Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 897/2014 al Comisiei din 18 august 2014 de stabilire a unor dispoziții specifice privind punerea în aplicare a programelor de cooperare transfrontalieră finanțate în temeiul Regulamentului (UE) nr. 232/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de instituire a unui instrument european de vecinătate

PARTEA ÎNTÂI

Prezentul regulament stabilește dispoziții detaliate privind punerea în aplicare a programelor de cooperare transfrontalieră, astfel cum se prevede la articolul 12 din Regulamentul (UE) nr. 232/2014 și la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 236/2014.

În sensul prezentului regulament, se aplică următoarele definiții:

program înseamnă un program operațional comun, în sensul articolului 10 din Regulamentul (UE) nr. 232/2014;

țări participante înseamnă toate statele membre, țările partenere în cadrul CTF și orice stat membru al Spațiului Economic European care participă la un program;

document de programare înseamnă documentul la care se face referire la articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014 și care stabilește obiectivele strategice, lista programelor, repartizarea multianuală orientativă a fondurilor și eligibilitatea geografică;

zona vizată de program înseamnă regiunile principale, regiunile limitrofe, centrele sociale, economice sau culturale majore și unitățile teritoriale menționate la articolul 8 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014;

regiuni principale înseamnă unitățile teritoriale menționate la articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014 și zonele de frontieră ale entităților geografice care cad sub incidența Instrumentului de asistență pentru preaderare, precum și zonele de frontieră ale țărilor care fac parte din Spațiul Economic European, în condițiile prevăzute în documentul de programare;

regiuni limitrofe înseamnă unitățile teritoriale menționate la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014, precum și unitățile teritoriale limitrofe regiunilor principale din entitățile geografice care fac obiectul Instrumentului de asistență pentru preaderare și din țările care fac parte din Spațiul Economic European;

Comitet comun de monitorizare înseamnă comitetul comun responsabil cu monitorizarea implementării programului;

autoritate de management înseamnă autoritatea sau organismul desemnat de țările participante ca fiind responsabil de gestionarea programului;

autoritate națională înseamnă entitatea desemnată de către fiecare țară participantă ca fiind responsabilă în ultimă instanță de sprijinirea autorității de management în punerea în aplicare a programului pe propriul teritoriu;

secretariat tehnic comun înseamnă organismul instituit de țările participante pentru a oferi asistență organismelor responsabile cu implementarea programului;

instrumente financiare înseamnă măsurile privind acordarea de sprijin financiar complementar adoptate de Uniune în vederea atingerii unuia sau a mai multor obiective de politică specifice ale Uniunii. Aceste instrumente pot lua forma unor investiții de capital sau cvasicapital, împrumuturi, garanții sau alte instrumente de partajare a riscurilor și pot fi, după caz, combinate cu granturi;

țări partenere în cadrul CTF înseamnă țările și teritoriile enumerate în anexa I la Regulamentul (UE) nr. 232/2014, Federația Rusă și țările beneficiare enumerate în anexa I la Regulamentul (UE) nr. 231/2014, în cazul în care există o cofinanțare în temeiul acestui din urmă regulament;

nereguli înseamnă orice încălcare a unui acord de finanțare, a unui contract sau a unui act legislativ aplicabil care rezultă dintr-un acțiune sau dintr-o omisiune a unui operator economic implicat în implementarea programului, încălcare care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea, printr-o cheltuială nejustificată, a bugetului Uniunii;

contribuția Uniunii înseamnă partea din cheltuielile eligibile ale programului sau ale proiectului care este finanțată de Uniune;

contract înseamnă orice contract de achiziții publice sau de acordare de granturi încheiat în cadrul unui program;

proiectele mari de infrastructură înseamnă acele proiecte care cuprind un ansamblu de lucrări, activități sau servicii menite să îndeplinească o funcție indivizibilă, de un anumit tip, care vizează obiective de interes comun clar definite, în vederea realizării unor investiții care au un impact și aduc beneficii la nivel transfrontalier și în cadrul cărora suma alocată din buget pentru achiziționarea de infrastructură este de cel puțin 2,5 milioane EUR;

organism intermediar înseamnă orice organism public sau privat care acționează sub responsabilitatea unei autorități de management sau care îndeplinește, în numele unei astfel de autorități, sarcini privind implementarea proiectelor de către beneficiari;

contractant înseamnă o persoană fizică sau juridică cu care s-a încheiat un contract de achiziții publice;

beneficiar înseamnă o persoană fizică sau juridică cu care s-a încheiat un contract de grant;

an contabil înseamnă perioada de la 1 iulie până la 30 iunie, cu excepția primului an contabil, caz în care anul contabil corespunde perioadei de la începutul datei de eligibilitate a cheltuielilor până la 30 iunie 2015. Ultimul an contabil începe la 1 iulie 2023 și se încheie la 30 septembrie 2024. În cazul gestiunii indirecte cu o organizație internațională, în sensul articolului 80, anul contabil corespunde exercițiului financiar;

an fiscal înseamnă perioada cuprinsă între 1 ianuarie și 31 decembrie.

PARTEA A DOUA

TITLUL I

CAPITOLUL 1

Fiecare program este elaborat de comun acord de către toate țările participante, în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 232/2014, cu documentul de programare și cu prezentul regulament.

Fiecare program cuprinde, în special, următoarele informații:

Introducere: o scurtă descriere a etapelor de pregătire a programului, inclusiv informații privind consultările și acțiunile întreprinse pentru ca țările participante și alte părți interesate să contribuie la pregătirea programului.

Descrierea zonei vizate de program:

regiuni principale: o listă a unităților teritoriale eligibile, astfel cum se prevede în documentul de programare și, dacă este cazul, extinderea eligibilității geografice, în conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014 și în conformitate cu cerințele stabilite în documentul de programare;

regiuni limitrofe, în cazuri justificate: o listă a regiunilor limitrofe, descrierea motivelor care stau la baza includerii acestor regiuni pe lista respectivă, în conformitate cu cerințele stabilite în documentul de programare și cu condițiile de participare a regiunilor menționate la program, astfel cum au fost stabilite de către țările participante;

centrele sociale, economice sau culturale majore menționate la articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014, dacă este cazul: o listă a centrelor, identificate în funcție de priorități, descrierea motivelor care stau la baza includerii acestor centre pe lista respectivă, în conformitate cu cerințele stabilite în documentul de programare și cu condițiile privind participarea regiunilor menționate la program, astfel cum au fost stabilite de către țările participante;

o hartă a zonei vizate de program, care cuprinde numele fiecărei unități teritoriale și, dacă este cazul, o delimitare clară a unităților teritoriale menționate la literele (a), (b) și (c);

pe lângă descrierea zonei vizate de program, în program se menționează, după caz, dacă se intenționează să se utilizeze articolul 10 alineatul (5) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014, în conformitate cu condițiile prevăzute în documentul de programare.

Strategia programului:

o descriere a strategiei programului, care include obiectivele tematice alese și prioritățile corespunzătoare, în conformitate cu dispozițiile documentului de programare;

o justificare pentru alegerea acestei strategii, care se bazează pe următoarele elemente:

o analiză a situației socio-economice și ecologice a zonei vizate de program, din punctul de vedere al punctelor forte și al punctelor slabe, precum și a nevoilor pe termen mediu evidențiate de analiza respectivă;

o descriere a învățămintelor desprinse din experiențele anterioare privind programele transfrontaliere;

pe baza unei consultări mai ample a părților interesate, informații privind coerența cu alte programe finanțate de Uniune în țările și regiunile în cauză, precum și o analiză a coerenței cu strategiile și politicile naționale și regionale;

o analiză a riscurilor și măsuri de reducere a acestora;

o descriere a indicatorilor verificabili în mod obiectiv, în special:

rezultatele preconizate pentru fiecare prioritate și indicatorii de rezultat corespunzători, cu o valoare de referință și o valoare-țintă;

indicatorii de realizare pentru fiecare prioritate, inclusiv valoarea-țintă cuantificată, care se preconizează că vor contribui la obținerea de rezultate;

o descriere a posibilităților de integrare a următoarelor aspecte transversale, dacă este cazul: democrație și drepturile omului, durabilitatea mediului, egalitatea de gen și HIV/SIDA.

o analiză a situației socio-economice și ecologice a zonei vizate de program, din punctul de vedere al punctelor forte și al punctelor slabe, precum și a nevoilor pe termen mediu evidențiate de analiza respectivă;

o descriere a învățămintelor desprinse din experiențele anterioare privind programele transfrontaliere;

pe baza unei consultări mai ample a părților interesate, informații privind coerența cu alte programe finanțate de Uniune în țările și regiunile în cauză, precum și o analiză a coerenței cu strategiile și politicile naționale și regionale;

o analiză a riscurilor și măsuri de reducere a acestora;

rezultatele preconizate pentru fiecare prioritate și indicatorii de rezultat corespunzători, cu o valoare de referință și o valoare-țintă;

indicatorii de realizare pentru fiecare prioritate, inclusiv valoarea-țintă cuantificată, care se preconizează că vor contribui la obținerea de rezultate;

Structurile și desemnarea autorităților și a organelor de conducere competente:

structura și atribuțiile Comitetului comun de monitorizare;

autoritatea de management și procedura de desemnare a acesteia;

autoritățile naționale din toate țările participante, în special autoritatea din fiecare țară participantă menționată la articolele 20 și 31 și, dacă este cazul, structurile de sprijin, altele decât cele menționate la literele (e) și (f);

procedura de înființare a secretariatului tehnic comun, precum și procedura de înființare a filialelor și de stabilire a atribuțiilor, dacă este cazul;

autoritatea de audit și membrii grupului de auditori;

organismul sau organismele desemnate ca puncte de contact în materie de control în toate țările participante și atribuțiile acestora, în temeiul articolului 32.

Implementarea programului:

o descriere succintă a sistemelor de gestiune și control, în conformitate cu articolul 30;

un calendar al implementării programului;

o descriere a procedurilor de selecție a proiectelor, în conformitate cu articolul 30;

pentru fiecare prioritate, o descriere, în conformitate cu articolul 38, a naturii sprijinului acordat, inclusiv o listă a proiectelor care vor fi selectate printr-o procedură de atribuire directă sau prin contribuții la instrumentele financiare. Aceasta cuprinde, de asemenea, un calendar orientativ privind selectarea proiectelor care urmează să fie finanțate în conformitate cu articolul 41;

o descriere a utilizării planificate a asistenței tehnice și a aplicării procedurilor de atribuire a contractelor;

o descriere a sistemelor de monitorizare și evaluare, coroborată cu un plan orientativ de monitorizare și evaluare pentru întreaga durată a programului;

strategia de comunicare pentru întreaga perioadă a programului și un plan orientativ de informare și comunicare pentru primul an;

informații privind îndeplinirea cerințelor de reglementare prevăzute de Directiva 2001/42/CE a Parlamentului European și a Consiliului;

un plan financiar orientativ care conține două tabele (fără o defalcare pe țări participante):

un tabel în care se precizează creditele provizorii anuale pentru angajamente și plăți pe care Uniunea preconizează să le acorde ca sprijin, în funcție de obiectivul tematic și de asistența tehnică. Creditele aferente primului an includ costurile acțiunilor de pregătire, în conformitate cu articolul 16;

un tabel în care se specifică valorile provizorii ale creditelor acordate ca sprijin din partea Uniunii și sumele cofinanțate, pe întreaga durată a programului, în funcție de obiectivul tematic și asistența tehnică;

normele privind eligibilitatea cheltuielilor menționate la articolele 48 și 49;

repartizarea responsabilităților între țările participante, în conformitate cu articolul 74;

normele privind transferul, utilizarea și monitorizarea cofinanțării;

o descriere a sistemelor informatice utilizate pentru raportare și schimbul electronic de date între autoritatea de management și Comisie;

limba adoptată (limbile adoptate) de program, în conformitate cu articolul 7.

un tabel în care se precizează creditele provizorii anuale pentru angajamente și plăți pe care Uniunea preconizează să le acorde ca sprijin, în funcție de obiectivul tematic și de asistența tehnică. Creditele aferente primului an includ costurile acțiunilor de pregătire, în conformitate cu articolul 16;

un tabel în care se specifică valorile provizorii ale creditelor acordate ca sprijin din partea Uniunii și sumele cofinanțate, pe întreaga durată a programului, în funcție de obiectivul tematic și asistența tehnică;

În termen de un an de la aprobarea documentului de programare, țările participante transmit Comisiei o propunere de program comună care cuprinde toate elementele menționate la articolul 4. Țările participante confirmă, în scris, înainte de transmiterea programului către Comisie, faptul că sunt de acord cu conținutul programului.

Comisia verifică dacă programul conține toate elementele menționate la articolul 4 și evaluează coerența programului cu Regulamentul (UE) nr. 232/2014, cu documentul de programare, cu prezentul regulament și cu orice alt act legislativ relevant al Uniunii. Evaluarea vizează în special:

calitatea analizei, coerența acesteia cu prioritățile propuse și cu celelalte programe finanțate de Uniune;

acuratețea planului financiar;

conformitatea cu Directiva 2001/42/CE.

În termen de trei luni de la data transmiterii programului, Comisia formulează observații și solicită efectuarea modificărilor necesare. În termen de două luni de la cererea Comisiei, țările participante furnizează toate informațiile necesare. În termen de șase luni de la data transmiterii programului, Comisia aprobă programul, cu condiția ca toate observațiile Comisiei să fi fost luate în considerare în mod corespunzător. Comisia poate prelungi aceste termene-limită, în funcție de natura modificărilor necesare.

Fiecare program se adoptă printr-o decizie a Comisiei pentru întreaga durată a programului, în conformitate cu articolul 10 alineatul (4) din Regulamentul (UE) nr. 232/2014.

Modificările programului care nu afectează în mod semnificativ natura și obiectivele acestuia sunt considerate nesubstanțiale, în special:

modificările cumulate de cel mult 20 % din contribuția Uniunii care a fost alocată inițial fiecărui obiectiv tematic sau asistenței tehnice ori care a fost modificată, în conformitate cu alineatul (2), printr-un transfer între obiectivele tematice sau de la asistența tehnică către obiectivele tematice;

modificările cumulate de cel mult 20 % din contribuția Uniunii care a fost alocată inițial fiecărui obiectiv tematic sau care a fost modificată, în conformitate cu alineatul (2), printr-un un transfer de la obiectivele tematice către asistența tehnică.

În urma unei cereri motivate din partea Comitetului comun de monitorizare sau la inițiativa Comisiei, după consultarea Comitetului comun de monitorizare, programele pot fi revizuite în urma oricăreia dintre situațiile următoare:

revizuirea documentului de programare;

schimbări socio-economice majore sau modificări substanțiale privind zona vizată de program;

dificultăți de implementare;

modificări ale planului financiar care depășesc marja de flexibilitate menționată la alineatul (1) sau orice modificare care afectează în mod semnificativ natura și obiectivele programului;

efectuarea unor audituri, monitorizări și evaluări.

Cererile de revizuire a programelor se motivează în mod corespunzător și reflectă impactul preconizat al modificărilor aduse programului.

Comisia evaluează informațiile furnizate în conformitate cu alineatele (2) și (3). În cazul în care Comisia are observații, autoritatea de management transmite Comisiei toate informațiile suplimentare necesare. Comisia aprobă cererea de revizuire în termen de cinci luni de la transmiterea acesteia, cu condiția ca toate observațiile sale să fi fost luate în considerare în mod corespunzător.

Orice revizuire a unui program conform cazurilor menționate la alineatul (2) sau la articolul 66 alineatul (5) se adoptă printr-o decizie a Comisiei și poate necesita modificarea acordurilor de finanțare menționate la articolele 8 și 9.

