Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii , în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele cofinanțate de fond [notificată cu numărul C(2008) 796] (Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, olandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice) (2008/458/CE)

PARTEA I

CAPITOLUL I

Prezenta decizie stabilește norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:

autoritățile desemnate;

sistemele de gestiune și control;

informațiile care trebuie furnizate de către statele membre Comisiei cu privire la utilizarea fondului;

raportarea neregulilor;

accesul la informații și transparența;

datele cu caracter personal;

schimbul electronic de documente.

Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli.

În sensul prezentei decizii, se înțelege prin:

act de bază: Decizia nr. 575/2007/CE;

fond: Fondul european de returnare, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;

patru fonduri: Fondul european pentru refugiați, Fondul pentru frontierele externe, Fondul european de returnare și Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE, Decizia nr. 574/2007/CE, Decizia nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European și ale Consiliului și Decizia 2007/435/CE a Consiliului, ca parte a Programului general Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii;

autoritate responsabilă: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;

autoritate de certificare: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;

autoritate de audit: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;

autoritate delegată: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;

autorități desemnate: toate autoritățile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 25 din actul de bază;

acțiune: acțiune desfășurată în cadrul fondului, astfel cum este definită la articolul 4 din actul de bază;

proiect: mijloacele specifice, practice utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parțial, a unei acțiuni de către beneficiarii finali ai subvențiilor;

beneficiar final: entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorități federale, naționale, regionale sau locale, alte organizații nonprofit, societăți de drept public sau privat sau organizații internaționale;

partener în cadrul proiectului: orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final punând la dispoziția proiectului resurse și primind parte din contribuția Comunității prin intermediul beneficiarului final;

orientări strategice: cadrul de intervenție a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/837/CE a Comisiei;

prioritate: set de acțiuni definit ca prioritate în orientările strategice;

prioritate specifică: set de acțiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice și care permite cofinanțarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 15 alineatul (4) din actul de bază;

prima constatare administrativă sau judiciară: prima evaluare scrisă efectuată de o autoritate competentă, administrativă sau judiciară, care constată pe baza unor fapte specifice producerea unei nereguli, fără a prejudicia posibilitatea ca această concluzie să poată fi ulterior revizuită sau retrasă ca urmare a evoluțiilor înregistrate în cursul procedurii administrative sau judiciare;

neregulă: orice încălcare a unei dispoziții a dreptului comunitar care rezultă dintr-o acțiune sau o omisiune a unui agent economic care are sau ar avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli nejustificate la bugetul general;

fraudă suspectată: o neregulă care determină inițierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel național în vederea stabilirii existenței unui comportament intenționat, în special a unei fraude, astfel cum este menționată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenția elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană referitor la protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene;

faliment: procedura de insolvență, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului;

acord de subvenționare: un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia statele membre acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului în cadrul fondului.

PARTEA II

CAPITOLUL 1

Statele membre pot desemna aceeași autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.

Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilitatea finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.

Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.Actul de delegare menționează cel puțin:

trimiterile la legislația comunitară relevantă;

sarcina încredințată autorității delegate;

drepturile și obligațiile autorității delegate și responsabilitățile pe care și le asumă;

obligația autorității delegate de a institui și a menține o structură organizațională și un sistem de gestiune și control adaptate exercitării atribuțiilor sale;

asigurarea care trebuie oferită cu privire la buna gestiune financiară și la legalitatea și regularitatea sarcinilor delegate.

Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.

În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplinește o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorități nicio competență executivă care presupune o marjă discreționară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.

Delegarea sarcinilor către autoritățile delegate nu afectează răspunderea autorității responsabile, care își asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.

Atunci când autoritatea responsabilă delegă sarcini autorității delegate, toate dispozițiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorității delegate.

Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 27, 29 și 30 din actul de bază.

CAPITOLUL 2

În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:

funcționarea autorităților desemnate;

normele care asigură separarea adecvată a funcțiilor;

după caz, monitorizarea autorităților delegate și a altor sarcini externalizate;

instituirea de programe multianuale și anuale;

stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit;

selectarea proiectelor, acordarea subvențiilor și gestiunea financiară a proiectelor;

gestionarea neregulilor, a corecțiilor financiare și a recuperărilor;

pregătirea și executarea misiunilor de audit;

pregătirea rapoartelor și a declarațiilor de audit;

certificarea cheltuielilor;

evaluarea programului;

prezentarea de rapoarte Comisiei;

pista de audit.

În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acționa ca organism de atribuire și/sau ca organism executiv.

Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale de propuneri.Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 15 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.

Autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situațiilor de monopol de jure sau din rațiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorității responsabile.

Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acționeze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate și comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.

Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.

Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct și/sau împreună cu oricare dintre autoritățile naționale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competențelor administrative ale acestora. Principalele autorități naționale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.

Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și a serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.

Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informații privind procedurile și practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcțiilor, un control eficace și o protecție satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităților Europene și furnizează explicații privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.

Atunci când se așteaptă ca autoritatea responsabilă să acționeze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond:

autoritatea de audit nu face parte din același organism ca și autoritatea responsabilă, cu excepția situației în care independența sa în materie de audit este garantată și aceasta răspunde și în fața unui alt organism decât cel din care face parte împreună cu autoritatea responsabilă;

sarcinile autorității responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 27 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.

Atunci când se așteaptă ca o autoritate delegată să acționeze ca organism executiv pentru proiecte cofinanțate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.

Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potențiali. Orice modificare importantă a conținutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleași condiții.Cererile de propuneri indică:

obiectivele;

criteriile de selecție, care trebuie să fie conforme cu articolul 15 alineatul (5) din actul de bază, precum și documentele justificative relevante;

normele de finanțare comunitară și, după caz, națională;

normele și data-limită de depunere a propunerilor.

În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții speciale legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenției, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final și/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiții.

normele privind eligibilitatea cheltuielilor;

termenul de punere în aplicare; și

informațiile financiare și alte informații care trebuie păstrate și comunicate.

Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenții au fost supuse unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.

Statele membre stabilesc cine are competența de a atribui proiecte și se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situațiile, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.

Decizia de acordare a subvenției indică cel puțin numele beneficiarului final și/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a cofinanțării din fond și procentul maxim de cofinanțare a costurilor eligibile totale.

Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de atac relevantă.

Autoritatea responsabilă stabilește proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:

semnarea acordurilor de subvenționare cu beneficiarii finali selectați;

urmărirea acordurilor și a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondență, introducerea și monitorizarea modificărilor și a scrisorilor de atenționare, primirea și tratarea rapoartelor etc.).

Acordurile de subvenționare stabilesc, inter alia:

valoarea maximă a subvenției;

procentajul maxim al contribuției comunitare, în conformitate cu articolul 15 alineatul (4) din actul de bază;

o descriere și un calendar detaliat ale proiectului finanțat;

dacă este cazul, partea de sarcini și costuri aferente pe care beneficiarul final intenționează să le subcontracteze unor terți;

bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv procentajul fix al costurilor indirecte, astfel cum este definit în anexa XI cu privire la normele de eligibilitate a cheltuielilor;

calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului (obligații de raportare, modificări și denunțare);

obiectivele operaționale ale proiectului și indicatorii de utilizat;

definiția costurilor eligibile;

condițiile legate de plata subvenției și cerințele de evidență contabilă;

condițiile legate de pista de audit;

dispozițiile relevante referitoare la protecția datelor;

dispozițiile relevante referitoare la transparență.

Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către el însuși și de către toți partenerii din cadrul proiectului.Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

Acordurile de subvenționare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de control, pe baza verificării documentelor și a inspecțiilor la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului și subcontractanților.

