Document UE

CAPITOLUL I

Prezentul regulament stabilește normele privind funcționarea sistemului de informații, inclusiv normele privind protecția datelor cu caracter personal, schimbul de date cu alte sisteme informatice și măsurile pentru situații neprevăzute în caz de indisponibilitate a funcționalităților sistemului de informații.

Comisia:

dezvoltă sistemul de informații;

asigură funcționarea, întreținerea, sprijinul și orice actualizare sau dezvoltare necesară a sistemului de informații.

Sistemul de informații este utilizat de către operatori și, după caz, de către reprezentanții autorizați ai acestora, pentru depunerea și gestionarea declarațiilor privind diligența necesară și a declarațiilor simplificate, de statele membre pentru a pune la dispoziție informații în temeiul articolului 4a alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2023/1115, precum și de operatorii din aval și de comercianți pentru a-și respecta obligațiile care le revin în conformitate cu Regulamentul (UE) 2023/1115. Sistemul de informații este utilizat, de asemenea, de către autoritățile competente, autoritățile vamale și Comisie pentru accesarea și prelucrarea declarațiilor privind diligența necesară și a declarațiilor simplificate și pentru luarea de măsuri în baza acestora, inclusiv pentru schimbul de informații care conțin date cu caracter personal între autoritățile competente, autoritățile vamale și Comisie în ceea ce privește punerea în aplicare și asigurarea respectării Regulamentului (UE) 2023/1115. Orice astfel de schimb de informații trebuie să respecte normele privind protecția datelor cu caracter personal prevăzute în Regulamentele (UE) 2016/679 și (UE) 2018/1725.

În sistemul de informații, declarațiile privind diligența necesară se atribuie autorităților competente în următoarea ordine:

în cazul în care utilizatorul sistemului de informații furnizează informații care indică statul membru în care produsul relevant intră sau iese de pe piața Uniunii sau, în absența acestor informații, locul în care produsul relevant este introdus sau pus la dispoziție pe piață, declarațiile privind diligența necesară se atribuie autorităților competente din statul membru respectiv;

în absența informațiilor prevăzute la litera (a), declarațiile privind diligența necesară se atribuie autorităților competente ale statului membru în care este stabilit utilizatorul sistemului de informații. În cazul în care utilizatorul sistemului de informații este stabilit în afara Uniunii, declarațiile privind diligența necesară se atribuie autorităților competente ale statului membru cu care este asociat utilizatorul sistemului de informații, în funcție de identificatorul care i-a fost alocat la înregistrarea în sistemul de informații.

În sistemul de informații, declarațiile simplificate se atribuie autorităților competente ale statului membru în care este stabilit microoperatorul primar sau micul operator primar. În cazul în care microoperatorul primar sau micul operator primar este stabilit în afara Uniunii, declarația simplificată se atribuie autorităților competente ale statului membru cu care este asociat microoperatorul primar sau micul operator primar, în funcție de identificatorul unic al microoperatorului primar sau al micului operator primar furnizat în sistemul de informații. În cazul în care informațiile cu privire la declarația simplificată sunt puse la dispoziție în sistemul de informații de către un stat membru în conformitate cu articolul 4a alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2023/1115, declarația simplificată se atribuie autorităților competente ale statului membru respectiv.

În sensul prezentului regulament, pe lângă definițiile prevăzute la articolul 2 din Regulamentul (UE) 2023/1115, la articolul 4 din Regulamentul (UE) 2016/679 și la articolul 3 din Regulamentul (UE) 2018/1725, se aplică următoarele definiții:

sistem de informații înseamnă sistemul de informații instituit și menținut de Comisie în temeiul articolului 33 din Regulamentul (UE) 2023/1115;

participant la sistemul de informații înseamnă autoritățile competente și autoritățile vamale în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115, precum și Comisia, care îndeplinesc sarcinile conferite acestora în conformitate cu Regulamentul (UE) 2023/1115;

utilizator al sistemului de informații înseamnă operatorii, inclusiv microoperatorii primari sau micii operatori primari, precum și reprezentanții autorizați ai acestora, după caz, operatorii din aval și comercianții, în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115, precum și statele membre care acționează în temeiul articolului 4a alineatul (4) din regulamentul respectiv, care sunt identificați prin înregistrarea individuală în EU Login, serviciul de autentificare a utilizatorilor al Comisiei și prin furnizarea unui identificator unic;