Fiecare program utilizează, ca limbă de lucru, una sau mai multe limbi oficiale ale Uniunii. În plus, țările participante pot decide să utilizeze, ca limbi de lucru, limbi care nu fac parte din limbile oficiale ale UE. Alegerea limbii (limbilor) de lucru este descrisă în program în temeiul articolului 4.

Pentru a lua în considerare caracterul de parteneriat al programelor, beneficiarii pot transmite autorității de management documente privind proiectul la care participă în limba lor națională, cu condiția ca această posibilitate să fie menționată în mod explicit în program și ca, prin autoritatea de management, Comitetul comun de monitorizare să asigure mijloacele de interpretare și de traducere necesare.

Costurile de interpretare și traducere pentru toate limbile incluse în program se acoperă fie din bugetul de asistență tehnică, la nivel de program, fie din bugetul alocat fiecărui proiect în parte, la nivel de proiect.

CAPITOLUL 2

Comisia încheie acorduri de finanțare cu fiecare dintre țările partenere în cadrul CTF. Se pot încheia, de asemenea, acorduri de finanțare cu celelalte țări participante și cu autoritatea de management sau cu țara care găzduiește autoritatea de management.

Acordurile de finanțare se semnează până la sfârșitul anului care urmează anului adoptării programului printr-o decizie a Comisiei. Cu toate acestea, în cazul în care la un program participă mai multe țări partenere în cadrul CTF, cel puțin un acord de finanțare se semnează, de către toate părțile la acord, înainte de această dată. Celelalte țări partenere în cadrul CTF pot încheia ulterior acordurile de finanțare corespunzătoare. Componenta externă a programului de cooperare transfrontalieră la care participă o țară parteneră în cadrul CTF nu poate fi lansată în perioada premergătoare intrării în vigoare a acordului de finanțare semnat de țara respectivă. În cazul în care un program este cofinanțat în temeiul Regulamentului (UE) nr. 231/2014 și la program participă mai multe țări partenere în cadrul CTF, se semnează de către toate părțile cel puțin un acord de finanțare încheiat cu una dintre țările partenere participante menționate în anexa I la Regulamentul (UE) nr. 232/2014 sau cu Federația Rusă, până la sfârșitul anului care urmează anului adoptării programului printr-o decizie a Comisiei.

În cazul în care cofinanțarea din partea unei țări partenere în cadrul CTF se transferă autorității de management, acordul de finanțare menționat la articolul 8 este semnat, de asemenea, de celelalte state membre participante și țări partenere în cadrul CTF, precum și de autoritatea de management sau de țara care găzduiește autoritatea de management.

Acordul de finanțare în cauză conține dispoziții privind cofinanțarea din partea țărilor partenere în cadrul CTF, cum ar fi:

suma corespunzătoare cofinanțării:

utilizarea preconizată și condițiile de utilizare, inclusiv condițiile de aplicare;

modalitățile de plată;

gestiunea financiară;

registrele de evidență a operațiunilor;

obligațiile de raportare;

verificările și controalele;

neregulile și recuperările.

CAPITOLUL 3

Autoritatea de management poate încheia memorandumuri de înțelegere sau orice alt tip de acorduri cu țările participante, în care se menționează dispozițiile care stau la baza programului, în special cele privind cofinanțarea națională, responsabilitățile financiare specifice, auditurile și recuperările.

Conținutul acestor memorandumuri de înțelegere sau al oricăror alte acorduri este în conformitate cu dispozițiile stabilite în prezentul regulament și în acordul (acordurile) de finanțare.

CAPITOLUL 4

Programele se implementează de obicei prin gestiune partajată cu statele membre, în conformitate cu articolul 59 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Țările participante pot să propună implementarea prin gestiune indirectă de către o țară parteneră în cadrul CTF sau de către o organizație internațională, în conformitate cu articolul 60 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Programele implementate prin gestiune indirectă sunt reglementate în partea a treia a prezentului regulament.

TITLUL II

Cofinanțarea reprezintă cel puțin 10 % din contribuția Uniunii.

În cazul în care este posibil, cofinanțarea se repartizează în mod echilibrat pe întreaga durată a programului, pentru a se asigura îndeplinirea, până la sfârșitul programului, a obiectivului privind o cofinanțare de minimum 10 %.

Ajutoarele acordate în cadrul programului sunt conforme cu normele aplicabile ale Uniunii privind ajutoarele de stat în sensul articolului 107 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

Prin derogare de la alineatele (1) și (2) și în conformitate cu articolul 6 alineatul (1), nu este necesară nicio cofinanțare a contribuției Uniunii pentru cheltuielile efectuate și plătite ca incluse în conturile anuale ale programului pentru anul contabil cuprins între 1 iulie 2020 și 30 iunie 2021.

Cofinanțarea provine din alte surse decât fondurile Uniunii.

În cadrul fiecărui program, țările participante au libertatea de a stabili proveniența, suma și repartizarea cofinanțării.

În cazul în care o țară parteneră în cadrul CTF se angajează să transfere cofinanțarea autorității de management, modalitățile de furnizare, utilizare și monitorizare a cofinanțării se stabilesc în acordul de finanțare menționat la articolul 9 și, după caz, în acordurile prevăzute la articolul 10.

În toate celelalte cazuri, modalitățile de cofinanțare se pot stabili în acordurile menționate la articolul 10.

Punerea la dispoziție, în mod gratuit, de către un terț, a unor resurse nefinanciare se consideră drept contribuție în natură la nivel de program sau proiect. Costurile cu personalul alocat unui proiect sau program nu sunt considerate a fi contribuții în natură, dar pot fi considerate ca făcând parte din procentul minim de cofinanțare de 10 %, menționat la articolul 12, atunci când aceste costuri sunt plătite de beneficiari sau de țările participante.

Contribuțiile în natură nu reprezintă costuri eligibile și nu pot fi considerate ca făcând parte din procentul minim de cofinanțare de 10 %, menționat la articolul 12.

TITLUL III

Perioada de execuție a fiecărui program începe cel mai devreme la data adoptării programului de către Comisie și se încheie cel târziu la 31 decembrie 2025.

În cadrul gestiunii partajate, programul începe în statele membre participante la data primirii notificării menționate la articolul 25 alineatul (4), prin care Comisia informează că nu intenționează să solicite documentele menționate la articolul respectiv sau că nu are nicio observație. Țările participante pot iniția mai devreme acțiunile pregătitoare necesare pentru instituirea sistemelor de gestiune și control. Costurile aferente sunt eligibile în conformitate cu articolul 36.

În cadrul gestiunii indirecte menționate la articolele 80 și 82, programul începe în statele membre participante după intrarea în vigoare a acordului prin care se încredințează sarcini de execuție bugetară unei organizații internaționale sau unei țări partenere în cadrul CTF.

În plus, se pot întreprinde următoarele acțiuni pregătitoare necesare pentru începerea programului:

înființarea autorității de management și, după caz, a secretariatului tehnic comun;

primele reuniuni ale Comitetului comun de monitorizare, la care participă și reprezentanți ai țărilor partenere în cadrul CTF care nu au semnat încă un acord de finanțare sau al căror acord de finanțare nu a intrat încă în vigoare;

pregătirea și lansarea procedurilor de selectare a proiectelor sau de atribuire a contractelor cu o clauză suspensivă legată de intrarea în vigoare a acordurilor de finanțare.

Până la intrarea în vigoare a respectivelor acorduri de finanțare, se pot lansa numai acțiunile menționate la alineatele (1) și (3) în care este implicată țara parteneră în cadrul CTF în cauză.

În cazul în care niciuna dintre țările partenere în cadrul CTF nu a semnat acordul de finanțare relevant înainte de data menționată la articolul 8 alineatul (2), programul se întrerupe.

În cazul în care programul nu poate fi implementat din cauza problemelor survenite în relațiile dintre țările participante și în alte cazuri justificate corespunzător, Comisia poate decide să întrerupă programul înainte de data de expirare a perioadei de execuție, la cererea Comitetului comun de monitorizare sau din proprie inițiativă, după ce consultă Comitetul comun de monitorizare.

În cazul în care programul se întrerupe, autoritatea de management transmite raportul final în termen de șase luni de la decizia Comisiei. După validarea plăților de prefinanțare anterioare, Comisia plătește soldul final sau, dacă este cazul, emite un ordin de recuperare. De asemenea, Comisia dezangajează soldul angajamentelor.

În cazurile menționate la alineatele (1) și (2), sprijinul acordat prin Fondul european de dezvoltare regională care corespunde tranșelor anuale neangajate încă sau tranșelor anuale angajate și dezangajate total sau parțial în cursul aceluiași exercițiu bugetar care nu au fost realocate altui program prezentat în cadrul aceleiași categorii de programe de cooperare externă se alocă programelor de cooperare transfrontalieră internă, în conformitate cu articolul 4 din Regulamentul (UE) nr. 1299/2013.

Data-limită pentru încheierea contractelor aferente proiectelor mari de infrastructură selectate prin atribuire directă și pentru furnizarea contribuției la instrumentele financiare este 30 iunie 2019.

Toate celelalte contracte se semnează până la 31 decembrie 2022.

Toate activitățile desfășurate în cadrul proiectelor finanțate de program se finalizează până cel târziu la 31 decembrie 2023.

Numai activitățile legate de încheierea proiectelor de către beneficiari în conformitate cu articolul 48 alineatul (2) litera (a) punctul (iii) sau legate de încheierea programelor sprijinite din asistența tehnică se pot desfășura în perioada cuprinsă între 1 ianuarie 2024 și 30 septembrie 2024.

Un program este considerat încheiat atunci când:

toate contractele încheiate în cadrul acestui program au fost închise;

soldul final a fost plătit sau rambursat;

creditele rămase au fost dezangajate de către Comisie.

Închiderea programului nu aduce atingere dreptului Comisiei de a efectua, într-o etapă ulterioară, corecții financiare în raport cu autoritatea de management sau cu beneficiarii, în cazul în care valoarea finală a programului sau a proiectelor trebuie revizuită în urma unor controale sau a unor audituri efectuate după data închiderii.

TITLUL IV

Țările participante desemnează o autoritate sau un organism public național, regional sau local ori un organism de drept privat cu o misiune de serviciu public pentru a îndeplini funcția de autoritate de management. Este posibilă desemnarea aceleiași autorități de management pentru mai multe programe.

Țările participante desemnează o autoritate sau un organism public național, regional sau local, independent din punct de vedere funcțional de autoritatea de management, care să îndeplinească funcția de autoritate de audit unică. autoritatea de audit este situată în statul membru care găzduiește autoritatea de management. Este posibilă desemnarea aceleiași autorități de audit pentru mai multe programe.

Se pot desemna unul sau mai multe organisme intermediare care să efectueze anumite sarcini ale autorității de management, sub responsabilitatea acesteia din urmă. Acordurile corespunzătoare încheiate între autoritatea de management și organismele intermediare se înregistrează oficial, în scris. Organismul intermediar furnizează garanții referitoare la solvabilitatea și la competența sa în domeniul relevant, precum și la capacitatea sa de gestiune administrativă și financiară.

Țările participante stabilesc, în cadrul sistemelor de gestiune și control și, după caz, în acordurile de finanțare menționate la articolele 8 și 9 și/sau în acordurile menționate la articolul 10, normele care reglementează relațiile acestora cu autoritatea de management și autoritatea de audit, relațiile dintre aceste autorități, precum și relațiile dintre aceste autorități și Comisie.

Statul membru în care este situată autoritatea de management poate desemna, din proprie inițiativă, un organism de coordonare a cărui responsabilitate este de a asigura legătura cu Comisia și de a-i transmite acesteia informații, de a coordona activitățile celorlalte organisme desemnate relevante și de a promova aplicarea armonizată a dreptului aplicabil.

Fiecare țară participantă desemnează:

o autoritate națională care să sprijine autoritatea de management în gestionarea programului, în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;

un punct de contact în materie de control, care să sprijine autoritatea de management în cadrul obligațiilor care îi revin în materie de control al programului;

un reprezentant în grupul de auditori menționat la articolul 28 alineatul (2);

reprezentanții din cadrul Comitetului comun de monitorizare menționat la articolul 21.

CAPITOLUL 1

În termen de trei luni de la data adoptării programului de către Comisie, țările participante instituie Comitetul comun de monitorizare.

Comitetul comun de monitorizare este alcătuit din unul sau mai mulți reprezentanți numiți de fiecare țară participantă. Reprezentanții sunt numiți pe baza unor criterii funcționale, nu personale. Comitetul poate numi alte persoane în calitate de observatori.

Ori de câte ori este posibil și oportun, țările participante asigură participarea corespunzătoare a tuturor actorilor implicați și, în special, a actorilor de la nivel local, inclusiv a organizațiilor societății civile și a autorităților locale, pentru a asigura participarea acestora la implementarea programului.

Comisia participă la lucrările Comitetului comun de monitorizare în calitate de observator. Atât Comisia, cât și reprezentanții țărilor participante sunt invitați să participe la fiecare reuniune a Comitetului comun de monitorizare. Comisia poate decide dacă participă la toate reuniunile Comitetului comun de monitorizare sau la o parte din aceste reuniuni.

Comitetul comun de monitorizare este prezidat de unul din membrii săi, reprezentant al autorității de management sau o altă persoană, astfel cum prevede Regulamentul de procedură.

În funcția de secretar al Comitetului comun de monitorizare este numit un reprezentant al autorității de management, al secretariatului tehnic comun sau al organismului intermediar menționat la articolul 20 alineatul (3).

Comitetul comun de monitorizare elaborează și adoptă propriul regulament de procedură cu unanimitate de voturi.

Comitetul comun de monitorizare veghează ca deciziile să fie luate prin consens. Acesta poate supune la vot anumite decizii, în special deciziile referitoare la selecția finală a proiectelor și la valoarea granturilor alocate acestor proiecte în conformitate cu regulamentul de procedură.

Toate țările participante au drepturi egale de vot, indiferent de numărul de reprezentanți pe care i-au desemnat.

Nici secretarul, nici Comisia și niciun alt observator nu au drept de vot.

Președintele Comitetului comun de monitorizare acționează în calitate de moderator și conduce dezbaterile. Președintele are drept de vot în cazul în care reprezintă o țară participantă.

Comitetul comun de monitorizare se întrunește cel puțin o dată pe an. Acesta este convocat de președinte la cererea autorității de management sau în urma unei cereri justificate în mod corespunzător prezentate de una dintre țările participante sau de Comisie. Acesta poate, de asemenea, să ia decizii prin procedură scrisă, la inițiativa președintelui acestuia, a autorității de management sau a oricărei țări participante,în conformitate cu regulamentul său de procedură.

La încheierea fiecărei reuniuni a Comitetului comun de monitorizare se întocmește un proces-verbal, semnat de președinte și de secretar. Reprezentanții țărilor participante, Comisia și toți ceilalți observatori primesc câte o copie a acestui procesverbal.

Comitetul comun de monitorizare urmărește implementarea programului și progresele înregistrate în ceea ce privește îndeplinirea priorităților acestuia, pe baza indicatorilor verificabili în mod obiectiv și a valorilor-țintă definite în program. Acesta examinează toate aspectele care afectează performanțele programului.

Comitetul comun de monitorizare poate adresa autorității de management recomandări privind implementarea programului și evaluarea acestuia. Comitetul monitorizează acțiunile întreprinse în urma recomandărilor sale.

