Regulamentul (CE) nr . 390/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 aprilie 2009 de modificare a Instrucțiunilor consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare în legătură cu introducerea biometriei, inclusiv a dispozițiilor privind organizarea primirii și prelucrării cererilor de viză

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 62 alineatul (2) litera (b) punctul (ii),

având în vedere propunerea Comisiei,

având în vedere avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor,

hotărând în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 251 din tratat,

Pentru asigurarea unei verificări și identificări fiabile a solicitanților, este necesară prelucrarea datelor biometrice în Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) instituit prin Decizia 2004/512/CE a Consiliului și crearea unui cadru legal pentru colectarea acestor elemente biometrice de identificare. În plus, punerea în aplicare a VIS necesită noi forme de organizare a primirii cererilor de viză.

Introducerea elementelor biometrice de identificare în VIS reprezintă un pas important către utilizarea de noi elemente care stabilesc o legătură mai sigură între titularul de viză și pașaport, în vederea evitării utilizării identităților false. În consecință, prezentarea în persoană a solicitantului – cel puțin la depunerea primei cereri – ar trebui să fie una dintre cerințele de bază pentru eliberarea unei vize cu înregistrarea elementelor biometrice de identificare în VIS.

Alegerea elementelor biometrice de identificare este făcută în Regulamentul (CE) nr. 767/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 iulie 2008 privind Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) și schimbul de date între statele membre cu privire la vizele de scurtă ședere (Regulamentul VIS).

Prezentul regulament definește standardele de colectare a acestor elemente biometrice de identificare făcând referire la dispozițiile relevante prevăzute de Organizația Aviației Civile Internaționale (OACI). Nu sunt necesare specificații tehnice suplimentare pentru asigurarea interoperabilității.

Orice document, dată sau element biometric de identificare primit de către un stat membru în cadrul unei cereri de viză este considerat document consular, în conformitate cu Convenția de la Viena privind relațiile consulare din 24 aprilie 1963, și sunt tratate în mod corespunzător.

În vederea facilitării înregistrării solicitanților și a reducerii costurilor pentru statele membre, este necesar să se prevadă noi posibilități organizaționale, pe lângă cadrul de reprezentare existent. În primul rând, ar trebui să se adauge la Instrucțiunile consulare comune privind vizele pentru misiunile diplomatice și oficiile consulare un tip specific de reprezentare, limitat la colectarea cererilor și la înregistrarea elementelor biometrice de identificare.

Ar trebui introduse alte opțiuni, cum ar fi oficiile consulare comune, centrele comune de primire a cererilor de viză, consulii onorifici și cooperarea cu prestatorii externi de servicii. Pentru aceste opțiuni ar trebui stabilit un cadru legal corespunzător, ținând seama în special de aspectele legat de protecția datelor. Statele membre ar trebui să determine, în conformitate cu condițiile stabilite în acest cadru legal, tipul de structură organizatorică pe care o vor folosi în fiecare țară terță. Detaliile referitoare la structurile respective ar trebui publicate de către Comisie.

Atunci când organizează cooperarea, statele membre ar trebui să se asigure că solicitanții sunt îndrumați către statul membru responsabil cu prelucrarea cererilor lor.

Sunt necesare dispoziții pentru situațiile în care statele membre decid să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, pentru a facilita procedura. Se poate lua o astfel de decizie în cazul în care, în situații speciale sau din motive legate de situația locală, cooperarea cu alte state membre sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor se dovedește a fi inadecvată pentru statul membru în cauză. Astfel de măsuri ar trebui stabilite în conformitate cu principiile generale de eliberare a vizelor, cu respectarea cerințelor de protecție a datelor stabilite prin Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date. În plus, în momentul stabilirii și al punerii în aplicare a unor astfel de măsuri, ar trebui luată în considerare necesitatea evitării fenomenului de visa-shopping.

