Decizia Comisiei din 15 decembrie 2006 de instituire a măsurilor de securitate standard și a nivelurilor de alertă ale Comisiei și de modificare a regulamentului său de procedură în ceea ce privește procedurile operaționale de gestionare a situațiilor de criză (2007/65/CE)

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 218 alineatul (2),

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice, în special articolul 131,

având în vedere Tratatul privind Uniunea Europeană, în special articolul 28 alineatul (1) și articolul 41 alineatul (1),

Este necesară stabilirea de către Comisie a unor proceduri operaționale și a unor măsuri care să permită gestionarea situațiilor de criză și de urgență (denumite în continuare situații de criză) și, în special, ca aceasta să se asigure că toate deciziile necesare pot fi luate cât mai eficient și rapid posibil, asigurându-se că acestea sunt supuse în continuare unui control politic.

Este necesar să se stabilească de către Comisie o structură operațională pentru gestionarea crizelor.

Trebuie să se stabilească, printre altele, proceduri și măsuri pentru a se gestiona aspectele de securitate într-o situație de criză. Din motive de claritate, procedurile și măsurile care urmează să fie utilizate în condiții normale de securitate trebuie să fie, de asemenea, definite.

Buna gestionare a situațiilor de criză implică posibilitatea de a avertiza rapid personalul în legătură cu natura amenințării și cu măsurile de protecție care urmează să fie luate.

Practicile actuale din statele membre și din alte organizații internaționale arată că instituirea unui sistem de niveluri de alertă este cel mai eficient mod de a se asigura că măsurile de securitate adecvate și proporționale sunt luate în funcție de evaluarea nivelului de risc. Prin urmare, este necesar să se instituie un sistem care să cuprindă măsuri de securitate standard și trei niveluri de alertă. Acest sistem trebuie să se aplice în toate localurile Comisiei.

Dispozițiile Comisiei în materie de securitate anexate la regulamentul său de procedură prin Decizia 2001/844/CE, CECO, Euratom a Comisiei prevăd ca un membru al Comisiei să fie însărcinat cu problemele de securitate și cu punerea în aplicare a politicii de securitate a Comisiei.

Principiile generale stabilite la punctul 2 din anexa la acele dispoziții în materie de securitate instituie principii generale de legalitate, transparență, responsabilitate și subsidiaritate (proporționalitate) care se aplică de asemenea gestionării crizelor.

Atribuirea responsabilităților în cadrul Comisiei și situația deosebită a delegațiilor Comunității în țările terțe necesită proceduri specifice și tipuri de acțiuni distincte, având în vedere faptul că măsurile de securitate se referă la localurile Comisiei în statele membre sau în țările terțe.

În conformitate cu principiul continuității serviciului public, Comisia trebuie să fie în măsură să își îndeplinească sarcinile în toate împrejurările, astfel cum se prevede în tratate. În consecință, în caz de evenimente excepționale și neprevăzute care împiedică adoptarea unor decizii colegiale de către Comisie prin procedură scrisă sau orală astfel cum se prevede în regulamentul de procedură, președintele Comisiei trebuie să dispună de puteri extraordinare care să îi permită să ia orice măsură considerată urgentă și necesară în contextul situației date.

Prin urmare, este necesar să se modifice în consecință dispozițiile Comisiei în materie de proceduri operaționale de gestionare a crizei, astfel cum sunt anexate la regulamentul de procedură prin Decizia 2003/246/CE, Euratom. Din motive de claritate, este necesar ca acestea să fie înlocuite de prezenta decizie,

Sistemul de criză este gestionat de către un grup de gestiune, în conformitate cu alineatul (2). Acesta este sprijinit de o echipă operațională și de o echipă de monitorizare, instituite de către directorul Direcției de Securitate a Comisiei.

Grupul de gestiune se reunește sub președinția secretarului general adjunct. Acesta este format dintr-un membru al Cabinetului președintelui și dintr-un membru al Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, directorul Direcției de Securitate a Comisiei, Directorii generali de la Serviciului Juridic, Personal și Administrație, Buget, Comunicație, Justiție, libertate și securitate, Relații Externe și Informatică, precum și alte persoane pe care Secretarul general adjunct le consideră adecvate în aceste împrejurări.

În cazul în care apare o situație de criză în afara Uniunii Europene, un membru al cabinetului comisarului însărcinat cu Relații Externe este invitat să participe la reuniunile grupului de gestiune.

Grupul de gestiune are drept rol să consilieze Comisia și în special membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în legătură cu măsurile adecvate care urmează să fie luate pentru a proteja personalul și bunurile Comisiei, și pentru a asigura eficiența operațională a acesteia, în cazul unei situații de criză.

Președintele, membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, precum și fiecare membru al Comisiei implicat în situația de criză sunt informați în mod corespunzător în legătură cu evoluția acesteia de către președintele grupului de gestiune.

Un serviciu de permanență asigurat 24 de ore din 24, 7 zile din 7, bazat pe prezența constantă a cel puțin doi funcționari, funcționează pentru a permite Direcției de Securitate să își exercite atribuțiile.

În interiorul Uniunii Europene, membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate poate, în orice moment, să îi dea instrucțiuni directorului Direcției de Securitate a Comisiei pentru a activa sistemul de gestionare a crizei.

În cazul în care o situație de criză apare în afara Uniunii Europene, decizia de a activa sistemul de gestionare a crizei este luată în comun de către membrii Comisiei însărcinați cu Relații Externe și cu probleme de securitate.

Pentru a permite luarea deciziilor cu suficientă rapiditate astfel încât să se asigure protecția personalului Comisiei (inclusiv protecția sănătății acestuia la locul de muncă), a informațiilor, a clădirilor și a altor bunuri ale acesteia împotriva oricărei amenințări precum și pentru a asigura capacitatea sa operațională, în situațiile în care urgența împiedică utilizarea procedurilor normale de luare a deciziilor, se aplică alineatele (2) și (3).

În cazul în care apare o situație de criză în interiorul Uniunii Europene, membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate poate să ia orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile Comisiei de aceste amenințări.

În cazul în care o situație de criză apare în afara Uniunii Europene, în situații de extremă urgență, șeful unei misiuni a Comisiei sau al unei delegații a Comunității poate să ia decizii similare celor prevăzute la primul paragraf de la alineatul (2). Orice utilizare a acestor puteri trebuie notificată de îndată membrului Comisiei însărcinat cu Relații Externe, care îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu problemele de securitate. Aceste decizii se iau în comun de către cei doi membri ai Comisiei, și după caz, sunt aprobate, modificate sau anulate. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Orice decizie luată în temeiul prezentului articol este prezentată la următoarea reuniune a colegiului pentru revizuire și, după caz, aprobare, modificare sau anulare.

În cazul unor evenimente excepționale sau neprevăzute care pun Comisia în imposibilitatea de a lua o decizie colegială, prin procedură scrisă sau orală, astfel cum se prevede la articolul 4 din regulamentul de procedură, președintele Comisiei poate, în numele Comisiei și sub responsabilitatea acesteia, să ia orice măsură pe care acesta o consideră urgentă și necesară, în contextul situației de criză specifice, pentru a apăra interesul public al Comunității, pentru a respecta obligațiile legale ale Comunității sau pentru a preveni prejudiciile evitabile la adresa instituțiilor sau a organismelor comunitare, a statelor membre sau a cetățenilor și a întreprinderilor Uniunii.

Președintele acționează, în măsura în care este posibil, după consultarea serviciilor care au un interes legitim și a membrilor Comisiei cărora nu li se interzice exercitarea funcțiilor lor.

Orice decizie luată în temeiul prezentului articol este prezentată colegiului pentru revizuire și, după caz, pentru aprobare, modificare sau anulare, de îndată ce se întrunesc condițiile necesare pentru funcționarea acestuia.

Dispozițiile în materie de supleanță enunțate în regulamentul de procedură al Comisiei și în normele de aplicare se aplică mutatis mutandis prezentei decizii.

Se instituie un sistem care cuprinde măsuri de securitate standard și trei niveluri de alertă. Acest sistem, precum și măsurile de securitate corespunzătoare sunt stabilite în anexă. Acesta se aplică în toate localurile Comisiei.

Dispozițiile Comisiei în materie de proceduri operaționale de gestionare a crizei, anexate la regulamentul de procedură al Comisiei prin Decizia 2003/246/CE, Euratom, se elimină.

Prezenta decizie nu aduce prejudicii dispozițiilor Comisiei de instituire a unui sistem general rapid de alertă ARGUS, anexate la regulamentul de procedură prin Decizia 2006/25/CE, Euratom.

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Aceasta se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

ANEXĂMĂSURI DE SECURITATE STANDARD ȘI NIVELURI DE ALERTĂ

ANEXĂ

MĂSURI DE SECURITATE STANDARD ȘI NIVELURI DE ALERTĂ

Secțiunea 1

Un sistem de securitate care cuprinde măsuri standard de securitate și trei niveluri de alertă corespunzătoare existenței unei amenințări se aplică în localurile Comisiei. Măsurile de securitate standard și nivelurile de alertă, clasificate de la nivelul unu la nivelul trei, corespund unui nivel de amenințare ascendent, detaliate în apendicele 1, sunt identificate prin codurile de culoare ALB, GALBEN, PORTOCALIU ȘI ROȘU.

Secțiunea 2

Măsurile de securitate standard, identificate prin culoarea ALB, enumerate în apendicele 2A și 2B, sunt aplicabile atunci când nu s-a identificat nici o amenințare de securitate specifică.

Măsurile de securitate standard enumerate în apendicele 2A la prezenta anexă se aplică în localurile Comisiei Europene situate în statele membre ale Uniunii Europene.

Măsurile de securitate standard enumerate în apendicele 2B la prezenta anexă se aplică în localurile Comisiei Europene situate în țări terțe.

Secțiunea 3

În interiorul Uniunii Europene, directorul Direcției de Securitate a Comisiei este autorizat să modifice modalitățile de aplicare a măsurilor de securitate standard din codul ALB pentru a se lua în considerare evaluările amenințărilor locale sau temporare. Acesta îi informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate și pe președintele grupului de gestiune în legătură cu măsurile luate de el, precum și cu motivele pentru care s-au luat aceste măsuri.

Fără a aduce prejudicii secțiunii 4 alineatul (3) litera (a), membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate:

decide să sporească nivelul de securitate la GALBEN, PORTOCALIU sau ROȘU, să reducă nivelul de alertă sau să revină la măsurile de securitate standard ALB;

decide care dintre măsurile specifice prevăzute de către diferitele niveluri de alertă trebuie puse în aplicare având în vedere situația actuală în materie de securitate. El ia aceste decizii luând în considerare avizul directorului Direcției de Securitate a Comisiei.

În situații de extremă urgență, în care situația de securitate cere o modificare imediată a nivelului de alertă, directorul Direcției de Securitate a Comisiei ia deciziile prevăzute la alineatul precedent. Acesta îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate și președintele grupului de gestiune în legătură cu acțiunile luate și cu motivele. După caz, directorul Direcției de Securitate a Comisiei se consultă cu grupul de gestiune, astfel cum se prevede la articolul 1 alineatul (2) din prezenta decizie.

În afara Uniunii Europene, Directorul General al Direcției Generale pentru Relațiile Externe este autorizat să modifice normele de aplicare a măsurilor de securitate standard ALB pentru a lua în considerare situațiile locale. Acesta îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe, care îi informează, la rândul său, de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate și pe președintele grupului de gestiune în legătură cu măsurile pe care le-a luat și cu motivele pentru care s-au luat aceste măsuri.

Fără a aduce atingere secțiunii 4 alineatul (3) litera (a), membrii Comisiei însărcinați cu Relații Externe și cu probleme de securitate pot decide în comun:

să crească nivelul de securitate la GALBEN, PORTOCALIU sau ROȘU, să reducă nivelul de alertă sau să revină la măsurile de securitate standard ALB;

care dintre măsurile specifice prevăzute de diferitele niveluri de alertă trebuie puse în aplicare având în vedere situația actuală de securitate. Ei iau aceste decizii luând în considerare avizul directorului Direcției de Securitate a Comisiei.

În situații de extremă urgență, în care situația de securitate cere o modificare imediată a nivelului de alertă, șeful misiunii Comisiei sau al Delegației CE ia deciziile prevăzute la alineatul (2). Acesta îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe, care îl informează, la rândul său, imediat pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate și pe președintele grupului de gestiune în legătură cu măsurile pe care le-a luat și motivele acestor măsuri.

Secțiunea 4

Reprezentanțele Comisiei, reprezentanțele regionale și misiunile UE pe lângă organizațiile internaționale în statele membre

Direcția de Securitate a Comisiei redactează orientările pe care trebuie să le urmeze Reprezentanțele Comisiei și reprezentanțele regionale. Aceste orientări sunt dezvoltate în colaborare cu DG Comunicare și, respectiv, DG Relații Externe și iau în considerare orice evaluări ale amenințării efectuate de către Direcția de Securitate a Comisiei. DG Comunicare și DG Relații Externe sunt responsabile de punerea în aplicare, operarea și aplicarea măsurilor de securitate relevante.

În cazul în care șeful unei reprezentanțe a Comisiei sau al unei reprezentanțe regionale în statele membre consideră că este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta depune cererea la Direcția de Securitate a Comisiei, cu o copie la DG Comunicare sau la DG Relații Externe, după caz, care analizează situația și înaintează cererea membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, în vederea analizării.

În situații de extremă urgență, șeful unei reprezentanțe a Comisiei sau al unei reprezentanțe regionale în statele membre poate lua orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare. Orice utilizare a acestor puteri trebuie notificată imediat Direcției de Securitate a Comisiei, cu o copie la DG Comunicare sau la DG Relații Externe, după caz, care raportează membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în vederea revizuirii, și, după caz, a aprobării, modificării sau a anulării. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Centrul comun de cercetare

Direcția de Securitate a Comisiei redactează orientările pe care trebuie să le urmeze Centrul comun de cercetare al Comisiei. Aceste orientări sunt redactate în colaborare cu Centrul comun de cercetare și iau în considerare orice evaluări ale amenințării, efectuate de către Direcția de Securitate a Comisiei. Centrul comun de cercetare este responsabil de punerea în aplicare, operarea și aplicarea măsurilor de securitate relevante.

În cazul în care șeful unui centru comun de cercetare al Comisiei consideră că este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta depune cererea la Direcția de Securitate a Comisiei, care analizează situația și transmite cererea membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, în vederea analizării.

În situații de extremă urgență, șeful unui centru comun de cercetare al Comisiei poate lua orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare. Orice utilizare a acestor puteri trebuie notificată de îndată membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în vederea revizuirii și, după caz, a aprobării, modificării sau a anulării. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Delegațiile și misiunile Comisiei în țările nemembre UE

În țările nemembre UE, membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe decide în comun cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate cu privire la nivelul de alertă al fiecărei delegații CE.

