale acesteia, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea.

(4) Documentele sensibile, în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, sunt accesibile în limitele stabilite de articolul menționat anterior.

Articolul 3 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 3

Publicul nu are acces la documentele care au fost clasificate într-unul din regimurile de secretizare prevăzute la articolul 10 din Regulamentul nr. 3 al Consiliului din 31 iulie 1958 de punere în aplicare a articolului 24 din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice (5) și care nu au fost declasificate.

Articolul 4 se elimină.

Articolul 5 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 5

Pentru a garanta respectarea regulii perioadei de treizeci de ani prevăzută la articolul 1 alineatul (1), fiecare instituție examinează în timp util și nu mai târziu de al douăzeci și cincilea an de la data creării documentului, toate documentele clasificate în conformitate cu normele instituției în cauză, pentru a hotărî dacă acestea trebuie să fie sau nu declasificate. Documentele care nu sunt declasificate după o primă examinare sunt reexaminate periodic, dar cel puțin o dată la cinci ani”.

Articolul 6 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 6

Atunci când, după expirarea perioadei de treizeci de ani prevăzută la articolul 1 alineatul (1), un stat membru intenționează să facă publice documente provenite de la instituții și care sunt reglementate de articolul 2 sau articolul 3, acesta consultă instituția în cauză pentru a lua o hotărâre care să nu pună în pericol îndeplinirea obiectivelor prezentului regulament”.

Articolul 7 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 7

Fiecare instituție transferă în arhivele sale istorice toate documentele incluse în arhivele sale curente nu mai târziu de cincisprezece ani de la data creării lor. În conformitate cu criteriile stabilite de fiecare instituție în temeiul articolului 9, există un proces de selecție inițial, în scopul separării documentelor care trebuie păstrate de cele care nu au valoare administrativă sau istorică”.

Articolul 9 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 9

(1) Fiecare instituție poate adopta norme interne de aplicare a prezentului regulament. În măsura în care este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice. De asemenea, păstrează documentele care sunt disponibile în formate adaptate la nevoi speciale (Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).

(2) Fiecare instituție publică anual informații cu privire la activitățile sale în ceea ce privește arhivele istorice”.

Articolul 2

Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.

Adoptat la Bruxelles, 22 septembrie 2003.

Pentru Consiliu

Președintele

F. FRATTINI

(1) JO L 145, 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 43, 15.2.1983, p. 1.

(3) JO L 145, 31.5.2001, p. 43.

(4) JO L 8, 12.1.2002, p. 1.”

(5) JO 17, 6.10.1958, p. 406/58.”