declarație privind diligența necesară înseamnă declarația privind diligența necesară depusă de utilizatorul sistemului de informații în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115;

declarație simplificată înseamnă o declarație simplificată depusă de utilizatorul sistemului de informații în temeiul articolului 4a alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2023/1115;

număr de referință înseamnă numărul de referință atribuit de sistemul de informații pentru declarația privind diligența necesară;

identificatorul declarației înseamnă identificatorul atribuit de sistemul de informații pentru declarația simplificată;

număr de verificare înseamnă un număr de securitate atribuit de sistemul de informații pentru declarația privind diligența necesară sau pentru declarația simplificată, cu scopul de a oferi o securitate suplimentară a datelor conținute în declarațiile respective;

stabilirea profilului de risc înseamnă identificarea, în sistemul de informații, a riscurilor de neconformitate a unui produs relevant care intră în domeniul de aplicare al Regulamentului (UE) 2023/1115, pe baza criteriilor de risc, cu scopul de a atribui fiecărei declarații privind diligența necesară și fiecărei declarații simplificate depuse în sistemul de informații, inclusiv după orice modificare sau actualizare a acestora, un statut de risc care să reflecte aceste riscuri.

CAPITOLUL II

Cu excepția cazului în care declarația privind diligența necesară este pusă la dispoziție prin intermediul interfeței electronice menționate la articolul 28 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2023/1115, utilizatorii sistemului de informații depun și gestionează declarațiile privind diligența necesară aferente produselor relevante în sistemul de informații.

În cazul în care un produs relevant conține lemn sau a fost fabricat utilizând lemn, utilizatorii sistemului de informații introduc în declarația privind diligența necesară denumirile științifice complete ale speciilor de lemn pe care le conțin produsele relevante sau care au fost folosite pentru fabricarea acestora.

Utilizatorul sistemului de informații depune declarația simplificată în sistemul de informații, cu excepția cazului în care informațiile sunt puse la dispoziție în conformitate cu alineatul (2).

În cazul în care toate informațiile enumerate în anexa III la Regulamentul (UE) 2023/1115 sunt disponibile într-un sistem sau într-o bază de date care există în temeiul dreptului Uniunii sau al statelor membre, sistemul de informații permite statelor membre să pună la dispoziție respectivele informații și, după caz, orice actualizări ale acestora în sistemul de informații pentru fiecare microoperator primar sau mic operator primar, astfel cum se menționează la articolul 4a alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2023/1115. Sistemul de informații atribuie un identificator al declarației aferent informațiilor puse la dispoziție pentru fiecare microoperator primar sau mic operator primar individual. Statul membru în cauză comunică identificatorul declarației microoperatorului primar sau micului operator primar respectiv, care îl utilizează în sensul Regulamentului (UE) 2023/1115 și al prezentului regulament.

O actualizare a declarației simplificate se depune în sistemul de informații și se pune la dispoziție în acest sistem în conformitate cu alineatele (1) și (2). Identificatorul declarației asociat declarației simplificate se păstrează în cazul efectuării unei actualizări.

Sistemul de informații ține evidența declarațiilor simplificate și a tuturor actualizărilor acestora.

O actualizare a declarației simplificate declanșează o nouă stabilire a profilului de risc pentru întreaga declarație simplificată actualizată în conformitate cu articolul 6.

Sistemul de informații permite utilizatorilor sistemului de informații să retragă declarațiile simplificate.

Declarațiile simplificate nu se retrag după ce declarația simplificată a fost utilizată ca referință de către același utilizator al sistemului de informații, în conformitate cu articolul 8a.

Sistemul de informații le permite utilizatorilor sistemului de informații să modifice sau să retragă declarațiile privind diligența necesară în termen de 72 de ore de la punerea la dispoziție a numărului de referință al declarației privind diligența necesară în sistemul de informații.

Declarațiile privind diligența necesară nu se modifică și nu se retrag după ce declarația privind diligența necesară a fost utilizată ca referință într-o declarație privind diligența necesară depusă de același utilizator al sistemului de informații în vederea unei grupări în temeiul articolului 8a.