În situații de extremă urgență, sau în cazul în care consultarea nu este posibilă, șeful unei delegații CE a Comisiei poate să ia orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare, inclusiv să modifice temporar nivelul de alertă. Orice utilizare a acestor puteri, precum și orice modificare a nivelului de alertă este notificată de îndată de către șeful Delegației CE membrului Comisiei însărcinat cu Relații Externe, care îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în legătură cu măsurile luate și cu motivele pentru care s-au luat aceste măsuri. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

În situații diferite de cele reglementate de alineatul precedent, în cazul în care șeful unei misiuni a Comisiei sau a unei delegații CE consideră ca este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta prezintă o cerere Directorului General pentru Relații Externe, care raportează directorului Direcției de Securitate a Comisiei. Autorizația de modificare a nivelului de alertă se dă în comun de către membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe și membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Apendice 1

NIVELURI DE ALERTĂ DE SECURITATE APLICABILE COMISIEI

Introducere

Un nivel de alertă constă într-un ansamblu de măsuri de securitate menite să ofere un nivel specific de protecție personalului, informațiilor, clădirilor și altor bunuri ale Comisiei împotriva oricărei amenințări, precum și să asigure capacitatea operațională a acesteia. Aceste măsuri de securitate sunt puse în aplicare sau suprimate într-o manieră generală sau selectivă, în funcție de creșterea sau de scăderea nivelului de amenințare.

Un nivel de alertă cere adoptarea unor măsuri detaliate care trebuie să fie puse în aplicare de către Direcția de Securitate sau de către șeful delegației interesat de situația de criză, în funcție de natura amenințării. Seturile de măsuri sunt stabilite într-o decizie separată.

Măsuri de securitate standard ALB

Măsurile de securitate standard din codul ALB sunt utilizate atunci când nu a fost identificată nici o amenințare semnificativă la adresa securității. Aceste măsuri de securitate standard se aplică zilnic. Acestea indică o situație de securitate normală și oferă un nivel de securitate minim acceptabil. Acestea constituie baza măsurilor de securitate aplicate în localurile Comisiei.

Nivel de alertă GALBEN

Nivelul de alertă GALBEN intră în vigoare în cazul în care au loc amenințări sau evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri și care pot avea un efect negativ asupra Comisiei Europene sau asupra funcționării acesteia.

Nivel de alertă PORTOCALIU

Nivelul de alertă PORTOCALIU intră în vigoare atunci când au loc amenințări sau evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri și care vizează Comisia Europeană sau funcționarea acesteia, chiar dacă nu s-a identificat un obiect, o țintă sau un moment precis al atacului.

Nivel de alertă ROȘU

Nivelul de alertă ROȘU intră în vigoare atunci când Comisia Europeană sau funcționarea sa devin ținte ale amenințărilor sau ale unor evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri. Aceste amenințări sunt clare și precise și pot surveni în orice moment.

Apendice 2A

MĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN STATELE MEMBRE ALE UNIUNII EUROPENE

Introducere

Măsurile de securitate standard sunt stabilite în termeni generali și, atunci când se aplică, sunt însoțite de instrucțiuni detaliate pentru serviciile însărcinate cu punerea lor în aplicare. Direcția de Securitate a Comisiei este însărcinată cu redactarea acestor instrucțiuni detaliate, și cu supravegherea punerii lor în aplicare.

Modalități de aplicare

Aceste măsuri de securitate standard sunt general aplicabile. Ele prevăd un nivel de securitate proporțional cu o situație care nu prezintă un nivel înalt de amenințare. Această situație este identificată cu codul de culoare ALB. Acestea constituie baza măsurilor de securitate aplicate în localurile Comisiei.

Comunicațiile în afara Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de poliție locale și federale din statele membre, în special în Belgia și în Luxemburg. Direcția de securitate a Comisiei stabilește punctele de contact pentru schimburile constante de informații de interes reciproc, în special în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține contacte cu serviciile de securitate ale statelor membre. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de securitate ale celorlalte instituții comunitare. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Comunicațiile în interiorul Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei informează tot personalul recent recrutat, inclusiv agenții temporari, experții naționali și agenții contractuali, în legătură cu măsurile de securitate standard aplicabile în localurile Comisiei. Acțiunile de sensibilizare pun un accent minim pe responsabilitatea individuală a funcționarilor Comisiei în următoarele domenii: accesul la clădirile Comisiei, vizitatori, normele care reglementează organizarea de reuniuni, utilizarea poștei, utilizarea poștei electronice, aspectele de securitate a comunicațiilor telefonice și procesarea și utilizarea informațiilor clasificate ale UE.

Protecția fizică/controlul accesului

Principii care reglementează controlul accesului

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Direcția de Securitate a Comisiei stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Comisiei Europene sau în anumite părți ale acestora.

Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să aibă un card de acces valabil recunoscut de către Direcția de Securitate a Comisiei. Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să respecte toate instrucțiunile în materie de securitate date de Direcția de Securitate a Comisiei sau de un membru al serviciului de supraveghere.

Cardul de acces valabil trebuie să fie purtat la vedere în permanență de către toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și localurilor Comisiei.

Programul de acces în clădirile Comisiei pentru diferite categorii de personal se stabilește în colaborare cu Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului menționat anterior, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care dețin o legitimație de serviciu din partea Comisiei trebuie să se înscrie în registrul pus la dispoziție în acest scop la recepția clădirii. În afară de înscrierea în registrul menționat, toți membrii altor categorii de personal trebuie să furnizeze o autorizație valabilă care acordă acces la o clădire a Comisiei. Această autorizație se acordă de către Direcția de Securitate a Comisiei la cererea serviciului responsabil și se transmite la recepția în cauză, în conformitate cu procedurile în vigoare.

Cardurile de acces valabile

Legitimațiile de serviciu sunt emise membrilor Comisiei și funcționarilor acesteia, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene și Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului altor instituții, agenții și organisme găzduite în localurile Comisiei. Legitimațiile de serviciu ale altor instituții ale UE sunt acceptate pe baza unui acord cu instituția în cauză.

Tuturor celorlalți membri ai personalului care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor instituției li se eliberează carduri de acces. Durata de valabilitate a cardurilor eliberate personalului cu contract individual de muncă pe durată determinată nu trebuie să depășească această limită de timp decât în cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei autorizează acest lucru.

Se eliberează carduri de acces și personalului unei firme contractante care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale. Data la care expiră aceste carduri de acces care se vor elibera personalului firmei este data la care expiră contractul încheiat cu Comisia, cu condiția ca aceste persoane să dețină un act de identitate valabil până la data expirării contractului. În cazul în care această ultimă condiție nu este îndeplinită, cardul de acces care se va elibera va fi valabil până la data la care expiră actul de identitate.

În cazul în care un membru al Parlamentului European dorește să intre într-o clădire a Comisiei, acesta poate să facă acest lucru prezentând personalului de securitate de serviciu cardul său de acces emis de către Parlamentul European, fără a mai trebui să fie supus controalelor suplimentare de securitate impuse vizitatorilor din afară.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către Direcția de Securitate a Comisiei din motive legitime care justifică accesul la clădirile Comisiei.

Legitimații de presă: Cererile de acreditare ale jurnaliștilor sunt procesate de către Direcția Generală Comunicare, în cooperare cu Consiliul și cu serviciile naționale. În cazul în care se aprobă o cerere de acreditare, Direcția Generală Comunicare solicită Direcției de Securitate a Comisiei să emită o legitimație.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Comisiei, în urma verificării unui document valabil de identitate.

Numai titularii unei legitimații de serviciu sunt autorizați să invite vizitatori în clădirile Comisiei. În cazul în care un serviciu al Comisiei responsabil de titularii altor carduri de acces valabile dorește să invite vizitatori, acesta poate să adreseze o cerere motivată către Direcția de Securitate a Comisiei.

Membrii familiei funcționarilor Comisiei care solicită accesul la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Toate legitimațiile de serviciu și cardurile de acces rămân proprietatea Comisiei și trebuie restituite Direcției de Securitate a Comisiei la cererea acesteia. Serviciile Comisiei care au cerut Direcției de Securitate a acesteia să emită carduri de acces valabile se asigură că respectivul card este restituit Direcției de Securitate a Comisiei fie la sfârșitul contractului, fie în cazul în care baza care a justificat eliberarea cardului nu mai este valabilă.

Tipuri de vizitatori în localurile Comisiei

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Comisiei trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Comisiei care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Comisiei.

Vizitatorii care participă la reuniuni și la manifestări. Direcția Generală, cabinetul sau serviciul responsabil de organizarea reuniunilor și a manifestărilor instituie în zona de recepție în care urmează să aibă loc reuniunea mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor de vizitatori pentru participanți. Participanții trebuie să poarte aceste ecusoane la vedere în timpul prezenței lor în clădirea Comisiei sau unde se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot intra în localurile Comisiei decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de orice autorizare de acces în clădirile Comisiei.

Accesul trebuie controlat în permanență, chiar și în caz de evacuare a unei clădiri sau a unei situații de urgență.

Serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă notifică în avans Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu exercițiile de evacuare, astfel încât să se asigure controlul accesului în timpul și în urma exercițiului.

Furnizorii care efectuează livrări pentru o clădire a Comisiei trebuie să prezinte o listă a bunurilor care arată în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri se notifică imediat Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o persoană nu este autorizată să intre într-una sau mai multe clădiri ale Comisiei, această informație este transmisă Direcției de Securitate a Comisiei, care va lua măsurile necesare.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Vizite ale personalităților marcante (VIP-uri)

Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de instituirea unor măsuri de securitate pentru toate vizitele oficiale care se desfășoară în localurile Comisiei sau în zonele conexe. Aceasta include vizitele personalităților marcante care necesită măsuri de securitate suplimentare. Serviciul Comisiei care organizează vizita notifică Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu toate detaliile necesare de îndată ce acestea îi sunt aduse la cunoștință. Serviciul în cauză informează pe deplin Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu orice noi evoluții sau schimbări aduse programului comunicat.

Acces limitat la clădirile Comisiei

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Comisiei în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere autorităților competente ale Comisiei și primesc autorizare din partea acestora. În cazul în care se acordă acces, personalul Comisiei acordă asistență serviciilor de poliție în funcție de necesități.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule în vreo clădire a Comisiei cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea Direcției de Securitate a Comisiei.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Comisiei, cu excepția câinilor care urmează să fie folosiți pentru controale ale localurilor Comisiei, cerute de către Direcția de Securitate a Comisiei, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitatea localurilor Comisiei, a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Comisiei fără acordul prealabil al Direcției de Securitate și a serviciului responsabil de comunicare al Comisiei.

Accesul la garaje sau la zonele de parcare

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Comisiei. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil pentru clădirile Comisiei. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cererea pazei de serviciu sau a personalului Direcției de Securitate a Comisiei.

Toate vehiculele care solicită acces la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze în manieră vizibilă o legitimație de acces pentru vehicule valabilă pe toată durata staționării în garaje sau în parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar atunci când urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația de acces este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului de lucru, vehiculele nu pot fi lăsate într-un garaj sau într-o zonă de parcare a Comisiei decât în zona unde funcționarul în cauză al Comisiei se află în misiune. Mai mult, aceasta necesită acordul prealabil al Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei poate refuza, din motive de securitate, accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, în cazul în care circumstanțe excepționale justifică acest lucru.

Pot fi luate măsuri urgente și specifice în ceea ce privește securitatea sau siguranța referitoare la toate vehiculele parcate în garajele, zonele de parcare sau în vecinătatea imediată a localurilor Comisiei.

Distribuirea poștei și a coletelor

Toată corespondența externă care intră, inclusiv coletele, este direcționată prin intermediul centrului Comisiei de recepție a corespondenței. După caz, corespondența neobișnuită și/sau suspectă face obiectul unor controale suplimentare de securitate.

Cu excepția cazurilor notificate de Direcția de Securitate a Comisiei și aprobate de aceasta, nu se poate depune corespondență direct într-o clădire a Comisiei.

Obiecte de valoare

Personalul Comisiei căruia îi sunt încredințate obiecte aparținând Comisiei ia toate precauțiile necesare pentru a asigura utilizarea și depozitarea corespunzătoare a acestor obiecte și pentru a evita orice prejudiciu, pierdere sau acces neautorizat.

Securitatea în vecinătatea localurilor Comisiei

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Comisiei trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat Direcției de Securitate a Comisiei orice vehicule sau obiecte suspecte care sunt găsite în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Comisiei seara, înaintea sfârșitului de săptămână și a sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Comisiei trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații de securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Comisiei, aceasta ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciile de securitate sau de urgență din țara gazdă.

Securitatea în interiorul localurilor Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei definește standardele de securitate care urmează să fie respectate de toate persoanele în clădirile Comisiei.

Acțiuni care urmează să fie luate de Direcția de Securitate a Comisiei în cazul unor incidente legate de securitate

Direcția de Securitate a Comisiei încorporează serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în ceea ce privește probleme de securitate și igienă la locul de muncă.

Linia telefonică pentru urgență internă este gestionată de Direcția de Securitate a Comisiei. După caz, serviciile de pompieri și/sau serviciile medicale de urgență din țara gazdă sunt alertate în conformitate cu instrucțiunile aplicabile în caz de urgență.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei este informată în legătură cu un incident de securitate cum ar fi o urgență medicală gravă, un incendiu, o scurgere de gaz, o pană de electricitate, o inundație sau probleme structurale grave într-o clădire a Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei alertează personalul serviciilor care se ocupă de clădire, precum și serviciul tehnic.

După caz, Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de inițierea măsurilor adecvate pentru evacuarea persoanelor prezente în clădirile Comisiei.

În cazul în care se produce un incident care implică leziuni corporale grave, orice membru al personalului trebuie să cheme serviciile medicale de urgență din țara gazdă. Persoana care apelează serviciile de urgență trebuie să informeze de îndată Direcția de Securitate a Comisiei. Aceasta din urmă se asigură că se iau măsurile adecvate, astfel încât clădirile Comisiei să nu rămână nesupravegheate.

Măsuri care urmează să fie luate în cazul unei demonstrații în afara localurilor Comisiei

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Comisiei, personalul de la recepție și de la garaje informează Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză ale Comisiei. În funcție de natura amenințării, Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei privind normele de aplicare a unui sistem de securitate pe niveluri de alertă.