Atunci când atribuie contracte pentru punerea în aplicare a proiectelor, statul, autoritățile regionale sau locale, organismele de drept public, asociațiile constituite din una sau mai multe asemenea autorități sau organisme de drept public respectă legislația și principiile Uniunii, precum și dispozițiile interne aplicabile în materie de achiziții publice.

Alte entități, în afara celor menționate la primul paragraf, vor atribui contractele pentru punerea în aplicare a proiectelor în urma unei publicități corespunzătoare, pentru a se asigura respectarea principiului transparenței, al nediscriminării și al tratamentului egal. Contractele a căror valoare este mai mică de 100000 EUR pot fi atribuite, cu condiția ca entitatea în cauză să solicite cel puțin trei oferte. Fără a aduce atingere dispozițiilor naționale, contractele a căror valoare este mai mică de 5000 EUR nu fac obiectul niciunor obligații procedurale.

Pentru calcularea plății finale către beneficiarul final, contribuția totală a Comunității la fiecare proiect reprezintă suma cea mai mică dintre următoarele trei:

suma maximă indicată în acordul de subvenționare;

cofinanțarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 15 alineatul (4) din actul de bază (respectiv 50 % sau 75 %); și

suma care rezultă din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum este definit la punctul I.3.3 din anexa XI.

Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 17 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III capitolul 1.

Atunci când una sau mai multe autorități desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenței tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parțial sau integral.

Cheltuielile cu asistența tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple și reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistența tehnică pentru fiecare program anual în cauză.

Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 15 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.În plus, verificările includ:Verificările indicate la literele (a) și (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligația de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menționate la literele (a) și (b).

verificări administrative și financiare ale fiecărei cereri de rambursare trimise de beneficiarii finali;

verificări, cel puțin pe un eșantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenționare, ale relevanței, exactității și eligibilității cheltuielilor, a veniturilor și a costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;

verificări la fața locului ale proiectelor individuale, cel puțin pe un eșantion reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte și ținând cont de orice factori de risc deja identificați, astfel încât să fie obținute asigurări rezonabile cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente, având în vedere nivelul de risc identificat de autoritatea responsabilă.

Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele și măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.

Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiției de la articolul 7 alineatul (3), verificările menționate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcțiilor.

În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarelor criterii:

permite regularizarea sumelor certificate Comisiei cu registrele contabile și documentele justificative detaliate deținute de autoritatea de certificare, de autoritatea responsabilă, de autoritățile delegate și de beneficiarii finali privind proiectele cofinanțate în cadrul fondului;

permite verificarea efectuării plății contribuției publice către beneficiarul final, a alocării și a transferului fondurilor comunitare acordate în cadrul fondului și a surselor de cofinanțare a proiectului;

permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite pentru programul anual;

conține, pentru fiecare proiect, după caz, specificațiile tehnice și planul de finanțare, documentele referitoare la aprobarea subvenției, documentele legate de procedurile de achiziții publice și rapoartele privind verificările și auditurile efectuate.

Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plățile specifice efectuate în cadrul fondului.

Auditurile menționate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.Metoda de eșantionare:Eșantionul include, de asemenea, cel puțin pe o bază proporțională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acționează ca organism executiv.Metoda utilizată pentru selectarea eșantionului trebuie justificată.

include o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte;

ține seama de eventualii factori de risc identificați în urma controalelor naționale și comunitare și de aspectele verificărilor legate de raportul costuri-beneficii.

Auditul sistemelor de gestiune și control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puțin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea și atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea și rezolvarea eventualelor nereguli și evaluarea programelor.

Auditurile proiectelor sunt efectuate la fața locului pe baza documentației și a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:

proiectul îndeplinește criteriile de selecție pentru programul anual, a fost pus în aplicare în conformitate cu acordul de subvenționare și îndeplinește toate condițiile aplicabile legate de funcționalitatea și utilizarea sa sau de obiectivele care trebuie realizate;

cheltuielile declarate corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, iar aceste înregistrări corespund documentelor justificative păstrate de autoritatea responsabilă sau de orice organism delegat;

articolele de cheltuieli corespund cerințelor privind eligibilitatea prevăzute în anexa XI, cerințelor specificate în timpul procedurii naționale de selecție, termenilor din acordul de subvenționare și activităților efectiv desfășurate, precum și, după caz, altor norme comunitare și de drept intern;

utilizarea efectivă sau intenționată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acțiunea sau măsurile prevăzute la articolele 2, 3, 4, 5 și 17 din actul de bază și, după caz, acoperă populația-țintă;

contribuția publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 15 alineatul (2) din actul de bază;

există o pistă de audit adecvată;

nu există conflicte de interese și a fost obținut un bun raport calitate/preț, în special în cazurile în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv al proiectului.

Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.

Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autoritățile competente întreprind acțiunile preventive și corective necesare.

Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică acesteia în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.

În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcționarea sistemului de gestiune și control, autoritatea de certificare verifică dacă această informație a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acțiune adecvat pentru a restabili funcționarea eficace a sistemelor de gestiune și control și a evalua impactul disfuncționalității asupra declarației de cheltuieli.

În cazul în care cererea de plată sau declarația de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmește fără întârziere o cerere de plată sau o declarație de restituire corectă.

CAPITOLUL 3

În temeiul articolului 10 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.

Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuși informații mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informații în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul actului de bază și al Regulamentului financiar.

Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 31 alineatul (4) și la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa I.

Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autoritățile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune și control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.

La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări și poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispozițiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcționarii Comisiei sau reprezentanți autorizați ai Comisiei pot efectua vizite la fața locului.

În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune și control comune, care să evidențieze, după caz, eventuale trăsături specifice.

Autoritatea responsabilă notifică prin scrisoare oficială Comisiei orice modificare importantă în sistemul de gestiune și control și transmite Comisiei o descriere revizuită a sistemului de gestiune și control cât mai curând posibil și cel târziu până la data la care modificarea produce efecte.

Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcțiilor, eficacitatea mecanismelor de selecție, atribuire, control și plată, precum și comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autoritățile desemnate, de sistemul contabil și de procedurile de plată și certificare.

Pentru revizuirea sistemelor de gestiune și control, se aplică procedura prevăzută la articolul 20.

Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 19 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa II.

Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 21 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa III.

Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorități, astfel cum sunt definite în orientările strategice.Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 4 din actul de bază, cu referire la priorități.

În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 21 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, în termen de cel mult trei luni înainte de sfârșitul perioadei de eligibilitate, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează și aprobă, cat mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 21 alineatul (5) din actul de bază.

Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depășesc 10 % din contribuția totală din fond și sunt permise doar în situații justificate de cauze care sunt în afara controlului autorității responsabile. În raportul intermediar și/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicație adecvată a oricăror modificări de acest tip.

Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa IV.

Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa V.

Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor atât pe priorități, cât și pe priorități specifice, conform orientărilor strategice.

Astfel cum se menționează la articolul 39 alineatele (3) și (4) din actul de bază, totalul cumulativ al plăților de prefinanțare vărsate statului membru nu depășește 90 % din suma totală alocată statului membru respectiv prin decizia de finanțare care aprobă programul anual.

Strategia de audit menționată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI. Orice modificări aduse strategiei de audit prezentate în conformitate cu articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază și acceptate de Comisie sunt transmise fără întârziere Comisiei. Strategia de audit revizuită este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI, marcând modificările introduse.

Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale sub 1 milion de EUR, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2010. Planul de audit este elaborat în conformitate cu modelul din anexa VI. Statele membre nu trebuie să prezinte încă o dată strategia de audit atunci când transmit planurile anuale de audit. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.

Raportul de audit și avizele menționate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se sprijină pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexa VII părțile A și B.

Declarația de validitate menționată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se întemeiază pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa VII partea C.

În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.

Certificarea privind cererea de plată a celei de a doua prefinanțări menționate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită de autoritatea de certificare și transmisă de către autoritatea responsabilă Comisiei în formatul din anexa VIII.