Statele membre ar trebui să coopereze cu prestatori externi de servicii, pe baza unui instrument juridic care ar trebui să cuprindă dispoziții privind responsabilitățile exacte ale acestora, accesul direct și complet la sediile lor, informațiile destinate solicitanților, confidențialitatea, precum și circumstanțele, condițiile și procedurile pentru suspendarea sau încetarea cooperării.

Prezentul regulament creează o derogare de la regula generală a prezenței solicitantului, astfel cum este prevăzut în partea III punctul 4 din Instrucțiunile consulare comune, permițând statelor membre să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, stabilind totodată principiul ghișeului unic la prezentarea cererilor. Aceasta nu aduce atingere posibilității de a invita solicitantul la un interviu în persoană și, de asemenea, nu aduce atingere instrumentelor juridice ulterioare de reglementare a acestor aspecte.

Pentru a garanta respectarea cerințelor privind protecția datelor, a fost consultat grupul de lucru înființat prin articolul 29 din Directiva 95/46/CE.

Directiva 95/46/CE se aplică statelor membre în ceea ce privește procesarea datelor cu caracter personal în temeiul prezentului regulament.

Statele membre ar trebui să mențină posibilitatea pentru toți solicitanții de a depune cereri direct la misiunile lor diplomatice sau la oficiile lor consulare.

În scopul facilitării procedurii la depunerea cererilor ulterioare, ar trebui să fie posibilă copierea amprentelor digitale din prima introducere în VIS în interiorul unui termen de 59 de luni. După acest termen, amprentele digitale ar trebui colectate din nou.

Datorită cerinței de a colecta elemente biometrice de identificare, intermediarii comerciali, precum agențiile de turism, nu ar mai trebui utilizați pentru prima cerere, ci numai pentru cererile ulterioare.

Instrucțiunile consulare comune ar trebui, prin urmare, modificate în consecință.

Comisia ar trebui să prezinte un raport referitor la punerea în aplicare a prezentului regulament, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și, ulterior, la fiecare patru ani.

Deoarece obiectivele prezentului regulament, și anume organizarea primirii și a prelucrării cererilor în ceea ce privește introducerea datelor biometrice în VIS și introducerea de standarde comune și elemente biometrice de identificare interoperabile și de norme comune pentru toate statele membre care participă la politica comună a Comunității în materie de vize, nu pot fi realizate în mod satisfăcător de către statele membre și, în consecință, pot fi realizate mai bine la nivelul Comunității, aceasta poate adopta măsuri, în conformitate cu principiul subsidiarității astfel cum este prevăzut la articolul 5 din tratat. În conformitate cu principiul proporționalității, astfel cum este enunțat în respectivul articol, prezentul regulament nu depășește ceea ce este necesar în vederea atingerii acestor obiective.

În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică. Ținând seama de faptul că prezentul regulament dezvoltă acquis-ul Schengen, în temeiul dispozițiilor părții a treia titlul IV din Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca, în conformitate cu articolul 5 din respectivul protocol, decide, în termen de șase luni de la data adoptării prezentului regulament, dacă îl pune în aplicare în legislația sa națională.

În ceea ce privește Islanda și Norvegia, prezentul regulament constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene și Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen, incluse în domeniul de aplicare menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE a Consiliului privind anumite modalități de aplicare a acestui acord.

Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Regatul Unit nu participă, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE a Consiliului din 29 mai 2000 privind solicitarea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen. În consecință, Regatul Unit nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru acesta și nu i se aplică.

Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Irlanda nu participă, în conformitate cu Decizia 2002/192/CE a Consiliului din 28 februarie 2002 privind solicitarea Irlandei de a participa la punerea în aplicare a unora dintre dispozițiile acquis-ului Schengen. În consecință, Irlanda nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică.

În ceea ce privește Elveția, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în înțelesul Acordului între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/146/CE a Consiliului.

În ceea ce privește Liechtensteinul, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Protocolului semnat între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein cu privire la aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE, coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/261/CE a Consiliului.

În ceea ce privește Ciprul, prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 3 alineatul (2) din Actul de aderare din 2003.

Prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 4 alineatul (2) din Actul de aderare din 2005,

Instrucțiunile consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare se modifică după cum urmează:

Partea II se modifică după cum urmează:

la punctul 1.2 litera (b) se adaugă următoarele paragrafe:

litera (d) se înlocuiește cu următorul text:

Atunci când vizele uniforme se eliberează în conformitate cu literele (a) și (b), reprezentarea și reprezentarea limitată se reflectă în tabelul de reprezentare pentru eliberarea vizelor uniforme prevăzut în anexa 18.

Atunci când vizele uniforme se eliberează în conformitate cu literele (a) și (b), reprezentarea și reprezentarea limitată se reflectă în tabelul de reprezentare pentru eliberarea vizelor uniforme prevăzut în anexa 18.

Partea III se modifică după cum urmează:

punctul 1 se înlocuiește cu următorul text:

o fotografie, scanată sau făcută în momentul depunerii cererii; și

zece amprente digitale luate în plan și digitalizate.

copiii sub 12 ani;

persoanele pentru care amprentarea este fizic imposibilă. Dacă este posibilă luarea a mai puțin de zece amprente digitale, se procedează la amprentările respective. Cu toate acestea, dacă imposibilitatea este temporară, solicitantului i se va cere să se supună amprentării la cererea următoare. Misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere au dreptul să solicite clarificări suplimentare cu privire la motivele imposibilității temporare. Statele membre garantează instituirea unor proceduri corespunzătoare, prin care să se garanteze demnitatea solicitantului, în caz de dificultăți de înregistrare. Faptul că amprentarea este fizic imposibilă nu afectează eliberarea sau refuzul unei vize;

șefii de stat sau de guvern și membrii guvernelor naționale însoțiți de soțiile/soții lor, precum și membrii delegațiilor oficiale ale acestora, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale;

suveranii și alți membri de rang înalt ai unei familii regale, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale.

se adaugă următorul punct:

o fotografie, scanată sau făcută în momentul depunerii cererii; și

zece amprente digitale luate în plan și digitalizate.

copiii sub 12 ani;

persoanele pentru care amprentarea este fizic imposibilă. Dacă este posibilă luarea a mai puțin de zece amprente digitale, se procedează la amprentările respective. Cu toate acestea, dacă imposibilitatea este temporară, solicitantului i se va cere să se supună amprentării la cererea următoare. Misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere au dreptul să solicite clarificări suplimentare cu privire la motivele imposibilității temporare. Statele membre garantează instituirea unor proceduri corespunzătoare, prin care să se garanteze demnitatea solicitantului, în caz de dificultăți de înregistrare. Faptul că amprentarea este fizic imposibilă nu afectează eliberarea sau refuzul unei vize;

șefii de stat sau de guvern și membrii guvernelor naționale însoțiți de soțiile/soții lor, precum și membrii delegațiilor oficiale ale acestora, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale;

suveranii și alți membri de rang înalt ai unei familii regale, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale.

Punctul 1 din partea VII se modifică după cum urmează:

își dotează misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere cu echipamentul necesar pentru colectarea elementelor biometrice de identificare, precum și birourile consulilor onorifici ori de câte ori le utilizează în scopul colectării elementelor biometrice de identificare, în conformitate cu punctul 1.3; și/sau

cooperează cu unul sau mai multe alte state membre, în cadrul cooperării consulare locale sau prin intermediul altor contacte corespunzătoare, sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor, în conformitate cu punctul 1.2.

numărul mare de solicitanți nu permite organizarea colectării cererilor și a datelor în timp util și în condiții decente; sau

asigurarea unei acoperiri teritoriale bune a țării terțe respective nu este posibilă în niciun alt mod,

furnizarea de informații generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele pentru cererile de viză;

informarea solicitantului cu privire la documentele solicitate, pe baza unei liste de control;

colectarea datelor și a cererilor (inclusiv colectarea elementelor biometrice de identificare) și transmiterea cererii către misiunea diplomatică sau oficiul consular;

colectarea taxei care trebuie percepută;

gestionarea programărilor pentru prezentarea în persoană la misiunea diplomatică sau la oficiul consular sau la prestatorul extern de servicii;

colectarea documentelor de călătorie (inclusiv a notificării refuzului, dacă este cazul) de la misiunea diplomatică sau de la oficiul consular și returnarea acestora solicitantului.

