Decizia Consiliului din 27 martie 2000 de adoptare a regulamentului financiar privind aspectele bugetare ale gestionării de către secretarul general adjunct al Consiliului a contractelor încheiate de acesta, în numele anumitor state membre, cu privire la instalarea și funcționarea Sisnet , infrastructura de comunicații în cadrul Schengen (2000/265/CE)

Având în vedere articolul 2 alineatul (1) al doilea paragraf prima teză din Protocolul anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, de integrare a acquis-ului Schengen în cadrul Uniunii Europene (denumit în continuare protocolul Schengen),

Prin Decizia 1999/870/CE, secretarul general adjunct al Consiliului a fost autorizat să acționeze, în contextul integrării acquis-ului Schengen în cadrul Uniunii Europene, în calitate de reprezentant al anumitor state membre în vederea încheierii unor contracte de instalare și funcționare a Sisnet, infrastructura de comunicații în cadrul Schengen, precum și în vederea gestionării acestor contracte.

Obligațiile financiare ce decurg din aceste contracte nu sunt suportate din bugetul general al Comunităților Europene. Prin urmare, dispozițiile Regulamentului financiar din 21 decembrie 1977 aplicabil bugetului general al Comunităților Europene nu se aplică.

În consecință, este necesar să se stabilească reguli speciale de definire a normelor metodologice privind întocmirea și execuția bugetului necesar acoperirii cheltuielilor legate de încheierea contractelor, respectarea obligațiilor ce decurg din aceste contracte, precum și procedurile de recuperare a contribuțiilor ce revin statelor în cauză și cele de verificare și încheiere a conturilor.

De asemenea, este necesară stabilirea normelor aplicabile încheierii acestor contracte.

Prezenta decizie reprezintă o dezvoltare a acquis-ului Schengen în sensul protocolului Schengen,

CAPITOLUL I

În sensul prezentului Regulament financiar, prin buget se înțelege actul care prevede și autorizează, în prealabil, pentru fiecare exercițiu financiar, încasările și cheltuielile necesare pentru respectarea obligațiilor ce rezultă din contractele menționate în Decizia 1999/870/CE și în Decizia 2007/149/CE.

În înțelesul prezentului Regulament financiar, referința la SISNET cuprinde infrastructura de comunicații în cadrul Schengen menționată în Decizia 1999/870/CE și în Decizia 2007/149/CE.

Prezenta reglementare financiar stabilește norme metodologice privind încheierea contractelor legate de Sisnet, și crearea și execuția bugetului aferent contractelor.

Bugetul este împărțit în titluri care acoperă bugetul necesar pentru pregătirea contractelor în vederea încheierii lor, inclusiv costurile legate de pregătirea cererii de oferte privind Sisnet, bugetul de instalare și bugetul de funcționare a Sisnet. După caz, fiecare titlu se împarte în capitole și articole.

Creditele deschise la fiecare titlu nu pot fi transferate altor titluri de cheltuieli.

Creditele bugetare se folosesc în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și în special cu principiul economiei și rentabilității.

Nu se poate efectua nici o încasare ori cheltuială fără a fi înregistrate la un articol din buget.

Fără a aduce atingere articolului 17, nici o cheltuială nu poate fi angajată sau ordonanțată în plus față de creditele deja ordonanțate.

Sub rezerva articolului 17, toate veniturile și cheltuielile se înregistrează în totalitate în buget, fără a fi regularizate. Venitul total trebuie să acopere totalul cheltuielilor.

Exercițiul financiar începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.

Contribuțiile bugetare ale statelor menționate la articolul 25, achitate înainte de începutul exercițiului financiar la care se referă, se creditează în bugetul exercițiului respectiv.

Cheltuielile unui exercițiu financiar se înregistrează în situațiile financiare corespunzătoare exercițiului financiar respectiv pe baza cheltuielilor ordonanțate cel târziu până la 31 decembrie, pentru care plata a fost efectuată de către contabilul-șef înainte de 15 ianuarie.

Creditele alocate pot fi folosite exclusiv pentru plata cheltuielilor angajate și plătite în cursul exercițiului financiar pentru care au fost alocate, cu excepția derogărilor din articolul 7 și pentru plata datoriilor provenite din exercițiile financiare anterioare și pentru care nici un credit nu a fost reportat.

Următoarele norme reglementează utilizarea creditelor:

de regulă, se anulează creditele neangajate până la finele exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate;

creditele pentru plățile încă neefectuate la 31 decembrie, exigibile în temeiul unor angajamente asumate în mod corespunzător între 1 ianuarie și 15 decembrie, se reportează automat exclusiv în exercițiul financiar următor.