Certificarea privind cererea de plată finală a celei de a doua prefinanțări menționate la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită de autoritatea de certificare și transmisă de către autoritatea responsabilă Comisiei în formatul din anexa IX.

CAPITOLUL 4

În conformitate cu modele din anexele IV și V, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.Raportul indică:Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepția cazurilor de suspiciune de fraudă:

fondul, programul anual și proiectul în cauză;

dispoziția care a fost încălcată;

data și sursa primei informații care a dus la suspectarea producerii unei nereguli;

practicile utilizate la producerea neregulii;

atunci când este cazul, dacă practica dă naștere unei suspiciuni de fraudă;

metoda prin care a fost constatată neregula;

valoarea contribuției comunitare în cauză.

cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puțin de 10000 EUR, imputabile bugetului general al Comunităților Europene;

cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parțială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;

cazurile aduse în atenția autorității responsabile de către beneficiarul final în mod voluntar și înaintea efectuării constatării de către autoritatea responsabilă, fie înainte, fie după plata contribuției publice;

cazurile care sunt constatate și corectate de autoritatea competentă înainte de efectuarea vreunei plăți din contribuția publică către beneficiarul final și înainte de includerea cheltuielilor în cauză într-o declarație de cheltuieli transmisă Comisiei.

La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

atunci când este cazul, celelalte state membre și țările terțe implicate;

perioada în timpul căreia sau momentul în care a fost produsă neregula;

autoritățile sau organismele naționale care au elaborat raportul oficial privind neregula și autoritățile responsabile de întreprinderea demersurilor administrative sau judiciare ulterioare;

data la care a avut loc prima constatare administrativă sau judiciară a neregulii;

identitatea persoanelor fizice și juridice implicate sau a oricăror alte entități participante, cu excepția cazului în care aceste informații sunt irelevante în scopul combaterii neregulilor, având în vedere tipul neregulii în cauză;

bugetul total și contribuția publică aprobată pentru proiect și distribuția cofinanțărilor între contribuția comunitară și cea națională;

valoarea contribuției publice afectate de neregulă și contribuția comunitară corespunzătoare pentru care există risc;

atunci când nu a fost efectuată nici o plată aferentă contribuției publice menționate la litera (g) către persoanele sau celelalte entități identificate, sumele care ar fi fost plătite în mod necuvenit în cazul în care nu ar fi fost constatată neregula;

suspendarea plăților, după caz, și posibilitățile de recuperare;

tipul cheltuielilor afectate de nereguli.

Atunci când unele dintre informațiile menționate la alineatul (2), în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii și metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informațiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.

Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior și despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informații sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele IV și V.Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.

La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora și indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.

orice măsuri tranzitorii luate de către statul membru pentru a asigura recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit;

orice proceduri judiciare și administrative stabilite în scopul recuperării sumelor plătite în mod necuvenit și al impunerii sancțiunilor;

motivele eventualei sistări a procedurilor de recuperare;

motivele eventualei sistări a urmăririlor penale.

Comisia întreține contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informațiilor furnizate privind neregulile menționate la articolul 27, privind procedurile menționate la articolul 28 și privind posibilitatea de recuperare.

Independent de contactele menționate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc și în alte state membre.

Comisia poate utiliza orice informație cu caracter general sau operațional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc și, pe baza informațiilor obținute, poate întocmi rapoarte și dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficace a riscurilor.

Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informațiile de la alineatul (1).

CAPITOLUL 5

Autoritatea responsabilă se asigură că indicațiile esențiale privind programele multianuale și anuale sunt difuzate pe scară largă, însoțite de detalii privind contribuțiile financiare în cauză, și sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate.Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror altor informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.

Autoritatea responsabilă pune la dispoziția potențialilor beneficiari finali cel puțin următoarele informații:În plus, autoritatea responsabilă informează potențialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).

condițiile de eligibilitate ce trebuie întrunite pentru a putea obține finanțare în cadrul unui program anual;

o descriere a procedurilor de examinare a cererilor de finanțare și a termenelor aferente;

criteriile de selecție a proiectelor ce urmează să fie finanțate;

persoanele de contact care pot furniza informații cu privire la programele anuale.

Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanțării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informații și transparența în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme și metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.

Autoritatea responsabilă organizează cel puțin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informații și a transparenței:

cel puțin o activitate de informare pe an, care prezintă, începând din 2008, lansarea programului multianual sau realizările programului (programelor) anual(e);

publicarea anuală, cel puțin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor și a valorii finanțării publice și comunitare alocate acestora. Nu se specifică numele persoanelor care aparțin grupurilor-țintă definite la articolul 7 din actul de bază. Adresa site-ului internet este comunicată Comisiei.

Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), cu privire la asistența obținută din fond.

Beneficiarul final instalează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplinește următoarele condiții:Panoul va indica tipul și denumirea proiectului. În plus, informațiile menționate la articolul 35 vor ocupa cel puțin 25 % din suprafața panoului.

contribuția totală a Comunității la proiect depășește 100000 EUR; și

operațiunea constă în achiziționarea unui obiect fizic sau în finanțarea unei infrastructuri sau a unor proiecte de construcție.

Atunci când un proiect primește finanțare în cadrul unui program anual cofinanțat de fond, beneficiarul final se asigură că participanții la proiect au fost informați cu privire la finanțarea respectivă.

Orice document, inclusiv orice listă de prezență sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declarație care indică faptul că proiectul este cofinanțat de fond.

Toate măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potențiali și publicului larg includ următoarele:Pentru articole promoționale mici sau pentru articole promoționale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 și 3.

emblema Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în anexa X, precum și o trimitere la Uniunea Europeană;

o trimitere la fond;

o declarație aleasă de autoritatea responsabilă, care să evidențieze valoarea adăugată a contribuției Comunității.

CAPITOLUL 6

Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.

Informațiile menționate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituțiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informații, cu excepția cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informații a convenit astfel în mod expres.

CAPITOLUL 7

În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate la capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, prin mijloace electronice.

În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie și fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru și, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.

Comisia și autoritățile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menționate în capitolul 3 în sistemul informatic menționat la alineatul (1).

În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie inițiativă informațiile menționate la articolele 27 și 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.

Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 17 din actul de bază.

PARTEA III

CAPITOLUL 1

Normele prevăzute în anexa XI sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.

Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali și se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.

Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute în prezenta decizie.Este de competența Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiție.

PARTEA IV

Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Irlandei, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat al Luxemburgului, Republicii Ungare, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord.

ANEXE

ANEXE

ANEXA I

MODEL DE DESCRIERE A SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND(URI):PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:

INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

Informații generale privind autoritățile desemnate

Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorități

Indicarea operaționalității sau a lipsei de operaționalitate a acestor sisteme de gestiune și control

În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional

Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul)

Organigrama (organigramele) completă (complete) a (ale) tuturor organismelor în cadrul cărora funcționează autoritățile desemnate

Autoritatea responsabilă

Data și forma desemnării oficiale a autorității responsabile

Statutul juridic al autorității responsabile

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepția sarcinilor încredințate autorității (autorităților) delegate la punctul 1.4]

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond

În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)

Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată

Data și forma desemnării oficiale a autorității (autorităților) delegate

Statutul juridic al autorității (autorităților) delegate

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității (autorităților) delegate (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Informații privind măsura în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) poate (pot) de asemenea acționa ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanțate de fond

În cazul în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) este (sunt) aceeași (aceleași) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea de certificare

Data și forma desemnării formale a autorității de certificare

Statutul juridic al autorității de certificare

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de certificare și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de certificare (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea de audit

Data și forma desemnării oficiale a autorității de audit

Statutul juridic al autorității de audit

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de audit (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Calificările membrilor personalului din cadrul autorității de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfășoară activități de audit (externalizarea sarcinilor)

În cazul în care autoritatea de audit este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

În cazul în care o autoritate responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor menite să garanteze independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8

Orientări pentru secțiunile 2-4Prima parte a fiecărui tabelDescrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.A doua parte a fiecărui tabelLista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

Orientări pentru secțiunile 2-4

Prima parte a fiecărui tabel

Descrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.