Violarea integrității localurilor Comisiei

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Comisiei sunt obligate să poarte la vedere o legitimație de serviciu sau un card de acces valabil. Persoanele care nu dispun de o legitimație de serviciu sau de un card de acces valabil sunt obligate să părăsească imediat localurile Comisiei la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar, identificat în mod corespunzător de Direcția de Securitate a Comisiei.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Comisiei, funcționarii Comisiei se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia raportează imediat incidentul Direcției de Securitate a Comisiei. În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la acest tip de incidente, aceasta dă instrucțiuni în legătură cu măsurile care urmează să fie luate și cu serviciile care urmează să fie alertate.

Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei referitoare la normele de aplicare a unui sistem de alertă în materie de securitate.

Prezența unor persoane suspecte în localurile Comisiei

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Comisiei, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Comisiei are obligația de a raporta prezența acestor persoane Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei trebuie să fie informată imediat în legătură cu prezența oricăror persoane suspecte sau neautorizate în clădirile Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

Amenințarea cu bombă

În cazul în care o persoană care lucrează în clădirile Comisiei primește o amenințare cu bombă, acea persoană informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei se străduiește să obțină cât mai multe informații de la persoana care a sunat sau din mesajul primit.

Direcția de Securitate a Comisiei dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate în orice moment al zilei sau al nopții, inclusiv, după caz, cu privire la evacuare.

Descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect

Orice funcționar al Comisiei sau membru al personalului de serviciu informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia, fie de către Direcția de Securitate a Comisiei, fie de către serviciul local al Comisiei responsabil de sănătatea și de securitatea la locul de muncă. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în vecinătatea locului incidentului. Direcția de Securitate a Comisiei operează în strânsă cooperare cu serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în cadrul intervențiilor descrise mai sus.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciul Comisiei responsabil local de sănătatea și securitatea la locul de muncă, precum și autoritățile naționale competente. Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de coordonarea acțiunilor cu celelalte servicii ale Comisiei sau cu serviciile țării gazdă.

Colectarea de probe

În cazul unei infracțiuni sau al unui delict în interiorul clădirilor Comisiei, martorii evenimentelor trebuie să contacteze Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile adecvate. Martorii nu trebuie în nici un caz să atingă probele.

Apendice 2B

MĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN ȚĂRI DIFERITE DE CELE CARE FIGUREAZĂ ÎN APENDICELE 2A

Introducere

În afara Uniunii Europene, măsurile de securitate standard și instrucțiunile lor detaliate sunt puse în aplicare sub autoritatea șefului Delegației Comisiei Europene. Directorul General pentru Relații Externe îl informează în permanență pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o delegație CE este găzduită în sediul diplomatic al unui stat membru sau al unei organizații internaționale, normele de securitate cel puțin echivalente cu cele prevăzute în prezenta Decizie sunt stabilite într-un protocol de acord între Comisie și statul membru, țara gazdă sau organizația.

Modalități de aplicare

Aceste măsuri de securitate standard sunt general aplicabile. Acestea oferă un nivel de securitate proporțional cu o situație care nu prezintă un nivel înalt de amenințare. O astfel de situație va fi identificată prin codul de culoare ALB. Acestea formează baza pentru măsurile de securitate aplicate în localurile Comisiei.

După caz, aceste măsuri de securitate standard se adaptează în conformitate cu situațiile locale specifice.

Comunicațiile în afara Delegației CE

În măsura în care este posibil, șeful Delegației CE stabilește și menține în mod constant contacte în domeniul securității cu autoritățile competente din țara gazdă. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Șeful Delegației CE stabilește puncte de contact cu ambasadele altor state membre pentru schimbul constant de informații de interes reciproc, mai ales în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

După caz, astfel de contacte pot de asemenea să fie stabilite cu organizațiile internaționale la fața locului.

Comunicațiile în interiorul Delegației CE

Șeful Delegației informează toți membrii personalului nou recrutat, inclusiv agenții temporari, experții naționali detașați și agenții contractuali cu privire la măsurile de securitate standard aplicabile în localurile Delegației CE. Acțiunile de sensibilizare pun cel puțin accentul asupra responsabilității individuale a funcționarilor Comisiei în următoarele domenii: accesul la clădirile Comisiei, vizitatori, normele de organizare a reuniunilor, utilizarea sistemului de poștă, utilizarea poștei electronice, aspecte de securitate în comunicațiile telefonice, precum și procesarea și utilizarea informațiilor clasificate ale UE.

Protecția fizică/controlul accesului

Principii de reglementare a controlului accesului

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Șeful Delegației CE, în strânsă cooperare cu DG Serviciu Extern, stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Delegației CE.

Orice persoană care intră într-o clădire a unei delegații CE trebuie să dețină un card de acces valabil al Comisiei emis de Direcția de Securitate a Comisiei sau un card de acces valabil eliberat de șeful Delegației CE, în conformitate cu standardele care urmează să fie stabilite de Direcția de Securitate. Toate persoanele care intră în clădirile Comisiei sunt obligate să respecte toate instrucțiunile de securitate date de șeful Delegației CE.

Cardul de acces valabil trebuie purtat la vedere în permanență de toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și al localurilor Delegației CE.

Carduri de acces valabile

Legitimațiile de serviciu sunt emise funcționarilor Comisiei, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene sau Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului din alte instituții, agenții și alte organisme găzduite în localurile Delegației CE.

Cardurile de acces se emit către toți membrii personalului care solicită acces la clădirile Delegației CE pentru a îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor Comisiei. Durata de valabilitate a cardurilor pentru personalul cu contract individual de muncă pe durată determinată nu se prelungește dincolo de această dată. Perioada de valabilitate a unui card de acces nu trebuie să depășească niciodată sfârșitul anului curent.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către șeful Delegației CE din motive legitime care justifică accesul la clădirea Delegației CE.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Delegației CE, după verificarea unui document de identitate valabil.

Membrii familiei funcționarilor Delegației CE care solicită acces la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Numai titularii unei legitimații de serviciu pot invita vizitatori în clădirile Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces ale Comisiei rămân proprietatea acesteia și trebuie restituite șefului Delegației CE la cererea acestuia. Serviciile care au eliberat carduri de acces valabile se asigură ca acestea să fie restituite fie la sfârșitul contractului, fie atunci când deținerea cardului de acces nu mai este justificată.

Tipuri de vizitatori în localurile Comisiei

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Delegației CE trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Delegației CE care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Delegației CE.

Pentru vizitatorii care participă la reuniuni sau la recepții, șeful Delegației CE instituie la recepția clădirii unde urmează să aibă loc evenimentul mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor specifice de vizitator care participă la reuniuni sau la recepții. Acestea trebuie purtate la vedere de către participant pe durata prezenței sale în clădirea Delegației CE în care se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot avea acces la localurile Delegației decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document de identitate valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de accesul în clădirile Delegației CE.

Controlul asupra accesului se efectuează în permanență, și, în măsura în care este posibil, în caz de evacuare a unei clădiri sau într-o situație de urgență.

Programul de deschidere a Delegației CE este fixat de către șeful acesteia. În afară de programul de deschidere menționat, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care sunt titulari ai unei legitimații de serviciu a Comisiei, și care au acces la localurile Delegației Comisiei, trebuie să se înscrie în registrul prevăzut în acest scop la recepția clădirii.

Toți vizitatorii trebuie să se înscrie la recepția Delegației CE. Aceștia sunt obligați să prezinte, în afară de identificarea lor în registru, o autorizație valabilă care permite accesul în Delegația CE.

Furnizorii însărcinați să facă livrări către o clădire a unei delegații CE trebuie să prezinte o listă a bunurilor care să arate în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri este notificată imediat Direcției Generale a Serviciului Extern.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice, cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Vizite ale personalităților marcante (VIP-uri)

Șeful Delegației CE este responsabil de instituirea unor măsuri de securitate pentru toate vizitele oficiale care se desfășoară în localurile Delegației CE sau în zonele conexe.

Acces limitat la clădirile Delegației CE

Accesul la localurile Delegației CE este reglementat prin:

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice care prevăd că, în cazul în care șeful Delegației CE nu refuză accesul, serviciile de urgență din țara gazdă pot să intre în clădirile Delegației CE în caz de pericol imediat pentru securitatea sau sănătatea personalului care necesită o intervenție imediată. Directorul General pentru Relațiile Externe este informat imediat în legătură cu aceste intervenții.

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Delegației CE, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere șefului Delegației CE. În cazul în care accesul este autorizat, personalul Delegației CE acordă asistență serviciilor de poliție, după caz.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule într-o clădire a Delegației CE, cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea șefului Delegației CE.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Delegației CE, cu excepția câinilor care urmează să fie utilizați pentru controale ale localurilor Delegației CE, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitate și a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Delegației CE fără acordul prealabil al șefului Delegației CE.

Accesul la garaje sau la zonele de parcare

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Delegației CE. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil în clădirile Delegației CE. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cerere.

Toate vehiculele care solicită accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze la vedere o legitimație de acces pentru vehicule valabilă nu numai la intrarea în clădire, ci și pe durata șederii în garaj sau în zona de parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar în cazul în care urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către șeful Delegației CE.

Șeful Delegației CE poate refuza accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE din motive de securitate.

Măsuri urgente și specifice pot fi luate în ceea ce privește securitatea sau siguranța tuturor vehiculelor parcate în garaje, în parcări sau în imediata apropiere a localurilor Delegației CE.

Distribuirea poștei și a coletelor

Cu excepția valizei diplomatice, toată poșta externă care intră, inclusiv coletele, va face obiectul unor controale de securitate suplimentare, atunci când este neobișnuită sau suspectă.

Cu excepția cazurilor notificate șefului Delegației CE și aprobate de către acesta, poșta externă livrată nu poate să fie prezentată direct destinatarului său din Delegația CE.

Obiecte de valoare

Personalul Delegației CE căruia îi sunt încredințate obiecte aparținând Comisiei ia toate precauțiile necesare pentru a asigura utilizarea și depozitarea corespunzătoare a acestor obiecte și pentru a evita orice prejudiciu, pierdere sau acces neautorizat.

Securitatea în vecinătatea localurilor Delegației CE

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Delegației CE trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat șefului Delegației CE orice vehicule, obiecte sau persoane suspecte care se găsesc lângă sau în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Delegației CE seara, la sfârșitul săptămânii și înaintea sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Delegației CE trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Directorul General pentru Relații Externe primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații pentru securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Delegației CE, acesta îl informează imediat pe șeful Delegației CE, care ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, acesta contactează autoritatea competentă din țara gazdă.

Securitatea în interiorul localurilor Comisiei

Șeful Delegației CE definește standardele care urmează să fie respectate în ceea ce privește modalitățile, sarcinile și instrucțiunile de securitate aplicabile tuturor persoanelor care se găsesc în clădirile Delegației CE sau în zonele apropiate.

Acțiuni care urmează să fie luate de șeful Delegației CE în cazul unor incidente legate de securitate

În cazul în care se semnalează un incident care implică leziuni corporale grave, toți membrii personalului sunt obligați să cheme serviciile medicale de urgență locale.

Se iau măsuri adecvate astfel încât clădirea Delegației CE să nu rămână nesupravegheată.

Măsuri care urmează să fie luate în cazul unei demonstrații în afara localurilor Delegației CE

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Delegației CE, personalul de la recepție și de la garaje îl informează pe șeful Delegației CE, care ia măsuri de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Delegației CE, șeful Delegației emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză și informează imediat Direcția Generală pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei. În funcție de natura amenințării, se iau măsuri corespunzătoare.

Violarea integrității localurilor Delegației CE

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Delegației CE sunt obligate să poarte la vedere un card de acces sau o legitimație de serviciu valabilă. Persoanele care nu dispun de un astfel de card de acces sau de o legitimație de serviciu valabilă sunt obligate să părăsească imediat localurile Delegației CE la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar însărcinat în mod corespunzător de către șeful Delegației CE.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Delegației CE, funcționarii Delegației CE se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia îl informează imediat pe Directorul General pentru Relații Externe și încearcă să obțină instrucțiuni în ceea ce privește măsurile care urmează să fie luate și serviciile corespunzătoare care urmează să fie alertate.

Directorul General pentru Relații Externe, în colaborare cu directorul Direcției de Securitate a Comisiei, ia toate măsurile adecvate pentru a rezolva problema. El poate să contacteze autoritățile competente din țara gazdă, inclusiv forțele de poliție, pentru a le solicita asistența.

Prezența unor persoane suspecte în localurile Delegației CE

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Delegației CE, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului Delegației CE trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Delegației CE are obligația de a raporta prezența acestor persoane șefului Delegației CE.

Șeful Delegației CE trebuie să fie informat imediat în legătură cu orice intruziune suspectă sau neautorizată în clădirile Comisiei. Directorul General pentru Relațiile Externe dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

Amenințarea cu bombă

În cazul în care o persoană care lucrează la Delegația CE primește o amenințare cu bombă, acea persoană îl informează imediat pe Directorul General pentru Relațiile Externe. Această persoană se străduiește să obțină cât mai multe informații de la autorul apelului, sau pe baza mesajului primit.

Directorul General pentru Relații Externe dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și îl informează fără întârziere pe membrul Comisiei responsabil pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe membrul Comisiei responsabil pentru probleme de securitate.

La cererea autorităților competente din țara gazdă (de exemplu serviciile de urgență), șeful Delegației CE poate decide evacuarea clădirii Delegației CE. Directorul General pentru Relații Externe este informat în permanență.

Descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect

Orice funcționar al Delegației CE sau membru al personalului de serviciu îl informează imediat pe șeful Delegației CE cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în apropierea locului incidentului.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, șeful Delegației CE contactează autoritățile competente din țara gazdă.

Colectarea de probe

În cazul unei infracțiuni sau al unui delict în interiorul localurilor Comisiei, martorii evenimentelor trebuie să îl contacteze pe șeful Delegației CE, care ia măsurile adecvate. Martorii nu trebuie în nici un caz să atingă probele.

decide să sporească nivelul de securitate la GALBEN, PORTOCALIU sau ROȘU, să reducă nivelul de alertă sau să revină la măsurile de securitate standard ALB;

decide care dintre măsurile specifice prevăzute de către diferitele niveluri de alertă trebuie puse în aplicare având în vedere situația actuală în materie de securitate. El ia aceste decizii luând în considerare avizul directorului Direcției de Securitate a Comisiei.

să crească nivelul de securitate la GALBEN, PORTOCALIU sau ROȘU, să reducă nivelul de alertă sau să revină la măsurile de securitate standard ALB;

care dintre măsurile specifice prevăzute de diferitele niveluri de alertă trebuie puse în aplicare având în vedere situația actuală de securitate. Ei iau aceste decizii luând în considerare avizul directorului Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei redactează orientările pe care trebuie să le urmeze Reprezentanțele Comisiei și reprezentanțele regionale. Aceste orientări sunt dezvoltate în colaborare cu DG Comunicare și, respectiv, DG Relații Externe și iau în considerare orice evaluări ale amenințării efectuate de către Direcția de Securitate a Comisiei. DG Comunicare și DG Relații Externe sunt responsabile de punerea în aplicare, operarea și aplicarea măsurilor de securitate relevante.