Fără a aduce atingere alineatului (1), secretarul general adjunct al Consiliului poate prezenta reprezentanților statelor menționate la articolul 25, reuniți în cadrul Grupului de lucru SIS/SIRENE (Comitetul mixt), denumit în continuare Grupul de lucru SIS/SIRENE, înainte de 31 ianuarie, cereri justificate corespunzător de reportare în exercițiul financiar următor a creditelor neangajate până la 15 decembrie, în cazul în care creditele alocate pentru posturile respective din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu îndeplinesc condițiile cerute.

Creditele reportate dintr-un exercițiu financiar în următorul se anulează în cazul în care rămân neangajate la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost reportate.

Lista creditelor reportate automat în exercițiul financiar următor în temeiul alineatului (1) litera (b) se înaintează Grupului de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen înaintea datei de 1 martie.

Pentru a executa bugetul, utilizarea creditelor reportate figurează separat, pentru fiecare articol de buget, în rapoartele financiare corespunzătoare exercițiului financiar în curs.

CAPITOLUL II

Bugetul se întocmește în moneda euro.

Secretarul general adjunct înaintează proiectul de buget preliminar Grupului de lucru SIS/SIRENE înainte de 15 octombrie, atașându-i acestuia un memorandum explicativ.

Grupul de lucru SIS/SIRENE avizează proiectul de buget preliminar.

Secretarul general adjunct întocmește proiectul de buget și îl înaintează până la 15 noiembrie statelor menționate la articolul 25.

Statele membre menționate la articolul 25, întrunite în cadrul Consiliului, adoptă bugetul înainte de finele anului.

Decizia de adoptare a bugetului, notificată corespunzător de către secretarul general adjunct statelor menționate la articolul 25, marchează data de la care contribuțiile statelor în cauză devin scadente.

Dacă bugetul nu a fost adoptat în versiune finală până la începutul exercițiului financiar:

se pot efectua plăți până la a douăsprezecea parte, lunar, din totalul creditelor ordonanțate pentru fiecare titlu din bugetul pentru exercițiul financiar anterior;

contribuțiile statelor menționate la articolul 25 pot fi colectate până la valoarea echivalentă cu a douăsprezecea parte, lunar, din contribuțiile plătite conform ultimului buget adoptat statutar.

Fiecare decizie de utilizare a unei doisprezecimi dintr-o cheltuială sau venit până la totalul a trei doisprezecimi din sumele înregistrate în ultimul buget adoptat statutar, se adoptă de către secretarul general adjunct care înaintează hotărârile în scris statelor menționate la articolul 25.

Peste limita de trei doisprezecimi din sumele înregistrate în ultimul buget adoptat statutar, orice decizie de ordonanțare de plăți sau încasări de contribuții se adoptă de statele membre menționate la articolul 25, reunite în Consiliu.

Orice măsuri adoptate în temeiul alineatelor (1), (2) și (3) iau sfârșit imediat după adoptarea finală a bugetului.

Orice proiect de buget suplimentar sau rectificativ este prezentat, examinat și adoptat în aceeași formă și urmând aceeași procedură cu bugetul ale cărui estimări le modifică.

Un buget rectificativ se prezintă anual, în intervalul celor trei luni care urmează încheierii conturilor, în conformitate cu articolul 46 alineatul (1), în vederea înregistrării soldului execuției din exercițiul financiar anterior ca venit, dacă soldul este pozitiv, sau ca cheltuială, dacă soldul este negativ.

Bugetul poate fi dat publicității.

CAPITOLUL III

Bugetul se execută în conformitate cu principiul conform căruia ordonatorul de credit și contabilul-șef sunt persoane diferite. Atribuțiile ordonatorului de credit, ale contabilului-șef și ale auditorului intern sunt incompatibile între ele.

Sarcina de ordonator de credite pentru venituri și cheltuieli este îndeplinită de directorul general din Secretariatul General al Consiliului. Ordonatorul de credite execută bugetul în numele secretarului general adjunct care, în limitele creditelor repartizate, își poate delega competențele unui director.

Ordonatorul de credite poate hotărî asupra transferurilor între articole în cadrul fiecărui capitol. Cu acordul Grupului de lucru SIS/SIRENE, ordonatorul de credite poate decide asupra transferurilor între capitolele din cadrul aceluiași titlu. Grupul de lucru SIS/SIRENE își dă acordul în aceleași condiții în care își dă avizul cu privire la buget.