A doua parte a fiecărui tabel

Lista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.

În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE

GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

ANEXA II

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PERIOADA VIZATĂ:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PERIOADA VIZATĂ:

SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situației inițiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

Situația națională și fluxurile migratorii care o afectează

Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

Totalul resurselor naționale alocate

ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

Cerințele din statul membru cu privire la situația inițială

Obiectivele operaționale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerințele

STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerințelor, a priorităților selectate și a motivelor care stau la baza acestei selecții

Prioritatea 1

Prioritatea 2

Etc.

Detalierea prezentării informațiilor privind prioritățile selectate

Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

COMPATIBILITATEA CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naționale și comunitare

Prioritatea 1

Prioritatea 2

Etc.

CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

Publicarea programului

Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

Contribuția comunitară

Tabel

Observații privind cifrele/tendințele

Plan de finanțare global

Tabel

Observații privind cifrele/tendințele

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA III

MODEL DE PROGRAM ANUAL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

MODIFICĂRI ALE SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL (dacă este cazul)

ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Pentru prezentarea acțiunilor de la punctele 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază.

Aspecte ale acțiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acțiuni de la punctele 3.1 la etc.

1.Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii2.Beneficiarii probabili ai finanțării3.După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) pus(e) în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv4.Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați5.Vizibilitatea finanțării comunitare6.Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul7.Informații financiare

Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii

Beneficiarii probabili ai finanțării

După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) pus(e) în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv

Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați

Vizibilitatea finanțării comunitare

Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul

Informații financiare

ASISTENȚĂ TEHNICĂ

Scopul asistenței tehnice

Rezultatele cuantificate scontate

Vizibilitatea finanțării comunitare

PROIECT DE PLAN DE FINANȚARE

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA IV

MODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

Raport tehnic

PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

Calendar pentru punerea în aplicare a programului

Descrierea procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora

Progresul înregistrat în ceea ce privește punerea în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților selectate

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Utilizarea asistenței tehnice

Probleme întâmpinate și măsuri luate

PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

RAPORTAREA NEREGULILOR

Cerere pentru plata celei de-a doua prefinanțări

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de gestionarea și punerea în aplicare a [numele fondului], solicit plata următoarei sumei reprezentând cea de-a doua prefinanțare.

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

ANEXA V

MODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

Raport tehnic

PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

Calendar pentru punerea în aplicare a programului

Actualizarea situației prezentate în raportul intermediar privind descrierea organizării procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora, dacă este cazul

Realizările în cadrul procesului de punere în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților alese

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.1.Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii2.Modificări ale programului, astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)3.Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare4.Rezultate concrete5.Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.

Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii

Modificări ale programului, astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)

Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare

Rezultate concrete

Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

Rezultatele asistenței tehnice

Probleme întâmpinate și măsuri luate privind punerea în aplicare a programului

Proceduri aplicate în cazul în care autoritatea responsabilă a pus în aplicare proiectul (proiectele) în mod direct, acționând ca organism executiv (dacă este cazul)

Coerența și complementaritatea cu alte instrumente

Confirmarea că nu s-au efectuat modificări importante în cadrul sistemului de gestiune și control de la ultima revizuire notificată Comisiei la data de …

EVALUAREA PROGRESELOR REALIZATE ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI MULTIANUAL

MĂSURI LUATE PENTRU FURNIZAREA DE INFORMAȚII DESPRE PROGRAM

Măsuri luate pentru a face public programul multianual și anual

Se aplică numai pentru raportul final privind punerea în aplicare a primului program anual.

Punerea în aplicare a principiului vizibilității

EXECUȚIE FINANCIARĂ

Lista tuturor sumelor de recuperat în termen de șase luni de la data-limită a eligibilității cheltuielilor

Lista ordinelor de recuperare care nu sunt incluse în rapoartele financiare ale programelor anuale precedente (dacă este cazul)

RAPORTAREA NEREGULILOR

ANEXE

Cheltuieli eligibile ale proiectului și conformitatea veniturilor cu regula nonprofitului, precum și descrierea pe scurt a proiectului.

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 6 B

Raport pe proiect

Situația la data de: (zi/lună/an)

Referința și titlul proiectului:

Beneficiar final:

Acțiunea (număr):

Prioritate (număr):

După caz, prioritatea specifică

Scurt rezumat tehnic

După caz, justificarea priorității specifice

Obiective și rezultate pe baza indicatorilor- realizările proiectului

Cerere de plată a soldului/Declarație de rambursare

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de [numele fondului],

solicit plata următoarei sume:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

SAU

declar pentru rambursare următoarea sumă:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această sumă reprezintă soldul rezultat dintre suma totală a plății (plăților) aferente prefinanțării primite pentru prezentul program anual și cheltuielile reale declarate.

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

ANEXA VI

MODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND(URI):AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

SISTEMUL DE AUDIT

Domeniul de aplicare a strategiei (fonduri acoperite)

Perioada acoperită de strategie

Normele de audit aplicate

EVALUAREA RISCURILOR

Identificarea și evaluarea riscurilor

Răspunsul la risc și riscul rezidual

OBIECTIVE ȘI PRIORITĂȚI

Obiectivele auditurilor

Priorități pentru audituri

ABORDAREA AUDITULUI

Audituri ale sistemelor

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

Autoritățile supuse controlului de audit

Aspecte orizontale avute în vedere de auditurile sistemelor

Plan multianual orientativ pentru auditurile sistemelor (dacă este posibil)

Audituri ale proiectelor

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

Descrierea metodologiei de eșantionare

PLANURI DE AUDIT PENTRU ANII CALENDARISTICI 2007 ȘI 2008

Anul 2007

Dacă este cazul.

Anul 2008

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

Anexă (anexe) la strategia de audit: planuri anuale

Vor fi înaintate după strategia de audit, în conformitate cu articolul 25 alineatul (2).

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, DACĂ ESTE CAZUL

PRINCIPALELE REZULTATE ALE AUDITURILOR DIN ANUL ANTERIOR

PLAN DE AUDIT PENTRU ANUL 20XX

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

ANEXA VII

MODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

Raport anual de audit

INFORMAȚII GENERALE

Organismele implicate în elaborarea raportului

Identificarea și justificarea modificărilor majore referitoare la punerea în aplicare a planurilor de audit privind programul anual în cauză

Tabel sinoptic al rezultatelor auditurilor

AUDITURI ALE SISTEMELOR

Organismele care au efectuat auditurile

Lista recapitulativă a auditurilor efectuate

Principalele constatări, recomandări și concluzii rezultate din activitatea de audit al sistemelor de gestiune și control

Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

AUDITURI ALE PROIECTELOR

Organismele care au efectuat auditurile

Listă recapitulativă a auditurilor efectuate și procentul de cheltuieli verificat în raport cu cheltuielile eligibile totale declarate Comisiei

Principalele constatări, recomandări și concluzii ale auditurilor cu privire la proiectele puse în aplicare

Concluziile trase din rezultatele auditurilor cu privire la eficacitatea sistemului de gestiune și control

Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

URMĂRIREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT CARE FACE OBIECTUL RAPOARTELOR ANTERIOARE, DACĂ ESTE CAZUL

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor anterioare privind auditul sistemului

Informații privind rezultatele controalelor de audit al acțiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare

[semnătura persoanei responsabile]

Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control

Către Comisia Europeană

INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al [numele autorității de audit desemnate de către statul membru], am examinat funcționarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce privește acțiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20xx], cu scopul de a emite un aviz privind funcționarea eficace a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui fond în perioada [zz/ll/anul]-[zz/ll/anul] și a fost descrisă în raportul anual de audit în secțiunea A.