În cazul în care șeful unei reprezentanțe a Comisiei sau al unei reprezentanțe regionale în statele membre consideră că este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta depune cererea la Direcția de Securitate a Comisiei, cu o copie la DG Comunicare sau la DG Relații Externe, după caz, care analizează situația și înaintează cererea membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, în vederea analizării.

În situații de extremă urgență, șeful unei reprezentanțe a Comisiei sau al unei reprezentanțe regionale în statele membre poate lua orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare. Orice utilizare a acestor puteri trebuie notificată imediat Direcției de Securitate a Comisiei, cu o copie la DG Comunicare sau la DG Relații Externe, după caz, care raportează membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în vederea revizuirii, și, după caz, a aprobării, modificării sau a anulării. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Direcția de Securitate a Comisiei redactează orientările pe care trebuie să le urmeze Centrul comun de cercetare al Comisiei. Aceste orientări sunt redactate în colaborare cu Centrul comun de cercetare și iau în considerare orice evaluări ale amenințării, efectuate de către Direcția de Securitate a Comisiei. Centrul comun de cercetare este responsabil de punerea în aplicare, operarea și aplicarea măsurilor de securitate relevante.

În cazul în care șeful unui centru comun de cercetare al Comisiei consideră că este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta depune cererea la Direcția de Securitate a Comisiei, care analizează situația și transmite cererea membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate, în vederea analizării.

În situații de extremă urgență, șeful unui centru comun de cercetare al Comisiei poate lua orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare. Orice utilizare a acestor puteri trebuie notificată de îndată membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în vederea revizuirii și, după caz, a aprobării, modificării sau a anulării. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

În țările nemembre UE, membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe decide în comun cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate cu privire la nivelul de alertă al fiecărei delegații CE.

În situații de extremă urgență, sau în cazul în care consultarea nu este posibilă, șeful unei delegații CE a Comisiei poate să ia orice decizie pe care o consideră necesară pentru a proteja personalul și bunurile de o amenințare, inclusiv să modifice temporar nivelul de alertă. Orice utilizare a acestor puteri, precum și orice modificare a nivelului de alertă este notificată de îndată de către șeful Delegației CE membrului Comisiei însărcinat cu Relații Externe, care îl informează de îndată pe membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate în legătură cu măsurile luate și cu motivele pentru care s-au luat aceste măsuri. Președintele grupului de gestiune este informat în același timp cu membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

În situații diferite de cele reglementate de alineatul precedent, în cazul în care șeful unei misiuni a Comisiei sau a unei delegații CE consideră ca este necesar să se modifice nivelul de alertă, acesta prezintă o cerere Directorului General pentru Relații Externe, care raportează directorului Direcției de Securitate a Comisiei. Autorizația de modificare a nivelului de alertă se dă în comun de către membrul Comisiei însărcinat cu Relații Externe și membrul Comisiei însărcinat cu probleme de securitate.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de poliție locale și federale din statele membre, în special în Belgia și în Luxemburg. Direcția de securitate a Comisiei stabilește punctele de contact pentru schimburile constante de informații de interes reciproc, în special în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține contacte cu serviciile de securitate ale statelor membre. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de securitate ale celorlalte instituții comunitare. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Direcția de Securitate a Comisiei stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Comisiei Europene sau în anumite părți ale acestora.

Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să aibă un card de acces valabil recunoscut de către Direcția de Securitate a Comisiei. Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să respecte toate instrucțiunile în materie de securitate date de Direcția de Securitate a Comisiei sau de un membru al serviciului de supraveghere.

Cardul de acces valabil trebuie să fie purtat la vedere în permanență de către toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și localurilor Comisiei.

Programul de acces în clădirile Comisiei pentru diferite categorii de personal se stabilește în colaborare cu Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului menționat anterior, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care dețin o legitimație de serviciu din partea Comisiei trebuie să se înscrie în registrul pus la dispoziție în acest scop la recepția clădirii. În afară de înscrierea în registrul menționat, toți membrii altor categorii de personal trebuie să furnizeze o autorizație valabilă care acordă acces la o clădire a Comisiei. Această autorizație se acordă de către Direcția de Securitate a Comisiei la cererea serviciului responsabil și se transmite la recepția în cauză, în conformitate cu procedurile în vigoare.

Legitimațiile de serviciu sunt emise membrilor Comisiei și funcționarilor acesteia, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene și Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului altor instituții, agenții și organisme găzduite în localurile Comisiei. Legitimațiile de serviciu ale altor instituții ale UE sunt acceptate pe baza unui acord cu instituția în cauză.

Tuturor celorlalți membri ai personalului care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor instituției li se eliberează carduri de acces. Durata de valabilitate a cardurilor eliberate personalului cu contract individual de muncă pe durată determinată nu trebuie să depășească această limită de timp decât în cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei autorizează acest lucru.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către Direcția de Securitate a Comisiei din motive legitime care justifică accesul la clădirile Comisiei.

Legitimații de presă: Cererile de acreditare ale jurnaliștilor sunt procesate de către Direcția Generală Comunicare, în cooperare cu Consiliul și cu serviciile naționale. În cazul în care se aprobă o cerere de acreditare, Direcția Generală Comunicare solicită Direcției de Securitate a Comisiei să emită o legitimație.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Comisiei, în urma verificării unui document valabil de identitate.

Numai titularii unei legitimații de serviciu sunt autorizați să invite vizitatori în clădirile Comisiei. În cazul în care un serviciu al Comisiei responsabil de titularii altor carduri de acces valabile dorește să invite vizitatori, acesta poate să adreseze o cerere motivată către Direcția de Securitate a Comisiei.

Membrii familiei funcționarilor Comisiei care solicită accesul la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Toate legitimațiile de serviciu și cardurile de acces rămân proprietatea Comisiei și trebuie restituite Direcției de Securitate a Comisiei la cererea acesteia. Serviciile Comisiei care au cerut Direcției de Securitate a acesteia să emită carduri de acces valabile se asigură că respectivul card este restituit Direcției de Securitate a Comisiei fie la sfârșitul contractului, fie în cazul în care baza care a justificat eliberarea cardului nu mai este valabilă.

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Comisiei trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Comisiei care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Comisiei.

Vizitatorii care participă la reuniuni și la manifestări. Direcția Generală, cabinetul sau serviciul responsabil de organizarea reuniunilor și a manifestărilor instituie în zona de recepție în care urmează să aibă loc reuniunea mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor de vizitatori pentru participanți. Participanții trebuie să poarte aceste ecusoane la vedere în timpul prezenței lor în clădirea Comisiei sau unde se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot intra în localurile Comisiei decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de orice autorizare de acces în clădirile Comisiei.

Accesul trebuie controlat în permanență, chiar și în caz de evacuare a unei clădiri sau a unei situații de urgență.

Serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă notifică în avans Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu exercițiile de evacuare, astfel încât să se asigure controlul accesului în timpul și în urma exercițiului.

Furnizorii care efectuează livrări pentru o clădire a Comisiei trebuie să prezinte o listă a bunurilor care arată în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri se notifică imediat Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o persoană nu este autorizată să intre într-una sau mai multe clădiri ale Comisiei, această informație este transmisă Direcției de Securitate a Comisiei, care va lua măsurile necesare.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Comisiei în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere autorităților competente ale Comisiei și primesc autorizare din partea acestora. În cazul în care se acordă acces, personalul Comisiei acordă asistență serviciilor de poliție în funcție de necesități.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule în vreo clădire a Comisiei cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea Direcției de Securitate a Comisiei.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Comisiei, cu excepția câinilor care urmează să fie folosiți pentru controale ale localurilor Comisiei, cerute de către Direcția de Securitate a Comisiei, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitatea localurilor Comisiei, a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Comisiei fără acordul prealabil al Direcției de Securitate și a serviciului responsabil de comunicare al Comisiei.

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Comisiei. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil pentru clădirile Comisiei. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cererea pazei de serviciu sau a personalului Direcției de Securitate a Comisiei.

Toate vehiculele care solicită acces la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze în manieră vizibilă o legitimație de acces pentru vehicule valabilă pe toată durata staționării în garaje sau în parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar atunci când urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația de acces este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului de lucru, vehiculele nu pot fi lăsate într-un garaj sau într-o zonă de parcare a Comisiei decât în zona unde funcționarul în cauză al Comisiei se află în misiune. Mai mult, aceasta necesită acordul prealabil al Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei poate refuza, din motive de securitate, accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, în cazul în care circumstanțe excepționale justifică acest lucru.

Pot fi luate măsuri urgente și specifice în ceea ce privește securitatea sau siguranța referitoare la toate vehiculele parcate în garajele, zonele de parcare sau în vecinătatea imediată a localurilor Comisiei.

Toată corespondența externă care intră, inclusiv coletele, este direcționată prin intermediul centrului Comisiei de recepție a corespondenței. După caz, corespondența neobișnuită și/sau suspectă face obiectul unor controale suplimentare de securitate.

Cu excepția cazurilor notificate de Direcția de Securitate a Comisiei și aprobate de aceasta, nu se poate depune corespondență direct într-o clădire a Comisiei.

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Comisiei trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat Direcției de Securitate a Comisiei orice vehicule sau obiecte suspecte care sunt găsite în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Comisiei seara, înaintea sfârșitului de săptămână și a sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Comisiei trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații de securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Comisiei, aceasta ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciile de securitate sau de urgență din țara gazdă.

Direcția de Securitate a Comisiei încorporează serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în ceea ce privește probleme de securitate și igienă la locul de muncă.

Linia telefonică pentru urgență internă este gestionată de Direcția de Securitate a Comisiei. După caz, serviciile de pompieri și/sau serviciile medicale de urgență din țara gazdă sunt alertate în conformitate cu instrucțiunile aplicabile în caz de urgență.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei este informată în legătură cu un incident de securitate cum ar fi o urgență medicală gravă, un incendiu, o scurgere de gaz, o pană de electricitate, o inundație sau probleme structurale grave într-o clădire a Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei alertează personalul serviciilor care se ocupă de clădire, precum și serviciul tehnic.

După caz, Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de inițierea măsurilor adecvate pentru evacuarea persoanelor prezente în clădirile Comisiei.

În cazul în care se produce un incident care implică leziuni corporale grave, orice membru al personalului trebuie să cheme serviciile medicale de urgență din țara gazdă. Persoana care apelează serviciile de urgență trebuie să informeze de îndată Direcția de Securitate a Comisiei. Aceasta din urmă se asigură că se iau măsurile adecvate, astfel încât clădirile Comisiei să nu rămână nesupravegheate.

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Comisiei, personalul de la recepție și de la garaje informează Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză ale Comisiei. În funcție de natura amenințării, Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei privind normele de aplicare a unui sistem de securitate pe niveluri de alertă.

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Comisiei sunt obligate să poarte la vedere o legitimație de serviciu sau un card de acces valabil. Persoanele care nu dispun de o legitimație de serviciu sau de un card de acces valabil sunt obligate să părăsească imediat localurile Comisiei la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar, identificat în mod corespunzător de Direcția de Securitate a Comisiei.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Comisiei, funcționarii Comisiei se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia raportează imediat incidentul Direcției de Securitate a Comisiei. În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la acest tip de incidente, aceasta dă instrucțiuni în legătură cu măsurile care urmează să fie luate și cu serviciile care urmează să fie alertate.

Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei referitoare la normele de aplicare a unui sistem de alertă în materie de securitate.

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Comisiei, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Comisiei are obligația de a raporta prezența acestor persoane Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei trebuie să fie informată imediat în legătură cu prezența oricăror persoane suspecte sau neautorizate în clădirile Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

În cazul în care o persoană care lucrează în clădirile Comisiei primește o amenințare cu bombă, acea persoană informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei se străduiește să obțină cât mai multe informații de la persoana care a sunat sau din mesajul primit.

Direcția de Securitate a Comisiei dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate în orice moment al zilei sau al nopții, inclusiv, după caz, cu privire la evacuare.

Orice funcționar al Comisiei sau membru al personalului de serviciu informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia, fie de către Direcția de Securitate a Comisiei, fie de către serviciul local al Comisiei responsabil de sănătatea și de securitatea la locul de muncă. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în vecinătatea locului incidentului. Direcția de Securitate a Comisiei operează în strânsă cooperare cu serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în cadrul intervențiilor descrise mai sus.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciul Comisiei responsabil local de sănătatea și securitatea la locul de muncă, precum și autoritățile naționale competente. Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de coordonarea acțiunilor cu celelalte servicii ale Comisiei sau cu serviciile țării gazdă.

În măsura în care este posibil, șeful Delegației CE stabilește și menține în mod constant contacte în domeniul securității cu autoritățile competente din țara gazdă. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Șeful Delegației CE stabilește puncte de contact cu ambasadele altor state membre pentru schimbul constant de informații de interes reciproc, mai ales în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

După caz, astfel de contacte pot de asemenea să fie stabilite cu organizațiile internaționale la fața locului.

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Șeful Delegației CE, în strânsă cooperare cu DG Serviciu Extern, stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Delegației CE.

Orice persoană care intră într-o clădire a unei delegații CE trebuie să dețină un card de acces valabil al Comisiei emis de Direcția de Securitate a Comisiei sau un card de acces valabil eliberat de șeful Delegației CE, în conformitate cu standardele care urmează să fie stabilite de Direcția de Securitate. Toate persoanele care intră în clădirile Comisiei sunt obligate să respecte toate instrucțiunile de securitate date de șeful Delegației CE.

Cardul de acces valabil trebuie purtat la vedere în permanență de toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și al localurilor Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu sunt emise funcționarilor Comisiei, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene sau Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului din alte instituții, agenții și alte organisme găzduite în localurile Delegației CE.

Cardurile de acces se emit către toți membrii personalului care solicită acces la clădirile Delegației CE pentru a îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor Comisiei. Durata de valabilitate a cardurilor pentru personalul cu contract individual de muncă pe durată determinată nu se prelungește dincolo de această dată. Perioada de valabilitate a unui card de acces nu trebuie să depășească niciodată sfârșitul anului curent.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către șeful Delegației CE din motive legitime care justifică accesul la clădirea Delegației CE.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Delegației CE, după verificarea unui document de identitate valabil.

Membrii familiei funcționarilor Delegației CE care solicită acces la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Numai titularii unei legitimații de serviciu pot invita vizitatori în clădirile Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces ale Comisiei rămân proprietatea acesteia și trebuie restituite șefului Delegației CE la cererea acestuia. Serviciile care au eliberat carduri de acces valabile se asigură ca acestea să fie restituite fie la sfârșitul contractului, fie atunci când deținerea cardului de acces nu mai este justificată.