Atribuțiile Comitetului comun de monitorizare constau, în special, în:

aprobarea programului de lucru și a planului financiar al autorității de management, inclusiv a utilizării planificate a asistenței tehnice;

monitorizarea implementării, de către autoritatea de management, a programului de lucru și a planului financiar;

aprobarea criteriilor de selecție a proiectelor care urmează să fie finanțate în cadrul programului;

organizarea procedurilor de evaluare și selecție aplicabile proiectelor care urmează să fie finanțate în cadrul programului;

aprobarea tuturor propunerilor de revizuire a programului;

evaluarea tuturor rapoartelor prezentate de către autoritatea de management și, dacă este cazul, luarea măsurilor care se impun;

examinarea tuturor cazurile litigioase care i-au fost aduse la cunoștință de către autoritatea de management.

examinarea și aprobarea raportului anual menționat la articolul 77;

examinarea și aprobarea planului anual de monitorizare și evaluare menționat la articolul 78;

examinarea și aprobarea planurilor anuale de informare și comunicare menționate la articolul 79.

Fără a aduce atingere dispozițiilor de la alineatul (3) litera (d), Comitetul comun de monitorizare poate institui un comitet de selecție a proiectelor care să funcționeze în subordinea sa.

CAPITOLUL 2

Autoritatea de management care a fost selectată de către țările participante la program face obiectul unei proceduri de desemnare organizate în statul membru în care este situată, în urma unei decizii luate la nivelul corespunzător.

Procedura de desemnare se bazează pe un raport și pe o opinie elaborate de un organism de audit independent, care evaluează conformitatea sistemelor de gestiune și control, inclusiv rolul organismelor intermediare în cadrul acestor sisteme, cu criteriile de desemnare prevăzute în anexa I la prezentul regulament. Organismul de audit ține seama, dacă este cazul, de situațiile în care sistemele de gestiune și control referitoare la program sunt similare cu cele instituite pentru perioada programului anterior, precum și de orice dovadă privind funcționarea eficace a acestora.

Statul membru transmite Comisiei, cât mai curând posibil după adoptarea programului de către aceasta, decizia oficială menționată la alineatul (1).

În termen de două luni de la primirea deciziei oficiale menționate la alineatul (1), Comisia poate solicita raportul și opinia organismului independent de audit și descrierea sistemului de gestiune și control în ceea ce privește, în special, părțile referitoare la selecția proiectelor. În cazul în care nu intenționează să solicite aceste documente, Comisia comunică acest lucru statelor membre, cât mai curând posibil. În cazul în care solicită aceste documente, Comisia poate formula observații, în termen de două luni de la data primirii documentelor, care se iau în considerare în momentul revizuirii documentelor menționate. În cazul în care nu are, inițial sau ulterior, observații, Comisia comunică acest lucru statului membru, cât mai curând posibil.

În cazul în care rezultatele auditului și ale activităților de control arată că autoritatea desemnată nu mai îndeplinește criteriile menționate la alineatul (2), statul membru decide, la nivelul corespunzător, care sunt măsurile de remediere necesare și stabilește o perioadă de probă în cursul căreia se adoptă măsurile de remediere necesare.

o autoritate desemnată este supusă unei perioade de probă, oferind informații cu privire la măsurile de remediere și la perioadă de probă respectivă;

perioada de probă s-a încheiat, în urma implementării măsurilor de remediere;

calitatea de autoritate desemnată a unei autorități a încetat.

Autoritatea de management este responsabilă de gestionarea programului, în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, precum și de asigurarea faptului că deciziile Comitetului comun de monitorizare sunt conforme cu legislația și dispozițiile aplicabile.

În ceea ce privește gestionarea programului, autoritatea de management:

sprijină activitatea Comitetului comun de monitorizare și îi furnizează acestuia informațiile pe care le solicită pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin, în special datele legate de progresele înregistrate cu privire la rezultatele și obiectivele preconizate ale programului;

elaborează și transmite Comisiei, după aprobarea Comitetului comun de monitorizare, raportul anual și raportul final;

comunică organismelor intermediare, secretariatului tehnic comun, autorității de audit și beneficiarilor informațiile de care acestea au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile care le revin sau pentru implementarea proiectului;

instituie și gestionează un sistem informatic de înregistrare și stocare a datelor referitoare la fiecare proiect, necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, control și audit, inclusiv a datelor privind participanții la proiecte, după caz. Mai precis, înregistrează și stochează rapoartele tehnicele și financiare corespunzătoare fiecărui proiect. Sistemul furnizează toate datele necesare pentru întocmirea cererilor de plată și a conturilor anuale, inclusiv înregistrări ale sumelor recuperabile, ale sumelor recuperate și ale sumelor reduse în urma anulării integrale sau parțiale a contribuției la un proiect sau program;

desfășoară, dacă este necesar, studii de evaluare a impactului programului asupra mediului;

pune în aplicare planurile de informare și comunicare, în conformitate cu articolul 79;

pune în aplicare planurile de monitorizare și evaluare în conformitate cu articolul 78.

În ceea ce privește selectarea și gestionarea proiectelor, autoritatea de management:

elaborează și lansează procedurile de selecție;

gestionează procedurile de selecție a proiectelor;

furnizează beneficiarului principal un document în care se stabilesc condițiile aplicabile contribuțiilor pentru fiecare proiect, inclusiv planul de finanțare și termenele de execuție;

semnează contracte cu beneficiarii;

gestionează proiectele.

În ceea ce privește asistența tehnică, autoritatea de management:

gestionează procedurile de atribuire a contractelor;

semnează contractele cu contractanții;

gestionează contractele.

În ceea ce privește gestiunea financiară și controlul programului, autoritatea de management:

verifică dacă serviciile, bunurile sau lucrările au fost executate, livrate și/sau instalate, dacă cheltuielile declarate de beneficiari au fost plătite de aceștia și dacă acest program respectă legislația aplicabilă, normele și condițiile de acordare a sprijinului pentru proiecte;

se asigură că beneficiarii care participă la implementarea proiectelor au fie un sistem contabil separat, fie o codificare contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile referitoare la un proiect;

instituie măsuri eficace și proporționale de combatere a fraudei, luând în considerare riscurile identificate;

stabilește proceduri pentru a asigura păstrarea, în conformitate cu dispozițiile articolului 30, a tuturor documentelor privind cheltuielile și auditurile necesare pentru a garanta o pistă de audit adecvată;

întocmește declarația de gestiune și rezumatul anual menționate la articolul 68;

întocmește și prezintă Comisiei cereri de plată în conformitate cu articolul 60;

întocmește conturile anuale;

ține seama de rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit, la momentul întocmirii și al transmiterii cererilor de plată;

menține înregistrări contabile electronice ale declarațiilor de cheltuieli transmise Comisiei și ale plăților efectuate în favoarea beneficiarilor;

păstrează evidențele contabile ale sumelor recuperabile și ale sumelor reduse în urma anulării integrale sau parțiale a unui grant.

Verificările efectuate în temeiul alineatului (5) litera (a) includ următoarele proceduri:

verificări administrative pentru fiecare cerere de plată din partea beneficiarilor;

verificări la fața locului ale proiectelor.

Verificările la fața locului ale proiectelor, prevăzute la alineatul (6) litera (b), se pot efectua pe baza unui eșantion.

În cazul în care instituția care îndeplinește funcția de autoritate de management este, în același timp, beneficiar al programului, modalitățile de verificare menționate la alineatul (5) litera (a) asigură separarea adecvată a atribuțiilor.

Țările participante pot decide să instituie un secretariat tehnic comun care este descris în program în conformitate cu articolul 4.

Secretariatul tehnic comun acordă asistență autorității de management, Comitetului comun de monitorizare și, după caz, autorității de audit, pentru ca acestea să își exercite atribuțiile care le revin. În special, acesta informează beneficiarii potențiali cu privire la oportunitățile de finanțare în cadrul programelor și oferă asistență beneficiarilor în ceea ce privește implementarea proiectelor. Acesta poate fi, de asemenea, desemnat ca organism intermediar, astfel cum se menționează la articolul 20 alineatul (3).

În urma unei decizii a țărilor participante, pot fi instituite sucursale în țările participante. Rolul acestora este descris în program și poate include desfășurarea unor activități de comunicare și informare, acordarea de asistență autorității de management în ceea ce privește evaluarea proiectelor și monitorizarea implementării acestora. În niciun caz nu se pot încredința sucursalelor sarcini care implică exercitarea autorității publice sau utilizarea puterii de apreciere în ceea ce privește proiectele.

Funcționarea secretariatului tehnic comun și a sucursalelor acestuia se finanțează din bugetul de asistență tehnică.

CAPITOLUL 3

Autoritatea de audit se asigură că se efectuează audituri ale sistemelor de gestiune și control pe baza unui eșantion adecvat de operațiuni și pe baza conturilor anuale ale programului.

În sensul alineatului (1), pandemia de COVID-19 constituie un caz justificat corespunzător pe care autoritatea de audit îl poate invoca pe baza aprecierii sale profesionale pentru a utiliza o metodă de eșantionare nestatistică pentru anul contabil cuprins între 1 iulie 2019 și 30 iunie 2020.

Autoritatea de audit este asistată de un grup de auditori compus dintr-un reprezentant al fiecărei țări participante la program.

În cazul în care auditurile sunt efectuate de un alt organism decât autoritatea de audit, aceasta din urmă se asigură că organismul respectiv dispune de independența funcțională necesară.

Autoritatea de audit se asigură că activitățile de audit respectă standardele de audit acceptate pe plan internațional.

În ceea ce privește efectuarea auditurilor, autoritatea de audit prezintă Comisiei o strategie de audit, în termen de 9 luni de la semnarea primului acord de finanțare, în conformitate cu articolul 8 alineatul (2). Strategia de audit stabilește metodologia de audit pentru conturile anuale și pentru proiecte, metoda de eșantionare a auditurilor de proiect și planificarea auditurilor pentru anul contabil în curs și pentru următorii doi ani contabili. Strategia de audit se actualizează anual, din 2017 până la fârșitul anului 2024. În cazul în care un sistem comun de gestiune și control se aplică mai multor programe, se poate pregăti o strategie de audit unică pentru programele în cauză. Strategia de audit actualizată se transmite Comisiei concomitent cu raportul anual privind programul în cauză.

Autoritatea de audit întocmește, în conformitate cu articolul 68:

o opinie de audit cu privire la conturile anuale pentru anul contabil precedent;

un raport anual de audit.

Comisia cooperează cu autoritatea de audit în vederea coordonării planurilor și a metodelor de audit ale acesteia și face cunoscute rezultatele auditurilor având ca obiect sistemele de gestiune și control ale programelor respective.

TITLUL V

Sistemele de gestiune și control includ:

atribuțiile fiecărui organism implicat în activitățile de gestiune și control, inclusiv repartizarea atribuțiilor în interiorul fiecărui organism, organizarea internă a acestora, în conformitate cu principiul separării atribuțiilor între aceste organisme și în interiorul lor;

proceduri care asigură corectitudinea și regularitatea cheltuielilor declarate;

sisteme de date electronice pentru contabilizare, stocare, monitorizare și raportare;

sisteme de monitorizare și raportare, în cazul în care organismul responsabil încredințează îndeplinirea sarcinilor unui alt organism;

dispoziții privind auditurile având ca obiect funcționarea sistemelor de gestiune și control;

sisteme și proceduri care garantează o pistă de audit adecvată;

proceduri de prevenire, detectare și corectare a neregulilor, inclusiv a fraudei, și recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit și a dobânzilor aferente;

proceduri de atribuire a contractelor privind serviciile de asistență tehnică și proceduri de selecție a proiectelor;

rolul autorităților naționale și responsabilitățile țărilor participante la program, în conformitate cu articolul 31.

Statele membre se asigură că sistemele de gestiune și control corespunzătoare programelor sunt instituite în conformitate cu dispozițiile prezentului regulament și că aceste sisteme funcționează corespunzător.

Autoritatea națională care a fost desemnată în conformitate cu articolul 20 alineatul (6) litera (a) îndeplinește, printre altele, următoarele atribuții:

este responsabilă de instituirea și funcționarea eficientă a sistemelor de gestiune și control la nivel național;

asigură coordonarea generală a instituțiilor implicate la nivel național în implementarea programului, inclusiv a instituțiilor care îndeplinesc funcția de puncte de contact în materie de control și fac parte din grupul de auditori;

reprezintă statul respectiv în cadrul Comitetului comun de monitorizare.

Țările participante ajută autoritatea de management să își îndeplinească obligația prevăzută la articolul 30 alineatul (2).

În temeiul articolului 74, țările participante previn, detectează și corectează neregulile care survin pe teritoriul lor, inclusiv cazurile de fraudă și recuperarea sumelor plătite necuvenit, precum și efectualele dobânzi aferente. Acestea notifică, fără întârziere, neregulile respective autorității de management și Comisiei, pe care le țin la curent cu privire la evoluția procedurilor administrative și juridice.

Responsabilitățile care le revin țărilor participante în ceea ce privește sumele plătite necuvenit unui beneficiar sunt prevăzute la articolul 74.

Aplicarea unei corecții financiare de către Comisie nu aduce atingere obligației autorității de management de a proceda la recuperările prevăzute la articolele 74 și 75 și nici obligației statelor membre de a recupera ajutoarele de stat în sensul articolului 107 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul (CE) nr. 659/1999 al Consiliului.

Cheltuielile declarate de beneficiar în sprijinul unei cereri de plată sunt examinate de un auditor sau de un funcționar public competent care este independent de beneficiar. Auditorul sau funcționarul public competent examinează dacă costurile declarate de beneficiar și veniturile proiectului sunt reale, dacă acestea sunt înregistrate cu exactitate și dacă sunt eligibile conform dispozițiilor contractului.

Standardul internațional privind serviciile conexe 4400 — Angajamentele pentru efectuarea procedurilor convenite privind informațiile financiare, promulgat de Federația Internațională a Contabililor (IFAC);

Codul etic pentru profesioniștii contabili, elaborat și emis de Consiliul pentru Standarde Internaționale de Etică pentru Contabili (International Ethics Standards Board for Accountants) al IFAC.

este membru al unui organism național sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit care, la rândul său, să facă parte din Federația Internațională a Contabililor (IFAC);

este membru al unui organism național sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit. În cazul în care această organizație nu este membră a IFAC, auditorul se angajează să își desfășoare activitățile în conformitate cu standardele și codul etic al IFAC;

este înregistrat ca auditor statutar în registrul public al unui organism public de control dintr-un stat membru, în conformitate cu principiile supravegherii publice prevăzute în Directiva 2006/43/CE a Parlamentului European și a Consiliului;

este înregistrat ca auditor statutar în registrul public al unui organism public de control dintr-o țară parteneră în cadrul CTF, cu condiția ca acest registru să respecte principiile privind supravegherea publică, astfel cum sunt prevăzute în legislația țării în cauză.

În plus, autoritatea de management efectuează ea însăși verificări, în conformitate cu articolul 26 alineatul (5) litera (a) și cu articolul 26 alineatul (6) litera (a). Pentru a efectua verificări în întreaga zonă vizată de program, autoritatea de management poate beneficia de sprijinul punctelor de contact în materie de control.

Autoritatea de audit se asigură că se efectuează audituri ale sistemelor de gestiune și control pe un eșantion adecvat de proiecte și conturi anuale ale programului, în conformitate cu procedura menționată la articolul 28. Grupul de auditori menționat la articolul 28 alineatul (2) se instituie în termen de trei luni de la desemnarea autorității de management. Grupul își stabilește propriul regulament de procedură. Acesta este prezidat de autoritatea de audit desemnată pentru aceste program.

Se asigură independența organismului (organismelor) menționat(e) la alineatele (1), (2) și (3).