informațiile generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele de cerere furnizate solicitanților de către prestatorul extern de servicii;

toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;

culegerea și transmiterea elementelor biometrice de identificare;

măsurile luate pentru a asigura conformitatea cu dispozițiile privind protecția datelor.

Punctul 5.2 din partea VIII se modifică după cum urmează:

titlul se înlocuiește cu următorul text:

între titlu și punctul 5.2 litera (a) se introduce următoarea teză:

Se adaugă următoarea anexă:

previne, în orice moment, orice citire, copiere, modificare sau ștergere neautorizată a datelor, în special în timpul transmiterii acestora către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru (statelor membre) responsabile cu prelucrarea unei cereri;

în conformitate cu instrucțiunile primite de la statul membru (statele membre) în cauză, transmite datele:

pe cale electronică, în formă criptată; sau

fizic, într-un mod securizat;

transmite datele în cel mai scurt timp posibil:

cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;

în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;

șterge datele imediat după transmiterea acestora și garantează că singurele date care ar putea fi reținute sunt numele și datele de contact ale solicitantului, în vederea demersurilor pentru programare, precum și numărul pașaportului, până în momentul în care i se înapoiază pașaportul solicitantului, dacă este cazul;

asigură toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;

prelucrează datele exclusiv în scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale solicitanților în numele statului membru (statelor membre) în cauză;

aplică standarde de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute în Directiva 95/46/CE;

le furnizează solicitanților informațiile necesare în conformitate cu articolul 37 din Regulamentul VIS.

pe cale electronică, în formă criptată; sau

fizic, într-un mod securizat;

cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;

în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;

garantează că personalul său este format în mod corespunzător;

se asigură că, în îndeplinirea sarcinilor acestuia, personalul său:

întâmpină cu amabilitate solicitanții;

respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;

nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și

respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;

asigură identificarea în orice moment a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul companiei;

dovedește că personalul său nu are antecedente penale și deține competențele necesare.

întâmpină cu amabilitate solicitanții;

respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;

nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și

respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;

asigură accesul personalului mandatat de statul membru (statele membre) în cauză la sediul său, în orice moment, fără notificare prealabilă, în special în scopul realizării unor inspecții;

asigură posibilitatea accesului de la distanță la sistemul său de programare în scopul efectuării unor inspecții;

asigură utilizarea metodelor de monitorizare relevante (de exemplu, solicitanți de probă; cameră Web);

asigură accesul la dovezi ale respectării protecției datelor, inclusiv obligații de raportare, audituri externe și controale prin sondaj periodice;

notifică imediat statului membru (statelor membre) în cauză orice încălcare a securității sau orice reclamație din partea solicitanților cu privire la utilizarea necorespunzătoare a datelor sau la accesul neautorizat și colaborează cu statul membru (statele membre) în cauză, pentru a găsi o soluție și a răspunde prompt reclamațiilor din partea solicitanților.

acționează în conformitate cu instrucțiunile statului membru (statelor membre) responsabil(e) cu prelucrarea cererilor;

adoptă măsuri anticorupție adecvate (de exemplu, dispoziții privind remunerarea personalului; cooperarea în selecționarea membrilor personalului angajat pentru realizarea sarcinii; regula minimum două persoane; principiul rotației);

respectă pe deplin dispozițiile instrumentului juridic, care conține o clauză suspensivă sau de încetare a contractului, în special în cazul încălcării normelor stabilite, precum și o clauză de revizuire menită să asigure că instrumentul juridic reflectă cele mai bune practici.