Activitatea de controlor financiar este îndeplinită de un funcționar sau un reprezentant al Secretariatului General al Consiliului, numit în acest scop prin decizia secretarului general adjunct, care stabilește condițiile acestui control.

Încasarea veniturilor și rambursarea cheltuielilor se efectuează de către un contabil-șef din Direcția Generală A din Secretariatul General al Consiliului.

În vederea colectării oricărei sume datorate, în temeiul articolului 25, sau a oricăror creanțe față de statele respective de către terțe părți în contul încheierii, instalării și funcționării SISNET, este necesară emiterea unui ordin de recuperare de către ordonatorul de credite. Ordinele de recuperare se înaintează contabilului-șef.

Scopul aprobării este să stabilească dacă:

venitul a fost înregistrat corect la articolul bugetar;

ordinul de recuperare este în conformitate cu prevederile în materie;

documentele justificative sunt corespunzătoare;

debitorul sau autoritatea competentă din statul debitor sunt descrise corect;

este indicată data scadenței creanței;

au fost aplicate principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;

suma și devizele de recuperat sunt exacte.

Contabilul-șef își asumă răspunderea pentru odinele de recuperare întocmite în mod corespunzător.

Prin exceptare de la articolele 5 și 6:

Se pot face următoarele deduceri din toate chitanțele, facturile sau extrasele de cont, care ulterior se trimit pentru plata sumei nete:

amenzi impuse unei părți contractuale privind o ofertă acceptată;

ajustarea sumelor plătite greșit, care poate fi realizată prin deduceri în avans atunci când se efectuează altă validare de același tip în cadrul aceluiași titlu, capitol, articol și exercițiu financiar ca cel în contul căruia s-a realizat plata unei sume mai mari.

Următoarele sume pot fi refolosite în cadrul titlului pentru care s-a debitat cheltuiala inițială:

venitul din restituirile sumelor plătite greșit în contul creditelor înregistrate în buget.

Orice măsură care poate presupune cheltuieli la buget trebuie mai întâi să facă obiectul unei propuneri de angajament de cheltuieli înaintată de ordonatorul de credite către contabilul-șef, în care se arată scopul, suma, articolul bugetar la care se debitează cheltuiala și numele creditorului. Propunerea este înaintată de contabilul-șef spre aprobare controlorului financiar.

Scopul aprobării este de a stabili dacă:

propunerea de angajare de cheltuieli a fost prezentată în conformitate cu alineatul (1);

cheltuiala a fost înregistrată corespunzător din buget;

creditele sunt disponibile în buget;

s-au aplicat principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;

cheltuiala este justificată și în conformitate cu prevederile în materie.

Scopul validării cheltuielilor de către ordonatorul de credite este:

să verifice existența creanței creditorului;

să stabilească sau să verifice existența datoriei și valoarea sumei datorate;

să verifice condițiile în care plata devine scadentă;

să verifice dacă achizițiile sau serviciile furnizate sunt conforme cu comanda.

Ordonatorul de credite poate ordona efectuarea verificărilor, direct sub responsabilitatea sa.

Ordonatorul de credite autorizează contabilul-șef prin emiterea unui ordin de plată (ordonanțare) pentru plata unei cheltuieli pe care a lichidat-o.

Ordonanțarea trebuie să specifice:

exercițiul financiar în contul căruia se debitează plata;

titlul, capitolul și articolul din buget;

suma de plată în cifre și litere și moneda de plată;

numele și adresa creditorului;

scopul cheltuielii;

metoda de plată.

numărul și data aprobării corespunzătoare privind angajarea cheltuielilor.

Ordinul de plată este datat și semnat de ordonatorul de credite.

Contabilul-șef trebuie să prezinte ordinul de plată, însoțit de documentele justificative în original, spre aprobarea controlorului financiar.

Scopul aprobării este să stabilească dacă:

ordinul de plată a fost emis corect;

ordinul de plată este în concordanță cu cheltuielile angajate și suma înscrisă este corectă, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;

cheltuiala este debitată la articolul bugetar corespunzător;

creditele sunt disponibile la titlul sau articolul bugetar corespunzător;

documentele justificative sunt regulamentare;

denumirea și descrierea creditorului sunt corecte.

Orice cheltuială trebuie acoperită în prealabil de contribuțiile statelor menționate la articolul 25 sau, în lipsa acestor contribuții, de credit bancar. Costurile creditului de prefinanțare în eventualitatea neplății contribuțiilor se împart între statele care nu și-au plătit contribuțiile, proporțional cu valoarea contribuțiilor neplătite și ținând cont de vechimea arieratelor.