Comisia Europeană, Oficiul European de Luptă Antifraudă, Curtea de Conturi Europeană și orice auditor extern autorizat de către aceste instituții și organisme pot controla, prin verificarea unor documente și/sau efectuarea de controale la fața locului, modul în care sunt utilizate fondurile Uniunii de către autoritatea de management, beneficiari, contractanți, subcontractanți și terții care beneficiază de sprijin financiar. Fiecare contract prevede în mod expres faptul că instituțiile și organismele în cauză își pot exercita atribuțiile de control în ceea ce privește incintele, documentele și informațiile, indiferent de suportul pe care acestea din urmă sunt stocate.

Comisia se asigură, pe baza informațiilor disponibile — decizia privind desemnarea, declarația anuală de gestiune, rapoartele anuale de control, opinia de audit anuală, raportul anual și auditurile efectuate de organismele naționale și cele de la nivelul Uniunii — că sistemele de gestiune și control sunt conforme cu prezentul regulament și că acestea funcționează corect.

Comisia poate solicita autorității de management să ia măsurile necesare pentru a asigura eficacitatea sistemelor de gestiune și control și corectitudinea cheltuielilor.

TITLUL VI

Bugetul care poate fi alocat activităților de asistență tehnică este de maximum 10 % din contribuția totală a Uniunii. În cazuri justificate în mod corespunzător, de comun acord cu Comisia, se poate aloca o sumă mai mare.

Nivelul asistenței tehnice ar trebui să reflecte nevoile reale ale programului, ținându-se seama în special de factori cum ar fi bugetul total al programului, dimensiunea zonei geografice vizate de program și numărul țărilor participante.

Activitățile de asistență tehnică includ activitățile de pregătire, de gestionare, de monitorizare, de evaluare, de informare și de comunicare, de colaborare în rețea, de soluționare a reclamațiilor, de control și de audit legate de implementarea programului și activități de consolidare a capacității administrative pentru implementarea programului.

Asistența tehnică pentru activitățile menționate la alineatul (1) ar trebui să fie utilizată atât pentru nevoile în materie de structuri ale programului, cât și pentru nevoile beneficiarilor.

Cheltuielile pentru activitățile referitoare la promovarea și consolidarea capacităților efectuate în afara zonei vizate de program pot fi acoperite în limitele prevăzute la articolul 39 alineatul (2), dacă sunt îndeplinite condițiile stabilite.

Condițiile de eligibilitate prevăzute la articolul 48 se aplică, mutatis mutandis, costurilor aferente asistenței tehnice. Costurile privind funcționarii din țările participante asociați programului pot fi considerate eligibile cu titlu de costuri aferente asistenței tehnice. Se evită sistemele paralele de remunerare și remunerațiile suplimentare. Costurile menționate la articolul 49 nu sunt considerate eligibile cu titlu de costuri aferente asistenței tehnice.

Cheltuielile aferente acțiunilor pregătitoare menționate la articolul 16 sunt eligibile după ce programul se prezintă Comisiei, în temeiul articolului 4, dar nu mai devreme de 1 ianuarie 2014, cu condiția ca programul să fie aprobat de către Comisie în temeiul articolului 5.

În cazul în care punerea în aplicare a planului anual privind utilizarea bugetului pentru activități de asistență tehnică necesită organizarea unei proceduri de achiziții publice, contractul trebuie atribuit în conformitate cu următoarele reguli:

în cazul unei entități cu sediul într-un stat membru, aceasta aplică fie actele cu putere de lege și actele administrative naționale adoptate în legătură cu legislația Uniunii aplicabilă achizițiilor publice, fie regulile privind achizițiile publice menționate în partea a doua titlul IV din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și în partea a doua titlul II din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012;

în toate celelalte cazuri, regulile relevante privind achizițiile publice sunt descrise în acordul de finanțare menționat la articolele 8 și 9 sau în acordurile menționate la articolele 81 și 82.

În toate cazurile se aplică normele privind cetățenia și originea, prevăzute la articolele 8 și 9 din Regulamentul (UE) nr. 236/2014.

Achizițiile efectuate de sucursale se limitează la costurile obișnuite de funcționare și la costurile aferente activităților de comunicare și de asigurare a vizibilității.

TITLUL VII

CAPITOLUL 1

Un proiect constă într-o serie de activități definite și gestionate în funcție de obiectivele, realizările, rezultatele și impactul preconizate a fi atinse într-o anumită perioadă de timp și cu un anumit buget. Obiectivele, realizările, rezultatele și impactul contribuie la prioritățile identificate în program.

Contribuțiile financiare acordate proiectelor în cadrul unui program sunt oferite sub formă de granturi și, în mod excepțional, prin transferuri către instrumente financiare. Proiectele finanțate prin granturi fac obiectul capitolelor 2-4.

Granturile se acordă proiectelor selectate prin cereri de propuneri, în conformitate cu normele stabilite în program, cu excepția cazurilor excepționale justificate în mod corespunzător, menționate la articolul 41.

Cota din contribuția Uniunii alocată unor proiecte mari de infrastructură și contribuțiile la instrumentele financiare la care se face referire la articolul 42 nu pot depăși 30 %.

Proiectele pot fi primi contribuții financiare din fondurile alocate unui program, cu condiția să îndeplinească toate condițiile următoare:

să aibă un impact evident, să aducă beneficii cooperării transfrontaliere, astfel cum se prevede în documentul de programare, și să demonstreze valoarea adăugată a strategiilor și a programelor Uniunii;

să fie puse în aplicare în zona vizată de program;

să se încadreze în una dintre următoarele categorii:

proiecte integrate, în cadrul cărora fiecare beneficiar pune în aplicare o parte din activitățile proiectului pe teritoriul țării sale;

proiecte simetrice, în cadrul cărora activități similare sunt puse în aplicare în paralel în țările participante;

proiecte care se desfășoară într-o singură țară: acestea sunt proiecte puse în aplicare, parțial sau integral, în una dintre țările participante, care aduc, însă, beneficii tuturor sau anumitor țări participante, având un impact și beneficii transfrontaliere.

proiecte integrate, în cadrul cărora fiecare beneficiar pune în aplicare o parte din activitățile proiectului pe teritoriul țării sale;

proiecte simetrice, în cadrul cărora activități similare sunt puse în aplicare în paralel în țările participante;

proiecte care se desfășoară într-o singură țară: acestea sunt proiecte puse în aplicare, parțial sau integral, în una dintre țările participante, care aduc, însă, beneficii tuturor sau anumitor țări participante, având un impact și beneficii transfrontaliere.

Proiectele care îndeplinesc criteriile de la alineatul (1) pot fi implementate parțial în afara zonei vizate de program, cu condiția ca toate elementele de mai jos să fie îndeplinite:

proiectele să fie necesare pentru atingerea obiectivelor programului și să aducă beneficii zonei vizate de program;

suma totală alocată în cadrul programului activităților desfășurate în afara zonei vizate de program să nu depășească 20 % din contribuția Uniunii, la nivel de program;

obligațiile autorității de management și ale autorității de audit în legătură cu gestiunea și activitățile control și audit ale proiectului să fie îndeplinite fie de către autoritățile programului, fie prin acorduri încheiate cu autoritățile din țările în care sunt puse în aplicare activitățile respective.

Contribuția Uniunii se rambursează în cazul în care, în termen de cinci ani de la finalizarea unui proiect care include o componentă de infrastructură sau în termenul prevăzut de normele privind ajutoarele de stat, după caz, proiectul respectiv face obiectul unei modificări importante care afectează natura, obiectivele sau condițiile de punere în aplicare a acestuia, fapt care ar conduce la subminarea obiectivelor inițiale ale proiectului în cauză. Sumele plătite necuvenit în cadrul proiectului sunt recuperate de autoritatea de management, proporțional cu perioada pentru care nu au fost îndeplinite cerințele respective.

Autoritatea de management evită suprapunerea activităților desfășurate în cadrul proiectelor finanțate de Uniune. În acest sens, autoritatea de management poate efectua orice consultare pe care o consideră potrivită, iar entitățile consultate, inclusiv Comisia, acordă sprijinul necesar.

Autoritatea de management furnizează beneficiarului principal al fiecărui proiect selectat un document în care se stabilesc condițiile de finanțare a proiectului, inclusiv cerințele specifice privind produsele sau serviciile care urmează să fie furnizate în cadrul proiectului, planul de finanțare și termenul de execuție.

Pentru fiecare cerere de propuneri, autoritatea de management le oferă solicitanților un document care stabilește condițiile privind participarea la cererea de propuneri, procedura de selecție și implementarea proiectului. Prezentul document include, de asemenea, cerințe specifice privind rezultatele în cadrul proiectului, planul de finanțare și termenul de execuție.

Se pot atribui contracte pentru proiecte fără o cerere de propuneri numai în următoarele cazuri și cu condiția ca acest lucru să fie justificat în mod corespunzător în decizia de atribuire:

organismul căruia i se atribuie un contract deține un monopol de drept sau de fapt;

proiectul se referă la acțiuni cu caracteristici specifice care necesită un anumit tip de organism, date fiind competențele tehnice, gradul ridicat de specializare sau competența administrativă a acestuia;

proiectul este implementat pentru a sprijini capacitățile de răspuns în situații de criză în contextul pandemiei de COVID-19.

În program se include lista finală a proiectelor mari de infrastructură propuse spre selecție fără o cerere de propuneri. După adoptarea programului, dar nu mai târziu de 31 decembrie 2017, autoritatea de management furnizează Comisiei toate cererile de finanțare de proiecte, inclusiv informațiile menționate la articolul 43 și justificările privind atribuirea directă.

În program se include o listă orientativă a proiectelor propuse spre finanțare fără o cerere de propuneri, cu excepția proiectelor mari de infrastructură,. Comitetul comun de monitorizare poate decide să selecționeze proiecte suplimentare, fără o cerere de propuneri, în orice moment după adoptarea programului. În ambele cazuri se solicită aprobarea prealabilă a Comisiei. În acest scop, autoritatea de management furnizează Comisiei informațiile menționate la articolul 43, precum și justificările privind atribuirea directă.

Proiectele propuse spre selecție fără o cerere de propuneri sunt aprobate de către Comisie pe baza unei proceduri în două etape, constând în prezentarea unui rezumat al proiectului, urmată de depunerea unei cereri complete de finanțare a proiectului. În fiecare etapă, Comisia notifică decizia sa autorității de management, în termen de două luni de la data depunerii documentelor. Acest termen poate fi prelungit dacă este cazul. În cazul în care respinge un proiect propus, Comisia informează autoritatea de management cu privire la motivele care au stat la baza deciziei sale.

Prin derogare de la procedura prevăzută la alineatul (4), proiectele propuse spre selecție fără o cerere de propuneri în temeiul alineatului (1) litera (c) sunt evaluate de Comisie pe baza unui rezumat al proiectului. Comisia notifică evaluarea sa autorității de management în termen de două luni de la data depunerii documentelor. Acest termen poate fi prelungit dacă este cazul. În cazul unei evaluări negative, Comisia notifică motivele sale autorității de management.

Programul poate contribui la un instrument financiar, cu condiția ca acesta din urmă să fie conform cu prioritățile programului.

În program se include lista finală a contribuțiilor la instrumente financiare. După adoptarea programului, dar nu mai târziu de 31 decembrie 2017, autoritatea de management furnizează Comisiei informațiile menționate la articolul 43.

Comisia examinează contribuția propusă pentru a determina valoarea adăugată și coerența acesteia cu programul.

Procedura de aprobare respectă normele aplicabile în cazul acestor instrumente financiare. În cazul în care Comisia respinge o contribuție propusă, aceasta notifică autorității de management motivele care stau la baza acestei decizii.

Contribuțiile la aceste instrumente financiare fac obiectul normelor aplicabile în cazul acestor instrumente financiare.

Documentele aferente cererilor de finanțare a proiectelor conține cel puțin următoarele elemente:

o analiză a problemelor și a nevoilor care justifică proiectul, luându-se în considerare strategia programului și contribuția preconizată a acestuia pentru a aborda prioritatea corespunzătoare;

o evaluare a impactului transfrontalier;

cadrul logic;

o evaluare a sustenabilității rezultatelor preconizate ale proiectului după finalizarea proiectului;

indicatori verificabili în mod obiectiv;

informații privind acoperirea geografică și grupurile țintă ale proiectului;

perioada preconizată de implementare a proiectului și planul de lucru detaliat;

o analiză a efectelor proiectului asupra problemelor de interes general menționate la articolul 4 alineatul (3) litera (d), dacă este cazul;

cerințele privind implementarea proiectului, inclusiv următoarele:

identificarea beneficiarilor și desemnarea beneficiarului principal, oferindu-se garanții cu privire la competența sa în domeniul relevant, precum și cu privire la capacitatea sa de gestiune administrativă și financiară;

descrierea gestionării proiectului și a structurii de implementare;

acordurile între beneficiari, în conformitate cu articolul 46;

dispoziții în materie de monitorizare și evaluare;

planuri de informare și comunicare, în special măsuri care să confirme sprijinul acordat de Uniune în cadrul proiectului;

planul financiar detaliat și bugetul.

identificarea beneficiarilor și desemnarea beneficiarului principal, oferindu-se garanții cu privire la competența sa în domeniul relevant, precum și cu privire la capacitatea sa de gestiune administrativă și financiară;

descrierea gestionării proiectului și a structurii de implementare;

acordurile între beneficiari, în conformitate cu articolul 46;

dispoziții în materie de monitorizare și evaluare;

planuri de informare și comunicare, în special măsuri care să confirme sprijinul acordat de Uniune în cadrul proiectului;

Cererile de finanțare de cel puțin 1 milion EUR, corespunzătoare proiectelor care includ o componentă de infrastructură, conțin în plus:

o descriere detaliată a investițiilor în infrastructură și situarea geografică a acesteia;

o descriere detaliată a componentei de consolidare a capacității din cadrul proiectului, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător;

un studiu de fezabilitate sau un studiu echivalent complet, care să includă analiza opțiunilor, rezultatele și o analiză independentă a calității;

o evaluare a impactului asupra mediului, în conformitate cu Directiva 2011/92/UE a Parlamentului European și a Consiliului și cu Convenția CEEONU privind evaluarea impactului asupra mediului în context transfrontalier, încheiată la Espoo, la 25 februarie 1991, pentru țările participante semnatare ale acestei convenții;

dovezi privind dreptul de proprietate al beneficiarilor sau accesul la terenuri;

autorizația de construire.

În mod excepțional și în cazuri justificate corespunzător, autoritatea de management poate accepta ca documentele menționate la litera (f) să fie depuse mai târziu.

Pentru a asigura transparența în ceea ce privește proiectele finanțate prin program, autoritatea de management păstrează lista proiectelor aprobate, în format Excel, ceea ce permite sortarea, căutarea, extragerea, compararea și publicarea cu ușurință a datelor pe internet. Lista proiectelor este accesibilă pe site-ul internet al programului și se actualizează cel puțin o dată la șase luni. Pentru a încuraja sectorul privat, societatea civilă sau administrația publică națională să reutilizeze lista proiectelor, pe site se pot include trimiteri explicite la normele de autorizare aplicabile în temeiul cărora se publică datele.

Lista respectivă cuprinde cel puțin următoarele informații:

denumirea beneficiarului (numai pentru persoane juridice; nu se publică numele persoanelor fizice);

denumirea proiectului;

rezumatul proiectului;

perioada de implementare a proiectelor;

cheltuielile eligibile totale;

rata de cofinanțare a Uniunii;

codul poștal al zonei în care se desfășoară proiectul sau alte informații corespunzătoare care să indice localizarea;

acoperirea geografică;

data ultimei actualizări a listei proiectelor.

