Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene și, în special, articolul 235 al acestuia,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice și, în special, articolul 203 al acestuia,

având în vedere propunerea Comisiei,

având în vedere avizul Adunării,

întrucât, în cursul îndeplinirii misiunii lor, instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice au constituit o vastă colecție de arhive; întrucât aceste arhive constituie un bun al acestor Comunități, fiecare Comunitate având personalitate juridică;

întrucât este o practică curentă, atât în statele membre cât și în organizațiile internaționale, ca arhivele să devină accesibile publicului după un anumit număr de ani; întrucât trebuie stabilite reguli comune privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunităților Europene;

întrucât o parte a documentelor și înscrisurilor emise de instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice se găsesc în arhivele statelor membre; întrucât acestea aplică reguli diferite cu privire la termenul și condițiile în care arhivele lor devin accesibile publicului; întrucât trebuie evitat ca documentele și înscrisurile clasificate emise de instituțiile comunitare să devină accesibile publicului prin intermediul arhivelor naționale, în condiții mai puțin stricte decât cele prevăzute de prezentul regulament;

întrucât exploatarea și analiza critică a arhivelor Comunităților Europene nu servesc numai cercetării istorice în general, ci pot în același timp să faciliteze acțiunile organismelor implicate în domeniul comunitar și să contribuie astfel la o mai bună realizare a ansamblului de obiective al Comunităților;

întrucât tratatele nu au prevăzut competențele specifice pentru adoptarea de reguli comune în acest domeniu;

întrucât trebuie stabilite doar anumite principii esențiale, iar sarcina de a adopta modalitățile de aplicare care se dovedesc necesare pentru punerea în practică pe plan intern a acestor principii trebuie lăsată în seama fiecărei instituții comunitare,

Prezentul regulament urmărește să garanteze că documentele cu valoare istorică sau administrativă sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil.

În sensul prezentului regulament:

arhivele instituțiilor Comunității Europene înseamnă totalitatea documentelor de orice tip și pe orice suport, care provin sau au fost primite de una dintre instituții sau de reprezentanții sau angajații acestora, în timpul îndeplinirii atribuțiilor și care privesc activitățile Comunității Europene și/sau ale Comunității Europene a Energiei Atomice (denumite în continuare Comunitățile Europene);

arhivele istorice ale instituțiilor Comunităților Europene înseamnă acea parte din arhivele instituțiilor Comunităților Europene selectată pentru păstrare permanentă, în condițiile prevăzute la articolul 7.

Toate documentele puse la dispoziția publicului, înainte de expirarea perioadei menționate la alineatul (1), rămân disponibile fără restricții

După expirarea termenului de treizeci de ani prevăzut la alineatul (1), accesul la arhivele istorice este acordat oricărei persoane care depune o cerere în acest sens și care acceptă să se supună regulilor interne adoptate în acest scop de fiecare instituție.

Arhivele istorice sunt accesibile sub formă de copii. Cu toate acestea, instituțiile pot permite accesul la documentele sau înscrisurile originale în cazul în care utilizatorul face dovada unui interes deosebit și motivat corespunzător.

În cazul documentelor reglementate de excepția privind viața privată și integritatea persoanei, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei și de cea privind interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, excepțiile se aplică în continuare întregului document sau unei părți din acesta, după perioada de treizeci de ani, în cazul în care sunt îndeplinite condițiile necesare aplicării lor.

Documentele care intră sub incidența excepției privind viața privată și integritatea persoanei, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, inclusiv dosarele personalului Comunităților Europene, pot fi divulgate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date și, în special, cu articolele 4 și 5 ale acestuia.

Înainte de luarea deciziei privind punerea la dispoziția publicului a documentelor, a căror divulgare ar putea aduce atingere intereselor comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, așa cum este definită la articolul 4 alineatul (2) prima liniuță din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, instituția informează persoana în cauză, în conformitate cu normele stabilite de fiecare instituție, despre intenția sa de a pune la dispoziția publicului documentele respective. Documentele nu vor fi divulgate în cazul în care, ținând seama de observațiile persoanei în cauză, instituția consideră că divulgarea lor ar aduce atingere intereselor comerciale ale acesteia, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea.

Documentele sensibile, în sensul articolului 9 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, sunt accesibile în limitele stabilite de articolul menționat anterior.

Publicul nu are acces la documentele care au fost clasificate într-unul din regimurile de secretizare prevăzute la articolul 10 din Regulamentul nr. 3 al Consiliului din 31 iulie 1958 de punere în aplicare a articolului 24 din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice și care nu au fost declasificate.

Documentele și înscrisurile care, în momentul în care au fost aduse la cunoștința unei instituții, se aflau sub protecția secretului profesional sau de afaceri sunt accesibile publicului după expirarea termenului de treizeci de ani, numai în cazul în care instituția care are cunoștință de documentele sau înscrisurile respective a informat în prealabil persoana sau întreprinderea respectivă despre intențiile sale de a le face accesibile publicului și în cazul în care persoana sau întreprinderea respectivă nu a ridicat obiecții într-un termen care trebuie precizat în modalitățile de aplicare prevăzute la articolul 9.

Alineatul (1) se aplică, de asemenea, documentelor și înscrisurilor elaborate de o instituție și care conțin informații aflate sub regimul secretului profesional sau de afaceri.