Plățile se efectuează printr-un cont bancar deschis special în acest scop în numele Secretariatului General al Consiliului. Ordinele de transfer bancar executate în conformitate cu prezentul regulament financiar necesită semnăturile a doi funcționari numiți de către secretarul general adjunct, din care unul trebuie să fie contabilul-șef.

În cazul în care controlorul financiar refuză să acorde aprobările prevăzute la articolele 16, 18 și 20, iar contabilul-șef își menține propunerea, problema este înaintată secretarului general adjunct. Cu excepția cazurilor în care disponibilitatea creditelor este incertă, secretarul general adjunct poate, printr-o decizie motivată corespunzător, să anuleze refuzul și să confirme ordinul de recuperare, angajarea cheltuielilor sau ordinul de plată. Secretarul general adjunct trebuie să informeze în termen de o lună Curtea de Conturi cu privire la decizia adoptată. Decizia constituie titlu executoriu de la data respingerii aprobării.

Tragerea la răspundere disciplinară a ordonatorului de credite și a contabilului-șef, în cazul în care aceștia încalcă dispozițiile prezentului regulament financiar, are loc astfel cum se prevede în Statutul personalului Comunităților Europene.

Evidența contabilă se ține conform metodei înregistrării în partidă dublă în anul calendaristic. Situațiile financiare trebuie să arate totalitatea veniturilor și cheltuielilor dintr-un exercițiu financiar.

CAPITOLUL III A

Un auditor intern verifică utilizarea corectă a sistemelor și procedurilor de execuție bugetară prevăzute de prezentul regulament. Prin analogie, auditorul intern beneficiază de toate competențele, îndeplinește toate sarcinile și se supune tuturor normelor prevăzute în Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, în special partea I titlul IV capitolul 8.

CAPITOLUL IV

Venitul la buget constă în contribuții financiare din partea următoarelor state membre: Austria, Belgia, Republica Cehă, Danemarca, Estonia, Finlanda, Franța, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburg, Malta, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia, Țările de Jos, Ungaria, Regatul Unit, precum și Islanda, Norvegia și Elveția.

Începând cu 1 ianuarie 2010, lista statelor menționată la alineatul (1) se extinde pentru a include Bulgaria și România.

Începând cu 1 ianuarie 2010, lista statelor menționată la alineatul (1) se extinde pentru a include și Liechtenstein.

Contribuțiile statelor menționate anterior sunt prevăzute în buget și exprimate în moneda euro.

Statele menționate la articolul 25 transmit contribuțiile lor financiare secretarului general adjunct.

Nivelul contribuțiilor care urmează a fi plătite de către statele membre menționate la articolul 25, pe de o parte, și de către Islanda, Norvegia și Elveția, pe de altă parte, se calculează anual pe baza cotei corespunzătoare fiecărui stat membru vizat, precum și a cotei Islandei, Norvegiei și Elveției, din produsul intern brut (PIB) total din anul precedent al tuturor statelor menționate la articolul 25. Nivelul contribuțiilor statelor membre respective se calculează anual, ținând seama de contribuțiile Islandei, Norvegiei și Elveției, pe baza cotei din resursele TVA cu care fiecare din statele membre respective a contribuit la resursele TVA totale ale Comunităților Europene, astfel cum s-a stabilit la ultima rectificare a bugetului Uniunii din exercițiul financiar precedent.

La acoperirea costurilor suplimentare care reies din extinderea infrastructurii de comunicații către Republica Cehă, Estonia, Ungaria, Letonia, Lituania, Malta, Polonia, Slovacia și Slovenia nu participă Irlanda și Regatul Unit.

Secretarul general adjunct prezintă în scris cererile pentru contribuția fiecărui stat menționat la articolul 25 prin intermediul administrațiilor naționale ale căror informații de contact i-au fost notificate.

Scrisoarea se referă la:

decizia de adoptare a bugetului sau, în eventualitatea invocării articolului 9, decizia de solicitare de contribuții prin doisprezecimi provizorii;

suma plătită de fiecare stat, calculată în moneda euro în conformitate cu grila descrisă la articolul 26;

datele necesare pentru plata contribuției.

Contribuțiile se achită în contul bancar menționat la articolul 21.

Contribuțiile se plătesc în moneda euro.

Statele menționate la articolul 25 trebuie să plătească 70 % din contribuțiile lor până la 1 aprilie și 30 % până la 1 octombrie cel târziu.

Începând cu 1 ianuarie 2009, statele menționate la articolul 25 trebuie să plătească 70 % din contribuțiile lor până la 1 aprilie și 30 % până la 1 octombrie cel târziu.