Declarația privind diligența necesară nu poate fi modificată sau retrasă de un utilizator al sistemului de informații după ce:

utilizatorul sistemului de informații a fost notificat cu privire la intenția efectuării unui control asupra declarației privind diligența necesară sau asupra produsului relevant asociat declarației privind diligența necesară în perioada verificării;

un produs relevant care face obiectul unei declarații privind diligența necesară a fost introdus pe piața Uniunii sau exportat în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115;

numărul de referință al declarației privind diligența necesară a fost furnizat sau pus la dispoziția autorităților vamale înainte de punerea în liberă circulație sau de exportul unui produs relevant care intră pe piață, respectiv iese de pe piață în cadrul procedurilor prevăzute în capitolul 4 din Regulamentul (UE) 2023/1115.

Fără a aduce atingere alineatelor (2) și (3), la cererea individuală și motivată a unui utilizator al sistemului de informații, autoritățile competente pot prelungi perioada menționată la alineatul (1) numai atunci când aceasta a expirat. O astfel de prelungire nu poate depăși 8 zile calendaristice. Cererea se bazează pe motive independente de voința utilizatorului sistemului de informații, care, ca parte a cererii sale motivate, declară că alineatul (3) al prezentului articol nu se aplică. O astfel de prelungire este posibilă și retroactiv, după expirarea perioadei menționate la alineatul (1).

Declarația modificată privind diligența necesară face obiectul stabilirii profilului de risc, astfel cum se prevede la articolul 6. Stabilirea profilului de risc se aplică întregii declarații modificate privind diligența necesară.

Sistemul de informații le permite autorităților competente să identifice în cadrul sistemului de informații situațiile în care produsele relevante prezintă un risc atât de ridicat de neconformitate încât sunt necesare acțiuni imediate înainte ca respectivele produse relevante să fie introduse sau puse la dispoziție pe piață sau exportate în temeiul articolului 17 din Regulamentul (UE) 2023/1115 și să obțină informații pentru a identifica controalele care trebuie efectuate și a îndeplini sarcinile care le sunt conferite în temeiul capitolului 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115.

În sensul alineatului (1), sistemul de informații le permite autorităților competente să stabilească profiluri de risc în sistemul de informații pentru a sprijini luarea unei decizii în cunoștință de cauză pentru selectarea operatorilor, inclusiv a microoperatorilor primari sau a micilor operatori primari, a operatorilor din aval ori a comercianților sau a produselor relevante asociate declarațiilor de diligență necesară și declarațiilor simplificate asupra cărora să efectueze controale. Aceste profiluri de risc se bazează, printre altele, pe criteriile de risc stabilite în planul anual de controale al autorităților competente în conformitate cu articolul 16 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2023/1115.

La depunerea sa în sistemul de informații, fiecare declarație privind diligența necesară și fiecare declarație simplificată face obiectul unui proces electronic automatizat de stabilire a profilului de risc, iar sistemul de informații atribuie un statut de risc pentru fiecare declarație privind diligența necesară și fiecare declarație simplificată, acest statut nefiind comunicat utilizatorului sistemului de informații.

În orice etapă după depunerea unei declarații privind diligența necesară sau a unei declarații simplificate, inclusiv după o grupare de astfel de declarații în temeiul articolului 8a, autoritățile competente pot revizui o declarație privind diligența necesară sau o declarație simplificată pentru a stabili dacă un produs relevant respectă articolul 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115. În acest caz, autoritățile competente pot atribui, ca urmare a revizuirii, un nou statut de risc pentru declarația privind diligența necesară sau declarația simplificată sau gruparea de astfel de declarații, dacă este cazul. În cazul în care autoritatea competentă atribuie un nou statut de risc pentru o declarație privind diligența necesară sau o declarație simplificată sau o grupare de astfel de declarații, acest nou statut de risc prevalează asupra unui statut de risc atribuit în temeiul alineatului (3) al prezentului articol. Sistemul de informații ține evidența tuturor modificărilor aduse statutului de risc al unei declarații simplificate sau al grupărilor de astfel de declarații.

Statutul de risc atribuit declarației privind diligența necesară sau declarației simplificate este vizibil numai participanților la sistemul de informații.

Fără întârzieri nejustificate după încheierea procesului de stabilire a profilului de risc menționat la articolul 6, sistemul de informații atribuie un număr de referință pentru declarația privind diligența necesară și un identificator al declarației pentru declarația simplificată depusă de utilizatorul sistemului de informații. În același timp, sistemul atribuie un număr de verificare asociat cu declarația privind diligența necesară sau cu declarația simplificată.