Pentru a garanta respectarea regulii perioadei de treizeci de ani prevăzută la articolul 1 alineatul (1), fiecare instituție examinează în timp util și nu mai târziu de al douăzeci și cincilea an de la data creării documentului, toate documentele clasificate în conformitate cu normele instituției în cauză, pentru a hotărî dacă acestea trebuie să fie sau nu declasificate. Documentele care nu sunt declasificate după o primă examinare sunt reexaminate periodic, dar cel puțin o dată la cinci ani.

Atunci când, după expirarea perioadei de treizeci de ani prevăzută la articolul 1 alineatul (1), un stat membru intenționează să facă publice documente provenite de la instituții și care sunt reglementate de articolul 2 sau articolul 3, acesta consultă instituția în cauză pentru a lua o hotărâre care să nu pună în pericol îndeplinirea obiectivelor prezentului regulament.

Fiecare instituție transferă în arhivele sale istorice toate documentele incluse în arhivele sale curente nu mai târziu de cincisprezece ani de la data creării lor. În conformitate cu criteriile stabilite de fiecare instituție în temeiul articolului 9, există un proces de selecție inițial, în scopul separării documentelor care trebuie păstrate de cele care nu au valoare administrativă sau istorică.

Fiecare instituție, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) și a Băncii Centrale Europene (BCE), depozitează la Institutul Universitar European (IUE) din Florența documentele care fac parte din arhivele sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectuează în conformitate cu dispozițiile din anexă.

La cerere, fiecare instituție pune la dispoziția statelor membre și a altor instituții, cu excepția statului membru în care se găsește instituția respectivă sau a instituțiilor aflate în același stat membru, un set complet de copii pe microfilm și/sau microfișă ale arhivelor sale istorice, în măsura în care acestea sunt accesibile publicului în conformitate cu prezentul regulament.

CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.

Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă privind componența documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun alt mod, la dispoziția IUE.

Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale Uniunii nu aduce atingere protecției arhivelor, în conformitate cu articolul 2 din Protocolul nr. 7 privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

IUE asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt păstrate într-un depozit conceput special în acest scop.

IUE este unic responsabil pentru personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE. IUE se va asigura că personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice are calificările profesionale necesare pentru îndeplinirea activității din acest domeniu.

Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a primi informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo.

IUE pune la dispoziția publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în temeiul alineatelor (1) și (3). Instituțiile pot pune, de asemenea, la dispoziția publicului o copie a acelorași arhive istorice.

Costurile pentru gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii sunt finanțate prin contribuții din partea tuturor instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare către linia bugetară relevantă, în limitele creditelor anuale puse la dispoziție de autoritatea bugetară în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii. Respectivele contribuții financiare nu acoperă costurile legate de furnizarea și adaptarea clădirilor și a depozitelor pentru a găzdui arhivele și personalul aferent.

IUE exercită prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, pe baza instrucțiunilor primite din partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. IUE prelucrează toate datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor în conformitate cu garanțiile stabilite în regulamentul menționat.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor exercită în continuare competențe în materie de supraveghere a instituțiilor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice depozitate la IUE.

Fiecare instituție adoptă norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice, precum și privind protecția datelor cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice, inclusiv arhivele sub formă digitizată și de proveniență digitală, și facilitează consultarea acestora pe internet. De asemenea, păstrează documentele care sunt disponibile în formate adaptate la nevoi speciale (ca de exemplu, Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).

Fiecare instituție publică anual informații cu privire la activitățile sale în ceea ce privește arhivele istorice.

În numele instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia încheie un acord-cadru de parteneriat cu IUE. Acordul-cadru de parteneriat va include dispoziții detaliate privind rolurile și responsabilitățile reciproce ale instituțiilor și ale IUE privind gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, inclusiv depozitarea, accesul la acestea și consultarea lor de către public.

ANEXĂ

ANEXĂ

DISPOZIȚII PRIVIND DEPOZITAREA ARHIVELOR ISTORICE ALE UNIUNII LA INSTITUTUL UNIVERSITAR EUROPEAN DIN FLORENȚA

În ceea ce privește arhivele care nu sunt în format digital, documentele originale, însoțite de o copie în microformat și/sau digitală, se depun la IUE, în vederea păstrării permanente.

În cazul arhivelor digitale, IUE are acces permanent la documente, astfel încât să își poată îndeplini obligația de a oferi acces publicului la arhivele istorice de la un amplasament unic și de a promova consultarea lor. Instituțiile emitente rămân în continuare responsabile de păstrarea permanentă a arhivelor lor digitale.

Depozitarea se efectuează în tranșe anuale și, în măsura posibilului, în conformitate cu procedurile normale ale instituțiilor privind prelucrarea arhivelor.

IUE nu modifică clasificarea arhivării stabilită de instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare și nici nu elimină sau modifică documente ori dosare.

La solicitarea acestora, IUE restituie instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare originalele oricăror documente și dosare depozitate. Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare restituie IUE exemplarele originale de îndată ce nu mai au nevoie de ele.

IUE informează imediat instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare cu privire la orice situație care ar putea prejudicia inviolabilitatea arhivelor pe care le-au depozitat.