Lista proiectelor se pune la dispoziția Comisiei cel târziu la data de 30 iunie a anului care urmează exercițiului financiar în cadrul căruia au fost selectate proiectele. Aceste informații se publică pe site-ul internet al instituțiilor Uniunii.

CAPITOLUL 2

La proiect participă beneficiari din cel puțin unul dintre statele membre participante și una dintre țările partenere participante enumerate în anexa I la Regulamentul (UE) nr. 232/2014 sau Federația Rusă.

Beneficiarii sunt persoane fizice sau juridice cărora li s-a acordat un grant pentru un proiect. Persoanele fizice pot fi beneficiari, în măsura în care acest lucru este impus de natura sau particularitățile acțiunii sau de obiectivul urmărit de solicitant. Participarea persoanelor fizice se stabilește la nivel de program.

Beneficiarii menționați la alineatul (1) trebuie să îndeplinească toate condițiile următoare:

să fie cetățeni ai unei țări participante sau persoane juridice stabilite în mod efectiv în zona vizată de program sau organizații internaționale care au o bază de operațiuni în zona vizată de program. O grupare europeană de cooperare teritorială poate fi beneficiar, indiferent de locul în care se află sediul acesteia, cu condiția ca acoperirea geografică a acesteia să fie în zona vizată de program;

să îndeplinească criteriile de eligibilitate definite pentru fiecare procedură de selecție;

să nu se încadreze în niciuna dintre situațiile de excludere menționate la articolul 106 alineatul (1) și la articolul 107 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Pe lângă beneficiarii menționați la alineatul (1), pot participa beneficiari care nu îndeplinesc criteriile menționate la alineatul (3) litera (a), cu condiția să fie îndeplinite toate condițiile de mai jos:

aceștia pot participa în conformitate cu articolele 8 și 9 din Regulamentul (UE) nr. 236/2014;

participarea acestora este impusă de natura și obiectivele proiectului și este necesară pentru implementarea efectivă a acestuia;

suma totală alocată, în cadrul programului, beneficiarilor care nu îndeplinesc criteriile menționate la alineatul (3) litera (a) se încadrează în limitele indicate la articolul 39 alineatul (2) litera (b).

Fiecare proiect desemnează un beneficiar principal care să reprezinte parteneriatul.

Toți beneficiarii cooperează activ la dezvoltarea și implementarea proiectelor. În plus, aceștia cooperează la politica de personal și/sau la finanțarea proiectelor. Fiecare beneficiar este responsabil, din punct de vedere juridic și financiar, pentru operațiunile pe care le pune în aplicare și pentru partea care îi revine din fondurile Uniunii. Atât obligațiile specifice, cât și responsabilitatea financiară a beneficiarilor se stabilesc în acordul menționat la alineatul (3) litera (c).

Beneficiarul principal:

primește contribuția financiară din partea autorității de management pentru implementarea activităților proiectului;

se asigură că beneficiarii primesc, cât mai repede posibil și integral, în conformitate cu modalitățile prevăzute la litera (c), valoarea totală a grantului. Nu se procedează la niciun fel de deducere sau reținere și nu se percepe nicio taxă specifică sau cu efect echivalent care ar reduce sumele destinate beneficiarilor;

stabilește modalitățile de cooperare cu ceilalți beneficiari prin încheierea unui acord care cuprinde, printre altele, dispoziții care garantează buna gestiune financiară a fondurilor alocate proiectului, inclusiv modalitățile de recuperare a sumelor plătite în mod nejustificat;

își asumă responsabilitatea de a asigura implementarea întregului proiect;

se asigură că cheltuielile prezentate de către beneficiari au fost efectuate în scopul implementării proiectului și corespund activităților stabilite prin contract, aprobate de toți beneficiarii;

verifică dacă cheltuielile prezentate de către beneficiari au fost examinate în conformitate cu articolul 32 alineatul (1).

CAPITOLUL 3

Grantul poate lua oricare dintre următoarele forme:

rambursarea unei anumite părți din costurile eligibile, menționate la articolul 48, suportate efectiv;

finanțare forfetară, stabilită prin aplicarea unui procentaj la una sau mai multe categorii definite de costuri;

sume forfetare;

rambursare pe baza costurilor unitare;

o combinație între posibilitățile menționate la literele (a)-(d), doar în cazurile în care fiecare dintre acestea acoperă o categorie diferită de costuri.

Granturile sub forma menționată la alineatul (1) litera (a) se calculează pe baza costurilor eligibile care sunt suportate efectiv de beneficiar și care fac obiectul unei estimări bugetare preliminare ce însoțește propunerea și este inclusă în contract. Finanțarea forfetară menționată la alineatul (1) litera (b) se referă la categorii specifice de costuri eligibile care sunt clar determinate, în prealabil, prin aplicarea unui procentaj. Sumele forfetare menționate la alineatul (1) litera (c) acoperă, în general, toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar determinate în prealabil. Costurile unitare menționate la alineatul (1) litera (d) se referă la toate categoriile specifice de costuri eligibile sau anumite categorii de acest tip care sunt clar determinate, în prealabil, printr-o trimitere la o sumă per unitate.

Granturile nu au drept scop sau efect producerea de profit în cadrul proiectului. Se aplică excepțiile menționate la articolul 125 alineatul (4) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Granturile nu depășesc un plafon global exprimat ca procentaj și ca valoare absolută, care se stabilește pe baza costurilor eligibile estimate. Granturile nu depășesc costurile eligibile.

Costurile eligibile sunt costurile suportate efectiv de beneficiar, care îndeplinesc toate criteriile următoare:

sunt efectuate pe durata implementării proiectului. În special:

costurile legate de servicii și lucrări se referă la activitățile realizate în perioada de implementare. Costurile legate de bunuri se referă la livrarea și instalarea de elemente în perioada de implementare. Încheierea unui contract, efectuarea unei comenzi sau orice angajare a cheltuielilor în perioada de implementare, pentru prestarea de servicii, executarea de lucrări sau livrarea de produse în viitor, după încheierea perioadei de implementare, nu îndeplinesc această cerință; transferurile de numerar între beneficiarul principal și ceilalți beneficiari nu pot fi considerate costuri suportate;

costurile suportate trebuie plătite înainte de prezentarea rapoartelor finale ale proiectelor. Acestea pot fi plătite ulterior, cu condiția să fie menționate în raportul final, împreună cu termenul de plată preconizat;

sunt exceptate costurile legate de rapoartele finale ale proiectelor, inclusiv cele privind verificarea cheltuielilor, auditul și evaluarea finală a proiectului, care pot fi efectuate după perioada de implementare a proiectului;

beneficiarul (beneficiarii) are (au) dreptul să inițieze proceduri de atribuire a contractelor, astfel cum sunt menționate la articolul 52 și la articolele următoare, și să încheie contracte înainte de începerea perioadei de implementare a proiectului, cu condiția să fie respectate dispozițiile articolului 52 și ale articolelor următoare;

sunt menționate în bugetul general estimat al proiectului;

sunt necesare în scopul implementării proiectului;

pot fi identificate și verificate, sunt înregistrate în registrele contabile ale beneficiarului și sunt stabilite în conformitate cu standardele contabile și cu practicile obișnuite de contabilitate aplicabile beneficiarului;

respectă dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile;

sunt rezonabile, justificate și respectă cerințele bunei gestionări financiare, în special din punctul de vedere al economiei și al eficienței;

sunt însoțite de facturi sau documente cu valoare probatorie echivalentă.

costurile legate de servicii și lucrări se referă la activitățile realizate în perioada de implementare. Costurile legate de bunuri se referă la livrarea și instalarea de elemente în perioada de implementare. Încheierea unui contract, efectuarea unei comenzi sau orice angajare a cheltuielilor în perioada de implementare, pentru prestarea de servicii, executarea de lucrări sau livrarea de produse în viitor, după încheierea perioadei de implementare, nu îndeplinesc această cerință; transferurile de numerar între beneficiarul principal și ceilalți beneficiari nu pot fi considerate costuri suportate;

costurile suportate trebuie plătite înainte de prezentarea rapoartelor finale ale proiectelor. Acestea pot fi plătite ulterior, cu condiția să fie menționate în raportul final, împreună cu termenul de plată preconizat;

sunt exceptate costurile legate de rapoartele finale ale proiectelor, inclusiv cele privind verificarea cheltuielilor, auditul și evaluarea finală a proiectului, care pot fi efectuate după perioada de implementare a proiectului;

beneficiarul (beneficiarii) are (au) dreptul să inițieze proceduri de atribuire a contractelor, astfel cum sunt menționate la articolul 52 și la articolele următoare, și să încheie contracte înainte de începerea perioadei de implementare a proiectului, cu condiția să fie respectate dispozițiile articolului 52 și ale articolelor următoare;

În pofida articolului 19 alineatul (1), cheltuielile nu sunt eligibile pentru contribuția Uniunii, dacă aceasta se plătește după 31 decembrie 2023.

Un grant se poate acorda retroactiv în următoarele cazuri:

solicitantul poate demonstra necesitatea începerii proiectului înainte de semnarea contractului. Cu toate acestea, costurile eligibile pentru finanțare nu pot fi anterioare datei la care a fost depusă cererea de grant; sau

pentru costuri care sunt legate de studiile și documentația aferente proiectelor care includ o componentă de infrastructură.

Prin derogare de la alineatul (3), costurile proiectelor de sprijinire a capacităților de răspuns în situații de criză în contextul epidemiei de COVID-19 sunt eligibile începând cu 1 februarie 2020.

Pentru a permite pregătirea unor parteneriate puternice, costurile suportate înainte de transmiterea cererii de grant, în cadrul proiectelor care au obținut granturi, sunt eligibile, cu condiția să îndeplinească, de asemenea, următoarele criterii:

au fost suportate după publicarea cererii de propuneri;

sunt limitate la cheltuielile de deplasare și de ședere ale personalului angajat de beneficiari, cu condiția ca acestea să îndeplinească condițiile de la alineatul (5) litera (b);

nu depășesc suma maximă stabilită la nivel de program.

Sunt eligibile următoarele costuri directe suportate de beneficiar, care intră sub incidența alineatelor (1) și (2):

costurile cu personalul alocat proiectului, cu condiția să fie îndeplinite următoarele criterii cumulative:

aceste costuri se referă la costurile aferente unor activități pe care beneficiarul nu le-ar fi suportat dacă proiectul nu ar fi fost inițiat;

acestea nu depășesc costurile pe care beneficiarul le-ar fi suportat, în mod normal, cu excepția cazului în care se demonstrează că acest lucru este esențial pentru executarea proiectului;

acestea se referă la salariile brute reale, inclusiv la contribuțiile la asigurările sociale și la alte costuri incluse în remunerație;

cheltuielile de deplasare și de ședere ale personalului și ale altor persoane care participă la proiect, cu condiția ca acestea să nu depășească costurile plătite în mod normal de către beneficiar, în conformitate cu normele și reglementările sale, și nici nivelurile publicate de Comisie la momentul misiunii, în cazul în care acestea se rambursează pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare sau a finanțării la rate forfetare;

costurile de achiziționare sau închiriere, în mod special pentru proiect, de echipamente (noi sau de ocazie) și produse, cu condiția ca acestea să corespundă prețurilor pieței;

costul consumabilelor achiziționate în mod special pentru proiect;

costurile ocazionate de atribuirea de contracte de către beneficiari, în cadrul proiectului;

costurile care decurg direct din cerințele prezentului regulament și ale proiectului (cum ar fi acțiuni de informare și de vizibilitate, evaluări, audituri externe, traduceri), inclusiv costurile serviciilor financiare (cum ar fi costurile aferente transferurilor bancare și garanțiile financiare).

aceste costuri se referă la costurile aferente unor activități pe care beneficiarul nu le-ar fi suportat dacă proiectul nu ar fi fost inițiat;

acestea nu depășesc costurile pe care beneficiarul le-ar fi suportat, în mod normal, cu excepția cazului în care se demonstrează că acest lucru este esențial pentru executarea proiectului;

acestea se referă la salariile brute reale, inclusiv la contribuțiile la asigurările sociale și la alte costuri incluse în remunerație;

În conformitate cu articolul 4, se pot stabili reguli de eligibilitate suplimentare pentru un program, în ansamblul său.

Se consideră neeligibile următoarele costuri legate de implementarea proiectului:

datoriile și cheltuielile aferente datoriilor (dobânzile);

provizioanele pentru pierderi sau datorii;

costurile declarate de către beneficiar care sunt au obținut deja finanțare de la bugetul Uniunii;

achizițiile de terenuri sau clădiri a căror valoare depășește 10 % din cheltuielile eligibile totale pentru proiectul în cauză;

pierderile din diferențele de curs valutar;

taxele vamale, impozitele și taxele, inclusiv TVA-ul, exceptând cazul în care acestea nu se pot recupera în temeiul legislației fiscale naționale relevante, cu condiția ca acordurile încheiate cu țările partenere în cadrul CTF să nu conțină dispoziții contrare;

creditele acordate unor terți;

amenzile, penalitățile financiare și cheltuielile de contencios;

contribuțiile în natură, astfel cum sunt definite la articolul 14 alineatul (1).

În conformitate cu articolul 4, în cadrul unui program se pot declara ca fiind neeligibile alte categorii de costuri.

Valoarea totală a finanțării pe baza sumelor forfetare, a costurilor unitare și a ratelor forfetare nu poate depăși 60000 EUR per beneficiar și per proiect, cu excepția cazului în care programul prevede, în conformitate cu articolul 4, alte sume, care nu pot însă depăși 100000 EUR.

Utilizarea sumelor forfetare, a costurilor unitare și a finanțării la rate forfetare se bazează cel puțin pe următoarele elemente:

documente justificative care să arate că aceste forme de finanțare sunt adecvate din perspectiva naturii proiectelor, precum și a riscurilor de nereguli și fraudă și din perspectiva costurilor controalelor;

identificarea costurilor sau a categoriilor de costuri acoperite de sumele forfetare, de costurile unitare sau de finanțarea la rate forfetare, din care se exclud costurile neeligibile menționate la articolul 49;

descrierea metodelor de stabilire a sumelor forfetare, a costurilor unitare și a finanțării la rate forfetare, precum și descrierea condițiilor necesare pentru a asigura în mod rezonabil respectarea principiilor de nonprofit și de cofinanțare și evitarea finanțării duble. Aceste metode se bazează pe:

date statistice sau mijloace obiective similare; sau

o abordare de la beneficiar la beneficiar, bazată pe date istorice certificate sau verificabile ale beneficiarului ori pe practicile sale obișnuite de contabilitate.

date statistice sau mijloace obiective similare; sau

o abordare de la beneficiar la beneficiar, bazată pe date istorice certificate sau verificabile ale beneficiarului ori pe practicile sale obișnuite de contabilitate.

Sumele care au fost evaluate și aprobate de autoritatea de management nu pot fi contestate în cadrul controalelor ex post.

Costurile indirecte se pot calcula pe baza unei rate forfetare de până la 7 % din costurile directe eligibile, excluzând costurile suportate în contextul furnizării de infrastructură, cu condiția ca această rată să se bazeze pe o metodă de calcul corectă, echitabilă și verificabilă.

Sunt considerate costuri indirecte ale unui proiect acele costuri eligibile care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de implementarea proiectului și care nu pot fi atribuite direct acestuia, conform condițiilor de eligibilitate menționate la articolul 48. Acestea nu pot include costuri neeligibile, astfel cum sunt menționate la articolul 49, sau cheltuielile deja declarate în cadrul unui alt post sau capitol bugetar al proiectului.