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Delegației CE trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Delegației CE care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Delegației CE.

Pentru vizitatorii care participă la reuniuni sau la recepții, șeful Delegației CE instituie la recepția clădirii unde urmează să aibă loc evenimentul mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor specifice de vizitator care participă la reuniuni sau la recepții. Acestea trebuie purtate la vedere de către participant pe durata prezenței sale în clădirea Delegației CE în care se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot avea acces la localurile Delegației decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document de identitate valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de accesul în clădirile Delegației CE.

Controlul asupra accesului se efectuează în permanență, și, în măsura în care este posibil, în caz de evacuare a unei clădiri sau într-o situație de urgență.

Programul de deschidere a Delegației CE este fixat de către șeful acesteia. În afară de programul de deschidere menționat, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care sunt titulari ai unei legitimații de serviciu a Comisiei, și care au acces la localurile Delegației Comisiei, trebuie să se înscrie în registrul prevăzut în acest scop la recepția clădirii.

Toți vizitatorii trebuie să se înscrie la recepția Delegației CE. Aceștia sunt obligați să prezinte, în afară de identificarea lor în registru, o autorizație valabilă care permite accesul în Delegația CE.

Furnizorii însărcinați să facă livrări către o clădire a unei delegații CE trebuie să prezinte o listă a bunurilor care să arate în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri este notificată imediat Direcției Generale a Serviciului Extern.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice, cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Accesul la localurile Delegației CE este reglementat prin:

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice care prevăd că, în cazul în care șeful Delegației CE nu refuză accesul, serviciile de urgență din țara gazdă pot să intre în clădirile Delegației CE în caz de pericol imediat pentru securitatea sau sănătatea personalului care necesită o intervenție imediată. Directorul General pentru Relațiile Externe este informat imediat în legătură cu aceste intervenții.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule într-o clădire a Delegației CE, cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea șefului Delegației CE.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Delegației CE, cu excepția câinilor care urmează să fie utilizați pentru controale ale localurilor Delegației CE, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitate și a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Delegației CE fără acordul prealabil al șefului Delegației CE.

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Delegației CE. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil în clădirile Delegației CE. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cerere.

Toate vehiculele care solicită accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze la vedere o legitimație de acces pentru vehicule valabilă nu numai la intrarea în clădire, ci și pe durata șederii în garaj sau în zona de parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar în cazul în care urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către șeful Delegației CE.

Șeful Delegației CE poate refuza accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE din motive de securitate.

Măsuri urgente și specifice pot fi luate în ceea ce privește securitatea sau siguranța tuturor vehiculelor parcate în garaje, în parcări sau în imediata apropiere a localurilor Delegației CE.

Cu excepția valizei diplomatice, toată poșta externă care intră, inclusiv coletele, va face obiectul unor controale de securitate suplimentare, atunci când este neobișnuită sau suspectă.

Cu excepția cazurilor notificate șefului Delegației CE și aprobate de către acesta, poșta externă livrată nu poate să fie prezentată direct destinatarului său din Delegația CE.

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Delegației CE trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat șefului Delegației CE orice vehicule, obiecte sau persoane suspecte care se găsesc lângă sau în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Delegației CE seara, la sfârșitul săptămânii și înaintea sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Delegației CE trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Directorul General pentru Relații Externe primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații pentru securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Delegației CE, acesta îl informează imediat pe șeful Delegației CE, care ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, acesta contactează autoritatea competentă din țara gazdă.

În cazul în care se semnalează un incident care implică leziuni corporale grave, toți membrii personalului sunt obligați să cheme serviciile medicale de urgență locale.

Se iau măsuri adecvate astfel încât clădirea Delegației CE să nu rămână nesupravegheată.

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Delegației CE, personalul de la recepție și de la garaje îl informează pe șeful Delegației CE, care ia măsuri de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Delegației CE, șeful Delegației emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză și informează imediat Direcția Generală pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei. În funcție de natura amenințării, se iau măsuri corespunzătoare.

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Delegației CE sunt obligate să poarte la vedere un card de acces sau o legitimație de serviciu valabilă. Persoanele care nu dispun de un astfel de card de acces sau de o legitimație de serviciu valabilă sunt obligate să părăsească imediat localurile Delegației CE la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar însărcinat în mod corespunzător de către șeful Delegației CE.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Delegației CE, funcționarii Delegației CE se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia îl informează imediat pe Directorul General pentru Relații Externe și încearcă să obțină instrucțiuni în ceea ce privește măsurile care urmează să fie luate și serviciile corespunzătoare care urmează să fie alertate.

Directorul General pentru Relații Externe, în colaborare cu directorul Direcției de Securitate a Comisiei, ia toate măsurile adecvate pentru a rezolva problema. El poate să contacteze autoritățile competente din țara gazdă, inclusiv forțele de poliție, pentru a le solicita asistența.

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Delegației CE, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului Delegației CE trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Delegației CE are obligația de a raporta prezența acestor persoane șefului Delegației CE.

Șeful Delegației CE trebuie să fie informat imediat în legătură cu orice intruziune suspectă sau neautorizată în clădirile Comisiei. Directorul General pentru Relațiile Externe dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

În cazul în care o persoană care lucrează la Delegația CE primește o amenințare cu bombă, acea persoană îl informează imediat pe Directorul General pentru Relațiile Externe. Această persoană se străduiește să obțină cât mai multe informații de la autorul apelului, sau pe baza mesajului primit.

Directorul General pentru Relații Externe dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și îl informează fără întârziere pe membrul Comisiei responsabil pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe membrul Comisiei responsabil pentru probleme de securitate.

La cererea autorităților competente din țara gazdă (de exemplu serviciile de urgență), șeful Delegației CE poate decide evacuarea clădirii Delegației CE. Directorul General pentru Relații Externe este informat în permanență.

Orice funcționar al Delegației CE sau membru al personalului de serviciu îl informează imediat pe șeful Delegației CE cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în apropierea locului incidentului.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, șeful Delegației CE contactează autoritățile competente din țara gazdă.

Apendice 1NIVELURI DE ALERTĂ DE SECURITATE APLICABILE COMISIEI

Apendice 1

NIVELURI DE ALERTĂ DE SECURITATE APLICABILE COMISIEI

Introducere

Un nivel de alertă constă într-un ansamblu de măsuri de securitate menite să ofere un nivel specific de protecție personalului, informațiilor, clădirilor și altor bunuri ale Comisiei împotriva oricărei amenințări, precum și să asigure capacitatea operațională a acesteia. Aceste măsuri de securitate sunt puse în aplicare sau suprimate într-o manieră generală sau selectivă, în funcție de creșterea sau de scăderea nivelului de amenințare.

Un nivel de alertă cere adoptarea unor măsuri detaliate care trebuie să fie puse în aplicare de către Direcția de Securitate sau de către șeful delegației interesat de situația de criză, în funcție de natura amenințării. Seturile de măsuri sunt stabilite într-o decizie separată.

Măsuri de securitate standard ALB

Măsurile de securitate standard din codul ALB sunt utilizate atunci când nu a fost identificată nici o amenințare semnificativă la adresa securității. Aceste măsuri de securitate standard se aplică zilnic. Acestea indică o situație de securitate normală și oferă un nivel de securitate minim acceptabil. Acestea constituie baza măsurilor de securitate aplicate în localurile Comisiei.

Nivel de alertă GALBEN

Nivelul de alertă GALBEN intră în vigoare în cazul în care au loc amenințări sau evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri și care pot avea un efect negativ asupra Comisiei Europene sau asupra funcționării acesteia.

Nivel de alertă PORTOCALIU

Nivelul de alertă PORTOCALIU intră în vigoare atunci când au loc amenințări sau evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri și care vizează Comisia Europeană sau funcționarea acesteia, chiar dacă nu s-a identificat un obiect, o țintă sau un moment precis al atacului.

Nivel de alertă ROȘU

Nivelul de alertă ROȘU intră în vigoare atunci când Comisia Europeană sau funcționarea sa devin ținte ale amenințărilor sau ale unor evenimente excepționale care pun în pericol integritatea personalului, a informațiilor, clădirilor și a altor bunuri. Aceste amenințări sunt clare și precise și pot surveni în orice moment.

Apendice 2AMĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN STATELE MEMBRE ALE UNIUNII EUROPENE

Apendice 2A

MĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN STATELE MEMBRE ALE UNIUNII EUROPENE

Introducere

Măsurile de securitate standard sunt stabilite în termeni generali și, atunci când se aplică, sunt însoțite de instrucțiuni detaliate pentru serviciile însărcinate cu punerea lor în aplicare. Direcția de Securitate a Comisiei este însărcinată cu redactarea acestor instrucțiuni detaliate, și cu supravegherea punerii lor în aplicare.

Modalități de aplicare

Aceste măsuri de securitate standard sunt general aplicabile. Ele prevăd un nivel de securitate proporțional cu o situație care nu prezintă un nivel înalt de amenințare. Această situație este identificată cu codul de culoare ALB. Acestea constituie baza măsurilor de securitate aplicate în localurile Comisiei.

Comunicațiile în afara Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de poliție locale și federale din statele membre, în special în Belgia și în Luxemburg. Direcția de securitate a Comisiei stabilește punctele de contact pentru schimburile constante de informații de interes reciproc, în special în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține contacte cu serviciile de securitate ale statelor membre. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de securitate ale celorlalte instituții comunitare. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Comunicațiile în interiorul Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei informează tot personalul recent recrutat, inclusiv agenții temporari, experții naționali și agenții contractuali, în legătură cu măsurile de securitate standard aplicabile în localurile Comisiei. Acțiunile de sensibilizare pun un accent minim pe responsabilitatea individuală a funcționarilor Comisiei în următoarele domenii: accesul la clădirile Comisiei, vizitatori, normele care reglementează organizarea de reuniuni, utilizarea poștei, utilizarea poștei electronice, aspectele de securitate a comunicațiilor telefonice și procesarea și utilizarea informațiilor clasificate ale UE.

Protecția fizică/controlul accesului

Principii care reglementează controlul accesului

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Direcția de Securitate a Comisiei stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Comisiei Europene sau în anumite părți ale acestora.

Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să aibă un card de acces valabil recunoscut de către Direcția de Securitate a Comisiei. Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să respecte toate instrucțiunile în materie de securitate date de Direcția de Securitate a Comisiei sau de un membru al serviciului de supraveghere.

Cardul de acces valabil trebuie să fie purtat la vedere în permanență de către toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și localurilor Comisiei.

Programul de acces în clădirile Comisiei pentru diferite categorii de personal se stabilește în colaborare cu Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului menționat anterior, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care dețin o legitimație de serviciu din partea Comisiei trebuie să se înscrie în registrul pus la dispoziție în acest scop la recepția clădirii. În afară de înscrierea în registrul menționat, toți membrii altor categorii de personal trebuie să furnizeze o autorizație valabilă care acordă acces la o clădire a Comisiei. Această autorizație se acordă de către Direcția de Securitate a Comisiei la cererea serviciului responsabil și se transmite la recepția în cauză, în conformitate cu procedurile în vigoare.

Cardurile de acces valabile

Legitimațiile de serviciu sunt emise membrilor Comisiei și funcționarilor acesteia, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene și Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului altor instituții, agenții și organisme găzduite în localurile Comisiei. Legitimațiile de serviciu ale altor instituții ale UE sunt acceptate pe baza unui acord cu instituția în cauză.

Tuturor celorlalți membri ai personalului care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor instituției li se eliberează carduri de acces. Durata de valabilitate a cardurilor eliberate personalului cu contract individual de muncă pe durată determinată nu trebuie să depășească această limită de timp decât în cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei autorizează acest lucru.

Se eliberează carduri de acces și personalului unei firme contractante care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale. Data la care expiră aceste carduri de acces care se vor elibera personalului firmei este data la care expiră contractul încheiat cu Comisia, cu condiția ca aceste persoane să dețină un act de identitate valabil până la data expirării contractului. În cazul în care această ultimă condiție nu este îndeplinită, cardul de acces care se va elibera va fi valabil până la data la care expiră actul de identitate.

În cazul în care un membru al Parlamentului European dorește să intre într-o clădire a Comisiei, acesta poate să facă acest lucru prezentând personalului de securitate de serviciu cardul său de acces emis de către Parlamentul European, fără a mai trebui să fie supus controalelor suplimentare de securitate impuse vizitatorilor din afară.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către Direcția de Securitate a Comisiei din motive legitime care justifică accesul la clădirile Comisiei.

Legitimații de presă: Cererile de acreditare ale jurnaliștilor sunt procesate de către Direcția Generală Comunicare, în cooperare cu Consiliul și cu serviciile naționale. În cazul în care se aprobă o cerere de acreditare, Direcția Generală Comunicare solicită Direcției de Securitate a Comisiei să emită o legitimație.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Comisiei, în urma verificării unui document valabil de identitate.

Numai titularii unei legitimații de serviciu sunt autorizați să invite vizitatori în clădirile Comisiei. În cazul în care un serviciu al Comisiei responsabil de titularii altor carduri de acces valabile dorește să invite vizitatori, acesta poate să adreseze o cerere motivată către Direcția de Securitate a Comisiei.

Membrii familiei funcționarilor Comisiei care solicită accesul la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Toate legitimațiile de serviciu și cardurile de acces rămân proprietatea Comisiei și trebuie restituite Direcției de Securitate a Comisiei la cererea acesteia. Serviciile Comisiei care au cerut Direcției de Securitate a acesteia să emită carduri de acces valabile se asigură că respectivul card este restituit Direcției de Securitate a Comisiei fie la sfârșitul contractului, fie în cazul în care baza care a justificat eliberarea cardului nu mai este valabilă.

Tipuri de vizitatori în localurile Comisiei

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Comisiei trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Comisiei care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Comisiei.

Vizitatorii care participă la reuniuni și la manifestări. Direcția Generală, cabinetul sau serviciul responsabil de organizarea reuniunilor și a manifestărilor instituie în zona de recepție în care urmează să aibă loc reuniunea mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor de vizitatori pentru participanți. Participanții trebuie să poarte aceste ecusoane la vedere în timpul prezenței lor în clădirea Comisiei sau unde se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot intra în localurile Comisiei decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de orice autorizare de acces în clădirile Comisiei.

Accesul trebuie controlat în permanență, chiar și în caz de evacuare a unei clădiri sau a unei situații de urgență.

Serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă notifică în avans Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu exercițiile de evacuare, astfel încât să se asigure controlul accesului în timpul și în urma exercițiului.