Numărul de referință sau identificatorul declarației și numărul de verificare asociat sunt puse la dispoziția utilizatorului sistemului de informații la încheierea procesului de stabilire a profilului de risc menționat la articolul 6.

Sistemul de informații le permite autorităților competente să amâne punerea la dispoziție a numărului de referință sau a identificatorului declarației și a numărului de verificare asociat pentru a stabili dacă produsele relevante respectă articolul 3 din Regulamentul (UE) 2023/1115 și, în special, să verifice că situația identificată menționată la articolul 6 alineatul (1) din prezentul regulament nu se aplică produsului relevant respectiv. O astfel de amânare trebuie să fie cât mai scurtă posibil și să nu depășească perioada prevăzută la articolul 17 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2023/1115. Această perioadă poate fi prelungită, la latitudinea autorității competente, atât timp cât este necesar, cu perioade suplimentare, astfel cum se prevede la articolul 17 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2023/1115, pentru ca autoritatea competentă să efectueze controalele necesare și să își îndeplinească obligațiile care îi revin în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115 și al prezentului regulament.

Autoritățile competente pot respinge o declarație privind diligența necesară sau o declarație simplificată în perioada prevăzută la articolul 17 alineatul (3) din Regulamentul (UE) 2023/1115, care începe din momentul în care este identificat un risc ridicat de neconformitate în sistemul de informații în temeiul articolului 6. Respingerea unei declarații privind diligența necesară nu mai este posibilă odată ce numărul de referință al unei declarații privind diligența necesară a fost pus la dispoziția utilizatorului sistemului de informații.

Se consideră că produsul relevant declarat într-o declarație privind diligența necesară respinsă sau într-o declarație simplificată respinsă nu face obiectul unei declarații privind diligența necesară sau al unei declarații simplificate, astfel cum se prevede la articolul 3 litera (c) din Regulamentul (UE) 2023/1115, din momentul în care declarația respectivă a fost respinsă.

Respingerea se reflectă în sistemul de informații prin atribuirea unui statut specific declarației privind diligența necesară sau declarației simplificate în cauză.

Utilizatorii sistemului de informații pot grupa declarații individuale privind diligența necesară sau declarații simplificate individuale prin depunerea unei noi declarații privind diligența necesară sau a unei noi declarații simplificate care face trimitere la declarații individuale privind diligența necesară sau la declarații simplificate individuale depuse anterior de același utilizator al sistemului de informații sau, pentru același operator, microoperator primar sau mic operator primar, de către un reprezentant autorizat, dacă este cazul, prin intermediul numerelor de referință sau al identificatorilor declarațiilor depuse anterior (declarație privind diligența necesară sau declarație simplificată grupată).

Sistemul de informații atribuie un statut specific declarațiilor individuale privind diligența necesară sau declarațiilor simplificate individuale odată ce acestea sunt menționate în declarația privind diligența necesară sau în declarația simplificată grupată, pentru a identifica faptul că acestea sunt grupate și înlocuite de declarația privind diligența necesară sau declarația simplificată grupată.

Declarația privind diligența necesară sau declarația simplificată grupată reprezintă declarația individuală privind diligența necesară sau declarația simplificată individuală în scopul respectării Regulamentului (UE) 2023/1115. Prin urmare, declarația privind diligența necesară sau declarația simplificată grupată acoperă introducerea pe piață sau exportul produselor relevante incluse în declarațiile individuale privind diligența necesară sau în declarațiile simplificate individuale menționate în acestea. În scopul respectării articolului 4 alineatul (7) și a articolului 26 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2023/1115, în locul numerelor de referință individuale sau al identificatorilor declarațiilor cărora li s-a atribuit un statut specific în conformitate cu alineatul (2), utilizatorii sistemului de informații comunică sau pun la dispoziție numărul de referință sau identificatorul declarației corespunzător declarației privind diligența necesară sau declarației simplificate grupate.