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

[…]

[…]

etc.

(Indicați orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune și control, lipsa documentației justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc. și estimați valoarea cheltuielilor și a contribuției comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menționat.)

AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

(Aviz cu rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare, cu excepția următoarelor aspecte:

[…]

[…]

etc.

Motivele pentru care am considerat că acest(e) aspect(e) al(e) sistemelor nu a (au) respectat cerințele și/sau nu a (au) funcționat astfel încât să ofere asigurări rezonabile privind corectitudinea declarațiilor de cheltuieli prezentate Comisiei sunt următoarele:

[…]

[…]

etc.

Estimez impactul rezervelor ca reprezentând […] % din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemul de gestiune și control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și nu a funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte, și, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

Prezentul aviz negativ se bazează pe:

[…]

[…]

etc.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

Validarea cererii de plată

Către Comisia Europeană

INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al (numele autorității de audit desemnate de către statul membru), în ceea ce privește programul anual [20xx] al [numele fondului], am examinat rezultatele activității de audit desfășurate în cadrul acestui program anual [și am desfășurat activitatea suplimentară pe care am considerat-o necesară, astfel cum este menționat în raport].

Am planificat și desfășurat această activitate pentru a verifica validitatea cererii de plată a soldului contribuției comunitare la programul anual [20xx], iar tranzacțiile subiacente care fac obiectul declarațiilor de cheltuieli referitoare la acest program anual sunt legale și regulamentare.

DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

[…]

[…]

etc.

AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă.

(Aviz cu rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă, cu excepția următoarelor aspecte:

[…]

[…]

etc.

Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând … din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual nu este validă.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA VIII

MODEL DE CERTIFICARE PENTRU A DOUA PREFINANȚARE

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA DE CERTIFICARE:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul intermediar privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în conformitate cu obiectivele stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare și, în special, că:

declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului anual;

în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

declarația de cheltuieli și cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise temporar la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 43 din actul de bază, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

ANEXA IX

MODEL DE CERTIFICARE PENTRU PLATA FINALĂ

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA DE CERTIFICARE:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în temeiul obiectivelor stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare și, în special, că:

declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate respectă normele comunitare și de drept intern aplicabile și au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului național și cu normele comunitare și de drept intern aplicabile, în special cu normele privind achizițiile publice;

există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit au fost luate în considerare în mod corespunzător;

declarația de cheltuieli și cererea de plată a soldului țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 43 din actul de bază, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

ANEXA X

INSTRUCȚIUNI PRIVIND EMBLEMA ȘI DEFINIREA CULORILOR STANDARD

Descrierea simbolurilor

Pe un fundal albastru se află douăsprezece stele aurii dispuse în cerc reprezentând uniunea popoarelor Europei. Numărul de stele este fix, numărul doisprezece fiind simbolul perfecțiunii și al unității.

Descriere heraldică

Pe un fond azuriu se află un cerc format din douăsprezece stele aurii, ale căror vârfuri nu se ating.

Descriere geometrică

Emblema are forma unui steag albastru dreptunghiular a cărui lungime este de 1,5 ori mai mare decât lățimea. Douăsprezece stele aurii situate la distanțe egale formează un cerc imaginar al cărui centru este punctul de intersecție a diagonalelor dreptunghiului. Raza cercului este egală cu o treime din înălțimea steagului. Fiecare dintre stele are cinci colțuri situate pe circumferința unui cerc imaginar a cărui rază este egală cu a optsprezecea parte din înălțimea steagului. Toate stelele sunt dispuse vertical, adică au un colț vertical și două colțuri în linie dreaptă care formează un unghi drept cu catargul. Cercul este astfel dispus încât stelele să fie aranjate precum cifrele pe cadranul unui ceas. Numărul stelelor este invariabil.

Culorile agreate

Emblema are următoarele culori: PANTONE REFLEX BLUE pentru suprafața dreptunghiului; PANTONE YELLOW pentru stele.

Tetracromie

În cazul în care se utilizează tetracromia, se vor recrea cele două culori standard utilizând cele patru culori ale tetracromiei.

PANTONE YELLOW se obține utilizând 100 % Process Yellow.

PANTONE REFLEX BLUE se obține printr-o combinație 100 % de Process Cyan și 80 % de Process Magenta.

Internet

În paleta web, PANTONE REFLEX BLUE corespunde culorii RGB:0/0/153 (hexazecimal: 000099), iar PANTONE YELLOW corespunde culorii RGB:255/204/0 (hexazecimal: FFCC00).

Procesul de reproducere monocromă

Folosind culoarea neagră, se va trasa conturul dreptunghiului cu negru și se vor imprima stelele cu negru pe fond alb.

Utilizând culoarea albastră (Reflex Blue), se va folosi 100 % cu stelele reproduse cu alb în negativ.

Reproducere pe fond colorat

În cazul în care nu există nicio alternativă la fondul colorat, se va desena o margine albă în jurul dreptunghiului, lățimea marginii fiind de 1/25 din înălțimea dreptunghiului.

ANEXA XI

NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR FONDUL EUROPEAN DE RETURNARE

Principii generale

Principii de bază

În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1, 2 și 3 din actul de bază;

să se numere printre acțiunile și măsurile eligibile enumerate la articolele 4 și 5 din actul de bază;

să fie necesare pentru desfășurarea activităților incluse în proiect, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie;

să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea;

să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii la proiect, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. În ceea ce privește articolul 39 alineatul (2) din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică, mutatis mutandis, partenerilor din cadrul proiectului;

să fie legate de grupurile țintă definite la articolul 7 din actul de bază;

să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare.

În cazul acțiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 15 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.

Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private.

Bugetul unui proiect

Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă:

Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total.

Venituri și principiul nonprofit

Proiectele susținute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit aferente proiectului trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat.

Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În contextul acestei reglementări, încasările reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente.

Contribuția comunitară rezultând din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum se menționează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de costul eligibil total minus contribuția terților și încasările generate de proiect.

Perioada de eligibilitate

Costurile aferente unui proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția amortizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 30 iunie a anului N + 2; de aceea costurile aferente proiectului trebuie să fie generate înainte de această dată.

Unde N reprezintă anul menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

Este exceptată de la perioada de eligibilitate menționată la punctul 1 asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul IV.3).

Înregistrarea cheltuielilor

Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (în numerar), cu excepția amortizării.

În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare probatorie echivalentă.

Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea:

trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final;

trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; precum și

trebuie să fie declarate în conformitate cu dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile.

Dacă este necesar, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

Păstrarea și prelucrarea documentelor prevăzute la punctele 2 și 4 trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor.

Domeniul teritorial de aplicare

Cheltuielile pentru acțiunile și măsurile descrise la articolele 4 și 5 din actul de bază trebuie să fie:

efectuate de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1.1 litera (e); precum și

suportate pe teritoriul statului membru sau al țărilor terțe.

Partenerii la proiect care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte doar fără să antreneze costuri, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii.

Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect)

Costuri eligibile directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

Următoarele costuri directe sunt eligibile:

Costurile de personal

Costurile pentru personalul alocat proiectului, care cuprind salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să corespundă politicii practicate în mod obișnuit de beneficiar.

Pentru organizațiile internaționale, costurile de personal eligibile pot cuprinde provizioane pentru a acoperi drepturile și obligațiile statutare legate de remunerare.

Costurile salariale corespunzătoare pentru personalul organismelor publice sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul unor activități pe care organismul public respectiv nu le-ar efectua în cazul în care proiectul în cauză nu s-ar desfășura. Acest personal este detașat sau repartizat în vederea punerii în aplicare a proiectului printr-o decizie scrisă a beneficiarului final.

Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile și numărul membrilor personalului.

Costuri de deplasare și de ședere

Costurile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului și a căror deplasare este necesară pentru punerea în aplicare a proiectului.

Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare se bazează pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul. În cazul în care se folosește un autoturism proprietate personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului, în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final.

Costurile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile diurne (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse.

Aparatură

Norme generale

Costurile legate de achiziționarea de echipamente sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

Alegerea între leasing, închiriere și cumpărare trebuie să se facă întotdeauna pe baza opțiunii celei mai ieftine. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile din cauza duratei scurte a proiectului sau a deprecierii rapide a valorii sale, se acceptă cumpărarea.

Închiriere și leasing

Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare în funcție de normele în vigoare în statul membru, de legislația și practicile naționale, precum și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului.

Cumpărarea

În cazul echipamentului cumpărat pe durata proiectului, în buget trebuie să se menționeze dacă sunt incluse costurile integrale sau doar partea de depreciere a echipamentului corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și rata de folosire reală în scopul proiectului. Acestea din urmă se calculează în conformitate cu normele naționale aplicabile.

Echipamentul cumpărat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza amortizării. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat inițial din fonduri comunitare.

Pentru articolele individuale care costă mai puțin de 20000 EUR, este eligibil costul integral de achiziționare, cu condiția ca, exceptând cazurile justificate corespunzător, echipamentul să fie cumpărat înainte de ultimele 3 luni de desfășurare a proiectului. Articolele individuale care costă 20000 EUR sau mai mult sunt eligibile doar în baza amortizării. Prin derogare de la condițiile menționate anterior, pentru mijloacele de transport care costă mai puțin de 250000 EUR este eligibil costul integral de achiziționare.

Bunuri imobile

Norme generale

În cazul cumpărării, al construcției, al renovării sau al închirierii de bunuri imobile, acestea trebuie să aibă calitățile tehnice necesare pentru proiect și să respecte normele și standardele aplicabile.

Cumpărare, construcție sau renovare

În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, cumpărarea de bunuri imobile, și anume clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării, în condițiile prevăzute mai jos, fără a aduce atingere aplicării unor norme de drept intern mai stricte:

să se obțină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial autorizat, care să stabilească faptul că prețul nu depășește valoarea de piață și care fie să ateste că bunul imobil este conform cu normele de drept intern, fie să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului;

bunul imobil să nu fi fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului;

bunul imobil să fie folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin 10 ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel în cazul cofinanțării cheltuielilor integrale sau parțiale. În cazul cofinanțării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la 5 ani;

achiziționarea de bunuri imobile să respecte principiile raportului calitate/preț și rentabilității și să fie considerată proporțională cu obiectivul urmărit prin punerea în aplicare a proiectului;

în cazul cofinanțării pe baza amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active ce corespunde duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se calculează conform normelor contabile de drept intern.

Cheltuielile pentru renovarea, amenajarea și modernizarea bunurilor imobile sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării. În cazul costurilor aferente renovării, se aplică doar condițiile de la literele (c) și (e) de la subpunctul 1.

Închiriere

Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare, în cazul în care există o legătură clară între închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în condițiile menționate în cele ce urmează și fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară;

bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, este eligibilă doar partea costurilor care corespunde folosirii bunului pentru proiect.

Consumabile, furnituri și servicii generale

Costurile consumabilelor, ale furniturilor și ale serviciilor generale sunt eligibile, cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

Subcontractare

Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a gestiona ei înșiși proiectele. Suma corespunzătoare activităților care pot fi subcontractate în cadrul proiectului va trebui să fie specificată în mod clar în acordul de finanțare.

Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond:

subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului;

subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională;

subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate.

Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate.

Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de cofinanțarea Uniunii

Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea UE, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc., sunt eligibile drept costuri directe.

Onorariile experților

Cheltuielile pentru consultanța juridică, cheltuielile notariale și cele pentru plata experților tehnici și financiari sunt eligibile.

Cheltuieli specifice legate de grupurile-țintă

Cheltuielile specifice pentru grupurile-țintă în conformitate cu măsurile enumerate la articolul 5 din actul de bază vor consta în sprijin total sau parțial sub formă de:

costuri suportate de beneficiar pentru grupurile-țintă;

costuri suportate de persoanele returnate care sunt rambursate de către beneficiarul final; sau

sume forfetare nerambursabile [de exemplu în cazul sprijinului limitat pentru inițierea unor activități economice și al stimulentelor financiare pentru persoanele returnate, astfel cum sunt descrise la articolul 5 alineatele (8) și (9) din actul de bază].

Aceste costuri sunt eligibile în următoarele condiții:

beneficiarul final păstrează informațiile și documentele justificative necesare care dovedesc că persoanele corespund grupurilor țintă specifice și situațiilor definite la articolul 5 din actul de bază, ceea ce le face eligibile pentru o astfel de asistență;

beneficiarul final păstrează informațiile necesare privind persoanele returnate care beneficiază de asistența respectivă pentru a permite identificarea lor corespunzătoare, data returnării acestor persoane în țara de origine și documente justificative care dovedesc că acestea au beneficiat de asistența respectivă;

beneficiarul final păstrează documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi și chitanțe), iar în cazul unor sume forfetare trebuie păstrate documente justificative pentru a dovedi că persoanele în cauză au beneficiat de acest sprijin.

Păstrarea și prelucrarea informațiilor menționate anterior trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor.

Măsurile de asistență care urmează returnării în țara terță, precum formarea și asistența în vederea angajării, măsurile pe termen scurt necesare în procesul de reintegrare și asistența postreturnare, astfel cum sunt descrise la articolul 5 alineatele (5), (8) și (9) din actul de bază, nu depășesc termenul de 12 luni de la data returnării resortisantului țării terțe.

Costuri eligibile indirecte

Costurile eligibile indirecte ale unei acțiuni sunt acele costuri care, în temeiul condițiilor de eligibilitate descrise la punctul I.1.1, nu sunt identificabile ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

Prin derogare de la punctul I.1.1 litera (e) și punctul 1.5, costurile indirecte suportate pentru realizarea acțiunii pot fi eligibile pentru finanțare forfetară, fixată la cel mult de 7 % din costurile directe totale eligibile.

Organizațiile care beneficiază de o subvenție de funcționare de la bugetul Uniunii nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional.

Cheltuieli neeligibile

Următoarele costuri nu sunt eligibile:

taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane de schimb valutar și pierderi din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale obligații viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite;

costurile de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la încheierea proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

costurile declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității;

cumpărarea de terenuri;

contribuțiile în natură.

Asistența tehnică la inițiativa statelor membre

Toate costurile necesare pentru punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare și alte organisme care contribuie la îndeplinirea sarcinilor enumerate la punctul 2 sunt eligibile în cadrul asistenței tehnice, în limitele menționate la articolul 17 din actul de bază.

Aceasta include următoarele elemente:

cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor;

cheltuieli legate de audituri și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor;

cheltuieli legate de evaluările acțiunilor sau proiectelor;

cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile;

cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate în scopul gestionării, monitorizării și evaluării fondurilor;

cheltuieli pentru ședințele comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor. Aceste cheltuieli pot include, de asemenea, costurile pentru plata experților și a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficace a acțiunilor;

cheltuieli pentru consolidarea capacității administrative în sensul punerii în aplicare a fondului.

Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la termenul-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.

Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile stabilite de către statul membru.

Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond odată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond este eligibilă pentru finanțarea prin acest fond, iar statele membre se asigură că:

partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; precum și că

nu există o dublă finanțare a costurilor.

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

solicit plata următoarei sume:[cifra exactă cu până la două zecimale]SAU

declar pentru rambursare următoarea sumă:[cifra exactă cu până la două zecimale]

un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

[…]

[…]

etc.