Furnizorii care efectuează livrări pentru o clădire a Comisiei trebuie să prezinte o listă a bunurilor care arată în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri se notifică imediat Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o persoană nu este autorizată să intre într-una sau mai multe clădiri ale Comisiei, această informație este transmisă Direcției de Securitate a Comisiei, care va lua măsurile necesare.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Vizite ale personalităților marcante (VIP-uri)

Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de instituirea unor măsuri de securitate pentru toate vizitele oficiale care se desfășoară în localurile Comisiei sau în zonele conexe. Aceasta include vizitele personalităților marcante care necesită măsuri de securitate suplimentare. Serviciul Comisiei care organizează vizita notifică Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu toate detaliile necesare de îndată ce acestea îi sunt aduse la cunoștință. Serviciul în cauză informează pe deplin Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu orice noi evoluții sau schimbări aduse programului comunicat.

Acces limitat la clădirile Comisiei

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Comisiei în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere autorităților competente ale Comisiei și primesc autorizare din partea acestora. În cazul în care se acordă acces, personalul Comisiei acordă asistență serviciilor de poliție în funcție de necesități.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule în vreo clădire a Comisiei cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea Direcției de Securitate a Comisiei.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Comisiei, cu excepția câinilor care urmează să fie folosiți pentru controale ale localurilor Comisiei, cerute de către Direcția de Securitate a Comisiei, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitatea localurilor Comisiei, a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Comisiei fără acordul prealabil al Direcției de Securitate și a serviciului responsabil de comunicare al Comisiei.

Accesul la garaje sau la zonele de parcare

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Comisiei. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil pentru clădirile Comisiei. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cererea pazei de serviciu sau a personalului Direcției de Securitate a Comisiei.

Toate vehiculele care solicită acces la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze în manieră vizibilă o legitimație de acces pentru vehicule valabilă pe toată durata staționării în garaje sau în parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar atunci când urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația de acces este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului de lucru, vehiculele nu pot fi lăsate într-un garaj sau într-o zonă de parcare a Comisiei decât în zona unde funcționarul în cauză al Comisiei se află în misiune. Mai mult, aceasta necesită acordul prealabil al Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei poate refuza, din motive de securitate, accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, în cazul în care circumstanțe excepționale justifică acest lucru.

Pot fi luate măsuri urgente și specifice în ceea ce privește securitatea sau siguranța referitoare la toate vehiculele parcate în garajele, zonele de parcare sau în vecinătatea imediată a localurilor Comisiei.

Distribuirea poștei și a coletelor

Toată corespondența externă care intră, inclusiv coletele, este direcționată prin intermediul centrului Comisiei de recepție a corespondenței. După caz, corespondența neobișnuită și/sau suspectă face obiectul unor controale suplimentare de securitate.

Cu excepția cazurilor notificate de Direcția de Securitate a Comisiei și aprobate de aceasta, nu se poate depune corespondență direct într-o clădire a Comisiei.

Obiecte de valoare

Personalul Comisiei căruia îi sunt încredințate obiecte aparținând Comisiei ia toate precauțiile necesare pentru a asigura utilizarea și depozitarea corespunzătoare a acestor obiecte și pentru a evita orice prejudiciu, pierdere sau acces neautorizat.

Securitatea în vecinătatea localurilor Comisiei

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Comisiei trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat Direcției de Securitate a Comisiei orice vehicule sau obiecte suspecte care sunt găsite în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Comisiei seara, înaintea sfârșitului de săptămână și a sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Comisiei trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații de securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Comisiei, aceasta ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciile de securitate sau de urgență din țara gazdă.

Securitatea în interiorul localurilor Comisiei

Direcția de Securitate a Comisiei definește standardele de securitate care urmează să fie respectate de toate persoanele în clădirile Comisiei.

Acțiuni care urmează să fie luate de Direcția de Securitate a Comisiei în cazul unor incidente legate de securitate

Direcția de Securitate a Comisiei încorporează serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în ceea ce privește probleme de securitate și igienă la locul de muncă.

Linia telefonică pentru urgență internă este gestionată de Direcția de Securitate a Comisiei. După caz, serviciile de pompieri și/sau serviciile medicale de urgență din țara gazdă sunt alertate în conformitate cu instrucțiunile aplicabile în caz de urgență.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei este informată în legătură cu un incident de securitate cum ar fi o urgență medicală gravă, un incendiu, o scurgere de gaz, o pană de electricitate, o inundație sau probleme structurale grave într-o clădire a Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei alertează personalul serviciilor care se ocupă de clădire, precum și serviciul tehnic.

După caz, Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de inițierea măsurilor adecvate pentru evacuarea persoanelor prezente în clădirile Comisiei.

În cazul în care se produce un incident care implică leziuni corporale grave, orice membru al personalului trebuie să cheme serviciile medicale de urgență din țara gazdă. Persoana care apelează serviciile de urgență trebuie să informeze de îndată Direcția de Securitate a Comisiei. Aceasta din urmă se asigură că se iau măsurile adecvate, astfel încât clădirile Comisiei să nu rămână nesupravegheate.

Măsuri care urmează să fie luate în cazul unei demonstrații în afara localurilor Comisiei

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Comisiei, personalul de la recepție și de la garaje informează Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză ale Comisiei. În funcție de natura amenințării, Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei privind normele de aplicare a unui sistem de securitate pe niveluri de alertă.

Violarea integrității localurilor Comisiei

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Comisiei sunt obligate să poarte la vedere o legitimație de serviciu sau un card de acces valabil. Persoanele care nu dispun de o legitimație de serviciu sau de un card de acces valabil sunt obligate să părăsească imediat localurile Comisiei la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar, identificat în mod corespunzător de Direcția de Securitate a Comisiei.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Comisiei, funcționarii Comisiei se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia raportează imediat incidentul Direcției de Securitate a Comisiei. În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la acest tip de incidente, aceasta dă instrucțiuni în legătură cu măsurile care urmează să fie luate și cu serviciile care urmează să fie alertate.

Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei referitoare la normele de aplicare a unui sistem de alertă în materie de securitate.

Prezența unor persoane suspecte în localurile Comisiei

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Comisiei, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Comisiei are obligația de a raporta prezența acestor persoane Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei trebuie să fie informată imediat în legătură cu prezența oricăror persoane suspecte sau neautorizate în clădirile Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

Amenințarea cu bombă

În cazul în care o persoană care lucrează în clădirile Comisiei primește o amenințare cu bombă, acea persoană informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei se străduiește să obțină cât mai multe informații de la persoana care a sunat sau din mesajul primit.

Direcția de Securitate a Comisiei dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate în orice moment al zilei sau al nopții, inclusiv, după caz, cu privire la evacuare.

Descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect

Orice funcționar al Comisiei sau membru al personalului de serviciu informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia, fie de către Direcția de Securitate a Comisiei, fie de către serviciul local al Comisiei responsabil de sănătatea și de securitatea la locul de muncă. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în vecinătatea locului incidentului. Direcția de Securitate a Comisiei operează în strânsă cooperare cu serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în cadrul intervențiilor descrise mai sus.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciul Comisiei responsabil local de sănătatea și securitatea la locul de muncă, precum și autoritățile naționale competente. Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de coordonarea acțiunilor cu celelalte servicii ale Comisiei sau cu serviciile țării gazdă.

Colectarea de probe

În cazul unei infracțiuni sau al unui delict în interiorul clădirilor Comisiei, martorii evenimentelor trebuie să contacteze Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile adecvate. Martorii nu trebuie în nici un caz să atingă probele.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de poliție locale și federale din statele membre, în special în Belgia și în Luxemburg. Direcția de securitate a Comisiei stabilește punctele de contact pentru schimburile constante de informații de interes reciproc, în special în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține contacte cu serviciile de securitate ale statelor membre. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Direcția de Securitate a Comisiei stabilește și menține legături cu serviciile de securitate ale celorlalte instituții comunitare. Aceasta instituie un schimb constant de informații de interes reciproc între punctele de contact. După caz, aceasta organizează reuniuni de coordonare.

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Direcția de Securitate a Comisiei stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Comisiei Europene sau în anumite părți ale acestora.

Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să aibă un card de acces valabil recunoscut de către Direcția de Securitate a Comisiei. Orice persoană care intră într-o clădire a Comisiei trebuie să respecte toate instrucțiunile în materie de securitate date de Direcția de Securitate a Comisiei sau de un membru al serviciului de supraveghere.

Cardul de acces valabil trebuie să fie purtat la vedere în permanență de către toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și localurilor Comisiei.

Programul de acces în clădirile Comisiei pentru diferite categorii de personal se stabilește în colaborare cu Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului menționat anterior, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care dețin o legitimație de serviciu din partea Comisiei trebuie să se înscrie în registrul pus la dispoziție în acest scop la recepția clădirii. În afară de înscrierea în registrul menționat, toți membrii altor categorii de personal trebuie să furnizeze o autorizație valabilă care acordă acces la o clădire a Comisiei. Această autorizație se acordă de către Direcția de Securitate a Comisiei la cererea serviciului responsabil și se transmite la recepția în cauză, în conformitate cu procedurile în vigoare.

Legitimațiile de serviciu sunt emise membrilor Comisiei și funcționarilor acesteia, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene și Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului altor instituții, agenții și organisme găzduite în localurile Comisiei. Legitimațiile de serviciu ale altor instituții ale UE sunt acceptate pe baza unui acord cu instituția în cauză.

Tuturor celorlalți membri ai personalului care trebuie să aibă acces la clădirile Comisiei pentru a-și îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor instituției li se eliberează carduri de acces. Durata de valabilitate a cardurilor eliberate personalului cu contract individual de muncă pe durată determinată nu trebuie să depășească această limită de timp decât în cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei autorizează acest lucru.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către Direcția de Securitate a Comisiei din motive legitime care justifică accesul la clădirile Comisiei.

Legitimații de presă: Cererile de acreditare ale jurnaliștilor sunt procesate de către Direcția Generală Comunicare, în cooperare cu Consiliul și cu serviciile naționale. În cazul în care se aprobă o cerere de acreditare, Direcția Generală Comunicare solicită Direcției de Securitate a Comisiei să emită o legitimație.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Comisiei, în urma verificării unui document valabil de identitate.

Numai titularii unei legitimații de serviciu sunt autorizați să invite vizitatori în clădirile Comisiei. În cazul în care un serviciu al Comisiei responsabil de titularii altor carduri de acces valabile dorește să invite vizitatori, acesta poate să adreseze o cerere motivată către Direcția de Securitate a Comisiei.

Membrii familiei funcționarilor Comisiei care solicită accesul la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Toate legitimațiile de serviciu și cardurile de acces rămân proprietatea Comisiei și trebuie restituite Direcției de Securitate a Comisiei la cererea acesteia. Serviciile Comisiei care au cerut Direcției de Securitate a acesteia să emită carduri de acces valabile se asigură că respectivul card este restituit Direcției de Securitate a Comisiei fie la sfârșitul contractului, fie în cazul în care baza care a justificat eliberarea cardului nu mai este valabilă.

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Comisiei trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Comisiei care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Comisiei.

Vizitatorii care participă la reuniuni și la manifestări. Direcția Generală, cabinetul sau serviciul responsabil de organizarea reuniunilor și a manifestărilor instituie în zona de recepție în care urmează să aibă loc reuniunea mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor de vizitatori pentru participanți. Participanții trebuie să poarte aceste ecusoane la vedere în timpul prezenței lor în clădirea Comisiei sau unde se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot intra în localurile Comisiei decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de orice autorizare de acces în clădirile Comisiei.

Accesul trebuie controlat în permanență, chiar și în caz de evacuare a unei clădiri sau a unei situații de urgență.

Serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă notifică în avans Direcția de Securitate a Comisiei în legătură cu exercițiile de evacuare, astfel încât să se asigure controlul accesului în timpul și în urma exercițiului.

Furnizorii care efectuează livrări pentru o clădire a Comisiei trebuie să prezinte o listă a bunurilor care arată în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri se notifică imediat Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o persoană nu este autorizată să intre într-una sau mai multe clădiri ale Comisiei, această informație este transmisă Direcției de Securitate a Comisiei, care va lua măsurile necesare.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Comisiei în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere autorităților competente ale Comisiei și primesc autorizare din partea acestora. În cazul în care se acordă acces, personalul Comisiei acordă asistență serviciilor de poliție în funcție de necesități.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule în vreo clădire a Comisiei cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea Direcției de Securitate a Comisiei.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Comisiei, cu excepția câinilor care urmează să fie folosiți pentru controale ale localurilor Comisiei, cerute de către Direcția de Securitate a Comisiei, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitatea localurilor Comisiei, a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Comisiei fără acordul prealabil al Direcției de Securitate și a serviciului responsabil de comunicare al Comisiei.

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Comisiei. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil pentru clădirile Comisiei. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cererea pazei de serviciu sau a personalului Direcției de Securitate a Comisiei.

Toate vehiculele care solicită acces la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze în manieră vizibilă o legitimație de acces pentru vehicule valabilă pe toată durata staționării în garaje sau în parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar atunci când urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația de acces este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către Direcția de Securitate a Comisiei.

În afara programului de lucru, vehiculele nu pot fi lăsate într-un garaj sau într-o zonă de parcare a Comisiei decât în zona unde funcționarul în cauză al Comisiei se află în misiune. Mai mult, aceasta necesită acordul prealabil al Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei poate refuza, din motive de securitate, accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Comisiei, în cazul în care circumstanțe excepționale justifică acest lucru.

Pot fi luate măsuri urgente și specifice în ceea ce privește securitatea sau siguranța referitoare la toate vehiculele parcate în garajele, zonele de parcare sau în vecinătatea imediată a localurilor Comisiei.

Toată corespondența externă care intră, inclusiv coletele, este direcționată prin intermediul centrului Comisiei de recepție a corespondenței. După caz, corespondența neobișnuită și/sau suspectă face obiectul unor controale suplimentare de securitate.

Cu excepția cazurilor notificate de Direcția de Securitate a Comisiei și aprobate de aceasta, nu se poate depune corespondență direct într-o clădire a Comisiei.

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Comisiei trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat Direcției de Securitate a Comisiei orice vehicule sau obiecte suspecte care sunt găsite în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Comisiei seara, înaintea sfârșitului de săptămână și a sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Comisiei trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații de securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Comisiei, aceasta ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciile de securitate sau de urgență din țara gazdă.

Direcția de Securitate a Comisiei încorporează serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în ceea ce privește probleme de securitate și igienă la locul de muncă.

Linia telefonică pentru urgență internă este gestionată de Direcția de Securitate a Comisiei. După caz, serviciile de pompieri și/sau serviciile medicale de urgență din țara gazdă sunt alertate în conformitate cu instrucțiunile aplicabile în caz de urgență.