CAPITOLUL III

Pe lângă sarcinile enumerate la articolul 2 alineatul (1), Comisia este responsabilă pentru îndeplinirea următoarelor sarcini legate de sistemul de informații:

oferă cunoștințe, formare și sprijin, inclusiv asistență tehnică, utilizatorilor sistemului de informații și participanților la sistemul de informații în ceea ce privește utilizarea sistemului de informații și, în cazul în care este necesară expertiza națională, solicită asistență din partea autorităților competente în cazurile care necesită expertiză națională;

acordă acces participanților la sistemul de informații desemnați de fiecare stat membru;

acordă acces utilizatorilor sistemului de informații, care se află sub supravegherea autorităților competente și cooperează cu autoritățile competente, atunci când este necesar, pentru a verifica informațiile de identificare furnizate de utilizatorii sistemului de informații și alte informații a căror valabilitate poate fi evaluată numai de către statele membre;

dezvoltă în cadrul sistemului de informații o funcție care să permită autorităților competente să gestioneze utilizatorii sistemului de informații, inclusiv activitățile enumerate la litera (h), și să extragă date referitoare la utilizatorii sistemului de informații;

prelucrează date cu caracter personal în sistemul de informații, în cazul în care acest lucru este necesar în temeiul prezentului regulament sau pentru punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115;

furnizează servicii web bazate pe specificații tehnice comune, care permit utilizatorilor sistemului de informații să depună și să gestioneze în mod automatizat în sistemul de informații declarațiile privind diligența necesară și declarațiile simplificate, inclusiv gruparea acestora, și stabilește condițiile de conectare și de utilizare a acestor servicii web, dacă este necesar;

furnizează servicii web bazate pe specificații tehnice comune, care permit autorităților competente ale statelor membre să îndeplinească în mod automatizat în sistemul de informații sarcini legate de declarațiile privind diligența necesară sau declarațiile simplificate depuse, inclusiv legate de grupările acestora, și stabilește condițiile de conectare și de utilizare a acestor servicii web, dacă este necesar;

furnizează interfața electronică în temeiul articolului 28 din Regulamentul (UE) 2023/1115;

suspendă și revocă accesul utilizatorilor sistemului de informații, inclusiv în cazuri de nerespectare a obligațiilor prevăzute în Regulamentul (UE) 2023/1115 sau în prezentul regulament, la cererea autorităților competente din statul membru în care este stabilit utilizatorul sistemului de informații sau, în cazul în care utilizatorul este stabilit în afara Uniunii, la cererea autorităților competente ale statului membru cu care este asociat utilizatorul sistemului de informații, în funcție de identificatorul său unic care i-a fost alocat la înregistrarea în sistemul de informații.

Numai utilizatorii înregistrați ai sistemului de informații au acces la sistemul de informații. Utilizatorii sistemului de informații creează un cont unic în sistemul de informații. Sistemul de informații prevede posibilitatea ca utilizatorii sistemului de informații să creeze roluri diferite în cadrul aceluiași cont.

Autentificarea în sistemul de informații se realizează prin intermediul EU Login, serviciul de autentificare al Comisiei Europene.

Utilizatorii sistemului de informații au acces la informațiile din sistemul de informații pe care le-au transmis sau la care un alt utilizator al sistemului de informații le-a acordat acces prin intermediul numerelor de referință și al numerelor de verificare ale declarațiilor privind diligența necesară asociate și prin intermediul identificatorilor declarațiilor și al numerelor de verificare ale declarațiilor simplificate asociate, inclusiv ale declarațiilor privind diligența necesară sau declarațiilor simplificate grupate.

Sistemul de informații permite utilizatorilor sistemului de informații să își actualizeze informațiile de înregistrare.

Comisia are acces la toate datele, informațiile și documentele din sistemul de informații în scopul procesării acestora în conformitate cu articolul 21 și articolul 27 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2023/1115, precum și în scopul elaborării de rapoarte și al dezvoltării, funcționării și întreținerii sistemului de informații.

Comisia acordă și poate revoca drepturi de acces participanților la sistemul de informații în cazul modificării competențelor, în temeiul articolului 14 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2023/1115.

Autentificarea în sistemul de informații se realizează prin intermediul EU Login, serviciul de autentificare al Comisiei Europene.