[…]

[…]

etc.

[…]

[…]

etc.

[…]

[…]

etc.

[…]

[…]

etc.

[…]

[…]

etc.

declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului anual;

în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

declarația de cheltuieli și cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate respectă normele comunitare și de drept intern aplicabile și au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului național și cu normele comunitare și de drept intern aplicabile, în special cu normele privind achizițiile publice;

există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit au fost luate în considerare în mod corespunzător;

declarația de cheltuieli și cererea de plată a soldului țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1, 2 și 3 din actul de bază;

să se numere printre acțiunile și măsurile eligibile enumerate la articolele 4 și 5 din actul de bază;

să fie necesare pentru desfășurarea activităților incluse în proiect, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie;

să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea;

să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii la proiect, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. În ceea ce privește articolul 39 alineatul (2) din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică, mutatis mutandis, partenerilor din cadrul proiectului;

să fie legate de grupurile țintă definite la articolul 7 din actul de bază;

să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare.

trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final;

trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; precum și

trebuie să fie declarate în conformitate cu dispozițiile legislației fiscale și sociale aplicabile.

efectuate de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1.1 litera (e); precum și

suportate pe teritoriul statului membru sau al țărilor terțe.

să se obțină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial autorizat, care să stabilească faptul că prețul nu depășește valoarea de piață și care fie să ateste că bunul imobil este conform cu normele de drept intern, fie să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului;

bunul imobil să nu fi fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului;

bunul imobil să fie folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin 10 ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel în cazul cofinanțării cheltuielilor integrale sau parțiale. În cazul cofinanțării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la 5 ani;

achiziționarea de bunuri imobile să respecte principiile raportului calitate/preț și rentabilității și să fie considerată proporțională cu obiectivul urmărit prin punerea în aplicare a proiectului;

în cazul cofinanțării pe baza amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active ce corespunde duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se calculează conform normelor contabile de drept intern.

bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară;

bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, este eligibilă doar partea costurilor care corespunde folosirii bunului pentru proiect.

subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului;

subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională;

subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate.

costuri suportate de beneficiar pentru grupurile-țintă;

costuri suportate de persoanele returnate care sunt rambursate de către beneficiarul final; sau

sume forfetare nerambursabile [de exemplu în cazul sprijinului limitat pentru inițierea unor activități economice și al stimulentelor financiare pentru persoanele returnate, astfel cum sunt descrise la articolul 5 alineatele (8) și (9) din actul de bază].

beneficiarul final păstrează informațiile și documentele justificative necesare care dovedesc că persoanele corespund grupurilor țintă specifice și situațiilor definite la articolul 5 din actul de bază, ceea ce le face eligibile pentru o astfel de asistență;

beneficiarul final păstrează informațiile necesare privind persoanele returnate care beneficiază de asistența respectivă pentru a permite identificarea lor corespunzătoare, data returnării acestor persoane în țara de origine și documente justificative care dovedesc că acestea au beneficiat de asistența respectivă;

beneficiarul final păstrează documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi și chitanțe), iar în cazul unor sume forfetare trebuie păstrate documente justificative pentru a dovedi că persoanele în cauză au beneficiat de acest sprijin.

taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane de schimb valutar și pierderi din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale obligații viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite;

costurile de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la încheierea proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

costurile declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității;

cumpărarea de terenuri;

contribuțiile în natură.

cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor;

cheltuieli legate de audituri și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor;

cheltuieli legate de evaluările acțiunilor sau proiectelor;

cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile;

cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate în scopul gestionării, monitorizării și evaluării fondurilor;

cheltuieli pentru ședințele comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor. Aceste cheltuieli pot include, de asemenea, costurile pentru plata experților și a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficace a acțiunilor;

cheltuieli pentru consolidarea capacității administrative în sensul punerii în aplicare a fondului.

partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; precum și că

nu există o dublă finanțare a costurilor.

ANEXA IMODEL DE DESCRIERE A SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

ANEXA I

MODEL DE DESCRIERE A SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND(URI):PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:

INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

Informații generale privind autoritățile desemnate

Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorități

Indicarea operaționalității sau a lipsei de operaționalitate a acestor sisteme de gestiune și control

În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional

Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul)

Organigrama (organigramele) completă (complete) a (ale) tuturor organismelor în cadrul cărora funcționează autoritățile desemnate

Autoritatea responsabilă

Data și forma desemnării oficiale a autorității responsabile

Statutul juridic al autorității responsabile

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepția sarcinilor încredințate autorității (autorităților) delegate la punctul 1.4]

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond

În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)

Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată

Data și forma desemnării oficiale a autorității (autorităților) delegate

Statutul juridic al autorității (autorităților) delegate

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității (autorităților) delegate (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Informații privind măsura în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) poate (pot) de asemenea acționa ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanțate de fond

În cazul în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) este (sunt) aceeași (aceleași) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea de certificare

Data și forma desemnării formale a autorității de certificare

Statutul juridic al autorității de certificare

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de certificare și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de certificare (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

Autoritatea de audit

Data și forma desemnării oficiale a autorității de audit

Statutul juridic al autorității de audit

Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de audit (externalizarea sarcinilor)

Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

Calificările membrilor personalului din cadrul autorității de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfășoară activități de audit (externalizarea sarcinilor)

În cazul în care autoritatea de audit este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

În cazul în care o autoritate responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor menite să garanteze independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8

Orientări pentru secțiunile 2-4Prima parte a fiecărui tabelDescrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.A doua parte a fiecărui tabelLista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

Orientări pentru secțiunile 2-4

Prima parte a fiecărui tabel

Descrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.

A doua parte a fiecărui tabel

Lista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.

În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE

GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

ANEXA IIMODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

ANEXA II

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PERIOADA VIZATĂ:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PERIOADA VIZATĂ:

SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situației inițiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

Situația națională și fluxurile migratorii care o afectează

Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

Totalul resurselor naționale alocate

ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

Cerințele din statul membru cu privire la situația inițială

Obiectivele operaționale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerințele

STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerințelor, a priorităților selectate și a motivelor care stau la baza acestei selecții

Prioritatea 1

Prioritatea 2

Etc.

Detalierea prezentării informațiilor privind prioritățile selectate

Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

COMPATIBILITATEA CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naționale și comunitare

Prioritatea 1

Prioritatea 2

Etc.

CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

Publicarea programului

Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

Contribuția comunitară

Tabel

Observații privind cifrele/tendințele

Plan de finanțare global

Tabel

Observații privind cifrele/tendințele

[semnătura persoanei responsabile]

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

ANEXA IIIMODEL DE PROGRAM ANUAL

ANEXA III

MODEL DE PROGRAM ANUAL

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

MODIFICĂRI ALE SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL (dacă este cazul)

ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Pentru prezentarea acțiunilor de la punctele 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază.

Aspecte ale acțiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acțiuni de la punctele 3.1 la etc.

1.Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii2.Beneficiarii probabili ai finanțării3.După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) pus(e) în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv4.Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați5.Vizibilitatea finanțării comunitare6.Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul7.Informații financiare

Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii

Beneficiarii probabili ai finanțării

După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) pus(e) în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv

Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați

Vizibilitatea finanțării comunitare

Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul

Informații financiare

ASISTENȚĂ TEHNICĂ

Scopul asistenței tehnice

Rezultatele cuantificate scontate

Vizibilitatea finanțării comunitare

PROIECT DE PLAN DE FINANȚARE

[semnătura persoanei responsabile]

Versiune inițială

Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

Versiune revizuită din alte motive

ANEXA IVMODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

ANEXA IV

MODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

Raport tehnic

PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

Calendar pentru punerea în aplicare a programului

Descrierea procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora

Progresul înregistrat în ceea ce privește punerea în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților selectate

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Utilizarea asistenței tehnice

Probleme întâmpinate și măsuri luate

PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

RAPORTAREA NEREGULILOR

Cerere pentru plata celei de-a doua prefinanțări

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de gestionarea și punerea în aplicare a [numele fondului], solicit plata următoarei sumei reprezentând cea de-a doua prefinanțare.