CAPITOLUL 4

Secțiunea 1

În cazul în care implementarea unui proiect necesită achiziția de bunuri, lucrări sau servicii de către un beneficiar, se aplică următoarele reguli:

în cazul în care beneficiarul este o autoritate contractantă sau o entitate contractantă, în sensul legislației Uniunii aplicabile procedurilor de achiziție, acesta poate aplica actele legislative, regulamentele și dispozițiile administrative naționale adoptate în legătură cu legislația Uniunii sau cu normele prevăzute la alineatul (2);

în cazul în care beneficiarul este o organizație internațională, acesta poate aplica propriile reguli privind achizițiile publice, cu condiția ca acestea să ofere garanții echivalente cu standardele acceptate pe plan internațional;

în cazul în care beneficiarul este o autoritate publică dintr-o țară parteneră în cadrul CTF a cărei cofinanțare este transferată către autoritatea de management, acesta poate aplica actele legislative, regulamentele și dispozițiile administrative, cu condiția ca acest lucru să fie prevăzut în acordul de finanțare și să se respecte principiile generale stabilite la alineatul (2) litera (a).

În toate celelalte cazuri, se respectă următoarele obligații:

contractul se atribuie ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic sau, după caz, ofertei cu cel mai scăzut preț, evitându-se, în același timp, orice conflict de interese;

în cazul contractelor cu o valoare mai mică de 60000 EUR, se aplică regulile următoare:

se instituie o comisie de evaluare care să evalueze propunerile și/sau ofertele pe baza criteriilor de excludere, de selecție și de atribuire publicate, în prealabil, de beneficiar, în dosarul de licitație. Comisia trebuie să aibă un număr impar de membri, care să dispună de toate capacitățile tehnice și administrative necesare pentru a oferi un răspuns în cunoștință de cauză în ceea ce privește ofertele/cererile depuse;

se asigură un grad suficient de transparență, o concurență loială și o publicitate ex ante adecvată;

se asigură egalitatea de tratament, proporționalitatea și nediscriminarea;

documentația de licitație trebuie să fie elaborată în conformitate cu cele mai bune practici internaționale;

termenele de depunere a candidaturilor sau a ofertelor trebuie să fie suficient de lungi pentru ca părțile interesate să dispună de o perioadă rezonabilă de timp pentru a-și pregăti ofertele;

se exclud de la participarea la o procedură de achiziții publice candidații sau ofertanții care se încadrează în una dintre situațiile descrise la articolul 106 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Candidații sau ofertanții trebuie să dovedească faptul că nu se află într-una dintre aceste situații. În plus, nu se pot atribui contracte candidaților sau ofertanților care, în timpul procedurii de achiziții publice, se află într-una din situațiile menționate la articolul 107 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

se respectă procedurile de achiziții prevăzute la articolele 53-56.

se instituie o comisie de evaluare care să evalueze propunerile și/sau ofertele pe baza criteriilor de excludere, de selecție și de atribuire publicate, în prealabil, de beneficiar, în dosarul de licitație. Comisia trebuie să aibă un număr impar de membri, care să dispună de toate capacitățile tehnice și administrative necesare pentru a oferi un răspuns în cunoștință de cauză în ceea ce privește ofertele/cererile depuse;

se asigură un grad suficient de transparență, o concurență loială și o publicitate ex ante adecvată;

se asigură egalitatea de tratament, proporționalitatea și nediscriminarea;

documentația de licitație trebuie să fie elaborată în conformitate cu cele mai bune practici internaționale;

termenele de depunere a candidaturilor sau a ofertelor trebuie să fie suficient de lungi pentru ca părțile interesate să dispună de o perioadă rezonabilă de timp pentru a-și pregăti ofertele;

se exclud de la participarea la o procedură de achiziții publice candidații sau ofertanții care se încadrează în una dintre situațiile descrise la articolul 106 alineatul (1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Candidații sau ofertanții trebuie să dovedească faptul că nu se află într-una dintre aceste situații. În plus, nu se pot atribui contracte candidaților sau ofertanților care, în timpul procedurii de achiziții publice, se află într-una din situațiile menționate la articolul 107 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

se respectă procedurile de achiziții prevăzute la articolele 53-56.

În toate cazurile se aplică normele privind cetățenia și originea prevăzute la articolele 8 și 9 din Regulamentul (UE) nr. 236/2014.

Contractele de prestare de servicii cu o valoare egală sau mai mare de 300000 EUR se atribuie prin intermediul unei proceduri internaționale de licitație restrânse, după publicarea unui anunț de intenție. Anunțul de intenție se publică în toate mijloacele de comunicare în masă corespunzătoare, în afara zonei vizate de program, precizându-se numărul de candidați (între patru și opt) care urmează să fie invitați să depună oferte și asigurându-se o concurență reală.

Contractele de servicii cu o valoare mai mare de 60000 EUR, dar mai mică de 300000 EUR se atribuie printr-o procedură competitivă negociată fără publicare. Beneficiarul consultă cel puțin trei dintre furnizorii de servicii selectați și negociază condițiile contractului cu unul sau mai mulți dintre aceștia.

Contractele de achiziții de bunuri cu o valoare egală sau mai mare de 300000 EUR se atribuie prin licitație deschisă internațională, în urma publicării, în toate mijloacele de comunicare în masă corespunzătoare din afara zonei vizate de program, a unui anunț de intenție.

Contractele de achiziții de bunuri cu o valoare egală sau mai mare de 100000 EUR, dar mai mică de 300000 EUR se atribuie prin licitație deschisă, publicată în zona vizată de program. Orice ofertant eligibil trebuie să dispună de aceleași posibilități ca și întreprinderile locale.

Contractele de achiziții de bunuri cu o valoare mai mare de 60000 EUR, dar mai mică de 100000 EUR se atribuie printr-o procedură negociată competitivă, fără publicare prealabilă. Beneficiarul consultă cel puțin trei dintre furnizorii selectați și negociază condițiile contractuale cu cel puțin unul dintre aceștia.

Contractele de executare de lucrări cu o valoare egală sau mai mare de 5000000 EUR se atribuie prin licitație deschisă internațională sau, ținând seama de caracteristicile specifice ale anumitor lucrări, prin licitație restrânsă, în urma publicării, în toate mijloacele de comunicare în masă corespunzătoare din afara zonei vizate de program, a unui anunț de intenție.

Contractele de lucrări cu o valoare egală sau mai mare de 300000 EUR, dar mai mică de 5000000 EUR se atribuie prin licitație deschisă, publicată în zona vizată de program. Orice ofertant eligibil trebuie să dispună de aceleași posibilități ca și întreprinderile locale.

Contractele de lucrări cu o valoare mai mare de 60000 EUR, dar mai mică de 300000 EUR se atribuie printr-o procedură competitivă negociată fără publicare. Beneficiarul consultă cel puțin trei dintre furnizorii selectați și negociază condițiile contractuale cu cel puțin unul dintre aceștia.

Beneficiarul poate decide să utilizeze, pe baza unei oferte unice, în cazurile menționate la articolele 266, 268 și 270 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, procedura negociată.

Secțiunea 2

În cazul în care proiectul implică acordarea de sprijin financiar unor terți, acesta se poate acorda în următoarele condiții:

fiecare terț oferă garanții adecvate cu privire la recuperarea sumelor;

se respectă principiile privind transparența, proporționalitatea, buna gestiune financiară, egalitatea de tratament și nediscriminarea;

se evită conflictele de interese;

sprijinul financiar nu poate fi cumulat sau acordat retroactiv; acesta trebuie, de regulă, să implice cofinanțare și nu poate avea ca obiectiv sau efect realizarea unui profit în beneficiul unui terț;

condițiile privind acordarea sprijinului financiar sunt strict definite în contract, pentru a se evita exercitarea unei puteri discreționare de către beneficiar. În special, contractul precizează categoriile de persoane care pot beneficia de sprijin, criteriile de atribuire (inclusiv criteriile de stabilire a sumei exacte etc.) și o listă fixă a diferitelor tipuri de activități pentru care se poate acorda un astfel de sprijin financiar;

cuantumul maxim al sprijinului financiar care poate fi plătit nu depășește suma de 60000 EUR pentru fiecare terț, cu excepția cazului în care sprijinul financiar este scopul principal al proiectului.

Se aplică normele privind cetățenia și originea prevăzute la articolele 8 și 9 din Regulamentul (UE) nr. 236/2014. Atunci când un subgrant depășește suma de 60000 EUR, regulile de participare stabilite la articolul 52 litera (b) punctul (vi) se aplică mutatis mutandis.

TITLUL VIII

CAPITOLUL 1

În cadrul gestiunii partajate, Comisia efectuează angajamentele inițiale după adoptarea programului de către Comisie, în conformitate cu articolul 5.

În cadrul gestiunii indirecte, Comisia efectuează angajamentele inițiale în urma adoptării programului, după intrarea în vigoare a acordului prin care sarcinile de execuție bugetară sunt delegate unei organizații internaționale sau unei țări partenere în cadrul CTF menționate la articolele 81 și 82.

Ulterior, Comisia efectuează, până la 1 mai, angajamentul corespunzător fiecărui exercițiu financiar. Valoarea anuală a angajamentelor se stabilește în conformitate cu planul financiar, ținându-se seama de desfășurarea programului și de disponibilitatea fondurilor. Comisia informează autoritatea de management cu privire la efectuarea angajamentului anual.

Plățile către autoritățile de management pot fi prefinanțări sau plăți ale soldului final.

Se deschide un cont bancar în euro special pentru programul respectiv. În cazul în care plățile efectuate de Comisie sunt direcționate către un alt cont bancar decât cel corespunzător programului, sumele respective și toate dobânzile aferente se transferă, fără întârziere și integral, către contul bancar corespunzător programului.

Nu se procedează la niciun fel de deducere sau reținere și nu se percepe nicio taxă specifică sau cu efect echivalent asupra sumelor sau a eventualelor dobânzi de încasat.

În cadrul fiecărui exercițiu financiar, de îndată ce autoritatea de management a fost informată cu privire la angajamentul anual, aceasta poate solicita, cu titlu de prefinanțare, transferul unei sume care poate ajunge la maximum 80 % din contribuția Uniunii pentru exercițiul financiar în cauză. Începând cu cel de al doilea exercițiu financiar, la cererea de prefinanțare se anexează bugetul provizoriu detaliat al angajamentelor și plăților autorității de management corespunzător celor două exerciții contabile care succed ultimei opinii de audit, astfel cum se menționează la articolul 68. După revizuirea bugetului provizoriu menționat, evaluarea nevoilor reale de finanțare ale programului și verificarea disponibilității fondurilor, Comisia efectuează, în termen de cel mult 60 de zile de la data la care cererea de plată a fost înregistrată de Comisie, plata integrală sau parțială a prefinanțării solicitate.

În cursul exercițiului financiar, autoritatea de management poate solicita, cu titlu de prefinanțare suplimentară, transferul integral sau parțial al fondurilor deja angajate. În sprijinul cererii sale, autoritatea de management prezintă un raport financiar intermediar care arată că cheltuielile suportate efectiv sau cele preconizate a fi efectuate înainte de sfârșitul exercițiului financiar depășesc valoarea prefinanțării deja plătite. Aceste transferuri ulterioare constituie o prefinanțare suplimentară, cu condiția ca acestea să nu se bazeze pe o opinie de audit, astfel cum se menționează la articolul 68.

Cu ocazia fiecărui exercițiu financiar din cadrul implementării programului, Comisia verifică și închide prefinanțările anterioare pe baza cheltuielilor eligibile efectuate efectiv și a opiniei de audit menționate la articolul 68, în urma acceptării conturilor, astfel cum se menționează la articolul 69 alineatul (2). Pe baza rezultatelor acestei proceduri de verificare și închidere, Comisia efectuează, după caz, ajustările financiare necesare.

Ordonatorul de credite delegat, în sensul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012, poate întrerupe termenul de plată corespunzător unei cereri de plată pentru o perioadă de maximum șase luni, în oricare dintre următoarele împrejurări:

în urma informațiilor furnizate de un organism de audit național sau al Uniunii, există dovezi clare care indică o deficiență semnificativă în funcționarea sistemului de gestiune și control;

ordonatorul de credite delegat trebuie să efectueze verificări suplimentare în urma informațiilor care îi sunt aduse la cunoștință și prin care i se semnalează că cheltuielile indicate într-o cerere de plată sunt legate de o neregulă cu consecințe financiare grave;

nu s-a prezentat unul dintre documentele prevăzute la articolul 77;

nu s-a prezentat unul dintre documentele prevăzute la articolele 60 și 64.

Ordonatorul de credite delegat limitează perioada de întrerupere la partea din cheltuielile acoperite de cererea de plată afectată de elementele menționate la alineatul (1) primul paragraf, cu excepția cazului în care este imposibil să se identifice partea din cheltuieli care este afectată. Ordonatorul de credite delegat informează de îndată statul membru în care este situată autoritatea de management, precum și autoritatea de management, în legătură cu motivul întreruperii și îi invită să remedieze situația. Ordonatorul de credite delegat pune capăt întreruperii imediat ce se iau măsurile necesare. Această perioadă de întrerupere poate fi prelungită dincolo de șase luni, în cazul în care nu se iau măsurile necesare.

Comisia poate suspenda, parțial sau total, plățile, în oricare dintre următoarele împrejurări:

există o deficiență gravă în funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control ale programului operațional, care pune în pericol contribuția Uniunii și pentru care nu s-au luat măsuri corective;

țările participante au încălcat grav obligațiile care le revin în temeiul articolului 31;

cheltuielile sunt afectate de o neregulă care nu a fost remediată și care are consecințe financiare grave;

există o deficiență gravă în ceea ce privește calitatea și fiabilitatea sistemului de evaluare și monitorizare;

în urma activităților de monitorizare, evaluare sau audit, și pe baza informațiilor raportate, în conformitate cu articolul 77, există dovezi că programul nu oferă rezultatele preconizate, în conformitate cu termenele indicate în articolul 4.

Comisia poate decide suspendarea totală sau parțială a unei plăți de prefinanțare, după ce a acordat autorității de management posibilitatea de a-și prezenta observațiile.

Comisia reia, integral sau parțial, plățile, după ce autoritatea de management ia măsurile necesare pentru a permite încetarea suspendării.

Plățile către beneficiarii principali pot fi:

prefinanțări;

plăți intermediare;

plăți ale soldului final.

Autoritatea de management se asigură că plățile către beneficiarii principali sunt prelucrate cât mai rapid posibil, în conformitate cu contractul semnat. Nu se procedează la niciun fel de deducere sau reținere, cu excepția cazurilor în care acestea sunt stipulate în contractul încheiat, și nu se percepe nicio taxă specifică sau cu efect echivalent care ar reduce sumele datorate beneficiarilor.

Autoritatea de management prezintă cererea de plată a soldului final, însoțită de documentele menționate la articolul 68 și la articolul 77 alineatul (5).

Soldul final se plătește cel târziu la trei luni după data verificării conturilor din ultimul an contabil sau la o lună după data de acceptare a raportului final de implementare, în cazul în care această dată este ulterioară.

Plata soldului final pentru program în ultimul an contabil poate fi mai mare cu până la 10 % din contribuția Uniunii pentru fiecare obiectiv tematic stabilit în decizia de punere în aplicare a Comisiei de aprobare a programului.