Participanții la sistemul de informații instituie mijloace adecvate pentru a se asigura că utilizatorilor individuali care îi reprezintă pe participanții la sistemul de informații li se permite să acceseze datele cu caracter personal prelucrate în sistemul de informații numai în cazul în care acest lucru este strict necesar pentru punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

Participanții la sistemul de informații au acces la toate informațiile relevante din sistemul de informații care sunt necesare în scopul îndeplinirii obligațiilor și a sarcinilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

CAPITOLUL IV

Transmiterea, stocarea și alte tipuri de prelucrare a datelor cu caracter personal în sistemul de informații pot avea loc numai în măsura în care acest lucru este necesar și proporțional și numai în următoarele scopuri:

sprijinirea comunicărilor dintre participanții la sistemul de informații în legătură cu punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115;

gestionarea cazurilor de către participanții la sistemul de informații atunci când aceștia își desfășoară propriile activități în legătură cu punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115;

efectuarea transformărilor operaționale și tehnice ale datelor enumerate în prezentul regulament, în cazul în care acest lucru este necesar pentru a permite schimbul de informații și utilizarea informațiilor menționate la literele (a) și (b).

Prelucrarea datelor cu caracter personal poate avea loc în sistemul de informații numai în ceea ce privește următoarele categorii de date cu caracter personal:

date de identificare: prenumele și numele, identificatorul unic, inclusiv numărul de înregistrare și identificare a operatorilor economici (EORI), în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul (UE) nr. 952/2013 al Parlamentului European și al Consiliului, după caz;

date de contact profesionale: adresa de e-mail și adresa poștală, țara de reședință sau țara în care se află sediul social, numărul de telefon și numărul de fax, după caz;

rolul utilizatorului sistemului de informații;

date privind geolocalizarea în temeiul articolului 2 punctul 28 din Regulamentul (UE) 2023/1115, în cazul în care pot fi identificate persoane fizice;

date de autentificare a utilizatorilor și de acces la sistemul de informații: adresa IP și numele de utilizator.

Sistemul de informații stochează categoriile de date cu caracter personal enumerate la alineatul (2) care au fost prelucrate pentru punerea în aplicare și asigurarea respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

Stocarea datelor menționate la alineatul (2) se efectuează utilizând infrastructura tehnologiei informației situată în Spațiul Economic European.

Sistemul de informații stochează datele cu caracter personal conținute în declarațiile privind diligența necesară pentru o perioadă de cel mult cinci ani de la data la care declarația privind diligența necesară în cauză este depusă în sistemul de informații sau, în cazul grupării efectuate în temeiul articolului 8a, de la data grupării; sistemul de informații stochează datele cu caracter personal conținute în declarațiile simplificate pentru o perioadă de cel mult cinci ani de la data la care declarația simplificată în cauză este retrasă din sistemul de informații. Comisia poate prelungi suplimentar perioada de stocare, la cererea individuală a utilizatorilor sistemului de informații sau a participanților la sistemul de informații, în cazul în care acest lucru este necesar pentru respectarea responsabilităților și obligațiilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

Fără a aduce atingere activităților de prelucrare a datelor prevăzute la articolul 14, fiecare participant la sistemul de informații este un operator separat în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 și al Regulamentului (UE) 2018/1725 în ceea ce privește activitățile de prelucrare a datelor pe care le desfășoară.

Autoritățile naționale de supraveghere și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, fiecare acționând în limitele competențelor sale respective, asigură supravegherea coordonată a sistemului de informații și utilizarea sa de către participanții la sistemul de informații și utilizatorii sistemului de informații în conformitate cu articolul 62 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

Comisia este operator în sensul articolului 3 punctul 8 din Regulamentul (UE) 2018/1725 în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale utilizatorilor sistemului de informații, inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal la înregistrarea utilizatorilor sistemului de informații în sistemul de informații.

În cazul în care Comisia prelucrează date cu caracter personal în cadrul utilizării sistemului de informații în numele altor participanți la sistemul de informații în scopul schimbului de informații în temeiul articolului 27 din Regulamentul (UE) 2023/1115, aceasta este considerată o persoană împuternicită de operator în sensul articolului 3 punctul 12 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

Comisia este o persoană împuternicită de operator în sensul articolului 3 punctul 12 din Regulamentul (UE) 2018/1725 pentru prelucrarea datelor cu caracter personal efectuată pentru investigațiile comune realizate în conformitate cu articolul 21 din Regulamentul (UE) 2023/1115 în contextul punerii în aplicare și al asigurării respectării normelor în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115.