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

ANEXA VMODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

ANEXA V

MODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

Raport tehnic

PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

Calendar pentru punerea în aplicare a programului

Actualizarea situației prezentate în raportul intermediar privind descrierea organizării procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora, dacă este cazul

Realizările în cadrul procesului de punere în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților alese

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.1.Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii2.Modificări ale programului, astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)3.Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare4.Rezultate concrete5.Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.

Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii

Modificări ale programului, astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)

Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare

Rezultate concrete

Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

Rezultatele asistenței tehnice

Probleme întâmpinate și măsuri luate privind punerea în aplicare a programului

Proceduri aplicate în cazul în care autoritatea responsabilă a pus în aplicare proiectul (proiectele) în mod direct, acționând ca organism executiv (dacă este cazul)

Coerența și complementaritatea cu alte instrumente

Confirmarea că nu s-au efectuat modificări importante în cadrul sistemului de gestiune și control de la ultima revizuire notificată Comisiei la data de …

EVALUAREA PROGRESELOR REALIZATE ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI MULTIANUAL

MĂSURI LUATE PENTRU FURNIZAREA DE INFORMAȚII DESPRE PROGRAM

Măsuri luate pentru a face public programul multianual și anual

Se aplică numai pentru raportul final privind punerea în aplicare a primului program anual.

Punerea în aplicare a principiului vizibilității

EXECUȚIE FINANCIARĂ

Lista tuturor sumelor de recuperat în termen de șase luni de la data-limită a eligibilității cheltuielilor

Lista ordinelor de recuperare care nu sunt incluse în rapoartele financiare ale programelor anuale precedente (dacă este cazul)

RAPORTAREA NEREGULILOR

ANEXE

Cheltuieli eligibile ale proiectului și conformitatea veniturilor cu regula nonprofitului, precum și descrierea pe scurt a proiectului.

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 6 B

Raport pe proiect

Situația la data de: (zi/lună/an)

Referința și titlul proiectului:

Beneficiar final:

Acțiunea (număr):

Prioritate (număr):

După caz, prioritatea specifică

Scurt rezumat tehnic

După caz, justificarea priorității specifice

Obiective și rezultate pe baza indicatorilor- realizările proiectului

Cerere de plată a soldului/Declarație de rambursare

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de [numele fondului],

solicit plata următoarei sume:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

SAU

declar pentru rambursare următoarea sumă:

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această sumă reprezintă soldul rezultat dintre suma totală a plății (plăților) aferente prefinanțării primite pentru prezentul program anual și cheltuielile reale declarate.

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

solicit plata următoarei sume:[cifra exactă cu până la două zecimale]SAU

declar pentru rambursare următoarea sumă:[cifra exactă cu până la două zecimale]

un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

ANEXA VIMODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

ANEXA VI

MODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND(URI):AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

SISTEMUL DE AUDIT

Domeniul de aplicare a strategiei (fonduri acoperite)

Perioada acoperită de strategie

Normele de audit aplicate

EVALUAREA RISCURILOR

Identificarea și evaluarea riscurilor

Răspunsul la risc și riscul rezidual

OBIECTIVE ȘI PRIORITĂȚI

Obiectivele auditurilor

Priorități pentru audituri

ABORDAREA AUDITULUI

Audituri ale sistemelor

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

Autoritățile supuse controlului de audit

Aspecte orizontale avute în vedere de auditurile sistemelor

Plan multianual orientativ pentru auditurile sistemelor (dacă este posibil)

Audituri ale proiectelor

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

Descrierea metodologiei de eșantionare

PLANURI DE AUDIT PENTRU ANII CALENDARISTICI 2007 ȘI 2008

Anul 2007

Dacă este cazul.

Anul 2008

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

Anexă (anexe) la strategia de audit: planuri anuale

Vor fi înaintate după strategia de audit, în conformitate cu articolul 25 alineatul (2).

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, DACĂ ESTE CAZUL

PRINCIPALELE REZULTATE ALE AUDITURILOR DIN ANUL ANTERIOR

PLAN DE AUDIT PENTRU ANUL 20XX

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

ANEXA VIIMODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

ANEXA VII

MODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

Raport anual de audit

INFORMAȚII GENERALE

Organismele implicate în elaborarea raportului

Identificarea și justificarea modificărilor majore referitoare la punerea în aplicare a planurilor de audit privind programul anual în cauză

Tabel sinoptic al rezultatelor auditurilor

AUDITURI ALE SISTEMELOR

Organismele care au efectuat auditurile

Lista recapitulativă a auditurilor efectuate

Principalele constatări, recomandări și concluzii rezultate din activitatea de audit al sistemelor de gestiune și control

Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

AUDITURI ALE PROIECTELOR

Organismele care au efectuat auditurile

Listă recapitulativă a auditurilor efectuate și procentul de cheltuieli verificat în raport cu cheltuielile eligibile totale declarate Comisiei

Principalele constatări, recomandări și concluzii ale auditurilor cu privire la proiectele puse în aplicare

Concluziile trase din rezultatele auditurilor cu privire la eficacitatea sistemului de gestiune și control

Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

URMĂRIREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT CARE FACE OBIECTUL RAPOARTELOR ANTERIOARE, DACĂ ESTE CAZUL

Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor anterioare privind auditul sistemului

Informații privind rezultatele controalelor de audit al acțiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare

[semnătura persoanei responsabile]

Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control

Către Comisia Europeană

INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al [numele autorității de audit desemnate de către statul membru], am examinat funcționarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce privește acțiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20xx], cu scopul de a emite un aviz privind funcționarea eficace a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui fond în perioada [zz/ll/anul]-[zz/ll/anul] și a fost descrisă în raportul anual de audit în secțiunea A.

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

[…]

[…]

etc.

(Indicați orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune și control, lipsa documentației justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc. și estimați valoarea cheltuielilor și a contribuției comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menționat.)

AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

(Aviz cu rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare, cu excepția următoarelor aspecte:

[…]

[…]

etc.

Motivele pentru care am considerat că acest(e) aspect(e) al(e) sistemelor nu a (au) respectat cerințele și/sau nu a (au) funcționat astfel încât să ofere asigurări rezonabile privind corectitudinea declarațiilor de cheltuieli prezentate Comisiei sunt următoarele:

[…]

[…]

etc.

Estimez impactul rezervelor ca reprezentând […] % din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemul de gestiune și control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [și Decizia 2008/458/CE a Comisiei] și nu a funcționat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte, și, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

Prezentul aviz negativ se bazează pe:

[…]

[…]

etc.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

Validarea cererii de plată

Către Comisia Europeană

INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al (numele autorității de audit desemnate de către statul membru), în ceea ce privește programul anual [20xx] al [numele fondului], am examinat rezultatele activității de audit desfășurate în cadrul acestui program anual [și am desfășurat activitatea suplimentară pe care am considerat-o necesară, astfel cum este menționat în raport].

Am planificat și desfășurat această activitate pentru a verifica validitatea cererii de plată a soldului contribuției comunitare la programul anual [20xx], iar tranzacțiile subiacente care fac obiectul declarațiilor de cheltuieli referitoare la acest program anual sunt legale și regulamentare.

DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

[…]

[…]

etc.

AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă.

(Aviz cu rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă, cu excepția următoarelor aspecte:

[…]

[…]

etc.

Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând … din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, și că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual nu este validă.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

[…]

[…]

etc.