Comisia prezintă, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și la fiecare patru ani după aceasta, un raport către Parlamentul European și către Consiliu cu privire la punerea în aplicare a prezentului regulament, inclusiv cu privire la punerea în aplicare a colectării și a utilizării elementelor biometrice de identificare, gradul de adecvare al standardelor OACI alese, conformitatea cu normele privind protecția datelor cu caracter personal, experiența cu prestatorii externi de servicii, cu o referire specifică la colectarea datelor biometrice, punerea în aplicare a regulii referitoare la termenul de 59 de luni aplicabil în materie de copiere a amprentelor și organizarea primirii și prelucrării cererilor. Raportul include, de asemenea, în temeiul articolului 17 alineatele (12), (13) și (14) și al articolului 50 alineatul (4) din Regulamentul VIS, cazurile în care amprentele digitale nu au putut fi furnizate din motive de ordin faptic sau cazurile în care nu s-a solicitat să fie furnizate din motive legale, în comparație cu numărul cazurilor în care amprentele digitale au fost luate. Raportul include informații cu privire la cazurile în care unei persoane care nu a putut furniza faptic amprentele digitale i s-a refuzat viza. Raportul este însoțit, dacă este necesar, de propuneri corespunzătoare de modificare a prezentului regulament.

Primul raport abordează, de asemenea, chestiunea fiabilității suficiente în scopul identificării și verificării amprentelor digitale ale copiilor cu vârsta sub 12 ani și, în special, cum evoluează amprentele odată cu vârsta, pe baza rezultatelor unui studiu efectuat sub responsabilitatea Comisiei.

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

ANEXA 19

ANEXA 19

Lista cerințelor minime care trebuie incluse în instrumentul juridic în cazul cooperării cu prestatori externi de servicii

În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații, în ceea ce privește protecția datelor:

previne, în orice moment, orice citire, copiere, modificare sau ștergere neautorizată a datelor, în special în timpul transmiterii acestora către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru (statelor membre) responsabile cu prelucrarea unei cereri;

în conformitate cu instrucțiunile primite de la statul membru (statele membre) în cauză, transmite datele:

pe cale electronică, în formă criptată; sau

fizic, într-un mod securizat;

transmite datele în cel mai scurt timp posibil:

cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;

în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;

șterge datele imediat după transmiterea acestora și garantează că singurele date care ar putea fi reținute sunt numele și datele de contact ale solicitantului, în vederea demersurilor pentru programare, precum și numărul pașaportului, până în momentul în care i se înapoiază pașaportul solicitantului, dacă este cazul;

asigură toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;

prelucrează datele exclusiv în scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale solicitanților în numele statului membru (statelor membre) în cauză;

aplică standarde de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute în Directiva 95/46/CE;

le furnizează solicitanților informațiile necesare în conformitate cu articolul 37 din Regulamentul VIS.

În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații în ceea ce privește conduita personalului:

garantează că personalul său este format în mod corespunzător;

se asigură că, în îndeplinirea sarcinilor acestuia, personalul său:

întâmpină cu amabilitate solicitanții;

respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;

nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și

respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;

asigură identificarea în orice moment a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul companiei;

dovedește că personalul său nu are antecedente penale și deține competențele necesare.

În ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor sale, prestatorul extern de servicii:

asigură accesul personalului mandatat de statul membru (statele membre) în cauză la sediul său, în orice moment, fără notificare prealabilă, în special în scopul realizării unor inspecții;

asigură posibilitatea accesului de la distanță la sistemul său de programare în scopul efectuării unor inspecții;

asigură utilizarea metodelor de monitorizare relevante (de exemplu, solicitanți de probă; cameră Web);

asigură accesul la dovezi ale respectării protecției datelor, inclusiv obligații de raportare, audituri externe și controale prin sondaj periodice;

notifică imediat statului membru (statelor membre) în cauză orice încălcare a securității sau orice reclamație din partea solicitanților cu privire la utilizarea necorespunzătoare a datelor sau la accesul neautorizat și colaborează cu statul membru (statele membre) în cauză, pentru a găsi o soluție și a răspunde prompt reclamațiilor din partea solicitanților.