Atunci când autoritățile competente și autoritățile vamale definite în Regulamentul (UE) 2023/1115 pun în aplicare și asigură respectarea normelor prevăzute la articolul 21 din Regulamentul (UE) 2023/1115, autoritățile competente și autoritățile vamale în cauză sunt operatori asociați în sensul articolului 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2016/679 pentru transmiterea, stocarea și alte tipuri de prelucrare a datelor cu caracter personal în sistemul de informații în contextul unei astfel de cooperări specifice. În cazul în care acest lucru este necesar în conformitate cu articolul 26 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2016/679, operatorii stabilesc responsabilitățile fiecăruia în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor care le revin în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679 prin intermediul unui acord între ei.

Comisia pune în aplicare măsurile necesare și de ultimă generație pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal prelucrate în sistemul de informații, inclusiv un control adecvat al accesului la date și un plan de securitate, care sunt actualizate în permanență.

Comisia pune în aplicare măsurile necesare și de ultimă generație în cazul unui incident de securitate, ia măsuri de remediere și se asigură că este posibil să se verifice ce date cu caracter personal au fost prelucrate în sistemul de informații, când, de către cine și în ce scop.

Comisia informează autoritățile competente cu privire la măsurile referitoare la alineatele (1) și (2) ale prezentului articol.

Comisia poate pune în aplicare următoarele măsuri:

măsuri de asigurare a disponibilității continue a sistemului de informații prin specificarea condițiilor pentru interacțiunile individuale, inclusiv prin specificarea limitelor tehnice pentru dimensiunea fișierului și prin reglementarea frecvenței interacțiunilor;

măsuri de prevenire a transmiterii de date incorecte, inutile sau duplicate.

Până la 30 decembrie 2026, Comisia pune la dispoziție pe un site web accesibil publicului următoarele:

informații privind disponibilitatea și funcționarea sistemului de informații;

informații privind măsurile pentru situații neprevăzute care trebuie luate în caz de indisponibilitate neplanificată a funcționalităților sistemului de informații cu o durată mai mare de 60 de minute.

Măsurile pentru situații neprevăzute menționate la alineatul (1) litera (b) includ cel puțin următoarele elemente:

notificarea participanților la sistemul de informații, prin mijloace digitale, în caz de indisponibilitate neplanificată a sistemului de informații;

furnizarea unui număr de referință pentru situația neprevăzută și a unui identificator al declarației privind situația neprevăzută pentru a acoperi produsele pentru care nu poate fi depusă o declarație privind diligența necesară sau o declarație simplificată în temeiul Regulamentului (UE) 2023/1115, iar numerele de referință sau identificatorii declarațiilor nu pot fi atribuiți din cauza indisponibilității sistemului de informații.

Fiecare stat membru și Comisia aplică propriile norme privind secretul profesional sau alte obligații echivalente de confidențialitate în legătură cu sistemul de informații în conformitate cu dreptul intern sau cu dreptul Uniunii.

Fiecare participant la sistemul de informații se asigură că persoanele care lucrează sub autoritatea lor respectă cererile din partea altor participanți la sistemul de informații de tratament confidențial al informațiilor schimbate în cadrul sistemului de informații.

CAPITOLUL V

Comisia pune la dispoziție sistemul de informații în toate limbile oficiale ale Uniunii.

Un participant la sistemul de informații poate prezenta și utiliza, în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre sarcinile care îi sunt conferite în conformitate cu Regulamentul (UE) 2023/1115, orice informații, documente, constatări, declarații sau copii legalizate pe care le-a primit în sistemul de informații, pe aceeași bază precum informațiile similare obținute în propria sa țară, în scopuri compatibile cu cele pentru care au fost colectate inițial datele și în conformitate cu dreptul Uniunii și cu dreptul național relevant.

Costurile suportate pentru înființarea, întreținerea și funcționarea sistemului de informații sunt suportate de Comisie.

Costurile asociate sistemului de informații la nivelul statelor membre, inclusiv costurile resurselor umane necesare pentru activități de formare, promovare, asistență tehnică, precum și costurile pentru utilizarea sistemului de informații la nivel național și orice adaptări necesare ale rețelelor și sistemelor de informații naționale sunt suportate de statul membru în care survin aceste costuri.

Prezentul regulament intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.