În cazul în care un stat nu își îndeplinește obligațiile financiare, normele Comunității în vigoare privind dobânda percepută în eventualitatea întârzierii la plata contribuțiilor la bugetul Uniunii se aplică prin analogie, indiferent de costurile care trebuie suportate de către statele în cauză în temeiul prevederilor articolului 20 alineatul (6).

Prin derogare de la alineatul (1) și fără a aduce atingere articolului 49, Bulgaria și România plătesc totalitatea contribuțiilor lor respective pentru 2010 până la 31 decembrie 2010. Liechtenstein plătește totalitatea contribuției sale pentru 2010 până la 31 decembrie 2010.

Prin derogare de la alineatul (1) și fără a aduce atingere articolului 49, Elveția are obligația să plătească prima sa contribuție până la 1 iulie 2008.

CAPITOLUL V

Contractele de achiziție sau închiriere de bunuri sau de prestări servicii se încheie în scris.

Toate contractele de acest tip a căror valoare estimativă atinge sau depășește pragurile stabilite prin Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice de lucrări, de bunuri și de servicii se încheie în conformitate cu dispozițiile respectivei directive (denumită în continuare directiva privind achizițiile publice).

Contractele a căror valoare estimativă nu depășește pragul stabilit prin directiva privind achizițiile publice pot fi încheiate prin acord direct. În astfel de cazuri, statele membre menționate la articolul 25 sunt cu toate acestea obligate, în măsura în care este posibil și prin toate mijloacele adecvate, să permită furnizorilor care ar putea să furnizeze bunurile și serviciile în cauză să concureze.

În principiu, cererile de ofertă sunt publicate în toate statele membre de către Secretariatul General al Consiliului în numele statelor membre menționate la articolul 25.

Procedurile de ofertare, de selecție, precum și criteriile de atribuire a contractelor se stabilesc și se desfășoară în conformitate cu dispozițiile directivei privind achizițiile publice, astfel cum au fost completate de dispozițiile prezentului Regulament financiar.

Cererile de ofertă se pregătesc de către Secretariatul General al Consiliului în numele statelor membre menționate la articolul 25 și conțin informații în special cu privire la:

modalitatea de depunere și de prezentare a ofertelor, îndeosebi cerința completării unui eventual formular de răspuns;

dacă este cazul, caietul de sarcini privind achizițiile de bunuri și servicii și, eventual, cu privire la documentul referitor la condițiile specifice ale achizițiilor publice;

o clauză în temeiul căreia prezentarea ofertei presupune acceptarea caietului de sarcini;

dacă este cazul, condițiile în care se pot efectua inspecții, bine precizate atunci când se intenționează efectuarea unei inspecții la fața locului;

perioada de valabilitate a ofertei în timpul căreia ofertantul trebuie să-și mențină condițiile ofertei;

penalitățile pentru nerespectarea clauzelor contractuale;

datele care trebuie să fie înscrise pe facturi (sau pe documentele justificative);

interzicerea oricărui contact între secretarul general adjunct și personalul din subordine, reprezentanții guvernelor statelor membre menționate la articolul 25, reprezentanții guvernelor din Islanda, Norvegia și Elveția, pe de o parte, și ofertanți, pe de altă parte, referitor la aspecte legate de cererea de oferte, cu excepția respectării următoarelor condiții, care au statutul de excepție specială:

la inițiativa ofertanților:

la inițiativa secretarului general adjunct:

după deschiderea ofertelor și la inițiativa statelor membre menționate la articolul 25, a Islandei, Norvegiei sau Elveției sau a Secretariatului General al Consiliului, în cazul în care o ofertă necesită clarificări sau o eroare de redactare evidentă trebuie corectată, Secretariatul General poate contacta ofertantul.

la inițiativa ofertanților:

la inițiativa secretarului general adjunct:

după deschiderea ofertelor și la inițiativa statelor membre menționate la articolul 25, a Islandei, Norvegiei sau Elveției sau a Secretariatului General al Consiliului, în cazul în care o ofertă necesită clarificări sau o eroare de redactare evidentă trebuie corectată, Secretariatul General poate contacta ofertantul.

În fiecare caz în care ofertantul este contactat în condițiile prevăzute la articolul 29 alineatul (6) litera (h), se redactează o Notă de dosar și se menționează orice contact de acest tip în raportul ce urmează a fi prezentat ulterior Comitetului consultativ menționat la articolul 36.