Suma care face obiectul dezangajării se reduce cu sumele pe care autoritatea de management nu le-a putut include în declarațiile de cheltuieli transmise Comisiei din cauza:

unor proiecte suspendate printr-o procedură judiciară sau o cale de atac administrativă cu efect de suspendare;

unor situații de forță majoră care afectează în mod grav implementarea integrală sau parțială a programului;

aplicării articolelor 61 și 62;

Autoritatea de management care invocă forța majoră în temeiul alineatului (1) litera (b) demonstrează consecințele directe ale acesteia asupra implementării parțiale sau integrale a programului. În sensul alineatului (1) literele (a) și (b), reducerea poate fi solicitată o singură dată, în cazul în care suspendarea sau forța majoră a durat cel mult un an, sau de un număr de ori corespunzător duratei forței majore sau numărului de ani care au trecut între data hotărârii judecătorești sau a deciziei administrative prin care s-a suspendat implementarea proiectului și data hotărârii judecătorești sau a deciziei administrative definitive.

Autoritatea de management trimite Comisiei, până la 15 februarie, informații privind excepțiile menționate la alineatul (1), pentru suma care urmează să fie declarată până la data de 31 decembrie a anului contabil precedent.

Comisia informează autoritatea de management în timp util ori de câte ori există un risc de dezangajare în temeiul articolului 6 din Regulamentul (UE) nr. 236/2014.

Pe baza informațiilor primite până la 15 februarie, Comisia informează autoritatea de management în legătură cu valoarea sumei dezangajate care rezultă din informațiile respective.

Autoritatea de management are la dispoziție două luni pentru a-și da acordul privind suma care urmează să fie dezangajată sau pentru a transmite observații.

Până la data de 30 iunie, autoritatea de management prezintă Comisiei un plan financiar revizuit, care să reflecte impactul reducerii valorii sprijinului asupra obiectivelor tematice sau asupra asistenței tehnice acordate programului în cursul anului fiscal în cauză. În cazul în care autoritatea de management nu transmite acest plan, Comisia revizuiește planul de finanțare prin reducerea contribuției acordate din fond pentru anul financiar în cauză. Această reducere afectează în mod proporțional obiectivele tematice și asistența tehnică.

Comisia modifică decizia de adoptare a programului.

Cheltuielile efectuate într-o altă monedă decât euro se convertesc în euro de către autoritatea de management și de către beneficiar pe baza ratei de schimb lunare utilizate în contabilitatea Comisiei în:

luna în care s-au efectuat cheltuielile respective;

luna în care cheltuielile respective s-au transmis spre examinare, în conformitate cu articolul 32 alineatul (1);

luna în care cheltuielile respective s-au raportat beneficiarului principal.

Metoda aleasă este prevăzută în program și se aplică pe întreaga durată a programului. Se pot aplica metode diferite pentru asistență tehnică și proiecte.

CAPITOLUL 2

Contabilitatea programului este elaborată de către autoritatea de management. Această contabilitate este autonomă și separată și include doar operațiunile referitoare la program. Contabilitatea permite o monitorizare analitică a programului în funcție de priorități și asistența tehnică.

Până la 15 februarie, autoritatea de management transmite Comisiei, prin raportul său anual, următoarele informații financiare:

conturile pentru anul contabil precedent;

o declarație de gestiune semnată de reprezentantul autorității de management, care să confirme că:

aceste informații sunt prezentate în mod adecvat, complet și exact;

cheltuielile au fost utilizate în scopul prevăzut;

sistemele de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;

un rezumat anual al controalelor efectuate de autoritatea de management, inclusiv o analiză a naturii și a gravității erorilor și a deficiențelor de sistem identificate, precum și măsurile corective luate sau planificate;

o opinie de audit cu privire la conturile anuale;

un raport de audit anual elaborat de autoritatea de audit, care oferă o sinteză a auditurilor și a controalelor efectuate, inclusiv o analiză a naturii și a gravității erorilor și a deficiențelor identificate, atât la nivel de sistem, cât și în cadrul proiectelor, precum și măsurile corective luate sau planificate;

o estimare a costurilor suportate în perioada 1 iulie-31 decembrie a anului precedent;

lista proiectelor încheiate în cursul anului contabil.

aceste informații sunt prezentate în mod adecvat, complet și exact;

cheltuielile au fost utilizate în scopul prevăzut;

sistemele de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;

Conturile menționate la alineatul (2) litera (a) sunt prezentate pentru fiecare program și includ următoarele elemente, în funcție de priorități și asistența tehnică:

cheltuielile efectuate și plătite și veniturile generate și încasate de autoritatea de management;

sumele la care s-a renunțat și sumele recuperate în cursul anului contabil, sumele care trebuie recuperate până la sfârșitul anului contabil și sumele nerecuperabile.

Opinia de audit menționată la alineatul (2) litera (d) stabilește dacă conturile redau o imagine corectă și clară, dacă tranzacțiile aferente sunt legale și regulamentare și dacă sistemele de control existente funcționează în mod corespunzător. Opinia menționează, de asemenea, dacă auditul pune sub semnul întrebării afirmațiile din declarația de gestiune menționată la alineatul (2) litera (b).

Comisia examinează conturile și informează autoritatea de management, până la data de 31 mai a anului care urmează încheierii anului contabil precedent, dacă acceptă sau nu conturile ca fiind complete, exacte și corecte.

Pe baza cheltuielilor eligibile suportate, astfel cum au fost certificate prin opinia de audit menționată la articolul 68 alineatul (2) litera (d), Comisia închide prefinanțarea.

Acceptarea conturilor nu aduce atingere corecțiilor financiare ulterioare în conformitate cu articolul 72.

Autoritatea de management și beneficiarii păstrează toate documentele referitoare la un program sau la un proiect pe o perioadă de cinci ani de la data plății soldului aferent programului. În special, aceștia păstrează rapoartele, documentele justificative, precum și conturile, documentele contabile și orice alte documente referitoare la finanțarea programului (inclusiv toate documentele referitoare la atribuirea contractului) și a proiectelor.

Fără a aduce atingere alineatului (1), documentele referitoare la audituri, recursuri, litigii sau solicitări legate de performanța programului sau a proiectului se păstrează până în momentul încheierii acestor audituri, recursuri, litigii sau solicitări.

CAPITOLUL 3

Secțiunea 1

Statele membre sunt principalele responsabile pentru investigarea neregulilor și efectuarea corecțiilor financiare necesare, precum și pentru realizarea recuperărilor. În cazul unei nereguli sistemice, autoritatea de management își extinde investigațiile la toate operațiunile care ar putea fi afectate.

Contribuția anulată în conformitate cu alineatul (1) poate fi reutilizată de către statul membru în programul operațional în cauză, în condițiile respectării dispozițiilor de la alineatul (3).

Contribuția anulată în conformitate cu alineatul (1) nu poate fi reutilizată pentru niciun proiect care a făcut obiectul unei corecții financiare sau, în cazul în care se efectuează o corecție financiară pentru o neregulă sistemică, pentru niciun proiect afectat de nereguli sistemice.

Comisia efectuează corecții financiare prin anularea totală sau parțială a contribuției Uniunii la un program și prin recuperări de fonduri de la autoritatea de management pentru ca Uniunea să nu finanțeze cheltuieli care nu respectă legislația sau care sunt în raport cu deficiențe ale sistemelor de gestiune și control ale programului, detectate de Comisie sau de Curtea de Conturi Europeană.

O încălcare a legislației aplicabile determină o corecție financiară numai în raport cu declarațiile de cheltuieli transmise Comisiei și în cazul în care este îndeplinită una dintre următoarele condiții:

încălcarea a afectat selectarea unui proiect sau încheierea unui contract de asistență tehnică sau în cazurile în care, dată fiind natura încălcării, este imposibil să se stabilească impactul acesteia, dar există un risc justificat ca încălcarea să fi avut un astfel de efect;

încălcarea a afectat cuantumul cheltuielilor declarate în cadrul programului sau, în cazurile în care, dată fiind natura încălcării, este imposibil să se cuantifice impactul financiar al acesteia, dar există un risc justificat ca încălcarea să fi avut un astfel de efect.

În special, Comisia efectuează corecțiile financiare în cazurile în care, după efectuarea verificărilor necesare, formulează una din următoarele concluzii:

există o neregulă gravă în sistemele de gestiune și de control ale programului, aceasta punând în pericol contribuția din partea Uniunii care a fost deja acordată;

autoritatea de management nu și-a îndeplinit obligațiile care îi revin în temeiul articolului 71, înainte de lansarea procedurii de corecție financiară în temeiul prezentului alineat;

cheltuielile declarate în raportul anual sau în raportul final prezintă nereguli și nu au fost corectate de autoritatea de management înainte de lansarea procedurii de corecție financiară în temeiul prezentului alineat.

Atunci când decide asupra sumei aferente unei corecții în temeiul alineatului (3), Comisia respectă principiul proporționalității, ținând cont de natura și de gravitatea neregulii, precum și de amploarea și de implicațiile financiare ale deficiențelor sistemelor de gestiune și control constatate în cazul programului.

În cazul în care își întemeiază poziția pe rapoarte ale altor auditori decât cei ai serviciilor sale, Comisia formulează propriile concluzii în ceea ce privește consecințele financiare, după audierea autorității de management și a auditorilor.

Închiderea programului nu aduce atingere dreptului Comisiei de a efectua, într-un stadiu ulterior, corecții financiare în privința autorității de management.

Criteriile de determinare a nivelului corecției financiare care trebuie aplicată și criteriile de aplicare a unor corecții financiare forfetare sau extrapolate sunt cele adoptate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, în special articolul 144, precum și cele prevăzute în Decizia Comisiei din 19 decembrie 2013.

Înainte de a lua o decizie privind aplicarea unei corecții financiare, Comisia informează autoritatea de management cu privire la concluziile provizorii ale verificărilor sale, solicitând autorității de management să își prezinte observațiile în termen de două luni.

În cazul în care Comisia propune o corecție financiară pe baza unei extrapolări sau a unei rate forfetare, autoritatea de management are posibilitatea să demonstreze, prin examinarea documentelor în cauză, că nivelul real al neregulii este mai mic decât cel din evaluarea Comisiei. De comun acord cu Comisia, autoritatea de management poate limita sfera de cuprindere a verificării respective la o proporție corespunzătoare sau la un eșantion adecvat din respectiva documentație. Cu excepția cazurilor justificate corespunzător, termenul acordat pentru această examinare nu depășește o perioadă suplimentară de două luni după termenul de două luni menționat la alineatul (1).

Comisia ia în considerare orice probă prezentată de autoritatea de management în termenele prevăzute la alineatele (1) și (2).

În cazul în care nu acceptă concluziile provizorii ale Comisiei, autoritatea de management este invitată de Comisie să participe la o audiere, pentru a se asigura că aceasta din urmă dispune de toate informațiile și observațiile relevante pentru a formula concluzii privind aplicarea corecției financiare.

În cazul unui acord și fără a aduce atingere alineatului (6), autoritatea de management poate să reutilizeze contribuția anulată pentru programul în cauză, în conformitate cu articolul 71 alineatul (2).

În scopul aplicării corecțiilor financiare, Comisia ia o decizie în termen de șase luni de la data audierii sau de la data primirii informațiilor suplimentare, în cazul în care autoritatea de management este de acord să transmită astfel de informații suplimentare, în urma audierii. Comisia ia în considerare toate informațiile și observațiile transmise în cursul procedurii. În cazul în care nu are loc o audiere, perioada de șase luni începe la două luni după ce Comisia trimite scrisoarea de invitație.

În cazul în care Comisia sau Curtea de Conturi Europeană detectează nereguli care demonstrează existența unei deficiențe grave privind funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control, corecția financiară aferentă reduce sprijinul acordat din contribuția financiară a Uniunii.

a fost identificată în declarația de gestiune, în raportul anual de control sau în opinia de audit prezentată Comisiei, în conformitate cu articolul 68, sau în alte rapoarte de audit transmise Comisiei de către autoritatea de audit, și s-au luat măsuri adecvate; sau

a făcut obiectul unor măsuri adecvate de remediere aplicate de autoritatea de management.

respectă principiul proporționalității, ținând seama de natura și de gravitatea deficienței privind funcționarea eficace a unui sistem de gestiune și control și de implicațiile financiare ale acesteia pentru bugetul Uniunii;

în vederea aplicării unei corecții forfetare sau extrapolate, exclude cheltuielile neconforme detectate anterior de autoritatea de management care au făcut obiectul unor ajustări în conturi și cheltuielile supuse unei evaluări continue privind natura legală și regulamentară a acestora;

ține seama de corecțiile forfetare sau extrapolate aplicate cheltuielilor de autoritatea de management în cazul altor deficiențe grave constatate de aceasta la momentul stabilirii riscului rezidual la adresa bugetului Uniunii.

Secțiunea 2

Autoritatea de management este responsabilă de urmărirea recuperării sumelor plătite în mod necuvenit.

În cazul în care recuperarea se referă la o încălcare, de către autoritatea de management, a obligațiilor legale care îi revin în temeiul prezentului regulament și al Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Consiliului, autoritatea de management este responsabilă de rambursarea sumelor în cauză către Comisie.

În cazul în care recuperarea se referă la deficiențe sistemice în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale programului, autoritatea de management este responsabilă de rambursarea sumelor în cauză către Comisie în conformitate cu repartizarea pasivelor între țările participante, astfel cum se prevede în program.

În cazul în care recuperarea se referă la o creanță împotriva unui beneficiar situat într-un stat membru, iar autoritatea de management nu este în măsură să recupereze datoria, statul membru în care este situat beneficiarul plătește suma datorată către autoritatea de management și recuperează această sumă de la beneficiar.

În cazul în care recuperarea se referă la o creanță împotriva unui beneficiar situat într-o țară parteneră în cadrul CTF, iar autoritatea de management nu este în măsură să recupereze datoria, nivelul de responsabilitate al țării partenere în cadrul CTF în care este situat beneficiarul este cel prevăzut în acordurile de finanțare relevante menționate la articolele 8 și 9.

Autoritatea de management recuperează de la beneficiarul principal sumele plătite necuvenit, precum și dobânzile aferente efectuării cu întârziere a plăților. Beneficiarii în cauză rambursează beneficiarului principal sumele plătite necuvenit, în conformitate cu acordul de parteneriat semnat între ei. În cazul în care beneficiarul principal nu reușește să asigure rambursarea sumelor de către beneficiarul în cauză, autoritatea de management îi transmite acestuia din urmă o scrisoare oficială prin care îi solicită să ramburseze sumele în cauză beneficiarului principal. Dacă beneficiarul în cauză nu restituie aceste sume, autoritatea de management solicită țării participante pe al cărei teritoriu este situat beneficiarul în cauză să ramburseze sumele plătite necuvenit, în conformitate cu articolul 74 alineatele (2)-(5).

Autoritatea de management dovedește diligența necesară pentru a asigura rambursarea ordinelor de recuperare cu sprijinul țărilor participante. Autoritatea de management se asigură, în special, de caracterul cert, lichid și exigibil al creanței. În cazul în care autoritatea de management intenționează să renunțe la recuperarea unei creanțe constatate, aceasta se asigură că renunțarea este corectă și respectă principiul bunei gestiuni financiare. Decizia de renunțare trebuie să fie prezentată Comitetului comun de monitorizare, în vederea aprobării prealabile.

Autoritatea de management informează Comisia cu privire la toate măsurile adoptate în vederea recuperării sumelor datorate. Comisia poate, în orice moment, să preia sarcina de a recupera sumele direct de la beneficiar sau de la țara participantă în cauză.

Fișierele transferate unei țări participante la program sau Comisiei includ toate documentele necesare pentru recuperare, precum și dovada demersurilor întreprinse de către autoritatea de management pentru a recupera sumele datorate.