În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei este informată în legătură cu un incident de securitate cum ar fi o urgență medicală gravă, un incendiu, o scurgere de gaz, o pană de electricitate, o inundație sau probleme structurale grave într-o clădire a Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei alertează personalul serviciilor care se ocupă de clădire, precum și serviciul tehnic.

După caz, Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de inițierea măsurilor adecvate pentru evacuarea persoanelor prezente în clădirile Comisiei.

În cazul în care se produce un incident care implică leziuni corporale grave, orice membru al personalului trebuie să cheme serviciile medicale de urgență din țara gazdă. Persoana care apelează serviciile de urgență trebuie să informeze de îndată Direcția de Securitate a Comisiei. Aceasta din urmă se asigură că se iau măsurile adecvate, astfel încât clădirile Comisiei să nu rămână nesupravegheate.

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Comisiei, personalul de la recepție și de la garaje informează Direcția de Securitate a Comisiei, care ia măsurile de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Comisiei, Direcția de Securitate a Comisiei emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză ale Comisiei. În funcție de natura amenințării, Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei privind normele de aplicare a unui sistem de securitate pe niveluri de alertă.

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Comisiei sunt obligate să poarte la vedere o legitimație de serviciu sau un card de acces valabil. Persoanele care nu dispun de o legitimație de serviciu sau de un card de acces valabil sunt obligate să părăsească imediat localurile Comisiei la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar, identificat în mod corespunzător de Direcția de Securitate a Comisiei.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Comisiei, funcționarii Comisiei se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia raportează imediat incidentul Direcției de Securitate a Comisiei. În cazul în care Direcția de Securitate a Comisiei primește informații referitoare la acest tip de incidente, aceasta dă instrucțiuni în legătură cu măsurile care urmează să fie luate și cu serviciile care urmează să fie alertate.

Direcția de Securitate a Comisiei ia toate măsurile necesare pentru a remedia problema și pune în aplicare măsurile stabilite în Decizia Comisiei referitoare la normele de aplicare a unui sistem de alertă în materie de securitate.

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Comisiei, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Comisiei are obligația de a raporta prezența acestor persoane Direcției de Securitate a Comisiei.

Direcția de Securitate a Comisiei trebuie să fie informată imediat în legătură cu prezența oricăror persoane suspecte sau neautorizate în clădirile Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

În cazul în care o persoană care lucrează în clădirile Comisiei primește o amenințare cu bombă, acea persoană informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei. Direcția de Securitate a Comisiei se străduiește să obțină cât mai multe informații de la persoana care a sunat sau din mesajul primit.

Direcția de Securitate a Comisiei dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate în orice moment al zilei sau al nopții, inclusiv, după caz, cu privire la evacuare.

Orice funcționar al Comisiei sau membru al personalului de serviciu informează imediat Direcția de Securitate a Comisiei cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia, fie de către Direcția de Securitate a Comisiei, fie de către serviciul local al Comisiei responsabil de sănătatea și de securitatea la locul de muncă. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în vecinătatea locului incidentului. Direcția de Securitate a Comisiei operează în strânsă cooperare cu serviciul Comisiei responsabil de sănătatea și securitatea la locul de muncă în cadrul intervențiilor descrise mai sus.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, Direcția de Securitate a Comisiei contactează serviciul Comisiei responsabil local de sănătatea și securitatea la locul de muncă, precum și autoritățile naționale competente. Direcția de Securitate a Comisiei este responsabilă de coordonarea acțiunilor cu celelalte servicii ale Comisiei sau cu serviciile țării gazdă.

Apendice 2BMĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN ȚĂRI DIFERITE DE CELE CARE FIGUREAZĂ ÎN APENDICELE 2A

Apendice 2B

MĂSURI DE SECURITATE STANDARD APLICABILE ÎN LOCALURILE COMISIEI EUROPENE SITUATE ÎN ȚĂRI DIFERITE DE CELE CARE FIGUREAZĂ ÎN APENDICELE 2A

Introducere

În afara Uniunii Europene, măsurile de securitate standard și instrucțiunile lor detaliate sunt puse în aplicare sub autoritatea șefului Delegației Comisiei Europene. Directorul General pentru Relații Externe îl informează în permanență pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei.

În cazul în care o delegație CE este găzduită în sediul diplomatic al unui stat membru sau al unei organizații internaționale, normele de securitate cel puțin echivalente cu cele prevăzute în prezenta Decizie sunt stabilite într-un protocol de acord între Comisie și statul membru, țara gazdă sau organizația.

Modalități de aplicare

Aceste măsuri de securitate standard sunt general aplicabile. Acestea oferă un nivel de securitate proporțional cu o situație care nu prezintă un nivel înalt de amenințare. O astfel de situație va fi identificată prin codul de culoare ALB. Acestea formează baza pentru măsurile de securitate aplicate în localurile Comisiei.

După caz, aceste măsuri de securitate standard se adaptează în conformitate cu situațiile locale specifice.

Comunicațiile în afara Delegației CE

În măsura în care este posibil, șeful Delegației CE stabilește și menține în mod constant contacte în domeniul securității cu autoritățile competente din țara gazdă. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Șeful Delegației CE stabilește puncte de contact cu ambasadele altor state membre pentru schimbul constant de informații de interes reciproc, mai ales în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

După caz, astfel de contacte pot de asemenea să fie stabilite cu organizațiile internaționale la fața locului.

Comunicațiile în interiorul Delegației CE

Șeful Delegației informează toți membrii personalului nou recrutat, inclusiv agenții temporari, experții naționali detașați și agenții contractuali cu privire la măsurile de securitate standard aplicabile în localurile Delegației CE. Acțiunile de sensibilizare pun cel puțin accentul asupra responsabilității individuale a funcționarilor Comisiei în următoarele domenii: accesul la clădirile Comisiei, vizitatori, normele de organizare a reuniunilor, utilizarea sistemului de poștă, utilizarea poștei electronice, aspecte de securitate în comunicațiile telefonice, precum și procesarea și utilizarea informațiilor clasificate ale UE.

Protecția fizică/controlul accesului

Principii de reglementare a controlului accesului

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Șeful Delegației CE, în strânsă cooperare cu DG Serviciu Extern, stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Delegației CE.

Orice persoană care intră într-o clădire a unei delegații CE trebuie să dețină un card de acces valabil al Comisiei emis de Direcția de Securitate a Comisiei sau un card de acces valabil eliberat de șeful Delegației CE, în conformitate cu standardele care urmează să fie stabilite de Direcția de Securitate. Toate persoanele care intră în clădirile Comisiei sunt obligate să respecte toate instrucțiunile de securitate date de șeful Delegației CE.

Cardul de acces valabil trebuie purtat la vedere în permanență de toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și al localurilor Delegației CE.

Carduri de acces valabile

Legitimațiile de serviciu sunt emise funcționarilor Comisiei, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene sau Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului din alte instituții, agenții și alte organisme găzduite în localurile Delegației CE.

Cardurile de acces se emit către toți membrii personalului care solicită acces la clădirile Delegației CE pentru a îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor Comisiei. Durata de valabilitate a cardurilor pentru personalul cu contract individual de muncă pe durată determinată nu se prelungește dincolo de această dată. Perioada de valabilitate a unui card de acces nu trebuie să depășească niciodată sfârșitul anului curent.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către șeful Delegației CE din motive legitime care justifică accesul la clădirea Delegației CE.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Delegației CE, după verificarea unui document de identitate valabil.

Membrii familiei funcționarilor Delegației CE care solicită acces la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Numai titularii unei legitimații de serviciu pot invita vizitatori în clădirile Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces ale Comisiei rămân proprietatea acesteia și trebuie restituite șefului Delegației CE la cererea acestuia. Serviciile care au eliberat carduri de acces valabile se asigură ca acestea să fie restituite fie la sfârșitul contractului, fie atunci când deținerea cardului de acces nu mai este justificată.

Tipuri de vizitatori în localurile Comisiei

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Delegației CE trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Delegației CE care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Delegației CE.

Pentru vizitatorii care participă la reuniuni sau la recepții, șeful Delegației CE instituie la recepția clădirii unde urmează să aibă loc evenimentul mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor specifice de vizitator care participă la reuniuni sau la recepții. Acestea trebuie purtate la vedere de către participant pe durata prezenței sale în clădirea Delegației CE în care se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot avea acces la localurile Delegației decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document de identitate valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de accesul în clădirile Delegației CE.

Controlul asupra accesului se efectuează în permanență, și, în măsura în care este posibil, în caz de evacuare a unei clădiri sau într-o situație de urgență.

Programul de deschidere a Delegației CE este fixat de către șeful acesteia. În afară de programul de deschidere menționat, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care sunt titulari ai unei legitimații de serviciu a Comisiei, și care au acces la localurile Delegației Comisiei, trebuie să se înscrie în registrul prevăzut în acest scop la recepția clădirii.

Toți vizitatorii trebuie să se înscrie la recepția Delegației CE. Aceștia sunt obligați să prezinte, în afară de identificarea lor în registru, o autorizație valabilă care permite accesul în Delegația CE.

Furnizorii însărcinați să facă livrări către o clădire a unei delegații CE trebuie să prezinte o listă a bunurilor care să arate în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri este notificată imediat Direcției Generale a Serviciului Extern.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice, cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Vizite ale personalităților marcante (VIP-uri)

Șeful Delegației CE este responsabil de instituirea unor măsuri de securitate pentru toate vizitele oficiale care se desfășoară în localurile Delegației CE sau în zonele conexe.

Acces limitat la clădirile Delegației CE

Accesul la localurile Delegației CE este reglementat prin:

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice care prevăd că, în cazul în care șeful Delegației CE nu refuză accesul, serviciile de urgență din țara gazdă pot să intre în clădirile Delegației CE în caz de pericol imediat pentru securitatea sau sănătatea personalului care necesită o intervenție imediată. Directorul General pentru Relațiile Externe este informat imediat în legătură cu aceste intervenții.

Serviciile de poliție din țara gazdă nu au drept de acces în clădirile Delegației CE, cu excepția cazului în care acestea adresează o cerere șefului Delegației CE. În cazul în care accesul este autorizat, personalul Delegației CE acordă asistență serviciilor de poliție, după caz.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule într-o clădire a Delegației CE, cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea șefului Delegației CE.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Delegației CE, cu excepția câinilor care urmează să fie utilizați pentru controale ale localurilor Delegației CE, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitate și a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Delegației CE fără acordul prealabil al șefului Delegației CE.

Accesul la garaje sau la zonele de parcare

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Delegației CE. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil în clădirile Delegației CE. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cerere.

Toate vehiculele care solicită accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze la vedere o legitimație de acces pentru vehicule valabilă nu numai la intrarea în clădire, ci și pe durata șederii în garaj sau în zona de parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar în cazul în care urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către șeful Delegației CE.

Șeful Delegației CE poate refuza accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE din motive de securitate.

Măsuri urgente și specifice pot fi luate în ceea ce privește securitatea sau siguranța tuturor vehiculelor parcate în garaje, în parcări sau în imediata apropiere a localurilor Delegației CE.

Distribuirea poștei și a coletelor

Cu excepția valizei diplomatice, toată poșta externă care intră, inclusiv coletele, va face obiectul unor controale de securitate suplimentare, atunci când este neobișnuită sau suspectă.

Cu excepția cazurilor notificate șefului Delegației CE și aprobate de către acesta, poșta externă livrată nu poate să fie prezentată direct destinatarului său din Delegația CE.

Obiecte de valoare

Personalul Delegației CE căruia îi sunt încredințate obiecte aparținând Comisiei ia toate precauțiile necesare pentru a asigura utilizarea și depozitarea corespunzătoare a acestor obiecte și pentru a evita orice prejudiciu, pierdere sau acces neautorizat.

Securitatea în vecinătatea localurilor Delegației CE

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Delegației CE trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat șefului Delegației CE orice vehicule, obiecte sau persoane suspecte care se găsesc lângă sau în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Delegației CE seara, la sfârșitul săptămânii și înaintea sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Delegației CE trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Directorul General pentru Relații Externe primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații pentru securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Delegației CE, acesta îl informează imediat pe șeful Delegației CE, care ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, acesta contactează autoritatea competentă din țara gazdă.

Securitatea în interiorul localurilor Comisiei

Șeful Delegației CE definește standardele care urmează să fie respectate în ceea ce privește modalitățile, sarcinile și instrucțiunile de securitate aplicabile tuturor persoanelor care se găsesc în clădirile Delegației CE sau în zonele apropiate.

Acțiuni care urmează să fie luate de șeful Delegației CE în cazul unor incidente legate de securitate

În cazul în care se semnalează un incident care implică leziuni corporale grave, toți membrii personalului sunt obligați să cheme serviciile medicale de urgență locale.

Se iau măsuri adecvate astfel încât clădirea Delegației CE să nu rămână nesupravegheată.

Măsuri care urmează să fie luate în cazul unei demonstrații în afara localurilor Delegației CE

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Delegației CE, personalul de la recepție și de la garaje îl informează pe șeful Delegației CE, care ia măsuri de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Delegației CE, șeful Delegației emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză și informează imediat Direcția Generală pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei. În funcție de natura amenințării, se iau măsuri corespunzătoare.

Violarea integrității localurilor Delegației CE

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Delegației CE sunt obligate să poarte la vedere un card de acces sau o legitimație de serviciu valabilă. Persoanele care nu dispun de un astfel de card de acces sau de o legitimație de serviciu valabilă sunt obligate să părăsească imediat localurile Delegației CE la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar însărcinat în mod corespunzător de către șeful Delegației CE.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Delegației CE, funcționarii Delegației CE se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia îl informează imediat pe Directorul General pentru Relații Externe și încearcă să obțină instrucțiuni în ceea ce privește măsurile care urmează să fie luate și serviciile corespunzătoare care urmează să fie alertate.

Directorul General pentru Relații Externe, în colaborare cu directorul Direcției de Securitate a Comisiei, ia toate măsurile adecvate pentru a rezolva problema. El poate să contacteze autoritățile competente din țara gazdă, inclusiv forțele de poliție, pentru a le solicita asistența.

Prezența unor persoane suspecte în localurile Delegației CE

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Delegației CE, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului Delegației CE trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Delegației CE are obligația de a raporta prezența acestor persoane șefului Delegației CE.

Șeful Delegației CE trebuie să fie informat imediat în legătură cu orice intruziune suspectă sau neautorizată în clădirile Comisiei. Directorul General pentru Relațiile Externe dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

Amenințarea cu bombă

În cazul în care o persoană care lucrează la Delegația CE primește o amenințare cu bombă, acea persoană îl informează imediat pe Directorul General pentru Relațiile Externe. Această persoană se străduiește să obțină cât mai multe informații de la autorul apelului, sau pe baza mesajului primit.