În ceea ce privește contractele încheiate de secretarul general adjunct în numele statelor membre menționate la articolul 25, nu se poate discrimina din motive de naționalitate între resortisanții statelor membre și cei ai Islandei, Norvegiei și Elveției.

În cazul existenței unui caiet de sarcini pentru achizițiile publice respective, acestea vor fi anexate cererilor de oferte. Dacă este cazul, se anexează un document privind condițiile specifice ale achizițiilor publice.

Ofertanții pot transmite ofertele:

prin poștă:

prin depunere la serviciile Secretariatului General al Consiliului sau prin orice persoană mandatată de ofertant, inclusiv prin servicii de mesagerie private:

În aceste două cazuri, data este aceeași.

În vederea păstrării confidențialității și pentru a evita orice probleme, cererea de oferte include următoarea mențiune:Ofertele trebuie prezentate într-un plic sigilat aflat într-un alt plic sigilat. Pe plicul interior se specifică, în afara numelui departamentului căruia îi este adresat plicul, conform indicațiilor cuprinse în cererea de oferte, cuvintele Cerere de oferte – A nu se deschide de către Registratură. Dacă se folosesc plicuri cu bandă autoadezivă, acestea trebuie sigilate cu bandă adezivă și expeditorul trebuie să semneze peste banda adezivă.

Toate ofertele se deschid.

Ofertele se deschid în prezența membrilor comitetului numit în acest scop de către secretarul general adjunct. Comitetul este compus din trei funcționari superiori din direcții diferite ale Secretariatului General al Consiliului.

Comitetul redactează un raport privind deschiderea ofertei, semnat de toți membrii săi.

Fiecare pagină din fiecare ofertă este marcată cel puțin cu inițialele unuia dintre membrii comitetului. Comitetul elaborează o listă scrisă a ofertelor primite, enumerând, în special, toate documentele primite de la fiecare ofertant și aflate în legătură cu oferta.

Fiecare ofertă este evaluată de către statele membre menționate la articolul 25, precum și de Islanda, Norvegia și Elveția. Un funcționar împuternicit al Secretariatului General al Consiliului, desemnat de către ordonatorul de credite sau de supleantul acestuia, desemnat la rândul său de ordonatorul de credite, prezintă Comitetului Consultativ menționat la articolul 36 un raport, aprobat în unanimitate de către statele respective.

Raportul cuprinde, în special:

motivele care au determinat respingerea uneia din oferte;

evaluarea tehnică și financiară a fiecărei oferte, inclusiv un tabel comparativ al prețurilor unitare;

motivele care au stat la baza selectării unui ofertant.

Contractele care urmează să fie încheiate de către secretarul general adjunct în numele statelor membre menționate la articolul 25 și de către reprezentanții Islandei, Norvegiei și Elveției, în urma lansării unei cereri de oferte, se prezintă mai întâi spre avizare unui comitet consultativ privind contractele de achiziții publice.

Comitetul consultativ menționat la articolul 36 include un reprezentant din fiecare stat membru menționat la articolul 25, împreună cu câte un reprezentant din Islanda, Norvegia și Elveția. Statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda, Norvegia și Elveția se asigură că reprezentanții selectați posedă cunoștințele corespunzătoare în domeniul informatic și/sau financiar și/sau juridic. Reprezentanții trebuie să nu fi participat la evaluarea dosarelor care urmează să fie prezentate Comitetului consultativ. Un reprezentant al auditorului intern este prezent în calitate de observator.

Comitetul consultativ alege prin majoritate simplă un președinte și un vicepreședinte dintre reprezentanții săi.

Comitetul consultativ prezintă avizul său cu privire la corectitudinea procedurii de selectare a ofertantului și, în general, cu privire la termenii contractuali propuși.

Orice alt aspect privind subiectul prezentului capitol poate fi trimis Comitetului consultativ spre avizare.

Comitetul consultativ depune eforturi pentru a adopta avizele sale prin consens. Dacă nu este posibilă obținerea consensului, Comitetul consultativ își adoptă avizele prin majoritatea simplă a reprezentanților săi. Este necesar un cvorum de 19 pentru valabilitatea desfășurării procedurilor. În eventualitatea unui balotaj, președintele are votul decisiv. Începând cu data menționată la articolul 25 alineatul (1a), este necesar un cvorum de 21.

Secretariatul General al Consiliului acordă asistență în probleme de secretariat Comitetului consultativ, după caz.

Comitetul consultativ își elaborează propriile norme procedurale, prin analogie cu normele procedurale ale Comitetului consultativ, privind achizițiile publice ale Consiliului Uniunii Europene.