Contractele încheiate de către autoritatea de management conțin o clauză care permite Comisiei sau țării participante în care este stabilit beneficiarul să recupereze sumele datorate autorității de management pe care aceasta din urmă nu a fost în măsură să le recupereze.

Orice rambursare datorată Comisiei se efectuează înainte de scadența indicată în ordinul de recuperare. Termenul de scadență este de 45 de zile de la data emiterii notei de debit.

Orice întârziere a rambursării face obiectul plății unei dobânzi de întârziere, de la data scadenței până la data rambursării efective. Rata acestei dobânzi este cu trei puncte procentuale și jumătate mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în principalele sale operațiuni de refinanțare în prima zi lucrătoare a lunii corespunzătoare scadenței. Sumele care urmează să fie rambursate pot fi deduse din sumele de orice natură datorate beneficiarului sau țării participante. Acest fapt nu afectează dreptul părților de a ajunge la un acord privind plata eșalonată.

TITLUL IX

Până la data de 15 februarie, autoritatea de management prezintă Comisiei un raport anual, aprobat de Comitetul comun de monitorizare. Raportul anual cuprinde o parte tehnică și o parte referitoare la anul contabil precedent.

În partea tehnică se descriu:

progresele realizate cu privire la implementarea programului și a priorităților acestuia;

lista detaliată a contractelor încheiate, precum și lista proiectelor selectate în cazul cărora încă nu s-au încheiat contracte, inclusiv listele de rezervă;

activitățile de asistență tehnică desfășurate;

măsurile luate în vederea monitorizării și a evaluării proiectelor, rezultatele acestora și acțiunile întreprinse pentru soluționarea problemelor identificate;

activitățile de informare și comunicare realizate.

Partea financiară se întocmește în conformitate cu articolul 68 alineatul (2).

În plus, raportul anual conține previziunile privind activitățile care urmează să fie realizate în următorul an contabil. Acesta cuprinde:

o strategie de audit actualizată;

programul de lucru, planul financiar și utilizarea planificată a asistenței tehnice;

planul anual de monitorizare și evaluare în conformitate cu articolul 78 alineatul (2);

planul de comunicare și informare în conformitate cu articolul 79 alineatul (4).

Până la 15 februarie 2025, autoritatea de management prezintă Comisiei un raport final aprobat de Comitetul comun de monitorizare. Acest raport final trebuie să conțină, mutatis mutandis, informațiile solicitate la alineatele (2) și (3) de mai sus, corespunzătoare ultimului exercițiu contabil și întregii durate a programului.

Termenele stabilite la alineatele (1) și (5) pot fi amânate în mod excepțional de către Comisie până la data de 1 martie, în urma unei informări din partea autorității de management în cauză.

Monitorizarea și evaluarea programului vizează îmbunătățirea calității elaborării și a implementării, precum și evaluarea și îmbunătățirea coerenței, a eficacității, a eficienței și a impactului. Rezultatele monitorizării și ale evaluării se iau în considerare în ciclul de programare și implementare.

Programul include un plan orientativ de monitorizare și evaluare pentru întreaga durată a acestuia. Pentru fiecare program se întocmește, ulterior, un plan anual de monitorizare și de evaluare, care urmează să fie pus în aplicare de către autoritatea de management, în conformitate cu orientările și metodologia de evaluare ale Comisiei. Planul anual se transmite Comisiei cel târziu la data de 15 februarie.

Pe lângă activitățile de monitorizare zilnică, autoritatea de management desfășoară activități de monitorizare a programului și a proiectelor, orientate spre rezultate.

Comisia are acces la toate rapoartele de monitorizare și evaluare.

Comisia poate, în orice moment, să inițieze evaluarea sau monitorizarea programului sau a unei părți a acestuia. Rezultatele acestor exerciții, care se comunică Comitetului comun de monitorizare și autorității de management responsabile de gestionarea programului, pot duce la modificări ale programului.

TITLUL X

Responsabilitatea privind comunicarea informațiilor corespunzătoare către public revine atât autorității de management, cât și beneficiarilor.

Autoritatea de management și beneficiarii asigură o vizibilitate adecvată a contribuției Uniunii la programe și proiecte pentru o mai mare sensibilizare a publicului cu privire la acțiunile Uniunii și pentru crearea unei imagini consecvente a sprijinului acordat de Uniune în toate țările participante.

Autoritatea de management se asigură că strategia și măsurile de asigurare a vizibilității întreprinse de către beneficiari sunt conforme cu orientările Comisiei.

Programul include strategia de comunicare pentru întreaga durată a acestuia și un plan orientativ de informare și comunicare pentru primul an, inclusiv măsuri de vizibilitate. Pentru fiecare program se întocmește, ulterior, un plan de informare și comunicare care urmează să fie pus în aplicare de către autoritatea de management. Acest plan se transmite Comisiei cel târziu la data de 15 februarie.

PARTEA A TREIA

TITLUL I

Țările participante pot propune ca programul să fie gestionat de către o organizație internațională.

Numai organizațiile internaționale în sensul articolului 43 din Regulamentul (UE) nr. 1268/2012 pot fi propuse să îndeplinească funcția de autoritate de management.

O organizație internațională trebuie să îndeplinească cerințele stabilite la articolul 60 din Regulamentul (UE) nr. 966/2012.

Înainte să adopte programul,Comisia obține dovada îndeplinirii cerințelor prevăzute la alineatul (3).

Comisia și organizația internațională respectivă încheie un acord care prezintă în detaliu dispozițiile aplicabile programului. În cazul în care programul contribuie la un instrument financiar în temeiul articolului 42, se respectă condițiile și cerințele de raportare prevăzute la articolul 140 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Dispozițiile cuprinse în partea a doua se aplică programelor gestionate de către o organizație internațională, cu excepția cazului în care acordul menționat la alineatul (1) conține alte prevederi.

TITLUL II

Țările participante pot propune ca programul să fie gestionat de o țară parteneră în cadrul CTF.

Natura sarcinilor încredințate țării partenere în cadrul CTF desemnate este prevăzută în acordul încheiat între Comisie și țara parteneră în cadrul CTF în temeiul dispozițiilor privind gestiunea indirectă prevăzute în Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și în Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.

Acordul menționat la alineatul (2) prezintă în mod detaliat dispozițiile aplicabile programului. În special, aceasta stabilește care dintre dispozițiile din partea a doua se aplică, având în vedere natura sarcinilor încredințate autorității de management și sumele implicate.

PARTEA A PATRA

Regulamentul (CE) nr. 951/2007 al Comisiei se aplică în continuare actelor juridice și angajamentelor care pun în aplicare exercițiile bugetare anterioare anului 2014.

Prezentul regulament intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Se aplică de la 1 ianuarie 2014.

ANEXĂCriterii de desemnare a autorității de management

ANEXĂ

Criterii de desemnare a autorității de management

Procedura de desemnare se bazează pe următoarele componente de control intern:

Mediul de control intern

o structură organizațională care să îndeplinească funcțiile de autoritate de gestionare și alocarea funcțiilor între organisme și în interiorul fiecărui organism, astfel cum se precizează la capitolul 2, titlul IV, partea a doua, și care să asigure că principiul separării funcțiilor, dacă este cazul, este respectat;

un cadru pentru a asigura, în cazul delegării de sarcini către organisme intermediare, definirea responsabilităților și obligațiilor acestora, verificarea capacităților acestora de a îndeplini sarcini delegate și existența procedurilor de raportare;

proceduri de raportare și monitorizare pentru prevenirea, detectarea și corectarea neregulilor și pentru recuperarea sumelor plătite în mod nejustificat;

un plan de alocare a unor resurse umane corespunzătoare care să dispună de competențele necesare, la diverse niveluri și pentru diverse funcții din cadrul organizației.

Gestionarea riscurilor

Ținând seama de principiul proporționalității, un sistem care să asigure desfășurarea unui exercițiu corespunzător de gestionare a riscurilor cel puțin o dată pe an, în special în cazul unor modificări majore ale activităților.

Activități de gestionare și control

proceduri de selecție a proiectelor, care să asigure respectarea principiilor transparenței, egalității de tratament, nediscriminării, obiectivității și concurenței loiale; În vederea respectării acestor principii:

proiectele se selectează și se atribuie pe baza unor criterii de selecție și de atribuire anunțate în prealabil, care sunt definite în grila de evaluare. Criteriile de selecție permit evaluarea capacității solicitantului de a finaliza acțiunea sau programul de lucru propus. Criteriile de atribuire se utilizează pentru a se evalua calitatea propunerii de proiect în funcție de obiectivele și prioritățile stabilite;

subvențiile fac obiectul unor evaluări ex ante și ex post privind normele de publicitate;

solicitanții sunt informați în scris cu privire la rezultatele evaluării; În cazul în care grantul solicitat nu se acordă, autoritatea de management indică motivele pentru care a respins cererea, făcând trimitere la criteriile de selecție și de atribuire care nu sunt respectate;

se evită orice conflict de interese;

aceleași norme și condiții se aplică tuturor solicitanților;

proceduri privind gestionarea contractelor;

proceduri de verificare, inclusiv verificări administrative în legătură cu fiecare solicitare de plată din partea beneficiarilor și verificări la fața locului ale proiectelor;

proceduri de prelucrare și de autorizare a plăților;

proceduri privind instituirea unui sistem de colectare, înregistrare și stocare a datelor în format electronic pentru fiecare proiect în parte și privind asigurarea conformității sistemelor informatice cu standardele acceptate la nivel internațional;

proceduri instituite de autoritatea de management pentru a se asigura că beneficiarii dispun fie de un sistem contabil separat, fie de un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile referitoare la un proiect;

proceduri pentru instituirea unor măsuri eficace și proporționale de combatere a fraudelor;

proceduri pentru întocmirea conturilor și asigurarea faptului că acestea sunt autentice, complete și exacte, precum și a faptului că cheltuielile respectă normele aplicabile;

proceduri pentru asigurarea unei piste de audit și a unui sistem de arhivare corespunzătoare;

proceduri pentru elaborarea declarației de asigurare în materie de gestiune, pentru a raporta cu privire la controalele efectuate și la deficiențele identificate, precum și pentru a elabora rezumatul anual al auditurilor și al controalelor finale;

în cazul în care sarcinile sunt delegate unor organisme intermediare, criteriile de desemnare ar trebui să includă o evaluare a procedurilor instituite pentru a se asigura că autoritatea de management verifică capacitatea organismelor intermediare de a îndeplini sarcinile și de a monitoriza punerea în aplicare corespunzătoare a acestor sarcini.

Informare și comunicare

autoritatea de management obține sau generează și folosește informații relevante pentru a sprijini funcționarea altor componente de control intern;

autoritatea de management difuzează informații la nivel intern, inclusiv obiective și responsabilități de control intern, necesare pentru a sprijini funcționarea altor componente de control intern;

autoritatea de management este în contact cu părțile externe în ceea ce privește aspectele care afectează funcționarea altor componente de control intern.

Monitorizare

Efectuarea unor proceduri, verificări și evaluări documentate pentru a se verifica existența și funcționarea componentelor de control intern.

o structură organizațională care să îndeplinească funcțiile de autoritate de gestionare și alocarea funcțiilor între organisme și în interiorul fiecărui organism, astfel cum se precizează la capitolul 2, titlul IV, partea a doua, și care să asigure că principiul separării funcțiilor, dacă este cazul, este respectat;

un cadru pentru a asigura, în cazul delegării de sarcini către organisme intermediare, definirea responsabilităților și obligațiilor acestora, verificarea capacităților acestora de a îndeplini sarcini delegate și existența procedurilor de raportare;

proceduri de raportare și monitorizare pentru prevenirea, detectarea și corectarea neregulilor și pentru recuperarea sumelor plătite în mod nejustificat;

un plan de alocare a unor resurse umane corespunzătoare care să dispună de competențele necesare, la diverse niveluri și pentru diverse funcții din cadrul organizației.

proceduri de selecție a proiectelor, care să asigure respectarea principiilor transparenței, egalității de tratament, nediscriminării, obiectivității și concurenței loiale; În vederea respectării acestor principii:

proiectele se selectează și se atribuie pe baza unor criterii de selecție și de atribuire anunțate în prealabil, care sunt definite în grila de evaluare. Criteriile de selecție permit evaluarea capacității solicitantului de a finaliza acțiunea sau programul de lucru propus. Criteriile de atribuire se utilizează pentru a se evalua calitatea propunerii de proiect în funcție de obiectivele și prioritățile stabilite;

subvențiile fac obiectul unor evaluări ex ante și ex post privind normele de publicitate;

solicitanții sunt informați în scris cu privire la rezultatele evaluării; În cazul în care grantul solicitat nu se acordă, autoritatea de management indică motivele pentru care a respins cererea, făcând trimitere la criteriile de selecție și de atribuire care nu sunt respectate;

se evită orice conflict de interese;

aceleași norme și condiții se aplică tuturor solicitanților;

proceduri privind gestionarea contractelor;

proceduri de verificare, inclusiv verificări administrative în legătură cu fiecare solicitare de plată din partea beneficiarilor și verificări la fața locului ale proiectelor;

proceduri de prelucrare și de autorizare a plăților;

proceduri privind instituirea unui sistem de colectare, înregistrare și stocare a datelor în format electronic pentru fiecare proiect în parte și privind asigurarea conformității sistemelor informatice cu standardele acceptate la nivel internațional;

proceduri instituite de autoritatea de management pentru a se asigura că beneficiarii dispun fie de un sistem contabil separat, fie de un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile referitoare la un proiect;

proceduri pentru instituirea unor măsuri eficace și proporționale de combatere a fraudelor;

proceduri pentru întocmirea conturilor și asigurarea faptului că acestea sunt autentice, complete și exacte, precum și a faptului că cheltuielile respectă normele aplicabile;

proceduri pentru asigurarea unei piste de audit și a unui sistem de arhivare corespunzătoare;

proceduri pentru elaborarea declarației de asigurare în materie de gestiune, pentru a raporta cu privire la controalele efectuate și la deficiențele identificate, precum și pentru a elabora rezumatul anual al auditurilor și al controalelor finale;

în cazul în care sarcinile sunt delegate unor organisme intermediare, criteriile de desemnare ar trebui să includă o evaluare a procedurilor instituite pentru a se asigura că autoritatea de management verifică capacitatea organismelor intermediare de a îndeplini sarcinile și de a monitoriza punerea în aplicare corespunzătoare a acestor sarcini.

proiectele se selectează și se atribuie pe baza unor criterii de selecție și de atribuire anunțate în prealabil, care sunt definite în grila de evaluare. Criteriile de selecție permit evaluarea capacității solicitantului de a finaliza acțiunea sau programul de lucru propus. Criteriile de atribuire se utilizează pentru a se evalua calitatea propunerii de proiect în funcție de obiectivele și prioritățile stabilite;

subvențiile fac obiectul unor evaluări ex ante și ex post privind normele de publicitate;

solicitanții sunt informați în scris cu privire la rezultatele evaluării; În cazul în care grantul solicitat nu se acordă, autoritatea de management indică motivele pentru care a respins cererea, făcând trimitere la criteriile de selecție și de atribuire care nu sunt respectate;

se evită orice conflict de interese;

aceleași norme și condiții se aplică tuturor solicitanților;

autoritatea de management obține sau generează și folosește informații relevante pentru a sprijini funcționarea altor componente de control intern;

autoritatea de management difuzează informații la nivel intern, inclusiv obiective și responsabilități de control intern, necesare pentru a sprijini funcționarea altor componente de control intern;

autoritatea de management este în contact cu părțile externe în ceea ce privește aspectele care afectează funcționarea altor componente de control intern.