Directorul General pentru Relații Externe dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și îl informează fără întârziere pe membrul Comisiei responsabil pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe membrul Comisiei responsabil pentru probleme de securitate.

La cererea autorităților competente din țara gazdă (de exemplu serviciile de urgență), șeful Delegației CE poate decide evacuarea clădirii Delegației CE. Directorul General pentru Relații Externe este informat în permanență.

Descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect

Orice funcționar al Delegației CE sau membru al personalului de serviciu îl informează imediat pe șeful Delegației CE cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în apropierea locului incidentului.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, șeful Delegației CE contactează autoritățile competente din țara gazdă.

Colectarea de probe

În cazul unei infracțiuni sau al unui delict în interiorul localurilor Comisiei, martorii evenimentelor trebuie să îl contacteze pe șeful Delegației CE, care ia măsurile adecvate. Martorii nu trebuie în nici un caz să atingă probele.

În măsura în care este posibil, șeful Delegației CE stabilește și menține în mod constant contacte în domeniul securității cu autoritățile competente din țara gazdă. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

Șeful Delegației CE stabilește puncte de contact cu ambasadele altor state membre pentru schimbul constant de informații de interes reciproc, mai ales în ceea ce privește măsurile de securitate. După caz, se organizează reuniuni de coordonare.

După caz, astfel de contacte pot de asemenea să fie stabilite cu organizațiile internaționale la fața locului.

Intrarea în localurile Comisiei nu este autorizată decât în cazurile în care acest lucru este strict necesar. Șeful Delegației CE, în strânsă cooperare cu DG Serviciu Extern, stabilește principiile operaționale care reglementează controlul accesului în clădirile Delegației CE.

Orice persoană care intră într-o clădire a unei delegații CE trebuie să dețină un card de acces valabil al Comisiei emis de Direcția de Securitate a Comisiei sau un card de acces valabil eliberat de șeful Delegației CE, în conformitate cu standardele care urmează să fie stabilite de Direcția de Securitate. Toate persoanele care intră în clădirile Comisiei sunt obligate să respecte toate instrucțiunile de securitate date de șeful Delegației CE.

Cardul de acces valabil trebuie purtat la vedere în permanență de toate persoanele care se găsesc în interiorul clădirilor și al localurilor Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu sunt emise funcționarilor Comisiei, adică persoanelor care se supun Statutului funcționarilor Comunităților Europene sau Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene și experților naționali detașați și, atunci când se consideră necesar, personalului din alte instituții, agenții și alte organisme găzduite în localurile Delegației CE.

Cardurile de acces se emit către toți membrii personalului care solicită acces la clădirile Delegației CE pentru a îndeplini obligațiile contractuale în cadrul serviciilor Comisiei. Durata de valabilitate a cardurilor pentru personalul cu contract individual de muncă pe durată determinată nu se prelungește dincolo de această dată. Perioada de valabilitate a unui card de acces nu trebuie să depășească niciodată sfârșitul anului curent.

Cardurile laissez-passer sunt emise de către șeful Delegației CE din motive legitime care justifică accesul la clădirea Delegației CE.

Cardurile de acces pentru vizitatori sau pentru furnizori sunt emise temporar vizitatorilor la recepția clădirilor Delegației CE, după verificarea unui document de identitate valabil.

Membrii familiei funcționarilor Delegației CE care solicită acces la zonele administrative sunt tratați ca vizitatori.

Numai titularii unei legitimații de serviciu pot invita vizitatori în clădirile Delegației CE.

Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces ale Comisiei rămân proprietatea acesteia și trebuie restituite șefului Delegației CE la cererea acestuia. Serviciile care au eliberat carduri de acces valabile se asigură ca acestea să fie restituite fie la sfârșitul contractului, fie atunci când deținerea cardului de acces nu mai este justificată.

Vizitatorii individuali în zonele administrative ale Delegației CE trebuie să fie însoțiți de o persoană care este titular al unei legitimații de serviciu a Comisiei. Zonele administrative sunt acele părți ale localurilor Delegației CE care nu prezintă un interes general și care privesc funcționarea acesteia. Vizitatorii trebuie întâmpinați la recepție și, la sfârșitul vizitei, însoțiți înapoi în acest loc. Vizitatorii individuali neînsoțiți nu sunt autorizați să se deplaseze în localurile Delegației CE.

Pentru vizitatorii care participă la reuniuni sau la recepții, șeful Delegației CE instituie la recepția clădirii unde urmează să aibă loc evenimentul mijloacele necesare pentru eliberarea ecusoanelor specifice de vizitator care participă la reuniuni sau la recepții. Acestea trebuie purtate la vedere de către participant pe durata prezenței sale în clădirea Delegației CE în care se desfășoară evenimentul.

Vizitatorii furnizori nu pot avea acces la localurile Delegației decât pentru un motiv precis și primesc o legitimație temporară după verificarea unui document de identitate valabil. Procedurile care reglementează accesul și înregistrarea vizitatorilor trebuie respectate înainte de accesul în clădirile Delegației CE.

Controlul asupra accesului se efectuează în permanență, și, în măsura în care este posibil, în caz de evacuare a unei clădiri sau într-o situație de urgență.

Programul de deschidere a Delegației CE este fixat de către șeful acesteia. În afară de programul de deschidere menționat, și la sfârșitul săptămânii și în timpul vacanțelor, persoanele care sunt titulari ai unei legitimații de serviciu a Comisiei, și care au acces la localurile Delegației Comisiei, trebuie să se înscrie în registrul prevăzut în acest scop la recepția clădirii.

Toți vizitatorii trebuie să se înscrie la recepția Delegației CE. Aceștia sunt obligați să prezinte, în afară de identificarea lor în registru, o autorizație valabilă care permite accesul în Delegația CE.

Furnizorii însărcinați să facă livrări către o clădire a unei delegații CE trebuie să prezinte o listă a bunurilor care să arate în detaliu motivul pentru care se efectuează livrarea. Orice încălcare a acestei proceduri este notificată imediat Direcției Generale a Serviciului Extern.

Vizitatorii în clădirile Comisiei și obiectele lor personale pot face obiectul unor controale tehnice, cum ar fi percheziții și inspecții ale bagajelor.

Accesul la localurile Delegației CE este reglementat prin:

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Modalitățile detaliate de acces pentru țările gazdă pot fi stabilite în cadrul unor acorduri specifice care prevăd că, în cazul în care șeful Delegației CE nu refuză accesul, serviciile de urgență din țara gazdă pot să intre în clădirile Delegației CE în caz de pericol imediat pentru securitatea sau sănătatea personalului care necesită o intervenție imediată. Directorul General pentru Relațiile Externe este informat imediat în legătură cu aceste intervenții.

Persoanele înarmate nu sunt autorizate să intre sau să circule într-o clădire a Delegației CE, cu excepția unei autorizări scrise prealabile din partea șefului Delegației CE.

Nu este permis accesul animalelor în clădirile Delegației CE, cu excepția câinilor care urmează să fie utilizați pentru controale ale localurilor Delegației CE, a câinilor de patrulă utilizați pentru securitate și a câinilor ghid pentru nevăzători sau hipoacuzici.

În afară de cerințele de serviciu, este interzis să se facă fotografii, să se filmeze sau să se realizeze înregistrări audio în interiorul clădirilor Delegației CE fără acordul prealabil al șefului Delegației CE.

Convenția de la Viena din 18 aprilie 1961 privind relațiile diplomatice și protocoalele facultative;

Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene, și în special dispozițiile adoptate pe baza articolului 218, și Protocolul privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, și în special articolele 1 și 19, și prin Decizia C (1998) 2528/1 din 12 august 1998 privind numirea autorității competente în ceea ce privește ridicarea inviolabilității localurilor, clădirilor și arhivelor Comisiei;

Acordurile de stabilire încheiate de Comisia Europeană cu țările terțe.

Numai șoferii care dețin o legitimație de acces pentru vehicule valabilă și o legitimație de serviciu, un card de acces sau un laissez-passer valabil pot introduce un vehicul în garajele sau în zonele de parcare ale Delegației CE. Toți ceilalți pasageri din vehicul trebuie să aibă un card de acces valabil în clădirile Delegației CE. Legitimațiile de serviciu și cardurile de acces sunt prezentate la cerere.

Toate vehiculele care solicită accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE, cu excepția vehiculelor de serviciu ale Comisiei identificate în mod corespunzător, trebuie să afișeze la vedere o legitimație de acces pentru vehicule valabilă nu numai la intrarea în clădire, ci și pe durata șederii în garaj sau în zona de parcare.

Unui funcționar al Comisiei care solicită acces pentru vehicule i se eliberează o singură legitimație de acces în acest sens. Această legitimație de acces trebuie restituită de către funcționar în cazul în care urmează să i se elibereze una nouă. Nu se eliberează o legitimație nouă de acces decât dacă cea veche este restituită. În cazul în care legitimația este pierdută sau furată, se redactează o declarație oficială către șeful Delegației CE.

Șeful Delegației CE poate refuza accesul la garajele sau la zonele de parcare ale Delegației CE din motive de securitate.

Măsuri urgente și specifice pot fi luate în ceea ce privește securitatea sau siguranța tuturor vehiculelor parcate în garaje, în parcări sau în imediata apropiere a localurilor Delegației CE.

Cu excepția valizei diplomatice, toată poșta externă care intră, inclusiv coletele, va face obiectul unor controale de securitate suplimentare, atunci când este neobișnuită sau suspectă.

Cu excepția cazurilor notificate șefului Delegației CE și aprobate de către acesta, poșta externă livrată nu poate să fie prezentată direct destinatarului său din Delegația CE.

Orice persoană care lucrează într-o clădire a Delegației CE trebuie să raporteze Direcției de Securitate persoanele care încearcă să intre în mod clandestin în clădirile Comisiei. Aceasta raportează imediat șefului Delegației CE orice vehicule, obiecte sau persoane suspecte care se găsesc lângă sau în apropiere de clădirile Comisiei.

Înainte de a părăsi localurile Delegației CE seara, la sfârșitul săptămânii și înaintea sărbătorilor, orice persoană care lucrează în localurile Delegației CE trebuie să facă efortul de a verifica dacă ferestrele sunt închise și, după caz, dacă ușile sunt închise și luminile stinse.

În cazul în care Directorul General pentru Relații Externe primește informații referitoare la orice evenimente cu potențiale implicații pentru securitate sau incidente care au loc în afara sau în apropierea unei clădiri a Delegației CE, acesta îl informează imediat pe șeful Delegației CE, care ia imediat măsurile de securitate necesare pentru a evita orice acces neautorizat de persoane sau vehicule. După caz, acesta contactează autoritatea competentă din țara gazdă.

În cazul în care se semnalează un incident care implică leziuni corporale grave, toți membrii personalului sunt obligați să cheme serviciile medicale de urgență locale.

Se iau măsuri adecvate astfel încât clădirea Delegației CE să nu rămână nesupravegheată.

În cazul unei demonstrații în imediata apropiere a localurilor Delegației CE, personalul de la recepție și de la garaje îl informează pe șeful Delegației CE, care ia măsuri de protecție și emite instrucțiuni referitoare la securitatea clădirii.

În cazul în care există indicii ale unui posibil atac asupra localurilor Delegației CE, șeful Delegației emite instrucțiuni specifice pentru toate serviciile și personalul în cauză și informează imediat Direcția Generală pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe directorul Direcției de Securitate a Comisiei. În funcție de natura amenințării, se iau măsuri corespunzătoare.

Toate persoanele autorizate să intre în localurile Delegației CE sunt obligate să poarte la vedere un card de acces sau o legitimație de serviciu valabilă. Persoanele care nu dispun de un astfel de card de acces sau de o legitimație de serviciu valabilă sunt obligate să părăsească imediat localurile Delegației CE la cererea personalului responsabil de controlul accesului sau la cererea unui funcționar însărcinat în mod corespunzător de către șeful Delegației CE.

În cazul în care unele persoane încearcă să pătrundă în mod ilegal în localurile Delegației CE, funcționarii Delegației CE se asigură mai întâi că birourile, seifurile și yalele sunt încuiate, cu condiția ca protecția lor fizică să nu fie pusă în pericol. Aceștia îl informează imediat pe Directorul General pentru Relații Externe și încearcă să obțină instrucțiuni în ceea ce privește măsurile care urmează să fie luate și serviciile corespunzătoare care urmează să fie alertate.

Directorul General pentru Relații Externe, în colaborare cu directorul Direcției de Securitate a Comisiei, ia toate măsurile adecvate pentru a rezolva problema. El poate să contacteze autoritățile competente din țara gazdă, inclusiv forțele de poliție, pentru a le solicita asistența.

Pentru a menține la un nivel acceptabil protecția securității persoanelor care lucrează în localurile Delegației CE, pe de o parte, și a proprietăților Comisiei, pe de altă parte, toți membrii personalului Delegației CE trebuie să raporteze orice persoană care prezintă un comportament neobișnuit sau suspect. Personalul Delegației CE are obligația de a raporta prezența acestor persoane șefului Delegației CE.

Șeful Delegației CE trebuie să fie informat imediat în legătură cu orice intruziune suspectă sau neautorizată în clădirile Comisiei. Directorul General pentru Relațiile Externe dă în orice moment și fără întârziere instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și la serviciile care urmează să fie alertate.

În cazul în care o persoană care lucrează la Delegația CE primește o amenințare cu bombă, acea persoană îl informează imediat pe Directorul General pentru Relațiile Externe. Această persoană se străduiește să obțină cât mai multe informații de la autorul apelului, sau pe baza mesajului primit.

Directorul General pentru Relații Externe dă instrucțiuni cu privire la măsurile care urmează să fie luate și îl informează fără întârziere pe membrul Comisiei responsabil pentru Relații Externe, care îl informează, la rândul său, pe membrul Comisiei responsabil pentru probleme de securitate.

La cererea autorităților competente din țara gazdă (de exemplu serviciile de urgență), șeful Delegației CE poate decide evacuarea clădirii Delegației CE. Directorul General pentru Relații Externe este informat în permanență.

Orice funcționar al Delegației CE sau membru al personalului de serviciu îl informează imediat pe șeful Delegației CE cu privire la descoperirea unui colet sau a altui obiect suspect. În cazul în care este descoperit un colet sau un alt obiect suspect, se stabilește un perimetru de securitate in jurul acestuia. Nimeni nu trebuie să atingă sau să manipuleze coletul sau obiectul suspect. Este interzis să se utilizeze mijloace de comunicație fără fir în apropierea locului incidentului.

După evaluarea amenințării și a circumstanțelor, șeful Delegației CE contactează autoritățile competente din țara gazdă.