Comitetul consultativ trebuie să-și dea avizul, doar în calitate de consultant, cu privire la:

toate contractele de furnizare de bunuri sau prestări de servicii propuse, inclusiv studii, a căror valoare estimată atinge sau depășește pragul prevăzut de directiva privind achizițiile publice;

actele adiționale propuse la oricare contract, conform literei (a), atunci când intervin modificări importante, în special atunci când efectul actelor adiționale este de modificare a prețului contractului original;

actele adiționale propuse al căror efect determină creșterea prețului total al contractului deja încheiat peste pragul menționat la litera (a);

problemele care apar în momentul încheierii contractului sau în cursul derulării contractului (de exemplu anularea de comenzi, cereri de plată a unor penalități de întârziere, încălcarea specificațiilor și condițiilor contractuale generale), în cazul în care problema survenită este suficient de serioasă pentru a justifica solicitarea avizului Comitetului;

la cererea unuia dintre statele membre menționate la articolul 25, a Islandei, Norvegiei sau Elveției sau a unui membru al Comitetului consultativ sau a secretarului general adjunct, cu privire la contractele propuse care implică sume sub pragurile menționate la litera (a), în cazul în care se consideră că respectivele contracte prezintă probleme de principiu sau sunt de o natură specială.

Dosarele prezentate Comitetului consultativ pentru emiterea unui aviz în temeiul articolului 39 literele (b)-(e) sunt însoțite, de asemenea, de un raport aprobat în unanimitate de statele membre menționate la articolul 25, precum și de Islanda, Norvegia și Elveția.

Avizele emise de Comitetul consultativ se semnează de către președintele comitetului. Pentru a evita întârzierile determinate de intervenția Comitetului consultativ, statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda, Norvegia și Elveția, pot, dacă vor considera necesar, să impună un termen rezonabil până la care comitetul trebuie să emită avizul. Avizele comitetului sunt comunicate secretarului general adjunct și statelor membre menționate la articolul 25, precum și Islandei, Norvegiei și Elveției. După atenta considerare a avizului, statele membre menționate la articolul 25 și Islanda, Norvegia și Elveția adoptă o decizie finală asupra cazului, în unanimitate. După adoptarea deciziei, contractul sau contractele respective se încheie de către secretarul general adjunct în numele statelor membre menționate la articolul 25 și de către reprezentanții împuterniciți ai Islandei, Norvegiei și Elveției.

Toți ofertanții sunt informați de Secretariatul General al Consiliului asupra deciziei adoptate cu privire la ofertele prezentate.

Contractele pot fi întocmite pe baza unei facturi sau a unui deviz de costuri atunci când valoarea probabilă a bunurilor și serviciilor nu depășește 2000 EUR.

Ca garanție a executării contractelor, furnizorilor, contractorilor sau prestatorilor de servicii li se poate solicita printr-o clauză de garanție să facă un depozit preliminar. Depozitul trebuie să acopere întreaga perioadă de garanție, precum și o perioadă suficient de lungă pentru a permite executarea garanției. Depozitul constă, în principiu, în plata unei sume în euro într-un cont bancar deschis special în acest scop în numele Secretariatului General al Consiliului. Depunerea poate fi operată numai prin intermediul unei instituții de credit din prima clasă într-un cont de depozit la vedere sau pe termen scurt, în moneda euro.

Valoarea depozitului se fixează conform termenilor și condițiilor comerciale uzuale.

Acordarea garanției este obligatorie în cazul în care valoarea contractului în cauză atinge sau depășește pragul stabilit de directiva privind achizițiile publice.

Garanția poate fi înlocuită printr-o garanție personală și solidară constituită de o terță parte agreată de contabilul-șef. În principiu, garanția se constituie în moneda euro și trebuie să îndeplinească aceleași norme ca și garanția menționată la alineatul (2).

În cazul în care un contract nu a fost executat sau a fost executat cu întârziere, secretarul general adjunct se asigură că statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda, Norvegia și Elveția, sunt despăgubite corespunzător în ceea ce privește toate prejudiciile, dobânzile și cheltuielile suportate prin deducerea sumei din depozit, fie că aceasta a fost depusă direct de către furnizor sau contractant sau de către o terță parte.

Documentele justificative uzuale ce însoțesc primul ordin de plată, întocmite în temeiul unui contract care necesită un depozit, sunt însoțite de o copie a cărei autenticitate este certificată de contabilul-șef, de o chitanță emisă la plata depozitului sau de o copie, a cărei autenticitate este certificată de către contabilul-șef, după declarația de depunere a garanției de către contractant sau furnizor, sau de către o terță parte.