În ceea ce privește cerințele generale, prestatorul extern de servicii:

acționează în conformitate cu instrucțiunile statului membru (statelor membre) responsabil(e) cu prelucrarea cererilor;

adoptă măsuri anticorupție adecvate (de exemplu, dispoziții privind remunerarea personalului; cooperarea în selecționarea membrilor personalului angajat pentru realizarea sarcinii; regula minimum două persoane; principiul rotației);

respectă pe deplin dispozițiile instrumentului juridic, care conține o clauză suspensivă sau de încetare a contractului, în special în cazul încălcării normelor stabilite, precum și o clauză de revizuire menită să asigure că instrumentul juridic reflectă cele mai bune practici.

previne, în orice moment, orice citire, copiere, modificare sau ștergere neautorizată a datelor, în special în timpul transmiterii acestora către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru (statelor membre) responsabile cu prelucrarea unei cereri;

în conformitate cu instrucțiunile primite de la statul membru (statele membre) în cauză, transmite datele:

pe cale electronică, în formă criptată; sau

fizic, într-un mod securizat;

transmite datele în cel mai scurt timp posibil:

cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;

în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;

șterge datele imediat după transmiterea acestora și garantează că singurele date care ar putea fi reținute sunt numele și datele de contact ale solicitantului, în vederea demersurilor pentru programare, precum și numărul pașaportului, până în momentul în care i se înapoiază pașaportul solicitantului, dacă este cazul;

asigură toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;

prelucrează datele exclusiv în scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale solicitanților în numele statului membru (statelor membre) în cauză;

aplică standarde de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute în Directiva 95/46/CE;

le furnizează solicitanților informațiile necesare în conformitate cu articolul 37 din Regulamentul VIS.

pe cale electronică, în formă criptată; sau

fizic, într-un mod securizat;

cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;

în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;

garantează că personalul său este format în mod corespunzător;

se asigură că, în îndeplinirea sarcinilor acestuia, personalul său:

întâmpină cu amabilitate solicitanții;

respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;

nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și

respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;

asigură identificarea în orice moment a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul companiei;

dovedește că personalul său nu are antecedente penale și deține competențele necesare.

întâmpină cu amabilitate solicitanții;

respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;

nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și

respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;

asigură accesul personalului mandatat de statul membru (statele membre) în cauză la sediul său, în orice moment, fără notificare prealabilă, în special în scopul realizării unor inspecții;

asigură posibilitatea accesului de la distanță la sistemul său de programare în scopul efectuării unor inspecții;

asigură utilizarea metodelor de monitorizare relevante (de exemplu, solicitanți de probă; cameră Web);

asigură accesul la dovezi ale respectării protecției datelor, inclusiv obligații de raportare, audituri externe și controale prin sondaj periodice;

notifică imediat statului membru (statelor membre) în cauză orice încălcare a securității sau orice reclamație din partea solicitanților cu privire la utilizarea necorespunzătoare a datelor sau la accesul neautorizat și colaborează cu statul membru (statele membre) în cauză, pentru a găsi o soluție și a răspunde prompt reclamațiilor din partea solicitanților.

acționează în conformitate cu instrucțiunile statului membru (statelor membre) responsabil(e) cu prelucrarea cererilor;

adoptă măsuri anticorupție adecvate (de exemplu, dispoziții privind remunerarea personalului; cooperarea în selecționarea membrilor personalului angajat pentru realizarea sarcinii; regula minimum două persoane; principiul rotației);

respectă pe deplin dispozițiile instrumentului juridic, care conține o clauză suspensivă sau de încetare a contractului, în special în cazul încălcării normelor stabilite, precum și o clauză de revizuire menită să asigure că instrumentul juridic reflectă cele mai bune practici.