Depozitele sunt rambursate, iar garanțiile menționate la articolul 43 care înlocuiesc depozitele sunt eliberate de către secretarul general adjunct conform prevederilor contractului sau garanției aplicabile, excepție făcând cazurile de neexecutare sau executare cu întârziere a contractelor menționate la articolul 43 alineatul (6).

CAPITOLUL VI

Secretarul general adjunct întocmește, în termen de trei luni de la terminarea perioadei de execuție bugetară, un raport financiar de venituri și cheltuieli, precum și un bilanț, pe care le transmite Grupului de lucru SIS/SIRENE.

Raportul financiar de venituri și cheltuieli trebuie să cuprindă toate operațiile de venituri și cheltuieli aferente exercițiului financiar precedent. Se prezintă în aceeași formă și cu respectarea acelorași subdiviziuni care apar și în buget.

La raportul financiar se anexează următoarele documente:

un raport privind situația fiecărui stat membru menționat la articolul 25 privind plata contribuției financiare;

un raport privind virarea creditelor.

Bilanțul trebuie să prezinte activele și pasivele din buget la data de 31 decembrie din exercițiul financiar precedent.

Curtea de Conturi este solicitată să auditeze situațiile financiare.

Secretarul general adjunct prezintă Curții de Conturi raportul financiar de venituri și cheltuieli și bilanțul în termen de 15 zile de la perioada prevăzută conform articolului 46 alineatul (1).

Scopul auditării de către Curtea de Conturi este să stabilească dacă toate veniturile au fost încasate și dacă toate cheltuielile au fost efectuate în mod legal și cu respectarea procedurilor în vigoare, în conformitate cu contractele gestionate, cu bugetul și prezentul regulament financiar.

Secretarul general adjunct pune la dispoziția Curții de Conturi toate facilitățile pe care le consideră necesare pentru exercitarea atribuțiilor Curții.

Raportul financiar de venituri și cheltuieli, bilanțul și raportul Curții de Conturi, însoțite, după caz, de observațiile secretarului general adjunct, se prezintă până la 1 iulie cel târziu statelor menționate la articolul 25. Statele membre menționate la articolul 25, reunite în Consiliu, exonerează secretarul general adjunct de executarea bugetului.

CAPITOLUL VII

Introducerea dispozițiilor acquis-ului Schengen privind sistemul de informații Schengen pentru alt stat în afara celor menționate la articolul 25 (numite în continuare alt stat) atrage după sine:

reajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25 în conformitate cu prevederile articolului 26;

ajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25 în vederea stabilirii contribuțiilor de plată de către alt stat pentru operarea rețelei Sisnet pe durata întregului exercițiu financiar;

ajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25, în vederea stabilirii proporției din costurile aferente instalării inițiale a SISNET ce urmează a fi plătită de către celălalt stat. Procentajul se calculează pe baza cotei pe care o reprezintă resursele TVA plătite de celălalt stat față de totalul resurselor TVA ale Comunităților Europene pentru exercițiul financiar anterior. În cazul în care nu sunt disponibile date privind resursele TVA, ajustarea contribuțiilor se calculează pe baza cotei fiecărui stat membru în cauză din PIB-ul total al tuturor statelor membre menționate la articolul 25. Contribuția procentuală face obiectul unei note de credit către statele menționate la articolul 25 pentru o sumă pro-rata la cota ce le revine calculată în conformitate cu articolul 26.

Prezentul regulament financiar se aplică adoptării bugetului de venituri și cheltuieli necesar respectării obligațiilor ce decurg din măsura adoptată în aplicarea articolului 1 din Decizia 1999/870/CE pentru exercițiul financiar în cursul căruia întră în vigoare.

Prin derogare de la articolul 8 și în legătură cu bugetul menționat la alineatul (1), secretarul general adjunct al Consiliului înaintează proiectul preliminar de buget către Grupul de lucru SIS/SIRENE cât mai curând posibil după adoptarea prezentului regulament financiar. După emiterea avizului de către Grupul de lucru SIS/SIRENE și după întocmirea proiectului de buget, statele membre menționate la articolul 25, reunite în cadrul Consiliului, adoptă bugetul fără întârziere.

Prin derogare de la articolul 28 și cu privire la bugetul menționat la alineatul (1), statele menționate la articolul 25 au obligația să achite contribuțiile ce le revin în conformitate cu calendarul stabilit de către statele membre menționate la articolul 25 cu ocazia adoptării bugetului.

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

Decizia se publică în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.